À propos des flux de travail inclus dans SharePoint

À propos des flux de travail inclus dans SharePoint

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Flux de travail SharePoint est pré-programmés mini-applications rationalisent et d’automatisent un large éventail de processus métiers. Flux de travail peut varier de collecte des signatures, commentaires ou les autorisations pour un plan ou d’un document, à l’état actuel d’une procédure routine de suivi. Flux de travail SharePoint est conçues pour gagner du temps et et pour faire apparaître la cohérence et l’efficacité aux tâches que vous effectuez régulièrement.

Qu’est un flux de travail SharePoint ?

Vous savez déjà probablement ce qu’est un diagramme. Il s’agit d’une carte graphique d’un processus, comportant des instructions relatives à chaque étape.

Étapes d’un flux de travail

Un flux de travail SharePoint est un diagramme automatisé qui permet de réduire, les efforts et de limiter le caractère aléatoire des processus de travail standard.

Par exemple, observez l’illustration du processus d’approbation de documents. L’exécution de ce processus manuellement entraîne de nombreux contrôles et suivis, transferts de documents et envois de rappels — et ces tâches doivent être effectuées par vous ou un ou plusieurs de vos collègues. Cela signifie de nombreuses heures de travail supplémentaires et des interruptions constantes.

Mais lorsque vous utilisez le flux de travail d’approbation du Document SharePoint pour exécuter le processus de vérification toutes et suivi et pour rappeler et du transfert sont effectue automatiquement par le flux de travail. Si une personne est en retard dans l’exécution d’une tâche, ou si certaines autres crochet se présente, la plupart des flux de travail inclus générer une notification vous faire savoir à ce sujet. Ne pas partager dans le groupe comporte le fait de surveiller le processus, car un flux de travail SharePoint, le processus est toujours le fait surveillance lui-même.

De plus, l’exécution d’un flux de travail SharePoint est simple. Vous choisissez le type de flux de travail souhaité, indiquez les options qui conviennent à votre situation et vous laissez le flux de travail faire le reste. Bien entendu, vous pouvez à tout moment annuler ou mettre fin à un flux de travail.

Chacun des types de flux de travail inclus act comme un modèle. Ajouter une version du flux de travail pour une liste ou bibliothèque, ou pour une collection de sites entière à l’aide d’un formulaire d’initiation pour spécifier les options et les sélections que vous voulez pour cette version. Ces options et les sélections incluent qui le flux de travail affecte des tâches à, délais de tâche, le flux de travail peut être démarré et par qui, instructions pour être inclus dans les notifications de tâche et ainsi de suite.

Important :  Par défaut les flux de travail Approbation, Recueillir les commentaires et Collecte des signatures ne sont pas activés et ne sont pas répertoriés dans la zone de liste Sélectionnez un modèle de flux de travail du formulaire d’association. Pour les rendre visibles, un administrateur de site doit les activer au niveau de la collection de sites.

Il existe cinq types de flux de travail pré-programmés.

Coche Un flux de travail approbation envoie un document ou autre élément à certaines personnes pour leur approbation ou refus. Vous pouvez également utiliser un flux de travail approbation pour contrôler l’approbation de contenu dans une liste ou bibliothèque. Pour plus d’informations et pour obtenir des instructions détaillées, voir à propos des flux de travail approbation.

Flux de travail Recueillir les commentaires Un flux de travail recueillir les commentaires achemine un document ou un autre élément à certaines personnes pour leurs commentaires. Le flux de travail recueillir les commentaires regroupe tous les commentaires des participants pour le propriétaire du flux de travail et fournit un enregistrement du processus de révision. Pour plus d’informations et pour obtenir des instructions détaillées, voir à propos des flux de travail recueillir les commentaires.

Flux de travail Collecte des signatures Le flux de travail de collecte des Signatures envoie un document Microsoft Office à certaines personnes pour leur signature numérique. Notez que le flux de travail de collecte des Signatures fonctionne uniquement avec les documents Word, des classeurs Excel et des formulaires InfoPath. Pour plus d’informations et pour obtenir des instructions détaillées, voir à propos des flux de travail collecte des Signatures.

Flux de travail à trois états Le flux de travail à trois états est conçu pour suivre l’état d’un élément de liste à trois états (phases). Il peut être utilisé pour gérer les processus d’entreprise qui nécessitent le suivi de grands volumes de problèmes ou éléments — service clientèle problèmes, aux pistes commerciales ou aux tâches du projet, par exemple.

À chaque transaction entre les états, le flux de travail affecte une tâche à une personne et envoie une alerte par message électronique à propos de la tâche. Une fois la tâche terminée, le flux de travail met à jour l’état de l’élément et passe à l’étape suivante. Le flux de travail à trois états est conçu pour être utilisé avec les listes créées à partir du modèle Suivi de problème, mais il peut très bien être utilisé avec n’importe quel autre type de liste contenant une colonne de choix acceptant trois valeurs ou plus.

Pour plus d’informations et pour obtenir des instructions détaillées, voir utiliser un flux de travail à trois états.

Flux de travail Publication de l’approbation Un flux de travail approbation de publication est similaire à d’autres flux de travail SharePoint dans la mesure où il automatise l’acheminement du contenu à des experts en la matière et les parties prenantes pour révision et approbation. Le flux de travail approbation de publication uniques fait qu’il est conçu spécifiquement pour la publication de sites où la publication de pages web nouvelles et mises à jour est étroitement contrôlée. Dans ces types de sites, aucun nouveau contenu ne pouvant être publié jusqu'à ce qu’elle a été approuvée par chaque approbateur dans le flux de travail. Pour plus d’informations et pour obtenir des instructions étape par étape, voir utiliser un flux de travail approbation de publication.

Pour ajouter ou démarrer un flux de travail, vous devez disposer des autorisations appropriées sur la liste, la bibliothèque ou la collection de sites sur laquelle le flux de travail s’exécute :

  • Pour ajouter un flux de travail    Par défaut, vous devez avoir l’autorisation Gérer les listes pour Ajouter un flux de travail. (Le groupe propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; le groupe membres et du groupe visiteurs ne pas).

  • Pour démarrer un flux de travail    Également par défaut, vous devez l’autorisation de modifier les éléments pour Démarrer un flux de travail qui a déjà été ajouté. (Le groupe de membres et le groupe propriétaires attribuer l’autorisation de modifier les éléments par défaut ; n’est pas le cas du groupe visiteurs.)
    Propriétaires peuvent également configurer des flux de travail spécifique afin qu’elles peuvent être démarré uniquement par les membres du groupe propriétaires.

Le diagramme suivant fournit une vue globale des principales étapes nécessaires pour planifier, ajouter, exécuter, et modifier un flux de travail SharePoint. Des sections individuelles sur chaque étape sont fournies après.

Processus de flux de travail

  • Planifier    Assurez-vous de connaître les options que vous voulez utiliser et les informations qui doivent être disponibles quand vous utilisez le formulaire d’initiation pour ajouter votre version du flux de travail.

  • Ajouter    Remplissez le formulaire d’initiation pour ajouter votre version du flux de travail à une liste, une bibliothèque, ou une collection de sites.

  • Démarrer    Démarrez un nouveau flux de travail, manuellement ou automatiquement, sur un document ou un élément d’une liste ou d’une bibliothèque. (Si vous le démarrez manuellement, vous pourrez modifier les paramètres du formulaire d’association du flux de travail sur un formulaire d’initiation simplifié.) Quand le flux de travail démarre, il crée des tâches, envoie des messages de notification, et commence le suivi des actions et des événements.

  • Surveiller    Pendant l’exécution du flux de travail, vous pouvez afficher la page État du flux de travail pour voir les tâches terminées et les actions qui se sont produites. Si nécessaire, vous pouvez modifier les tâches actuelles et futures, ou même annuler ou mettre fin à cette exécution du flux de travail.

  • Réviser    Quand l’exécution est terminée, son historique peut être examiné sur la page État du flux de travail. À partir de cette page, vous pouvez également créer des rapports statistiques sur les performances générales de ce flux de travail.

  • Modifier    Si le flux de travail ne fonctionne pas exactement comme vous le souhaitez, vous pouvez ouvrir le formulaire d’association d’origine que vous avez utilisé pour l’ajouter, et y apporter des modifications.

Si vous avez besoin de davantage de flexibilité avec un flux de travail intégré, vous pouvez le personnaliser avec un outil tel que SharePoint Designer 2013. Vous pouvez également créer des flux de travail de toutes pièces.

Le concepteur de flux de travail vous aide à créer des règles qui associent des conditions et des actions à des éléments des listes et bibliothèques SharePoint, afin que les modifications des éléments des listes ou bibliothèques déclenchent des actions dans le flux de travail.

Par exemple, vous pouvez concevoir un flux de travail qui démarre un autre flux de travail Approbation, si le coût d’un élément dépasse un montant spécifique.

Vous pouvez également définir un flux de travail pour un ensemble de documents associés. Par exemple, si votre flux de travail est associé à une bibliothèque de documents ou s’il est filtré selon le type de contenu Document, un groupe d’actions contextuelles Ensemble de documents s’affiche. Un Ensemble de documents autorise le traitement d’un groupe de documents comme une seule unité (une action de flux de travail pour un Ensemble de documents s’exécutera sur chaque élément de cet Ensemble de documents).

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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