10 bonnes raisons d'utiliser Access avec Excel

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Lorsque vous utilisez la famille de produits Office, vous utilisez Excel ou devez-vous utiliser Access pour gérer vos données sous forme de tableau ? Un article le Guide, à l'aide de Access ou Excel pour gérer vos données, vu récemment les avantages de chaque produit et qu'ils « amener à la table ». Mais pourquoi choisir entre une ou un autre ? Si vous stockez vos données dans Access et s'y connecter à partir d'Excel, vous bénéficiez des avantages des deux. Voici quelques dix raisons pourquoi un mariage entre Excel et Access crée un nombre important de sens. Les utilisateurs d'Excel, n'hésitez pas à relâchez le bouton de vos données. Considérer de cette manière. Vous n'êtes pas perdre une fille Excel ; vous êtes obtenant un liens d'accès.

Dans cet article

Excel et Access, mieux ensemble, Voici pourquoi

Raison n ° 1: Copie d'une feuille de calcul Excel vers une feuille de données Access

Raison n ° 2: Partage de données en créant un lien vers une feuille de calcul Excel à partir d'Access

Raison n ° 3: Déplacement de données en important des données Excel dans Access.

Raison n ° 4: Connexion aux données Access à partir d'Excel

Raison n ° 5: Utilisation de rapports Access avec des données Excel

Raison n ° 6: À l'aide de formulaires Access avec des données Excel

Raison n ° 7: Filtrage, tri et l'interrogation dans Access sont le cas comme Excel

Raison n ° 8: Collecte des données pour une analyse Excel à l'aide d'Access

Raison n ° 9: Effectuez un publipostage ou créer des étiquettes

Raison n ° 10 : Combiner Excel et Access avec les technologies SharePoint

Étapes suivantes : Devenir un utilisateur power Access

Excel et Access, mieux ensemble, Voici pourquoi

Même si Excel n'est pas une base de données, il est utilisée pour stocker les données, et il est souvent utilisée pour résoudre les problèmes de base de données simple. Toutefois, Excel est un « fichier plat de base de données », pas une base de données relationnelle. Lorsque des tableaux simples besoin d'évoluer dans plusieurs tables de données connexes, accès est le premier choix pour les travailleurs de l'information créer rapidement une application de base de données. Access a toujours été une « données lancement pavé » permettant de recueillir et de consolidation de données hétérogènes de l'entreprise, grande quantité de ce qui se trouve à l'intérieur de classeurs Excel. Une fois vos données dans Access, vous pouvez ajouter d'autres tables et rejoindre les, créer des requêtes (ou des vues de données), structurer les données et définir les types de données afin de garantir l'intégrité, partager et mise à jour des données entre plusieurs utilisateurs et créer des formulaires et rapports puissants.

Il est évident que l'accès est un produit complet. Contrairement à mise en page de la feuille de calcul simple d'Excel, Access est organisée différemment avec plusieurs objets liés qui peuvent sembler ardues par la première. Mais il est inutile d'être un expert pour utiliser Access. Access est conçu pour tous les types d'utilisateurs, et vous pouvez y accéder autant que vous avez besoin accéder.

Écorces revenir accéder à un calque à la fois

Vue d’ensemble des composants et utilisateurs d’Access

1. Utilisez Access de trois manières : comme un utilisateur minimes, un utilisateur avec pouvoir ou d'un développeur.

2. tables, requêtes, formulaires et rapports réexploiter mutuellement et constituent le cœur d'une application de base de données.

3. occasionnels utilisateurs ont Assistants, générateurs de propriétés, l'interface utilisateur Office Fluent et fonctionnalités Excel pour obtenir rapidement un travail terminé.

4. utilisateurs avec pouvoir ont des macros, le volet de propriétés, expressions et outils de conception de base de données pour Plongez-vous plus approfondie et plus d'options.

5. les développeurs peuvent utiliser des modules et développer un code VBA pour créer des solutions de base de données personnalisée et déployer des applications d'exécution.

Objet à onglet dans Access 2007 Avez-vous vu récemment le nouveau niveau d'accès ? Il n'est pas plus la base de données de bureau de votre Jeanne. À partir du moment que vous démarrez Access, vous remarquez un effet spectaculaire. Modèles de base de données robuste, bien conçue pour la création d'applications complètes vous accueillir avec branches ouverts. Un volet de navigation simplifiée, flexible, plus de 40 Assistants et les générateurs de propriétés et une nouvellement conçu WYSIWYG (WYSIWYG) formulaire et état interface, tous travailler ensemble pour réduire considérablement la durée d'apprentissage.

Commandes dans le groupe Mise en forme de contrôle, sous l’onglet Organiser Les utilisateurs d'Excel sembleront particulièrement droite de maison. De nombreuses fonctionnalités d'Access ont une apparence familière : interface utilisateur Fluent Office, la vérification orthographique, mode feuille de données, le tri et le filtrage, la barre d'état, l'enregistrement des rapports dans le format PDF, le système d'aide et autres éléments.

Raison n ° 1: Copie d'une feuille de calcul Excel vers une feuille de données Access

Copier des données Excel dans Access Un bon moyen de tester les eaux dans cette nouvelle famille Office « relation » consiste à copier des données à partir d'Excel dans Access. Vous pouvez créer une table Access et l'afficher en mode feuille de données, qui ressemble désormais plus étroitement à une feuille de calcul Excel. Vous pouvez effectuer les tâches de création d'une table courantes, telles que la définition d'un type de données, un nom de champ, ou un nouveau champ, à droite dans l'affichage feuille de données. Par exemple, si vous entrez une date dans un champ vide, Access définit les données de Date/heure type de ce champ. Si vous entrez du texte par exemple un nom, Access applique le type de données texte au champ. Si vous voulez déplacer un champ, cliquez simplement et faites-la glisser.

Lorsque vous copiez des données à partir d'Excel et collez dans Access, vous ne même devoir tout d'abord créer une table, ou ouvrez une table en mode feuille de données. Access vous demande automatiquement si vos données comportent des en-têtes, vous rend bonne propositions en utilisant le type de données appropriés et crée une table Access. Il n'a pas pu être plus simple.

Pour plus d'informations, voir Article : ouvrir une feuille de données vide.

Raison n ° 2: Partage de données en créant un lien vers une feuille de calcul Excel à partir d'Access

Lier des données Excel à Access Une des façons pour obtenir les avantages d'Excel et Access plus simples consiste à lier une feuille de calcul Excel à une table Access. Utilisez un lien d'accès lorsque vous souhaitez conserver les données dans Excel, mais également régulièrement tirer parti de nombreuses fonctionnalités d'Access, tels que des rapports et requêtes. Lier des données à partir d'Access et non à partir d'Excel.

Access prend en charge deux fondamentalement différentes manières de créer des tables de base de données. Les utilisateurs peuvent créer des tables natives pour stocker les données dans une base de données Access, ou leur permettre de créer des liens vers des données existantes à l'extérieur de la base de données Access. Données dans des tables liées apparaissent et se comportent de nombreuses façons comme des tableaux natifs. L'Assistant Liaison de gestionnaire d'attaches vous permet d'effectuer le suivi, recherchez et mettre à jour la feuille de calcul Excel ou autre source de données si elle se déplace et les sauts de lien.

Lorsque vous liez à une feuille de calcul Excel ou une plage nommée, Access crée une nouvelle table liée aux données Excel. Si vous voulez ajouter, modifier ou supprimer des données, vous apportez les modifications dans Excel et actualisez (ou) les données dans la table Access. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier le contenu de la table dans Access. Votre liées des données vers Excel, vous pouvez désormais créer des rapports, les requêtes et les formulaires en lecture seule dans Access.

Pour plus d'informations, voir Article : importer ou attacher des données dans un classeur Excel.

Raison n ° 3: Déplacement de données en important des données Excel dans Access.

Importer des données d’Excel vers Access Si vous décidez de couper du câble de données, vous pouvez déplacer les données vers Excel en important les données dans Access. Notez que le mot « importation » a signification différente entre Excel et Access. Dans Excel, lorsque vous importez (ou se connectez), vous effectuez une connexion permanente aux données qui peuvent être actualisées. Dans Access, lorsque vous importez, vous transférer des données dans Access en une seule fois, mais sans une connexion de données définitives. Lorsque vous importez des données, Access stocke les données dans une table nouvelle ou existante sans modifier les données dans Excel. Dans Access 2007, vous pouvez désormais importer tout ou partie des feuilles de calcul dans un classeur Excel en une seule opération.

L'Assistant Importation vous guide dans les étapes d'importation et vous aide à que prendre des décisions importantes sur si vous souhaitez modifier l'ajout des en-têtes et des types de données. Si vous rencontrez des erreurs lors de l'importation de données, Access vous avertit et enregistre les erreurs dans un tableau pour que vous pouvez rapidement rechercher et les corriger. Par exemple, il peut y avoir un code postal alphanumérique caché approfondie vers le bas dans une colonne que vous pensiez a été entièrement numérique, ou un ID en double a été détecté pour un champ de clé primaire. Apportez les modifications dans le classeur Excel et réimporter les données ou effectuez les modifications dans la nouvelle table Access. Une fois l'opération terminée, vous pouvez enregistrer les étapes que vous avez utilisé et même créer une tâche Outlook pour vous rappeler quand effectuer l'opération d'importation de façon régulière.

Une fois que les données sont importées, il est maintenant native pour l'accès, et vous pouvez utiliser les formulaires et les feuilles de données pour ajouter, modifier et supprimer les données. Après avoir importé les données, vous pouvez décider de supprimer les données à partir d'Excel ou non. Il est généralement recommandé de n'avoir qu'un seul emplacement pour mettre à jour les données.

Remarque : Importation de données à partir d'Excel vers Access n'importe pas les formules, seuls les résultats des formules.

Pour plus d'informations, consultez :

Raison n ° 4: Connexion aux données Access à partir d'Excel

se connecter à des données access à partir d'excel Si vous pensez que vos données peuvent être accueil-congés, vous pouvez vous reconnecter le cordon de, en mettant accès aux données dans Excel. Pour ce faire, créez une connexion dans Excel, souvent stockée dans un fichier de connexion de données Office (.odc), la base de données Access et récupérer toutes les données à partir d'une table ou requête. Après que vous être connecté aux données, vous pouvez également automatiquement Actualiser (ou mettre à jour) vos classeurs Excel à partir de la base de données Access d'origine chaque fois que la base de données est mis à jour avec les nouvelles informations. En d'autres termes, vous pouvez avoir ton gâteau et consommer trop.

Connexion à des sources de données externes

1. en règle générale, vous entrez une connexion de données à plusieurs sources de données, dans ce cas Access.

2. vous pouvez utiliser un pilote ODBC ou du fournisseur OLE DB.

3. un fichier de connexion définit toutes les informations nécessaires pour extraire des données à partir d'Access.

4. informations de connexion sont copiées à partir d'un fichier de connexion dans un classeur et peuvent être modifiées dans une boîte de dialogue.

5. les données sont copiées dans un classeur afin que vous puissiez l'utiliser uniquement lorsque vous utilisez des données stockées directement dans le classeur.

Pour plus d'informations, consultez :

Raison n ° 5: Utilisation de rapports Access avec des données Excel

État Employés dans une disposition tabulaire Une fois vos données dans Access, vous pouvez tirer parti du tableau formidable de rapport des outils de création et la personnalisation. Vous voulez créer un rapport avec quelques clics ? Utilisez l'Assistant État. Pour créer et modifier la disposition du rapport en temps réel avec des données actives, déplacer et redimensionner des blocs de données, ajouter et supprimer des champs et afficher instantanément les modifications à mesure que vous le créez ? Utiliser le nouveau mode de disposition. Vous souhaitez interagir avec le rapport de recherche, filtrer et trier des données live ? Utiliser le nouveau mode de rapport. Voulez-vous ajouter des boutons de commande, des numéros de page, des images, des liens hypertexte et styles professionnels sur votre propre ? Utiliser les Assistants contrôle nombreux et les galeries dans les groupes de contrôles et disposition sous l'onglet Création du ruban. Le message est désactivée. En utilisant Access, vous pouvez facilement créer des rapports simples, groupe des rapports de synthèse, des étiquettes de publipostage, rapports graphiques et des sous-états.

Une fois le rapport créé, utiliser Access pour distribuer électroniquement le rapport. Par exemple, vous pouvez envoyer le rapport à l'aide d'un message électronique ou enregistrer le rapport dans différents formats, par exemple une capture instantanée Access ou un fichier PDF, pour l'ajouter à un site SharePoint ou d'une page Web.

Pour plus d'informations, consultez :

Raison n ° 6: À l'aide de formulaires Access avec des données Excel

Exemple de formulaire Une fois vos données dans Access, vous pouvez tirer parti de la matrice formidable du formulaire d'outils de création et la personnalisation. Vous voulez créer un formulaire en quelques clics ? Utilisez l'Assistant formulaire. Pour créer et modifier la disposition du formulaire en temps réel avec des données actives, déplacer et redimensionner des blocs de données, ajouter et supprimer des champs et afficher instantanément les modifications à mesure que vous le créez ? Utiliser le nouveau mode de disposition. Voulez-vous ajouter des boutons de commande, zones de liste, zones de liste modifiable, les groupes d'options, des images, les masques de saisie, graphiques, liens hypertexte et styles professionnels sur votre propre ? Utiliser les Assistants contrôle nombreux et les galeries dans les groupes de contrôles et disposition sous l'onglet Création du ruban. Le message est désactivée. À l'aide d'Access, vous pouvez facilement créer des formulaires simples, formulaires par onglets, formulaires continus, formulaires de menu contextuel, boîtes de dialogue modales et des sous-formulaires.

Si la lecture de cette section vous a donné un sentiment de déjà vu, est une bonne raison pour cela. Création, modification et à l'aide de formulaires et rapports sont très semblables et facilement accéder que beaucoup plus facile.

Dans Access 2007, vous pouvez désormais créer facilement un formulaire double affichage, qui affiche une feuille de données synchronisée et en mode formulaire afin que vous pouvez tirer le meilleur des deux. Une fois que vous créez un formulaire et soigné, il est facile de défilement, filtrer et même faire une recherche les données derrière le formulaire à l'aide des boutons de navigation standard et zone de recherche en bas de l'écran.

Fractionner un formulaire

Pour plus d'informations, consultez :

Raison n ° 7: Filtrage, tri et l'interrogation dans Access sont le cas comme Excel

Filtre automatique N'importe quel produit que vous utilisez, de filtrer des données pour travailler avec un sous-ensemble de données, et vous triez des données pour le commander simplement comme vous le souhaitez. Les utilisateurs d'Excel dans Access, filtrer et trier les données dans une feuille de données peuvent afficher sans avoir à nouveau apprendre une toute nouvelle interface utilisateur. Les icônes, les menus de commande, commandes, critères et boîtes de dialogue sont très semblables, si vous travaillez avec texte, des nombres, des dates ou des cellules vides. Vous pouvez même enregistrer les filtres et les tris ainsi que le mode feuille de données.

Vous pouvez créer une requête dans Access et ni même de savoir ce que signifie SQL. Quatre Assistants requête vous aident à créer des requêtes simples, rechercher les doublons, recherchez les enregistrements sans correspondance et créer des requêtes analyse croisée. Vous n'avez pas encore créer une requête ; Il vous suffit filtrer et trier les données comme vous le souhaitez son aspect et il est enregistré avec une feuille de données. Si vous souhaitez utiliser le Concepteur de requêtes pour créer les requêtes groupées, paramètres, ou des critères avancés, vous la trouverez présente une ressemblance avec frappe avec facile à mémoriser Microsoft Query d'Excel, un long perdue cousin d'Access.

Critères PaysRégion

Pour plus d'informations, consultez :

Raison n ° 8: Collecte des données pour une analyse Excel à l'aide d'Access

Ne voulez pas entrer des données vous-même ? Puis rendre une affaire famille et obtenez quelqu'un d'autre à faire pour vous.

Access facilite la collecter les données sur les personnes qui se trouvent n'importe où dans le monde, tels que les membres de votre équipe de vente, les participants à une enquête ou les contacts. À l'aide de l'Assistant de collecte de données, Access 2007 fonctionne avec Office Outlook 2007 pour vous aider à générer et envoyer un message électronique qui contient un formulaire de saisie de données. Lorsque les destinataires remplissent les formulaires et les envoient à vous, les réponses sont traitées selon vos besoins. Par exemple, si vous souhaitez que les traitement automatique des réponses, le contenu de l'écran est ajouté à la table appropriée dans votre base de données dès que la réponse arrive dans votre boîte de réception.

Utilisation d’un message électronique pour recueillir des données

Vous pouvez par exemple :

  • Créer une enquête et compiler les résultats dans Access.

  • Créer des rapports d'état des derniers relevés d'inventaire ou des informations à jour sur problèmes envoyés par votre équipe à intervalles réguliers pour but de vous publié en cours.

  • Organisez un événement, par exemple une conférence ou une formation rassembler des préférences hôtel, de voyage et informations de contact.

    Pour plus d'informations, voir Article : collecter les données à l'aide de messages électroniques.

Raison n ° 9: Effectuez un publipostage ou créer des étiquettes

Première page de l'Assistant Étiquette À présent que votre famille s'est développée, votre liste des jours fériés carte est maintenant soudainement plus grand et que vous voulez effectuer le suivi de beaucoup plus des anniversaires. Aucun problème. Vous pouvez utiliser une table Access ou une requête comme source de données de fusion et publipostage et créer une opération de fusion et publipostage à l'aide de l'Assistant Fusion et publipostage de Microsoft Word, des lettres, des cartes, des messages électroniques et des enveloppes. Si vous avez simplement besoin créer des étiquettes de publipostage, utilisez l'Assistant étiquette dans Access pour créer et imprimer vos étiquettes à partir d'un rapport que vous créez. Vous voulez plus ? Vous pouvez ajouter automatiquement un code-barres correspondant à chaque adresse du client.

Pour plus d'informations, consultez :

Raison n ° 10 : Combiner Excel et Access avec les technologies SharePoint

Access et Excel fournissent des commandes pour vous connecter aux données de listes de Microsoft Windows SharePoint Services. Excel 2007 fournit une connexion en lecture seule (unidirectionnelle) à des listes SharePoint liées ; alors qu'Access 2007 vous permet de lire et écrire des données (bidirectionnelle) dans des listes SharePoint liées. Access et SharePoint listes fonctionnent très bien ensemble. Types de données Access nouvelle et SharePoint, comme du texte enrichi, ajouter uniquement (pour prendre en charge le suivi de l'historique des révisions dans un champ Mémo), pièces jointes, NuméroAuto, recherches et champs à valeurs multiples — passer pour intégration en douceur et peu, le cas échéant, des incohérences de données.

Une fois que vous publiez votre base de données Access sur un site SharePoint, vous pouvez même tirer la liste SharePoint en mode hors connexion de données dans une base de données Access locale, travailler avec les données localement, puis reconnectez au site SharePoint pour télécharger les modifications. Les modifications en conflit de données apportées par d'autres utilisateurs seront traitées par un Assistant Résolution de conflits. Les formulaires et états créés dans Access sont basés sur les mêmes données, mais lié à des listes SharePoint et peuvent être ouverts directement à partir de Windows SharePoint Services.

Excel fournit les points d'intégration suivants avec SharePoint Server 2007.

Points d’intégration en fonction des données d’Excel

1. Effectuer une importation unique des données de la feuille de calcul Excel dans une liste SharePoint, ou exporter les données de la feuille de calcul Excel dans une liste SharePoint pour créer une connexion de données permanente à sens unique.

2. Utiliser la connexion de données permanente à sens unique pour actualiser les données dans une feuille de calcul Excel provenant de la liste SharePoint.

3. publier des classeurs Excel à Excel Services et afficher et interagir avec les données à l'aide de la Microsoft Office Excel Web Access composant WebPart sur une Page de composants WebPart.

4. importer (se connecter) des données dans un classeur Excel à partir de serveurs OLAP, les bases de données SQL Server et Access et les fichiers plats.

Access fournit les points d'intégration suivants avec SharePoint Server 2007.

Points d’intégration en fonction des données d’Access

1. Importer ou exporter en une seule fois les données entre les vues Access et une liste SharePoint.

2. Lier les données entre les tables Access et une liste SharePoint en créant une connexion bidirectionnelle permanente (les données de la liste mises à jour sont visibles dans une table Access ; les données de la table Access sont visibles dans une liste).

3. Mettre les données de la liste hors connexion, faire la mise à jour dans Access, remettre en ligne, synchroniser les mises à jour et résoudre les conflits.

4. Afficher et modifier les données de la liste dans des feuilles de données, formulaires et vues de rapports Access.

5. Publier les bases de données Access dans Office SharePoint Server 2007.

Pour plus d'informations, consultez :

Étapes suivantes : Devenir un utilisateur power Access

Si vous êtes du genre aventureux, détacher la couche suivante et plus attentivement Access. Vous pouvez créer des applications de base de données assez sophistiquées sans jamais écrire une seule ligne de code VBA. Chaque objet Access dispose d'un ensemble complet de propriétés et des événements facilement accessibles à partir d'une feuille de propriétés pour vous aider à personnaliser votre solution. Chaque objet a détaillé les concepteurs qui révèlent toutes les fonctionnalités disponibles pour vous. Modèles de base de données supplémentaires sont disponibles sur Office Online. Modèles de tables et des champs vous aident à créer et personnaliser des nouveaux tableaux rapides. Créer une nouvelle base de données à partir de zéro avec les outils de conception de base de données intégrée.

Il n'y a macros Access. Macros utilisent un environnement déclaratif qui ne nécessite pas écrire du code VBA, afin que vous n'avez pas besoin d'être développeur. Chaque action de macro effectue une tâche, telles que l'ouverture d'un formulaire, exécution d'une requête, recherche d'enregistrements ou affiche un message. Vous pouvez incorporer des macros dans n'importe quel événement d'un rapport, un formulaire ou un contrôle. La plupart des macros ont des arguments, et vous pouvez ajouter une logique conditionnelle leur les faire de ce que vous souhaitez obtenir. Vous pouvez même définir des variables et faire vérification des erreurs, à nouveau sans avoir à écrire du code VBA.

Concevoir un prototype et exécuter par le service informatique. Créer une solution « drive-by » pour votre équipe, car ils suivent DQP et faites-le glisser sur une shoestring avec un personnel dépouillés. Effectuer le suivi de tickets vendus pour une fête d'entreprise, de suivre la durée de conservation de fabrication de supports de cours ou imprimer les étiquettes de l'acceptation des parties. Effectuer le suivi des tâches, problèmes et les livrables de projets d'équipe. Créer une base de données de pipeline des ventes pour surveiller les ventes potentielles au sein d'un petit groupe de commerciaux.

Comme vous pouvez le voir, la combinaison d'Excel et Access n'est plus qu'une commodité de mariage. Ces produits de la famille Office forment une dynasty de données est difficile à prolonger.

Informations supplémentaires

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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