À propos de la recherche de fichiers

Le contenu de cette rubrique n'est peut-être pas applicable à certaines langues.

Vous pouvez utiliser la commande Recherche de fichiers dans Microsoft Office 2003 pour rechercher des fichiers n'importe où : sur le disque dur de votre ordinateur, votre réseau local, votre boîte aux lettres Microsoft Outlook et vos Office 2003Favoris réseau. Vous pouvez également rechercher des messages électroniques, des réunions et d'autres informations dans votre boîte aux lettres Outlook. La commande Rechercher fournit deux méthodes de recherche de fichiers : recherche simple et recherche avancée.

Recherche de fichiers simple

La recherche simple est la façon la plus complète de rechercher des fichiers, des éléments Outlook et des pages Web. Vous pouvez rechercher des fichiers contenant un texte spécifique dans le titre, le contenu ou les Office 2003Favoris réseaupropriété. Vous pouvez également spécifier où rechercher les fichiers et le type des fichiers à rechercher.

Recherche de fichiers avancée

La recherche avancée est plus spécifique. Vous l'utilisez pour rechercher les fichiers en fonction de leurs propriétés. Pour ce faire, vous créez des requêtes, qui sont des ensembles de plusieurs règles qui doivent être vraies pour rechercher un fichier. L'exemple suivant est un exemple de requête : « Auteur est (exactement) Dan ». Cet exemple spécifie que les fichiers à rechercher doivent contenir uniquement le texte « Dan » comme propriété Auteur.

Recherche en langage naturel

La recherche en langage naturel utilise des expressions familières du langage parlé, telles que « Rechercher tous les messages d'Alice » ou « Rechercher toutes les réunions de la semaine prochaine », pour rechercher des éléments de Microsoft Outlook à partir du volet Office Recherche de fichiers simple. À l'aide de ce type de recherche, vous pouvez rechercher des messages électroniques, des éléments du calendrier, des contacts, des tâches et des notes. La recherche en langage naturel est uniquement prise en charge dans les versions en anglais de Microsoft Office 2003.

Bien qu'il soit possible d'obtenir de meilleurs résultats en incluant davantage d'informations dans vos requêtes en langage naturel, il n'est pas nécessaire d'utiliser des phrases complètes ou de vous préoccuper de l'exactitude grammaticale. Par exemple, la requête en langage naturel suivante est correcte : « Tâches à haute priorité ».

La recherche en langage naturel permet de rechercher dans le contenu d'éléments Outlook, tels que le corps des messages électroniques, ainsi que dans les Office 2003Favoris réseaupropriété des éléments, telles que les sujets de réunions et les priorités des tâches.

Remarque : Bien que la recherche en langage naturel ne soit pas prise en charge pour les documents sur des emplacements réseau ou sur votre ordinateur, la commande Recherche de fichiers de Office utilisera les informations dans une requête de recherche en langage naturel pour rechercher des fichiers à ces emplacements.

Conseils pour l'utilisation du langage naturel

Pour rechercher des messages électroniques

  • Recherchez dans le contenu des messages électroniques à l'aide de termes comme « sur » ou « objet ».

    Exemples

    « Messages sur la recherche »

    « Messages dont l'objet est : quotas de ventes »

  • Recherchez dans les propriétés et dans d'autres champs des messages électroniques.

    Exemples

    « Messages à haute priorité »

    « Qui ai-je mis en Cc sur la recherche en langage naturel ? »

    « Message pour lequel je dois effectuer un suivi »

  • Recherchez des documents contenant des pièces jointes.

    Exemple

    « Rechercher tous les messages électroniques avec des pièces jointes »

  • Spécifiez des périodes pour affiner votre recherche.

    Exemples

    « Message de Bernard la semaine dernière sur la recherche en langage naturel »

    « Rechercher le message le plus récent de Pierre »

Pour rechercher dans le calendrier

  • Recherchez dans le contenu des réunions à l'aide de termes comme « sur » ou « objet ».

    Exemples

    « Réunion sur les objectifs des ventes »

    « Afficher la réunion pour introduire de nouveaux membres de l'équipe »

  • Recherchez des réunions en fonction des participants.

    Exemples

    « Toutes les réunions avec Georges »

    « Rechercher la réunion organisée par Sylvie »

    « Pékin a-t-il accepté la réunion sur la recherche ? »

  • Limitez l'étendue de votre recherche en spécifiant une période.

    Exemples

    « Rechercher toutes les réunions auxquelles j'ai participé lundi dernier »

    « Rechercher toutes les réunions d'avant-hier »

Pour rechercher des contacts

  • Recherchez des contacts en fonction de détails, tels qu'un surnom ou un anniversaire.

    Exemple

    « Rechercher toutes les personnes ayant Philippe pour responsable »

  • Recherchez un groupe de contacts ayant des informations en commun.

    Exemple

    « Coordonnées des clients vivant à Marseille »

Pour rechercher des notes

  • Recherchez des notes en fonction du contenu, de la couleur ou d'autres propriétés de notes.

    Exemples

    « Toutes les notes que j'ai créées hier »

    « Toutes les notes de couleur bleue sur la recherche »

Autres conseils

  • Affinez votre recherche en spécifiant le dossier dans lequel effectuer la recherche.

    Exemple

    « Messages dans ma boîte de réception non encore lus »

  • Utilisez les guillemets pour conserver ensemble les éléments d'une phrase.

    Exemple

    « Afficher les réunions sur la « recherche en langage naturel » pour les 5 prochains jours »

  • Spécifiez l'ordre dans lequel les résultats doivent être renvoyés.

    Exemple

    « Messages de Helmut, triés à partir du plus ancien »

Options de recherche de fichiers

Volet Office Recherche de fichiers

Lorsque vous utilisez la commande Recherche de fichiers du menu Fichier, le volet Office Recherche de fichiers s'affiche à droite de la page. Chaque application Office peut avoir sa propre occurrence dans le volet Office Recherche de fichiers. Toutefois, les résultats de la recherche sont disponibles à partir de n'importe quelle application. Par exemple, si vous recherchez des fichiers de tous types à partir de Microsoft Word et que vous ouvrez une feuille de calcul Microsoft Excel à partir de la liste des résultats de recherche, ceux-ci sont également affichés dans le volet Office Résultats de la recherche d'Excel afin de pouvoir continuer à les utiliser.

Pour afficher les résultats de recherche

Dès que vous lancez une recherche, le volet Office Recherche de fichiers commence à répertorier les noms des fichiers trouvés. Les fichiers sont affichés séparément en fonction de leur emplacement : votre ordinateur, votre boîte aux lettres et vos Favoris réseau.

À partir de la liste des résultats, vous pouvez effectuer plusieurs actions sur les fichiers trouvés, telles que les actions suivantes :

  • Affichage des propriétés d'un fichier

  • Ouverture d'un fichier

  • Affichage d'un fichier dans un navigateur Web

  • Création d'un document basé sur un fichier

  • Copie d'un lien hypertexte vers un fichier dans le Presse-papiers Office

Pour optimiser la recherche avec la recherche accélérée

La recherche accélérée extrait les informations des fichiers et les organise de façon à faciliter et à accélérer la recherche des fichiers. L'index de la recherche accélérée est mis à jour lorsque votre ordinateur est inactif.

La recherche accélérée utilise le Service d'indexation Windows intégré. Vous activez la prise en charge de la recherche accélérée à partir du volet Office Rechercher du volet Office Recherche de fichiers simple.

Remarque : Le volet Office Recherche de fichiers simple affiche une note si la recherche accélérée n'est pas installée. Si elle est installée, son état (activée ou désactivée) est affiché.

Pour créer des recherches plus complexes à l'aide de conditions et de valeurs

La recherche avancée vous permet d'utiliser des conditions et des valeurs pour rechercher des fichiers en fonction de leurs propriétés.

Les conditions sont des limites que vous définissez sur la valeur d'une propriété d'un fichier dans une recherche avancée afin qu'elle soit plus spécifique. Chaque type de propriété dispose d'un ensemble de conditions appropriées, affichées automatiquement par la recherche avancée. Par exemple, si la propriété est une date, la recherche avancée affiche, parmi d'autres, les options de conditions suivantes : « aujourd'hui », « demain », « hier ».

Une valeur n'est pas nécessaire après certaines conditions. Dans l'exemple « Modifié en dernier hier », aucune valeur supplémentaire n'est nécessaire car la condition « hier » apporte toutes les informations nécessaires pour la recherche avancée.

Une valeur est nécessaire après certaines conditions. Par exemple, la condition « égal à » requiert toujours une valeur que vous fournissez lorsque vous définissez la recherche.

Pour rechercher à partir de la boîte de dialogue Ouvrir

Vous pouvez rechercher un fichier à l'aide d'une recherche simple ou d'une recherche avancée en utilisant la boîte de dialogue Ouvrir du menu Outils. Comme dans le volet Office Recherche de fichiers, les résultats sont affichés séparément en fonction de leur emplacement. Vous pouvez, en ouvrant un fichier, afficher ses propriétés.

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