Accéder à et sauvegarder les données d’un utilisateur ancien

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12 janvier, 2018

Lorsqu’un employé quitte votre organisation, vous souhaiterez probablement accéder à leurs données, ce qui signifie que leurs documents et messages électroniques - et soit Examinez-les, sauvegarder ou transférer la propriété à un nouvel employé.

Si vous supprimez uniquement la licence d’un utilisateur, mais pas le compte, vous pouvez toujours accéder au contenu enregistré dans l’espace OneDrive de l’utilisateur même après 30 jours.

Avant de supprimer le compte, vous devez déplacer le contenu de leur OneDrive vers un autre emplacement facile d’accéder à. Si vous avez déjà supprimé leur propre compte, vous avez 30 jours pour restaurer celle-ci. À ce stade, les données seront disponibles après 30 jours. Toutefois, si vous ne restaurez le compte, 30 jours après le contenu de OneDrive est définitivement supprimé.

Pour enregistrer le contenu, voici ce que vous faire :

Partie 1 – accéder aux documents de OneDrive Entreprise de l’ancien employé

  1. Connectez-vous à Office 365 à l’aide de votre compte professionnel ou scolaire.

  2. Accédez au Centre d’administration Office 365.

  3. Accédez à utilisateurs actifs et sélectionnez l’utilisateur.

  4. Développez Paramètres OneDrive dans le volet d’informations utilisateur, puis cliquez sur accéder à vos fichiers.

  5. Copiez les fichiers vers votre propre OneDrive Entreprise ou un emplacement commun.

    Il existe plusieurs méthodes pour copier des fichiers dans Office 365. Voir vidéo : configurer le stockage des documents et le partage dans Office 365. Ou, pour synchroniser vos fichiers, puis télécharger ces fichiers sur votre OneDrive Entreprise ou votre site d’équipe, consultez synchroniser des fichiers avec le nouveau client de synchronisation OneDrive dans Windows.

Partie 2 : obtenir l’accès aux informations Outlook de l’ancien employé

Pour enregistrer les messages électroniques, le calendrier, les tâches et les contacts de l’ancien employé, exportez ces informations dans un fichier de données Outlook (.pst).

  1. Ajouter une messagerie de l’ancien employé à votre Outlook (si vous Réinitialiser le mot de passe, vous pouvez le configurer pour qu’elle soit seulement vous connaissez.)

  2. Dans Outlook, sélectionnez Fichier.

    Apparence du ruban d’Outlook 2016 sur le web.

  3. Sélectionnez Ouvrir et exporter > Importer/Exporter.

    Commande Importer/Exporter en mode Backstage

  4. Cliquez sur Exporter des données vers un fichier, puis sur Suivant.

    Option Exporter vers un fichier dans l’Assistant d’Importation et d’Exportation

  5. Cliquez sur Fichier de données Outlook (.pst), puis sur Suivant.

  6. Sélectionnez le compte à exporter en cliquant sur le nom ou l’adresse de courrier, par exemple Boîte aux lettres – Anne Weiler ou anne@contoso.com. Si vous voulez exporter tout le contenu de votre compte, notamment les courriers, le calendrier, les contacts, les tâches et les notes, vérifiez que la case à cocher Inclure les sous-dossiers est activée.

    Remarque :  Vous pouvez exporter un seul compte à la fois. Si vous voulez exporter plusieurs comptes, à l’issue de l’exportation d’un compte, répétez ces étapes.

    Boîte de dialogue Exporter un fichier de données Outlook avec le dossier supérieur sélectionné et l’option Inclure les sous-dossiers activée

  7. Cliquez sur Suivant.

  8. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner l’emplacement d’enregistrement de la Fichier de données Outlook (.pst). Tapez un nom de fichier, puis cliquez sur OK pour continuer.

    Remarque : Si vous avez déjà utilisé la fonctionnalité d’exportation, l’emplacement du dossier et le nom du fichier précédents s’affichent. Tapez un autre nom de fichier avant de cliquer sur OK.

  9. Si vous exportez vers un existant Fichier de données Outlook (.pst), sous Options, spécifiez les actions à effectuer lors de l’exportation d’éléments déjà présents dans le fichier.

  10. Cliquez sur Terminer.

Outlook commence l’exportation immédiatement, sauf si un nouveau Fichier de données Outlook (.pst) est créé ou qu’un fichier protégé par mot de passe est utilisé.

  1. Si vous créez un Fichier de données Outlook (.pst), un mot de passe facultatif peut contribuer à protéger le fichier. Lorsque la boîte de dialogue Créer un fichier de données Outlook s’affiche, tapez le mot de passe dans les zones mot de passe et Vérifier le mot de passe, puis cliquez sur OK. Dans la boîte de dialogue Mot de passe de fichier de données Outlook, entrez le mot de passe, puis cliquez sur OK.

  2. Si vous exportez vers un existant Fichier de données Outlook (.pst) qui est protégé par mot de passe, dans la boîte de dialogue Mot de passe de fichier de données Outlook, tapez le mot de passe, puis cliquez sur OK.

Consultez exporter ou e-mail pour la sauvegarde, contacts et calendrier vers un fichier .pst Outlook pour connaître la procédure pour Outlook 2010.

Partie 3 : donner accès de messagerie de l’ancien employé à un autre utilisateur

Pour autoriser l’accès des messages électroniques, calendrier, tâches et contacts de l’ancien employé à un autre employé, importez les informations dans la boîte de réception Outlook d’un autre employé.

  1. Dans Outlook, choisissez Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter.

    L’Assistant Importation et exportation s’ouvre.

  2. Choisissez Importer à partir d’un autre programme ou fichier, puis cliquez sur Suivant.

    Assistant Importation et exportation

  3. Choisissez Fichier de données Outlook (.pst), puis cliquez sur Suivant.

  4. Recherchez le fichier .pst que vous souhaitez importer.

  5. Sous Options, choisissez la manière dont vous souhaitez gérer les doublons.

  6. Cliquez sur Suivant.

  7. Si vous avez attribué un mot de passe au fichier de données Outlook (.pst), entrez le mot de passe, puis cliquez sur OK.

  8. Définissez les options d’importation des éléments. Les paramètres par défaut n’ont généralement pas besoin d’être modifiés.

  9. Cliquez sur Terminer.

Conseil    Si vous souhaitez importer ou restaurer uniquement quelques éléments à partir d’un Fichier de données Outlook (.pst), vous pouvez ouvrir le fichier de données Outlook, puis, dans le volet de navigation, cliquez sur et faites glisser les éléments de dossiers de fichiers de données Outlook vers vos dossiers Outlook existants.

Consultez Importer du courrier, contacts et calendrier à partir d’un fichier .pst Outlook pour connaître la procédure pour Outlook 2010.

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