10 bonnes raisons d'utiliser Access avec Excel

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Si vous utilisez la famille de produits Office, si vous utilisez Excel ou si vous utilisez Access pour gérer vos données sous forme de tableau? Un article complémentaire, qui utilise Access ou Excel pour gérer vos données, décrit les avantages de chaque produit et ce qu'ils apportent à la table. Mais pourquoi choisir entre l'un ou l'autre? Si vous stockez vos données dans Access et que vous vous y connectez à partir d'Excel, vous bénéficiez des avantages des deux. Voici les dix raisons pour lesquelles l'utilisation conjointe d'Excel et d'Access s'avère très logique.

Même si Excel n'est pas une base de données, il est largement utilisé pour stocker des données, et il est souvent utilisé pour résoudre des problèmes de base de données simples. Toutefois, Excel est une base de données de fichier plat, pas une base de données relationnelle. Lorsque des tableaux simples doivent évoluer en plusieurs tables de données associées, Access est le premier choix pour les travailleurs de l'information qui permet de créer rapidement une application de base de données. Access a toujours été un excellent «pavé de débarquement des données» pour la collecte et la consolidation de données disparates dans l'ensemble de l'entreprise, qui résident dans les classeurs Excel. Une fois que vos données sont dans Access, vous pouvez ajouter d'autres tables et les joindre, créer des requêtes (ou affichages de vos données), structurer les données et définir les types de données pour garantir l'intégrité des données, partager et mettre à jour des données entre de nombreux utilisateurs et créer des rapports et des formulaires puissants.

Contrairement à la mise en page de feuille de calcul simple d'Excel, Access est organisé différemment avec plusieurs objets liés qui peuvent paraître décourageant au premier abord. Mais vous n'avez pas besoin d'être un expert pour utiliser Access. Access est conçu pour tous les types d'utilisateurs et vous pouvez le faire uniquement dans la mesure où vous en avez besoin.

Revenir en arrière pour accéder à une couche à la fois.

Couches d'accès

1. utilisez Access de trois façons: en tant qu'utilisateur occasionnel, en tant qu'utilisateur avec ou en développeur.

2. les tables, les requêtes, les formulaires et les États s'imposent les uns sur les autres et constituent le cœur d'une application de base de données.

3. des utilisateurs occasionnels ont des assistants, générateurs de propriétés, interface utilisateur Office Fluent et fonctionnalités similaires à Excel pour effectuer rapidement une tâche.

4. les utilisateurs avec pouvoir ont des macros, le volet des propriétés, les expressions et les outils de conception de base de données pour approfondir et faire plus.

5. les développeurs peuvent utiliser des modules et développer du code VBA pour créer des solutions de base de données personnalisées et déployer des applications d'exécution.

Copier des données Excel dans Access

Pour commencer, il est recommandé de copier des données à partir d'Excel dans Access. Vous pouvez créer une table Access et l'afficher en mode feuille de données, qui ressemble étroitement à une feuille de calcul Excel. Vous pouvez effectuer des tâches de création de table courantes, telles que la définition d'un type de données, d'un nom de champ ou d'un nouveau champ, à droite en mode feuille de données. Par exemple, si vous entrez une date dans un champ vide, Access définit le type de données date/heure pour ce champ. Si vous entrez du texte tel qu'un nom, Access applique le type de données texte au champ. Si vous voulez déplacer un champ, il suffit de cliquer dessus et de le faire glisser.

Lorsque vous copiez des données à partir d'Excel et que vous les collez dans Access, vous n'avez même pas besoin de créer un tableau en premier, ni d'ouvrir une table en mode feuille de données. Access vous demande automatiquement si vos données comportent des en-têtes, donne des bonnes suppositions à l'aide du type de données approprié et crée une table Access. Il n'est pas facile de le faire.

Pour plus d'informations, voir ouvrir une feuille de données vide.

Lier des données Excel à Access

L'une des méthodes les plus simples pour tirer parti des avantages d'Excel et d'Access consiste à lier une feuille de calcul Excel à une table Access. Utilisez un lien Access lorsque vous envisagez de conserver les données dans Excel, mais utilisez également régulièrement certaines des fonctionnalités d'accès, telles que la création de rapports et de requêtes. Vous liez des données à partir d'Access, et non à partir d'Excel.

Access prend en charge deux façons fondamentalement différentes de créer des tables de base de données. Les utilisateurs peuvent créer des tables natives pour stocker les données dans une base de données Access, ou créer des liens vers des données existantes en dehors de la base de données Access. Les données des tables liées apparaissent et se comportent de nombreuses façons comme les tables natives. L'Assistant gestionnaire d'attaches vous permet de suivre, de rechercher et de mettre à jour la feuille de calcul Excel ou une autre source de données si elle se déplace et les sauts de lien.

Lorsque vous liez une feuille de calcul Excel ou une plage nommée, Access crée une nouvelle table liée aux données Excel. Si vous voulez ajouter, modifier ou supprimer des données, apportez les modifications dans Excel et actualisez (ou interrogez de nouveau) les données dans la table Access. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier le contenu du tableau dans Access. Une fois vos données liées à Excel, vous pouvez créer des rapports, des requêtes et des formulaires en lecture seule dans Access.

Pour plus d’informations, voir Importer ou attacher des données dans un classeur Excel.

Importer des données d’Excel vers Access

Si vous décidez de couper le cordon de données, vous pouvez déplacer les données vers Excel en important les données dans Access. Notez que l' importation de Word présente deux significations différentes entre Excel et Access. Dans Excel, lorsque vous importez (ou connectez), vous établissez une connexion permanente aux données qui peuvent être actualisées. Dans Access, lorsque vous importez, vous transmettez les données en accès une seule fois, mais sans connexion permanente aux données. Lorsque vous importez des données, Access les stocke dans une table nouvelle ou existante sans modifier les données dans Excel. Dans Access, vous pouvez importer une partie ou la totalité des feuilles de calcul d'un classeur Excel en une seule opération.

L'Assistant importation vous guide dans les étapes d'importation et vous aide à prendre des décisions importantes concernant la modification des types de données et l'ajout d'en-têtes. Si vous rencontrez des erreurs lors de l'importation des données, Access vous avertit et enregistre les erreurs dans une table afin que vous puissiez les retrouver et les corriger rapidement. Par exemple, il peut y avoir un code postal alphanumérique caché en profondeur dans une colonne que vous pensiez avoir toutes des valeurs numériques ou un ID dupliqué a été détecté pour un champ de clé primaire. Vous pouvez apporter les modifications dans le classeur Excel et ré-importer les données, ou apporter les modifications dans la nouvelle table Access. Une fois l'opération terminée, vous pouvez enregistrer les étapes que vous avez utilisées et même créer une tâche Outlook pour vous rappeler quand effectuer l'opération d'importation régulièrement.

Une fois les données importées, elles sont désormais natives to Access, et vous pouvez utiliser des feuilles de données et des formulaires pour ajouter, modifier et supprimer les données. Une fois les données importées, vous pouvez choisir de supprimer les données dans Excel. Il est généralement conseillé de n'utiliser qu'un seul emplacement pour la mise à jour des données.

Remarque : L'importation de données à partir d'Excel vers Access n'importe pas les formules, mais uniquement les résultats de ces formules.

Pour plus d’informations, voir :

Se connecter à des données Access à partir d’Excel

Vous pouvez également reconnecter des données Access à Excel. Pour ce faire, créez une connexion dans Excel, souvent stockée dans un fichier de connexion de données Office (. odc), à la base de données Access et récupérez toutes les données d'une table ou d'une requête. Une fois que vous êtes connecté aux données, vous pouvez également actualiser automatiquement (ou mettre à jour) vos classeurs Excel à partir de la base de données Access d'origine chaque fois que la base de données est mise à jour avec de nouvelles informations.

Pour plus d’informations, voir :

État Employés dans une disposition tabulaire

Une fois que vos données sont dans Access, vous pouvez tirer parti du tableau Marvelous des outils de création et de personnalisation des rapports. Vous voulez créer un rapport en quelques clics seulement? Utilisez l'Assistant État. Vous souhaitez concevoir et modifier la disposition de rapport en temps réel avec des données dynamiques, déplacer et redimensionner des blocs de données, ajouter et supprimer des champs et voir immédiatement les modifications au fur et à mesure que vous les créez? Utiliser le mode page. Vous voulez interagir avec le rapport pour rechercher, filtrer et trier des données en temps réel? Utiliser l'affichage rapport. Vous voulez ajouter des boutons de commande, des numéros de page, des images, des liens hypertexte et des styles professionnels tous les seuls? Utilisez les nombreux assistants et galeries de contrôles dans les groupes contrôles et disposition sous l'onglet création du ruban. Access vous permet de créer facilement des rapports simples, des rapports de groupe et de synthèse, des étiquettes de publipostage, des rapports graphiques et des sous-rapports.

Une fois le rapport créé, utilisez Access pour distribuer le rapport électroniquement. Par exemple, vous pouvez envoyer le rapport à l'aide d'un message électronique ou enregistrer le rapport dans différents formats, tels qu'un instantané Access ou un fichier PDF, pour l'ajouter à une page Web ou à un site SharePoint.

Pour plus d’informations, voir :

Exemple de formulaire

Une fois que vos données sont dans Access, vous pouvez tirer parti des nombreux outils de création et de personnalisation des formulaires. Vous voulez créer un formulaire en quelques clics seulement? Utiliser l'Assistant formulaire. Vous souhaitez concevoir et modifier la disposition du formulaire en temps réel avec des données dynamiques, déplacer et redimensionner des blocs de données, ajouter et supprimer des champs et afficher instantanément les modifications au fur et à mesure que vous les créez? Utiliser le mode page. Vous voulez ajouter les boutons de commande, les zones de liste, les zones de liste modifiable, les groupes d'options, les images, les masques de saisie, les graphiques, les liens hypertexte et les styles professionnels par vous-même? Utilisez les nombreux assistants et galeries de contrôles dans les groupes contrôles et disposition sous l'onglet création du ruban. Access vous permet de créer facilement des formulaires simples, des formulaires à onglets, des formulaires en continu, des formulaires contextuels, des boîtes de dialogue modales et des sous-formulaires.

Dans Access, vous pouvez facilement créer un formulaire double affichage, qui affiche une feuille de données et un mode formulaire synchronisés de sorte que vous puissiez tirer le meilleur des deux. Une fois que vous avez créé un formulaire soigné, il est facile de faire défiler, de filtrer et même de rechercher les données du formulaire à l'aide des boutons de navigation standard et de la zone de recherche au bas du formulaire.

Formulaire double affichage

Pour plus d’informations, voir :

Filtre automatique

Quel que soit le produit que vous utilisez, vous filtrez les données pour utiliser un sous-ensemble de données, et vous triez les données pour les ordonner exactement comme vous le souhaitez. Dans Access, les utilisateurs d'Excel peuvent filtrer et trier les données en mode feuille de données sans avoir à redécouvrir une interface utilisateur entièrement nouvelle. Les icônes, les menus de commande, les commandes, les critères et les boîtes de dialogue sont très similaires, que vous utilisiez du texte, des nombres, des dates ou des espaces vides. Vous pouvez même enregistrer les filtres et les tris en même temps que le mode feuille de données.

Vous pouvez créer une requête dans Access, mais vous ne devez même pas connaître la signification de SQL. Quatre assistants requête vous permettent de créer des requêtes simples, de trouver des doublons, d'identifier les enregistrements sans correspondance et de créer des requêtes analyse croisée. Vous n'avez même pas besoin de créer une requête; Filtrez et triez les données de la façon dont vous souhaitez qu'elles apparaissent et enregistrées dans une feuille de données.

Critères PaysRégion

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Première page de l'Assistant Étiquette

À présent que votre famille s'est développée, votre liste de cartes de voeux s'agrandit soudainement et vous devez effectuer le suivi d'un grand nombre d'anniversaires et de commémorations. Ce n'est pas un problème. Vous pouvez utiliser une table ou une requête Access en tant que source de données de publipostage, et créer une opération de publipostage à l'aide de l'Assistant Fusion et publipostage de Word, pour les lettres, les cartes, les courriers électroniques et les enveloppes. Si vous avez simplement besoin de créer des étiquettes de publipostage, utilisez l'Assistant étiquette dans Access pour créer et imprimer vos étiquettes à partir d'un rapport que vous créez. Vous pouvez même ajouter automatiquement un code-barres correspondant à chaque adresse de client.

Pour plus d’informations, voir :

Access et Excel fournissent des commandes permettant de se connecter à des données dans des listes SharePoint. Excel fournit une connexion en lecture seule (unidirectionnelle) à des listes SharePoint liées; tandis que Access vous permet de lire et d'écrire (de façon bidirectionnelle) des données dans des listes SharePoint liées. Access et les listes SharePoint fonctionnent parfaitement ensemble. Les types de données Access et SharePoint, tels que texte enrichi, ajout seul (pour prendre en charge le suivi de l'historique des révisions dans un champ de mémo), les pièces jointes, la NuméroAuto, les recherches et les champs à plusieurs valeurs, facilitent l'intégration et les incohérences des données.

Une fois que vous avez lié vos données de liste SharePoint dans une base de données Access, vous pouvez même utiliser les données de la liste SharePoint en mode hors connexion dans une base de données Access locale, travailler avec les données localement, puis vous reconnecter au site SharePoint pour télécharger les modifications. Toutes les modifications de données conflictuelles effectuées par d'autres utilisateurs seront gérées par un Assistant résolution de conflit. Les formulaires et les États que vous avez créés dans Access sont basés sur les mêmes données, mais liés à des listes SharePoint.

Excel fournit les points d'intégration suivants avec SharePoint Server.

Points d’intégration en fonction des données d’Excel

1. Effectuer une importation unique des données de la feuille de calcul Excel dans une liste SharePoint, ou exporter les données de la feuille de calcul Excel dans une liste SharePoint pour créer une connexion de données permanente à sens unique.

2. Utiliser la connexion de données permanente à sens unique pour actualiser les données dans une feuille de calcul Excel provenant de la liste SharePoint.

3. publier les classeurs Excel dans Excel Services, et afficher et interagir avec les données à l'aide du composant WebPart Excel Web Access sur une page de composants WebPart.

4. importer (connecter) des données dans un classeur Excel à partir de serveurs OLAP, de bases de données SQL Server et Access, et de fichiers plats.

Access fournit les points d'intégration suivants avec SharePoint Server.

1. Importer ou exporter en une seule fois les données entre les vues Access et une liste SharePoint.

2. lier les données entre les tables Access et une liste SharePoint en créant une connexion bidirectionnelle permanente. (Les données de la liste mises à jour peuvent être affichées dans une table Access; les données de la table Access mises à jour peuvent être affichées dans une liste.)

3. Mettre les données de la liste hors connexion, faire la mise à jour dans Access, remettre en ligne, synchroniser les mises à jour et résoudre les conflits.

4. Afficher et modifier les données de la liste dans des feuilles de données, formulaires et vues de rapports Access.

Pour plus d’informations, voir :

Vous pouvez créer des applications de base de données de bureau très sophistiquées sans écrire jamais une seule ligne de code VBA. Chaque objet Access dispose d'un jeu complet de propriétés et d'événements facilement accessible à partir d'une feuille de propriétés pour vous aider à personnaliser votre solution. Chaque objet possède des concepteurs détaillés qui révèlent toutes les fonctionnalités disponibles. Des modèles de base de données supplémentaires sont disponibles sur Office Online. Les modèles de champ et de table vous permettent de créer et de personnaliser rapidement de nouveaux tableaux. Vous pouvez concevoir une nouvelle base de données de toutes pièces avec des outils de conception de base de données intégrés.

Les macros Access utilisent un environnement déclaratif qui ne nécessite pas l'écriture de code VBA, et vous n'avez donc pas besoin d'être développeur. Chaque action de macro exécute une tâche, telle que l'ouverture d'un formulaire, l'exécution d'une requête, la recherche d'enregistrements ou l'affichage d'un message. Vous pouvez incorporer des macros dans n'importe quel événement d'un État, d'un formulaire ou d'un contrôle. La plupart des macros comportent des arguments, et vous pouvez y ajouter une logique conditionnelle pour leur permettre de faire ce que vous voulez. Vous pouvez même définir des variables et effectuer une vérification des erreurs, de même, sans écrire de code VBA.

Concevoir un prototype et l'exécuter par le service informatique. Créez une solution pour votre équipe quand elle en a besoin, et faites-en une Shoestring avec un personnel informatique. Effectuez le suivi des tickets vendus pour une société, effectuez le suivi de la durée de vie des supports de fabrication ou imprimez des indicateurs d'acceptation pour les pièces. Effectuer le suivi des tâches, des problèmes et des livrables dans les projets d'équipe. Créez une base de données de pipeline des ventes pour surveiller les ventes potentielles au sein d'un petit groupe de professionnels en ventes.

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