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Établir et gérer la liste des parties prenantes du projet

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Par Jeanne Suchan, PMP

Qu'est-ce qu'une partie prenante du projet?     Il existe de nombreuses définitions, qui varient en fonction de la source et de l'entreprise. Toutes suggérons aux parties prenantes des personnes ou des groupes qui ont un intérêt acquis dans le résultat d'un projet. La gestion des parties prenantes est synonyme de gestion des relations: l'objectif est d'améliorer et de soutenir l'engagement de votre projet.

Dans les présentes, les parties prenantes sont des personnes ou des groupes de l'organisation ayant un intérêt ou qui seront affectés par le résultat du projet. Cependant, avant de commencer l'établissement et la gestion de la liste des parties prenantes, assurez-vous que votre définition d'une partie prenante est alignée avec celle de votre organisation.

Pourquoi la gestion des parties prenantes est-elle importante?

Comme nous le voulons, nous devons faire face au fait que tout le monde ne sera pas enthousiaste de 100% au niveau du projet. Les participants au travail doivent peut-être apprendre de nouveaux outils ou processus, renoncer au contrôle ou, dans certains cas extrêmes, perdre leur travail. La tâche incombe au responsable de projet et aux commanditaires de faciliter les préoccupations des parties prenantes, et il est peu probable que vous puissiez faire en sorte que toutes les personnes soient heureux, tout le temps. Certains devront être gérés de manière à ne pas saboter vos efforts.

Comprendre les motivations vous permet de résoudre les problèmes et d'éviter les comportements et tactiques négatifs, par exemple:

  • ReTarder les entrées ou les approbations nécessaires.

  • Démarrage d'un projet concurrent.

  • Réaffectation des ressources à d'autres projets.

  • Politicking dans la salle de réserve pour contrecarrer le projet.

Les avantages de la gestion efficace des parties prenantes sont les suivants:

  • Réduire le temps de cycle du projet en veillant à ce qu'il ne soit pas coincé dans la politique.

  • Rationalisation du processus d'approbation.

  • Vous aidant à vous assurer que les ressources du projet sont disponibles et rester en priorité;

  • Préservation du flux d'informations.

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Développer une liste des parties prenantes

Au début du projet, collaborez avec le sponsor de votre projet pour créer une liste de toutes les parties prenantes possibles. Selon la façon dont vous définissez ce rôle et l'impact que votre projet aura sur l'organisation, cette liste peut être longue.

La liste des parties prenantes est un outil destiné au gestionnaire de projet et une entrée de clé pour le plan de communication du projet. En fonction de l'évaluation de votre liste, vous pouvez planifier une stratégie de communication forte. Et vous n'avez pas besoin de partager les détails de la liste au-delà du sponsor du projet.

Avec la plupart des projets de politique, pensez à Stumble dans certaines eaux murky lorsque vous évaluez les parties prenantes.

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Évaluer la liste des parties prenantes

Déterminez les Clouts de chaque partie prenante et Catégorisez-les par niveau d'influence. Certains auront la possibilité de faire avancer un projet. Cela peut inclure le sponsor du projet ou les dirigeants. En raison de leurs positions et rôles de prise de décision, il est préférable de surveiller étroitement ces parties. D'autres personnes peuvent être des personnes qui, bien qu'elles ne peuvent pas tirer le plug-in d'un projet, peuvent travailler en coulisse pour compromettre, voire la mettre en fin de compte.

Les participants seront également les personnes qui vivent avec le produit, parfois sur une base quotidienne. Ce groupe fournit des informations sur les besoins des entreprises qui doivent être respectées. Ils ont le plus à gagner si le projet réussit, car ils les affecteront directement. Bien qu'ils ne puissent souvent pas terminer directement ou indirectement un projet, ils sont néanmoins vitaux pour son succès. Si les besoins ou les préoccupations ne sont pas atteints, ils seront rapidement déplacés du plus supporters au plus grand problème.

Une autre façon d'organiser les parties prenantes consiste à les regrouper par niveau d'implication et de responsabilité. Un groupe peut être impliqué activement dans le projet et faire le travail, un autre peut être engagé à un moment donné, tandis que d'autres peuvent être des parties prenantes qui ne sont pas activement engagées mais doivent recevoir des communications sur le projet.

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Utiliser RACI pour catégoriser les parties prenantes

Responsable, responsable, consulté et informé (RACI) est un outil utilisé dans la conception organisationnelle pour attribuer et désigner les parties prenantes au niveau de l'implication et de la responsabilité du projet. Il s'agit d'un moyen pratique de classer les parties prenantes afin que vous puissiez planifier la stratégie de communication la plus efficace pour chaque personne ou groupe. Ces parties prenantes sont définies comme suit:

  • Ordonnateur    Cette personne est responsable de l'exécution d'une tâche.

  • Responsabilité    Cette personne sera appelée à se tenir compte si la tâche n'est pas terminée et peut gérer la personne responsable de la réalisation de la tâche. Ce rôle est souvent nécessaire aux chefs de projet.

  • Consultation    Bien que non responsable ou responsable de l'exécution, cette personne est consultée sur des aspects de la tâche.

  • Notifié    Le détenteur de ce rôle passif reste informé, mais n'est pas responsable des tâches.

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Un onces de prévention...

La gestion de projet repose sur la gestion des attentes. Prenez le temps de vos projets pour collaborer avec votre commanditaire afin d'identifier et d'évaluer les parties prenantes. Veillez à mettre à jour votre liste tout au long de la durée de vie du projet. Vous devez savoir qui sont les participants et leurs intérêts pour les gérer efficacement. Cela vous permettra de vous éviter des difficultés dans la longue durée et de s'assurer que votre projet est réussi.

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À propos de l’auteur     Jane Suchan est un responsable de programme expérimenté dans la gestion des initiatives professionnelles et l'élaboration de méthodologies de gestion de projet. Jeanne vit à Seattle, Washington.

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