À propos des flux de travail d’approbation

À propos des flux de travail d’approbation

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Flux de travail SharePoint peut vous aider à automatiser des processus métier, les rendre plus cohérentes et plus efficace. Le permet de flux de travail SharePoint approbation que vous router des documents et autres éléments stockés dans SharePoint à une ou plusieurs personnes pour approbation.

Pour plus d’informations, voir à propos des flux de travail inclus dans SharePoint.

Important :  Par défaut, le flux de travail Approbation n’est pas activé et ne figure pas dans la zone de liste Sélectionnez un modèle de flux de travail du formulaire d’association. Pour le rendre utilisable, un administrateur de site doit l’activer au niveau de la collection de sites.

Si vous devez faire est d’exécuter une tâche de flux de travail approbation    Recherchez simplement le segment achevé et développer. Vous devrez peut-être pas un des autres segments pour l’instant.

Comparaison d’un processus manuel et d’un flux de travail automatisé

Les flux de travail SharePoint sont :

  • Efficaces et cohérents    Un flux de travail approbation automatiquement envoie le document ou un élément, affecte les tâches de révision et effectue le suivi de l’avancement et envoie des notifications lorsque cela est nécessaire et les rappels. L’activité dans un flux de travail peut être contrôlée et ajustée à partir d’une page d’état central et l’historique des événements lors de l’exécution du flux de travail est conservé pendant 60 jours après la fin.

  • Moins vous convient pas    Un flux de travail approbation enregistre vous et vos collègues rationalisant et en même temps rationalise et standardisant votre processus d’approbation.

Voici un diagramme d’une version simple du flux de travail Approbation.

Diagramme d’un flux de travail Approbation simple

Les informations de cet article sont présentées sous la forme de dix segments qui peuvent être développés.

Cliquez ici pour quelques conseils supplémentaires pour tirer le meilleur parti de cet article

Si vous devez faire est d’exécuter une tâche de flux de travail approbation    Recherchez simplement le segment achevé et développer. Vous devrez peut-être pas un des autres segments pour l’instant.

Si vous voulez ajouter, Démarrer, surveiller et mettre à jour de flux de travail    Si vous ne connaissez pas déjà ces tâches, vous peuvent être utiles à travailler dans cet article, segment par segment, la première fois que cette conception vous et ajouter un flux de travail. Une fois que vous avez l’habitude avec les informations et la mise en page d’article, vous pourrez accéder directement au segment que vous avez besoin sur les visites retour.

Approbation de contenu et approbation de publication    Vous disposez de listes ou de bibliothèques dans lesquelles de nouveaux éléments et/ou de nouvelles versions d’éléments doivent être révisés pour vérifier l’exactitude du contenu ou l’adéquation de la forme et du style, avant qu’ils soient visibles à toutes les personnes ayant accès à cette liste. Ce type de processus de révision est appelé approbation de contenu, et vous utilisez un flux de travail Approbation pour contrôler l’approbation du contenu d’une liste ou d’une bibliothèque. (Il existe également un flux de travail Approbation de publication très similaire, créé tout spécialement pour être utilisé dans les sites SharePoint qui publient des pages web sur Internet.)

Impression de cet article    Cet article est long. Si vous souhaitez imprimer uniquement certains segments, vérifiez que seuls ces segments sont développés avant d’imprimer. (De plus, si vous souhaitez inclure tous les graphiques dans votre copie imprimée, choisissez l’orientation Paysage et non l’orientation Portrait.)

À propos de la recherche    Avant de rechercher du texte ou des expressions dans cet article, assurez-vous que tous les segments que vous souhaitez inclure dans votre recherche sont développés.

Un flux de travail Approbation est une fonctionnalité SharePoint qui route un document ou d’autres éléments stockés dans une liste ou une bibliothèque SharePoint, vers une ou plusieurs personnes pour approbation ou refus. Ce flux de travail automatise, rationalise et standardise l’intégralité du processus.

Diagramme d’un flux de travail Approbation simple

Le flux de travail Approbation standard inclus avec les produits SharePoint fonctionne comme un modèle. À l’aide de ce modèle, vous pouvez ajouter plusieurs flux de travail Approbation à vos sites. Chaque flux de travail que vous ajoutez est une version unique du flux de travail Approbation standard, personnalisé en fonction des paramètres que vous définissez quand vous l’ajoutez.

Sections de ce segment

  1. Que peut faire un flux de travail approbation pour moi ?

  2. Que ne peut pas faire un flux de travail approbation ?

  3. Qui peut utiliser ce type de flux de travail ?

  4. Comment pouvez-vous planifier, ajouter, exécuter et mettre à jour ce type de flux de travail ?

1. Que peut faire un flux de travail Approbation pour moi ?

  • Quand vous ajoutez un flux de travail Approbation pour la première fois à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, vous indiquez combien de participants à inclure, et si leurs tâches sont affectées l’une après l’autre (en série) ou toutes en même temps (en parallèle). Vous pouvez également décider de diviser les tâches des participants en plusieurs étapes séparées, et spécifier une date d’échéance finale et/ou la durée autorisée pour chaque tâche à effectuer. Chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement sur un élément, vous pouvez modifier ces paramètres.

  • Le flux de travail affecte une tâche à chaque participant spécifié. Chaque participant choisit parmi plusieurs réponses possibles : approuver ou refuser l’élément, demander une modification de l’élément, réaffecter la tâche ou annuler ou supprimer la tâche.

  • Pendant l’exécution du flux de travail, vous pouvez suivre l’avancement et apporter des modifications (si nécessaire) à partir d’une page unique centralisée État du flux de travail.

  • Pendant 60 jours après la fin du flux de travail, la liste de tous les événements qui se sont produits pendant son exécution (ou instance) est disponible sur la page État du flux de travail, pour référence.

Vous pouvez également utiliser un flux de travail approbation pour gérer un processus d’approbation du contenu pour une liste ou bibliothèque. Pour plus d’informations, voir le segment contrôler de cet article.

2. Que ne peut pas faire un flux de travail Approbation ?

Les participants d’un flux de travail Approbation ne sont pas autorisés à apporter des modifications à l’élément en cours de révision. Ils peuvent demander à ce que des modifications soient apportées à l’élément au cours de l’instance du flux de travail. Si vous voulez ajouter un flux de travail dans lequel les participants insèrent des commentaires et suivent les modifications de l’élément, voir l’article À propos des flux de travail Recueillir les commentaires, dans la section Voir aussi.

En outre, flux de travail approbation ne sont pas conçu pour la collecte des signatures. Si vous souhaitez utiliser un flux de travail de collecte des signatures dans un document Microsoft Word, un classeur Microsoft Excel ou un formulaire Microsoft InfoPath, voir l’article,tout sur flux de travail de collecte des Signatures, dans la section Voir aussi.

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3. Qui peut utiliser ce type de flux de travail ?

Pour ajouter un flux de travail    Par défaut, vous devez avoir l’autorisation Gérer les listes pour Ajouter un flux de travail. (Le groupe propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; le groupe membres et du groupe visiteurs ne pas).

Pour démarrer un flux de travail    Également par défaut, vous devez l’autorisation de modifier les éléments pour Démarrer un flux de travail qui a déjà été ajouté. (Le groupe de membres et le groupe propriétaires attribuer l’autorisation de modifier les éléments par défaut ; n’est pas le cas du groupe visiteurs.)

Les Propriétaires peuvent choisir de configurer des flux de travail spécifiques qui ne peuvent être démarrés que par les membres du groupe Propriétaires. (Pour ce faire, activez la case à cocher Les autorisations Gérer les listes sont requises pour démarrer le flux de travail, sur la première page du formulaire associée.)

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4. Qui planifie, ajoute, exécute et tient à jour ce type de flux de travail ?

Voici les étapes standard :

  • AVANT d’exécute le flux de travail (planifier, ajouter, Démarrer)   
    avant d’ajouter un flux de travail, vous prévoyez de l’endroit où vous voulez ajouter (pour une liste ou bibliothèque, ou pour la collection de sites entière) et les détails de la manière dont il fonctionne. Une fois que vous avez ajouté et configuré le flux de travail, toute personne disposant des autorisations nécessaires peut démarrer le flux de travail sur un élément spécifique. Le flux de travail peut également être configuré pour s’exécuter automatiquement. Exécution automatique peut être activée en fonction d’un ou les deux événements déclenchement : lorsque n’importe quel élément est ajouté ou créé dans une liste ou bibliothèque, ou lorsqu’un élément dans une liste ou bibliothèque est modifié.

  • PENDANT l’exécution du flux de travail (exécuter, surveiller et ajuster)   
    pendant que le flux de travail s’exécute, les participants individuels accomplissent leurs tâches affectées. Des rappels automatiques sont envoyées aux participants qui ne parviennent pas à respecter les délais de tâche. Pendant ce temps, la progression du flux de travail peut être contrôlée à partir d’une page État du flux de travail centrale pour cette instance spécifique du flux de travail. Ajustements au flux de travail lorsqu’elle est exécutée peuvent être effectuées à partir de la même page ; et, si nécessaire, le flux de travail peut être annulée ou abandonné à partir de cet emplacement.

  • Une fois que le flux de travail s’exécute (révision, état, modifier)   
    lorsque le flux de travail est terminée, vous pouvez examiner les tout l’historique de cette exécution (ou instance) pendant 60 jours dans la page État du flux de travail. À partir de la même page, des rapports statistiques sur les performances de cette version du flux de travail peuvent être créés. Enfin, s’il existe jamais tout ce que vous souhaitez modifier sur la façon dont les fonctions de flux de travail, vous pouvez ouvrir et modifier le formulaire d’association que vous avez traités lorsque vous avez ajouté tout d’abord le flux de travail.

Le graphique suivant montre ces étapes du point de vue de la personne qui ajoute un nouveau flux de travail.

Processus de flux de travail

Dans ce segment, nous allons identifier les décisions que vous devez prendre et les informations dont vous devez disposer avant d’ajouter une version du flux de travail Approbation.

Si vous connaissez déjà comment ajouter ce type de flux de travail et seulement vous avez besoin d’un rappel sur les étapes spécifiques, vous pouvez accéder directement dans le segment Ajouter approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Sections de ce segment

  1. Modèles et les versions

  2. Présentation du formulaire d’association

  3. Douze questions à se poser

1. Modèles et versions

Les flux de travail inclus dans les produits SharePoint fonctionnent comme des modèles principaux sur lesquels sont basés les flux de travail individuels que vous ajoutez à vos listes, bibliothèques et collection de sites.

Chaque fois que vous ajoutez un flux de travail Approbation, par exemple, vous ajoutez en fait une version du modèle de flux de travail Approbation général. Vous attribuez à chaque version un nom et des paramètres, que vous spécifiez dans le formulaire d’association quand vous ajoutez cette version spécifique. De cette façon, vous pouvez ajouter plusieurs flux de travail, toutes les versions étant basées sur le modèle maître de flux de travail Approbation, mais chaque version porte un nom différent et est personnalisée en fonction de la façon dont vous voulez l’utiliser.

Dans cette illustration, trois flux de travail basés sur le modèle de flux de travail Approbation ont été ajoutés, un pour tous les types de contenu d’une bibliothèque, un pour un type de contenu d’une bibliothèque et un pour un type de contenu pour l’ensemble d’une collection de sites.

Trois flux de travail basés sur le modèle de flux de travail Approbation

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2. Présentation du formulaire d’association

Quand vous ajoutez une nouvelle version de flux de travail basée sur l’un des modèles de flux de travail inclus, vous remplissez un formulaire d’association pour spécifier la façon dont vous souhaitez que cette version fonctionne.

Dans la section suivante, vous trouverez une liste de questions qui vous préparera au remplissage du formulaire d’association. Tout d’abord, examinez le formulaire et les champs qu’il contient.

Première page du formulaire d’association

Initiation du formulaire

Deuxième page du formulaire d’association

Formulaire pour la saisie d’informations spécifiques à l’exécution

Les champs dans la zone rouge de cette deuxième page s’affichent également sur le formulaire d’initiation, qui est présenté chaque fois que le flux de travail est démarré manuellement, et qui peut être modifié à cet emplacement pour cette exécution.

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3. Douze questions à se poser

Dès que vous avez répondu à toutes les questions de cette section, vous êtes prêt à ajouter votre flux de travail.

  1. Ceci est le type de flux de travail adéquat ?

  2. Une liste ou bibliothèque ou la collection de sites entière ? et un type de contenu ou tous les types de contenu ?

  3. Qu’est un bon nom ?

  4. Listes des tâches et historiques : existant ou nouveau ?

  5. Comment (et par qui) pouvez ce flux de travail est démarré ?

  6. Types de contenu qui héritent de ce type également partie ce flux de travail ?

  7. : Participants qui, dans quel ordre ?

  8. De quelles informations supplémentaires les participants ont-ils besoin ?

  9. Échéance des tâches ?

  10. Lorsque ce flux de travail prend fin ?

  11. Qui doit être averti ?

  12. Ce flux de travail contrôle-t-il l’approbation de contenu ?

01. Est-ce qu’il s’agit du type de flux de travail adéquat ?

Il existe plusieurs modèles de flux de travail qui comportent le mot « Réception » dans leur nom. Cet article concerne le modèle de flux de travail qui s’affiche dans le menu en tant que approbation – SharePoint 2013. Si vous n’êtes pas sûr que ce type de flux de travail est le meilleur choix pour vous, consultez le segment obtenir des informations de cet article. Pour plus d’informations sur les autres modèles de flux de travail qui sont disponibles, voir l’article, sur le flux de travail inclus dans SharePoint, dans la section Voir aussi.

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02. Une liste ou bibliothèque, ou l’intégralité de la collection de sites ? (et) un type de contenu ou tous les types de contenu ?

Vous pouvez rendre votre nouvelle version du flux de travail approbation disponible dans une seule liste ou bibliothèque, ou vous pouvez le rendre disponible dans l’ensemble de la collection de sites entière.

  • Si vous ajoutez le flux de travail à une seule liste ou bibliothèque, vous pouvez le configurer pour s’exécuter sur tous les types de contenu ou sur un seul type de contenu.

  • Si vous ajoutez le flux de travail pour l’intégralité de la collection de sites, vous devez le configurer pour une exécution sur un seul type de contenu de site.

Carte d’une collection de sites avec 3 façons d’ajouter un flux de travail expliquées

Qu’est-ce qu’un type de contenu ?

Chaque document ou un autre élément stockées dans une liste ou bibliothèque SharePoint appartient à un ou un autre type de contenu. Un type de contenu peut être comme base et générique en tant que Document ou Feuille de calcul Excelou comme spécialisées en tant que Contrat légal ou Spécification de conception de produit. Certains types de contenu sont disponibles dans les produits SharePoint par défaut, mais vous pouvez personnaliser ces et ajouter d’autres personnes que vous créez vous-même.

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03. Quel nom choisir ?

Attribuez à votre version de flux de travail un nom qui :

  • Indique clairement son objectif.

  • Le distingue clairement d’autres flux de travail.

Par exemple

Vous êtes membre d’un groupe d’éditeurs. Votre groupe souhaite utiliser deux flux de travail Approbation pour gérer l’envoi de documents des collaborateurs externes :

  • Vous exécutez le premier flux de travail sur chaque document envoyé pour décider s’il doit être accepté pour le processus d’édition.

  • Après avoir accepté et modifié un document envoyé, vous exécutez le second flux de travail sur le brouillon modifié pour décider s’il doit être accepté comme final.

Vous pouvez nommer le premier flux de travail Approbation de soumission accepter et second Approbation brouillon finale.

Conseil : Nous vous conseillons, comme toujours, d’établir des conventions d’attribution de nom cohérentes, et de les faire connaître à toutes les personnes impliquées dans vos flux de travail.

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04. Listes des tâches et historiques : existant ou nouveau ?

Votre flux de travail peut utiliser la liste des tâches et l’historique par défaut du site, d’autres listes existantes, ou de nouvelles listes uniquement pour ce flux de travail.

  • Si votre site comporte de nombreux flux de travail, ou si certains flux de travail comportent de nombreuses tâches, il est préférable de demander de nouvelles listes pour chaque flux de travail. (La gestion de listes trop longues peut ralentir les performances. Il est plus rapide et facile pour le système de tenir à jour plusieurs listes courtes plutôt qu’une liste très longue.)

  • Si les tâches et l’historique pour ce flux de travail contiennent des données critiques ou confidentielles que vous souhaitez séparer de la liste des tâches générale, il faut indiquer l’utilisation de nouvelles listes séparées pour ce flux de travail. (Après avoir ajouté le flux de travail, définissez les autorisations adéquates pour ces nouvelles listes.

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05. Comment (et par qui) ce flux de travail peut-il être démarré ?

Un flux de travail peut être configuré pour être démarré manuellement, automatiquement ou de l’une ou l’autre façon :

  • Quand vous démarrez manuellement un flux de travail Approbation sur un document ou un élément spécifique, un autre formulaire, le formulaire d’initiation, est présenté. Ce formulaire d’initiation contient la plupart des paramètres de la seconde page du formulaire d’association. De cette façon, si la personne qui démarre le flux de travail souhaite modifier les paramètres (uniquement pour l’instance active), elle peut le faire avant de cliquer sur Démarrer.

  • Avec un démarrage automatique, il n’est pas possible de présenter le formulaire d’initiation, les paramètres par défaut spécifiés dans le formulaire d’association sont utilisés sans pouvoir être modifiés.

L’illustration suivante montre la différence entre les démarrages manuels et automatiques.

Comparaison des formulaires pour un démarrage manuel et un démarrage automatique

Les modifications que vous apportez dans le formulaire d’initiation sont appliqués uniquement au cours de l’instance actuelle du flux de travail. Pour changer les paramètres par défautpermanent, du flux de travail, vous modifiez le formulaire d’association d’origine, comme indiqué dans le segment Modifier de cet article.

Démarrages manuels

Si vous autorisez les démarrages manuels, toute personne, qui dispose des autorisations requises, peut démarrer le flux de travail à tout moment sur les éléments éligibles.

L’avantage d’un démarrage manuel est que vous et vos collègues pouvez démarrer le flux de travail uniquement quand et si vous le décidez, et que chaque fois que vous l’exécutez vous avez la possibilité de modifier certains paramètres à l’aide du formulaire d’initiation.

Un exemple rapide    Si vous voulez exécuter votre flux de travail uniquement sur des éléments créés par un rédacteur externe à votre équipe, le démarrage manuel permet que ce flux de travail ne s’exécute pas automatiquement sur les éléments créés par vous et les membres de votre équipe. (Autre solution : créez une liste ou bibliothèque pour les éléments des rédacteurs de votre équipe, et une liste ou bibliothèque séparée pour les éléments d’autres rédacteurs. De cette façon, vous pouvez exécuter le flux de travail automatiquement, mais uniquement sur la liste des rédacteurs externes.)

Le principal inconvénient des démarrages manuels est qu’il ne faut pas oublier d’exécuter le flux de travail lorsque cela est nécessaire.

Démarrages automatiques

Vous pouvez définir le flux de travail pour qu’il démarre automatiquement suite à l’un des événements suivants :

  • Une personne essaie de publier une version principale d’un élément.

  • Un nouvel élément est créé ou téléchargé dans la liste ou la bibliothèque.

  • Un élément déjà stocké dans la liste ou la bibliothèque est modifié.

L’avantage d’un démarrage automatique est que personne ne doit se souvenir de démarrer le flux de travail. Il s’exécute chaque fois que l’événement déclencheur se produit.

Un exemple rapide    Vous êtes responsable de l’exactitude et de l’adéquation des éléments d’une liste, vous pouvez ajouter un flux de travail Approbation à cette liste et vous ajouter comme unique participant. Vous pouvez configurer le flux de travail pour un démarrage automatique chaque fois qu’un élément de la liste est modifié ou qu’un élément est ajouté. De cette façon, vous êtes toujours à jour.

Deux inconvénients des démarrages automatiques :

  • Vous ne pouvez pas empêcher l’exécution du flux de travail une fois que l’événement déclencheur s’est produit.

  • Vous ne pouvez pas modifier les paramètres au début de chaque instance individuelle.

Pour plus d’informations sur l’exécution du flux de travail approbation automatiquement quand une personne essaie de publier une version principale d’un élément, voir le segment contrôler de cet article.

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06. Les types de contenu qui héritent de ce flux de travail font-ils également partie de ce flux de travail ?

Quand vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu pour l’ensemble de la collection de sites, vous pouvez ajouter également le flux de travail à tous les autres types de contenu de la collection de sites qui héritent du type de contenu que vous ajoutez au flux de travail.

Notes

  • L’opération qui consiste à ajouter le type de contenu à tous les autres types de contenu peut prendre beaucoup de temps.

  • Si l’héritage a été interrompu pour un site ou sous-site dans lequel vous souhaitez ajouter ce flux de travail aux types de contenu qui en héritent, vous devez être membre du groupe Propriétaires de chacun de ces sites ou sous-sites avant d’exécuter cette opération.

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07. Participants : qui et dans quel ordre ?

Vous devez indiquer le nom et l’adresse de messagerie de chaque personne à qui des tâches de révision seront affectées.

Une ou plusieurs étapes ?    Vous pouvez choisir qu’une seule étape de tâches de révision, soit d’avoir plusieurs étapes. Si vous avez plusieurs stades, les étapes à effectuer une après l’autre.

Révisions en série ou les révisions en parallèle ?    Pour les participants dans n’importe quelle une étape, vous pouvez choisir ont leurs tâches de révision affectées tous en même temps (en parallèle) ou pour indiquer les tâches qui leur révision affectés une après l’autre (en série) dans l’ordre que vous indiquez. L’option séquentielle peut être utile si, par exemple, vous configurez le flux de travail se termine après le premier refus — ou si vous souhaitez que les participants davantage ainsi pour être en mesure d’utiliser les commentaires des participants antérieures dans le cadre du contexte de leurs commentaires.

Par exemple

Ce scénario simple montre certains des avantages liés l’utilisation de plusieurs étapes et des révisions en série :

Frank ajoute un nouveau flux de travail Approbation. Il veut que ses collègues Anna et Sean révisent chaque élément en premier, puis les réviser lui-même. Il souhaite également que le flux de travail se termine avant sa propre révision si Anna ou Sean refuse l’élément. Frank peut définir tout cela de deux façons :

  • En utilisant une révision en série    David configure une révision en série seule étape dans lequel Anna et Sean sont les deux premiers participants et il est la troisième ; et il sélectionne l’option Terminer dès le premier refus.
    Ce choix, Anna devez approuver l’élément de tâche Jean est affectée, puis Sean doit approuver l’élément avant de tâche de David est affectée. Si Anna refuse l’élément, David ni Sean doivent être affecté une tâche. et si Anna approuve mais Jean refuse, puis le flux de travail se termine toujours avant de tâche de révision de David est assignée.
    Voici comment David configure sa révision en série secondaire unique.
    Formulaire avec le paramètre pour l’étape en série surligné
    Option Terminer dès le premier refus sélectionnée

  • En utilisant deux étapes    Si David souhaite Anna et Sean à affecter leurs révisions en même temps, afin que Jean ne doit pas attendre pour Anna se terminer avant qu’elle peut commencer, il peut configurer deux étapes dans le flux de travail : le premier une étape en parallèle Anna et de Sean révision et la deuxième étape distincte pour uniquement son propre révision. Là encore, il sélectionne l’option Terminer dès le premier refus. La deuxième étape ne démarre pas jusqu'à ce que la première étape terminée ; une nouvelle fois, si Anna ou Sean refuse l’élément, tâche de révision de Frank ne doivent jamais être affectée.
    Voici comment David configure sa révision parallèle en deux étapes.
    Formulaire avec le paramètre pour l’étape en parallèle surligné
    Option Terminer dès le premier refus sélectionnée

Voici des diagrammes pour ces deux solutions.

Flux de travail en série et flux de travail à deux étapes côte à côte

Participants externes    Il existe un processus spécial afin d’inclure les participants qui ne sont pas membres de votre organisation SharePoint. Dans ce processus, un membre du site se comporte comme un proxy pour le participant externe.

Voici un diagramme de ce processus :

Diagramme de processus pour inclure un participant externe

Affecter une tâche à chaque groupe entier, ou un pour chaque membre du groupe ?    Si vous incluez une groupe adresse ou liste de distribution entre les participants du flux de travail, vous pouvez avoir le flux de travail attribuer une tâcheà chaque membre du groupe, ou affecter une tâche à l’ensemble du groupe (mais toujours envoyer une notification de qui tâche unique à chaque membre). Lorsqu’une seule tâche est affectée à l’ensemble du groupe, puis n’importe quel membre du groupe peut réclamer et exécuter cette tâche unique. (Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment achevé de cet article).

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08. De quelles informations supplémentaires les participants ont-ils besoin ?

Le formulaire d’association contient un champ texte dans lequel vous pouvez fournir des instructions, des détails sur la configuration requise, des ressources, etc.

Deux éléments à inclure :

  • Les coordonnées, au cas où les participants rencontrent des problèmes ou qu’ils ont des questions.

  • Si le flux de travail vous affecte uniquement une tâche unique pour chaque groupe ou liste de distribution, mentionner ici qu’un seul membre de ce type de groupe doit réclamer la tâche avant l’exécution de cette dernière. De cette façon, d’autres membres du groupe ne pas perdre de temps par au début de la même tâche. Vous trouverez les détails sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment achevé de cet article

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09. Échéance des tâches

Vous pouvez indiquer quand les tâches du flux de travail arrivent à échéance de l’une et/ou l’autre des façons suivantes :

Par date calendaire    Vous pouvez spécifier une date calendaire à laquelle toutes les tâches arrivent à échéance.

  • Si vous définissez votre flux de travail pour un démarrage automatique, vous ne devez pas généralement Utilisez cette option. C’est parce que la date de valeur que vous spécifiez ne sont pas ajuster automatiquement lui-même par rapport à la date actuelle chaque fois que le flux de travail démarre automatiquement.

Par durée de tâche    Vous pouvez spécifier un nombre de jours, de semaines ou de mois pendant lesquels la tâche peut être exécutée, et dont le décompte commence quand la tâche est affectée.

  • Une date calendaire d’échéance remplace une durée de tâche spécifiée. Par exemple : si la date du jour est le 10 juin, et qu’une tâche m’est affectée aujourd’hui qui a une durée de trois jours, mais que cette tâche a également une date d’échéance calendaire au 11 juin, l’échéance de la tâche est le 11 juin (date d’échéance calendaire) et non le 13 juin (fin de la durée de trois jours).

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10. Quand est-ce que ce flux de travail prend fin ?

Pour ne pas perdre de temps sur des révisions inutiles, vous pouvez choisir de mettre fin immédiatement au flux de travail (avant la date spécifiée ou la date d’échéance calculée) quand l’un des deux événements suivants se produit :

  • Un participant refuse l’élément.

  • L’élément est modifié d’une façon ou d’une autre.

Remarque :  Un flux de travail ne peut pas commencer sur un élément extrait. Une fois le flux de travail démarré, l’élément pour révision peut être extrait pour le protéger contre des modifications. (Mais tant que cet élément n’est pas archivé, aucun flux de travail ne peut commencer dessus.)

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11. Qui doit être averti ?

Dans le champ CC, sur la deuxième page du formulaire d’association, vous pouvez entrer les noms ou les adresses des personnes qui doivent être averties du démarrage ou de la fin de ce flux de travail.

  • La saisie d’un nom dans cette zone n’affecte pas une tâche de flux de travail à cette personne.

  • Quand le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de début et de fin sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

  • Quand le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a ajouté reçoit les notifications de début et de fin sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

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12. Ce flux de travail contrôle-t-il l’approbation du contenu ?

Vous disposez de listes ou de bibliothèques dans lesquelles de nouveaux éléments et/ou de nouvelles versions d’éléments doivent être révisés pour vérifier l’exactitude du contenu ou l’adéquation de la forme et du style, avant qu’ils soient visibles à toutes les personnes ayant accès à cette liste. Ce type de processus de révision est appelé approbation de contenu.

Dans les produits SharePoint, vous pouvez utiliser un flux de travail approbation pour rendre le processus d’approbation du contenu encore plus simple et plus efficace. Pour plus d’informations, voir le segment contrôler l’approbation de contenu de cet article.

Et ensuite ?

Si vous êtes prêt à ajouter votre nouveau flux de travail approbation à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, accédez au segment ajouter approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Vous disposez de listes et de bibliothèques dans lesquelles de nouveaux éléments et/ou de nouvelles versions d’éléments doivent être révisés pour vérifier l’exactitude du contenu ou l’adéquation de la forme et du style, avant qu’ils soient visibles à toutes les personnes ayant accès à cette liste. Ce type de processus de révision est appelé approbation de contenu.

Dans les produits SharePoint, vous pouvez contrôler l’approbation du contenu manuellement, sans flux de travail ; mais un flux de travail Approbation SharePoint peut rendre le processus encore plus facile et efficace.

Si vous ne connaissez pas déjà les fonctionnalités de contrôle de version et d’approbation de contenu intégrées aux produits SharePoint, nous vous recommandons de commencer par consulter les articles suivants :

Un flux de travail Approbation peut contrôler le processus d’approbation de contenu de deux façons, chaque méthode est associée à un contrôle du formulaire d’association que vous remplissez quand vous ajoutez le flux de travail pour la première fois. Vous pouvez utiliser votre flux de travail pour l’une et/ou l’autre méthode.

Contrôler la publication des versions principales

Dans la zone Options de démarrage sur la première page du formulaire d’association, se trouve l’option Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d’une version principale de cet élément. Quelques éléments à savoir :

  • Cette option est disponible uniquement pour un flux de travail Approbation qui s’exécute sur tous les types de contenu dans une liste ou une bibliothèque, et non pour un flux de travail qui s’exécute sur les éléments d’un seul type de contenu.

  • Pour que cette option soit disponible, l’approbation de contenu doit être activée pour la liste ou la bibliothèque sur la page Paramètres de contrôle de version, et l’option Créer des versions principales et secondaires (brouillon) doit être sélectionnée sur cette même page.

  • Si vous sélectionnez cette option, les deux options qui suivent deviennent indisponibles : Démarrer le flux de travail lorsqu’un nouvel élément est créé et Démarrer le flux de travail lorsqu’un élément est modifié.

  • Si vous sélectionnez cette option, votre flux de travail s’exécutera automatiquement sur un élément seulement quand une personne essaie de publier une version principale de cet élément.

  • Au sein d’une liste ou d’une bibliothèque, il ne peut exister qu’un seul flux de travail Approbation utilisé pour l’approbation de la publication de versions principales. Si vous essayez de désigner un second flux de travail dans la même liste ou bibliothèque pour cette fonction, vous devrez choisir l’un ou l’autre.

Contrôle non basé sur le contrôle de version

Dans la zone Activer l’approbation de contenu de la seconde page du formulaire d’association, se trouve l’option Mettre à jour le statut d’approbation lorsque le flux de travail est terminé (ce flux de travail vous permet de contrôler l’approbation de contenu).

Cette option est disponible dans le formulaire que l’approbation de contenu soit ou non requise dans la liste ou la bibliothèque. La valeur du champ Approbation pour l’élément est mise à jour en fonction du résultat du flux de travail.

En utilisant cette option, vous pouvez :

  • Toujours exécuter le flux de travail manuellement, ou

  • Sélectionner une ou plusieurs options de démarrage automatique dans la première page du formulaire d’association, ou

  • Autoriser à la fois les démarrages manuels et automatiques

Contrôle de contenu pour les sites de publication web

Le contrôle de contenu est une procédure spécialisée dans les sites qui publient des pages sur le web. Par conséquent, il existe un flux de travail Approbation de publication spécialisé à utiliser dans les sites de publication, ainsi qu’un modèle de site (nommé Site de publication avec flux de travail) qui contient une version de ce flux de travail déjà personnalisé destiné à la publication web.

Et ensuite ?

Si vous êtes prêt à ajouter votre nouveau flux de travail approbation à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, accédez au segment ajouter approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Si vous n’êtes pas encore familiarisé avec ajout de flux de travail, vous trouverez utile d’examiner le segment en savoir plus et le segment planifier dans cet article avant d’effectuer les étapes décrites dans ce segment.

Sections de ce segment

  1. Avant de commencer

  2. Ajouter le flux de travail

1. Avant de commencer

Deux éléments à contrôler avant d’ajouter un flux de travail :

Courrier électronique    Pour que le flux de travail puisse envoyer des notifications et des rappels électroniques, le courrier électronique doit être activé pour votre site SharePoint. Si vous n’êtes pas sûr que cela soit fait, contactez votre administrateur SharePoint.

Autorisations    Les paramètres par défaut SharePoint nécessitent que vous avez l’autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour les listes, bibliothèques, ou collections de sites. (Du groupe propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, le groupe de membres et les groupes de visiteurs ne pas. Pour plus d’informations sur les autorisations, voir le segment obtenir des informations de cet article.)

Haut du segment

2. Ajouter le flux de travail

Procédez comme suit :

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque à laquelle vous souhaitez ajouter un flux de travail.

  2. Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque.

    Remarque : Le nom de l’onglet peut varier avec le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, l’onglet se nomme Calendrier.

  3. Dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

  4. Dans la page des paramètres du flux de travail, sous Afficher les associations de flux de travail de ce type, spécifiez si vous voulez que le flux de travail s’exécute dans le document, la liste ou un dossier, puis cliquez sur Ajouter un flux de travail.

  5. Remplissez la première page du formulaire d’association.
    (les instructions se trouvent après l’illustration.)

Informations fondamentales sur l’ajout d’un flux de travail avec les sections numérotées

Légende numéro un

Type de contenu

Conservez la sélection par défaut (Tous) ou sélectionnez un type de contenu spécifique.

Légende numéro deux

Modèle

Sélectionnez le modèle Approbation – SharePoint 2013.

Remarque :  Si le modèle Approbation – SharePoint 2013 ne s’affiche pas dans la liste, contactez votre administrateur SharePoint pour lui demander de l’activer pour votre collection de sites ou votre espace de travail.

Légende numéro trois

Nom

Tapez un nom pour ce flux de travail. Ce nom permettra l’identification de ce flux de travail par les utilisateurs de cette liste ou bibliothèque.

Pour obtenir des suggestions sur la façon de nommer votre flux de travail, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro quatre

Liste des tâches

Sélectionnez une liste des tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur Nouvelle liste de tâches pour en créer une.

Pour plus d’informations sur les raisons pour la création d’une nouvelle liste de tâches (plutôt que d’utiliser en choisissant une existante), voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro 5

Historique

Sélectionnez un historique à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner un historique existant ou cliquer sur Historique de flux de travail (nouveau) pour en créer un.

Pour plus d’informations sur les raisons pour la création d’un nouvel historique (plutôt que d’utiliser en choisissant une existante), voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro six

Options de démarrage

Indiquez la ou les façons dont ce flux de travail peut être démarré.

Pour plus d’informations sur la sélection des options de démarrage, voir le segment planifier de cet article.

Pour plus d’informations sur l’utilisation du flux de travail pour contrôler l’approbation de contenu, notamment la publication de versions principales, voir le segment contrôler de cet article.

  • Notez que l’option Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d’une version principale d’un élément  ne s’affiche si vous ajoutez le flux de travail pour qu’un seul type de contenu.

  • De plus, si vous sélectionnez Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d’une version principale de cet élément, les deux cases à cocher suivantes ne sont plus disponibles.

  1. Quand vous avez choisi les paramètres de ce formulaire pour répondre à vos besoins, cliquez sur Suivant.

  2. Remplissez la seconde page du formulaire d’association.
    (les instructions se trouvent après l’illustration.)

    Remarque : Lesproduits SharePoint vous proposent plusieurs options dans cette seconde page du formulaire d’association — numérotées de un à sept dans l’illustration suivante, de Approbateurs à CC — chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin que vous puissiez modifier ces options pour cette instance.

Valeurs par défaut de Ajouter un flux de travail avec champs numérotés

Légende numéro un

Affecter à

Tapez les noms ou les adresses des personnes auxquelles des tâches de flux de travail seront affectées.

  • Si les tâches doivent être affectées une à la fois (en série)   
    Entrez les noms ou les adresses dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être affectées.

  • Si toutes les tâches doivent être affectées en même temps (en parallèle)   
    L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance.

  • Si vous affectez une tâche à une personne en dehors de votre organisation SharePoint   
    pour plus d’informations sur l’ajout de participants externes, voir le segment achevé de cet article.

Légende numéro deux

ordre

Spécifiez si les tâches doivent être affectées une à la fois (en série) ou toutes à la fois (en parallèle).

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’ordre en série ou en parallèle, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro trois

Ajouter une nouvelle étape

Ajoutez les étapes souhaitées sous la première que vous venez de configurer.

  • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ Affecter à pour cette étape, et appuyez sur Ctrl+Suppr.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro quatre

Développer les groupes

  • Pour qu’une tâche soit affectée à chaque membre de chaque groupe entré dans le champ Affecter à, activez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche et chaque membre devra effectuer une tâche.)

  • Pour que seule tâche affectée à chaque ensemble du groupe que vous entrez dans le champ affecter à, désactivez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais n’importe quel une membre peut réclamer et exécuter la tâche au nom de l’ensemble du groupe. Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment achevé de cet article.)

Légende numéro 5

Requête

Le texte ajouté ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure des instructions ou des ressources supplémentaires qui peuvent être nécessaires aux participants, notamment :

  • Les informations de contacts.

  • Le cas échéant, une note sur les tâches affectées à toute distribution ou groupes listes. (Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment achevé de cet article).

Légende numéro six

Dates d’échéance et les durées des tâches

Indiquez une date d’échéance finale pour le flux de travail, et/ou spécifiez le nombre de jours, semaines ou mois pendant lesquels chaque tâche peut être exécutée à partir de son affectation.

  • Si ce flux de travail peut démarrer automatiquement, il est prudent de laisser le champ Échéance pour toutes les tâches  vide et d’utiliser les deux champs de durée pour contrôler la date d’échéance. Vous pouvez toujours indiquer une date d’échéance précise dans le formulaire d’initiation si et quand vous démarrez ce flux de travail manuellement.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’échéance dates et quand utiliser les durées des tâches, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro sept

CC

Tapez les noms ou les adresses de messagerie des personnes qui doivent être averties du démarrage ou de la fin du flux de travail.

  • La saisie d’un nom dans cette zone n’affecte pas une tâche de flux de travail.

  • Quand le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

  • Quand le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a ajouté reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

Légende numéro huit

Arrêt du flux de travail

Sélectionnez l’une et/ou l’autre de ces options, ou aucune des deux.

Pour plus d’informations sur ces options, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro neuf

Activer l’approbation du contenu

Activez cette case à cocher si ce flux de travail servira à gérer l’approbation de contenu.

Pour plus d’informations sur l’utilisation du flux de travail pour contrôler l’approbation de contenu, notamment la publication de versions principales, voir le segment contrôler de cet article.

  1. Quand les paramètres de cette page vous conviennent, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Les produits SharePoint créent une nouvelle version du flux de travail.

Si vous n’êtes pas encore familiarisé avec ajout de flux de travail, vous trouverez utile d’examiner le segment en savoir plus et le segment planifier dans cet article avant d’effectuer les étapes décrites dans ce segment.

Sections de ce segment

  1. Avant de commencer

  2. Ajouter le flux de travail

1. Avant de commencer

Deux éléments à contrôler avant d’ajouter un flux de travail :

Adresse de messagerie    Pour que le flux de travail puisse envoyer des notifications et des rappels électroniques, la messagerie électronique doit être activée pour votre site. Si vous n’êtes pas sûr que cela est déjà fait, contactez votre administrateur SharePoint.

Autorisations    Les paramètres par défaut SharePoint nécessitent que vous avez l’autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour les listes, bibliothèques, ou collections de sites. (Du groupe propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, le groupe de membres et les groupes de visiteurs ne pas. Pour plus d’informations sur les autorisations, voir le segment obtenir des informations de cet article.)

Haut du segment

2. Ajouter le flux de travail

Procédez comme suit :

  1. Ouvrez la page d’accueil pour la collection de sites (et non la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur l' icône de paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online , puis sur paramètres du Site.

  3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries du concepteur web, cliquez sur Types de contenu de site.

  4. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site pour lequel vous souhaitez ajouter un flux de travail.

    Remarque :  Un flux de travail ajouté à l’intégralité d’une collection de sites doit être ajouté pour les éléments d’un seul type de contenu.

    Types de contenu Document avec type surligné

    1. Dans la page pour le type de contenu, sous paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.
      Lien Paramètres du flux de travail dans la section Paramètres

    2. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Ajouter un flux de travail.
      Lien Ajouter un flux de travail

    3. Remplissez la première page du formulaire d’association.
      (les instructions se trouvent après l’illustration.)

Page de configuration du flux de travail

Légende numéro un

Modèle

Sélectionnez le modèle Approbation – SharePoint 2013.

Remarque :  Si le modèle Approbation – SharePoint 2013 ne s’affiche pas dans la liste, contactez votre administrateur SharePoint pour lui demander de l’activer pour votre collection de sites ou votre espace de travail.

Légende numéro deux

Nom

Tapez un nom pour ce flux de travail. Ce nom permettra l’identification de ce flux de travail par les utilisateurs de cette collection de sites.

Pour obtenir des suggestions sur la façon de nommer votre flux de travail, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro trois

Liste des tâches

Sélectionnez une liste des tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur Nouvelle liste de tâches pour en créer une.

Pour plus d’informations sur les raisons pour la création d’une nouvelle liste de tâches (plutôt que d’utiliser en choisissant une existante), voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro quatre

Historique

Sélectionnez un historique à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner un historique existant ou cliquer sur Historique de flux de travail (nouveau) pour en créer un.

Pour plus d’informations sur les raisons pour la création d’un nouvel historique (plutôt que d’utiliser en choisissant une existante), voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro 5

Options de démarrage

Indiquez la ou les façons dont ce flux de travail peut être démarré.

Pour plus d’informations sur la sélection des options de démarrage, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro six

Ajouter ce flux de travail aux types de contenu enfants ?

Indiquez si ce flux de travail doit être ajouté à (associé à) tous les types de contenu de liste et de site qui héritent de ce type de contenu.

  • L’opération qui consiste à ajouter le type de contenu à tous les autres types de contenu peut prendre beaucoup de temps.

  • Si l’héritage a été interrompu pour un site ou sous-site dans lequel vous souhaitez ajouter ce flux de travail aux types de contenu qui en héritent, vous devez être membre du groupe Propriétaires de chacun de ces sites ou sous-sites avant d’exécuter cette opération.

  1. Quand vous avez choisi les paramètres de cette page pour répondre à vos besoins, cliquez sur Suivant.

  2. Remplissez la seconde page du formulaire d’association.
    (les instructions se trouvent après l’illustration.)

    Remarque : Lesproduits SharePoint vous proposent plusieurs options dans cette seconde page du formulaire d’association — numérotées de un à sept dans l’illustration suivante, de Approbateurs à CC — chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin que vous puissiez modifier ces options pour cette instance.

Valeurs par défaut de Ajouter un flux de travail avec champs numérotés

Légende numéro un

Affecter à

Tapez les noms ou les adresses des personnes auxquelles des tâches de flux de travail seront affectées.

  • Si les tâches doivent être affectées une à la fois (en série)   
    Entrez les noms ou les adresses dans l’ordre dans lequel vous souhaitez que les tâches doivent être affectées.

  • Si toutes les tâches doivent être affectées en même temps (en parallèle)   
    L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance.

  • Si vous affectez une tâche à une personne en dehors de votre organisation SharePoint   
    pour plus d’informations sur l’ajout de participants externes, voir le segment achevé de cet article.

Légende numéro deux

ordre

Spécifiez si les tâches doivent être affectées une à la fois (en série) ou toutes à la fois (en parallèle).

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’ordre en série ou en parallèle, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro trois

Ajouter une nouvelle étape

Ajoutez les étapes souhaitées sous la première que vous venez de configurer.

  • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ Affecter à pour cette étape, et appuyez sur Ctrl+Suppr.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro quatre

Développer les groupes

  • Pour qu’une tâche soit affectée à chaque membre de chaque groupe entré dans le champ Affecter à, activez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche et chaque membre devra effectuer une tâche.)

  • Pour que seule la tâche affectée à chaqueensemble du groupe que vous entrez dans le champ affecter à, désactivez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais n’importe quel une membre peut réclamer et exécuter la tâche au nom de l’ensemble du groupe. Vous trouverez les instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment achevé de cet article.)

Légende numéro 5

Requête

Le texte ajouté ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure des instructions ou des ressources supplémentaires qui peuvent être nécessaires aux participants, notamment :

  • Les informations de contacts.

  • Le cas échéant, une note sur les tâches affectées à toute distribution ou groupes listes. (Vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment achevé de cet article).

Légende numéro six

Dates d’échéance et les durées des tâches

Indiquez une date d’échéance finale pour le flux de travail, et/ou spécifiez le nombre de jours, semaines ou mois pendant lesquels chaque tâche peut être exécutée à partir de son affectation.

  • Si ce flux de travail peut démarrer automatiquement, il est prudent de laisser le champ Échéance pour toutes les tâches  vide et d’utiliser les deux champs de durée pour contrôler la date d’échéance. Vous pouvez toujours indiquer une date d’échéance précise dans le formulaire d’initiation si et quand vous démarrez ce flux de travail manuellement.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’échéance dates et quand utiliser les durées des tâches, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro sept

CC

Tapez les noms ou les adresses de messagerie des personnes qui doivent être averties du démarrage ou de la fin du flux de travail.

  • La saisie d’un nom dans cette zone n’affecte pas une tâche de flux de travail.

  • Quand le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

  • Quand le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a ajouté reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

Légende numéro huit

Arrêt du flux de travail

Sélectionnez l’une et/ou l’autre de ces options, ou aucune des deux.

Pour plus d’informations sur ces options, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro neuf

Activer l’approbation du contenu

Activez cette case à cocher si ce flux de travail servira à gérer l’approbation de contenu.

Pour plus d’informations sur l’utilisation du flux de travail pour contrôler l’approbation de contenu, notamment la publication de versions principales, voir le segment contrôler de cet article.

  1. Quand les paramètres de cette page vous conviennent, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Les produits SharePoint créent une nouvelle version du flux de travail.

Et ensuite ?

Si vous êtes prêt, passez au segment Démarrer de cet article et démarrez la première instance pour tester votre nouveau flux de travail.

Un flux de travail peut être configuré pour être démarré manuellement, automatiquement ou de l’une ou l’autre façon :

  • Manuellement à tout moment, par quiconque dispose des autorisations nécessaires.

  • Automatiquement chaque fois qu’un événement déclencheur spécifié se produit. Autrement dit, lorsqu’un élément est ajouté à la liste ou bibliothèque, et/ou lorsqu’un élément dans la liste est modifié d’aucune manière, et/ou lorsqu’une personne essaie de publier une version principale d’un élément).
    (L’ou les événements déclenchement sont spécifiés dans la première page du formulaire d’association, lors de l’association d’origine et la configuration du flux de travail. Pour plus d’informations, voir le segment planifier de cet article.)

Remarque :  Un flux de travail ne peut pas commencer sur un élément extrait. Une fois le flux de travail démarré, l’élément pour révision peut être extrait pour le protéger contre des modifications. (Mais tant que cet élément n’est pas archivé, aucun flux de travail ne peut commencer dessus.)

Sections de ce segment

  1. Démarrer le flux de travail automatiquement

  2. Démarrer le flux de travail manuellement

  3. Démarrer manuellement à partir de la liste ou bibliothèque

  4. Démarrer manuellement à partir d’un programme Microsoft Office

1. Démarrer le flux de travail automatiquement

Si le flux de travail est configuré pour démarrer automatiquement, chaque fois qu’un événement déclencheur se produit, le flux de travail s’exécute sur l’élément qui l’a déclenché.

Quand le flux de travail démarre, il affecte la ou les premières tâches et envoie une notification de tâche à chaque personne concernée. Pendant ce temps, il envoie également des notifications de démarrage (différentes des notifications de tâche) à la personne qui a ajouté le flux de travail et à toutes les personnes répertoriées dans le champ CC de la seconde page du formulaire d’association.

Remarque : Lorsque vous ajoutez un nouveau flux de travail démarre automatiquement, le champ Date d’échéance pour toutes les tâches sur la seconde page du formulaire d’association doit généralement être laissé vide, car une valeur de date explicite spécifiée il remporté 't Ajuster automatiquement lui-même par rapport à la date à laquelle le flux de travail démarre chaque fois. Pour plus d’informations, voir le segment planifier de cet article.

Haut du segment

2. Démarrer le flux de travail manuellement

Une remarque sur les autorisations    En règle générale, vous devez disposer de l’autorisation de modifier les éléments pour démarrer un flux de travail. (Par défaut, le groupe de membres et le groupe propriétaires à la fois ont cette autorisation, mais n’est pas le cas du groupe visiteurs. Toutefois, un propriétaire peut également choisir, sur une base de flux de travail en flux de travail, afin d’exiger l’autorisation Gérer les listes pour les personnes qui démarrer le flux de travail. En choisissant cette option, les propriétaires consiste essentiellement à spécifier que seulement ils et autres propriétaires peuvent démarrer un flux de travail particulier. Pour plus d’informations, voir le segment obtenir des informations de cet article.)

Emplacements de démarrage

Vous pouvez démarrer un flux de travail manuellement à partir de deux emplacements :

  • À partir de la liste ou la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké

  • à partir d’à l’intérieur de l’élément lui-même, ouvert dans le programme Microsoft Office dans lequel il a été créé. (Notez que cela doit être le programme installé et pas une version de l’application web).

Les deux sections restantes de ce segment fournissent des instructions sur ces deux méthodes.

Haut du segment

3. Démarrer manuellement à partir d’une liste ou d’une bibliothèque

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle se trouve l’élément sur lequel exécuter le flux de travail.

  2. Cliquez sur les points de suspension en regard du nom de l’élément, puis dans la boîte de dialogue, cliquez sur les points de suspension pour ouvrir le menu de l’élément, et cliquez sur Flux de travail dans le menu déroulant.

  3. Dans les flux de travail : nom de l’élément page, sous Démarrer un nouveau flux de travail, cliquez sur le flux de travail que vous souhaitez exécuter.
    Lien pour démarrer le flux de travail

  4. Dans la page Modifier un flux de travail, dans le formulaire d’initiation, apportez les modifications souhaitées à cette instance spécifique du flux de travail.

    Remarque : Modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, sont utilisés uniquement lors de l’instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications seront appliquent à chaque fois que le flux de travail s’exécute, ou si vous voulez modifier les paramètres de flux de travail qui n’apparaissent pas dans cet écran, voir le segment Modifier de cet article.

Formulaire d’initiation

Légende numéro un

Affecter à

Apportez des modifications à la liste des personnes auxquelles le flux de travail affecte des tâches.

  • Si les tâches doivent être affectées une à la fois   
    Entrez les noms ou les adresses dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être affectées.

  • Si toutes les tâches doivent être affectées en même temps   
    L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance.

  • Si vous affectez une tâche à une personne en dehors de votre organisation SharePoint   
    pour plus d’informations sur l’ajout de participants externes, voir le segment achevé de cet article

Légende numéro deux

ordre

Vérifiez que les spécifications relatives à la manière d’affecter les tâches, en série ou en parallèle, sont conformes à ce que vous souhaitez.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’ordre en série ou en parallèle, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro trois

Ajouter une nouvelle étape

Ajoutez des étapes en plus de celles déjà configurées.

  • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ Affecter à pour cette étape, et appuyez sur Ctrl+Suppr.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro quatre

Développer les groupes

  • Pour qu’une tâche soit affectée à chaque membre de chaque groupe entré dans le champ Affecter à, activez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche et chaque membre devra effectuer une tâche.)

  • Pour que seule tâche affectée à chaque ensemble du groupe que vous entrez dans le champ affecter à, désactivez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais n’importe quel une membre peut réclamer et exécuter la tâche au nom de l’ensemble du groupe. Vous trouverez les instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment achevé de cet article.)

Légende numéro 5

Requête

Le texte ajouté ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure des instructions ou des ressources supplémentaires qui peuvent être nécessaires aux participants, notamment :

  • Les informations de contact pour poser des questions et résoudre les problèmes

  • Le cas échéant, une note sur les tâches affectées à toute distribution ou groupes listes (vous trouverez des instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment achevé de cet article).

Légende numéro six

Dates d’échéance et les durées des tâches

Indiquez une date d’échéance finale pour le flux de travail, et/ou spécifiez le nombre de jours, semaines ou mois pendant lesquels chaque tâche peut être exécutée à partir de son affectation.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’échéance dates et quand utiliser les durées des tâches, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro sept

CC

Ajoutez ou supprimez des éléments. N’oubliez pas que :

  • Entrer un nom ici zone n’affecte pas l’affectation d’une tâche de flux de travail.

  • Dans la mesure où vous démarrez le flux de travail manuellement, vous recevrez les notifications de début et de fin que votre nom figure ou non dans ce champ.

  1. Une fois que les paramètres du formulaire d’initiation vous conviennent, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le flux de travail affecte la ou les premières tâches, et vous envoie des notifications de démarrage ainsi qu’à toute personne figurant dans le champ CC du formulaire d’initiation.

Haut du segment

4. Démarrer manuellement à partir d’un programme Microsoft Office

  1. Ouvrez l’élément dans le programme Office installé sur votre ordinateur.

  2. Dans l’élément ouvert, cliquez sur l’onglet Fichier, sur Enregistrer et envoyer, puis sur le flux de travail que vous voulez exécuter sur cet élément.

  3. Si le message suivant s’affiche, qui indique que le flux de travail doit archiver le fichier, cliquez sur le bouton Archiver.

  4. Cliquez sur le bouton Démarrer le flux de travail.

  5. Dans la page Modifier un flux de travail, dans le formulaire d’initiation, apportez les modifications souhaitées à cette instance spécifique du flux de travail.

    Remarque : Les modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, sont utilisées uniquement dans le cadre de l’instance active du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications qui s’appliquent chaque fois que le flux de travail s’exécute, ou si vous souhaitez modifier les paramètres du flux de travail qui ne s’affichent pas dans ce formulaire, voir le segment MODIFIER de cet article.

    Formulaire d’initiation

Légende numéro un

Affecter à

Apportez des modifications à la liste des personnes auxquelles le flux de travail affecte des tâches.

  • Si les tâches doivent être affectées une à la fois (en série)   
    Entrez les noms ou les adresses dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être affectées.

  • Si toutes les tâches doivent être affectées en même temps (en parallèle)   
    L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance.

  • Si vous affectez une tâche à une personne en dehors de votre organisation SharePoint   
    pour plus d’informations sur l’ajout de participants externes, voir le segment achevé de cet article.

Légende numéro deux

ordre

Vérifiez que les spécifications relatives à la manière d’affecter les tâches, en série ou en parallèle, sont conformes à ce que vous souhaitez.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’ordre en série ou en parallèle, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro trois

Ajouter une nouvelle étape

Ajoutez des étapes en plus de celles déjà configurées.

  • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ Affecter à pour cette étape, et appuyez sur Ctrl+Suppr.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro quatre

Développer les groupes

  • Pour qu’une tâche soit affectée à chaque membre de chaque groupe entré dans le champ Affecter à, activez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche et chaque membre devra effectuer une tâche.)

  • Pour que seule tâche affectée à chaque ensemble du groupe que vous entrez dans le champ affecter à, désactivez cette case à cocher. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais n’importe quel une membre peut réclamer et exécuter la tâche au nom de l’ensemble du groupe. Vous trouverez les instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment achevé de cet article.)

Légende numéro 5

Requête

Le texte ajouté ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure des instructions ou des ressources supplémentaires qui peuvent être nécessaires aux participants, notamment :

  • Les informations de contact pour poser des questions et résoudre les problèmes

  • Le cas échéant, une note sur les tâches affectées à toute distribution ou groupes listes. (Vous trouverez les instructions sur la réclamation d’une tâche de groupe dans le segment achevé de cet article).

Légende numéro six

Dates d’échéance et les durées des tâches

Indiquez une date d’échéance finale pour le flux de travail, et/ou spécifiez le nombre de jours, semaines ou mois pendant lesquels chaque tâche peut être exécutée à partir de son affectation.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’échéance dates et quand utiliser les durées des tâches, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro sept

CC

Ajoutez ou supprimez des éléments. N’oubliez pas que :

  • La saisie d’un nom dans cette zone n’affecte pas une tâche de flux de travail.

  • Dans la mesure où vous démarrez le flux de travail manuellement, vous recevrez les notifications de début et de fin que votre nom figure ou non dans ce champ.

  1. Une fois que les paramètres du formulaire d’initiation vous conviennent, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le flux de travail affecte la ou les premières tâches, et vous envoie des notifications de démarrage ainsi qu’à toute personne figurant dans le champ CC du formulaire d’initiation.

Et ensuite ?

  • Si c’est la première fois que ce flux de travail a été exécuté, les autres participants peuvent nécessiter des informations et une assistance pour accomplir leurs tâches affectées. (Elles peuvent être utiles le segment achevé de cet article.)

  • Vérifiez que les participants reçoivent les notifications par courrier électronique et qu’elles ne sont pas considérées comme du courrier indésirable par les filtres de messagerie.

  • Et bien entendu, vous pouvez avoir une ou plusieurs tâches de flux de travail à effectuer vous-même. Accédez au segment achevé de cet article pour obtenir des informations sur la façon de les compléter.

  • Pendant ce temps, pour plus d’informations sur la façon dont vous pouvez effectuer le suivi de l’avancement de l’instance actuelle du flux de travail, accédez au segment surveiller de cet article.

Si c’est la première fois qu’une tâche de flux de travail Approbation vous a été affectée, passez en revue ce segment avant d’exécuter votre tâche. De cette façon, vous connaîtrez toutes les options qui vous sont offertes.

Remarque : Si vous savez qu’une tâche de flux de travail vous a été affectée, mais que le message de notification n’apparait pas dans votre boîte de réception, vérifiez que la notification n’a pas été considérée comme message indésirable par les filtres de messagerie. Si tel est le cas, modifiez les paramètres du filtre.

Tout d’abord, vérifiez que vous avez le bon article

Différents types de flux de travail requièrent différentes actions sur les tâches.

Avant de commencer, vérifiez que la tâche qui vous est affectée est bien une tâche de flux de travail Approbation, et non une tâche pour un autre type de flux de travail.

Recherchez le texte Veuillez approuver à un des emplacements suivants :

  • Dans la ligne objet de la notification de tâche
    Notification de tâche avec le texte Veuillez approuver entouré

  • Dans la barre des messages dans l’élément à réviser
    Élément à réviser avec le texte Veuillez réviser entouré

  • Dans le titre de la tâche dans la page État du flux de travail
    Tâche dans la page État du flux de travail avec Veuillez réviser entouré

Si vous ne voyez pas le texte Veuillez approuver dans ces emplacements, contactez la personne qui a démarré ou a ajouté le flux de travail pour déterminer le modèle de flux de travail qu’il est basé sur — ou s’il s’agit d’un flux de travail personnalisé. Vous trouverez des liens vers des articles sur l’utilisation d’autres types de flux de travail inclus aux produits SharePoint dans la section Voir aussi de cet article.

Si votre tâche est une tâche Approbation, poursuivrez votre lecture.

Sections de ce segment

  1. Une vue d’ensemble du processus

  2. Atteindre l’élément et le formulaire de tâche à partir du message de notification de tâche

  3. Atteindre l’élément et le formulaire de tâche à partir de la liste ou bibliothèque

  4. Réviser l’élément

  5. Remplissez et envoyez le formulaire de tâche

  6. Notifications de retard

  7. Réclamer et exécuter une tâche de groupe (facultative)

  8. Demander une modification de l’élément (facultatif)

  9. Réaffecter une tâche approbation à une autre personne (facultatif)

  10. Exécuter une tâche de la part d’un participant externe (facultatif)

1. Vue d’ensemble du processus

Quand une tâche vous est affectée, vous le savez grâce à l’une des méthodes suivantes :

  • Vous recevez une notification de tâche par courrier électronique.

  • Vous ouvrez un document Microsoft Office et une barre des messages vous informe qu’une tâche vous a été affectée.

  • Vous ouvrez le site SharePoint et découvrez qu’une ou plusieurs tâches vous sont affectées.

Quand vous découvrez qu’une tâche de flux de travail Approbation vous a été affectée, vous pouvez effectuer les deux actions suivantes :

  • Réviser l’élément    Décidez si vous pouvez approuver l’élément dans son état actuel.

  • Exécuter votre tâche    Utilisez le formulaire de tâche pour soumettre les résultats de votre révision.

Les trois éléments suivants sont clés dans l’exécution de la tâche :

  • Le message de notification (que vous recevez par courrier électronique)

  • L’élément soumis à votre approbation (que vous ouvrez et révisez)

  • Le formulaire de tâche (que vous ouvrez, remplissez et envoyez)

Voici à quoi ressemblent ces trois éléments.

Message de notification de tâche, élément pour révision et formulaire de tâche

Remarque : Le bouton Ouvrir cette tâche sur le ruban dans le message de notification de tâche s’affiche uniquement quand le message est ouvert dans une version complète installée d’Outlook, et non dans l’application Outlook Web Access.

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2. Atteindre l’élément et le formulaire de tâche à partir du message de notification de tâche

Procédez comme suit :

  1. Dans le message de notification de tâche, dans les instructions Pour effectuer cette tâche, cliquez sur le lien vers l’élément.

  2. Dans l’élément ouvert, cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche dans la barre des messages.

Accès à l’élément et le formulaire de tâche à partir du message de notification

Remarque : Le bouton Ouvrir cette tâche sur le ruban dans le message de notification de tâche s’affiche uniquement quand le message est ouvert dans une version complète installée d’Outlook, et non dans l’application Outlook Web Access.

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3. Atteindre l’élément et le formulaire de tâche à partir de la liste ou de la bibliothèque

Procédez comme suit :

  1. Dans la liste ou la bibliothèque dans laquelle l’élément à réviser est stocké, cliquez sur le lien En cours associé à l’élément et au flux de travail.

  2. Dans la page État du flux de travail, cliquez sur le titre de votre tâche.

  3. Dans le formulaire de tâche, dans la barre des messages Cette tâche de flux de travail s’applique à, cliquez sur le lien vers l’élément.

Accès à l’élément et au formulaire de tâche à partir d’une liste ou d’une bibliothèque

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4. Réviser l’élément

Dans cet exemple, l’élément est un document Microsoft Word.

Conseil : S’il s’agit d’une tâche de groupe — c'est-à-dire qu’une seule tâche affectée à une liste de distribution ou groupe entière afin qu’un membre du groupe unique sont habilités à effectuer la tâche pour l’ensemble du groupe —, il est recommandé de réclamer la tâche avant de consulter l’élément. De cette façon, vous réduisez la probabilité qu’un autre membre de votre groupe analyse également l’article. Pour obtenir des instructions, voir la Section 7 de ce segment, réclamer et exécuter une tâche de groupe.

Élément pour révision ouvert et affichant des barres jaunes

Remarquez les deux barres des messages jaunes en haut du document :

  • En lecture seule sur serveur    Ce document est ouvert en mode lecture seule — c'est-à-dire que vous pouvez lire le document, mais vous ne pouvez pas apportez des modifications qu’il contient.
    (Notez que lorsqu’il a terminé une tâche de flux de travail approbation, vous n’en règle générale, apportez des modifications directement dans l’élément lui-même. À la place, vous utilisez le formulaire de tâche pour enregistrer vos réponses.)

  • Tâche de flux de travail    Lorsque vous êtes prêt à enregistrer votre réponse dans le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche.

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5. Remplir et soumettre le formulaire de tâche

Le formulaire de tâche pour un flux de travail Approbation ressemble à l’exemple de formulaire ci-dessous.

Formulaire de tâche de flux de travail

Notez que les deux premiers éléments (Supprimer l’élément et cette tâche de flux de travail s’applique à titre de l’élément) n’apparaissent pas dans le formulaire de tâche lorsqu’il est ouvert depuis à l’intérieur de l’élément pour révision.

Légende numéro un

Supprimer l’élément

Pour supprimer cette tâche de l’instance actuelle du flux de travail, cliquez sur ce bouton.

  • La suppression de la tâche, ne supprime pas l’élément à réviser.

  • Si vous supprimez cette tâche, cela revient à refuser le document (et l’historique en fait état). Si le flux de travail est configuré pour s’arrêter au premier refus, la suppression de la tâche met fin au flux de travail.

  • Une tâche qui a été supprimée ne s’affiche plus dans la zone Tâches de la page État du flux de travail. (Cependant, la suppression et le refus automatique qui en découle sont enregistrés dans la zone Historique de cette page.)

    Remarque :  Si vous n’avez pas démarré cette instance du flux de travail, vérifiez auprès de la personne qui l’a démarrée si vous pouvez supprimer la tâche.

Légende numéro deux

Cette tâche de flux de travail s’applique à titre de l’élément

Pour ouvrir un élément à réviser, cliquez sur le lien ici.

Légende numéro trois

État, demandé par, commentaires consolidés, d’échéance Date

Vous ne pouvez pas modifier les entrées pour ces quatre champs, mais les informations qu’ils contiennent peuvent être utiles.

Remarquez que la zone Commentaires consolidés contient non seulement des instructions supplémentaires pour exécuter votre tâche, mais également tous les commentaires des participants qui ont déjà exécuté leurs tâches dans la même instance de ce flux de travail.

De même, après avoir envoyé votre formulaire, les commentaires que vous avez ajoutés dans la zone Commentaires (4) s’affichent dans la zone Commentaires consolidés pour les autres participants.

Légende numéro quatre

Commentaires

Le texte que vous tapez ici sera enregistré dans l’historique du flux de travail et s’affichera dans le champ Commentaires consolidés (3) pour les autres participants.

Légende numéro 5

Approuver

Pour approuver l’élément, tapez un commentaire dans le champ Commentaires (4), puis cliquez sur ce bouton.

Légende numéro six

Refuser

Pour refuser l’élément, tapez les commentaires que vous souhaitez verser lacommentaires de champ (4), puis cliquez sur ce bouton.

Légende numéro sept

Annuler

Pour fermer la tâche sans enregistrer de modification ou de réponse, cliquez sur ce bouton. La tâche sera incomplète et vous sera toujours affectée.

Légende numéro huit

Demander une modification

Pour demander une modification de l’élément que vous révisez, cliquez sur ce bouton.

Pour une représentation du formulaire dans lequel vous entrez les détails de votre demande ou pour des instructions, accédez à la section 8 de ce segment, demander une modification à l’élément.

Remarque : Cette option peut être désactivée pour certaines tâches de flux de travail.

Légende numéro neuf

Réaffecter la tâche

Pour réaffecter la tâche Approbation à une autre personne, cliquez sur ce bouton.

Pour obtenir une illustration de la page dans laquelle vous entrez les détails de la réaffectation ou pour des instructions, accédez à la section 7 de ce segment, réaffecter la tâche approbation à une autre personne.

Remarque : Cette option peut être désactivée pour certaines tâches de flux de travail.

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6. Notifications de retard

Si une tâche ou une instance de flux de travail est en retard, des notifications sont automatiquement envoyées à :

  • La personne à laquelle la tâche est affectée

  • La personne qui a démarré le flux de travail (ou, si le démarrage est automatique, à la personne qui a ajouté le flux de travail)

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7. Réclamer et exécuter une tâche de groupe (facultatif)

Si une seule tâche est affectée à un groupe auquel vous appartenez, n’importe quel membre du groupe peut réclamer et exécuter cette tâche de la part de tout le groupe.

Réclamez la tâche avant de réviser l’élément. Dès que vous réclamez la tâche, elle vous est affectée, et aucun autre membre du groupe ne peut l’exécuter. (De cette façon, une seule personne effectue le travail.)

  1. Dans la page État du flux de travail, pointez sur le nom de la tâche affectée au groupe jusqu’à ce qu’une flèche s’affiche

  2. Cliquez sur la flèche et cliquez sur Modifier l’élément puis, dans le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton Réclamer la tâche.
    Comment réclamer une tâche de groupe

Quand la page État du flux de travail est actualisée, vous voyez que la tâche n’est plus affectée au groupe, mais à vous spécifiquement.

Si vous souhaitez ensuite libérer la tâche au groupe sans l’exécuter, utilisez la même procédure pour retourner au formulaire de tâche, et cliquez sur le bouton Libérer la tâche.

Bouton Libérer la tâche sur le formulaire de tâche

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8. Demander une modification de l’élément (facultatif)

Avant de commencer ce processus, notez que le flux de travail peut être configuré pour se terminer immédiatement si une modification est apportée à l’élément. Il est conseillé de vérifier auprès de la personne qui a démarré ou ajouté le flux de travail, s’il est autorisé d’apporter une modification et donc de mettre fin au flux de travail à ce moment là.

Nous allons expliquer l’option de demande de modification dans un scénario concret :

Vous vous appelez Frank.

Votre collègue, Anna, a démarré un flux de travail Approbation sur un document qu’elle a créé.

Quand vous révisez le nouveau document d’Anna, vous estimez que l’introduction est trop longue.

Vous cliquez sur le bouton Demander une modification en bas du formulaire de tâche du flux de travail, puis vous remplissez le formulaire.

Formulaire pour demander une modification d’un élément

Légende numéro un

Demander une modification à

Tapez le nom ou l’adresse de messagerie de la personne à laquelle vous demandez la modification.

(Pour envoyer votre demande à la personne qui a démarré cette exécution du flux de travail — ou, si le flux de travail a démarré automatiquement, à la personne qui a ajouté ce flux de travail Approbation,  — vous pouvez laisser ce champ vide.)

Légende numéro deux

Nouvelle demande

Décrivez la modification que vous souhaitez apporter, et fournissez des informations à la personne qui doit effectuer la modification. (Le texte que vous tapez sera ajouté à la zone Commentaires consolidés.)

Légende numéro trois

Nouvelle durée

Effectuez l’une des trois actions suivantes :

  • Pour conserver la date d’échéance actuelle    Laissez ce champ vide.

  • Pour supprimer complètement la date d’échéance    Tapez le chiffre 0.

  • Pour indiquer une nouvelle date d’échéance    Tapez un chiffre ici, puis indiquez les unités de durée dans le champ suivant. Les deux champs ensemble identifient l’échéance de la tâche modifiée.

Légende numéro quatre

Unités de durée nouveau

Si vous spécifiez une nouvelle durée de tâche, utilisez ce champ conjointement avec le champ Nouvelle durée pour identifier la période avant que la tâche doit s’effectuer. (Par exemple : 3 jours ou 1 mois ou 2 semaines.)

Une fois toutes les entrées de formulaire la façon dont vous le souhaitez, vous cliquez sur Envoyer, et votre tâche en cours est marquéeachevé. (Mais vous n’avez pas encore terminé. Vous devez être affectées une tâche approbation à nouveau Anna issue de la tâche de modification).

Pendant ce temps, Anna reçoit la notification par courrier électronique suivante :

Notification envoyée quand une demande de modification est envoyée

Anna peut voir d’un coup d’œil à la ligne Objet line (numéro 1 dans l’illustration) qu’il ne s’agit pas d’une notification Approbation ordinaire, mais d’une demande de modification d’un élément. Elle trouve les informations relatives à la modification demandée dans le texte Modification de (numéro 2).

Anna extrait l’élément, apporte les modifications demandées, puis enregistre ses modifications et archive l’élément.

Puis, dans la page État du flux de travail, elle ouvre la tâche de demande de modification à partir de la zone Tâches.


Formulaire envoyé quand une demande de modification est terminée

Anna ajoute des informations si elle le souhaite dans le champ Commentaires, puis clique sur Envoyer une réponse. Le flux de travail exécute deux actions :

  • Il marque la tâche de demande de modification d’Anna comme étant terminée.

  • Il vous affecte une nouvelle tâche d’approbation (avec les commentaires d’Anna ajoutés dans le champ Commentaires consolidés) et vous envoie une notification sur la tâche.

Vous pouvez alors terminer votre révision de l’élément modifié.

Pendant ce temps, toutes ces actions sont suivies et visibles dans la section Historique du flux de travail de la page État du flux de travail, comme indiqué dans l’illustration suivante.

Historique du flux de travail affichant les actions de la demande de modification

Voici un diagramme du processus.

Diagramme pour une demande de modification

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9. Réaffecter une tâche Approbation à une autre personne (facultatif)

Si vous souhaitez qu’une autre personne termine une tâche de flux de travail qui vous a été affectée, cliquez sur le bouton Réaffecter la tâche dans le formulaire de tâche du flux de travail.

Ce formulaire s’affiche.

Formulaire de réaffectation de tâche

Légende numéro un

Réaffecter la tâche à

Tapez le nom ou l’adresse de la personne à laquelle réaffecter cette tâche.

Pour affecter cette tâche à la personne qui a démarré le flux de travail — ou, si le flux de travail a démarré automatiquement, à la personne qui l’a ajouté — laissez ce champ vide.

Légende numéro deux

Nouvelle demande

Fournissez les informations nécessaires à l’exécution de la tâche à la personne à qui vous affectez la tâche. (Le texte que vous tapez sera ajouté à la zone Commentaires consolidés.)

Légende numéro trois

Nouvelle durée

Effectuez l’une des trois actions suivantes :

  • Pour conserver la date d’échéance actuelle    Laissez ce champ vide.

  • Pour supprimer complètement la date d’échéance    Tapez le chiffre 0.

  • Pour indiquer une nouvelle date d’échéance    Tapez un chiffre ici, puis indiquez les unités de durée dans le champ suivant. Les deux champs ensemble identifient l’échéance de la tâche modifiée.

Légende numéro quatre

Unités de durée nouveau

Si vous spécifiez une nouvelle durée de tâche, utilisez ce champ conjointement avec le champ Nouvelle durée pour identifier la période avant que la tâche doit s’effectuer. (Par exemple : 3 jours ou 1 mois ou 2 semaines.)

Lorsque le formulaire est terminé, cliquez sur Envoyer. Votre tâche est marquée terminée, une tâche est affectée à la personne responsable maintenant de la tâche et une notification de tâche est envoyée.

Les informations que vous fournissez sont ajoutées dans le texte Délégué par dans la nouvelle notification de tâche (numéro 1 dans l’illustration suivante).

Notification de tâche pour une tâche réaffectée

Pendant ce temps, toutes ces modifications sont suivies et visibles dans les sections Tâches et Historique de la page État du flux de travail, comme indiqué ci-après.

Zones Tâches et Historique sur la page État du flux de travail pour une tâche réaffectée

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10. Exécuter une tâche de la part d’un participant externe (facultatif)

Il existe un processus spécial pour inclure des participants qui ne sont pas membres de votre organisation SharePoint. Dans ce processus, un membre du site joue le rôle de proxy pour le participant externe.

  1. Ajoutez l’adresse de messagerie du participant externe à l’étape Affecter à appropriée sur la seconde page du formulaire associé.

  2. Le flux de travail affecte la tâche du participant externe au membre du site qui démarre le flux de travail — ou, si le flux de travail démarre automatiquement, au membre qui a ajouté le flux de travail. Cette personne à qui la tâche est affectée, joue le rôle d’un proxy pour le participant externe.

  3. Le membre du site reçoit une notification de tâche, avec pour instruction d’envoyer une copie de l’élément à réviser au participant externe. (Le participant externe reçoit une copie de la notification de tâche, qui sert d’alerte ou d’avertissement.)

  4. Le membre du site à qui la tâche est actuellement affectée, envoie une copie de l’élément au participant externe.

  5. Le participant externe révise l’élément et renvoie sa réponse au membre du site.

  6. Quand la réponse du participant externe arrive, le membre du site exécute la tâche pour le compte du participant externe.

Voici un diagramme du processus.

Diagramme de processus pour inclure un participant externe

L’emplacement central à partir duquel vous pouvez surveiller, rectifier ou arrêter l’exécution d’un flux de travail est la page État du flux de travail pour l’instance du flux de travail.

Nous allons vous montrer comment ouvrir cette page, puis comment utiliser les options et les informations qu’elle contient. Enfin, nous vous montrerons deux pages supplémentaires sur lesquelles vous pouvez obtenir des informations d’analyse.

Sections de ce segment

  1. Accéder à la page État du flux de travail

  2. Utiliser la page État du flux de travail pour surveiller l’avancement du flux de travail

  3. Modifier les tâches actives (tâches déjà affectées)

  4. Modifier les tâches futures (tâches non encore affectées)

  5. Annuler ou terminer cette exécution du flux de travail

  6. Savoir quels flux de travail s’exécutent sur un élément

  7. Surveiller des flux de travail pour la collection de sites entière

1. Ouvrir la page État du flux de travail

Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien En cours pour l’élément et le flux de travail souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document nommé Brouillon discours et le flux de travail est Approbation 3.

Clic sur le lien État du flux de travail

La page État du flux de travail s’ouvre.

Remarques : 

  • Si votre liste ou votre bibliothèque contient un grand nombre d’éléments, vous pouvez utiliser le tri et/ou le filtrage pour trouver l’élément que vous recherchez plus rapidement. Si vous triez et/ou filtrez souvent de la même façon, vous pouvez créer un affichage personnalisé qui automatise cette organisation.

  • Pour ouvrir la page État du flux de travail, vous pouvez également cliquer sur le lien Afficher l’état de ce flux de travail dans une notification par courrier électronique « a commencé » ou sur le lien Afficher l’historique du flux de travail dans une notification « s’est terminé » pour l’instance qui vous intéresse.

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2. Utiliser la page État du flux de travail pour surveiller l’avancement du flux de travail

Sous l’illustration de chaque section de la page État du flux de travail, vous trouverez les questions auxquelles la section répond.

Section Informations sur le flux de travail

Section Informations sur le flux de travail de la page État du flux de travail

Réponses aux questions :

  • Qui a démarré cette instance du flux de travail ?

  • Quand cette instance a-t-elle démarré ?

  • Quand la dernière action dans cette instance s’est-elle produite ?

  • Sur quel élément s’exécute cette instance ?

  • Quel est l’état actuel de cette instance ?

Section Tâches

Zone Tâches dans la page État du flux de travail

Réponses aux questions :

  • Quelles tâches ont déjà été créées et affectées et quel est leur état actuel ?

  • Quelles tâches sont déjà terminées et quel en a été le résultat ?

  • Quelle est la date d’échéance de chaque tâche qui a déjà été créée et affectée ?

Les tâches qui ont été supprimées et les tâches qui n’ont pas encore été affectées ne s’affichent pas dans cette section.

Section Historique du flux de travail

Section Historique de flux de travail de la page État du flux de travail

Réponses aux questions :

  • Quels événements se sont déjà produits dans cette instance du flux de travail ?

  • Les tâches en retard et les notifications de tâches en retard ne s’affichent pas dans cette zone.

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3. Modifier les tâches actives (tâches déjà affectées)

Il existe deux façons de modifier des tâches qui ont déjà été affectées mais ne sont pas encore terminées :

  • Modifier une seule tâche active

  • Modifier toutes les tâches actives

Modifier une seule tâche active

Autorisations    Pour apporter des modifications à une seule tâche est affectée à une personne que vous-même, vous devez disposer de l’autorisation Gérer les listes. (Du groupe propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, le groupe de membres et les groupes de visiteurs ne pas. Donc il est possible, par exemple, pour disposer des autorisations qui vous permettent de démarrer un flux de travail, mais ne pas pour apporter des modifications à la tâche d’un autre participant.)

Si vous disposez des autorisations nécessaires :

  1. Cliquez sur le titre de la tâche dans la liste des tâches.
    Clic sur le titre d’une tâche dans la liste

  2. Utilisez le formulaire de tâche pour exécuter, supprimer ou réaffecter la tâche.

Pour obtenir des instructions plus détaillées sur la façon d’utiliser le formulaire de tâche, voir le segment achevé de cet article.

Modifier toutes les tâches actives

Autorisations    Les quatre les liens de commande dans l’illustration suivante s’affichent dans la page État du flux de travail d’une personne qui a l’autorisation Gérer les listes. Les trois premières liens s’affichent dans la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais la mettre fin à ce flux de travail lien ne s’affiche pas, sauf si cette personne a également l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; le groupe membres et les groupes de visiteurs ne pas).

  1. Dans la zone située juste au-dessous de Visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Mettre à jour les tâches actives de Approbation.

  2. Apportez vos modifications dans le formulaire qui s’ouvre, puis cliquez sur OK.

    • Des messages reflétant vos modifications sont envoyés aux personnes auxquelles des tâches sont affectées dans cette exécution.

    • Les tâches déjà terminées ou supprimées et les tâches non encore affectées, ne sont pas affectées par les modifications que vous apportez dans ce formulaire.

    • Si vous souhaitez apporter des modifications à des tâches non encore affectées, voir la section suivante, Modifier les tâches futures.

Formulaire de modification pour les tâches actives

Légende numéro un

Durée par tâche, unités de durée

  • Pour conserver la date d’échéance    Laissez La durée par tâche vide et apportez pas de modifications à Unités de durée.

  • Pour supprimer la date d’échéance afin qu’il n’y en ait    Tapez le chiffre 0 dans Durée par tâche.

  • Pour déplacer la date d’échéance en étendant la durée de tâche    Utilisez les deux champs de durée pour spécifier le nombre et le type d’unités par lequel vous souhaitez étendre la durée.

Légende numéro deux

Demande

  • Pour modifier le texte de requête    Apportez les modifications souhaitées dans la zone de texte.

  1. Quand tous les champs du formulaire vous conviennent, cliquez sur OK.

Toutes les tâches actives dans l’instance actuelle sont mises à jour.

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4. Modifier les tâches futures (tâches non encore affectées)

Autorisations    Les quatre les liens de commande dans l’illustration suivante s’affichent dans la page État du flux de travail d’une personne qui a l’autorisation Gérer les listes. Les trois premières liens s’affichent dans la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais la Terminer ce flux de travail lien ne s’affiche pas, sauf si cette personne a également l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; le groupe membres et les groupes de visiteurs ne pas).

  1. Dans la page État du flux de travail, dans la zone située sous Visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Ajouter ou mettre à jour les approbateurs de Approbation.

  2. Apportez vos modifications dans le formulaire qui s’ouvre, puis cliquez sur METTRE À JOUR.

    Remarque :  Les tâches déjà créées et affectées ne sont pas affectées par les modifications que vous apportez dans ce formulaire.

Formulaire de modification pour les tâches futures

Légende numéro un

Participants, ordre, développer les groupes

  • Pour ajouter ou supprimer des participants, ou pour changer l’ordre des tâches    Ajoutez, supprimez, et/ou réorganisez l’ordre des noms et des adresses dans leschampParticipants.

  • Pour supprimer une étape   Cliquez dans laAffecter à champ pour cette étape et appuyez surCtrl+Suppr.

Remarque : Vous pouvez utiliser la case à cocher Développer les groupes pour spécifier si les groupes de distribution répertoriés doivent être affectées qu’une seule tâche pour l’ensemble du groupe ou une tâche par membre.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de ces champs, voir le segment planifier et le segment Ajouter approprié (liste/bibliothèque ou Collection de sites) de cet article.

Légende numéro deux

Demande

  • Pour modifier le texte de requête    Apportez les modifications voulues au texte dans la zone.

Légende numéro trois

Date d’échéance pour toutes les tâches, durée par tâche, unités de durée

  • Pour modifier ou supprimer le calendrier date d’échéance    Supprimer la date existante, puis ou fournir un ou, pour supprimer la spécifique totalement date d’échéance, laissez ce champ vide. (Ne tapez pas un zéro dans ce champ. Ce champ doit contenir une valeur de date Calendrier soit vide.)

  • Pour conserver la durée existante    Laissez La durée par tâche vide et apportez pas de modifications à Unités de durée.

  • Pour supprimer la durée afin qu’il n’y en ait    Tapez le chiffre 0 dans Durée par tâche.

  • Pour étendre la durée de la tâche    Utilisez les deux champs de durée pour spécifier le nombre et le type d’unités par lequel vous souhaitez étendre la durée. (Pour plus d’informations sur la configuration de dates d’échéance et des durées, voir le segment planifier de cet article).

  1. Quand tous les champs du formulaire vous conviennent, cliquez sur OK.

Toutes les futures tâches de l’instance actuelle refléteront vos modifications.

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5. Annuler ou mettre fin à cette exécution du flux de travail

Il existe deux façons d’arrêter l’exécution d’une instance de flux de travail avant qu’elle soit terminée :

  • Annuler le flux de travail    Toutes les tâches sont annulées, mais sont conservées dans la zone Tâches de la page État du flux de travail.

  • Mettre fin au flux de travail    Toutes les tâches sont annulées et sont supprimées de la zone Tâches de la page État du flux de travail. (Elles s’affichent toujours dans la zone Historique du flux de travail.)

Instructions pour ces deux méthodes.

Annulation (toutes les tâches sont annulées mais conversées dans la liste Tâches et l’Historique)

Autorisations    Les quatre les liens de commande dans l’illustration suivante s’affichent dans la page État du flux de travail d’une personne qui a l’autorisation Gérer les listes. Les trois premières liens s’affichent dans la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais la fin le flux de travail lien ne s’affiche pas, sauf si cette personne a également l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; le groupe membres et les groupes de visiteurs ne pas).

Si l’instance actuelle d’un flux de travail n’est plus nécessaire, elle peut être arrêtée.

  • Dans la page État du flux de travail, dans la zone située sous Visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Annuler toutes les tâches de Approbation.

  • Cliquez sur Oui pour confirmer.

Lien Annuler toutes les tâches

Toutes les tâches en cours sont annulées et le flux de travail se termine par un état annulé. Les tâches annulées sont toujours répertoriés dans la zone tâches et dans la zone Historique du flux de travail.

Arrêt (toutes les tâches sont supprimées de la liste Tâches mais conservées dans l’Historique)

Autorisations    Les quatre les liens de commande dans l’illustration suivante s’affichent dans la page État du flux de travail d’une personne qui a l’autorisation Gérer les listes. Les trois premières liens s’affichent dans la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais la mettre fin à ce flux de travail lien ne s’affiche pas, sauf si cette personne a également l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; le groupe membres et les groupes de visiteurs ne pas).

Si une erreur se produit, ou si le flux de travail s’arrête et ne répond plus, il peut être arrêté.

Dans la page État du flux de travail, dans la zone située sous Visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Terminer ce flux de travail., puis cliquez sur Oui pour confirmer.

Toutes les tâches créées par le flux de travail sont annulées et sont supprimés à partir de la zone de tâches sur la page État du flux de travail, même si elles sont répercutées dans la zone Historique du flux de travail. Le flux de travail se termine par un état de Flux de travail est annulé.

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6. Savoir quels flux de travail s’exécutent sur un élément

Dans la page Flux de travail pour un élément, se trouve une liste des flux de travail actuellement en cours d’exécution pour cet élément.

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.

  2. Pointez sur le nom de l’élément, cliquez sur la flèche qui s’affiche, puis sur Flux de travail dans le menu déroulant.

  3. Dans la page Flux de travail : nom de l’élément, sous Flux de travail en cours d’exécution, se trouve une liste des instances actuellement en cours d’exécution.

Remarque : Notez que plusieurs instances d’une version du flux de travail unique pouvez 't exécuté sur le même élément en même temps. Par exemple : deux flux de travail, à la fois sur le modèle approbation, ont été ajoutées. Une s’intitule planifier l’approbation et l’autre est approbation du Budget. Sur n’importe quel un élément à un moment donné, une instance chaque d’approbation de planifier et d’approbation de Budget peut s’exécuter, mais pas deux instances d’un flux de travail.

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7. Surveiller les flux de travail pour l’intégralité de la collection de sites

Les administrateurs de collection de sites peuvent voir d’un coup d’œil :

  • Combien de flux de travail basés sur chaque modèle de flux de travail existent actuellement dans la collection de sites.

  • Si chaque modèle de flux de travail est actif ou inactif dans la collection de sites.

  • Combien d’instances des versions du flux de travail basées sur chaque modèle de flux de travail s’exécutent actuellement dans la collection de sites.

Voici comment procéder :

  1. Ouvrez la page d’accueil pour la collection de sites (et non la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur l' icône de paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online , puis sur paramètres du Site.

  3. Dans la page Paramètres du site, sous Administration du site, cliquez sur Flux de travail.

La page Flux de travail s’ouvre, affichant les informations.

Et ensuite ?

Si c’est la première fois que cette version du flux de travail s’est exécuté, vous souhaiterez peut-être utiliser les instructions dans le segment de révision de cet article pour afficher les événements dans l’instance et découvrir si les fonctions de flux de travail que vous voulez qu’il.

Une fois une instance de flux de travail terminée, vous pouvez revoir les événements enregistrés dans son historique. (Vous pouvez accéder à l’enregistrement pour une instance pendant 60 jours après la fin de l’instance.)

Important :  Notez que l’historique du flux de travail est fourni à titre de référence informelle uniquement. Il ne peut pas être utilisé pour des audits officiels ni à toute autre fin juridique ou fondée sur les preuves.

Vous pouvez également exécuter des rapports sur les performances globales du flux de travail pour plusieurs instances.

Sections de ce segment

  1. Revoir les événements dans l’instance la plus récente

  2. Accès instance au cours des 60 jours

  3. Créer des rapports de performances du flux de travail

1. Revoir les événements dans l’instance la plus récente

Tant qu’un élément reste dans la même liste ou bibliothèque, et jusqu’à ce que le même flux de travail soit de nouveau exécuté sur cet élément, l’historique de l’instance la plus récente est accessible à partir de la liste ou de la bibliothèque.

Pour afficher la page État du flux de travail pour l’instance la plus récente de l’exécution d’un flux de travail sur un élément :

  • Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien d’état pour l’élément et le flux de travail souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document intitulé brouillon discours et le flux de travail est Approbation nouveau document.

Clic sur le lien d’état du flux de travail

Dans la page État du flux de travail, la section Historique du flux de travail se trouve vers le bas.

Section Historique de flux de travail de la page État du flux de travail

Haut du segment

2. accès instance au cours des 60 jours

Que faire si vous souhaitez revoir l’historique d’une instance après avoir exécuté de nouveau le même flux de travail sur le même élément ?

Vous pouvez le faire pendant 60 jours, à partir de deux emplacements : la liste ou la bibliothèque, ou la notification de flux de travail terminé.

À partir de la liste ou de la bibliothèque

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.

  2. Pointez sur le nom de l’élément, cliquez sur la flèche qui s’affiche, puis sur Flux de travail dans le menu déroulant.

  3. Dans les flux de travail : nom de l’élément page, sous Flux de travail terminé, cliquez sur le nom ou l’état de l’instance de flux de travail que vous souhaitez consulter.
    Liste Flux de travail terminés sur la page Flux de travail pour l’élément
    page État du flux de travail pour cette instance s’ouvre.

À partir de la notification de flux de travail terminé

  • Ouvrez la notification de flux de travail terminé pour l’instance à revoir, puis cliquez sur le lien Afficher l’historique du flux de travail.

Notification de flux de travail terminé avec le lien Historique surligné
page État du flux de travail pour cette instance s’ouvre.

Pour conserver toutes vos notifications de saisie semi-automatique, vous souhaiterez peut-être créer une règle Outlook. Configurer la règle à Copier tous les messages entrants dont le texte est terminée sur la ligne d’objet dans leur propre, dossier. (Assurez-vous que votre règle Outlook copies les messages entrants et ne simplement déplacer les ou qu’ils n’apparaissent également dans votre boîte de réception).

Haut du segment

3. créer des rapports de performances du flux de travail

Pour connaître les performances globales d’une version de votre flux de travail — dans le temps et sur plusieurs instances — vous pouvez créer l’un ou les deux rapports prédéfinis suivants :

  • Rapport de durée d’activité    Utilisez ce rapport pour savoir en moyenne le temps nécessaire à l’exécution de chaque activité au sein d’un flux de travail, et combien de temps dure chaque exécution ou instance de ce flux de travail.

  • Rapport des annulations et erreurs    Utilisez ce rapport pour savoir si un flux de travail est souvent annulé ou s’il rencontre des erreurs avant qu’il soit terminé.

Créer les rapports disponibles pour un flux de travail

  1. Dans la liste ou bibliothèque, dans la colonne statut pour ce flux de travail, cliquez sur un lien d’informations d’état.
    Clic sur l’état du flux de travail

  2. Dans la page État du flux de travail, sous Historique de flux de travail, cliquez sur Afficher les rapports de flux de travail.
    Clic sur le lien Afficher les rapports de flux de travail dans la section Historique du flux de travail

  3. Recherchez le flux de travail pour lequel vous souhaitez afficher un rapport, puis cliquez sur le nom du rapport que vous voulez afficher.
    Clic sur le lien pour Rapport de durée d’activité

  4. Dans la page Personnaliser, conservez ou modifier l’emplacement où le fichier de rapport est créé, puis cliquez sur OK.
    Clic sur OK pour l’emplacement d’enregistrement du fichier
    le rapport est créé et enregistré à l’emplacement spécifié.

  5. Lorsque le rapport est terminé, vous pouvez cliquer sur le lien affiché dans l’illustration suivante pour l’afficher. Dans le cas contraire, cliquez sur OK pour terminer et fermer la boîte de dialogue. (Plus tard, lorsque vous êtes prêt à afficher le rapport, vous trouverez à l’emplacement que vous avez indiquée à l’étape précédente.)
    Clic sur le lien pour afficher le rapport

Et ensuite ?

Si votre flux de travail fonctionne comme vous le souhaitez, commencez à l’utiliser.

S’il existe tout ce que vous souhaitez modifier sur son fonctionnement, voir le segment Modifier de cet article.

Après avoir exécuté la première instance de votre nouveau flux de travail Approbation et revu les résultats, vous pouvez apporter des modifications à la configuration de votre flux de travail.

Vous pouvez également à tout moment apporter d’autres modifications à la configuration.

Enfin, vous pouvez, si vous le souhaitez, désactiver le flux de travail temporairement — ou le supprimer totalement.

Sections de ce segment

  1. Modifier les paramètres permanents d’un flux de travail

  2. Désactiver ou supprimer un flux de travail

1. Modifier de façon permanente des paramètres d’un flux de travail

Pour apporter des modifications définitives aux paramètres d’un flux de travail existant, vous ouvrez et modifiez le formulaire d’association utilisé lors de son ajout.

Si le flux de travail s’exécute dans une liste ou une bibliothèque

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque sur laquelle le flux de travail s’exécute.

  2. Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque.

    Remarque : Le nom de l’onglet peut varier avec le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, l’onglet se nomme Calendrier.

  3. Dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

  4. Dans la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour changer les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail dont vous souhaitez changer les paramètres.

    Remarque :  Si le flux de travail ne s’affiche pas dans la liste, il se peut qu’il soit associé à un seul type de contenu. L’affichage des flux de travail dans la liste dépend de l’option Ces flux de travail sont configurés de façon à s’exécuter sur les éléments de ce type située sous la liste. (Voir l’illustration.) Cliquez sur les options de type de contenu dans le menu déroulant pour savoir celle qui affiche le flux de travail souhaité. Quand le flux de travail s’affiche dans la liste, cliquez sur son nom.

  5. Dans les deux pages du formulaire d’association utilisées pour ajouter le flux de travail, apportez les modifications souhaitées et enregistrez-les.

    Pour plus d’informations sur les champs et contrôles dans le formulaire d’association, voir le segment planifier et le segment ajouter approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Si le flux de travail s’exécute sur toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

  1. Ouvrez la page d’accueil pour la collection de sites (et non la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur l' icône de paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online , puis sur paramètres du Site.

  3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries du concepteur web, cliquez sur Types de contenu de site.

  4. Dans la page Types de contenu de Site, cliquez sur le nom du type de contenu de site sur lequel s’exécute le flux de travail.
    Types de contenu Document avec type surligné

  5. Dans la page pour le type de contenu, sousparamètres, , cliquez surParamètres de flux de travail.
    Lien Paramètres du flux de travail dans la section Paramètres

  6. Dans la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour modifier les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail que vous souhaitez modifier les paramètres de.
    Lien pour changer les paramètres du flux de travail

  7. Dans les deux pages du formulaire d’association utilisées pour ajouter le flux de travail, apportez les modifications souhaitées et enregistrez-les.

    Pour plus d’informations sur les champs et contrôles dans le formulaire d’association, voir le segment planifier et le segment ajouter approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Haut du segment

2. Désactiver ou supprimer un flux de travail

Si le flux de travail s’exécute dans une liste ou une bibliothèque

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque sur laquelle le flux de travail s’exécute.

  2. Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque.

    Remarque : Le nom de l’onglet peut varier avec le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, l’onglet se nomme Calendrier.

  3. Dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

  4. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer, bloquer ou restaurer un flux de travail.

  5. Utilisez le formulaire dans la page Supprimer des flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
    Formulaire sur la page Supprimer des flux de travail

Le formulaire contient cinq colonnes :

  • Flux de travail    Nom du flux de travail.

  • Instances    Nombre d’instances du flux de travail en cours d’exécution sur les éléments.

  • Autoriser    Option qui autorise l’exécution normale du flux de travail.

  • Aucune nouvelle instance    Option qui permet aux instances actuellement en cours d’exécution de se terminer, mais désactive le flux de travail, le rendant indisponible pour de nouvelles instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le flux de travail ultérieurement, retournez sur cette page et sélectionnez Autoriser.)

  • Supprimer    Option qui supprime le flux de travail de la liste ou de la bibliothèque. Il est mis fin immédiatement à toutes les instances en cours d’exécution, et la colonne pour ce flux de travail ne s’affiche plus sur la page pour la liste ou la bibliothèque. (Cette action n’est pas réversible.)

Si le flux de travail s’exécute sur toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

  1. Ouvrez la page d’accueil pour la collection de sites (et non la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur l' icône de paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online , puis sur Paramètres du Site.

  3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries, cliquez sur Types de contenu de site.

  4. Dans la page Types de contenu de Site, cliquez sur le nom du type de contenu de site sur lequel s’exécute le flux de travail.
    Types de contenu Document avec type surligné

  5. Dans la page pour le type de contenu, sousparamètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.
    Lien Paramètres du flux de travail dans la section Paramètres

  6. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer, bloquer ou restaurer un flux de travail.

  7. Utilisez le formulaire dans la page Supprimer des flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
    Formulaire sur la page Supprimer des flux de travail

Le formulaire contient cinq colonnes :

  • Flux de travail    Nom du flux de travail.

  • Instances    Nombre d’instances du flux de travail en cours d’exécution sur les éléments.

  • Autoriser    Option qui autorise l’exécution normale du flux de travail.

  • Aucune nouvelle instance    Option qui permet aux instances actuellement en cours d’exécution de se terminer, mais désactive le flux de travail, le rendant indisponible pour de nouvelles instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le flux de travail ultérieurement, retournez sur cette page et sélectionnez Autoriser.)

  • Supprimer    Option qui supprime complètement le flux de travail à partir de la collection de sites. Toutes les instances en cours d’exécution sont immédiatement terminées, et la colonne pour ce flux de travail n’apparaît plus dans la page de la liste ou bibliothèque. (Cette action n’est pas réversible.)

Et ensuite ?

Si vous avez apporté des modifications, exécutez une instance de test du flux de travail pour vérifier l’impact de vos modifications.

Personnalisation supplémentaire

Il existe de nombreuses façons de personnaliser plus avant les flux de travail inclus aux produits SharePoint.

Vous pouvez créer des flux de travail personnalisés de toutes pièces.

Vous pouvez utiliser l’un des programmes suivants :

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Pour personnaliser les formulaires, actions et comportements d’un flux de travail.

  • Microsoft Visual Studio    Pour créer vos actions personnalisées de flux de travail.

Pour plus d’informations, voir l’aide de Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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