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Être informé des modifications de liste dans SharePoint

Être informé des modifications de liste dans SharePoint

Pour rester mis à jour lorsque SharePoint listes ou des éléments de liste changent, vous pouvez créer des alertes. Vous pouvez configurer des alertes pour différents types d’informations afin d’en savoir plus sur les modifications qui vous intéressent le plus. Par exemple, vous pouvez définir une alerte dans SharePoint pour recevoir des notifications concernant les modifications apportées à un événement dans un calendrier ou une tâche dans une liste de tâches. Vous pouvez également configurer le mode de remise de sorte que les alertes s’affichent sous forme de messages dans votre boîte de réception ou sous forme de SMS sur votre téléphone mobile, si votre site est configuré de cette manière. Si vous disposez de l’autorisation pour gérer les alertes, vous pouvez aussi créer une alerte pour une autre personne en tapant ses informations dans la zone utilisateurs .

Créer une alerte pour une liste ou un élément de liste

Remarque : Votre écran est-il différent des exemples ici ? Il est possible que votre administrateur ait défini une utilisation classique ou que vous utilisiez une version antérieure. Si tel est le cas, voir créer une alerte ou s’abonner à un flux RSS. Si vous êtes propriétaire d’une liste, d’un propriétaire de site ou d’un administrateur, voir basculer l’interface par défaut pour les listes ou les bibliothèques de documents à partir de la version nouvelle ou classique pour connaître les étapes de configuration de l’utilisateur par défaut.

  1. Dans le lanceur d’applications Icône du lanceur d’applications Office 365 , cliquez sur SharePoint, recherchez et accédez au site, puis ouvrez la liste. Si vous ne trouvez pas la liste, cliquez sur paramètres Icône Paramètres , sur contenu du site, puis ouvrez la liste.

  2. Pour créer une alerte pour un seul élément de liste, sélectionnez l’élément. Dans le cas contraire, l’alerte créée s’affichera dans la liste entière.

  3. Dans la barre de commandes, cliquez sur ... , puis cliquez sur m’avertir pour afficher la boîte de dialogue m’avertir en cas de modification des éléments .

    Commande m’avertir

    Si ... n’est pas visible, assurez-vous que vous n’avez pas modifié de liste ou que vous n’avez pas sélectionné un ou plusieurs éléments. Par ailleurs, il est possible que vous ne disposiez pas des autorisations nécessaires. Dans ce cas, contactez l’administrateur Office 365 ou SharePoint ou les propriétaires de site ou de liste.

  4. Dans la section titre de l' alerte , modifiez le titre de l’alerte si vous le souhaitez. Le titre s’affiche dans la ligne d’objet du message électronique d’alerte et est également utilisé pour gérer les alertes.

  5. Si la section Envoyer les alertes à est disponible, entrez les noms d’utilisateurs ou les adresses de courrier des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer les alertes.

  6. Dans la section mode de remise , sélectionnez le mode de remise souhaité pour vos alertes.

    Remarque :  Pour envoyer une alerte sous forme de message texte, vous devez entrer votre numéro de téléphone dans la zone. Si les options de message texte (SMS) sont grisées, il est possible que le site ne soit pas configuré pour les alertes de courrier électronique et les alertes SMS sortantes. Contactez votre administrateur Office 365 ou SharePoint.

  7. Si la section type de modification est disponible, choisissez les types de modifications pour lesquels vous souhaitez être averti. Par exemple, vous pouvez recevoir des alertes relatives à toutes les modifications d’une liste ou d’un élément de liste, ou uniquement lorsque les éléments sont supprimés.

  8. Dans la section Envoyer des alertes pour ces modifications , spécifiez si vous souhaitez être averti pour tous les types de modifications ou pour des modifications spécifiques, par exemple lorsqu’un élément de liste ou un élément de liste que vous avez créé ou modifié récemment est modifié.

  9. Dans la section quand envoyer des alertes , sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir les alertes, par exemple immédiatement ou dans une synthèse quotidienne ou hebdomadaire, ainsi que le jour ou l’heure.

    Remarque :  Pour les alertes sur les appareils mobiles, l’option notification immédiate est la seule option.

  10. Cliquez sur OK.

Remarque : En fonction de la configuration de votre site et de vos serveurs, la personne à laquelle vous avez créé une alerte peut recevoir un message électronique confirmant que vous avez créé une alerte. Le message électronique d’alerte peut fournir des liens vers la liste, les paramètres d’alerte, le nom de la personne qui a créé l’alerte, un affichage mobile, ainsi que d’autres informations et commandes.

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Mise à jour du 9 octobre 2018

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