Éviter et corriger les problèmes liés aux fichiers de base de données à l'aide de la commande Compacter

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Les fichiers de base de données peuvent vite devenir volumineux à mesure que vous les utilisez et nuire ainsi aux performances. Il peut également arriver qu'ils soient corrompus ou endommagés. Vous pouvez utiliser la commande Compacter une base de données de Microsoft Office Access pour éviter ou corriger ces problèmes.

Cet article n'explique pas comment sauvegarder ou restaurer une base de données. Vous trouverez des liens vers des informations supplémentaires à la section Voir aussi.

Contenu de cet article

Pourquoi vous compactez et réparez une base de données

Avant de commencer

Compacter et réparer une base de données

Pourquoi compacter et réparer une base de données

Cette vue d'ensemble explique comment l'utilisation de la commande Compacter peut contribuer à éviter et corriger deux problèmes qui se produisent parfois avec les bases de données : les fichiers deviennent de plus en plus volumineux ou sont corrompus.

Les fichiers de base de données deviennent plus volumineux avec le temps

À mesure que vous ajoutez et mettez à jour des données et que vous modifiez sa conception, la taille du fichier d'une base de données peut augmenter. Cela est en partie dû aux nouvelles données, mais également aux raisons suivantes :

  • Access crée des objets temporaires masqués pour effectuer différentes tâches. Parfois, ces objets temporaires restent dans votre base de données même une fois qu'Access n'en a plus besoin.

  • Lorsque vous supprimez un objet de base de données, l’espace disque que l’objet occupait n’est pas automatiquement récupéré. Le fichier de base de données continue d’utiliser cet espace, même après suppression de l’objet.

À mesure que votre fichier de base de données se remplit avec des restes d’objets temporaires supprimés, ses performances peuvent se dégrader. Les objets peut s’ouvrir plus lentement, les requêtes peuvent s’exécuter plus lentement qu’elles ne le devraient, et les opérations usuelles prendre davantage de temps.

Remarque : Le compactage n’a pas pour effet de compresser vos données, mais de réduire la taille de votre fichier de base de données en éliminant l’espace inutilisé.

Les fichiers de base de données peuvent être corrompus

Il peut arriver qu'un fichier de base de données soit corrompu. S'il est partagé sur un réseau et directement utilisé par plusieurs personnes en même temps, un fichier de base de données risque peu d'être corrompu. En revanche, si des utilisateurs modifient souvent des données dans des champs Mémo, les risques de corruption de la base de données deviennent plus élevés et augmentent avec le temps. Vous pouvez limiter ce risque en utilisant la commande Compacter.

Souvent, ce type d’endommagement résulte d’un problème lié à un module Visual Basic pour Applications (VBA), et n’expose pas à une perte de données. Toutefois, ce type d’endommagement pose un risque réel de corruption de la conception de base de données se traduisant, par exemple, par une perte de code VBA ou des formulaires inutilisables.

Il est rare que l’endommagement d’un fichier de base de données entraîne une perte de données. En règle générale, cette perte est limitée à la dernière action d’un utilisateur et donc à une seule modification des données. Si, quand un utilisateur commence à modifier des données, la modification est interrompue (par exemple, en raison d’une perte du service de réseau), Access marque le fichier de base de données comme un fichier endommagé. Le fichier est réparable, mais certaines données peuvent avoir disparu une fois la réparation terminée.

Conseil : Le fractionnement d’une base de données peut contribuer à empêcher l’endommagement des fichiers de base de données et à limiter la perte de données en conservant celles-ci dans un fichier séparé auquel les utilisateurs ne peuvent pas accéder directement.

Access vous invite à réparer un fichier de base de données corrompu

Lorsque vous essayez d'ouvrir un fichier de base de données corrompu, Access vous invite immédiatement à le réparer. Vous pouvez également utiliser manuellement la commande Compacter pour réparer et ouvrir un fichier de base de données corrompu.

Si Access répare complètement un fichier corrompu, il affiche un message indiquant que la réparation a réussi et que vous devez vérifier le contenu de la base de données pour vous assurer que tout est correct.

Si Access ne réussit pas entièrement la réparation, il répertorie les objets de base de données qu'il n'a pas pu réparer afin que vous puissiez savoir lesquels vous devez récupérer à partir d'une sauvegarde.

Remarque : Vous pouvez définir une option de base de données qui entraîne la fonctionnalité de compactage et de réparation s’exécute automatiquement chaque fois que vous fermez une base de données particulière. Si vous êtes le seul utilisateur d’une base de données, vous devez définir cette option. Dans les bases de données multi-utilisateur ne peut pas souhaité définir cette option, car elle peut interrompre momentanément disponibilité de base de données.

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Avant de commencer

Prenez les mesures suivantes avant de commencer une opération de compactage et de réparation :

  • Toujours effectuer une sauvegarde    Pendant le processus de réparation, Access peut tronquer des données de tables qui sont endommagés. Parfois, il est possible de récupérer ces données à partir d’une sauvegarde. En plus de votre stratégie de sauvegarde régulière, vous devez effectuer une sauvegarde avant d’utiliser la commande Compacter et réparer. Vous pouvez effectuer une sauvegarde à l’aide de la commande Sauvegarder la base de données:

    • Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , pointez sur Gérer, puis sous Gérer cette base de données, cliquez sur Sauvegarder la base de données.

  • Automatiquement compacter et réparer    À moins que vous partagez un fichier de base de données unique avec d’autres utilisateurs sur un réseau, vous devez définir votre base de données automatiquement compacter et réparer.

  • Prenez note de la table des erreurs de récupération système    Quand Access est incapable de réparer tous les objets dans un fichier de base de données endommagé, tous les objets qui ne peuvent pas être récupérés sont consignés dans une table nommée MSysCompactErrors. S’il existe des erreurs, Access ouvre la table MSysCompactErrors dans mode Feuille de données.

    Si vous avez sauvegardé la base de données avant qu'elle ne soit corrompue, vous pouvez utiliser la table MSysCompactErrors pour déterminer les objets à importer depuis la sauvegarde de la base de données vers votre base de données réparée.

  • Obtenir un accès exclusif à votre base de données à utiliser la commande Compacter et réparer    si vous êtes la seule personne qui utilise votre base de données, vous pouvez ignorer le reste de cette section et accéder directement au Compacter et réparer une base de données.

    Le compactage et la réparation exigent un accès exclusif au fichier de base de données, car cette opération peut gêner les autres utilisateurs. Vous devez prévenir ces derniers au préalable afin qu'ils puissent prendre leurs dispositions et ne pas utiliser la base de données à ce moment.

    Informez les utilisateurs du laps de temps pendant lequel ils ne doivent pas utiliser la base de données. Si vous exécutez régulièrement des opérations de compactage et de réparation, notez le temps qu'elles prennent. Vous pourrez ainsi estimer plus précisément la durée nécessaire et mieux informer les utilisateurs.

  • Obtenez des autorisations suffisantes pour exécuter une opération de compactage et réparation   Si vous utilisez un fichier de base de données d’une version antérieure et faites partie d’un groupe de travail, il se peut que vous soyez dans l’incapacité de compacter et réparer vous-même la base de données. Si vous ne disposez pas d’autorisations suffisantes alors que vous devez compacter et réparer une base de données, contactez l’administrateur de votre groupe de travail pour solliciter son aide.

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Compacter et réparer une base de données

Automatiquement compacter et réparer une base de données à sa fermeture

Compacter et réparer une base de données manuellement

Compacter et réparer automatiquement une base de données à sa fermeture

Vous pouvez sélectionner l'option de base de données Compacter lors de la fermeture si vous souhaitez compacter et réparer automatiquement une base de données à sa fermeture.

Remarque : Cette option ne concerne que la base de données actuellement ouverte. Vous devez la définir séparément pour chaque base de données à compacter et réparer automatiquement.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Options Access.

  2. Dans la boîte de dialogue Options Access, cliquez sur Base de données active.

  3. Sous Options de l’application, sélectionnez Compacter lors de la fermeture.

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Compacter et réparer manuellement une base de données

En plus ou à la place de l'option de base de données Compacter lors de la fermeture, vous pouvez manuellement exécuter la commande Compacter une base de données. Cette base de données peut être ouverte ou fermée. Vous pouvez également créer un raccourci sur le Bureau qui exécute la commande Compacter une base de données sur un fichier de base de données particulier.

Compacter et réparer une base de données ouverte

Remarque : Si d'autres utilisateurs travaillent également sur le fichier de base de données, vous ne pouvez pas exécuter une opération de compactage et réparation.

  • Cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office , pointez sur Gérer, puis, sous gérer cette base de données, cliquez sur Compacter et réparer la base de données.

Compacter et réparer une base de données fermée

Remarque : Si d'autres utilisateurs travaillent également sur le fichier de base de données, vous ne pouvez pas exécuter une opération de compactage et réparation. Pendant cette opération, personne ne peut utiliser le fichier de base de données.

  1. Démarrez Access, mais n'ouvrez aucune base de données.

  2. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office , pointez sur Gérer, puis, sous gérer cette base de données, cliquez sur Compacter et réparer la base de données.

  3. Dans la boîte de dialogue Compacter une base de données, accédez à la base de données que vous souhaitez compacter et réparer, puis double-cliquez dessus.

Créer un raccourci sur le Bureau pour compacter et réparer une base de données particulière

Vous pouvez créer un raccourci sur votre Bureau permettant de compacter et réparer une base de données particulière.

Avant de commencer, vérifiez l’emplacement du fichier Msaccess.exe sur votre ordinateur. Le fichier Msaccess.exe se trouve généralement dans le dossier suivant :

C:\Program Files\Microsoft Office\Office12

Si vous ne trouvez pas le fichier Msaccess.exe à cet emplacement, recherchez-le et notez le chemin d'accès complet.

Créer le raccourci Bureau    

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le bureau, pointez sur Nouveau, puis, dans le menu contextuel, cliquez sur Raccourci.

  2. Dans la première page de l’Assistant Création d’un raccourci, dans le champ Entrez l’emplacement de l’élément, tapez un guillemet ("), entrez le chemin d’accès complet du fichier Msaccess.exe (nom du fichier compris), puis tapez un autre guillemet. Vous pouvez également cliquer sur Parcourir pour rechercher et sélectionner le fichier. Dans ce cas, les guillemets sont ajoutés automatiquement.

    Par exemple, tapez :« C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\msaccess.exe »

  3. Après le guillemet fermant, tapez une espace, suivie du chemin d’accès complet de la base de données que vous voulez compacter et réparer. Si le chemin d’accès comprend des espaces, placez-le entre guillemets. Tapez une autre espace, puis /compact.

    Par exemple, tapez : "C:\My Folder\My Database.accdb" /compact.

  4. Cliquez sur Suivant.

  5. Dans la zone Entrez un nom pour ce raccourci, tapez un nom pour le raccourci, puis cliquez sur Terminer.

    L'Assistant crée le raccourci et le place sur votre Bureau.

  6. Dès que vous souhaiterez compacter et réparer la base de données, double-cliquez sur le raccourci.

    Conseil : Pour ajouter le raccourci Bureau au menu Démarrer, cliquez avec le bouton droit sur le raccourci, puis cliquez sur Ajouter au menu Démarrer.

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