À propos de l’outil Fichiers SharePoint

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

L’outil Fichiers SharePoint présente les avantages suivants pour les organisations qui stockent le contenu de fichiers dans des bibliothèques SharePoint :

  • Accès au contenu des fichiers pour des personnes sélectionnées en dehors de l’entreprise. L’outil Fichiers SharePoint permet de collaborer de façon efficace et pratique avec des personnes se trouvant en dehors du pare-feu de l’entreprise. En outre, cet outil propose un environnement de travail centralisé aux équipes dispersées d’un point de vue géographique.

  • Accès hors connexion au contenu de fichiers. L’outil Fichiers SharePoint propose aux utilisateurs nomades ou aux personnes n’ayant qu’un accès limité à Internet, un environnement qui leur permet d’accéder au contenu de fichiers, de le visualiser et de le mettre à jour hors connexion.

  • L’outil Fichiers SharePoint propose des fonctionnalités d’applications sophistiquées en plus des autres outils de l’espace de travail.

Notez les informations supplémentaires suivantes, ainsi que les recommandations sur l’utilisation d’un outil Fichiers SharePoint pour manipuler des fichiers stockés dans une bibliothèque de documents SharePoint :

  • L’outil Fichiers SharePoint ne peut se mapper qu’à des bibliothèques de documents dans Windows SharePoint Services 3.0 ou une version ultérieure. Une erreur s’affiche si vous tentez de vous mapper à une bibliothèque de documents d’une version antérieure de Windows SharePoint Services.

  • Nous vous recommandons d’activer le contrôle de version sur les sites SharePoint à partir desquels vous prélevez des fichiers pour les transférer dans un outil Fichiers SharePoint. Le contrôle de version permet de limiter le risque de perte de données que risquent parfois d’entraîner des erreurs de synchronisation ou des conflits.

  • Les bibliothèques de documents SharePoint contiennent des métadonnées qui ne sont ni prises en charge ni gérées dans l’outil Fichiers SharePoint.

  • L’outil Fichiers SharePoint ne reconnaît pas les vues des bibliothèques de documents SharePoint. Ainsi, un outil Fichiers SharePoint peut contenir plus de documents que la bibliothèque ne semble en contenir lorsque certains fichiers sont filtrés par vues.

Méthode de synchronisation des données dans un outil Fichiers SharePoint

Les données sont synchronisées comme suit dans un outil Fichiers SharePoint :

  • Les données sont synchronisées entre les membres de l’espace de travail de la même façon que dans un Outil fichiers Groove: membres de l’espace de travail en ligne envoyer et recevoir des mises à jour qu’ils sont enregistrés à l’espace de travail.

  • Les mises à jour sont envoyées automatiquement à un site SharePoint ou reçues par ce dernier selon une planification, ou manuellement lorsque le membre de l’espace de travail responsable du contrôle de la synchronisation lance une synchronisation.

Tâche du synchronisateur dans un outil Fichiers SharePoint

Un espace de travail contenant un outil Fichiers SharePoint doit compter au moins un membre qui présente les informations d’identification suivantes :

  • Accès à la bibliothèque de documents souhaitée sur un site SharePoint sélectionné.

  • Autorisations SharePoint requises pour envoyer et recevoir des mises à jour sur le site SharePoint.

    Les autorisations minimales du synchronisateur, hormis les autorisations SharePoint standard, sont « Propriétaire » avec l’option « Contribution » activée. Pour les sites SharePoint associés à des autorisations personnalisées, le synchronisateur doit bénéficier des autorisations nécessaires pour ajouter, modifier et supprimer des éléments.

  • Les autorisations nécessaires pour effectuer une synchronisation avec le site SharePoint. Par défaut, tous les membres, à l’exception des invités, sont autorisés à effectuer une synchronisation avec la bibliothèque de documents SharePoint ou à demander au synchronisateur actuel le contrôle de la synchronisation pour l’outil.

    Remarque : Bien qu’un membre de l’espace de travail doté du rôle Participant soit généralement autorisé à agir en tant que synchronisateur, ce rôle ne l’autorise pas à supprimer des fichiers. Ainsi, lorsqu’un synchronisateur dont le rôle est Participant lance une synchronisation, il est possible que des messages d’avertissement indiquant l’échec de suppression de fichiers s’affichent.

Un membre doté des autorisations nécessaires sur le site SharePoint et dans l’outil Fichiers SharePoint peut assumer la responsabilité de « synchronisateur », c’est-à-dire la personne qui procède régulièrement à la synchronisation des données entre l’outil Fichiers SharePoint et le site SharePoint ou qui configure l’outil Fichiers SharePoint pour qu’il procède à des synchronisations automatiques et planifiées. Pour procéder à la synchronisation, le synchronisateur doit être en ligne et avoir accès au site SharePoint.

Seul un membre de l’espace de travail peut être le synchronisateur de l’outil Fichiers SharePoint. Les autres membres y étant autorisés peuvent demander la prise en charge de la tâche de synchronisation. Le membre actuellement chargé de la synchronisation peut renoncer à ce rôle ou refuser la demande et continuer à assumer cette responsabilité. Il ne peut pas transférer la tâche de synchronisateur à un autre membre, car c’est ce dernier qui doit en faire la demande.

Si le synchronisateur actuel n’est plus autorisé à mener à bien cette tâche (si son rôle dans l’espace de travail est diminué ou s’il n’est plus membre de l’espace de travail), le contrôle de la synchronisation est automatiquement transféré à un autre membre éligible de l’espace de travail. Si, à ce moment-là, aucun autre membre de l’espace de travail ne possède les autorisations requises, l’outil Fichiers SharePoint ne peut plus être synchronisé avec le site SharePoint et il redevient un outil Fichiers standard.

Le nom du synchronisateur actuel apparaît dans la barre d’état au dessus de l’onglet de l’outil :

Nom du synchronisateur actuel

La barre d’état indique au synchronisateur qu’il existe dans l’outil des modifications non synchronisées. Lorsque le synchronisateur clique sur Synchroniser maintenant..., une fenêtre Aperçu de la synchronisation affiche toutes les mises à jour en attente, ainsi que les conflits de fichiers. Le synchronisateur peut procéder à la résolution des conflits avant de poursuivre la synchronisation.

Le synchronisateur actuel ne doit accepter la demande de transfert de la tâche de synchronisation à un autre membre que si ce dernier a accès au site SharePoint et bénéficie des autorisations requises sur le site SharePoint.

Il arrive que la tâche de synchronisation doive être transférée à un autre membre. Par exemple, si le synchronisateur n’est pas en mesure d’effectuer la synchronisation pendant une durée prolongée (un congé, par exemple), il/elle doit demander à un membre de l’espace de travail dont les informations d’identification sont adéquates d’envoyer une demande en vue d’assumer le rôle de synchronisateur. Le synchronisateur peut également activer la synchronisation automatique à des intervalles planifiés. Cette solution présente toutefois des risques car elle suppose que l’ordinateur du synchronisateur est constamment sous tension et en ligne.

Dans la barre d’état, tous les membres de l’espace de travail voient le nom du synchronisateur actuel et peuvent pointer sur l’icône du lien vers le dossier qui l’accompagne pour afficher un message qui contient l’URL du site SharePoint. Les membres de l’espace de travail dont les informations d’identification sont adéquates peuvent cliquer sur l’icône du lien vers le dossier pour ouvrir un navigateur Web et accéder au site SharePoint ou cliquer sur Atteindre SharePoint dans le menu Edition.

La barre d’état indique également à tous les membres la date et l’heure de la dernière synchronisation. Tous les membres peuvent cliquer sur l’icône du calendrier pour afficher les détails de la planification de la synchronisation.

Les options de la barre d’état permettent au synchronisateur de lancer plusieurs opérations, dont la modification des options de planification et la résolution des erreurs de synchronisation.

Options de lancement d’une synchronisation

Le synchronisateur propose deux options pour lancer une synchronisation:

  • L’option de synchronisation manuelle permet la synchronisation de l’outil Fichiers SharePoint et du site SharePoint uniquement lorsque le synchronisateur lance une synchronisation.

  • L’option de synchronisation planifiée permet au synchronisateur de définir un intervalle de temps pour la synchronisation automatique.

    Remarque : Le serveur pourra parfois repousser une synchronisation planifiée à l’heure prévue suivante pour des raisons diverses, dont la charge d’encombrement du réseau, par exemple.

Exécution de tâches de contrôle de code source SharePoint

Seul le synchronisateur peut effectuer les tâches de contrôle de code source SharePoint suivantes avec des fichiers dans un outil Fichiers SharePoint :

  • Extraire des fichiers. Extraire un fichier place un verrou sur le fichier sur le site SharePoint, afin d’éviter les utilisateurs d’accéder directement au fichier sur le site SharePoint mettre à jour lorsque celui-ci est simultanément mis à jour dans SharePoint Workspace.

    Remarque : L’extraction d’un fichier permet d’en obtenir la version la plus à jour à partir de la bibliothèque de documents SharePoint Workspace, à moins que la version actuelle du fichier dans l’outil Fichiers SharePoint ne contienne des modifications non synchronisées. Autrement dit, si vous modifiez le fichier dans SharePoint Workspace et que vous procédez à son extraction, vous ne remplacerez pas la version modifiée du fichier par la copie d’origine provenant de la bibliothèque SharePoint.

  • Archiver des fichiers. Archiver un fichier à partir de l’outil fichiers SharePoint met à jour le fichier sur le site SharePoint et supprime le verrou l’extraction.

  • Annuler une extraction. Annulation d’un retrait simplement supprime le verrou du fichier sur le site SharePoint et la rend disponible pour modification.

Duplication ou archivage d’espaces de travail qui contiennent un outil Fichiers SharePoint

Vous pouvez dupliquer des espaces de travail qui contiennent un outil Fichiers SharePoint ou les enregistrer en tant que fichiers d’archives ou de modèles. Notez toutefois que, dans l’espace de travail dupliqué ou des espaces de travail créés à partir de fichiers d’archives ou de modèles, l’outil Fichiers SharePoint ne sera plus connecté à la bibliothèque de documents SharePoint et ses fonctions seront limitées à celles d’un outil Fichiers standard.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×