À propos des flux de travail d’approbation

À propos des flux de travail d’approbation

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

les flux de travail SharePoint peuvent vous aider à automatiser vos processus métiers, ce qui les rend plus cohérents et plus efficaces. Le flux de travail approbation vous permet de router des documents et d'autres éléments stockés dans SharePoint vers une ou plusieurs personnes pour approbation.

Pour plus d’informations, voir À propos des flux de travail inclus dans SharePoint.

Important : Par défaut, le flux de travail approbation n'est pas activé et n'est pas répertorié dans la zone de liste Sélectionnez un modèle de flux de travail du formulaire d'association. Pour pouvoir l'utiliser, un administrateur de site doit les activer au niveau de la collection de sites. Accéder aux paramètres du site _GT_ des fonctionnalités de la collection de sites _GT_ activer la fonctionnalité flux de travail. De plus, SharePoint 2013 fournit ces modèles de flux de travail basés sur le mode de compatibilité SharePoint 2010. Pour créer un flux de travail basé sur SharePoint 2013 avec une logique similaire, utilisez SharePoint Designer 2013.

Si vous avez seulement besoin d’effectuer une tâche de flux de travail Approbation    Faites défiler la fenêtre jusqu’au segment EXÉCUTER et développez-le. Vous n’avez pas besoin du reste pour le moment.

Comparaison d’un processus manuel et d’un flux de travail automatisé

Les flux de travail SharePoint sont :

  • Efficaces et cohérents    Un flux de travail Approbation route automatiquement le document ou tout autre élément, affecte des tâches de révision et suit leur avancement, et envoie des rappels et des notifications lorsque cela est nécessaire. L’activité dans un flux de travail peut être surveillée et rectifiée à partir d’une page d’état centralisée, et l’historique des événements d’un flux de travail est conservé pendant 60 jours après la fin d’un flux de travail.

  • Moins de travail pour vous    Un flux de travail Approbation fait gagner du temps et limite les problèmes tout en rationalisant et en standardisant votre processus d’approbation.

Voici un diagramme d’une version simple du flux de travail Approbation.

Diagramme d’un flux de travail Approbation simple

Les informations de cet article sont présentées sous la forme de dix segments qui peuvent être développés.

Cliquez ici pour obtenir des conseils sur la meilleure façon d’utiliser cet article

Si vous avez seulement besoin d’effectuer une tâche de flux de travail Approbation    Faites défiler la fenêtre jusqu’au segment EXÉCUTER et développez-le. Vous n’avez pas besoin du reste pour le moment.

Si vous voulez ajouter, démarrer, surveiller et tenir à jour des flux de travail    Si vous ne connaissez pas déjà ces tâches, vous trouverez peut-être utile de travailler dans cet article, segment par segment, la première fois que vous créez et ajoutez un flux de travail. Une fois que vous êtes familiarisé avec les informations et la mise en page des articles, vous pourrez accéder directement au segment dont vous avez besoin sur les visites de retour.

Approbation de contenu et approbation de publication    Vous disposez de listes ou de bibliothèques dans lesquelles de nouveaux éléments et/ou de nouvelles versions d’éléments doivent être révisés pour vérifier l’exactitude du contenu ou l’adéquation de la forme et du style, avant qu’ils soient visibles à toutes les personnes ayant accès à cette liste. Ce type de processus de révision est appelé approbation de contenu, et vous utilisez un flux de travail Approbation pour contrôler l’approbation du contenu d’une liste ou d’une bibliothèque. (Il existe également un flux de travail Approbation de publication très similaire, créé tout spécialement pour être utilisé dans les sites SharePoint qui publient des pages web sur Internet.)

Impression de cet article    Cet article est long. Si vous souhaitez imprimer uniquement certains segments, vérifiez que seuls ces segments sont développés avant d’imprimer. (De plus, si vous souhaitez inclure tous les graphiques dans votre copie imprimée, choisissez l’orientation Paysage et non l’orientation Portrait.)

À propos de la recherche    Avant de rechercher du texte ou des expressions dans cet article, assurez-vous que tous les segments que vous souhaitez inclure dans votre recherche sont développés.

Un flux de travail Approbation est une fonctionnalité SharePoint qui route un document ou d’autres éléments stockés dans une liste ou une bibliothèque SharePoint, vers une ou plusieurs personnes pour approbation ou refus. Ce flux de travail automatise, rationalise et standardise l’intégralité du processus.

Diagramme d’un flux de travail Approbation simple

Le flux de travail Approbation standard inclus avec les produits SharePoint fonctionne comme un modèle. À l’aide de ce modèle, vous pouvez ajouter plusieurs flux de travail Approbation à vos sites. Chaque flux de travail que vous ajoutez est une version unique du flux de travail Approbation standard, personnalisé en fonction des paramètres que vous définissez quand vous l’ajoutez.

Sections de ce segment

  1. Que peut faire un flux de travail Approbation pour moi ?

  2. Que ne peut pas faire un flux de travail Approbation ?

  3. Qui peut utiliser ce type de flux de travail ?

  4. Qui planifie, ajoute, exécute et tient à jour ce type de flux de travail ?

1. Que peut faire un flux de travail Approbation pour moi ?

  • Quand vous ajoutez un flux de travail Approbation pour la première fois à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, vous indiquez combien de participants à inclure, et si leurs tâches sont affectées l’une après l’autre (en série) ou toutes en même temps (en parallèle). Vous pouvez également décider de diviser les tâches des participants en plusieurs étapes séparées, et spécifier une date d’échéance finale et/ou la durée autorisée pour chaque tâche à effectuer. Chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement sur un élément, vous pouvez modifier ces paramètres.

  • Le flux de travail affecte une tâche à chaque participant spécifié. Chaque participant choisit parmi plusieurs réponses possibles : approuver ou refuser l’élément, demander une modification de l’élément, réaffecter la tâche ou annuler ou supprimer la tâche.

  • Pendant l’exécution du flux de travail, vous pouvez suivre l’avancement et apporter des modifications (si nécessaire) à partir d’une page unique centralisée État du flux de travail.

  • Pendant 60 jours après la fin du flux de travail, la liste de tous les événements qui se sont produits pendant son exécution (ou instance) est disponible sur la page État du flux de travail, pour référence.

Vous pouvez également utiliser un flux de travail approbation pour gérer un processus d'approbation de contenu pour une liste ou une bibliothèque. Pour plus d'informations, voir le segment contrôler de cet article.

2. Que ne peut pas faire un flux de travail Approbation ?

Les participants d’un flux de travail Approbation ne sont pas autorisés à apporter des modifications à l’élément en cours de révision. Ils peuvent demander à ce que des modifications soient apportées à l’élément au cours de l’instance du flux de travail. Si vous voulez ajouter un flux de travail dans lequel les participants insèrent des commentaires et suivent les modifications de l’élément, voir l’article À propos des flux de travail Recueillir les commentaires, dans la section Voir aussi.

De plus, les flux de travail d'approbation ne sont pas conçus pour collecter des signatures. Si vous voulez utiliser un flux de travail pour collecter des signatures dans un document Microsoft Word, un classeur Microsoft Excel ou un formulaire Microsoft InfoPath, consultez l'article «à propos des flux de travail collecte des signatures», dans la section Voir aussi.

Haut du segment

3. Qui peut utiliser ce type de flux de travail ?

Pour ajouter un flux de travail    Par défaut, vous devez disposer de l'autorisation gérer les listes pour Ajouter un flux de travail. (Le groupe propriétaires possède l'autorisation gérer les listes par défaut; les groupes membres et visiteurs ne le sont pas.)

Pour démarrer un flux de travail    Par défaut, vous devez également disposer de l'autorisation Modifier des éléments pour Démarrer un flux de travail qui a déjà été ajouté. (Le groupe membres et le groupe propriétaires disposent tous deux de l'autorisation Modifier des éléments par défaut; le groupe visiteurs ne les utilise pas.)

Les Propriétaires peuvent choisir de configurer des flux de travail spécifiques qui ne peuvent être démarrés que par les membres du groupe Propriétaires. (Pour ce faire, activez la case à cocher Les autorisations Gérer les listes sont requises pour démarrer le flux de travail, sur la première page du formulaire associée.)

Haut du segment

4. Qui planifie, ajoute, exécute et tient à jour ce type de flux de travail ?

Voici les étapes standard :

  • AVANT l'exécution du flux de travail (planifier, ajouter, démarrer)   
    Avant d'ajouter un flux de travail, vous planifiez l'endroit où vous voulez l'ajouter (pour une liste ou une bibliothèque, ou pour l'ensemble de la collection de sites) et les détails sur la façon dont il fonctionne. Une fois le flux de travail ajouté et configuré, toute personne disposant des autorisations nécessaires peut démarrer le flux de travail sur un élément spécifique. Le flux de travail peut également être configuré pour s'exécuter automatiquement. Les exécutions automatiques peuvent être activées en fonction de l'un ou l'autre des deux événements de déclenchement: lorsqu'un élément est ajouté à une liste ou une bibliothèque, ou lorsqu'un élément est modifié dans une liste ou une bibliothèque, ou quand un élément est modifié dans une liste ou une bibliothèque.

  • PENDANT l'exécution du flux de travail (exécuter, surveiller, ajuster)   
    Pendant l'exécution du flux de travail, les participants individuels effectuent les tâches qui leur sont affectées. Les rappels automatiques sont envoyés aux participants qui ne respectent pas les échéances des tâches. Pendant ce temps, il est possible de surveiller la progression du flux de travail à partir d'une page de statut de flux de travail centrale pour cette instance spécifique du flux de travail. Les ajustements du flux de travail lors de son exécution peuvent être effectués à partir de cette page. et, si nécessaire, vous pouvez annuler ou arrêter le flux de travail à partir de cet emplacement.

  • APRÈS l'exécution du flux de travail (réviser, rapport, modifier)   
    Une fois le flux de travail terminé, l'intégralité de l'historique de cette exécution (ou instance) peut être consulté jusqu'à 60 jours sur la page État du flux de travail. À partir de la même page, des rapports statistiques sur les performances de cette version du flux de travail peuvent être créés. Enfin, si vous souhaitez modifier un élément sur la façon dont fonctionne le flux de travail, vous pouvez ouvrir et modifier le formulaire d'association que vous avez complété lors de la première fois que vous avez ajouté le flux de travail.

Le graphique suivant montre ces étapes du point de vue de la personne qui ajoute un nouveau flux de travail.

Processus de flux de travail

Dans ce segment, nous allons identifier les décisions que vous devez prendre et les informations dont vous devez disposer avant d’ajouter une version du flux de travail Approbation.

Si vous savez déjà comment ajouter ce type de flux de travail et n’avez besoin que d’un rappel des étapes spécifiques, reportez-vous directement au segment AJOUTER approprié (Liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Sections de ce segment

  1. Modèles et versions

  2. Présentation du formulaire d’association

  3. Douze questions à se poser

1. Modèles et versions

Les flux de travail inclus dans les produits SharePoint fonctionnent comme des modèles principaux sur lesquels sont basés les flux de travail individuels que vous ajoutez à vos listes, bibliothèques et collection de sites.

Chaque fois que vous ajoutez un flux de travail approbation, par exemple, vous ajoutez en fait une version du modèle de flux de travail approbation générale. Attribuez à chaque version son propre nom et ses propres paramètres que vous spécifiez dans le formulaire d'association quand vous ajoutez cette version particulière. De cette façon, vous pouvez ajouter plusieurs flux de travail, toutes les versions en fonction du modèle maître du flux de travail d'approbation, mais chacune des versions nommées et personnalisées en fonction de la façon dont vous les utiliserez. Les versions nommées peuvent également être appelées instancesde flux de travail.

Haut du segment

2. Présentation du formulaire d’association

Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle version de flux de travail basée sur l'un des modèles de flux de travail inclus, vous remplissez un formulaire d'association pour spécifier la façon dont vous voulez que votre nouvelle instance fonctionne.

Dans la section suivante, vous trouverez une liste de questions qui vous préparera au remplissage du formulaire d’association. Tout d’abord, examinez le formulaire et les champs qu’il contient.

Première page du formulaire d’association

Initiation du formulaire

Deuxième page du formulaire d’association

Formulaire pour la saisie d’informations spécifiques à l’exécution

Les champs dans la zone rouge de cette deuxième page s’affichent également sur le formulaire d’initiation, qui est présenté chaque fois que le flux de travail est démarré manuellement, et qui peut être modifié à cet emplacement pour cette exécution.

Haut du segment

3. Douze questions à se poser

Dès que vous avez répondu à toutes les questions de cette section, vous êtes prêt à ajouter votre flux de travail.

  1. Est-ce qu’il s’agit du type de flux de travail adéquat ?

  2. Une liste ou bibliothèque, ou l’intégralité de la collection de sites ? et un type de contenu ou tous les types de contenu ?

  3. Quel nom choisir ?

  4. Listes des tâches et historiques : existant ou nouveau ?

  5. Comment (et par qui) ce flux de travail peut-il être démarré ?

  6. Les types de contenu qui héritent de ce flux de travail font-ils également partie de ce flux de travail ?

  7. Participants : qui et dans quel ordre ?

  8. De quelles informations supplémentaires les participants ont-ils besoin ?

  9. Échéance des tâches

  10. Quand est-ce que ce flux de travail prend fin ?

  11. Qui doit être averti ?

  12. Ce flux de travail contrôle-t-il l’approbation du contenu ?

01. Est-ce qu’il s’agit du type de flux de travail adéquat ?

Il existe plusieurs modèles de flux de travail dont le nom contient le mot «approbation». Cet article concerne le modèle de flux de travail qui s'affiche dans le menu approbation – SharePoint 2010. Si vous n'êtes pas certain que ce type de flux de travail constitue le meilleur choix pour vous, reportez-vous au segment apprendre de cet article. Pour plus d'informations sur les autres modèles de flux de travail disponibles, consultez l'article à propos des flux de travail inclus dans SharePointdans la section Voir aussi.

Haut du segment

02. Une liste ou bibliothèque, ou l’intégralité de la collection de sites ? (et) un type de contenu ou tous les types de contenu ?

Vous pouvez rendre votre nouvelle version du flux de travail approbation disponible dans une seule liste ou bibliothèque, ou vous pouvez la rendre disponible dans l'ensemble de la collection de sites.

  • Si vous ajoutez le flux de travail à une seule liste ou bibliothèque, vous pouvez le configurer pour s’exécuter sur tous les types de contenu ou sur un seul type de contenu.

  • Si vous ajoutez le flux de travail pour l’intégralité de la collection de sites, vous devez le configurer pour une exécution sur un seul type de contenu de site.

Carte d’une collection de sites avec 3 façons d’ajouter un flux de travail expliquées

Qu’est-ce qu’un type de contenu ?

Chaque document ou autre élément stocké dans une liste ou une bibliothèque SharePoint appartient à un ou un autre type de contenu. Un type de contenu peut être défini comme de base et générique comme document ou feuille de calcul Excel, ou comme un contrat juridique ou de conception de produitextrêmement spécialisé. Certains types de contenu sont disponibles dans les produits SharePoint par défaut, mais vous pouvez les personnaliser et ajouter des personnes que vous créez vous-même. Pour plus d'informations, voir créer ou personnaliser un type de contenu de site et Ajouter un type de contenu à une liste ou une bibliothèque.

Haut du segment

03. Quel nom choisir ?

Attribuez à votre version de flux de travail un nom qui :

  • Indique clairement son objectif.

  • Le distingue clairement d’autres flux de travail.

Par exemple

Vous êtes membre d’un groupe d’éditeurs. Votre groupe souhaite utiliser deux flux de travail Approbation pour gérer l’envoi de documents des collaborateurs externes :

  • Vous exécutez le premier flux de travail sur chaque document envoyé pour décider s’il doit être accepté pour le processus d’édition.

  • Après avoir accepté et modifié un document envoyé, vous exécutez le second flux de travail sur le brouillon modifié pour décider s’il doit être accepté comme final.

Vous pouvez nommer le premier flux de travail approbation de soumission et l'approbation finale brouillon.

Conseil : Nous vous conseillons, comme toujours, d’établir des conventions d’attribution de nom cohérentes, et de les faire connaître à toutes les personnes impliquées dans vos flux de travail.

Haut du segment

04. Listes des tâches et historiques : existant ou nouveau ?

Vous pouvez faire en sorte que votre flux de travail utilise la liste des tâches et l'historique par défaut du site, utiliser d' autres listes de tâches et d'historiques, ou demander de nouvelles listes uniquement pour ce flux de travail.

  • Si votre site comporte de nombreux flux de travail, ou si certains flux de travail comportent de nombreuses tâches, il est préférable de demander de nouvelles listes pour chaque flux de travail. (La gestion de listes trop longues peut ralentir les performances. Il est plus rapide et facile pour le système de tenir à jour plusieurs listes courtes plutôt qu’une liste très longue.)

  • Si les tâches et l’historique pour ce flux de travail contiennent des données critiques ou confidentielles que vous souhaitez séparer de la liste des tâches générale, il faut indiquer l’utilisation de nouvelles listes séparées pour ce flux de travail. (Après avoir ajouté le flux de travail, définissez les autorisations adéquates pour ces nouvelles listes.

Haut du segment

05. Comment (et par qui) ce flux de travail peut-il être démarré ?

Un flux de travail peut être configuré pour être démarré manuellement, automatiquement ou de l’une ou l’autre façon :

  • Lorsque vous démarrez manuellement un flux de travail approbation sur un document ou un élément spécifique, un autre formulaire, le formulaire d'initiation, est présenté. Le formulaire d'initiation contient la plupart des paramètres de la deuxième page du formulaire d' Association . Ainsi, si la personne qui démarre le flux de travail souhaite modifier l'un de ces paramètres (pour l'instance actuelle uniquement), elle peut le faire avant de cliquer sur Démarrer. Accéder au menu contextuel de l'élément de liste > > des flux de travail > sélectionnez le flux de travail pour le démarrer manuellement.

  • Avec un démarrage automatique, il n’est pas possible de présenter le formulaire d’initiation, les paramètres par défaut spécifiés dans le formulaire d’association sont utilisés sans pouvoir être modifiés.

L’illustration suivante montre la différence entre les démarrages manuels et automatiques.

Comparaison des formulaires pour un démarrage manuel et un démarrage automatique

Les modifications que vous apportez dans le formulaire d’initiation sont appliquées uniquement pendant l’instance actuelle du flux de travail. Pour changer les paramètres permanents, par défaut du flux de travail, vous modifiez le formulaire d’association d’origine, comme expliqué dans le segment MODIFIER de cet article.

Démarrages manuels

Si vous autorisez les démarrages manuels, toute personne, qui dispose des autorisations requises, peut démarrer le flux de travail à tout moment sur les éléments éligibles.

L’avantage d’un démarrage manuel est que vous et vos collègues pouvez démarrer le flux de travail uniquement quand et si vous le décidez, et que chaque fois que vous l’exécutez vous avez la possibilité de modifier certains paramètres à l’aide du formulaire d’initiation.

Exemple rapide    Si vous souhaitez exécuter votre flux de travail uniquement sur les éléments qui sont créés par un writer à partir de l'extérieur de votre équipe, il suffit de le faire pour les empêcher de s'exécuter automatiquement sur les éléments que vous avez créés par vous et vos collègues. (Une autre solution: tenir à jour une liste ou une bibliothèque pour les éléments des auteurs de votre équipe, et une liste ou une bibliothèque distincte pour les éléments de tous les autres auteurs. De cette manière, vous pouvez exécuter le flux de travail automatiquement, mais uniquement dans la liste des auteurs extérieurs. Autre solution: ajoutez une condition si et sélectionnez créé par pour la personne spécifique. Pour plus d'informations, consultez l'aide-mémoire sur les conditions de flux de travail .)

Le principal inconvénient des démarrages manuels est qu’il ne faut pas oublier d’exécuter le flux de travail lorsque cela est nécessaire.

Démarrages automatiques

Vous pouvez définir le flux de travail pour qu’il démarre automatiquement suite à l’un des événements suivants :

  • Une personne essaie de publier une version principale d’un élément.

  • Un nouvel élément est créé ou téléchargé dans la liste ou la bibliothèque.

  • Un élément déjà stocké dans la liste ou la bibliothèque est modifié.

L’avantage d’un démarrage automatique est que personne ne doit se souvenir de démarrer le flux de travail. Il s’exécute chaque fois que l’événement déclencheur se produit.

Un exemple rapide    Vous êtes responsable de l’exactitude et de l’adéquation des éléments d’une liste, vous pouvez ajouter un flux de travail Approbation à cette liste et vous ajouter comme unique participant. Vous pouvez configurer le flux de travail pour un démarrage automatique chaque fois qu’un élément de la liste est modifié ou qu’un élément est ajouté. De cette façon, vous êtes toujours à jour.

Deux inconvénients des démarrages automatiques :

  • Vous ne pouvez pas empêcher l’exécution du flux de travail une fois que l’événement déclencheur s’est produit.

  • Vous ne pouvez pas modifier les paramètres au début de chaque instance individuelle.

Pour plus d’informations sur l’exécution d’un flux de travail Approbation automatiquement quand une personne essaie de publier une version principale d’un élément, voir le segment CONTRÔLER de cet article.

Haut du segment

06. Les types de contenu qui héritent de ce flux de travail font-ils également partie de ce flux de travail ?

Quand vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu pour l’ensemble de la collection de sites, vous pouvez ajouter également le flux de travail à tous les autres types de contenu de la collection de sites qui héritent du type de contenu que vous ajoutez au flux de travail.

Notes

  • L’opération qui consiste à ajouter le type de contenu à tous les autres types de contenu peut prendre beaucoup de temps.

  • Si l’héritage a été interrompu pour un site ou sous-site dans lequel vous souhaitez ajouter ce flux de travail aux types de contenu qui en héritent, vous devez être membre du groupe Propriétaires de chacun de ces sites ou sous-sites avant d’exécuter cette opération.

Haut du segment

07. Participants : qui et dans quel ordre ?

Vous devez indiquer le nom et l’adresse de messagerie de chaque personne à qui des tâches de révision seront affectées.

Une étape ou plusieurs étapes ?    Vous pouvez choisir d’avoir une étape de tâches de révision ou plusieurs. Si vous en utilisez plusieurs, ces étapes sont effectuées les unes après les autres.

Révisions en parallèle ou en série ?    Vous pouvez choisir d’affecter aux participants d’une étape leurs tâches de révision toutes en même temps (en parallèle), ou l’une après l’autre (en série) dans l’ordre que vous indiquez. L’option en série peut être utile si, par exemple, vous configurez le flux de travail pour se terminer après le premier refus — ou si vous voulez que les participants soient en mesure de voir les commentaires d’autres participants dans le cadre de leur révision.

Par exemple

Ce scénario simple montre certains des avantages liés l’utilisation de plusieurs étapes et des révisions en série :

Frank ajoute un nouveau flux de travail Approbation. Il veut que ses collègues Anna et Sean révisent chaque élément en premier, puis les réviser lui-même. Il souhaite également que le flux de travail se termine avant sa propre révision si Anna ou Sean refuse l’élément. Frank peut définir tout cela de deux façons :

  • En utilisant un avis en série    Frank configure un réviseur série d'un seul étage, dans lequel Sylvie et Jean sont les deux premiers participants et qu'il s'agit du troisième. et il sélectionne l'option fin le premier refus.
    Dans cet arrangement, Anna doit approuver l'élément avant que la tâche de Jean soit affectée, puis Jean doit approuver l'élément avant l'affectation de la tâche à Michel. Si Anna rejette l'élément, ni Jean ni Frank ne se voient attribuer une tâche; en revanche, si Anna est l'une des constantes qui sont rejetées, le flux de travail se termine alors que la tâche de vérification de Frank est toujours affectée.
    Voici comment Frank configure son révision en série d'un seul étage.
    Formulaire avec le paramètre pour l’étape en série surligné
    Option Terminer dès le premier refus sélectionnée

  • En utilisant deux étapes    Si Frank souhaite que ses révisions soient affectées en même temps à Anne et à Jean, de manière à ce qu'il ne soit pas nécessaire d'attendre la fin de l'action d'Anna avant de commencer, il peut configurer deux étapes dans le flux de travail: la première étape parallèle pour les avis de Anne et de Jean. et le deuxième étape distincte pour sa propre critique. Là encore, il sélectionne l'option fin le premier refus. La deuxième étape ne commence pas tant que la première étape n'est pas terminée. là encore, si vous refusez l'élément, Anna ou Jean, la tâche de vérification de Frank ne sera jamais affectée.
    Pour ce faire, Victor configure sa réévaluation parallèle à deux étapes.
    Formulaire avec le paramètre pour l’étape en parallèle surligné
    Option Terminer dès le premier refus sélectionnée

Voici des diagrammes pour ces deux solutions.

Flux de travail en série et flux de travail à deux étapes côte à côte

Participants externes    Il existe un processus spécial pour inclure des participants qui ne sont pas membres de votre organisation SharePoint. Dans ce processus, un membre du site joue le rôle de proxy pour le participant externe.

Voici un diagramme de ce processus :

Diagramme de processus pour inclure un participant externe

Affecter une tâche à l’intégralité d’un groupe ou une tâche à chaque membre du groupe ?    Si vous utilisez une adresse de groupe ou une liste de distribution dans les participants de votre flux de travail, le flux de travail peut affecter une tâche à chaque membre du groupe, ou affecter uniquement une tâche à l’intégralité du groupe (mais envoyer une notification de cette tâche unique à chaque membre). Quand une seule tâche est affectée à l’intégralité du groupe, n’importe quel membre du groupe peut réclamer et exécuter cette tâche. (Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment EXÉCUTER de cet article.)

Haut du segment

08. De quelles informations supplémentaires les participants ont-ils besoin ?

Le formulaire d’association contient un champ texte dans lequel vous pouvez fournir des instructions, des détails sur la configuration requise, des ressources, etc.

Deux éléments à inclure :

  • Les coordonnées, au cas où les participants rencontrent des problèmes ou qu’ils ont des questions.

  • Si votre flux de travail affecte une seule tâche à chaque groupe ou liste de distribution, signalez ici qu’un seul membre d’un tel groupe doit réclamer la tâche avant de l’exécuter. De cette façon, les autres membres du groupe ne perdent pas de temps à commencer la tâche. Vous trouverez des détails sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment EXÉCUTER de cet article

Haut du segment

09. Échéance des tâches

Vous pouvez indiquer quand les tâches du flux de travail arrivent à échéance de l’une et/ou l’autre des façons suivantes :

Par date calendaire    Vous pouvez spécifier une date calendaire à laquelle toutes les tâches arrivent à échéance.

  • Si vous configurez votre flux de travail pour un démarrage automatique, n’utilisez pas cette option. En effet, la valeur de date que vous spécifiez ne sera pas automatiquement ajustée par rapport à la date actuelle chaque fois que le flux de travail démarre automatiquement.

Par durée de tâche    Vous pouvez spécifier un nombre de jours, de semaines ou de mois pendant lesquels la tâche peut être exécutée, et dont le décompte commence quand la tâche est affectée.

  • Une date calendaire d’échéance remplace une durée de tâche spécifiée. Par exemple : si la date du jour est le 10 juin, et qu’une tâche m’est affectée aujourd’hui qui a une durée de trois jours, mais que cette tâche a également une date d’échéance calendaire au 11 juin, l’échéance de la tâche est le 11 juin (date d’échéance calendaire) et non le 13 juin (fin de la durée de trois jours).

Haut du segment

10. Quand est-ce que ce flux de travail prend fin ?

Pour ne pas perdre de temps sur des révisions inutiles, vous pouvez choisir de mettre fin immédiatement au flux de travail (avant la date spécifiée ou la date d’échéance calculée) quand l’un des deux événements suivants se produit :

  • Un participant refuse l’élément.

  • L’élément est modifié d’une façon ou d’une autre.

Remarque :  Un flux de travail ne peut pas commencer sur un élément extrait. Une fois le flux de travail démarré, l’élément pour révision peut être extrait pour le protéger contre des modifications. (Mais tant que cet élément n’est pas archivé, aucun flux de travail ne peut commencer dessus.)

Haut du segment

11. Qui doit être averti ?

Dans le champ CC, sur la deuxième page du formulaire d’association, vous pouvez entrer les noms ou les adresses des personnes qui doivent être averties du démarrage ou de la fin de ce flux de travail.

  • La saisie d’un nom dans cette zone n’affecte pas une tâche de flux de travail à cette personne.

  • Quand le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de début et de fin sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

  • Quand le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a ajouté reçoit les notifications de début et de fin sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

Haut du segment

12. Ce flux de travail contrôle-t-il l’approbation du contenu ?

Vous disposez de listes ou de bibliothèques dans lesquelles de nouveaux éléments et/ou de nouvelles versions d’éléments doivent être révisés pour vérifier l’exactitude du contenu ou l’adéquation de la forme et du style, avant qu’ils soient visibles à toutes les personnes ayant accès à cette liste. Ce type de processus de révision est appelé approbation de contenu.

Dans les produits SharePoint, vous pouvez utiliser un flux de travail Approbation pour simplifier et rendre plus efficace le processus d’approbation de contenu. Pour plus d’informations, voir le segment Contrôler l’approbation de contenu dans cet article.

Et ensuite ?

Si vous êtes prêt à ajouter votre nouveau flux de travail Approbation à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, reportez-vous directement au segment AJOUTER approprié (Liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Vous disposez de listes et de bibliothèques dans lesquelles de nouveaux éléments et/ou de nouvelles versions d’éléments doivent être révisés pour vérifier l’exactitude du contenu ou l’adéquation de la forme et du style, avant qu’ils soient visibles à toutes les personnes ayant accès à cette liste. Ce type de processus de révision est appelé approbation de contenu.

Dans les produits SharePoint, vous pouvez contrôler l’approbation du contenu manuellement, sans flux de travail ; mais un flux de travail Approbation SharePoint peut rendre le processus encore plus facile et efficace.

Si vous ne connaissez pas déjà les fonctionnalités de contrôle de version et d’approbation de contenu intégrées aux produits SharePoint, nous vous recommandons de commencer par consulter les articles suivants :

Un flux de travail Approbation peut contrôler le processus d’approbation de contenu de deux façons, chaque méthode est associée à un contrôle du formulaire d’association que vous remplissez quand vous ajoutez le flux de travail pour la première fois. Vous pouvez utiliser votre flux de travail pour l’une et/ou l’autre méthode.

Contrôler la publication des versions principales

Dans la zone Options de démarrage sur la première page du formulaire d’association, se trouve l’option Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d’une version principale de cet élément. Quelques éléments à savoir :

  • Cette option est disponible uniquement pour un flux de travail Approbation qui s’exécute sur tous les types de contenu dans une liste ou une bibliothèque, et non pour un flux de travail qui s’exécute sur les éléments d’un seul type de contenu.

  • Pour que cette option soit disponible, l’approbation de contenu doit être activée pour la liste ou la bibliothèque sur la page Paramètres de contrôle de version, et l’option Créer des versions principales et secondaires (brouillon) doit être sélectionnée sur cette même page.

  • Si vous sélectionnez cette option, les deux options qui suivent deviennent indisponibles : Démarrer le flux de travail lorsqu’un nouvel élément est créé et Démarrer le flux de travail lorsqu’un élément est modifié.

  • Si vous sélectionnez cette option, votre flux de travail s’exécutera automatiquement sur un élément seulement quand une personne essaie de publier une version principale de cet élément.

  • Au sein d’une liste ou d’une bibliothèque, il ne peut exister qu’un seul flux de travail Approbation utilisé pour l’approbation de la publication de versions principales. Si vous essayez de désigner un second flux de travail dans la même liste ou bibliothèque pour cette fonction, vous devrez choisir l’un ou l’autre.

Contrôle non basé sur les versions

Dans la zone Activer l’approbation de contenu de la seconde page du formulaire d’association, se trouve l’option Mettre à jour le statut d’approbation lorsque le flux de travail est terminé (ce flux de travail vous permet de contrôler l’approbation de contenu).

Cette option est disponible dans le formulaire que l’approbation de contenu soit ou non requise dans la liste ou la bibliothèque. La valeur du champ Approbation pour l’élément est mise à jour en fonction du résultat du flux de travail.

En utilisant cette option, vous pouvez :

  • Toujours exécuter le flux de travail manuellement, ou

  • Sélectionner une ou plusieurs options de démarrage automatique dans la première page du formulaire d’association, ou

  • Autoriser à la fois les démarrages manuels et automatiques

Contrôle de contenu pour les sites de publication web

Le contrôle de contenu est une procédure spécialisée dans les sites qui publient des pages sur le web. Par conséquent, il existe un flux de travail Approbation de publication spécialisé à utiliser dans les sites de publication, ainsi qu’un modèle de site (nommé Site de publication avec flux de travail) qui contient une version de ce flux de travail déjà personnalisé destiné à la publication web.

Et ensuite ?

Si vous êtes prêt à ajouter votre nouveau flux de travail Approbation à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, reportez-vous directement au segment AJOUTER approprié (Liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Si vous ne savez pas comment ajouter des flux de travail, prenez connaissance du segment PLUS D’INFORMATIONS et du segment PLANIFIER de cet article avant d’exécuter les étapes de ce segment.

Sections de ce segment

  1. Avant de commencer

  2. Ajouter le flux de travail

1. Avant de commencer

Deux éléments à contrôler avant d’ajouter un flux de travail :

Adresse de messagerie    Pour que le flux de travail envoie des notifications et des rappels par courrier électronique, le courrier électronique doit être activé pour votre site SharePoint. Si vous ne savez pas si cela a déjà été fait, contactez votre administrateur SharePoint. Voir aussi étape par étape: configurer le paramètre de courrier électronique sortant pour SharePoint 2013.

Autorisations    Les paramètres SharePoint par défaut nécessitent que vous disposiez de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour les listes, les bibliothèques et les collections de sites. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; le groupe Membres et le groupe Visiteurs ne disposent pas de cette autorisation.) Pour plus d’informations sur les autorisations, voir le segment PLUS D’INFORMATIONS de cet article.

Haut du segment

2. Ajouter le flux de travail

Procédez comme suit :

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque à laquelle vous souhaitez ajouter un flux de travail.

  2. Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque.

    Remarque : Le nom de l’onglet peut varier avec le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, l’onglet se nomme Calendrier.

  3. Dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

  4. Dans la page des paramètres du flux de travail, sous Afficher les associations de flux de travail de ce type, spécifiez si vous voulez que le flux de travail s’exécute dans le document, la liste ou un dossier, puis cliquez sur Ajouter un flux de travail.

  5. Remplissez la première page du formulaire d'association.
    (Les instructions suivent l'illustration.)

    Informations fondamentales sur l’ajout d’un flux de travail avec les sections numérotées

    Légende numéro un

    Type de contenu

    Légende numéro deux

    Modèle

    Sélectionnez le modèle approbation – SharePoint 2010.

    Remarque : Si le modèle approbation – SharePoint 2010 n'apparaît pas dans la liste, contactez votre administrateur SharePoint pour savoir comment l'activer pour votre collection de sites ou votre espace de travail. Si vous êtes un administrateur, sélectionnez paramètres du site > collection de sites fonctionnalités > activer les flux de travail fonctionnalité.

    Légende numéro trois

    Nom

    Tapez un nom pour ce flux de travail. Ce nom permettra l’identification de ce flux de travail par les utilisateurs de cette liste ou bibliothèque.

    Pour des suggestions sur l’attribution d’un nom à votre flux de travail, voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Légende numéro quatre

    Liste de tâches

    Sélectionnez une liste des tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur Nouvelle liste de tâches pour en créer une.

    Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une nouvelle liste de tâches (plutôt que d’en utiliser une existante), voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Légende numéro 5

    Historique

    Sélectionnez un historique à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner un historique existant ou cliquer sur Historique de flux de travail (nouveau) pour en créer un.

    Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’un nouvel historique (plutôt que d’en utiliser un existant), voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Légende numéro six

    Options de démarrage

    Indiquez la ou les façons dont ce flux de travail peut être démarré.

    Pour plus d’informations sur la sélection des options de démarrage, voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation du flux de travail pour contrôler l’approbation de contenu, notamment la publication de versions principales, voir le segment CONTRÔLER de cet article.

    • Notez que l'option Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d'une version principale d'un élément  ne s'affiche pas si vous ajoutez le flux de travail pour un seul type de contenu.

    • De plus, si vous sélectionnez Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d’une version principale de cet élément, les deux cases à cocher suivantes ne sont plus disponibles.

  6. Quand vous avez choisi les paramètres de ce formulaire pour répondre à vos besoins, cliquez sur Suivant.

  7. Complétez la deuxième page du formulaire d'association.
    (Les instructions suivent l'illustration.)

    Remarque : Lesproduits SharePoint vous proposent plusieurs options dans cette seconde page du formulaire d’association — numérotées de un à sept dans l’illustration suivante, de Approbateurs à CC — chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin que vous puissiez modifier ces options pour cette instance.

    Valeurs par défaut de Ajouter un flux de travail avec champs numérotés

    Légende numéro un

    Affecter à

    Légende numéro deux

    ordre

    Spécifiez si les tâches doivent être affectées une à la fois (en série) ou toutes à la fois (en parallèle).

    Pour plus d’informations sur l’utilisation d’un ordre en série ou en parallèle, voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Légende numéro trois

    Ajouter une nouvelle étape

    Ajoutez les étapes souhaitées sous la première que vous venez de configurer.

    • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ Affecter à pour cette étape, et appuyez sur Ctrl+Suppr.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Légende numéro quatre

    Développer les groupes

    • Pour qu’une tâche soit affectée à chaque membre de chaque groupe entré dans le champ Affecter à, activez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche et chaque membre devra effectuer une tâche.)

    • Pour qu’une tâche soit affectée à chaque groupe entier entré dans le champ Affecter à, désactivez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais un seul membre réclame et exécute la tâche au nom du groupe entier. Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment EXÉCUTER de cet article

    Légende numéro 5

    Requête

    Le texte ajouté ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure des instructions ou des ressources supplémentaires qui peuvent être nécessaires aux participants, notamment :

    • Les informations de contacts.

    • Si nécessaire, une remarque relative aux tâches affectées à des groupes entiers ou des listes de distribution. (Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment EXÉCUTER de cet article.)

    Légende numéro six

    Dates d’échéance et durée des tâches

    Indiquez une date d’échéance finale pour le flux de travail, et/ou spécifiez le nombre de jours, semaines ou mois pendant lesquels chaque tâche peut être exécutée à partir de son affectation.

    • Si ce flux de travail peut démarrer automatiquement, il est prudent de laisser le champ Échéance pour toutes les tâches  vide et d’utiliser les deux champs de durée pour contrôler la date d’échéance. Vous pouvez toujours indiquer une date d’échéance précise dans le formulaire d’initiation si et quand vous démarrez ce flux de travail manuellement.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation des dates d’échéance et des durées de tâche, voir le segment PLANIFIER dans cet article.

    Légende numéro sept

    CC

    Tapez les noms ou les adresses de messagerie des personnes qui doivent être averties du démarrage ou de la fin du flux de travail.

    • La saisie d’un nom dans cette zone n’affecte pas une tâche de flux de travail.

    • Quand le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

    • Quand le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a ajouté reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

    Légende numéro huit

    Arrêt du flux de travail

    Sélectionnez l’une et/ou l’autre de ces options, ou aucune des deux.

    Pour plus d’informations sur ces options, voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Légende numéro neuf

    Activer l’approbation de contenu

    Activez cette case à cocher si ce flux de travail servira à gérer l’approbation de contenu.

    Pour plus d'informations sur l'utilisation du flux de travail pour contrôler l'approbation de contenu, notamment la publication des versions principales, voir le segment contrôler de cet article.

  8. Quand les paramètres de cette page vous conviennent, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Si vous ne savez pas comment ajouter des flux de travail, prenez connaissance du segment PLUS D’INFORMATIONS et du segment PLANIFIER de cet article avant d’exécuter les étapes de ce segment.

Sections de ce segment

  1. Avant de commencer

  2. Ajouter le flux de travail

1. Avant de commencer

Deux éléments à contrôler avant d’ajouter un flux de travail :

Adresse de messagerie    Pour que le flux de travail envoie des notifications et des rappels par courrier électronique, le courrier électronique doit être activé pour votre site. Si vous ne savez pas si cela a déjà été fait, contactez votre administrateur SharePoint. Voir aussi étape par étape: configurer le paramètre de courrier électronique sortant pour SharePoint 2013.

Autorisations    Les paramètres SharePoint par défaut nécessitent que vous disposiez de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour les listes, les bibliothèques et les collections de sites. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; le groupe Membres et le groupe Visiteurs ne disposent pas de cette autorisation.) Pour plus d’informations sur les autorisations, voir le segment PLUS D’INFORMATIONS de cet article.

Haut du segment

2. Ajouter le flux de travail

Procédez comme suit :

  1. Ouvrez la page d’accueil pour la collection de sites (et non la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur l’icône Paramètres  , puis cliquez sur Paramètres du site.

  3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries du concepteur web, cliquez sur Types de contenu de site.

  4. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site pour lequel vous souhaitez ajouter un flux de travail.

    Remarque :  Un flux de travail ajouté à l’intégralité d’une collection de sites doit être ajouté pour les éléments d’un seul type de contenu.

    Types de contenu Document avec type surligné

    1. Dans la page pour le type de contenu sélectionné, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

    2. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Ajouter un flux de travail.

    3. Remplissez la première page du formulaire d'association.
      (Les instructions suivent l'illustration.)

    Page de configuration du flux de travail

    Légende numéro un

    Modèle

    Légende numéro deux

    Nom

    Tapez un nom pour ce flux de travail. Ce nom permettra l’identification de ce flux de travail par les utilisateurs de cette collection de sites.

    Pour des suggestions sur l’attribution d’un nom à votre flux de travail, voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Légende numéro trois

    Liste de tâches

    Sélectionnez une liste des tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur Nouvelle liste de tâches pour en créer une.

    Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une nouvelle liste de tâches (plutôt que d’en utiliser une existante), voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Légende numéro quatre

    Historique

    Sélectionnez un historique à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner un historique existant ou cliquer sur Historique de flux de travail (nouveau) pour en créer un.

    Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’un nouvel historique (plutôt que d’en utiliser un existant), voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Légende numéro 5

    Options de démarrage

    Indiquez la ou les façons dont ce flux de travail peut être démarré.

    Pour plus d’informations sur la sélection des options de démarrage, voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Légende numéro six

    Ajouter ce flux de travail aux types de contenu enfants ?

    Indiquez si ce flux de travail doit être ajouté à (associé à) tous les types de contenu de liste et de site qui héritent de ce type de contenu.

    • L’opération qui consiste à ajouter le type de contenu à tous les autres types de contenu peut prendre beaucoup de temps.

    • Si l’héritage a été interrompu pour un site ou sous-site dans lequel vous souhaitez ajouter ce flux de travail aux types de contenu qui en héritent, vous devez être membre du groupe Propriétaires de chacun de ces sites ou sous-sites avant d’exécuter cette opération.

  5. Quand vous avez choisi les paramètres de cette page pour répondre à vos besoins, cliquez sur Suivant.

  6. Complétez la deuxième page du formulaire d'association.
    (Les instructions suivent l'illustration.)

    Remarque : Lesproduits SharePoint vous proposent plusieurs options dans cette seconde page du formulaire d’association — numérotées de un à sept dans l’illustration suivante, de Approbateurs à CC — chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin que vous puissiez modifier ces options pour cette instance.

    Valeurs par défaut de Ajouter un flux de travail avec champs numérotés

    Légende numéro un

    Affecter à

    Légende numéro deux

    ordre

    Spécifiez si les tâches doivent être affectées une à la fois (en série) ou toutes à la fois (en parallèle).

    Pour plus d’informations sur l’utilisation d’un ordre en série ou en parallèle, voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Légende numéro trois

    Ajouter une nouvelle étape

    Ajoutez les étapes souhaitées sous la première que vous venez de configurer.

    • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ Affecter à pour cette étape, et appuyez sur Ctrl+Suppr.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Légende numéro quatre

    Développer les groupes

    • Pour qu’une tâche soit affectée à chaque membre de chaque groupe entré dans le champ Affecter à, activez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche et chaque membre devra effectuer une tâche.)

    • Pour qu' une seule tâche soit affectée à l'ensemble d'un groupe que vous entrez dans le champ affecter à, désactivez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais un membre peut réclamer et exécuter la tâche unique pour le compte de l'ensemble du groupe. Vous trouverez les instructions permettant de réclamer une tâche de groupe dans le segment exécuter de cet article.)

    Légende numéro 5

    Requête

    Le texte ajouté ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure des instructions ou des ressources supplémentaires qui peuvent être nécessaires aux participants, notamment :

    • Les informations de contacts.

    • Si nécessaire, une remarque relative aux tâches affectées à des groupes entiers ou des listes de distribution. (Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment EXÉCUTER de cet article.)

    Légende numéro six

    Dates d’échéance et durée des tâches

    Indiquez une date d’échéance finale pour le flux de travail, et/ou spécifiez le nombre de jours, semaines ou mois pendant lesquels chaque tâche peut être exécutée à partir de son affectation.

    • Si ce flux de travail peut démarrer automatiquement, il est prudent de laisser le champ Échéance pour toutes les tâches  vide et d’utiliser les deux champs de durée pour contrôler la date d’échéance. Vous pouvez toujours indiquer une date d’échéance précise dans le formulaire d’initiation si et quand vous démarrez ce flux de travail manuellement.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation des dates d’échéance et des durées de tâche, voir le segment PLANIFIER dans cet article.

    Légende numéro sept

    CC

    Tapez les noms ou les adresses de messagerie des personnes qui doivent être averties du démarrage ou de la fin du flux de travail.

    • La saisie d’un nom dans cette zone n’affecte pas une tâche de flux de travail.

    • Quand le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

    • Quand le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a ajouté reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

    Légende numéro huit

    Arrêt du flux de travail

    Sélectionnez l’une et/ou l’autre de ces options, ou aucune des deux.

    Pour plus d’informations sur ces options, voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Légende numéro neuf

    Activer l’approbation de contenu

    Activez cette case à cocher si ce flux de travail servira à gérer l’approbation de contenu.

    Pour plus d'informations sur l'utilisation du flux de travail pour contrôler l'approbation de contenu, notamment la publication des versions principales, voir le segment contrôler de cet article.

  7. Quand les paramètres de cette page vous conviennent, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Et ensuite ?

Si vous êtes prêt, passez au segment DÉMARRER de cet article et démarrez la première instance pour tester votre nouveau flux de travail.

Un flux de travail peut être configuré pour être démarré manuellement, automatiquement ou de l’une ou l’autre façon :

  • Manuellement à tout moment, par quiconque dispose des autorisations nécessaires.

  • Automatiquement chaque fois qu'un événement de déclenchement spécifié se produit. C'est-à-dire quand un élément est ajouté à la liste ou à la bibliothèque, et/ou quand un élément de la liste est modifié d'une façon ou d'une autre, et/ou quand une personne essaie de publier une version principale d'un élément.
    (L'événement déclencheur ou les événements sont spécifiés dans la première page du formulaire d'association, au cours de l'Association initiale et de la configuration du flux de travail. Pour plus d'informations, voir le segment planifier de cet article.)

Remarque :  Un flux de travail ne peut pas commencer sur un élément extrait. Une fois le flux de travail démarré, l’élément pour révision peut être extrait pour le protéger contre des modifications. (Mais tant que cet élément n’est pas archivé, aucun flux de travail ne peut commencer dessus.)

Sections de ce segment

  1. Démarrer le flux de travail automatiquement

  2. Démarrer le flux de travail manuellement

  3. Démarrer manuellement à partir d’une liste ou d’une bibliothèque

  4. Démarrer manuellement à partir d’un programme Microsoft Office

1. Démarrer le flux de travail automatiquement

Si le flux de travail est configuré pour démarrer automatiquement, chaque fois qu’un événement déclencheur se produit, le flux de travail s’exécute sur l’élément qui l’a déclenché.

Quand le flux de travail démarre, il affecte la ou les premières tâches et envoie une notification de tâche à chaque personne concernée. Pendant ce temps, il envoie également des notifications de démarrage (différentes des notifications de tâche) à la personne qui a ajouté le flux de travail et à toutes les personnes répertoriées dans le champ CC de la seconde page du formulaire d’association.

Remarque :  Quand un nouveau flux de travail qui démarrera automatiquement est ajouté, le champ Échéance pour toutes les tâches sur la seconde page du formulaire d’association doit être laissé vide, car une valeur de date explicite spécifiée dans ce champ ne s’ajustera pas automatiquement en fonction de la date de démarrage du flux de travail. Pour plus d’informations, voir le segment PLANIFIER de cet article.

Haut du segment

2. Démarrer le flux de travail manuellement

Une remarque sur les autorisations    En règle générale, vous devez disposer de l’autorisation Modifier des éléments pour démarrer un flux de travail. (Par défaut, le groupe Membres et le groupe Propriétaires disposent de cette autorisation, mais le groupe Visiteurs ne l’a pas. Cependant, un Propriétaire peut choisir, pour un flux de travail, de demander l’autorisation Gérer les listes pour les personnes qui démarrent le flux de travail. En choisissant cette option, les Propriétaires peuvent spécifier qu’eux seuls, ainsi que les autres Propriétaires peuvent démarrer un flux de travail spécifique. Pour plus d’informations, voir le segment Plus d’informations de cet article.)

Emplacements de démarrage

Vous pouvez démarrer un flux de travail manuellement à partir de deux emplacements :

  • À partir de la liste ou de la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké

  • À partir de l’élément lui-même , ouvert dans le programme Microsoft Office dans lequel il a été créé. (Il doit s’agir d’un programme installé et non d’une version web d’une application.)

Les deux sections restantes de ce segment fournissent des instructions sur ces deux méthodes.

Haut du segment

3. Démarrer manuellement à partir d’une liste ou d’une bibliothèque

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle se trouve l’élément sur lequel exécuter le flux de travail.

  2. Cliquez sur les points de suspension en regard du nom de l’élément, puis dans la boîte de dialogue, cliquez sur les points de suspension pour ouvrir le menu de l’élément, et cliquez sur Flux de travail dans le menu déroulant.

  3. Dans la page Flux de travail nom de l’élément, sous Démarrer un nouveau flux de travail, cliquez sur le flux de travail à exécuter.

  4. Dans la page Modifier un flux de travail, dans le formulaire d’initiation, apportez les modifications souhaitées à cette instance spécifique du flux de travail.

    Remarque :  Les modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, sont utilisées uniquement pendant l’instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications qui s’appliquent chaque fois que le flux de travail s’exécute, ou si vous souhaitez modifier les paramètres du flux de travail qui ne s’affichent pas dans ce formulaire, voir le segment MODIFIER de cet article.

    Formulaire d’initiation

    Légende numéro un

    Affecter à

    Légende numéro deux

    ordre

    Vérifiez que les spécifications relatives à la manière d’affecter les tâches, en série ou en parallèle, sont conformes à ce que vous souhaitez.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation d’un ordre en série ou en parallèle, voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Légende numéro trois

    Ajouter une nouvelle étape

    Ajoutez des étapes en plus de celles déjà configurées.

    • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ Affecter à pour cette étape, et appuyez sur Ctrl+Suppr.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment PLANIFIER de cet article.

    Légende numéro quatre

    Développer les groupes

    • Pour qu' une tâche soit affectée à chaque membre de chaque groupe que vous entrez dans le champ affecter à, activez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe recevra la notification de tâche et chaque membre aura sa propre tâche à accomplir.)

    • Pour qu’une tâche soit affectée à chaque groupe entier entré dans le champ Affecter à, désactivez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais un seul membre réclame et exécute la tâche au nom du groupe entier. Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment EXÉCUTER de cet article

    Légende numéro 5

    Requête

    Le texte ajouté ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure des instructions ou des ressources supplémentaires qui peuvent être nécessaires aux participants, notamment :

    • Les informations de contact pour poser des questions et résoudre les problèmes

    • Si nécessaire, une remarque relative aux tâches affectées à des groupes entiers ou des listes de distribution. (Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment EXÉCUTER de cet article.)

    Légende numéro six

    Dates d’échéance et durée des tâches

    Indiquez une date d’échéance finale pour le flux de travail, et/ou spécifiez le nombre de jours, semaines ou mois pendant lesquels chaque tâche peut être exécutée à partir de son affectation.

    Pour plus d’informations sur l’utilisation des dates d’échéance et des durées de tâche, voir le segment PLANIFIER dans cet article.

    Légende numéro sept

    CC

    Ajoutez ou supprimez des éléments. N’oubliez pas que :

    • La saisie d’un nom dans cette zone n’affecte pas une tâche de flux de travail.

    • Dans la mesure où vous démarrez le flux de travail manuellement, vous recevrez les notifications de début et de fin que votre nom figure ou non dans ce champ.

  5. Une fois que les paramètres du formulaire d’initiation vous conviennent, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le flux de travail affecte la ou les premières tâches, et vous envoie des notifications de démarrage ainsi qu’à toute personne figurant dans le champ CC du formulaire d’initiation.

Haut du segment

  1. Ouvrez l’élément dans le programme Office installé sur votre ordinateur.

  2. Dans l’élément ouvert, cliquez sur l’onglet Fichier, sur Enregistrer et envoyer, puis sur le flux de travail que vous voulez exécuter sur cet élément.

  3. Si le message suivant s’affiche, qui indique que le flux de travail doit archiver le fichier, cliquez sur le bouton Archiver.

  4. Cliquez sur le bouton Démarrer le flux de travail.

  5. Dans la page Modifier un flux de travail, dans le formulaire d’initiation, apportez les modifications souhaitées à cette instance spécifique du flux de travail.

    Remarque : Les modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, sont utilisées uniquement dans le cadre de l’instance active du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications qui s’appliquent chaque fois que le flux de travail s’exécute, ou si vous souhaitez modifier les paramètres du flux de travail qui ne s’affichent pas dans ce formulaire, voir le segment MODIFIER de cet article.

    Formulaire d’initiation

Légende numéro un

Affecter à

Légende numéro deux

ordre

Vérifiez que les spécifications relatives à la manière d’affecter les tâches, en série ou en parallèle, sont conformes à ce que vous souhaitez.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’un ordre en série ou en parallèle, voir le segment PLANIFIER de cet article.

Légende numéro trois

Ajouter une nouvelle étape

Ajoutez des étapes en plus de celles déjà configurées.

  • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ Affecter à pour cette étape, et appuyez sur Ctrl+Suppr.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment PLANIFIER de cet article.

Légende numéro quatre

Développer les groupes

  • Pour qu’une tâche soit affectée à chaque membre de chaque groupe entré dans le champ Affecter à, activez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche et chaque membre devra effectuer une tâche.)

  • Pour qu’une tâche soit affectée à chaque groupe entier entré dans le champ Affecter à, désactivez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais un seul membre réclame et exécute la tâche au nom du groupe entier. Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment EXÉCUTER de cet article

Légende numéro 5

Requête

Le texte ajouté ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure des instructions ou des ressources supplémentaires qui peuvent être nécessaires aux participants, notamment :

  • Les informations de contact pour poser des questions et résoudre les problèmes

  • Si nécessaire, une remarque relative aux tâches affectées à des groupes entiers ou des listes de distribution. (Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment EXÉCUTER de cet article.)

Légende numéro six

Dates d’échéance et durée des tâches

Indiquez une date d’échéance finale pour le flux de travail, et/ou spécifiez le nombre de jours, semaines ou mois pendant lesquels chaque tâche peut être exécutée à partir de son affectation.

Pour plus d’informations sur l’utilisation des dates d’échéance et des durées de tâche, voir le segment PLANIFIER dans cet article.

Légende numéro sept

CC

Ajoutez ou supprimez des éléments. N’oubliez pas que :

  • La saisie d’un nom dans cette zone n’affecte pas une tâche de flux de travail.

  • Dans la mesure où vous démarrez le flux de travail manuellement, vous recevrez les notifications de début et de fin que votre nom figure ou non dans ce champ.

  1. Une fois que les paramètres du formulaire d’initiation vous conviennent, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le flux de travail affecte la ou les premières tâches, et vous envoie des notifications de démarrage ainsi qu’à toute personne figurant dans le champ CC du formulaire d’initiation.

Et ensuite ?

  • S'il s'agit de l'exécution du flux de travail pour la première fois, les autres participants peuvent avoir besoin d'informations et d'une assistance pour effectuer les tâches qui leur sont affectées. (Ils peuvent trouver le segment complet de cet article utile.)

  • Vérifiez que les participants reçoivent les notifications par courrier électronique et qu’elles ne sont pas considérées comme du courrier indésirable par les filtres de messagerie.

  • Il se peut également que vous ayez des tâches à exécuter également. Reportez-vous au segment EXÉCUTER de cet article pour des informations sur l’exécution des tâches.

  • Pour plus d’informations sur le suivi de l’avancement de l’instance actuelle du flux de travail, voir le segment SURVEILLER de cet article.

Si c’est la première fois qu’une tâche de flux de travail Approbation vous a été affectée, passez en revue ce segment avant d’exécuter votre tâche. De cette façon, vous connaîtrez toutes les options qui vous sont offertes.

Remarque : Si vous savez qu’une tâche de flux de travail vous a été affectée, mais que le message de notification n’apparait pas dans votre boîte de réception, vérifiez que la notification n’a pas été considérée comme message indésirable par les filtres de messagerie. Si tel est le cas, modifiez les paramètres du filtre.

Tout d’abord, vérifiez que vous avez le bon article

Différents types de flux de travail requièrent différentes actions sur les tâches.

Avant de commencer, vérifiez que la tâche qui vous est affectée est bien une tâche de flux de travail Approbation, et non une tâche pour un autre type de flux de travail.

Recherchez le texte Veuillez approuver à l’un des emplacements suivants :

  • Dans la ligne Objet de la notification de tâche

  • Dans la barre des messages de l’élément à réviser

  • Dans le titre de la tâche sur la page État du flux de travail

Si vous ne trouvez pas le texte Veuillez approuver dans ces emplacements, renseignez-vous auprès de la personne à l’origine du démarrage ou de la création du flux de travail pour savoir sur quel modèle de flux de travail il est basé, ou s’il s’agit d’un flux de travail personnalisé. Vous trouverez des liens vers des articles qui expliquent comment utiliser les autres types de flux de travail inclus aux produits SharePoint dans la section Voir aussi de cet article.

Si votre tâche est une tâche Approbation, poursuivrez votre lecture.

Sections de ce segment

  1. Vue d’ensemble du processus

  2. Atteindre l’élément et le formulaire de tâche à partir du message de notification de tâche

  3. Atteindre l’élément et le formulaire de tâche à partir de la liste ou de la bibliothèque

  4. Réviser l’élément

  5. Remplir et soumettre le formulaire de tâche

  6. Notifications de retard

  7. Réclamer et exécuter une tâche de groupe (facultatif)

  8. Demander une modification de l’élément (facultatif)

  9. Réaffecter une tâche Approbation à une autre personne (facultatif)

  10. Exécuter une tâche de la part d’un participant externe (facultatif)

1. Vue d’ensemble du processus

Quand une tâche vous est affectée, vous le savez grâce à l’une des méthodes suivantes :

  • Vous recevez une notification de tâche par courrier électronique.

  • Vous ouvrez un document Microsoft Office et une barre des messages vous informe qu’une tâche vous a été affectée.

  • Vous ouvrez le site SharePoint et découvrez qu’une ou plusieurs tâches vous sont affectées.

Quand vous découvrez qu’une tâche de flux de travail Approbation vous a été affectée, vous pouvez effectuer les deux actions suivantes :

  • Réviser l’élément    Décidez si vous pouvez approuver l’élément dans son état actuel.

  • Exécuter votre tâche    Utilisez le formulaire de tâche pour soumettre les résultats de votre révision.

Les trois éléments suivants sont clés dans l’exécution de la tâche :

  • Le message de notification (que vous recevez par courrier électronique)

  • L’élément soumis à votre approbation (que vous ouvrez et révisez)

  • Le formulaire de tâche (que vous ouvrez, remplissez et envoyez)

Voici à quoi ressemblent ces trois éléments.

Message de notification de tâche, élément pour révision et formulaire de tâche

Remarque : Le bouton Ouvrir cette tâche sur le ruban dans le message de notification de tâche s’affiche uniquement quand le message est ouvert dans une version complète installée d’Outlook, et non dans l’application Outlook Web Access.

Haut du segment

2. Atteindre l’élément et le formulaire de tâche à partir du message de notification de tâche

Procédez comme suit :

  1. Dans le message de notification de tâche, dans les instructions Pour effectuer cette tâche, cliquez sur le lien vers l’élément.

  2. Dans l’élément ouvert, cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche dans la barre des messages.

Accès à l’élément et le formulaire de tâche à partir du message de notification

Remarque : Le bouton Ouvrir cette tâche sur le ruban dans le message de notification de tâche s’affiche uniquement quand le message est ouvert dans une version complète installée d’Outlook, et non dans l’application Outlook Web Access.

Haut du segment

3. Atteindre l’élément et le formulaire de tâche à partir de la liste ou de la bibliothèque

Procédez comme suit :

  1. Dans la liste ou la bibliothèque dans laquelle l’élément à réviser est stocké, cliquez sur le lien En cours associé à l’élément et au flux de travail.

  2. Dans la page État du flux de travail, cliquez sur le titre de votre tâche.

  3. Dans le formulaire de tâche, dans la barre des messages Cette tâche de flux de travail s’applique à, cliquez sur le lien vers l’élément.

Accès à l’élément et au formulaire de tâche à partir d’une liste ou d’une bibliothèque

Haut du segment

4. Réviser l’élément

Dans cet exemple, l’élément est un document Microsoft Word.

Conseil :  S’il s’agit d’une tâche de groupe — c’est-à-dire, une tâche affectée à un groupe ou une liste de distribution afin qu’un membre du groupe puisse exécuter la tâche pour le groupe entier — il est conseillé de réclamer la tâche avant de réviser l’élément. De cette façon, vous réduisez les chances qu’un autre membre du groupe révise également l’article. Pour obtenir des instructions, voir la section 7 de ce segment, Réclamer et exécuter une tâche de groupe.

Élément pour révision ouvert et affichant des barres jaunes

Remarquez les deux barres des messages jaunes en haut du document :

  • Serveur en lecture seule    Ce document est ouvert en mode lecture seule, ce qui signifie que vous pouvez lire le document, mais vous ne pouvez pas y apporter de modifications.
    (Notez que lors de l'exécution d'une tâche de flux de travail approbation, vous n'apportez généralement aucune modification directement dans l'élément. À la place, vous utilisez le formulaire de tâche pour inscrire toutes vos réponses.

  • Tâche de flux de travail    Lorsque vous êtes prêt à enregistrer votre réponse dans le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton ouvrir cette tâche.

Haut du segment

5. Remplir et soumettre le formulaire de tâche

Le formulaire de tâche pour un flux de travail Approbation ressemble à l’exemple de formulaire ci-dessous.

Formulaire de tâche de flux de travail

Remarquez que les deux premiers éléments (Supprimer l’élément et Cette tâche de flux de travail s’applique à titre de l’élément) ne s’affichent pas dans le formulaire de tâche quand il est ouvert à partir de l’élément à réviser.

Légende numéro un

Supprimer l’élément

Légende numéro deux

Cette tâche de flux de travail s’applique à titre de l’élément

Pour ouvrir un élément à réviser, cliquez sur le lien ici.

Légende numéro trois

État, Demandé par, Commentaires consolidés, Date d’échéance

Vous ne pouvez pas modifier les entrées pour ces quatre champs, mais les informations qu’ils contiennent peuvent être utiles.

Remarquez que la zone Commentaires consolidés contient non seulement des instructions supplémentaires pour exécuter votre tâche, mais également tous les commentaires des participants qui ont déjà exécuté leurs tâches dans la même instance de ce flux de travail.

De même, après avoir envoyé votre formulaire, les commentaires que vous avez ajoutés dans la zone Commentaires (4) s’affichent dans la zone Commentaires consolidés pour les autres participants.

Légende numéro quatre

Commentaires

Le texte que vous tapez ici sera enregistré dans l’historique du flux de travail et s’affichera dans le champ Commentaires consolidés (3) pour les autres participants.

Légende numéro 5

Approuver

Pour approuver l’élément, tapez un commentaire dans le champ Commentaires (4), puis cliquez sur ce bouton.

Légende numéro six

Refuser

Pour refuser l’élément, tapez un commentaire dans le champ Commentaires (4), puis cliquez sur ce bouton.

Légende numéro sept

Annuler

Pour fermer la tâche sans enregistrer de modification ou de réponse, cliquez sur ce bouton. La tâche sera incomplète et vous sera toujours affectée.

Légende numéro huit

Demander une modification

Pour demander une modification de l’élément que vous révisez, cliquez sur ce bouton.

Pour une représentation du formulaire dans lequel vous entrez les détails de votre demande, ou pour des instructions supplémentaires, reportez-vous à la section 8 de ce segment, Demander une modification de l’élément.

Remarque : Cette option peut être désactivée pour certaines tâches de flux de travail.

Légende numéro neuf

Réaffecter la tâche

Pour réaffecter la tâche Approbation à une autre personne, cliquez sur ce bouton.

Pour une représentation de la page dans laquelle vous entrez les détails de la réaffectation, ou pour des instructions supplémentaires, reportez-vous à la section 7 de ce segment, Réaffecter la tâche Approbation à une autre personne.

Remarque : Cette option peut être désactivée pour certaines tâches de flux de travail.

Haut du segment

6. Notifications de retard

Si une tâche ou une instance de flux de travail est en retard, des notifications sont automatiquement envoyées à :

  • La personne à laquelle la tâche est affectée

  • La personne qui a démarré le flux de travail (ou, si le démarrage est automatique, à la personne qui a ajouté le flux de travail)

Haut du segment

7. Réclamer et exécuter une tâche de groupe (facultatif)

Si une seule tâche est affectée à un groupe auquel vous appartenez, n’importe quel membre du groupe peut réclamer et exécuter cette tâche de la part de tout le groupe.

Réclamez la tâche avant de réviser l’élément. Dès que vous réclamez la tâche, elle vous est affectée, et aucun autre membre du groupe ne peut l’exécuter. (De cette façon, une seule personne effectue le travail.)

  1. Dans la page État du flux de travail, pointez sur le nom de la tâche affectée au groupe jusqu’à ce qu’une flèche s’affiche

  2. Cliquez sur la flèche, sur Modifier l’élément, puis dans le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton Réclamer la tâche.
    Comment réclamer une tâche de groupe

Quand la page État du flux de travail est actualisée, vous voyez que la tâche n’est plus affectée au groupe, mais à vous spécifiquement.

Si vous souhaitez ensuite libérer la tâche au groupe sans l’exécuter, utilisez la même procédure pour retourner au formulaire de tâche, et cliquez sur le bouton Libérer la tâche.

Bouton Libérer la tâche sur le formulaire de tâche

Haut du segment

8. Demander une modification de l’élément (facultatif)

Avant de commencer ce processus, notez que le flux de travail peut être configuré pour se terminer immédiatement si une modification est apportée à l’élément. Il est conseillé de vérifier auprès de la personne qui a démarré ou ajouté le flux de travail, s’il est autorisé d’apporter une modification et donc de mettre fin au flux de travail à ce moment là.

Nous allons expliquer l’option de demande de modification dans un scénario concret :

Vous vous appelez Frank.

Votre collègue, Anna, a démarré un flux de travail Approbation sur un document qu’elle a créé.

Quand vous révisez le nouveau document d’Anna, vous estimez que l’introduction est trop longue.

Vous cliquez sur le bouton Demander une modification en bas du formulaire de tâche du flux de travail, puis vous remplissez le formulaire.

Formulaire pour demander une modification d’un élément

Légende numéro un

Demander une modification à

Légende numéro deux

Nouvelle demande

Décrivez la modification que vous souhaitez apporter, et fournissez des informations à la personne qui doit effectuer la modification. (Le texte que vous tapez sera ajouté à la zone Commentaires consolidés.)

Légende numéro trois

Nouvelle durée

Effectuez l’une des trois actions suivantes :

  • Pour conserver la date d’échéance actuelle    Laissez ce champ vide.

  • Pour supprimer la date d’échéance    Tapez le chiffre 0.

  • Pour indiquer une nouvelle date d’échéance    Tapez un chiffre ici, puis indiquez les unités de durée dans le champ suivant. Les deux champs ensemble identifient l’échéance de la tâche modifiée.

Légende numéro quatre

Unités de la nouvelle durée

Si vous spécifiez une nouvelle durée de tâche, utilisez ce champ avec le champ Nouvelle durée pour identifier l’échéance de la tâche. (Par exemple : 3 jours ou 1 mois ou 2 semaines.)

Une fois que toutes les entrées du formulaire vous conviennent, cliquez sur Envoyer, et votre tâche actuelle est marquée Terminée. (Mais vous n’avez pas fini. Une tâche d’approbation vous sera de nouveau affectée quand Anna aura terminé d’apporter les modifications demandées à la tâche).

Pendant ce temps, Anna reçoit la notification par courrier électronique suivante :

Notification envoyée quand une demande de modification est envoyée

Anna peut voir d’un coup d’œil à la ligne Objet line (numéro 1 dans l’illustration) qu’il ne s’agit pas d’une notification Approbation ordinaire, mais d’une demande de modification d’un élément. Elle trouve les informations relatives à la modification demandée dans le texte Modification de (numéro 2).

Anna extrait l’élément, apporte les modifications demandées, puis enregistre ses modifications et archive l’élément.

Puis, dans la page État du flux de travail, elle ouvre la tâche de demande de modification à partir de la zone Tâches.


Formulaire envoyé quand une demande de modification est terminée

Anna ajoute des informations si elle le souhaite dans le champ Commentaires, puis clique sur Envoyer une réponse. Le flux de travail exécute deux actions :

  • Il marque la tâche de demande de modification d’Anna comme étant Terminée.

  • Il vous affecte une nouvelle tâche d’approbation (avec les commentaires d’Anna ajoutés dans le champ Commentaires consolidés) et vous envoie une notification sur la tâche.

Vous pouvez alors terminer votre révision de l’élément modifié.

Pendant ce temps, toutes ces actions sont suivies et visibles dans la section Historique du flux de travail de la page État du flux de travail, comme indiqué dans l’illustration suivante.

Historique du flux de travail affichant les actions de la demande de modification

Voici un diagramme du processus.

Diagramme pour une demande de modification

Haut du segment

9. Réaffecter une tâche Approbation à une autre personne (facultatif)

Si vous souhaitez qu’une autre personne termine une tâche de flux de travail qui vous a été affectée, cliquez sur le bouton Réaffecter la tâche dans le formulaire de tâche du flux de travail.

Ce formulaire s’affiche.

Formulaire de réaffectation de tâche

Légende numéro un

Réaffecter la tâche à

Légende numéro deux

Nouvelle demande

Fournissez les informations nécessaires à l’exécution de la tâche à la personne à qui vous affectez la tâche. (Le texte que vous tapez sera ajouté à la zone Commentaires consolidés.)

Légende numéro trois

Nouvelle durée

Effectuez l’une des trois actions suivantes :

  • Pour conserver la date d’échéance actuelle    Laissez ce champ vide.

  • Pour supprimer la date d’échéance    Tapez le chiffre 0.

  • Pour indiquer une nouvelle date d’échéance    Tapez un chiffre ici, puis indiquez les unités de durée dans le champ suivant. Les deux champs ensemble identifient l’échéance de la tâche modifiée.

Légende numéro quatre

Unités de la nouvelle durée

Si vous spécifiez une nouvelle durée de tâche, utilisez ce champ avec le champ Nouvelle durée pour identifier l’échéance de la tâche. (Par exemple : 3 jours ou 1 mois ou 2 semaines.)

Quand le formulaire est rempli, cliquez sur Envoyer. Votre tâche est marquée Terminée, une nouvelle tâche est affectée à la personne désormais responsable de la tâche, et une notification de tâche est envoyée.

Les informations que vous fournissez sont ajoutées dans le texte Délégué par dans la nouvelle notification de tâche (numéro 1 dans l’illustration suivante).

Notification de tâche pour une tâche réaffectée

Pendant ce temps, toutes ces modifications sont suivies et visibles dans les sections Tâches et Historique de la page État du flux de travail, comme indiqué ci-après.

Zones Tâches et Historique sur la page État du flux de travail pour une tâche réaffectée

Haut du segment

10. Exécuter une tâche de la part d’un participant externe (facultatif)

Il existe un processus spécial pour inclure des participants qui ne sont pas membres de votre organisation SharePoint. Dans ce processus, un membre du site joue le rôle de proxy pour le participant externe.

  1. Ajoutez l’adresse de messagerie du participant externe à l’étape Affecter à appropriée sur la seconde page du formulaire associé.

  2. Le flux de travail affecte la tâche du participant externe au membre du site qui démarre le flux de travail — ou, si le flux de travail démarre automatiquement, au membre qui a ajouté le flux de travail. Cette personne à qui la tâche est affectée, joue le rôle d’un proxy pour le participant externe.

  3. Le membre du site reçoit une notification de tâche, avec pour instruction d’envoyer une copie de l’élément à réviser au participant externe. (Le participant externe reçoit une copie de la notification de tâche, qui sert d’alerte ou d’avertissement.)

  4. Le membre du site à qui la tâche est actuellement affectée, envoie une copie de l’élément au participant externe.

  5. Le participant externe révise l’élément et renvoie sa réponse au membre du site.

  6. Quand la réponse du participant externe arrive, le membre du site exécute la tâche pour le compte du participant externe.

Voici un diagramme du processus.

Diagramme de processus pour inclure un participant externe

L’emplacement central à partir duquel vous pouvez surveiller, rectifier ou arrêter l’exécution d’un flux de travail est la page État du flux de travail pour l’instance du flux de travail.

Nous allons vous montrer comment ouvrir cette page, puis comment utiliser les options et les informations qu’elle contient. Enfin, nous vous montrerons deux pages supplémentaires sur lesquelles vous pouvez obtenir des informations d’analyse.

Sections de ce segment

  1. Ouvrir la page État du flux de travail

  2. Utiliser la page État du flux de travail pour surveiller l’avancement du flux de travail

  3. Modifier les tâches actives (tâches déjà affectées)

  4. Modifier les tâches futures (tâches non encore affectées)

  5. Annuler ou mettre fin à cette exécution du flux de travail

  6. Savoir quels flux de travail s’exécutent sur un élément

  7. Surveiller les flux de travail pour l’intégralité de la collection de sites

1. Ouvrir la page État du flux de travail

Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien En cours pour l’élément et le flux de travail souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document nommé Brouillon discours et le flux de travail est Approbation 3.

Clic sur le lien État du flux de travail

La page État du flux de travail s’ouvre.

Remarques : 

  • Si votre liste ou votre bibliothèque contient un grand nombre d’éléments, vous pouvez utiliser le tri et/ou le filtrage pour trouver l’élément que vous recherchez plus rapidement. Si vous triez et/ou filtrez souvent de la même façon, vous pouvez créer un affichage personnalisé qui automatise cette organisation.

  • Pour ouvrir la page État du flux de travail, vous pouvez également cliquer sur le lien Afficher l’état de ce flux de travail dans une notification par courrier électronique « a commencé » ou sur le lien Afficher l’historique du flux de travail dans une notification « s’est terminé » pour l’instance qui vous intéresse.

Haut du segment

2. Utiliser la page État du flux de travail pour surveiller l’avancement du flux de travail

Sous l’illustration de chaque section de la page État du flux de travail, vous trouverez les questions auxquelles la section répond.

Section Informations sur le flux de travail

Section Informations sur le flux de travail de la page État du flux de travail

Réponses aux questions :

  • Qui a démarré cette instance du flux de travail ?

  • Quand cette instance a-t-elle démarré ?

  • Quand la dernière action dans cette instance s’est-elle produite ?

  • Sur quel élément s’exécute cette instance ?

  • Quel est l’état actuel de cette instance ?

Section Tâches

Zone Tâches dans la page État du flux de travail

Réponses aux questions :

  • Quelles tâches ont déjà été créées et affectées et quel est leur état actuel ?

  • Quelles tâches sont déjà terminées et quel en a été le résultat ?

  • Quelle est la date d’échéance de chaque tâche qui a déjà été créée et affectée ?

Les tâches qui ont été supprimées et les tâches qui n’ont pas encore été affectées ne s’affichent pas dans cette section.

Section Historique du flux de travail

Section Historique de flux de travail de la page État du flux de travail

Réponses aux questions :

  • Quels événements se sont déjà produits dans cette instance du flux de travail ?

  • Les tâches en retard et les notifications de tâches en retard ne s’affichent pas dans cette zone.

Haut du segment

3. Modifier les tâches actives (tâches déjà affectées)

Il existe deux façons de modifier des tâches qui ont déjà été affectées mais ne sont pas encore terminées :

  • Modifier une seule tâche active

  • Modifier toutes les tâches actives

Modifier une seule tâche active

Autorisations    Pour apporter des modifications à une seule tâche affectée à une personne autre que vous-même, vous devez disposer de l'autorisation gérer les listes. (Le groupe propriétaires possède l'autorisation gérer les listes par défaut; le groupe membres et les groupes visiteurs ne le font pas. Par exemple, il est possible de disposer d'autorisations vous permettant de démarrer un flux de travail, mais pas d'apporter des modifications à la tâche d'un autre participant.)

Si vous disposez des autorisations nécessaires :

  1. Cliquez sur le titre de la tâche dans la liste Tâches.
    Clic sur le titre d’une tâche dans la liste

  2. Utilisez le formulaire de tâche pour exécuter, supprimer ou réaffecter la tâche.

Pour obtenir des instructions plus détaillées sur l'utilisation du formulaire de tâche, voir le segment exécuter de cet article.

Modifier toutes les tâches actives

Autorisations    Les quatre liens de commande dans l'illustration suivante apparaissent sur la page État du flux de travail de toute personne disposant de l'autorisation gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l'instance du flux de travail, mais le lien terminer ce flux de travail ne s'affiche pas , sauf si cette personne possède également l'autorisation gérer les listes. (Là encore, le groupe propriétaires dispose de l'autorisation gérer les listes par défaut; le groupe membres et les groupes visiteurs ne le sont pas.)

  1. Dans la zone située juste au-dessous de Visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Mettre à jour les tâches actives de Approbation.

  2. Apportez vos modifications dans le formulaire qui s’ouvre, puis cliquez sur OK.

    • Des messages reflétant vos modifications sont envoyés aux personnes auxquelles des tâches sont affectées dans cette exécution.

    • Les tâches déjà terminées ou supprimées et les tâches non encore affectées, ne sont pas affectées par les modifications que vous apportez dans ce formulaire.

    • Si vous voulez apporter des modifications à des tâches non encore affectées, voir la section suivante Modifier les tâches futures.

Formulaire de modification pour les tâches actives

Légende numéro un

Durée par tâches, Unités de durée

Légende numéro deux

Requête

  • Pour modifier le texte de la    demande    Apportez les modifications souhaitées dans la zone de texte.

  1. Quand tous les champs du formulaire vous conviennent, cliquez sur OK.

Toutes les tâches actives dans l’instance actuelle sont mises à jour.

Haut du segment

4. Modifier les tâches futures (tâches non encore affectées)

Autorisations    Les quatre liens de commande dans l'illustration suivante apparaissent sur la page État du flux de travail de toute personne disposant de l'autorisation gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l'instance du flux de travail, mais le lien terminer ce flux de travail ne s'affiche pas , sauf si cette personne possède également l'autorisation gérer les listes. (Là encore, le groupe propriétaires dispose de l'autorisation gérer les listes par défaut; le groupe membres et les groupes visiteurs ne le sont pas.)

  1. Dans la page État du flux de travail, dans la zone située sous Visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Ajouter ou mettre à jour les approbateurs de Approbation.

  2. Apportez vos modifications dans le formulaire qui s’ouvre, puis cliquez sur METTRE À JOUR.

    Remarque :  Les tâches déjà créées et affectées ne sont pas affectées par les modifications que vous apportez dans ce formulaire.

Formulaire de modification pour les tâches futures

Légende numéro un

Participants, Ordre, Développer les groupes

Légende numéro deux

Requête

  • Pour modifier le texte de la    demande    Apportez les modifications souhaitées au texte dans la zone.

Légende numéro trois

Échéance pour toutes les tâches, Durée par tâche, Unités de durée

  • Pour modifier ou supprimer la date d’échéance calendaire    Supprimez la date existante, indiquez-en une nouvelle ou supprimez la date d’échéance, en laissant le champ vide. (Ne tapez pas un zéro dans ce champ. Ce champ doit contenir une valeur de date calendaire ou être vide.)

  • Pour conserver la durée    actuelle    Laissez le champ Durée par tâche vide et n’apportez pas de modifications à Unités de durée.

  • Pour supprimer la durée pour qu’il n’en reste    aucune    Tapez le chiffre 0 dans Durée par tâche.

  • Pour étendre la durée de la    tâche    Utilisez les deux champs de durée pour spécifier le nombre et le type d’unités par lesquelles vous souhaitez étendre la durée. Pour plus d’informations sur la définition des dates d’échéance et des durées, voir le segment PLANIFIER de cet article.

  1. Quand tous les champs du formulaire vous conviennent, cliquez sur OK.

Toutes les futures tâches de l’instance actuelle refléteront vos modifications.

Haut du segment

5. Annuler ou mettre fin à cette exécution du flux de travail

Il existe deux façons d’arrêter l’exécution d’une instance de flux de travail avant qu’elle soit terminée :

  • Annuler le flux de travail    Toutes les tâches sont annulées, mais sont conservées dans la zone Tâches de la page État du flux de travail.

  • Mettre fin au flux de travail    Toutes les tâches sont annulées et sont supprimées de la zone Tâches de la page État du flux de travail. (Elles s’affichent toujours dans la zone Historique du flux de travail.)

Instructions pour ces deux méthodes.

Annulation (toutes les tâches sont annulées mais conversées dans la liste Tâches et l’Historique)

Autorisations    Les quatre liens de commande dans l'illustration suivante apparaissent sur la page État du flux de travail de toute personne disposant de l'autorisation gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l'instance du flux de travail, mais le lien mettre fin au flux de travail ne s'affiche pas , sauf si cette personne possède également l'autorisation gérer les listes. (Là encore, le groupe propriétaires dispose de l'autorisation gérer les listes par défaut; le groupe membres et les groupes visiteurs ne le sont pas.)

Si l’instance actuelle d’un flux de travail n’est plus nécessaire, elle peut être arrêtée.

  • Dans la page État du flux de travail, dans la zone située sous Visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Annuler toutes les tâches de Approbation.

  • Cliquez sur Oui pour confirmer.

Lien Annuler toutes les tâches

Toutes les tâches actuelles sont annulées, et le flux de travail se termine avec un état Annulé. Les tâches annulées sont répertoriées dans la zone Tâches et dans la zone Historique du flux de travail.

Arrêt (toutes les tâches sont supprimées de la liste Tâches mais conservées dans l’Historique)

Autorisations    Les quatre liens de commande dans l'illustration suivante apparaissent sur la page État du flux de travail de toute personne disposant de l'autorisation gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l'instance du flux de travail, mais le lien terminer ce flux de travail ne s'affiche pas , sauf si cette personne possède également l'autorisation gérer les listes. (Là encore, le groupe propriétaires dispose de l'autorisation gérer les listes par défaut; le groupe membres et les groupes visiteurs ne le sont pas.)

Si une erreur se produit, ou si le flux de travail s’arrête et ne répond plus, il peut être arrêté.

Dans la page État du flux de travail, dans la zone située sous Visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Terminer ce flux de travail., puis cliquez sur Oui pour confirmer.

Toutes les tâches créées par le flux de travail sont annulées et supprimées de la zone Tâches sur la page État du flux de travail, mais elles apparaissent toujours dans la zone Historique du flux de travail. Le flux de travail prend fin avec un état Flux de travail annulé.

Haut du segment

6. Savoir quels flux de travail s’exécutent sur un élément

Dans la page Flux de travail pour un élément, se trouve une liste des flux de travail actuellement en cours d’exécution pour cet élément.

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.

  2. Pointez sur le nom de l’élément, cliquez sur la flèche qui s’affiche, puis sur Flux de travail dans le menu déroulant.

  3. Dans la page Flux de travail : nom de l’élément, sous Flux de travail en cours d’exécution, se trouve une liste des instances actuellement en cours d’exécution.

Remarque :  Notez que plusieurs instances d’une version d’un flux de travail ne peuvent pas s’exécuter sur le même élément en même temps. Par exemple : deux flux de travail, basés sur le modèle Approbation, ont été ajoutés. L’un est nommé Approbation de plan et l’autre Approbation de budget. Sur un élément à la fois, une instance de chaque Approbation de plan et Approbation de budget peut s’exécuter, mais non sur les deux instances de chaque flux de travail.

Haut du segment

7. Surveiller les flux de travail pour l’intégralité de la collection de sites

Les administrateurs de collection de sites peuvent voir d’un coup d’œil :

  • Combien de flux de travail basés sur chaque modèle de flux de travail existent actuellement dans la collection de sites.

  • Si chaque modèle de flux de travail est actif ou inactif dans la collection de sites.

  • Combien d’instances des versions du flux de travail basées sur chaque modèle de flux de travail s’exécutent actuellement dans la collection de sites.

Voici comment procéder :

  1. Ouvrez la page d’accueil pour la collection de sites (et non la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur l’icône Paramètres  , puis cliquez sur Paramètres du site.

  3. Dans la page Paramètres du site, sous Administration du site, cliquez sur Flux de travail.

La page Flux de travail s’ouvre, affichant les informations.

Et ensuite ?

S’il s’agissait de la première exécution de cette version du flux de travail, reportez-vous aux instructions du segment REVOIR de cet article pour afficher les événements dans l’instance et voir si le flux de travail fonctionne comme vous le souhaitez.

Une fois une instance de flux de travail terminée, vous pouvez revoir les événements enregistrés dans son historique. (Vous pouvez accéder à l’enregistrement pour une instance pendant 60 jours après la fin de l’instance.)

Important :  Notez que l’historique du flux de travail est fourni à titre de référence informelle uniquement. Il ne peut pas être utilisé pour des audits officiels ni à toute autre fin juridique ou fondée sur les preuves.

Vous pouvez également exécuter des rapports sur les performances globales du flux de travail pour plusieurs instances.

Sections de ce segment

  1. Revoir les événements dans l’instance la plus récente

  2. Accéder à l’historique de l’instance pendant 60 jours

  3. Créer des rapports de performances du flux de travail

1. Revoir les événements dans l’instance la plus récente

Tant qu’un élément reste dans la même liste ou bibliothèque, et jusqu’à ce que le même flux de travail soit de nouveau exécuté sur cet élément, l’historique de l’instance la plus récente est accessible à partir de la liste ou de la bibliothèque.

Pour afficher la page État du flux de travail pour l’instance la plus récente de l’exécution d’un flux de travail sur un élément :

  • Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien d’état pour l’élément et le flux de travail souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document intitulé Brouillon discours et le flux de travail est Approbation nouveau document.

Clic sur le lien d’état du flux de travail

Dans la page État du flux de travail, la section Historique du flux de travail se trouve vers le bas.

Section Historique de flux de travail de la page État du flux de travail

Haut du segment

2. Accéder à l’historique de l’instance pendant 60 jours

Que faire si vous souhaitez revoir l’historique d’une instance après avoir exécuté de nouveau le même flux de travail sur le même élément ?

Vous pouvez le faire pendant 60 jours, à partir de deux emplacements : la liste ou la bibliothèque, ou la notification de flux de travail terminé.

À partir de la liste ou de la bibliothèque

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.

  2. Pointez sur le nom de l’élément, cliquez sur la flèche qui s’affiche, puis sur Flux de travail dans le menu déroulant.

  3. Dans la page flux de travail: nom de l' élément , sous flux de travail remplis, cliquez sur le nom ou l'état de l'instance de flux de travail que vous souhaitez réviser.
    Liste Flux de travail terminés sur la page Flux de travail pour l’élément
    La page État du flux de travail pour cette instance s'ouvre.

À partir de la notification de flux de travail terminé

  • Ouvrez la notification de flux de travail terminé pour l’instance à revoir, puis cliquez sur le lien Afficher l’historique du flux de travail.


La page État du flux de travail pour cette instance s’ouvre.

Pour conserver toutes vos notifications de fin, créez une règle Outlook. Définissez la règle à copier tous les messages entrants contenant le texte terminé le dans la ligne Objet dans un dossier séparé. (Assurez-vous que la règle Outlook copie les messages entrants et qu’elle ne les déplace pas, sinon ils ne s’afficheront pas dans votre boîte de réception.)

Haut du segment

3. Créer des rapports de performances du flux de travail

Pour connaître les performances globales d’une version de votre flux de travail — dans le temps et sur plusieurs instances — vous pouvez créer l’un ou les deux rapports prédéfinis suivants :

  • Rapport de durée d’activité    Utilisez ce rapport pour savoir en moyenne le temps nécessaire à l’exécution de chaque activité au sein d’un flux de travail, et combien de temps dure chaque exécution ou instance de ce flux de travail.

  • Rapport des annulations et erreurs    Utilisez ce rapport pour savoir si un flux de travail est souvent annulé ou s’il rencontre des erreurs avant qu’il soit terminé.

Créer les rapports disponibles pour un flux de travail

  1. Dans la liste ou la bibliothèque, dans la colonne État pour ce flux de travail, cliquez sur un lien d’informations d’état.

  2. Dans la page État du flux de travail, sous Historique du flux de travail, cliquez sur Afficher les rapports de flux de travail.

  3. Recherchez le flux de travail pour lequel vous souhaitez afficher un rapport, puis cliquez sur le nom du rapport que vous souhaitez afficher.

  4. Dans la page Personnaliser, conservez ou modifiez l'emplacement dans lequel le fichier de rapport sera créé, puis cliquez sur OK.
    Clic sur OK pour l’emplacement d’enregistrement du fichier
    Le rapport est créé et enregistré à l'emplacement spécifié.

  5. Quand le rapport est terminé, vous pouvez cliquer sur le lien indiqué dans l’illustration suivante pour l’afficher. Dans le cas contraire, cliquez sur OK pour terminer et fermer cette boîte de dialogue. (Ensuite, quand vous êtes prêt à afficher le rapport, vous le trouverez à l’emplacement indiqué à l’étape précédente.)

Et ensuite ?

Si votre flux de travail fonctionne comme vous le souhaitez, commencez à l’utiliser.

Si vous souhaitez modifier son fonctionnement, reportez-vous au segment MODIFIER de cet article.

Après avoir exécuté la première instance de votre nouveau flux de travail Approbation et revu les résultats, vous pouvez apporter des modifications à la configuration de votre flux de travail.

Vous pouvez également à tout moment apporter d’autres modifications à la configuration.

Enfin, vous pouvez, si vous le souhaitez, désactiver le flux de travail temporairement — ou le supprimer totalement.

Sections de ce segment

  1. Modifier de façon permanente des paramètres d’un flux de travail

  2. Désactiver ou supprimer un flux de travail

1. Modifier de façon permanente des paramètres d’un flux de travail

Pour apporter des modifications définitives aux paramètres d’un flux de travail existant, vous ouvrez et modifiez le formulaire d’association utilisé lors de son ajout.

Si le flux de travail s’exécute dans une liste ou une bibliothèque

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque sur laquelle le flux de travail s’exécute.

  2. Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque.

    Remarque : Le nom de l’onglet peut varier avec le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, l’onglet se nomme Calendrier.

  3. Dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

  4. Dans la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour changer les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail dont vous souhaitez changer les paramètres.

    Remarque :  Si le flux de travail ne s’affiche pas dans la liste, il se peut qu’il soit associé à un seul type de contenu. L’affichage des flux de travail dans la liste dépend de l’option Ces flux de travail sont configurés de façon à s’exécuter sur les éléments de ce type située sous la liste. (Voir l’illustration.) Cliquez sur les options de type de contenu dans le menu déroulant pour savoir celle qui affiche le flux de travail souhaité. Quand le flux de travail s’affiche dans la liste, cliquez sur son nom.

  5. Dans les deux pages du formulaire d’association utilisées pour ajouter le flux de travail, apportez les modifications souhaitées et enregistrez-les.

    Pour plus d’informations sur les champs et les contrôles du formulaire d’association, voir le segment PLANIFIER et le segment AJOUTER approprié (Liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Si le flux de travail s’exécute sur toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

  1. Ouvrez la page d’accueil pour la collection de sites (et non la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur l’icône Paramètres  , puis cliquez sur Paramètres du site.

  3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries du concepteur web, cliquez sur Types de contenu de site.

  4. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site sur lequel s’exécute le flux de travail.

  5. Dans la page pour le type de contenu sélectionné, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

  6. Dans la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour changer les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail dont vous souhaitez changer les paramètres.

  7. Dans les deux pages du formulaire d’association utilisées pour ajouter le flux de travail, apportez les modifications souhaitées et enregistrez-les.

    Pour plus d’informations sur les champs et les contrôles du formulaire d’association, voir le segment PLANIFIER et le segment AJOUTER approprié (Liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Haut du segment

2. Désactiver ou supprimer un flux de travail

Si le flux de travail s’exécute dans une liste ou une bibliothèque

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque sur laquelle le flux de travail s’exécute.

  2. Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque.

    Remarque : Le nom de l’onglet peut varier avec le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, l’onglet se nomme Calendrier.

  3. Dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

  4. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer, bloquer ou restaurer un flux de travail.

  5. Utilisez le formulaire sur la page Supprimer des flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
    Formulaire sur la page Supprimer des flux de travail

Le formulaire contient cinq colonnes :

  • Flux de travail    Nom du flux de travail.

  • Instances    Nombre d’instances du flux de travail en cours d’exécution sur les éléments.

  • Autoriser    Option qui autorise l’exécution normale du flux de travail.

  • Aucune nouvelle instance    Option qui permet aux instances actuellement en cours d’exécution de se terminer, mais désactive le flux de travail, le rendant indisponible pour de nouvelles instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le flux de travail ultérieurement, retournez sur cette page et sélectionnez Autoriser.)

  • Supprimer    Option qui supprime le flux de travail de la liste ou de la bibliothèque. Il est mis fin immédiatement à toutes les instances en cours d’exécution, et la colonne pour ce flux de travail ne s’affiche plus sur la page pour la liste ou la bibliothèque. (Cette action n’est pas réversible.)

Si le flux de travail s’exécute sur toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

  1. Ouvrez la page d’accueil pour la collection de sites (et non la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur l’icône Paramètres  , puis cliquez sur Paramètres du site.

  3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries, cliquez sur Types de contenu de site.

  4. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site sur lequel s’exécute le flux de travail.

  5. Dans la page pour le type de contenu sélectionné, sousParamètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

  6. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer, bloquer ou restaurer un flux de travail.

  7. Utilisez le formulaire sur la page Supprimer des flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
    Formulaire sur la page Supprimer des flux de travail

Le formulaire contient cinq colonnes :

  • Flux de travail    Nom du flux de travail.

  • Instances    Nombre d’instances du flux de travail en cours d’exécution sur les éléments.

  • Autoriser    Option qui autorise l’exécution normale du flux de travail.

  • Aucune nouvelle instance    Option qui permet aux instances actuellement en cours d’exécution de se terminer, mais désactive le flux de travail, le rendant indisponible pour de nouvelles instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le flux de travail ultérieurement, retournez sur cette page et sélectionnez Autoriser.)

  • Supprimer    Option qui supprime le flux de travail de la collection de sites. Il est mis fin immédiatement à toutes les instances en cours d’exécution, et la colonne pour ce flux de travail ne s’affiche plus sur la page pour la liste ou la bibliothèque. (Cette action n’est pas réversible.)

Et ensuite ?

Si vous avez apporté des modifications, exécutez une instance de test du flux de travail pour vérifier l’impact de vos modifications.

Personnalisation supplémentaire

Il existe de nombreuses façons de personnaliser plus avant les flux de travail inclus aux produits SharePoint.

Vous pouvez créer des flux de travail personnalisés de toutes pièces.

Vous pouvez utiliser l’un des programmes suivants :

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Pour personnaliser les formulaires, actions et comportements d’un flux de travail.

  • Microsoft Visual Studio    Pour créer vos actions personnalisées de flux de travail.

Pour plus d’informations, voir l’aide de Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Développez vos compétences dans Office
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×