Étude de cas : déplacement à partir d’Excel vers Access

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Parfois une solution métier est créée à l’aide d’Excel lorsque l’accès est plus appropriée. Ou, peut-être Excel a été à l’origine une excellente idée, mais les données a atteint limites une solution Excel et il est temps d’utiliser un programme de base de données. Peut être effectué en, vous pouvez déplacer vos données professionnelles à partir d’Excel vers Access.

Ligne de vie Cancer, en fonction de Seattle, l’organisation à but non lucratif a été conçu son système de suivi des accorder à l’aide d’Excel. Après avoir exécuté en difficulté maintenir, ils décidé qu’il était temps d’essayer Access.

Dr Kerry Fowler fournit aimeriez support informatique de ligne de vie Cancer. Il a accepté une interview dans lequel nous l’avons vu de ligne de vie Cancer besoins informatiques, son rôle et techniques d’ordre général, comment elles utilisées Excel, et qu’ils ont terminé avec Access.

L’entretien, partie 1

ST : OK, et bien, je suis Steven Thomas écrire sur Office Online et je suis aujourd'hui avec Dr Kerry Fowler en ligne de vie Cancer. Ligne de vie CANCER est une organisation à but non lucratif qui permet aux utilisateurs de live avec cancer.

ST : Dr Fowler, pouvez-vous décrire un peu sur quel type de prise en charge la ligne de vie Cancer offre aux personnes ?

KF : Bien Steven, ligne de vie Cancer propose médical non prise en charge pour les personnes atteintes cancer qui inclut les patients, famille, vos amis et collègues, il est assez un large éventail.

ST : Donc lorsque vous dites non médical que vous signifient ?

KF : Ligne de vie Cancer pour obtenir des conseils médical, les utilisateurs ne viennent mais qu’elles se présentent des classes, il existe exercice classes, yoga, classes d’écriture, fleur réorganisation, un certain nombre de choses à créer des relations entre patients cancer et d’interagir avec d’autres personnes avec cancer.

ST : Bien cela ressemble à un large éventail de services très importants, nous vous remercions pour ces informations. Par conséquent, que vous utilisez un degré dans bio-informatique, est ce droit ?

KF : Réellement son chimie organique.

ST : Chimie organique, nous sommes désolé OK.

KF : Rien à excusons de.

ST : Comment que vous aider ici en ligne de vie Cancer ?

KF : Bien j’étais dans l’industrie pharmaceutique et découverte de médicaments pour quelques années, et lorsque mon travail a disparu dans le cadre d’une fusion d’entreprise que j’ai prend du temps bénévoles ici à la ligne de vie Cancer où ma femme est le PDG et que j’avais fait certaines informatique chimique le au-delà de dix ans, donc j’était confortable avec gestion des informations, principalement fichiers plats volumineux et j’ai eu apprendre à utiliser certaines commandes UNIX et que quelque chose, mais je n’a pas été ont une quelconque expérience bases de données relationnelles.

ST : OK, bien pouvez-vous me dire un peu sur le tri de gestion des informations de tâches que vous effectuez ici dans le cadre de votre volontariat ?

KF : Bien sûr, lorsque je suis tout d’abord j’étais effectuant simplement les choses informatique, vous savez, est l’utilisation de l’imprimante, ma souris ne fonctionne pas. Mais finalement que j’ai vu qu’il existe certaines fonctions passe, par exemple le fonds assistance patients, où personnes ont été à l’aide de feuilles de calcul Excel pour stocker des informations retournant plusieurs années sur les contrôles qui avaient été envoyées aux personnes afin de les aider paie pour un prêt immobilier , ou pour des factures médicales ou de transport.

ST : Si un lot de fichiers différents ?

KF : Il existe également un grand nombre d’entrées dans la feuille de calcul.

ST : Si une feuille de calcul volumineux ?

KF : Oui une grande feuille de calcul avec un grand nombre d’onglets, mais il a été difficile de savoir quelle argent a été cette personne partiellement cette année, combien ont ils obtenu disponibles sur les dernières années 4, le nombre de personnes est obtenir de l’aide avec leurs échéances ?

ST : Bien sûr que ressemble classiques problèmes que vous pouvez rencontrer, plaçant beaucoup de données dans Excel et essayez d’extraire vers le bas, dans une feuille de calcul tel quel.

KF : Afin qu’étaient un incident en attente de se produire, seul tri incorrect en s’éloignant de catastrophe terminée, donc je décidé d’approfondir formation Microsoft Access pour résoudre ce problème. Autre chose qui a été activités a été données a été en cours réintégrées plusieurs fois.

ST : Quel type de données ?

KF : Uniquement les noms, noms des personnes, codes postaux, noms du sociale collaborateur, n’importe quel nombre d’éléments.

ST : Si la même personne retrouvez avec quelques enregistrements différents peut-être ?

KF : Vous obtenez exactement, par exemple très créatifs orthographes de Seattle.

ST : Bien sûr, ainsi, pourquoi accéder ? Avez simplement il ici ou vous acquisition à cet effet, ou que vous apportées fournis dans Access ?

KF : Bien accès est largement disponible ici parce que la ligne de vie Cancer utilise Microsoft Office et qu’ils utilisent Small Business Server 2003, afin que chaque ordinateur à la place a accès et que j’avais recherché dans Access simplement sur mon propre sur un an mais n’a pas été vraiment faire tout développement , aussi je pense il s’agissait d’une opportunité d’apprentissage pour moi et il a été un moyen permettant d’éventuellement ligne de vie Cancer répondre à leurs objectifs.

ST : Bien que je pense que vous avez apporté une bonne décision. J’ai un peu d’expérience avec Access et pas assez autant travailler avec Excel, mais savoir ce qui concerne l’accès et qu’il est définitivement mieux adaptées au type de tâches de gestion vous ont été expliquer.

ST : Prenons un peu rompre et puis revenez pour la deuxième moitié de cet entretien.

L’entretien, partie 2

ST : OK, et bien, il s’agit Steven Thomas à nouveau, avec la deuxième partie de ma entretien de Dr Kerry Fowler en ligne de vie Cancer.

ST : À propos du processus de déplacement à partir d’Excel vers Access. Quantité de travail souhaitez vous dire a été impliquer ? Vous avez terminé avec le travail ?

KF : Je pense que vous n’avez jamais tout à fait terminé avec le travail, surtout si vous utilisez des données héritées qui se trouvait dans une feuille de calcul où il peut y avoir des signes de ponctuation étrange que vous ne voulez pas. Global je pense que la chose que j’ai trouvé les plus difficiles a été simplement, et je vais faire pivoter autour de cette page depuis un certain temps. Je pense qu’effectue les types de données correspondent est important, c’est une chose passif quelconque.

ST : Il n’est pas un élément passif quelconque, il est important et il n’est pas les obtenir droite, car Excel est un peu plus permissif concernant les données qu’il sera et n’accepte pas.

KF : Droite Oui, nettoyage des données, ce que j’ai trouvé a été plus difficiles exécute les anciennes données, suppression des doublons, recherche les fautes d’orthographe, recherche des signes de ponctuation étrange et des tâches doit être vidé pour qu’il est plus facile à importer dans Access et ne provoque des erreurs. Il est donc en réalité un grand nombre de travail qui doivent figurer dans la feuille de calcul Excel ou le fichier texte que vous importez. Une fois que tout est mise en correspondance l’importation est assez simple.

ST : Donc a placé ce processus métiers en attente dans l’intervalle ?

KF : Non, personnes travaillent autour de l’une des choses que j’ai terminé en outre ou de travailler sur une base de données patients assistance est-elle une ancienne base de données Access qui étaient essentiellement une grande liste de diffusion et il a été simplement un gros fichier plat. Je suis en prenant le quelques étapes qui nettoyer et faciliter la recherche des doublons.

ST : Mais ils utilisent la base de données de l’assistance patients fonds maintenant ?

KF : Oui.

ST : Mais il existe encore des données dans Excel que vous n’avez pas importés dans qui encore, il s’agit des données héritées que vous souhaitez toujours importer.

KF : C'est vrai. J’ai les informations 2008 importées, mais j’ai toujours nettoyer et importer des données 2004-2007.

ST : OK, afin que les personnes n’ont pas été devoir attendre ou rien ?

KF : Non. Il est prêt à utiliser en cours.

ST : Afin que d’autres défis avez-vous vous confronté, ou vous rencontrez création du nouveau système, y compris cela autres celui qui vous parlez.

KF : Il existe certains éléments qui sont spécifiques à Access, j’ai eu certains défi avec certaines des choses que Visual Basic et également effectuant Dlookup() et effectuer acceptés droite et dans certains cas, vous devez obtenir les guillemets et les crochets au sein d’au bon endroit ou ce n’est pas travail. Mais globalement il a été beaucoup plus facile que prévu il serait et il est très attractif pour être en mesure d’établir un programme qui fonctionne.

ST : Ce sont faisant rien avec Access qui n’ont pas été faites-vous avec Excel, car il n’a pas été pratique ? Toute nouvelle outre l’évident, vous savez placer les données dans différentes tables et train d’utiliser ?

KF : Barre d’outils une des choses que j’ai maîtrisez la procédure à suivre qui savoir est évident pour un utilisateur expérimenté mais, par exemple, le code postal correspond aux données redondantes en ce qui concerne la ville et l’état et la région, afin que j’ai rationalisée les données d’entrée pour les listes de diffusion ainsi que seu y le code postal doit être importé et je dispose d’un tableau de tous les codes postaux d’US avec leur état, la ville et la région. Alors que simplifié souvent des éléments et réduit les fautes d’orthographe.

ST : C'est super. Qu’en est-il reporting ? Avez-vous vu les gains dans votre capacité à générer des rapports à présent que vous avez déplacé vers Access ?

KF : Oui je l’ai mentionné avant qu’il a été difficile lorsque vous utilisez les feuilles de calcul Excel pour déterminer la quantité d’argent avait été faite à une personne spécifique dans une période spécifique, mais maintenant avec le système d’accès que j’ai été en mesure de générer des rapports qui automatiquement générer des demandes de vérification, les pour le type de cancer qu’ils ont approprié de code et il génère également une feuille résumé pour le service Finances de tous les contrôles qui ont été écrits cette semaine pour chacun des comptes et des sous-totaux.

ST : Voilà qui s’apparente à un gain piles. Donc pour finir, que vos collègues ici décennies, les ingénieurs ? Toute personne vous a donné aucun commentaire dans le processus et le produit que vous avez créé pour eux ?

KF : Bien qu’ils aiment vraiment il. Pour le fonds assistance patients il a vraiment simplifié le processus. Étant donné que cela signifie que les contrôles peuvent obtenir écrites plus rapidement, et il était vraiment un problème avant que les informations devra être envoyée à partir de finance pour correction et qui ne se produit comme souvent à présent, pour les clients sont réellement bénéficiant moins d’erreurs directement qui est très pratique.

ST : Que sont impressionnants, qui est très pratique. OK bien Merci beaucoup de l’entretien et nous allons être contact bientôt que je ne sais archiver votre avancement avec fonds assistance patients, ou qu’est celle sur laquelle vous travaillez à nouveau ?

KF : L’option Nouveau est la liste de diffusion volumineux.

ST : La base de données de la liste de diffusion. OK bien m’aurait intéresser à revérifier et voir comment cela, nous vous remercions à nouveau.

KF : Je t'en prie.

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