À propos des bases de données Access

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Une base de données est un ensemble d’informations qui sont liés à un sujet ou objectif particulier, tels que le suivi des commandes ou gestion d’une collection. Si votre base de données n’est pas stocké sur un ordinateur, ou uniquement des parties de celui-ci, vous pouvez suivre les informations provenant de diverses sources que vous rencontrez coordonner et organiser vous-même.

Par exemple, supposons que les numéros de téléphone de vos fournisseurs sont stockés à différents emplacements : dans un fichier contenant les numéros de téléphone du fournisseur, dans les fichiers d’informations produit dans un classeur et dans une feuille de calcul contenant les informations sur la commande. Si un numéro de téléphone est modifiée, vous devrez mettre à jour ces informations dans trois emplacements différents. Dans une base de données, cependant, vous ne devez mettre à jour ces informations dans un emplacement unique : le numéro de téléphone est automatiquement mis à jour chaque fois que vous utilisez dans la base de données.

Fichiers de base de données Access

À l’aide de Microsoft Access, vous pouvez gérer toutes vos informations d’un fichier de base de données unique. Dans le fichier, vous pouvez utiliser :

  • des tables pour stocker vos données ;

  • Requêtes pour rechercher et récupérer uniquement les données souhaitées.

  • des formulaires pour afficher, ajouter et mettre à jour des données dans des tables ;

  • des états pour analyser ou imprimer des données dans une disposition spécifique.

  • Pages pour afficher, mettre à jour ou analyser les données de la base de données à partir d’Internet ou un intranet d’accès aux données.

Une page d’accès aux formulaire, état, requête et données affichant des données de la même table

1. Stockez les données une fois dans une table, mais affichez-les à partir de plusieurs emplacements. Lorsque vous mettez à jour les données, elles sont mises à jour automatiquement partout où elles apparaissent.

2. afficher des données dans une requête

3. afficher des données dans un formulaire

4. afficher des données dans un rapport

5. afficher des données dans une page d’accès aux données

Tables et relations

Pour stocker vos données, créez une table pour chaque type d’informations que vous suivez. Pour importer les données provenant de plusieurs tables simultanément dans une requête, un formulaire, un rapport ou une page d’accès aux données, définir des relations entre les tables.

Deux tables, chacune avec le champ Réf client qui les lie.

1. Les informations sur les clients qui se trouvaient auparavant dans une liste de publipostage résident maintenant dans la table Clients.

2. Les informations sur les commandes qui se trouvaient auparavant dans une feuille de calcul résident maintenant dans la table Commandes.

3. un ID unique, par exemple un ID de client, différencie un enregistrement d’une autre dans un tableau. En ajoutant un champ de table unique ID vers une autre table et définissez une relation, Microsoft Access peut faire correspondre les enregistrements correspondants des deux tables afin que vous puissiez les rassembler dans un formulaire, un rapport ou une requête.

Requêtes

Pour rechercher et récupérer uniquement les données qui répondent aux conditions que vous spécifiez, y compris les données provenant de plusieurs tables, créez une requête. Une requête peut également mettre à jour ou supprimer plusieurs enregistrements simultanément et effectuer des calculs prédéfinis ou personnalisés sur vos données.

Une requête avec des champs de deux tables

1. cette requête accède à des tables distinctes pour récupérer les N° commande, Date requise, nom de la société et informations sur la ville pour les clients de Londres dont les commandes ont été en avril.

Formulaires

Pour facilement afficher, entrez et modifier des données directement dans une table, créez un formulaire. Lorsque vous ouvrez un formulaire, Microsoft Access extrait les données à partir d’une ou plusieurs tables et l’affiche dans l’écran avec la disposition que vous choisissez dans l’Assistant formulaire, ou la mise en page que vous avez créé vos propres dans mode Création.

Un formulaire affichant un enregistrement d’informations et un bouton d’impression de la facture

1. une table affiche de nombreux enregistrements en même temps, mais vous devrez peut-être faire défiler pour afficher toutes les données dans un seul enregistrement. En outre, lorsque vous affichez une table, vous ne peut pas mettre à jour des données à partir de plusieurs tables en même temps.

2. Un formulaire se concentre sur un seul enregistrement à la fois et peut afficher des champs de plusieurs tables. Il peut également afficher des images et autres objets.

3. un formulaire peut contenir un bouton qui peut être imprimé, ouvre d’autres objets ou automatise des tâches.

Rapports

Pour analyser vos données ou présenter une certaine manière à l’impression, créer un rapport. Par exemple, vous pouvez imprimer un état qui regroupe des données et calcule le total, et un autre rapport avec des données différentes mises en forme pour l’impression d’étiquettes de publipostage.

Rapports qui total, affichent des graphiques ou génèrent des étiquettes de publipostage

1. Utilisez un état pour créer des étiquettes de publipostage.

2. Utilisez un état pour afficher les totaux dans un graphique.

3. utiliser un rapport pour calculer des totaux.

Pages d’accès aux données

Pour rendre les données disponibles sur Internet ou un intranet pour la saisie de données de création de rapports, interactifs ou analyse de données, utilisez une page d’accès aux données. Microsoft Access extrait les données à partir d’une ou plusieurs tables et affiche sur l’écran avec la disposition que vous avez créé vos propres en mode Création ou la mise en page que vous avez choisi dans l’Assistant de Page.

Page avec les boutons de développement et les barres d’outils de navigation dans les enregistrements d’accès aux données groupées

1. Cliquez sur le signe plus...

2.... pour afficher la barre de navigation entre des données et enregistrement pour le prochain niveau de détail.

3. Utilisez les barres d’outils de navigation dans les enregistrements pour vous déplacer pour trier et filtrer les enregistrements et obtenir de l’aide.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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