Activer et configurer des ID de documents uniques

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ID de document peut aider avec la gestion des documents ou d’un enregistrement. Activer le service d’ID de Document pour un site pour ajouter un ID de Document à chaque fichier sur le site.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Déplacement des fichiers avec un ID de Document

Activer, autoriser et configurer les ID de document

Activer la fonctionnalité d’ID de document pour une collection de sites

Activer et configurer l’utilisation des ID de Document dans une collection de sites

Vue d’ensemble

ID de document vous permet de gérer vos documents en fournissant un moyen facile de suivre les éléments indépendamment de leur emplacement. Par exemple, si un contrat légal est déplacé à partir d’une bibliothèque de documents sur un site à une bibliothèque de documents sur un autre site, le contrat serait afin de trouver facilement en fonction de son ID de Document. Document ID sont affectés automatiquement aux documents téléchargés et ce code suivent l’élément tout au long de son cycle de vie. ID de document peut également être affectées aux ensembles de documents.

Suivi d’éléments à l’aide des ID de document

Lorsque le service d’ID de Document est d’abord activé, des documents dans la collection de sites seront automatiquement affectés nouveaux codes. Un travail du minuteur est planifié pour affecter des ID aux documents déjà dans la collection de sites.

En outre, lorsque le service est activé, une nouvelle colonne est ajoutée automatiquement aux types de contenu Document et l’ensemble de documents. La colonne ID de Document affiche le code affecté à un élément.

Avant d’utiliser la fonctionnalité d’ID de Document dans votre système de gestion de contenu, vous devez d’abord l’activer pour vos documents se trouvent dans chaque collection de sites.

Déplacement des fichiers avec un ID de Document

Dans SharePoint Online l’ID de Document se normalement déplace avec le fichier. Toutefois, lorsque le site de destination n’est pas activé le service d’ID de Document, le document n’est plus aura un ID de Document.

Pour SharePoint Server la seule façon de conserver un ID de Document au sein des sites consiste à utiliser la page contenu du Site et la Structure d’administration dans Paramètres du Site lors du déplacement de documents.

Pour plus d’informations sur la Structure et le contenu de Site, voir utiliser avec la structure et le contenu de site.

Copie des fichiers avec un ID de Document

Lorsqu’une copie d’un fichier est effectuée, un nouvel ID de Document est créé pour la copie. Par exemple, un fichier téléchargé à partir d’un site et téléchargé dans une autre est une copie. Toutefois, lorsque le site de destination n’est pas activé le service d’ID de Document, la copie n’ont pas un ID de Document.

Activer, autoriser et configurer les ID de document

Pour utiliser tout d’abord les ID de Document pour effectuer le suivi des documents ou des enregistrements, vous devez suivre un processus en deux étapes :

Activer la fonctionnalité d’ID de document pour une collection de sites

Remarque : Activer la fonctionnalité d’ID de Document vous devez être un administrateur de collection de sites.

  1. Accédez à la collection de sites de niveau supérieur.

  2. Cliquez sur Actions du site, puis sur Paramètres du site.

  3. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Fonctionnalités de la collection de sites.

  4. En regard du Service d’ID de document, cliquez sur Activer. Une icône Actif s’affiche en regard de l’élément et la fonctionnalité est activée pour la collection de sites actuelle.

Activer et configurer l’utilisation des ID de Document dans une collection de sites

Lorsque vous activez la fonctionnalité d’ID de Document pour une collection de sites donnée, tous les documents dans la collection de sites doivent être affectées automatiquement un ID de Document. N’oubliez pas que, selon le nombre de documents présents dans votre collection de sites, ce processus peut prendre un certain temps.

Remarque : Activer et configurer la fonctionnalité d’ID de Document que vous devez être un administrateur de collection de sites.

  1. Accédez à la collection de sites de niveau supérieur.

  2. Cliquez sur Actions du site, puis sur Paramètres du site.

  3. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Paramètres d’ID de document.

  4. Dans la page de paramètres ID de Document, dans la section affecter un ID de Document, vérifiez que les ID de Document affecter, case à cocher est activé.

Remarque : Lorsque vous activez l’affectation d’ID de Document pour la première au sein d’une collection de sites, un message s’affiche : la Configuration de la fonctionnalité d’ID de Document est censée se terminer par un processus automatisé. Cela signifie qu’un travail du minuteur est responsable de l’exécution de l’affectation de l’ID de Document à tous les documents dans la collection de sites. Le temps que nécessaire pour que ce processus varie selon le nombre de documents dans votre collection de sites.

  1. Pour définir une chaîne personnalisée de caractères ou de nombres qui sont automatiquement ajoutés au début de chaque ID de document, entrez la chaîne sous Commencer les ID par…

  2. Activez la case à cocher Réinitialiser tous les ID de document… si vous voulez ajouter automatiquement le préfixe à tous les ID de document existants dans votre collection de sites.

  3. Dans les sections étendue de recherche de recherche de ID de Document, sélectionnez l’ou les sites à utiliser comme étendue de la recherche d’ID..

  4. Cliquez sur OK.

    Remarque : Comme indiqué ci-dessus, lorsque le service d’ID de Document est activé pour une collection de sites donnée, une colonne est ajoutée aux types de contenu Document et l’ensemble de documents en tant que le niveau de collection de sites. La colonne ID de Document est utilisée pour afficher le code affecté à un élément.

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