À propos des flux de travail inclus dans SharePoint

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Les flux de travail SharePoint sont des mini-applications pré-programmées qui rationalisent et automatisent un large éventail de processus métiers — de la collecte de signatures, commentaires ou approbations pour un plan ou un document, au suivi de l’état actuel d’une procédure de routine. Les flux de travail SharePoint sont conçus pour faire gagner du temps et réduire les efforts, et pour apporter de la cohérence et de l’efficacité aux tâches que vous effectuez régulièrement.

Comparaison d’un processus manuel et d’un flux de travail automatisé

Cet article concerne les flux de travail pré-programmés qui est inclus dans SharePoint 2010, pour laquelle vous sélectionnez des options dans un formulaire d’association lorsque vous ajoutez des versions d’eux pour une utilisation dans les listes, bibliothèques et des collections de sites entière.

Il est également possible d’effectuer une personnalisation plus importante de ces types de flux de travail inclus et même pour créer votre propre flux de travail personnalisés à partir de zéro, à l’aide de SharePoint Designer et autres applications. Pour en savoir plus sur ces processus, consultez l’article Introduction à la conception et la personnalisation de flux de travail.

Pendant ce temps, dans cet article vous pouvez en savoir plus sur l’ensemble des flux de travail inclus.

Si vous préférez permet d’ignorer des instructions détaillées pour un flux de travail spécifique, vous trouverez des liens vers chacune d’elles dans la rubrique Nouveautés section suivante, vous pouvez joindre à partir de la table des matières suivantes.

Que voulez-vous savoir ?

Qu’est un flux de travail SharePoint ?

Quels processus puis-je automatiser à l’aide d’un flux de travail SharePoint ?

Approbation (Router un document ou un élément pour approbation ou refus)

Recueillir les commentaires (Router un document ou un élément pour obtenir des commentaires)

Collecte des Signatures (Router un document, un classeur ou un formulaire pour les signatures numériques)

Approbation de destruction (gestion des documents expiration et la rétention)

Trois états (suivre un problème, un projet ou une tâche trois états ou phases)

Qui peut ajouter et démarrer un flux de travail SharePoint ?

Comment ajouter et exécuter un flux de travail SharePoint ?

Puis-je créer des flux de travail SharePoint personnalisés de la mienne ?

Quoi d’autre ?

Qu’est un flux de travail SharePoint ?

Vous savez déjà probablement ce qu’est un diagramme. Il s’agit d’une carte graphique d’un processus, comportant des instructions relatives à chaque étape.

Étapes d’un flux de travail

Un flux de travail SharePoint est un diagramme automatisé qui permet de réduire, les efforts et de limiter le caractère aléatoire des processus de travail standard.

Par exemple, observez l’illustration du processus d’approbation de documents. L’exécution de ce processus manuellement entraîne de nombreux contrôles et suivis, transferts de documents et envois de rappels — et ces tâches doivent être effectuées par vous ou un ou plusieurs de vos collègues. Cela signifie de nombreuses heures de travail supplémentaires et des interruptions constantes.

Mais lorsque vous utilisez le flux de travail d’approbation du Document SharePoint pour exécuter le processus de vérification toutes et suivi et pour rappeler et du transfert sont effectue automatiquement par le flux de travail. Si une personne est en retard dans l’exécution d’une tâche, ou si certaines autres crochet se présente, la plupart des flux de travail inclus générer une notification vous faire savoir à ce sujet. Ne pas partager dans le groupe comporte le fait de surveiller le processus, car un flux de travail SharePoint, le processus est toujours le fait surveillance lui-même.

Et il est facile de flux de travail SharePoint en cours d’exécution. Vous choisissez le type de flux de travail souhaité, spécifiez les options qui fonctionnent le mieux à votre situation, puis laisser SharePoint prendre le contrôle. Et bien entendu, vous pouvez annuler ou mettre fin à un flux de travail dès que vous souhaitez.

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Quels processus puis-je automatiser à l’aide d’un flux de travail SharePoint ?

Chacun des types de flux de travail inclus dans SharePoint se comporte comme un modèle. Ajouter une version du flux de travail pour une liste ou bibliothèque, ou pour une collection de sites entière, à l’aide d’un formulaire d’initiation pour spécifier les options et les sélections que vous voulez pour cette version, qui le flux de travail affecte des tâches à la tâche échéances, comment les flux de travail peut être démarré et par qui, instructions pour être inclus dans les notifications de tâche et ainsi de suite.

SharePoint 2010 propose cinq types de flux de travail pré-programmés

Remarque : Avec SharePoint Server 2010 et SharePoint Online pour Office 365 pour les entreprises, les cinq des types de flux de travail suivants sont incluses. Toutefois, avec SharePoint Online pour Office 365 pour professionnels et petites entreprises, que le type de flux de travail à trois états est inclus.

Approbation (router un document ou un élément pour approbation ou refus)

Coche Un flux de travail approbation envoie un document ou autre élément à certaines personnes pour leur approbation ou refus.

Vous pouvez également utiliser un flux de travail approbation pour contrôler l’approbation de contenu dans une liste ou une bibliothèque

Pour plus d’informations et pour obtenir des instructions détaillées, voir l’article à propos des flux de travail approbation.

(Il est également type de flux de travail un autre, similaire à utiliser dans les sites de publication web, le flux de travail approbation de publication.)

Recueillir les commentaires (router un document ou un élément pour obtenir des commentaires)

Flux de travail Recueillir les commentaires Un flux de travail recueillir les commentaires achemine un document ou un autre élément à certaines personnes pour leurs commentaires.

Le flux de travail recueillir les commentaires regroupe tous les commentaires des participants pour le propriétaire du flux de travail et fournit un enregistrement du processus de révision.

Pour plus d’informations et pour obtenir des instructions détaillées, voir l’article à propos des flux de travail recueillir les commentaires.

Collecte des signatures (router un document, un classeur ou un formulaire pour obtenir des signatures numériques)

Flux de travail Collecte des signatures Le flux de travail de collecte des Signatures envoie un document Microsoft Office à certaines personnes pour leur signature numérique.

Notez que les fonctions de flux de travail de collecte des Signatures uniquement avec Word documents, classeurs Excel, des formulaires InfoPath amd.

Pour plus d’informations et pour obtenir des instructions détaillées, voir l’article à propos des flux de travail collecte des Signatures.

Approbation de destruction (gestion des documents expiration et la rétention)

Flux de travail Publication de l’approbation Le flux de travail approbation de destruction est conçu pour prendre en charge les besoins d’une organisation en matière de gestion des enregistrements. Ce flux de travail gère le processus de rétention et d’expiration du document en permettant aux participants à décider si vous souhaitez conserver ou de supprimer des documents qui a expiré ou des éléments.

Lorsqu’un flux de travail approbation de destruction démarre, il crée des tâches de flux de travail approbation de destruction pour des documents spécifiques et des éléments dans la liste des tâches du flux de travail. Comme il est probable que le flux de travail approbation de destruction peut générer un volume élevé de tâches (surtout si elle est configurée pour démarrer automatiquement lorsque les éléments expirent), le flux de travail approbation de destruction prend en charge pour l’exécution de tâches en bloc, ainsi que des enregistrements responsables ou autres personnes autorisées peuvent traiter un grand nombre d’éléments à supprimer en une seule étape.

Vous pouvez configurer votre flux de travail approbation de destruction pour fonctionner en collaboration avec la fonctionnalité de stratégie d’Expiration d’une stratégie de gestion des informations, afin que le flux de travail démarre automatiquement chaque fois qu’un document ou un élément sur un site arrive à expiration.

Pour plus d’informations et pour obtenir des instructions détaillées, voir l’article utiliser un flux de travail approbation de destruction.

Trois états (suivre un problème, un projet ou une tâche pendant trois états ou phases)

Flux de travail à trois états Le flux de travail à trois états est conçu pour suivre l’état d’un élément de liste à trois états (phases). Il peut être utilisé pour gérer les processus d’entreprise qui nécessitent le suivi de grands volumes de problèmes ou éléments — service clientèle problèmes, aux pistes commerciales ou aux tâches du projet, par exemple.

À chaque transaction entre les états, le flux de travail affecte une tâche à une personne et envoie une alerte par message électronique à propos de la tâche. Une fois la tâche terminée, le flux de travail met à jour l’état de l’élément et passe à l’étape suivante. Le flux de travail à trois états est conçu pour être utilisé avec les listes créées à partir du modèle Suivi de problème, mais il peut très bien être utilisé avec n’importe quel autre type de liste contenant une colonne de choix acceptant trois valeurs ou plus.

Pour plus d’informations et pour obtenir des instructions détaillées, voir l’article utiliser un flux de travail à trois états.

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Qui peut ajouter et démarrer un flux de travail SharePoint ?

Pour ajouter ou démarrer un flux de travail, vous devez disposer des autorisations appropriées sur la liste, la bibliothèque ou la collection de sites sur laquelle le flux de travail s’exécute :

  • Pour ajouter un flux de travail    Par défaut, vous devez avoir l’autorisation Gérer les listes pour Ajouter un flux de travail. (Le groupe propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; le groupe membres et du groupe visiteurs ne pas).

  • Pour démarrer un flux de travail    Également par défaut, vous devez l’autorisation de modifier les éléments pour Démarrer un flux de travail qui a déjà été ajouté. (Le groupe de membres et le groupe propriétaires attribuer l’autorisation de modifier les éléments par défaut ; n’est pas le cas du groupe visiteurs.)
    Propriétaires peuvent également configurer des flux de travail spécifique pour qu’elles peuvent être démarré uniquement par les membres du groupe propriétaires.

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Comment ajouter et exécuter un flux de travail SharePoint ?

Le diagramme suivant fournit une vue globale des principales étapes nécessaires pour planifier, ajouter, exécuter, et modifier un flux de travail SharePoint. Des sections individuelles sur chaque étape sont fournies après.

Processus de flux de travail

Planifier Assurez-vous bien sûr que vous savez pas quelles options souhaitées et quelles sont les informations vous doivent être disponibles lorsque vous utilisez le formulaire intiation pour ajouter votre version du flux de travail.

  • En savoir plus    Déterminer lequel des types de flux de travail inclus effectuera la tâche que vous voulez terminée.

  • Ajouter    Remplissez le formulaire d’initiation pour ajouter votre version du flux de travail à une liste, une bibliothèque, ou une collection de sites.

  • Démarrer    Démarrez un nouveau flux de travail, manuellement ou automatiquement, sur un document ou un élément d’une liste ou d’une bibliothèque. (Si vous le démarrez manuellement, vous pourrez modifier les paramètres du formulaire d’association du flux de travail sur un formulaire d’initiation simplifié.) Quand le flux de travail démarre, il crée des tâches, envoie des messages de notification, et commence le suivi des actions et des événements.

  • Surveiller    Pendant l’exécution du flux de travail, vous pouvez afficher la page État du flux de travail pour voir les tâches terminées et les actions qui se sont produites. Si nécessaire, vous pouvez modifier les tâches actuelles et futures, ou même annuler ou mettre fin à cette exécution du flux de travail.

  • Réviser    Quand l’exécution est terminée, son historique peut être examiné sur la page État du flux de travail. À partir de cette page, vous pouvez également créer des rapports statistiques sur les performances générales de ce flux de travail.

  • Modifier    Si le flux de travail ne fonctionne pas exactement comme vous le souhaitez, vous pouvez ouvrir le formulaire d’association d’origine que vous avez utilisé pour l’ajouter, et y apporter des modifications.

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Puis-je créer des flux de travail SharePoint personnalisés tout seul ?

Si vous avez besoin de plus de souplesse dans un flux de travail intégré, vous pouvez personnaliser davantage avec un outil tel que SharePoint Designer. Vous pouvez également créer votre propre flux de travail d’origine à partir de zéro.

Le concepteur de flux de travail vous aide à créer des règles qui associent des conditions et des actions à des éléments des listes et bibliothèques SharePoint, afin que les modifications des éléments des listes ou bibliothèques déclenchent des actions dans le flux de travail.

Par exemple, vous pouvez concevoir un flux de travail qui démarre un autre flux de travail Approbation, si le coût d’un élément dépasse un montant spécifique.

Vous pouvez également définir un flux de travail pour un ensemble de documents connexes. Par exemple, si votre flux de travail est associé à une bibliothèque de documents, ou si elle est filtrée selon le type de contenu de Document, un groupe d’actions d’ensemble de documents contextuelles s’affichent. Un ensemble de documents est une nouvelle fonctionnalité dans SharePoint Server 2010 qui permet à un groupe de documents considérés comme une seule unité, pour une action de flux de travail pour un ensemble de documents s’exécuter sur chacun des éléments dans cet ensemble de documents.

Pour plus d’informations, voir Introduction à la conception et la personnalisation de flux de travail.

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Étapes suivantes

Afficher un des articles suivants pour obtenir des instructions plus détaillées sur l’utilisation avec les types de flux de travail inclus :

Et si vous êtes intéressé effectuant des personnalisations supplémentaires à certaines de la base de types de flux de travail inclus — au-delà de ce que vous pouvez faire en utilisant le formulaire d’association, c'est-à-dire — ou si vous voulez créer votre propre flux de travail d’origine d’emblée, consultez l’article Introduction à la conception et la personnalisation de flux de travail.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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