À propos de la Gestion des droits relatifs à l'information

Remarque : Vous ne pouvez créer un contenu à accès restreint à l'aide du service Gestion des droits relatifs à l'information (IRM) que dans Microsoft Office Professional Edition 2003, Microsoft Office Professional Edition 2003Office Word 2003, Microsoft Office Professional Edition 2003Office Word 2003Office Excel 2003 et Microsoft Office Professional Edition 2003Office Word 2003Office Excel 2003Office PowerPoint 2003.

De nos jours, il n'est possible de contrôler les informations sensibles qu'en limitant l'accès aux réseaux ou aux ordinateurs dans lesquels ces informations sont stockées. Dès lors que l'accès est accordé aux utilisateurs, il n'est plus possible d'appliquer des restrictions sur les actions à effectuer sur le contenu ou sur les personnes auxquelles celui-ci peut-être envoyé. Avec ce type de distribution de contenu, il est fréquent que des informations sensibles atteignent des personnes qui n'étaient pas du tout censées les recevoir. Microsoft Office Professional Edition 2003Office Word 2003Office Excel 2003Office PowerPoint 2003Office 2003 offre une nouvelle fonctionnalité, appelée Gestion des droits relatifs à l'information (IRM, Information Rights Management) qui vous permet d'éviter que des informations sensibles tombent dans les mains de personnes non concernées, accidentellement ou par faute d'inattention. La fonction IRM vous permet essentiellement de contrôler vos fichiers même après qu'ils aient quitté votre bureau.

Création de contenu avec autorisation restreinte

La fonction IRM permet à un auteur de créer un document, un classeur ou une présentation avec une autorisation restreinte pour les utilisateurs spécifiques qui accéderont à son contenu. L'auteur utilise la boîte de dialogue Autorisation (Fichier | Autorisation | Ne pas distribuer ou Autorisation Button image dans la Office Professional Edition 2003Office Word 2003Office Excel 2003Office PowerPoint 2003Office 2003barre d’outilsStandard) pour accorder aux utilisateurs un accès en lecture et modification, ainsi que pour définir les dates d'expiration du contenu. Par exemple, Robert accorde à Catherine l'autorisation de lire un document mais pas de le modifier. Robert accorde ensuite à Jean l'autorisation de modifier et d'enregistrer le document. Robert peut également décider de limiter l'accès de Catherine et de Jean au document pendant 5 jours. Pour supprimer une autorisation restreinte d'un document, d'un classeur ou d'une présentation, il suffit à l'auteur de cliquer sur Accès illimité dans le sous-menu Autorisation ou de cliquer à nouveau sur Autorisation Button image dans la barre d'outils Standard.

En outre, les administrateurs de sociétés peuvent créer des stratégies d'autorisations, disponibles dans Microsoft Office Professional Edition 2003Office Word 2003, Microsoft Office Professional Edition 2003Office Word 2003Office Excel 2003 et Microsoft Office Professional Edition 2003Office Word 2003Office Excel 2003Office PowerPoint 2003, dans le sous-menu Autorisation pour définir qui peut accéder aux informations et quel est le niveau de modification ou de fonctionnalités Office accordé aux utilisateurs d'un document, d'un classeur ou d'une présentation. L'administrateur d'une société peut, par exemple, définir une stratégie appelée « Confidentiel Société » qui spécifie que les documents, les classeurs ou les présentations utilisant cette stratégie ne peuvent être ouverts que par les utilisateurs situés au sein du domaine de la société. Il est possible d'afficher jusqu'à 20 stratégies personnalisées (dans l'ordre alphabétique) en même temps dans le sous-menu Autorisation, de sorte qu'un auteur puisse les utiliser pour le contenu qu'il crée.

Dans Word, Excel et PowerPoint, un auteur peut restreindre les autorisations des documents, des classeurs et des présentations par utilisateur ou par document, en utilisant l'une des méthodes suivantes :

Niveaux d'accès

Il est possible d'accorder aux utilisateurs ou aux groupes un ensemble d'autorisations en fonction des niveaux d'accès qui leur sont attribués par les auteurs dans la boîte de dialogue Autorisation :

  • Lecture     Les utilisateurs peuvent lire un document, un classeur ou une présentation, mais ne sont autorisés ni à le modifier ni à l'imprimer ni à le copier.

  • Modification     Les utilisateurs peuvent lire, modifier et enregistrer les modifications apportées à un document, un classeur ou une présentation, mais ne sont pas autorisés à imprimer.

  • Contrôle total    Les utilisateurs disposant du contrôle total ont accès à toutes les autorisations d'opérations d'auteur. Ils peuvent faire tout ce qu'un auteur peut faire avec un document, un classeur ou un présentation ; définir des dates d'expiration du contenu, empêcher l'impression et accorder des autorisations aux utilisateurs. Les auteurs disposent toujours d'un accès Contrôle total.

Stratégies d'autorisations

Il est possible de restreindre les autorisations relatives à des documents, des classeurs ou des présentations en utilisant les stratégies d'autorisations qui ont été créées par votre administrateur. Ces stratégies sont disponibles dans le sous-menu Autorisation.

Affichage de contenu avec autorisation restreinte

Il suffit aux utilisateurs qui reçoivent ou ouvrent du contenu avec autorisation restreinte d'ouvrir le document, le classeur ou la présentation normalement, comme s'il s'agissait d'un contenu n'ayant pas d'autorisation restreinte. Si Office version 2003 ou supérieure n'est pas installée sur leur ordinateur, ils peuvent télécharger un programme qui leur permet d'afficher ce contenu.

Affichage de vos autorisations dans Word, Excel ou PowerPoint

Dans Word, Excel ou PowerPoint, les utilisateurs peuvent afficher les autorisations qui leurs sont accordées dans la boîte de dialogue Mon autorisation :

My Permission dialog box

Affichage du contenu lorsqu'Office version 2003 ou supérieure n'est pas disponible

Si les utilisateurs ont besoin de lire ou d'ouvrir du contenu avec autorisation restreinte, alors que Office Professional Edition 2003Office Word 2003Office Excel 2003Office PowerPoint 2003Office 2003 ou une version ultérieure n'est pas installée sur leur ordinateur, ils peuvent télécharger le module complémentaire Rights Management pour Internet Explorer ou tout autre programme prenant en charge le contenu avec autorisation restreinte.

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