Accéder à distance à vos contacts professionnels : utiliser la synchronisation dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Si vous utilisez Outlook sur un appareil mobile, ou si vous vous connectez à Office Outlook Web Access (OWA) pour consulter vos messages électroniques, vous savez déjà combien il est utile de pouvoir accéder facilement à vos informations personnelles et professionnelles lorsque vous n’êtes pas devant votre ordinateur. Désormais, vous pouvez utiliser votre téléphone portable, OWA, un compte Windows Live ou un site SharePoint pour accéder aux contacts professionnels de votre Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, de la même façon que vous accédez à vos contacts Outlook, Windows Live ou SharePoint.

Cet article explique comment configurer et utiliser la synchronisation pour accéder à vos contacts professionnels via Internet, comment utiliser les enregistrements de contacts professionnels à distance et comment arrêter la synchronisation. En outre, il décrit les conséquences du passage à une autre base de données lorsque la synchronisation est activée.

Pour plus d’informations sur la manière d’emporter toutes vos données professionnelles avec vous, voir Travailler hors connexion dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Que voulez-vous faire ?

Pourquoi synchroniser les contacts professionnels ?

Fonctionnement de la synchronisation

Exemple : voyage d’affaires

Rendre vos contacts professionnels accessibles sur Internet

Choisir un dossier de synchronisation

Modifier votre dossier de synchronisation des contacts professionnels

Arrêter de synchroniser les contacts professionnels

Créer des enregistrements du Gestionnaire de contacts professionnels à partir d’enregistrements de contacts

Comment le passage à une autre base de données affecte-t-il la synchronisation ?

Changer de base de données pendant la synchronisation des contacts professionnels

Supprimer des contacts professionnels synchronisés ayant été importés à partir d’une autre base de données

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Pourquoi synchroniser les contacts professionnels ?

Lorsque vous synchronisez ou effectuez une « mise en miroir » des contacts professionnels du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, vous pouvez accéder à vos contacts professionnels à distance, ainsi qu’à vos autres listes de contacts. Par exemple, si vous planifiez un voyage d’affaires pour effectuer la démonstration d’un nouveau produit à vos clients, et si vous devez accéder aux informations relatives à vos clients via Internet, de la même façon que vous accédez à distance à vos autres contacts, vous pouvez configurer une synchronisation de vos contacts professionnels.

Remarque :  Si vous devez emmener toutes vos données professionnelles avec vous, pas seulement les informations sur vos contacts professionnels, voir Travailler hors connexion dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Pour configurer l’accès à distance à vos contacts professionnels, choisissez simplement le type de dossier Contacts Outlook à utiliser avec OWA ou un appareil mobile, lorsque vous n’êtes pas à votre bureau. Les dossiers que vous pouvez choisir dans Outlook incluent vos Contacts Outlook, Windows Live ou SharePoint, ainsi que n’importe quel dossier Contacts personnalisé que vous avez éventuellement créé.

Fonctionnement de la synchronisation

Grâce au processus de synchronisation, vos contacts professionnels sont copiés dans le dossier Contacts Outlook de votre choix. Les deux types d’enregistrements s’affichent dans la liste de contacts que vous utilisez lorsque vous êtes absent du bureau. Les enregistrements de contacts professionnels sont marqués avec une icône d’« homme d’affaires » Icône de contact professionnel synchronisé . Vous pouvez ensuite accéder à vos enregistrements de contacts professionnels sur Internet, de la même façon que vous accédez à vos contacts Outlook.

La synchronisation met à jour les enregistrements de votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels en fonction des modifications que vous apportez aux enregistrements synchronisés via Internet, puis met à jour vos enregistrements synchronisés en fonction des modifications apportées aux enregistrements dans la base de données. Toutes les mises à jour sont effectuées en arrière-plan sans interférer avec votre travail.

Remarque : Lorsque vous arrêtez la synchronisation de vos contacts professionnels, ces derniers sont automatiquement supprimés de votre dossier Contacts Outlook, SharePoint, Windows Live ou autre dossier Contacts synchronisé.

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Exemple : voyage d’affaires

Au cours d’un voyage d’affaires, vous rendez visite à un client et découvrez que le responsable des achats, Nick Brigandi, a quitté la société et qu’un nouveau responsable des achats, Andrea Dunker, a été embauché. Vous souhaitez supprimer l’enregistrement de Nick de vos contacts professionnels, puis créer un enregistrement pour Andrea. Vous vous connectez à OWA, cliquez sur l’enregistrement de Nick et le supprimez. Vous cliquez ensuite sur Nouveau, vous entrez les informations relatives à Andrea, puis vous enregistrez le nouvel enregistrement.

En quelques minutes, les modifications sont copiées dans Outlook sur votre ordinateur de bureau. Nick Brigandi est supprimé de votre dossier Contacts Outlook et son enregistrement est déplacé vers le dossier Éléments supprimés du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook. Andrea Dunker est ajoutée à votre dossier Contacts Outlook, mais son enregistrement est uniquement un contact Outlook. Seuls les enregistrements de contacts professionnels existants sont synchronisés ; vous ne pouvez pas créer d’enregistrements de contacts professionnels via Internet.

Au retour de votre voyage, vous pourrez configurer Andrea Dunker en tant que contact professionnel, en suivant les étapes décrites dans Créer des enregistrements du Gestionnaire de contacts professionnels à partir d’enregistrements de contacts plus loin dans cet article.

Si vous pensez avoir besoin de tous vos enregistrements professionnels pendant votre voyage, vous pouvez configurer votre base de données de sorte qu’elle soit disponible sur un ordinateur portable que vous emmènerez avec vous. Pour plus d’informations sur la manière d’emporter vos données professionnelles avec vous, voir Travailler hors connexion dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Rendre vos contacts professionnels accessibles sur Internet

Pour pouvoir utiliser les informations sur vos contacts professionnels, où que vous soyez, vous pouvez déplacer ou copier vos enregistrements de contacts professionnels, un par un, vers le dossier que vous utilisez pour accéder à distance à vos contacts. Vous risquez toutefois de perdre les données associées aux enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, ainsi que l’avantage de la synchronisation. Chaque fois que vous modifiez un enregistrement, vous devez effectuer manuellement la même modification sur l’autre copie de l’enregistrement, que ce soit dans la base de données ou dans vos enregistrements copiés via Internet.

À la place, vous pouvez ajouter vos contacts professionnels à votre dossier Contacts Outlook, ce qui vous permet d’y accéder via Internet, lorsque vous utilisez OWA ou un appareil mobile. Une fois la synchronisation des contacts professionnels activée, il vous suffit de mettre à jour un enregistrement Contact à un seul emplacement pour que les modifications soient répercutées dans l’autre copie de l’enregistrement, que ce soit dans la base de données ou sur Internet.

La fonctionnalité de synchronisation des contacts professionnels copie vos contacts professionnels vers le type de dossier Contacts Outlook que vous avez sélectionné. Elle laisse les enregistrements d’origine dans votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels. Les informations contenues dans les deux copies de vos enregistrements de contacts professionnels sont synchronisées automatiquement, quelle que soit votre façon d’accéder à ces enregistrements.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

    Raccourci clavier    Pour ouvrir le mode Backstage de Microsoft Outlook, appuyez sur Alt+F.

  2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels.

    Raccourci clavier    Pour ouvrir le mode Backstage du Gestionnaire de contacts professionnels, appuyez sur Alt+B.

  3. Cliquez sur Synchroniser, puis sur Démarrer la synchronisation des contacts professionnels.

    Raccourci clavier Pour ouvrir le menu Synchroniser, appuyez sur Alt+M.

  4. Dans la boîte de dialogue Paramètres de synchronisation, choisissez le type de dossier Contacts Outlook où copier vos contacts professionnels.

    Les options que vous pouvez choisir varient en fonction des programmes ou de l’application web que vous utilisez pour accéder à distance aux données. Pour plus d’informations sur la façon de choisir un dossier, voir Choisir un dossier de synchronisation plus loin dans cet article.

  5. Si vous souhaitez classer les contacts professionnels dans une catégorie spécifique de votre dossier Contacts Outlook, laissez la case à cocher Catégorie activée, puis cliquez sur la catégorie de votre choix. Dans le cas contraire, désactivez la case à cocher.

  6. Cliquez sur OK.

    Vos contacts professionnels sont copiés dans le dossier Contacts sélectionné et sont automatiquement synchronisés entre les deux dossiers.

    Les enregistrements de contacts professionnels affichent une icône d’« homme d’affaires »  Icône de contact professionnel synchronisé qui les différencie de vos contacts Outlook.

Remarque :  Lorsque vous arrêtez la synchronisation de vos contacts professionnels, ces derniers sont automatiquement supprimés de votre dossier Contacts Outlook.

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Choisir un dossier de synchronisation

Lorsque vous démarrez le processus de synchronisation, vous êtes invité à choisir un dossier qui contiendra la copie de vos enregistrements de contacts professionnels. Il s’agit du dossier que vous utilisez déjà pour accéder à vos contacts sur votre ordinateur portable ou votre appareil mobile lorsque vous n’êtes pas au bureau.

Remarque :  Si vous utilisez un appareil mobile, il doit être configuré pour synchroniser vos contacts Outlook.

Votre choix de dossiers dans la boîte de dialogue Paramètres de synchronisation dépend des programmes ou de l’application web que vous utilisez pour accéder à distance aux données, ainsi que des paramètres Outlook. Les dossiers de contacts Outlook peuvent inclure des fichiers .pst, des fichiers .ost, des contacts Windows Live ou des contacts SharePoint.

Voici les types de dossiers de contacts qui peuvent être utilisés pour synchroniser les contacts professionnels :

Compte Microsoft Exchange    Cliquez sur cette option si vous accédez à votre messagerie électronique en utilisant un compte Microsoft Exchange Server 2010. Vos contacts professionnels seront copiés dans le même dossier que celui que vous utilisez pour vos contacts Outlook.

Fichier de données Outlook (.pst)    Cliquez sur cette option si vous souhaitez copier vos contacts professionnels dans le même dossier que celui que vous utilisez pour accéder à vos contacts Outlook. Vous pouvez utiliser cette option si vous accédez à vos contacts sur votre téléphone portable ou à l’aide de comptes Exchange, POP ou autres comptes de messagerie Internet.

Compte Windows Live    Cliquez sur cette option pour synchroniser vos contacts professionnels avec des contacts Windows Live, si vous accédez à ces derniers sur un ordinateur distant ou un appareil mobile.

Liste des contacts SharePoint Cliquez sur cette option si vous utilisez SharePoint et si vous disposez d’une liste de contacts sur le site SharePoint auquel vous avez accès. Vos contacts professionnels seront synchronisés avec votre liste de contacts SharePoint.

Dossier d’autres contacts Cliquez sur cette option si vous avez créé un autre dossier Contacts Outlook que vous souhaitez utiliser pour la synchronisation de vos contacts professionnels.

Remarques : 

  • Vous ne pouvez effectuer de synchronisation qu’avec un seul compte de messagerie et un seul type de dossier Contacts à la fois.

  • Si vous utilisez un appareil mobile, il doit être configuré pour synchroniser vos contacts.

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Modifier votre dossier de synchronisation des contacts professionnels

Vous ne pouvez synchroniser vos enregistrements de contacts professionnels qu’avec un seul dossier à la fois. Cependant, vous pouvez modifier le dossier chaque fois que vous en avez besoin, même si vous effectuez déjà une synchronisation avec un autre dossier. Pour modifier le dossier, changez les paramètres de synchronisation.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

    Raccourci clavier    Pour ouvrir le mode Backstage de Microsoft Outlook, appuyez sur Alt+F.

  2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels.

    Raccourci clavier   Pour ouvrir le mode Backstage du Gestionnaire de contacts professionnels, appuyez sur Alt+B.

  3. Cliquez sur Synchroniser, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si vous effectuez actuellement la synchronisation des contacts professionnels par rapport à un dossier, cliquez sur Modifier les paramètres.

    • Si vous n’êtes pas en train d’effectuer de synchronisation des contacts professionnels, cliquez sur Démarrer la synchronisation des contacts professionnels.

  4. Dans la boîte de dialogue Paramètres de synchronisation, cliquez sur un dossier Contacts.

    Pour plus d’informations sur les options disponibles, voir Choisir un dossier de synchronisation plus haut dans cet article.

  5. Si vous souhaitez classer les contacts professionnels dans une catégorie spécifique de votre dossier Contacts Outlook, laissez la case à cocher Catégorie activée, puis cliquez sur la catégorie de votre choix. Dans le cas contraire, désactivez la case à cocher.

  6. Cliquez sur OK.

    Remarque : Lorsque vous choisissez un autre dossier, tous les contacts professionnels synchronisés sont supprimés du dossier antérieur.

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Arrêter de synchroniser les contacts professionnels

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

    Raccourci clavier    Pour ouvrir le mode Backstage de Microsoft Outlook, appuyez sur Alt+F.

  2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels.

    Raccourci clavier    Pour ouvrir le mode Backstage du Gestionnaire de contacts professionnels, appuyez sur Alt+B.

  3. Cliquez sur Synchroniser, puis sur Arrêter la synchronisation des contacts professionnels.

    Raccourci clavier    Pour ouvrir le menu Synchroniser, appuyez sur Alt+M.

Tous vos enregistrements de contacts professionnels synchronisés sont supprimés du dossier Contacts.

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Créer des enregistrements du Gestionnaire de contacts professionnels à partir d’enregistrements de contacts

Seuls les enregistrements de contacts professionnels existants de la base de données Gestionnaire de contacts professionnels sont synchronisés. Lorsque la synchronisation est activée, tous les contacts que vous créez dans votre dossier Contacts synchronisé s’affichent uniquement en tant que contacts Outlook, sauf si vous copiez ou déplacez également les contacts vers le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

Vous pouvez ajouter les contacts en tant que n’importe quel type d’enregistrement Compte ou Contact professionnel, y compris les types d’enregistrements personnalisés que vous avez créés.

Remarque : Si vous déplacez un contact Outlook vers le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook en tant qu’enregistrement Compte, vous ne pouvez plus effectuer de synchronisation de cet enregistrement pour pouvoir l’utiliser via Internet.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Contacts.

  2. Cliquez sur le contact que vous souhaitez copier ou déplacer vers le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

  3. Dans le Ruban, Professionnel, cliquez sur Créer un enregistrement.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes pour choisir le type d’enregistrement que vous souhaitez créer :

    • Cliquez sur Copier vers le Gestionnaire de contacts professionnels, puis sur le type d’enregistrement de votre choix.

    • Cliquez sur Déplacer vers le Gestionnaire de contacts professionnels, puis sur le type d’enregistrement de votre choix.

L’enregistrement est créé automatiquement. Pour visualiser l’enregistrement dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, dans le volet de navigation, sous le Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion des contacts.

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Comment le passage à une autre base de données affecte-t-il la synchronisation ?

Dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, vous ne pouvez travailler que sur une seule base de données à la fois.

Si vous devez changer de base de données, vous le pouvez, même lorsque la synchronisation des contacts professionnels est activée. Lorsque vous choisissez une nouvelle base de données, vous êtes invité à indiquer la façon dont vous souhaitez gérer les enregistrements synchronisés de la base de données que vous quittez. Choisissez l’une des options suivantes :

  • Conserver dans les contacts Outlook. Cliquez sur cette option pour conserver les contacts synchronisés déjà existants dans votre dossier Contacts Outlook. Ces enregistrements de contacts restent dans votre dossier Contacts et sont marqués avec une icône d’homme d’affaires. Ils n’apparaissent pas dans la liste de contacts professionnels de votre nouvelle base de données, sauf si vous les ajoutez. Les enregistrements restent inchangés dans votre base de données antérieure.

Si vous choisissez cette option, vous pouvez supprimer ultérieurement ces contacts synchronisés de votre dossier Contacts Outlook, en procédant comme indiqué dans la section Supprimer des contacts professionnels synchronisés ayant été importés à partir d’une autre base de données plus loin dans cet article.

  • Supprimer des contacts Outlook. Cliquez sur cette option pour supprimer les contacts professionnels synchronisés du dossier Contacts Outlook. Les contacts professionnels restent inchangés dans votre base de données antérieure.

  • Importer dans votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels actuelle. Cliquez sur cette option pour ajouter tous les enregistrements de contacts professionnels existants précédemment synchronisés, à votre nouvelle base de données en tant que contacts professionnels. Les modifications apportées aux contacts professionnels importés n’affectent pas les enregistrements dans la base de données antérieure.

    Remarque :  Si vous choisissez d’effectuer l’importation, les contacts professionnels synchronisés ne sont pas supprimés de votre dossier Contacts Outlook.

Boîte de dialogue de synchronisation des contacts professionnels

La synchronisation est automatiquement activée pour votre nouvelle base de données.

Pour plus d’informations sur le changement de bases de données, voir créer ou sélectionner une base de données Gestionnaire de contacts professionnels.

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Changer de base de données lors de la synchronisation des contacts professionnels

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

    Raccourci clavier    Pour ouvrir le mode Backstage de Microsoft Outlook, appuyez sur Alt+F.

  2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels.

    Raccourci clavier    Pour ouvrir le mode Backstage du Gestionnaire de contacts professionnels, appuyez sur Alt+B.

  3. Cliquez sur Gérer les bases de données, puis sur l’option de base de données de votre choix.

    Raccourci clavier    Pour ouvrir le menu Gérer les bases de données, appuyez sur Alt+D.

  4. Suivez les étapes décrites dans créer ou sélectionner une base de données Gestionnaire de contacts professionnels pour vous connecter à une base de données.

  5. Si le dossier Contacts contient déjà des contacts professionnels synchronisés provenant d’une autre base de données Gestionnaire de contacts professionnels, la boîte de dialogue Synchronisation des contacts professionnels s’ouvre. Cliquez sur l’une des options suivantes :

    • Conserver dans les contacts Outlook

    • Supprimer des contacts Outlook

    • Importer dans votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels actuelle

  6. Cliquez sur OK.

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Supprimer des contacts professionnels synchronisés ayant été importés à partir d’une autre base de données

Vous trouverez peut-être des enregistrements de contacts professionnels supplémentaires, si vous avez importé les contacts professionnels à partir de votre base de données antérieure. Procédez comme suit pour supprimer les enregistrements.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

    Raccourci clavier    Pour ouvrir le mode Backstage de Microsoft Outlook, appuyez sur Alt+F.

  2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels.

    Raccourci clavier    Pour ouvrir le mode Backstage du Gestionnaire de contacts professionnels, appuyez sur Alt+B.

  3. Cliquez sur Synchroniser, puis sur Supprimer les contacts supprimés dans Outlook.

    Raccourci clavier    Pour ouvrir le menu Synchroniser, appuyez sur Alt+M.

Les contacts supprimés sont supprimés de la base de données.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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