À propos des flux de travail Collecte des signatures

À propos des flux de travail Collecte des signatures

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Les flux de travail inclus aux produits SharePoint est des fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour automatiser des processus métier, désigner les deux morereassign cohérentes et plus efficace. Vous pouvez utiliser un flux de travail SharePoint Collecte des Signatures pour router des documents créés dans Excel, Word ou InfoPath à une ou plusieurs personnes pour leurs signatures.

Pour plus d’informations, voir à propos des flux de travail inclus dans SharePoint.

Important : Par défaut, le flux de travail de collecte des Signatures n’est pas activé et n’est pas répertorié dans la zone de liste Sélectionner un modèle de flux de travail du formulaire d’association. Pour qu’il soit utilisable, un administrateur doit activer les au niveau de la collection de sites. Si vous disposez des autorisations au niveau de collection de sites, voir modèles de flux de travail SharePoint activer.

Si vous devez faire est d’exécuter une tâche de flux de travail de collecte des Signatures    Allez au segment achevé et développer. Vous devrez peut-être pas un des autres segments pour l’instant.

Comparaison d’un processus manuel et d’un flux de travail automatisé

Les flux de travail SharePoint sont :

  • Efficaces et cohérents    Un flux de travail de collecte des Signatures automatiquement achemine le document, affecte les tâches de signature et leur progression. L’activité du flux de travail peut être contrôlée et ajustée à partir d’une page d’état central et l’historique des événements dans l’exécution du flux de travail est conservé pendant 60 jours après la fin.

  • Moins de travail pour vous    Un flux de travail Collecte des signatures fait gagner du temps et limite les problèmes tout en rationalisant et en standardisant votre processus de signature.

Voici un diagramme d’une version simple du flux de travail Collecte des signatures.

Diagramme du processus de flux de travail

Conseils pour l’utilisation de cet article

Les informations dans cet article sont présentées dans des segments pouvant être développées.

Si vous devez faire est d’exécuter une tâche de flux de travail de collecte des Signatures    Allez au segment achevé et développer. Vous devrez peut-être pas un des autres segments pour l’instant.

Si vous voulez ajouter, Démarrer, surveiller et mettre à jour de flux de travail    Si vous ne connaissez pas déjà ces tâches, vous peuvent être utiles à travailler dans cet article, segment par segment, la première fois que cette conception vous et ajouter un flux de travail. Une fois que vous avez l’habitude avec les informations et la mise en page d’article, vous pourrez accéder directement au segment que vous avez besoin sur les visites retour.

Remarque sur les graphiques    Les images d’écran et les diagrammes conceptuels de cette série d’articles sont basés sur le type de flux de travail Approbation. Quand cela est nécessaire pour plus de clarté dans les concepts ou les instructions, les images et les diagrammes de cet article ont été personnalisés pour les flux de travail Collecte des signatures.

Impression de cet article    Cet article est long. Si vous souhaitez imprimer uniquement certains segments, vérifiez que seuls ces segments sont développés avant d’imprimer. (De plus, si vous souhaitez inclure tous les graphiques dans votre copie imprimée, choisissez l’orientation Paysage et non l’orientation Portrait.)

À propos de la recherche    Avant de rechercher du texte ou des expressions dans cet article, assurez-vous que tous les segments que vous souhaitez inclure dans votre recherche sont développés.

Plus d’informations sur les flux de travail Collecte des signatures

Un flux de travail de collecte des Signatures est une fonctionnalité de produits SharePoint qui envoie un document ou un formulaire créé dans Word, Excel ou InfoPath à une ou plusieurs personnes pour sa signature. Le flux de travail automatisation rationalise et standardisant l’ensemble du processus.

Illustration du routage de flux de travail

Le flux de travail Collecte des signatures standard inclus avec les produits SharePoint fonctionne comme un modèle. À l’aide de ce modèle, vous pouvez ajouter plusieurs flux de travail Collecte des signatures à vos sites. Chaque flux de travail que vous ajoutez est une version unique du flux de travail Collecte des signatures standard, personnalisé en fonction des paramètres que vous définissez quand vous l’ajoutez.

  • Quand vous ajoutez un flux de travail Collecte des signatures pour la première fois à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, vous indiquez combien de participants à inclure, et si leurs tâches sont affectées l’une après l’autre (en série) ou toutes en même temps (en parallèle). Vous pouvez même décider de diviser les tâches des participants en plusieurs étapes séparées. Chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement sur un document, vous pouvez modifier ces paramètres.

  • Le flux de travail affecte une tâche à chaque participant spécifié. Chaque participant choisit parmi plusieurs réponses possibles : signer (ou ne pas signer) le document, réaffecter la tâche de signature ou supprimer la tâche.

  • Pendant l’exécution du flux de travail, vous pouvez suivre l’avancement et apporter des modifications (si nécessaire) à partir d’une page unique centralisée État du flux de travail.

  • Pendant 60 jours après la fin du flux de travail, la liste de tous les événements qui se sont produits pendant son exécution (ou instance) est disponible sur la page État du flux de travail, pour référence.

Le flux de travail de collecte des Signatures n’est pas destiné à recueillir et refusées pour un document, ou pour contrôler la publication d’un site Web de page Web. Si vous voulez ajouter un flux de travail dans lequel les participants approuvent ou rejettent le document il passer en revue, voir l’article, tout sur flux de travail approbation.

En outre, flux de travail de collecte des Signatures ne sont pas conçus pour recueillir les commentaires. Si vous souhaitez utiliser un flux de travail pour recueillir des commentaires sur un document, voir l’article, tout sur flux de travail recueillir les commentaires.

Vous pouvez aussi utiliser Microsoft SharePoint Designer 2013 pour personnaliser davantage n’importe lequel des flux de travail compris dans les produits SharePoint.

Pour ajouter un flux de travail    Par défaut, vous devez avoir l’autorisation Gérer les listes pour Ajouter un flux de travail. (Le groupe propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; le groupe membres et du groupe visiteurs ne pas).

Pour démarrer un flux de travail    Également par défaut, vous devez l’autorisation de modifier les éléments pour Démarrer un flux de travail qui a déjà été ajouté. (Le groupe de membres et le groupe propriétaires attribuer l’autorisation de modifier les éléments par défaut ; n’est pas le cas du groupe visiteurs.)

Les Propriétaires peuvent choisir de configurer des flux de travail spécifiques qui ne peuvent être démarrés que par les membres du groupe Propriétaires. (Pour ce faire, activez la case à cocher Les autorisations Gérer les listes sont requises pour démarrer le flux de travail, sur la première page du formulaire associée.)

De plus en plus de transactions commerciales sont exécutées par voie électronique. C’est pourquoi les signatures numériques sont de plus en plus utilisées pour lier légalement les deux parties d’une transaction. Une signature numérique est utilisée pour vérifier l’identité de la personne qui signe le document, et elle confirme que le contenu n’a pas été modifié après la signature du document. Les signatures numériques sont sécurisées grâce aux technologies de chiffrement, et limitent les risques associés aux transactions commerciales électroniques. Grâce aux améliorations apportées à la signature numérique, Office répond aux besoins de sécurité des informations requis par les entreprises privées et publiques dans le monde entier.

Pour créer une signature numérique, vous devez disposer d’un certificat numérique, qui prouve votre identité aux parties en présence, obtenu auprès d’une autorité de certification (CA) connue. Si vous ne disposez pas d’un certificat numérique, les partenaires de Microsoft peuvent vous en fournir un, ainsi que des fonctionnalités de signature avancées.

Voici les étapes standard :

  • AVANT d’exécute le flux de travail (planifier, ajouter, Démarrer)   
    avant d’ajouter un flux de travail, vous prévoyez de l’endroit où vous voulez ajouter (pour une liste ou bibliothèque, ou pour la collection de sites entière) et les détails de la manière dont il fonctionne. Une fois que vous avez ajouté et configuré le flux de travail, toute personne disposant des autorisations nécessaires peut démarrer le flux de travail sur un document spécifique. Le flux de travail peut également être configuré pour s’exécuter automatiquement. Exécution automatique peut être activée en fonction d’un ou les deux événements déclenchement : lorsque n’importe quel document est ajouté àcréé dans une liste ou bibliothèque, ou lorsque les document dans une liste ou bibliothèque est modifié.

  • PENDANT l’exécution du flux de travail (exécuter, surveiller et ajuster)   
    pendant que le flux de travail s’exécute, les participants individuels accomplissent leurs tâches affectées. Pendant ce temps, la progression du flux de travail peut être contrôlée à partir d’une page État du flux de travail centrale pour cette instance spécifique du flux de travail. Ajustements au flux de travail lorsqu’elle est exécutée peuvent être effectuées à partir de la même page ; et, si nécessaire, le flux de travail peut être annulée ou abandonné à partir de cet emplacement.

  • Une fois que le flux de travail s’exécute (révision, état, modifier)   
    lorsque le flux de travail est terminée, vous pouvez examiner les tout l’historique de cette exécution (ou instance) pendant 60 jours dans la page État du flux de travail. S’il existe jamais tout ce que vous souhaitez modifier sur la façon dont les fonctions de flux de travail, vous pouvez ouvrir et modifier le formulaire d’association que vous avez traités lorsque vous avez ajouté tout d’abord le flux de travail.

Le graphique suivant montre ces étapes du point de vue de la personne qui ajoute un nouveau flux de travail.

Processus de flux de travail

Planifier un nouveau flux de travail Collecte des signatures

Dans ce segment, nous allons identifier les décisions que vous devez prendre et les informations dont vous devez disposer avant d’ajouter une version du flux de travail Collecte des signatures.

Si vous connaissez déjà comment ajouter ce type de flux de travail et seulement vous avez besoin d’un rappel sur les étapes spécifiques, vous pouvez accéder directement dans le segment ajouter approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Les flux de travail inclus dans les produits SharePoint fonctionnent comme des modèles principaux sur lesquels sont basés les flux de travail individuels que vous ajoutez à vos listes, bibliothèques et collection de sites.

Chaque fois que vous ajoutez un flux de travail Collecte des signatures, par exemple, vous ajoutez en fait une version du modèle de flux de travail Collecte des signatures général. Vous attribuez à chaque version un nom et des paramètres, que vous spécifiez dans le formulaire d’association quand vous ajoutez cette version spécifique. De cette façon, vous pouvez ajouter plusieurs flux de travail, toutes les versions étant basées sur le modèle maître de flux de travail Collecte des signatures, mais chaque version porte un nom différent et est personnalisée en fonction de la façon dont vous voulez l’utiliser.

Dans cette illustration, trois flux de travail basés sur le modèle de flux de travail Approbation ont été ajoutés, un pour tous les types de contenu d’une bibliothèque, un pour un type de contenu d’une bibliothèque et un pour un type de contenu pour l’ensemble d’une collection de sites.

Trois flux de travail basés sur le modèle de flux de travail Approbation

Quand vous ajoutez une nouvelle version de flux de travail basée sur l’un des modèles de flux de travail inclus, vous remplissez un formulaire d’association pour spécifier la façon dont vous souhaitez que cette version fonctionne.

Dans la section suivante, vous trouverez une liste de questions qui vous préparera au remplissage du formulaire d’association. Tout d’abord, examinez le formulaire et les champs qu’il contient.

Première page du formulaire d’association

Première page du formulaire d’association

Deuxième page du formulaire d’association

Seconde page du formulaire d’association

Les champs de cette deuxième page s’affichent également sur le formulaire d’initiation, qui est présenté chaque fois que le flux de travail est démarré manuellement, et qui peut être modifié à ce moment là pour cette exécution uniquement.

Neuf questions à se poser

Dès que vous avez répondu à toutes les questions de cette section, vous êtes prêt à ajouter votre flux de travail.

Cet article concerne le modèle de flux de travail qui s’affiche dans le menu sous forme de Collecte des Signatures – SharePoint 2013 ou Collecte des Signatures – SharePoint 2010. Si vous n’êtes pas sûr que ce type de flux de travail est le meilleur choix pour vous, consultez le segment obtenir des informations de cet article. Pour plus d’informations sur les autres modèles de flux de travail qui sont disponibles, voir l’article, sur le flux de travail inclus dans SharePoint.

Il est important de savoir que les lignes de signature de type que nous parlons ne peuvent être insérées uniquement dans des documents créés dans Word, Excel ou InfoPath.

Qu’est-ce qu’un type de contenu ?

Chaque document ou un autre élément stockées dans une liste ou bibliothèque SharePoint appartient à un ou un autre type de contenu. Un type de contenu peut être comme base et générique en tant que Document ou Feuille de calcul Excelou comme spécialisées en tant que Contrat légal ou Spécification de conception de produit. Certains types de contenu sont disponibles dans les produits SharePoint par défaut, mais vous pouvez personnaliser ces et ajouter d’autres personnes que vous créez vous-même.

Vous pouvez rendre votre nouvelle version du flux de travail Collecte des signatures disponible dans une unique liste ou bibliothèque, ou dans l’intégralité de la collection de sites.

  • Si vous ajoutez le flux de travail à une seule liste ou bibliothèque, vous pouvez le configurer pour s’exécuter sur tous les types de contenu ou sur un seul type de contenu.

  • Si vous ajoutez le flux de travail pour l’intégralité de la collection de sites, vous devez le configurer pour une exécution sur un seul type de contenu de site.

  • Dans tous les cas, chaque document sur lequel un flux de travail de collecte des Signatures est exécuté doit être un fichier qui a été créé dans Word, Excel ou InfoPath.

Carte d’une collection de sites avec 3 façons d’ajouter un flux de travail expliquées

Attribuez à votre version de flux de travail un nom qui :

  • Indique clairement son objectif.

  • Le distingue clairement d’autres flux de travail.

Par exemple

Vous êtes membre d’un groupe d’éditeurs. Votre groupe souhaite utiliser deux flux Recueillir les commentaires différents :

  • Vous exécutez le premier flux de travail sur chaque document envoyé par un membre de votre groupe. Ce flux de travail collecte des commentaires uniquement dans le Gestionnaire de votre groupe.

  • Vous exécutez le second flux de travail sur chaque document envoyé par les personnes en dehors de votre groupe. Ce flux de travail collecte des commentaires à partir detous les membres de votre groupe.

Vous pouvez nommer le premier flux de travail à l’intérieur d’envoi commentaire et le second Envoi commentaire externe.

Conseil : Nous vous conseillons, comme toujours, d’établir des conventions d’attribution de nom cohérentes, et de les faire connaître à toutes les personnes impliquées dans vos flux de travail.

Votre flux de travail peut utiliser la liste des tâches et l’historique par défaut du site, d’autres listes existantes, ou de nouvelles listes uniquement pour ce flux de travail.

  • Si votre site comporte de nombreux flux de travail, ou si certains flux de travail comportent de nombreuses tâches, il est préférable de demander de nouvelles listes pour chaque flux de travail. (La gestion de listes trop longues peut ralentir les performances. Il est plus rapide et facile pour le système de tenir à jour plusieurs listes courtes plutôt qu’une liste très longue.)

  • Si les tâches et historique pour ce flux de travail contiendra sensibles ou confidentielles que vous souhaiterez conserver séparées dans les listes générales, puis vous devez absolument les données indiquent que vous souhaitez listes séparée pour ce flux de travail. Après avoir ajouté le flux de travail, n’oubliez pas que les autorisations appropriées sont définies pour les nouvelles listes.

Les lignes de signature peuvent être insérées dans le document à deux moments :

  • Avant le début du flux de travail sur le document.

  • Une fois le flux de travail démarré, mais avant que le premier participant ajoute sa signature à une ligne de signature.

L’ajout d’une signature numérique à un document se compose de deux étapes :

  1. Tout d’abord, une personne insère unsignature ligne dans le corps du document.
    Ligne de signature insérée mais pas encore signée

  2. Puis une personne ajoute sa signature dans la ligne insérée.
    Ligne de signature insérée avec une signature

Gardez cela à l’esprit    À partir du moment que le premier participant ajoute sa signature au document, le document est verrouillé contre la modification. Any plus modifier le document après ce point, à l’exception des autres signataires ajoutant leurs signatures — invalide ou supprime toutes les signatures qui ont été ajoutés. Et parce que l’insertion d’une ligne de signature est considérée comme une modification dans le document, toutes les lignes de signature doivent être déjà présentes dans le document avant le premier participant ajoute sa signature réel à un de ces trois lignes.

Il y a trois réponses simples à cette question :

  • Pour l’un ou l’autre type de démarrage    Le document est basé sur un modèle ou un formulaire dans lequel les lignes de signature sont déjà présentes, ainsi personne n’a à les ajouter pour chaque exécution individuelle du flux de travail.

  • Pour un démarrage manuel    La personne qui démarre le flux de travail insère toutes les lignes de signature nécessaires avant le démarrage du flux de travail.

  • Pour un démarrage automatique    Le premier participant qui ouvre le document insère toutes les lignes de signature nécessaires avant d’ajouter sa signature.

Voici un résumé graphique rapide de ce point.

Document sans signature et donc ouvert aux modifications

Document avec une première signature, et donc verrouillé

Un flux de travail peut être configuré pour être démarré manuellement, automatiquement ou de l’une ou l’autre façon :

  • Quand vous démarrez manuellement un flux de travail Collecte des signatures sur un document spécifique, un autre formulaire, le formulaire d’initiation, est présenté. Ce formulaire d’initiation contient les paramètres de la seconde page du formulaire d’association. De cette façon, si la personne qui démarre le flux de travail souhaite modifier les paramètres (uniquement pour l’instance active), elle peut le faire avant de cliquer sur Démarrer.

  • Avec un démarrage automatique, il n’est pas possible de présenter le formulaire d’initiation, les paramètres par défaut spécifiés dans le formulaire d’association sont utilisés sans pouvoir être modifiés.

L’illustration suivante montre la différence entre les démarrages manuels et automatiques.

Comparaison des formulaires pour un démarrage manuel et un démarrage automatique

Les modifications que vous apportez dans le formulaire d’initiation sont appliqués uniquement au cours de l’instance actuelle du flux de travail. Pour changer les paramètres par défautpermanent, du flux de travail, vous modifiez le formulaire d’association d’origine, comme indiqué dans le segment Modifier de cet article.

Démarrages manuels

Si vous autorisez les démarrages manuels, toute personne, qui dispose des autorisations requises, peut démarrer le flux de travail à tout moment sur les documents éligibles.

L’avantage d’un démarrage manuel est que vous et vos collègues pouvez démarrer le flux de travail uniquement quand et si vous le décidez, et que chaque fois que vous l’exécutez vous avez la possibilité de modifier certains paramètres à l’aide du formulaire d’initiation.

Avec un démarrage manuel, une personne doit se souvenir d’exécuter le flux de travail lorsque cela est nécessaire.

Démarrages automatiques

Vous pouvez définir le flux de travail pour qu’il démarre automatiquement suite à l’un et/ou l’autre des événements suivants :

  • Un nouvel document est créé ou téléchargé dans la liste ou la bibliothèque.

  • Un document déjà stocké dans la liste ou la bibliothèque est modifié.

L’avantage d’un démarrage automatique est que personne ne doit se souvenir de démarrer le flux de travail. Il s’exécute chaque fois que l’événement déclencheur se produit.

Éléments à prendre en compte pour les démarrages automatiques avec des flux de travail Collecte des signatures

Contrairement dans d’autres inclus des flux de travail, il n’est pas «t possible d’ajouter d’autres tâches qu’un flux de travail de collecte des Signatures a déjà commencé. Lorsque le flux de travail démarre automatiquement, il affecte uniquement les tâches de signature déjà spécifiés dans ses paramètres par défaut. Chacune de ces tâches peut en effet être réaffectée pendant le flux de travail s’exécuter, mais aucune tâche supplémentaire peut être créée et affectée. En d’autres termes, un flux de travail de collecte des Signatures doit uniquement s’exécuter automatiquement lorsque l’identité, ou au moins le numéro, des participants est connu à l’avance.

La seule action possible après le démarrage automatique d’un flux de travail est la suppression ou l’annulation de tâches qui ont déjà été affectées — mais l’annulation d’une tâche ne supprimera pas la ligne de signature associée du document.

Vous trouverez ci-dessous trois scénarios qui utilisent un démarrage automatique. Remarquez que dans chaque scénario :

  • Le flux de travail s’exécute sur une bibliothèque dans laquelle des personnes téléchargent des documents qui doivent être signés.

  • Les personnes auxquelles sont affectées des tâches de signature ne changent pas, et la liste de ces personnes n’a pas besoin d’être révisée ou modifiée chaque fois que le flux de travail démarre.

Dans chacun de ces scénarios, si l’élément téléchargé est un document ou un formulaire qui contient déjà les lignes de signature appropriées, les participants à ce flux de travail n’ont pas besoin d’ajouter des lignes de signature pendant l’exécution du flux de travail.

Scénario 1 : une seule tâche, un seul signataire

Toute nouvelle demande de dépense doit être signée par Anna, c’est pourquoi Anna crée une bibliothèque appelée Nouvelle demande de dépense. Toute personne de la société peut créer ou télécharger une demande.

Anna crée un flux de travail et lui attribue le même nom : Nouvelles demandes de note de frais. Le flux de travail s’exécute automatiquement sur chaque nouveau document, affectez une tâche de signature — à Anna, de cours.

Diagramme du flux de travail

Scénario 2 : plusieurs tâches, plusieurs signataires

Dans ce scénario, des contrats doivent être signés par Anna et Sean et Frank — par ces trois personnes.

Jean crée une bibliothèque nommée contrats des Signatures. Elle crée un flux de travail de collecte des Signatures nommé Signatures (annaANDseanANDfrank). Le flux de travail s’exécute automatiquement sur chaque nouveau document, affectez une tâche de signature pour chacune des trois personnes.

Le premier signataire qui ouvre le document insère les lignes de signature pour les trois signataires avant d’ajouter sa signature.

Diagramme du flux de travail

Scénario 3 : plusieurs tâches, un signataire

Dans ce scénario, les contrats doivent être signés par Anna ou Sean ou Frank — par l’un des trois.

Sean crée une bibliothèque nommée contrats de Signature et un flux de travail nommé Signature (Annaouseanoufrank). Elle crée également une liste de diffusion ou un groupe de distribution, également appelées Annaouseanoufrank, qui inclut ces trois personnes.

À nouveau le flux de travail s’exécute automatiquement sur chaque nouveau document dans la bibliothèque, mais cette fois-ci il affecte uniquement une tâche de signature, au groupe Annaouseanoufrank .

Ce type de tâche est appelé tâche de groupe, et il fonctionne ainsi : le flux de travail envoie une notification de tâche par courrier électronique à chaque membre du groupe, mais crée une seule tâche, que l’un des membres du groupe peut réclamer et exécuter de la part du groupe.

Diagramme du flux de travail

Pour obtenir des instructions sur la réclamation et l’exécution d’une tâche de groupe, voir le segment achevé de cet article.

Quand vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu pour l’ensemble de la collection de sites, vous pouvez ajouter également le flux de travail à tous les autres types de contenu de la collection de sites qui héritent du type de contenu que vous ajoutez au flux de travail. (Si vous ajoutez un flux de travail pour une liste ou une bibliothèque, cette option ne s’affiche pas.)

Remarques : 

  • L’opération qui consiste à ajouter le type de contenu à tous les autres types de contenu peut prendre beaucoup de temps.

  • Si l’héritage a été interrompu pour un site ou sous-site dans lequel vous souhaitez ajouter ce flux de travail aux types de contenu qui en héritent, vous devez être membre du groupe Propriétaires de chacun de ces sites ou sous-sites avant d’exécuter cette opération.

Vous devez indiquer le nom et l’adresse de messagerie de chaque personne à qui une tâche de signature est affectée.

Regrouper les tâches ou individu ?    Si vous affectez une tâche à une groupe ou liste de distribution, une tâche de groupe doivent être affectées : chaque membre du groupe recevront une notification de tâche, mais uniquement un membre devrez réclamer et exécuter la tâche. Pour obtenir des instructions sur la réclamation et l’exécution d’une tâche de groupe, voir le segment achevé de cet article.

Une ou plusieurs étapes ?    Vous pouvez choisir qu’une seule étape de tâches de signature, soit d’avoir plusieurs étapes. Si vous avez plusieurs stades, les étapes à effectuer une après l’autre.

Révisions en série ou les révisions en parallèle ?    Pour les participants dans n’importe quelle une étape, vous pouvez choisir leurs tâches de signature affectées tous en même temps (en parallèle) ou pour indiquer leurs tâches affectées une après l’autre (en série) dans l’ordre que vous indiquez. L’option séquentielle peut être utile si, par exemple, un des signataires est la décideurs réel concernant le document et il n’y a pour une des autres signataires pour accomplir leurs tâches de signature si les décideurs décide de ne pas vous connecter.

Par exemple

Ce scénario simple montre certains des avantages liés l’utilisation de plusieurs étapes et des affectations de tâche en série :

Imaginons que Frank ajoute un nouveau flux de travail Collecte des signatures pour une bibliothèque de contrats. Comme Frank est le décisionnaire, il souhaite être la première personne à signer chaque contrat. S’il décide de ne pas le signer, aucune tâche de signature ne sera affectée à Anna ou à Sean. Frank peut définir tout cela de deux façons :

  • En utilisant une révision en série    David configure une étape en série unique dans lequel il est le premier participant et Anna et Sean sont le deuxième et troisième.
    Voici comment David configure sa révision en série secondaire unique.
    Entrées indiquées dans le formulaire

  • En utilisant deux étapes    Si David souhaite Anna et Sean à affecter leurs tâches à la fois, afin que Jean ne doit pas attendre pour Anna d’ajout de sa signature avant qu’elle peut ajouter son propre, he peut configurer deux étapes dans le flux de travail. La première étape inclut uniquement son propre tâche de signature, et le second est une étape en parallèle contenant Anna et de Sean tâches. Si la première étape n’est pas achevée, la deuxième étape ne démarre pas.
    Voici comment David configure sa révision parallèle en deux étapes.
    Paramètres indiqués dans le formulaire

Voici des diagrammes pour ces deux solutions. Dans les deux versions, si Frank n’exécute pas sa tâche de signature, les tâches ne sont jamais affectées à Anna ou Sean.

Diagrammes pour les deux versions

Dans le champ CC, sur la deuxième page du formulaire d’association, vous pouvez entrer les noms ou les adresses des personnes qui doivent être averties du démarrage ou de la fin de ce flux de travail.

  • La saisie d’un nom dans cette zone n’affecte pas une tâche de flux de travail à cette personne.

  • Quand le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

  • Quand le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a ajouté reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

Ajouter un flux de travail de collecte des Signatures (pour une liste ou bibliothèque)

Si vous n’êtes pas encore familiarisé avec ajout de flux de travail, vous trouverez utile d’examiner les segments précédents PLAN et obtenir des informations dans cet article avant d’effectuer les étapes décrites dans ce segment.

Deux éléments à contrôler avant d’ajouter un flux de travail :

Courrier électronique    Pour que le flux de travail puisse envoyer des notifications électroniques, le courrier électronique doit être activé pour votre site SharePoint. Si vous n’êtes pas sûr que cela soit fait, contactez votre administrateur SharePoint.

Autorisations    Les paramètres par défaut de produits SharePoint nécessitent que vous disposez de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour les listes, bibliothèques ou des collections de sites. (Du groupe propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, le groupe membres et du groupe visiteurs ne pas. Pour plus d’informations sur les autorisations, voir le segment obtenir des informations de cet article.)

Procédez comme suit :

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque à laquelle vous souhaitez ajouter un flux de travail.

  2. Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque.

    Le nom de l’onglet peut varier avec le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, l’onglet se nomme Calendrier.

  3. Dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

  4. Dans la page Paramètres du flux de travail, spécifiez un seul type de contenu pour le flux de travail à exécuter sur ou tout (pour tous les types de contenu), puis cliquez sur Ajouter un flux de travail.

    Remarque : Collecte des Signatures flux de travail peut être exécuté uniquement sur des documents créés dans créé dans Word, Excel ou InfoPath.

    Commande Ajouter un flux de travail avec le type de contenu Document sélectionné

    1. Remplissez la première page du formulaire d’association.
      (les instructions se trouvent après l’illustration.)

Première page du formulaire d’association pour une liste ou une bibliothèque

Légende numéro un

Type de contenu

Conservez la sélection par défaut (Tous) ou sélectionnez un type de contenu spécifique.

Légende numéro deux

Flux de travail

Sélectionnez le modèle Collecte des Signatures – SharePoint 2013 ou Collecte des Signatures – SharePoint 2010.

Remarque : Si le modèle Collecte des Signatures – SharePoint 2010 ou de Collecte des Signatures – SharePoint 2013 n’apparaît pas dans la liste, contactez votre administrateur SharePoint pour savoir comment l’activer pour votre collection de sites ou votre espace de travail. Si vous disposez des autorisations de collection de sites, voir modèles de flux de travail SharePoint activer.

Légende numéro trois

Name (Nom)

Tapez un nom pour ce flux de travail. Ce nom permettra l’identification de ce flux de travail par les utilisateurs de cette liste ou bibliothèque.

Pour obtenir des suggestions sur la façon de nommer votre flux de travail, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro quatre

Liste des tâches

Sélectionnez une liste des tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur Tâches (nouvelles) pour en créer une.

Pour plus d’informations sur les raisons pour la création d’une nouvelle liste de tâches (plutôt que d’utiliser en choisissant une existante), voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro 5

Historique

Sélectionnez un historique à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner un historique existant ou cliquer sur Nouvel historique pour en créer un.

Pour plus d’informations sur les raisons pour la création d’un nouvel historique (plutôt que d’utiliser en choisissant une existante), voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro six

Options de démarrage

Indiquez la ou les façons dont ce flux de travail peut être démarré.

Pour plus d’informations sur les différentes options, voir le segment planifier de cet article.

  1. Quand vous avez choisi les paramètres de ce formulaire pour répondre à vos besoins, cliquez sur Suivant.

  2. Remplissez la seconde page du formulaire d’association.
    (les instructions se trouvent après l’illustration.)

    Les produits SharePoint vous proposent toutes les options dans la seconde page du formulaire d’association chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin de pouvoir modifier ces options pour cette seule instance.

Seconde page du formulaire d’association avec les options entourées

Légende numéro un

Affecter à

Tapez les noms ou les adresses des personnes auxquelles des tâches de flux de travail seront affectées.

  • Si les tâches doivent être affectées une à la fois (en série)   
    Entrez les noms ou les adresses dans l’ordre dans lequel vous souhaitez que les tâches doivent être affectées.

  • Si toutes les tâches doivent être affectées en même temps (en parallèle)   
    L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance.

  • Si vous incluez une groupe ou liste de distribution   
    une tâche de groupe doivent être affectée : chaque membre du groupe recevront une notification de tâche, mais uniquement un membre devrez réclamer et exécuter la tâche. Pour obtenir des instructions sur la réclamation et l’exécution d’une tâche de groupe, voir le segment achevé de cet article.

Légende numéro deux

ordre

Spécifiez si les tâches doivent être affectées une à la fois (en série) ou toutes à la fois (en parallèle).

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’étapes en série ou en parallèle, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro trois

Ajouter une nouvelle étape

Ajoutez les étapes souhaitées sous la première que vous venez de configurer.

  • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ Affecter à pour cette étape, et appuyez sur Ctrl+Suppr.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro quatre

CC

Tapez les noms ou les adresses de messagerie des personnes qui doivent être averties du démarrage ou de la fin du flux de travail.

  • Entrer un nom ici n 'résultatt dans l’affectation d’une tâche de flux de travail.

  • Quand le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

  • Quand le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a ajouté reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

  1. Quand les paramètres de cette page vous conviennent, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Les produits SharePoint créent une nouvelle version du flux de travail.

Et ensuite ?

Si vous êtes prêt à commencer et à tester votre nouveau flux de travail, passez au segment Démarrer de cet article.

Vous trouverez des instructions pour insérer des lignes de signature dans un document dans le segment Insérer de cet article.

Ajouter un flux de travail de collecte des Signatures (pour une collection de sites entière)

Si vous n’êtes pas encore familiarisé avec ajout de flux de travail, vous trouverez utile d’examiner les segments PLAN et obtenir des informations dans cet article avant d’effectuer les étapes décrites dans ce segment.

Deux éléments à contrôler avant d’ajouter un flux de travail :

Courrier électronique    Afin que le flux de travail envoyer des notifications par courrier électronique, messagerie doit être activée pour votre site. Si vous n’êtes pas sûr que cela est déjà fait, contactez votre administrateur SharePoint.

Autorisations    Les paramètres par défaut de produits SharePoint nécessitent que vous disposez de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour les listes, bibliothèques ou des collections de sites. (Du groupe propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, le groupe membres et du groupe visiteurs ne pas. Pour plus d’informations sur les autorisations, voir le segment obtenir des informations de cet article.)

Procédez comme suit :

  1. Ouvrez la page d’accueil pour la collection de sites (et non la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur paramètres Icône Paramètres , puis sur Paramètres du Site.

    Dans SharePoint Online, cliquez sur paramètres SharePoint 2016 - Bouton Paramètres dans la barre de titre , puis cliquez sur contenu du Site. À partir du contenu de Site, cliquez sur paramètres du Site.

  3. Dans la page Paramètres du Site, sous Galeries de conception Web, cliquez sur Types de contenu de Site.
    Lien Type de contenu de site sous Galeries

  4. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site pour lequel vous souhaitez ajouter un flux de travail.

    Remarque : Collecte des Signatures flux de travail peut être exécuté uniquement sur des documents créés dans créé dans Word, Excel ou InfoPath.

    Types de contenu Document avec type surligné

    1. Dans la page pour le type de contenu, sous paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.
      Lien Paramètres du flux de travail dans la section Paramètres

    2. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Ajouter un flux de travail.
      Lien Ajouter un flux de travail

    3. Remplissez la première page du formulaire d’association.
      (les instructions se trouvent après l’illustration.)

Première page du formulaire d’association avec les options entourées

Légende numéro un

Flux de travail

Sélectionnez le modèle Collecte des Signatures – SharePoint 2013 ou Collecte des Signatures – SharePoint 2010.

Remarque : Si le modèle Collecte des Signatures – SharePoint 2010 ou de Collecte des Signatures – SharePoint 2013 n’apparaît pas dans la liste, contactez votre administrateur SharePoint pour savoir comment l’activer pour votre collection de sites ou votre espace de travail. Si vous disposez des autorisations de collection de sites, voir modèles de flux de travail SharePoint activer.

Légende numéro deux

Name (Nom)

Tapez un nom pour ce flux de travail. Ce nom permettra l’identification de ce flux de travail par les utilisateurs de cette collection de sites.

Pour obtenir des suggestions sur la façon de nommer votre flux de travail, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro trois

Liste des tâches

Sélectionnez une liste des tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur Tâches (nouvelles) pour en créer une.

Pour plus d’informations sur les raisons pour la création d’une nouvelle liste de tâches (plutôt que d’utiliser en choisissant une existante), voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro quatre

Historique

Sélectionnez un historique à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner un historique existant ou cliquer sur Nouvel historique pour en créer un.

Pour plus d’informations sur les raisons pour la création d’un nouvel historique (plutôt que d’utiliser en choisissant une existante), voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro 5

Options de démarrage

Indiquez la ou les façons dont ce flux de travail peut être démarré.

Pour plus d’informations sur les différentes options, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro six

Mettre à jour les types de contenu de site et de liste ?

Indiquez si ce flux de travail doit être ajouté à (associé à) tous les types de contenu de liste et de site qui héritent de ce type de contenu.

  • L’opération qui consiste à ajouter le type de contenu à tous les autres types de contenu peut prendre beaucoup de temps.

  • Si l’héritage a été interrompu pour un site ou sous-site dans lequel vous souhaitez ajouter ce flux de travail aux types de contenu qui en héritent, vous devez être membre du groupe Propriétaires de chacun de ces sites ou sous-sites avant d’exécuter cette opération.

  1. Quand vous avez choisi les paramètres de cette page pour répondre à vos besoins, cliquez sur Suivant.

  2. Remplissez la seconde page du formulaire d’association.
    (les instructions se trouvent après l’illustration.)

    Les produits SharePoint vous proposent toutes les options dans la seconde page du formulaire d’association chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin de pouvoir modifier ces options pour cette seule instance.

Seconde page du formulaire d’association avec les options entourées

Légende numéro un

Affecter à

Tapez les noms ou les adresses des personnes auxquelles des tâches de flux de travail seront affectées.

  • Si les tâches doivent être affectées une à la fois (en série)   
    Entrez les noms ou les adresses dans l’ordre dans lequel vous souhaitez que les tâches doivent être affectées.

  • Si toutes les tâches doivent être affectées en même temps (en parallèle)   
    L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance.

  • Si vous incluez une groupe ou liste de distribution   
    une tâche de groupe doivent être affectée : chaque membre du groupe recevront une notification de tâche, mais uniquement un membre devrez réclamer et exécuter la tâche. Pour obtenir des instructions sur la réclamation et l’exécution d’une tâche de groupe, voir le segment achevé de cet article.

Légende numéro deux

ordre

Spécifiez si les tâches de cette étape doivent être affectées une à la fois (en série) ou toutes à la fois (en parallèle).

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’étapes en série ou en parallèle, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro trois

Ajouter une nouvelle étape

Ajoutez les étapes souhaitées sous la première que vous venez de configurer.

  • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ Affecter à pour cette étape, et appuyez sur Ctrl+Suppr.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro quatre

CC

Tapez les noms ou les adresses de messagerie des personnes qui doivent être averties du démarrage ou de la fin du flux de travail.

  • Entrer un nom ici n 'résultatt dans l’affectation d’une tâche de flux de travail.

  • Quand le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

  • Quand le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a ajouté reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

  1. Quand les paramètres de cette page vous conviennent, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Les produits SharePoint créent une nouvelle version du flux de travail.

Et ensuite ?

Si vous êtes prêt à commencer et à tester votre nouveau flux de travail, passez au segment Démarrer de cet article.

Vous trouverez des instructions pour insérer des lignes de signature dans un document dans le segment Insérer de cet article.

Insérer des lignes de signature

Avant d’ajouter sa signature un participant de flux de travail, une ligne de signature doit être insérée dans le document. L' Insertion de la ligne et l’Ajout de la signature elle-même sont deux opérations distinctes.

Il faut savoir que :

  • Une fois la signature ajoutée à la ligne de signature, le document est verrouillé et ne peut plus être modifié sauf par l’ajout de signatures aux lignes de signature déjà présentes.

  • Si des modifications sont apportées après l’ajout de la première signature, toutes les signatures déjà ajoutées sont annulées ou supprimées du document.

  • Les insertions et les suppressions de lignes de signatures sont considérées comme des modifications du document.

  • C’est pourquoi, avant l’ajout de sa signature par le premier participant, tous les ajouts et les suppressions de lignes de signature doivent avoir été effectués.

Voici un résumé graphique rapide de ce point.

Document sans signature et donc ouvert aux modifications

Document avec une première signature, et donc verrouillé

Pour Insérer une ligne de signature dans Word ou Excel:

  1. Dans le document ou la feuille de calcul, cliquez pour placer le curseur à l’emplacement où vous souhaitez insérer une ligne de signature.

  2. Sur le Insérer onglet, dans le groupe texte, cliquez sur Ligne de Signature.

  3. Dans la boîte de dialogue Configuration de Signature zone, effectuez une, toutes ou aucune de ces quatre champs :

    • Signataire suggéré   
      nom complet du signataire.
      (Affichée dans la signature finale.)

    • Titre de signataire suggéré   
      (affichée dans la signature finale.)

    • Suggéré adresse de messagerie du signataire   
      (pas affichées dans la signature finale.)

    • Instructions destinées au signataire   
      les informations utiles ou nécessaires pour le signataire.
      (Pas affichées dans la signature finale.)
      Boîte de dialogue Configuration de signature

  4. Dans cette même boîte de dialogue, activez ou désactivez les cases à cocher suivantes :

    • Permettre au signataire d’ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue signer   
      permettre au signataire à taper pour signer.
      (Ce qui sera le signataire tape pas être affiché dans la signature finale.)

    • Afficher la date dans la ligne de signature   
      la date à laquelle la signature est ajoutée.
      (Affichée dans la signature finale.)

  5. Cliquez sur OK.

Répétez cette procédure pour ajouter d’autres lignes de signature.

Pour Supprimer une ligne de signature dans Word ou Excel:

  1. Cliquez sur la ligne de signature pour la sélectionner.

  2. Appuyez sur SUPPR.

Important : Les lignes de signature peuvent être insérées uniquement dans des formulaires InfoPath Filler.

Pour Insérer une ligne de signature dans InfoPath:

  1. Dans le formulaire, cliquez pour placer le curseur à l’endroit où vous voulez insérer une ligne de signature.

  2. Sous l’onglet Accueil du ruban, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ligne de signature.

  3. Cliquez sur la ligne de signature pour la sélectionner, puis cliquez avec le bouton droit dessus, et dans le menu contextuel, cliquez sur Propriétés de la ligne de signature.

  4. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la ligne de signature, sous l’onglet Général, remplissez les champs souhaités :

    • Message que les signataires voient avant de signer   
      les informations utiles ou nécessaires pour le signataire.
      (Pas affichées dans la signature finale.)

    • Nom du signataire   
      (affichée dans la signature finale.)

    • Titre de signataire   
      (affichée dans la signature finale.)

    • Adresse de messagerie du signataire   
      (pas affichées dans la signature finale.)
      Boîte de dialogue Propriétés de la ligne de signature

  5. Apportez les modifications souhaitées sous les onglets Taille et Propriétés avancées.

  6. Cliquez sur OK.

Pour Supprimer une ligne de signature dans InfoPath:

  • Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner, puis appuyez sur Suppr.

Et ensuite ?

Si vous êtes prêt à tester votre nouveau flux de travail, passez au segment Démarrer de cet article.

Si vous exécutez une tâche de flux de travail, accédez ou renvoyer au segment achevé de cet article.

Démarrer un flux de travail Collecte des signatures

Un rappel sur le processus de signatures : toutes les modifications doivent être apportées au document, y compris tous les insertions et suppressions de lignes de signature , avant le premier participant ajoute sa signature à une ligne de signature. (Pour plus d’informations, voir le segment planifier dans cet article).

En outre, assurez-vous que les personnes auxquelles le flux de travail affecterez tâches comprennent comment ajouter leurs signatures et compléter les formulaires de tâche. Ils peuvent être utiles le segment achevé dans cet article.

Deux façons de démarrer un flux de travail    Un flux de travail peut être configuré pour être démarré manuellement, automatiquement ou de l’une ou l’autre façon :

  • Manuellement à tout moment, par quiconque dispose des autorisations nécessaires.

  • Automatiquement chaque fois qu’un événement déclencheur spécifié se produit — c'est-à-dire que chaque fois qu’un document est ajouté à la liste ou bibliothèque et/ou chaque fois qu’un document déjà dans la liste est modifié d’aucune manière.
    (L’ou les événements déclenchement sont spécifiés dans la première page du formulaire d’association, lors de l’ajout d’origine et la configuration du flux de travail. Pour plus d’informations, voir le segment planifier de cet article.)

Un flux de travail pouvez 't pour créer un document qui a été extrait. (Un document peut être extrait, une fois un flux de travail a été déjà commencé sur celui-ci ; mais une fois qu’il est extrait, aucun autre flux de travail ne peut être démarré sur ce document jusqu'à ce qu’il est réintégré à nouveau).

Si le flux de travail est configuré pour démarrer automatiquement, chaque fois qu’un événement déclencheur se produit, le flux de travail s’exécute sur le document qui l’a déclenché.

Quand le flux de travail démarre, il affecte la ou les premières tâches et envoie une notification de tâche à chaque personne concernée. Pendant ce temps, il envoie également des notifications de démarrage (différentes des notifications de tâche) à la personne qui a ajouté le flux de travail et à toutes les personnes répertoriées dans le champ CC de la seconde page du formulaire d’association.

Si les lignes de signature ne figurent pas déjà dans le document avant que l’action déclenchante démarre le flux de travail, elles doivent être insérées avant que la première signature soit ajoutée au document.

Une remarque sur les autorisations    En règle générale, vous devez disposer de l’autorisation de modifier les éléments pour démarrer un flux de travail. (Par défaut, le groupe de membres et le groupe propriétaires à la fois ont cette autorisation, mais n’est pas le cas du groupe visiteurs. Toutefois, un propriétaire peut également choisir, sur une base de flux de travail en flux de travail, afin d’exiger l’autorisation Gérer les listes pour les personnes qui démarrer le flux de travail. En choisissant cette option, les propriétaires consiste essentiellement à spécifier que seulement ils et autres propriétaires peuvent démarrer un flux de travail particulier. Pour plus d’informations, voir le segment obtenir des informations de cet article.)

Emplacements de démarrage

Vous pouvez démarrer un flux de travail manuellement à partir de deux emplacements :

  • À partir de la liste ou la bibliothèque où est stocké le document.

  • à partir d’internes au document lui-même, ouvert dans le programme Microsoft Office dans lequel il a été créé. (Notez que cela doit être le programme complet et installé et pas une version de l’application web).

Les deux sections restantes de ce segment fournissent des instructions sur ces deux méthodes.

  1. Ajoutez toutes les lignes de signature nécessaires au document, ou organisez-vous avec les participants au flux de travail pour vous assurer que toutes les lignes de signature sont présentes dans le document avant qu’un participant ajoute sa signature à l’une des lignes.

  2. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle se trouve le document sur lequel exécuter le flux de travail.

  3. Cliquez sur l’icône devant le nom de l’élément pour sélectionner l’élément puis, dans le onglet fichiers du ruban, dans le groupe de flux de travail, cliquez sur flux de travail.

  4. Dans les flux de travail : page de nom de Document , sous Démarrer un nouveau flux de travail, cliquez sur le flux de travail que vous souhaitez exécuter.
    Lien pour démarrer le flux de travail

  5. Dans le formulaire d’initiation, apportez les modifications souhaitées à cette instance spécifique du flux de travail.

    Remarque : Modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, sont utilisés uniquement lors de l’instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications seront appliquent à chaque fois que le flux de travail s’exécute, ou si vous voulez modifier les paramètres de flux de travail qui n’apparaissent pas dans cet écran, voir le segment Modifier de cet article.

Seconde page du formulaire d’association avec les options entourées

Légende numéro un

Affecter à

Apportez des modifications à la liste des personnes auxquelles le flux de travail affecte des tâches.

  • Si les tâches doivent être affectées une à la fois   
    Entrez les noms ou les adresses dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être affectées.

  • Si toutes les tâches doivent être affectées en même temps   
    L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance.

  • Si vous incluez une groupe ou liste de distribution   
    une tâche de groupe doivent être affectée : chaque membre du groupe recevront une notification de tâche, mais uniquement un membre devrez réclamer et exécuter la tâche. Pour obtenir des instructions sur la réclamation et l’exécution d’une tâche de groupe, voir le segment achevé de cet article.

Légende numéro deux

ordre

Vérifiez que les spécifications relatives à la manière d’affecter les tâches dans chaque segment, en série ou en parallèle, sont conformes à ce que vous souhaitez.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’étapes en série ou en parallèle, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro trois

Ajouter une nouvelle étape

Ajoutez des étapes en plus de celles déjà configurées.

  • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ Affecter à pour cette étape, et appuyez sur Ctrl+Suppr.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro quatre

CC

Ajoutez ou supprimez des éléments. N’oubliez pas que :

  • Entrer un nom ici n 'résultatt dans l’affectation d’une tâche de flux de travail.

  • Quand le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

  • Quand le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a ajouté reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

  1. Une fois que les paramètres du formulaire d’initiation vous conviennent, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le flux de travail affecte la ou les premières tâches, et vous envoie des notifications de démarrage ainsi qu’à toute personne figurant dans le champ CC du formulaire d’initiation.

  1. Ajoutez toutes les lignes de signature nécessaires au document, ou organisez-vous avec les participants au flux de travail pour vous assurer que toutes les lignes de signature sont présentes dans le document avant qu’un participant ajoute sa signature à l’une des lignes.

  2. Ouvrez le document dans le programme Office installé sur votre ordinateur.

    Remarque : Cette méthode ne peut pas être utilisé lorsque le document est ouvert dans une application de web version du programme Microsoft Office. Il doit être ouvert dans la version complète, installée du programme sur votre ordinateur.

  3. Dans le document ouvert, cliquez sur l’onglet Fichier, sur Enregistrer et envoyer, puis sur le flux de travail que vous voulez exécuter sur ce document.

  4. Si le message suivant s’affiche, qui indique que le flux de travail doit archiver le fichier, cliquez sur le bouton Archiver.
    (Si ce message ne s’affiche pas, passez à l’étape 5.)

  5. Cliquez sur le bouton Démarrer le flux de travail.

  6. Dans la page Modifier un flux de travail, dans le formulaire d’initiation, apportez les modifications souhaitées à cette instance spécifique du flux de travail.

    Remarque : Modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, sont utilisés uniquement lors de l’instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications seront appliquent à chaque fois que le flux de travail s’exécute, ou si vous voulez modifier les paramètres de flux de travail qui n’apparaissent pas dans cet écran, voir le segment Modifier de cet article.

Seconde page du formulaire d’association avec les options entourées

Légende numéro un

Affecter à

Apportez des modifications à la liste des personnes auxquelles le flux de travail affecte des tâches.

  • Si les tâches doivent être affectées une à la fois   
    Entrez les noms ou les adresses dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être affectées.

  • Si toutes les tâches doivent être affectées en même temps   
    L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance.

  • Si vous incluez une groupe ou liste de distribution   
    une tâche de groupe doivent être affectée : chaque membre du groupe recevront une notification de tâche, mais uniquement un membre devrez réclamer et exécuter la tâche. Pour obtenir des instructions sur la réclamation et l’exécution d’une tâche de groupe, voir le segment achevé de cet article.

Légende numéro deux

ordre

Vérifiez que les spécifications relatives à la manière d’affecter les tâches dans chaque segment, en série ou en parallèle, sont conformes à ce que vous souhaitez.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’étapes en série ou en parallèle, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro trois

Ajouter une nouvelle étape

Ajoutez des étapes en plus de celles déjà configurées.

  • Pour supprimer une étape, cliquez dans le champ Affecter à pour cette étape, et appuyez sur Ctrl+Suppr.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir le segment planifier de cet article.

Légende numéro quatre

CC

Ajoutez ou supprimez des éléments. N’oubliez pas que :

  • Entrer un nom ici n 'résultatt dans l’affectation d’une tâche de flux de travail.

  • Quand le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

  • Quand le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a ajouté reçoit les notifications de début et d’arrêt sans avoir besoin d’être indiquée dans ce champ.

  1. Une fois que les paramètres du formulaire d’initiation vous conviennent, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le flux de travail affecte la ou les premières tâches, et vous envoie des notifications de démarrage ainsi qu’à toute personne figurant dans le champ CC du formulaire d’initiation.

Et ensuite ?

  • Si c’est la première fois que ce flux de travail a été exécuté, les autres participants devront-ils informations et une assistance pour accomplir leurs tâches affectées ? (Elles peuvent être utiles le segment achevé de cet article.)

  • Vérifiez que les participants reçoivent les notifications par courrier électronique et qu’elles ne sont pas considérées comme du courrier indésirable par les filtres de messagerie.

  • Et bien entendu, vous pouvez avoir une ou plusieurs tâches de flux de travail à effectuer vous-même. Accédez au segment achevé de cet article pour obtenir des informations.

  • Pendant ce temps, pour savoir comment vous pouvez effectuer le suivi de l’avancement de l’instance actuelle du flux de travail, passez au segment surveiller de cet article.

Exécuter une tâche de flux de travail Collecte des signatures

Si c’est la première fois qu’une tâche de flux de travail Collecte des signatures vous a été affectée, passez en revue ce segment avant d’exécuter votre tâche. De cette façon, vous connaîtrez toutes les options qui vous sont offertes.

Remarque : Si vous savez qu’une tâche de flux de travail vous a été affectée, mais que le message de notification n’apparait pas dans votre boîte de réception, vérifiez que la notification n’a pas été considérée comme message indésirable par les filtres de messagerie. Si tel est le cas, modifiez les paramètres du filtre.

Tout d’abord, vérifiez que vous avez le bon article

Différents types de flux de travail requièrent différentes actions sur les tâches.

Avant de commencer, vérifiez que la tâche qui vous est affectée est bien une tâche de flux de travail Collecte des signatures, et non une tâche pour un autre type de flux de travail.

Recherchez le texte ce document requiert votre signature à un des emplacements suivants :

  • Dans la ligne objet de la notification de tâche
    Texte dans la notification de tâche

  • Dans la barre des messages dans le document à réviser
    Texte dans l’élément à réviser

  • Dans le titre de la tâche dans la page État du flux de travail
    Texte dans le titre de la tâche sur la page État du flux de travail

Si vous ne voyez pas le texte ce document requiert votre signature dans ces emplacements, contactez la personne qui a démarré ou a ajouté le flux de travail pour déterminer le modèle de flux de travail qu’il est basé sur — ou s’il s’agit d’un flux de travail personnalisé.

Si votre tâche est une tâche Collecte des signatures, poursuivrez votre lecture.

Quand une tâche vous est affectée, vous le savez grâce à l’une des méthodes suivantes :

  • Vous recevez une notification de tâche par courrier électronique.

  • Vous ouvrez un document Microsoft Office et une barre des messages vous informe qu’une tâche vous a été affectée.

  • Vous ouvrez le site SharePoint et découvrez qu’une ou plusieurs tâches vous sont affectées.

Quand vous découvrez qu’une tâche de flux de travail Collecte des signatures vous a été affectée, vous pouvez effectuer les deux actions suivantes :

  • Réviser le document    Vous ouvrez et révisez le document, puis le signez (ou ne le signez pas).

  • Exécuter la tâche    Vous remplissez et envoyez le formulaire de tâche.

Les trois éléments suivants sont clés dans l’exécution de la tâche :

  • Le message de notification (que vous recevez par courrier électronique)

  • Le document soumis pour signature (que vous ouvrez et signez ou non)

  • Le formulaire de tâche (que vous ouvrez, remplissez et envoyez)

Voici à quoi ressemblent ces trois éléments.

Remarque :  Le bouton Ouvrir cette tâche sur le ruban dans le message de notification de tâche s’affiche uniquement quand le message est ouvert dans une version complète installée d’Outlook, et non dans l’application Outlook Web Access.

Message de notification de tâche, élément pour révision et formulaire de tâche

Remarque : Le bouton Ouvrir cette tâche sur le ruban dans le message de notification de tâche s’affiche uniquement quand le message est ouvert dans une version complète installée d’Outlook, et non dans l’application Outlook Web Access.

(Notez que si la tâche n’est affectée vous personnellement, mais à une liste de distribution ou groupe entier dont vous êtes membre, puis vous devez réclamer la tâche avant l’exécution de cette dernière. Pour plus d’informations, consultez la section réclamer une tâche de groupe avant d’exécuter dans ce segment.)

Procédez comme suit :

  1. Dans le message de notification de tâche, dans les instructions Pour effectuer cette tâche, cliquez sur le lien vers le document.

  2. Dans le document ouvert, cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche dans la barre des messages.

Accès à l’élément et le formulaire de tâche à partir du message de notification

Remarque : Le bouton Ouvrir cette tâche sur le ruban dans le message de notification de tâche (indiqué dans l’illustration au début de la flèche noire) s’affiche uniquement quand le message est ouvert dans une version complète installée d’Outlook, et non dans l’application Outlook Web Access.

(Notez que si la tâche n’est affectée vous personnellement, mais à une liste de distribution ou groupe entier dont vous êtes membre, puis vous devez réclamer la tâche avant l’exécution de cette dernière. Pour plus d’informations, consultez la section réclamer une tâche de groupe avant d’exécuter dans ce segment.)

Procédez comme suit :

  1. Dans la liste ou la bibliothèque dans laquelle le document à réviser est stocké, cliquez sur le lien En cours associé au document et au flux de travail.

  2. Dans la page État du flux de travail, cliquez sur le titre de votre tâche.

  3. Dans le formulaire de tâche, dans la barre des messages Cette tâche de flux de travail s’applique à, cliquez sur le lien vers le document.

Accès à l’élément et au formulaire de tâche à partir d’une liste ou d’une bibliothèque

Notez que si la tâche n’est affectée vous personnellement, mais à une liste de distribution ou groupe entier dont vous êtes membre, puis vous devez réclamer la tâche avant l’exécution de cette dernière. Pour plus d’informations, consultez la section réclamer une tâche de groupe avant d’exécuter dans ce segment.

De plus, si la ligne de signature est définie pour un utilisateur spécifique, et que vous signez en ayant ouvert une session avec un nom d’utilisateur différent, cette différence sera visible dans la ligne de signature. Dans cet exemple, la ligne de signature a été définie pour Frank Martinez, mais la signature a été ajoutée par quelqu’un connecté en tant qu’Anna Lidman.

Ligne de signature affichant un signataire différent

Dans l’exemple suivant, le document a été créé dans Word.

Élément à réviser avec trois barres des messages

Remarquez les trois barres des messages jaunes en haut du document :

Marqué comme Final    Cette barre des messages vous indique qu’au moins une personne a déjà ajouté sa signature sur une ligne de signature.

Important :  À partir de ce moment là, toute modification apportée au document autre que l’ajout de signatures à des lignes de signature déjà présentes entraine la suppression ou l’annulation de toutes les signatures déjà ajoutées. (C’est-à-dire, l’insertion ou la suppression de lignes de signaturen’est pas autorisée, seul l’ajout de signatures est autorisé.)

Signatures    Vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher les signatures pour ouvrir le volet Signatures. Sous Signatures requises, cliquez sur la flèche en regard de votre nom, puis dans le menu déroulant, cliquez sur Signer.

Remarques : 

  • Si votre nom s’affiche plusieurs fois dans la liste Signatures requises, vous devez ajouter votre signature à plusieurs lignes de signature. Utilisez la même procédure pour ajouter chaque signature.

  • Si votre nom ne s’affiche pas dans la liste Signatures requises, contactez la personne qui a démarré le flux de travail — ou, s’il a démarré automatiquement, contactez la personne qui l’a ajouté.

  • Les formulaires InfoPath ne proposent pas de volet Signatures ou de liste Signatures requises. Assurez-vous d’avoir signé toutes vos lignes de signature avant d’enregistrer le document et de finaliser la tâche.

Élément avec le volet Signatures ouvert

Si un message relatif aux fournisseurs de service de signature numérique tiers s’affiche, cliquez sur OK pour continuer. (Pour ne plus voir ce message, activez la case à cocher.)

La boîte de dialogue Signer s’ouvre.

Boîte de dialogue Signer

Pour signer le document, tapez votre nom dans la zone en regard du X, cliquez sur Signer, puis sur OK dans la boîte de dialogue Confirmation de signature.

N’oubliez pas : si votre nom s’affiche plusieurs fois dans la liste Signatures requises, vous devez ajouter votre signature à plusieurs lignes de signature. Utilisez la même procédure pour ajouter chaque signature.

Tâche de flux de travail    Lorsque vous êtes prêt à remplir et soumettre le formulaire tâche, cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche dans la barre des messages Tâche de flux de travail.

Le formulaire de tâche pour une tâche de flux de travail Collecte des signatures ressemble à l’illustration ci-après.

Formulaire de tâche avec les options indiquées par un numéro

Notez que les deux premiers contrôles (Supprimer l’élément et cette tâche de flux de travail s’applique à titre du Document) n’apparaissent pas dans le formulaire de tâche lorsqu’il est ouvert depuis à l’intérieur du document à signer. Ils apparaissent uniquement lorsque le formulaire de tâche est ouvert directement à partir du message de notification de tâche ou la liste des tâches dans la page État du flux de travail.

Légende numéro un

Supprimer l’élément

Pour supprimer cette tâche de l’instance actuelle du flux de travail, cliquez sur le lien ici.

  • La suppression de la tâche, ne supprime pas le document à signer.

  • Une tâche qui a été supprimée ne s’affiche plus dans la zone Tâches de la page État du flux de travail. (Cependant, la suppression est enregistrée dans la zone Historique de cette page.)

Remarque :  Si vous n’avez pas démarré cette instance du flux de travail, vérifiez avec la personne qui l’a démarrée — ou avec celle qui l’a ajoutée (si le flux de travail a démarré automatiquement) — avant de supprimer la tâche.

Légende numéro deux

Cette tâche de flux de travail s’applique à titre du Document

Pour ouvrir le document à signer, cliquez sur le lien.

Légende numéro trois

État, demandé par, commentaires consolidés, d’échéance Date

Vous ne pouvez pas modifier les entrées pour ces quatre champs, mais les informations qu’ils contiennent peuvent être utiles.

Remarquez que la zone Commentaires consolidés contient tous les commentaires envoyés dans le formulaire par les participants qui ont déjà terminé leurs tâches dans cette instance du flux de travail.

De même, après avoir envoyé votre formulaire, le texte que vous avez ajouté dans la zone Commentaires (4) s’affiche dans la zone Commentaires consolidés pour les autres participants.

Légende numéro quatre

Commentaires

Le texte que vous tapez ici sera enregistré dans l’historique du flux de travail et s’affichera dans le champ Commentaires consolidés (3) pour les autres participants.

Légende numéro 5

Signe

Quand vous avez signé le document et tapé un commentaire dans le champ Commentaires (si nécessaire), cliquez sur ce bouton pour envoyer le formulaire et terminer votre tâche.

Légende numéro six

Annuler

Pour fermer la tâche sans enregistrer de modification ou de réponse, cliquez sur ce bouton. La tâche sera incomplète et vous sera toujours affectée.

Légende numéro sept

Réaffecter la tâche

Pour réaffecter cette tâche à une autre personne, cliquez sur ce bouton.

Pour obtenir une illustration de la page dans laquelle vous entrez les détails de la réaffectation ou pour des instructions, accédez à la section 7 de ce segment, réaffecter la tâche à une autre personne.

Remarque : Cette option peut être désactivée pour certaines tâches de flux de travail.

Si une seule tâche est affectée à un groupe auquel vous appartenez, n’importe quel membre du groupe peut réclamer et exécuter cette tâche de la part de tout le groupe.

Réclamez la tâche avant d’ouvrir et de signer le document. Dès que vous réclamez la tâche, elle vous est affectée, et aucun autre membre du groupe ne peut l’exécuter. (De cette façon, une seule personne effectue le travail.)

  1. Dans la page État du flux de travail, pointez sur le nom de la tâche affectée au groupe jusqu’à ce qu’une flèche s’affiche.

  2. Cliquez sur la flèche et cliquez sur Modifier l’élément puis, dans le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton Réclamer la tâche.
    Comment réclamer une tâche de groupe

Quand la page État du flux de travail est actualisée, vous voyez que la tâche n’est plus affectée au groupe, mais à vous spécifiquement.

Si vous souhaitez ensuite libérer la tâche au groupe sans l’exécuter, utilisez la même procédure pour retourner au formulaire de tâche, et cliquez sur le bouton Libérer la tâche.

Bouton Libérer la tâche sur le formulaire de tâche

Si vous souhaitez qu’une autre personne termine une tâche de flux de travail qui vous a été affectée, cliquez sur le bouton Réaffecter la tâche dans le formulaire de tâche du flux de travail.

Ce formulaire s’affiche.

Formulaire de réaffectation de tâche

Légende numéro un

Réaffecter la tâche à

Tapez le nom ou l’adresse de la personne à laquelle réaffecter cette tâche.

Pour affecter cette tâche à la personne qui a démarré le flux de travail — ou, si le flux de travail a démarré automatiquement, à la personne qui l’a ajouté — laissez ce champ vide.

Légende numéro deux

Nouvelle demande

Fournissez les informations nécessaires à l’exécution de la tâche à la personne à qui vous affectez la tâche. (Le texte que vous tapez sera ajouté à la zone Commentaires consolidés.)

Légende numéro trois

Nouvelle durée

Effectuez l’une des trois actions suivantes :

  • Pour conserver la date d’échéance    Laissez ce champ vide.

  • Pour supprimer complètement la date d’échéance    Tapez le chiffre 0.

  • Pour spécifier une nouvelle date date    Entrez un nombre ici, puis spécifiez les unités de durée dans le champ suivant. Ensemble, les deux entrées identifient la période avant que la tâche de modification est due.

Par défaut, les tâches Collecte des signatures n’ont pas de dates d’échéance ou de durées de tâches.

Légende numéro quatre

Unités de durée nouveau

Si vous spécifiez une nouvelle durée de tâche, utilisez ce champ conjointement avec le champ Nouvelle durée pour identifier la période avant que la tâche doit s’effectuer. (Par exemple : 3 jours ou 1 mois ou 2 semaines.)

Lorsque le formulaire est terminé, cliquez sur Envoyer. Votre tâche est marquée terminée, une tâche est affectée à la personne responsable maintenant de la tâche et une notification de tâche est envoyée.

Les informations que vous fournissez sont ajoutées dans le texte Délégué par dans la nouvelle notification de tâche (numéro 1 dans l’illustration suivante).

Notification de tâche pour une tâche réaffectée

Pendant ce temps, toutes ces modifications sont suivies et visibles dans les sections Tâches et Historique de la page État du flux de travail, comme indiqué ci-après.

Zones Tâches et Historique sur la page État du flux de travail pour une tâche réaffectée

Surveiller, rectifier, ou arrêter l’exécution d’un flux de travail Collecte des signatures

L’emplacement central à partir duquel vous pouvez surveiller, rectifier ou arrêter l’exécution d’un flux de travail est la page État du flux de travail pour l’instance du flux de travail.

Nous allons vous montrer comment ouvrir cette page, puis comment utiliser les options et les informations qu’elle contient. Enfin, nous vous montrerons deux pages supplémentaires sur lesquelles vous pouvez obtenir des informations d’analyse.

Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien En cours pour l’élément et le flux de travail souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document nommé Brouillon discours et le flux de travail est Approbation 3.

Clic sur le lien État du flux de travail

La page État du flux de travail s’ouvre.

  • Si votre liste ou votre bibliothèque contient un grand nombre d’éléments, vous pouvez utiliser le tri et/ou le filtrage pour trouver l’élément que vous recherchez plus rapidement. Si vous triez et/ou filtrez souvent de la même façon, vous pouvez créer un affichage personnalisé qui automatise cette organisation.

  • Pour ouvrir la page État du flux de travail, vous pouvez également cliquer sur le lien Afficher l’état de ce flux de travail dans une notification par courrier électronique « a commencé » ou sur le lien Afficher l’historique du flux de travail dans une notification « s’est terminé » pour l’instance qui vous intéresse.

Sous l’illustration de chaque section de la page État du flux de travail, vous trouverez les questions auxquelles la section répond.

Section Informations sur le flux de travail

Section Informations sur le flux de travail de la page État du flux de travail

Réponses aux questions :

  • Qui a démarré cette instance du flux de travail ?

  • Quand cette instance a-t-elle démarré ?

  • Quand la dernière action dans cette instance s’est-elle produite ?

  • Sur quel élément s’exécute cette instance ?

  • Quel est l’état actuel de cette instance ?

Section Tâches

Zone Tâches dans la page État du flux de travail

Réponses aux questions :

  • Quelles tâches ont déjà été créées et affectées et quel est leur état actuel ?

  • Quelles tâches sont déjà terminées et quel en a été le résultat ?

  • Quelle est la date d’échéance de chaque tâche qui a déjà été créée et affectée ? (Par défaut, les tâches Collecte des signatures n’ont pas de dates d’échéance ou de durées des tâches.)

Les tâches qui ont été supprimées et les tâches qui n’ont pas encore été affectées ne s’affichent pas dans cette section.

Section Historique du flux de travail

Section Historique de flux de travail de la page État du flux de travail

Réponses aux questions :

  • Quels événements se sont déjà produits dans cette instance du flux de travail ?

  • Les tâches en retard et les notifications de tâches en retard ne s’affichent pas dans cette zone.

Il existe deux façons d’arrêter l’exécution d’une instance de flux de travail avant qu’elle soit terminée :

  • Annuler le flux de travail    Toutes les tâches sont annulées, mais sont conservées dans la zone Tâches de la page État du flux de travail.

  • Terminer ce flux de travail    Toutes les tâches sont annulées et sont supprimées de la zone Tâches de la page État du flux de travail. (Elles s’affichent toujours dans la zone Historique du flux de travail.)

Instructions pour ces deux méthodes.

Annulation (toutes les tâches sont annulées mais conversées dans la liste Tâches et l’Historique)

Si l’instance actuelle d’un flux de travail n’est plus nécessaire, elle peut être annulée.

Par défaut, cette procédure peut être effectuée par la personne qui a démarré cette instance du flux de travail ou par toute personne qui dispose de l’autorisation Gérer les listes. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; le groupe Membres et le groupe Visiteurs ne disposent pas de cette autorisation.)

  • Dans la page État du flux de travail, dans la zone située sous Visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Annuler toutes les tâches de Collecte des signatures.

Toutes les tâches en cours sont annulées et le flux de travail se termine par un état annulé. Les tâches annulées sont toujours répertoriés dans la zone tâches et dans la zone Historique du flux de travail.

Terminer (toutes les tâches sont supprimées de la liste Tâches mais conservées dans l’Historique)

Si une erreur se produit, ou si le flux de travail s’arrête et ne répond plus, il peut être terminé.

Par défaut, cette procédure peut être effectuée par une personne qui dispose de l’autorisation Gérer les listes. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; le groupe Membres et le groupe Visiteurs ne disposent pas de cette autorisation.)

  • Dans la page État du flux de travail, dans la zone située sous Visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Terminer ce flux de travail.

Toutes les tâches créées par le flux de travail sont annulées et sont supprimés à partir de la zone de tâches sur la page État du flux de travail, même si elles sont répercutées dans la zone Historique du flux de travail. Le flux de travail se termine par un état annulé.

Dans la page Flux de travail pour un élément, se trouve une liste des flux de travail actuellement en cours d’exécution pour cet élément.

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.

  2. Pointez sur le nom de l’élément, cliquez sur la flèche qui s’affiche, puis sur Flux de travail dans le menu déroulant.

  3. Dans la page Flux de travail : nom de l’élément, sous Flux de travail en cours d’exécution, se trouve une liste des instances de flux de travail actuellement en cours d’exécution dans l’élément.

Remarque :  Notez que plusieurs instances d’une version d’un flux de travail ne peuvent pas s’exécuter sur le même élément en même temps. Par exemple : deux flux de travail, basés sur le modèle Collecte des signatures, ont été ajoutés. L’un est nommé Commentaires de plan et l’autre Commentaires de budget. Sur un élément à la fois, une instance de chaque Commentaires de plan et Commentaires de budget peut s’exécuter, mais non sur les deux instances de chaque flux de travail.

Les administrateurs de collection de sites peuvent voir d’un coup d’œil :

  • Combien de flux de travail basés sur chaque modèle de flux de travail existent actuellement dans la collection de sites.

  • Si chaque modèle de flux de travail est actif ou inactif dans la collection de sites.

  • Combien d’instances des versions du flux de travail basées sur chaque modèle de flux de travail s’exécutent actuellement dans la collection de sites.

Voici comment procéder :

  1. Ouvrez la page d’accueil pour la collection de sites (et non la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur l' icône de paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online , puis sur Paramètres du Site.
    Dans la page Paramètres du Site, sous Administration du Site, cliquez sur flux de travail.
    Lien Flux de travail sous le titre Administration du site

La page Flux de travail s’ouvre, affichant les informations.

Et ensuite ?

Si c’est la première fois que cette version du flux de travail s’est exécuté, vous souhaiterez peut-être utiliser les instructions dans le segment de révision de cet article pour afficher les événements dans l’instance et découvrir si les fonctions de flux de travail que vous voulez qu’il.

Revoir les résultats du flux de travail Collecte des signatures et créer des rapports

Une fois une instance de flux de travail terminée, vous pouvez revoir les événements enregistrés dans son historique. (Vous pouvez accéder à l’enregistrement pour une instance pendant 60 jours après la fin de l’instance.)

Important :  Notez que l’historique du flux de travail est fourni à titre de référence informelle uniquement. Il ne peut pas être utilisé pour des audits officiels ni à toute autre fin juridique ou fondée sur les preuves.

Vous pouvez également exécuter des rapports sur les performances globales du flux de travail pour plusieurs instances.

Tant qu’un élément reste dans la même liste ou bibliothèque, et jusqu’à ce que le même flux de travail soit de nouveau exécuté sur cet élément, l’historique de l’instance la plus récente est accessible à partir de la liste ou de la bibliothèque.

Pour afficher la page État du flux de travail pour l’instance la plus récente de l’exécution d’un flux de travail sur un élément :

  • Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien d’état pour l’élément et le flux de travail souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document intitulé brouillon discours et le flux de travail est Approbation nouveau document.

Clic sur le lien d’état du flux de travail

Dans la page État du flux de travail, la section Historique du flux de travail se trouve vers le bas.

Section Historique de flux de travail de la page État du flux de travail

Que faire si vous souhaitez revoir l’historique d’une instance après avoir exécuté de nouveau le même flux de travail sur le même élément ?

Vous pouvez le faire pendant 60 jours, à partir de deux emplacements : la liste ou la bibliothèque, ou la notification de flux de travail terminé. (Soixante jours est la durée pendant laquelle les produits SharePoint conservent l’historique des tâches pour les flux de travail.)

À partir de la liste ou de la bibliothèque

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.

  2. Cliquez sur l’icône en regard du nom de l’élément pour sélectionner ce dernier, puis sous l’onglet Fichiers du ruban, dans le groupe Flux de travail, cliquez sur Flux de travail.

  3. Dans les flux de travail : nom de l’élément page, sous Flux de travail terminé, cliquez sur le nom ou l’état de l’instance de flux de travail que vous souhaitez consulter.
    Liste Flux de travail terminés sur la page Flux de travail pour l’élément
    page État du flux de travail pour cette instance s’ouvre.

À partir de la notification de flux de travail terminé

  • Ouvrez la notification de flux de travail terminé pour l’instance à revoir, puis cliquez sur le lien Afficher l’historique du flux de travail.

Notification de flux de travail terminé avec le lien Historique surligné
page État du flux de travail pour cette instance s’ouvre.

Pour conserver toutes vos notifications de saisie semi-automatique, vous souhaiterez peut-être créer une règle Outlook. Configurer la règle à Copier tous les messages entrants qui ont le texte est terminée sur dans la ligne d’objet dans leur propres, dossier distinct. (Assurez-vous que votre règle Outlook copies les messages entrants et ne simplement déplacer les ou qu’ils n’apparaissent également dans votre boîte de réception).

Pour connaître les performances globales d’une version de votre flux de travail — dans le temps et sur plusieurs instances — vous pouvez créer l’un ou les deux rapports prédéfinis suivants :

  • Rapport de durée d’activité    Utilisez ce rapport pour savoir en moyenne le temps nécessaire à l’exécution de chaque activité au sein d’un flux de travail, et combien de temps dure chaque exécution ou instance de ce flux de travail.

  • Rapport des annulations et erreurs    Utilisez ce rapport pour savoir si un flux de travail est souvent annulé ou s’il rencontre des erreurs avant qu’il soit terminé.

Créer les rapports disponibles pour un flux de travail

  1. Dans la liste ou bibliothèque, dans la colonne statut pour ce flux de travail, cliquez sur un lien d’informations d’état.
    Clic sur l’état du flux de travail

  2. Dans la page État du flux de travail, sous Historique de flux de travail, cliquez sur Afficher les rapports de flux de travail.
    Clic sur le lien Afficher les rapports de flux de travail dans la section Historique du flux de travail

  3. Recherchez le flux de travail pour lequel vous souhaitez afficher un rapport, puis cliquez sur le nom du rapport que vous voulez afficher.
    Clic sur le lien pour Rapport de durée d’activité

  4. Dans la page Personnaliser, conservez ou modifier l’emplacement où le fichier de rapport est créé, puis cliquez sur OK.
    Clic sur OK pour l’emplacement d’enregistrement du fichier
    le rapport est créé et enregistré à l’emplacement spécifié.

  5. Lorsque le rapport est terminé, vous pouvez cliquer sur le lien affiché dans l’illustration suivante pour l’afficher. Dans le cas contraire, cliquez sur OK pour terminer et fermer la boîte de dialogue. (Plus tard, lorsque vous êtes prêt à afficher le rapport, vous trouverez à l’emplacement que vous avez indiquée à l’étape précédente.)
    Clic sur le lien pour afficher le rapport

Et ensuite ?

Si votre flux de travail fonctionne comme vous le souhaitez, commencez à l’utiliser.

S’il existe tout ce que vous souhaitez modifier sur son fonctionnement, voir le segment Modifier de cet article.

Créer des rapports de performances du flux de travail

Pour connaître les performances globales d’une version de votre flux de travail — dans le temps et sur plusieurs instances — vous pouvez créer l’un ou les deux rapports prédéfinis suivants :

  • Rapport de durée d’activité    Utilisez ce rapport pour savoir en moyenne le temps nécessaire à l’exécution de chaque activité au sein d’un flux de travail, et combien de temps dure chaque exécution ou instance de ce flux de travail.

  • Rapport des annulations et erreurs    Utilisez ce rapport pour savoir si un flux de travail est souvent annulé ou s’il rencontre des erreurs avant qu’il soit terminé.

Créer les rapports disponibles pour un flux de travail

  1. Dans la liste ou bibliothèque, dans la colonne statut pour ce flux de travail, cliquez sur un lien d’informations d’état.
    Clic sur l’état du flux de travail

  2. Dans la page État du flux de travail, sous Historique de flux de travail, cliquez sur Afficher les rapports de flux de travail.
    Clic sur le lien Afficher les rapports de flux de travail dans la section Historique du flux de travail

  3. Recherchez le flux de travail pour lequel vous souhaitez afficher un rapport, puis cliquez sur le nom du rapport que vous voulez afficher.
    Clic sur le lien pour Rapport de durée d’activité

  4. Dans la page Personnaliser, conservez ou modifier l’emplacement où le fichier de rapport est créé, puis cliquez sur OK.
    Clic sur OK pour l’emplacement d’enregistrement du fichier
    le rapport est créé et enregistré à l’emplacement spécifié.

  5. Lorsque le rapport est terminé, vous pouvez cliquer sur le lien affiché dans l’illustration suivante pour l’afficher. Dans le cas contraire, cliquez sur OK pour terminer et fermer la boîte de dialogue. (Plus tard, lorsque vous êtes prêt à afficher le rapport, vous trouverez à l’emplacement que vous avez indiquée à l’étape précédente.)
    Clic sur le lien pour afficher le rapport

Et ensuite ?

Si votre flux de travail fonctionne comme vous le souhaitez, commencez à l’utiliser.

S’il existe tout ce que vous souhaitez modifier sur son fonctionnement, voir le segment Modifier de cet article.

Modifier, désactiver ou supprimer un flux de travail Collecte des signatures

Après avoir exécuté la première instance de votre nouveau flux de travail Collecte des signatures et revu les résultats, vous pouvez apporter des modifications à la configuration de votre flux de travail.

Vous pouvez également à tout moment apporter d’autres modifications à la configuration.

Enfin, vous pouvez, si vous le souhaitez, désactiver le flux de travail temporairement — ou le supprimer totalement.

Pour apporter des modifications définitives aux paramètres d’un flux de travail existant, vous ouvrez et modifiez le formulaire d’association utilisé lors de son ajout.

Si le flux de travail s’exécute dans une liste ou une bibliothèque

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque sur laquelle le flux de travail s’exécute.

  2. Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque.

    Remarque : Le nom de l’onglet peut varier avec le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, l’onglet se nomme Calendrier.

  3. Dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

  4. Dans la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour changer les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail dont vous souhaitez changer les paramètres.

    Remarque :  Si le flux de travail Recueillir les signatures ne s’affiche pas dans la liste, il se peut qu’il soit associé à un seul type de contenu. L’affichage des flux de travail dans la liste dépend de l’option Afficher les associations de flux de travail de ce type située juste au dessus de la liste. (Voir l’illustration.) Cliquez sur les options de type de contenu dans le menu déroulant pour savoir celle qui affiche le flux de travail souhaité. Quand le flux de travail s’affiche dans la liste, cliquez sur son nom.

  5. Dans les deux pages du formulaire d’association utilisées pour ajouter le flux de travail, apportez les modifications souhaitées et enregistrez-les.

    Pour plus d’informations sur les champs et contrôles dans le formulaire d’association, voir le segment planifier et le segment ajouter approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Si le flux de travail s’exécute sur toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

  1. Ouvrez la page d’accueil pour la collection de sites (et non la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur l' icône de paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online , puis sur Paramètres du Site.

Dans la page Paramètres du Site, sous galeries, cliquez sur Types de contenu de Site.
Lien Type de contenu de site sous Galeries

  1. Dans la page Types de contenu de Site, cliquez sur le nom du type de contenu de site sur lequel s’exécute le flux de travail.
    Types de contenu Document avec type surligné

  2. Dans la page pour le type de contenu, sousparamètres, , cliquez surParamètres de flux de travail.
    Lien Paramètres du flux de travail dans la section Paramètres

  3. Dans la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour changer les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail dont vous souhaitez changer les paramètres.

  4. Dans les deux pages du formulaire d’association utilisées pour ajouter le flux de travail, apportez les modifications souhaitées et enregistrez-les.

    Pour plus d’informations sur les champs et contrôles dans le formulaire d’association, voir le segment planifier et le segment ajouter approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Si le flux de travail s’exécute dans une liste ou une bibliothèque

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque sur laquelle le flux de travail s’exécute.

  2. Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque.

    Le nom de l’onglet peut varier avec le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, l’onglet se nomme Calendrier.

  3. Dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

  4. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer un flux de travail.

  5. Utilisez le formulaire dans la page Supprimer des flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
    Formulaire sur la page Supprimer des flux de travail

Le formulaire contient cinq colonnes :

  • Flux de travail    Nom du flux de travail.

  • Instances    Nombre d’instances du flux de travail en cours d’exécution sur les éléments.

  • Autoriser    Option qui autorise l’exécution normale du flux de travail.

  • Aucune nouvelle instance    Option qui permet aux instances actuellement en cours d’exécution de se terminer, mais désactive le flux de travail, le rendant indisponible pour de nouvelles instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le flux de travail ultérieurement, retournez sur cette page et sélectionnez Autoriser.)

  • Supprimer    Option qui supprime complètement le flux de travail à partir de la liste ou bibliothèque. Toutes les instances en cours d’exécution sont immédiatement terminées, et la colonne pour ce flux de travail n’apparaît plus dans la page de la liste ou bibliothèque. (Cette action n’est pas «t réversible.)

  1. Ouvrez la page d’accueil pour la collection de sites (et non la page d’accueil du site ou du sous-site au sein de la collection).

  2. Cliquez sur Paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online , puis sur Paramètres du site.

    Dans SharePoint Online, cliquez sur paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online , cliquez sur contenu du Site, puis cliquez sur paramètres du Site.

  3. Dans la page Paramètres du Site, sous Galeries du Concepteur Web, cliquez sur Types de contenu de Site.
    Lien Type de contenu de site sous Galeries

  4. Dans la page Types de contenu de Site, cliquez sur le nom du type de contenu de site sur lequel s’exécute le flux de travail.
    Types de contenu Document avec type surligné

  5. Dans la page pour le type de contenu, sousparamètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

  6. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer un flux de travail.

  7. Utilisez le formulaire dans la page Supprimer des flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
    Formulaire sur la page Supprimer des flux de travail

Et ensuite ?

Si vous avez apporté des modifications, exécutez une instance de test du flux de travail pour vérifier l’impact de vos modifications.

  • Flux de travail    Nom du flux de travail.

  • Instances    Nombre d’instances du flux de travail en cours d’exécution sur les éléments.

  • Autoriser    Option qui autorise l’exécution normale du flux de travail.

  • Aucune nouvelle instance    Option qui permet aux instances actuellement en cours d’exécution de se terminer, mais désactive le flux de travail, le rendant indisponible pour de nouvelles instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le flux de travail ultérieurement, retournez sur cette page et sélectionnez Autoriser.)

  • Supprimer    Option qui supprime complètement le flux de travail à partir de la collection de sites. Toutes les instances en cours d’exécution sont immédiatement terminées, et la colonne pour ce flux de travail n’apparaît plus dans la page de la liste ou bibliothèque. (Cette action estn't réversible.)

Il existe de nombreuses façons de personnaliser plus avant les flux de travail inclus aux produits SharePoint.

Vous pouvez créer des flux de travail personnalisés de toutes pièces.

Vous pouvez utiliser l’un des programmes suivants :

  • SharePoint Designer 2013    Pour personnaliser les formulaires, actions et comportements d’un flux de travail.

  • Microsoft Visual Studio    Pour créer vos actions personnalisées de flux de travail.

Pour plus d’informations, voir l’aide de Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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