À partir des groupes, créer des champs

Les champs et les relations possibles

Commençons avec les petits détails

L’étape suivante de votre conception consiste à dresser la liste des champs pour chaque table. Dans une table Access, les colonnes sont appelées des champs et les enregistrements individuels sont appelés des lignes. En règle générale, chaque champ d’une table est lié à d’autres champs. Par exemple, dans une table de données de contacts professionnels, vous avez généralement des champs pour le prénom, le nom, la société, les numéros de téléphone, etc. Chaque champ doit être lié aux autres et chaque champ doit s’appliquer uniquement aux contacts professionnels. Cet ensemble de champs liés est appelé une relation, d’où le terme de base de données relationnelle.

Vous planifiez vos champs en déterminant les informations spécifiques que chacun de vos groupes doit capturer. À nouveau, vous pouvez faire référence à vos données existantes : la feuille de calcul, un grand livre ou même votre boîte à fiches. Vous pouvez également ouvrir une base de données existante, comme l’un des modèles de base de données Access et voir les champs qui sont utilisés.

Pour votre base de données de biens, vous souhaiterez probablement répertorier chaque élément et chaque information pour chaque produit, comme les dates d’achat et les coûts. Dans ce contexte, essayez de réduire chaque champ à son plus petit composant logique. Dans une bonne structure, un champ représente une donnée unique et le nom du champ identifie clairement cette donnée. Par exemple, vos tables doivent avoir des champs séparés pour le prénom et le nom de famille dans la mesure où cela facilite la consultation et le tri de vos informations.

Par ailleurs, demandez-vous si vous devez enregistrer des données internationales. Si c’est le cas, vous aurez besoin de champs pour Pays, ainsi qu’un champ Région en plus du champ État, et un Code postal au lieu d’un Code Zip (pour les États-Unis).

À un moment donné, vous souhaiterez peut-être utiliser les données d’une table dans une autre. Par exemple, l’image montre que le groupe Biens inclut des champs pour les fournisseurs et les service de support. C’est normal, vous voyez comment mettre vos tables en relation et nous parlerons de ces relations dans un instant. Pour le moment, incluez tous les champs que vous voulez inclure dans chacune des tables.

Remarque    Si un nom de champ contient plusieurs mots, ne séparez pas chaque mot par des espaces. Les espaces peuvent compliquer la création d’autres composants, tels que le code Visual Basic pour Applications et un type de formule appelé expression. Si vous devez utiliser plusieurs mots dans un nom de champ, supprimez les espaces et mettez en majuscule la première lettre de chaque mot, ou séparez les mots par un trait d’union. Vous verrez comment cela fonctionne au cours de l’exercice pratique.

Pour terminer, au cas où vous poseriez la question, les lignes ne se planifient pas. Elles apparaissent automatiquement lorsque vous entrez des données dans vos champs.

Rubrique 5 sur 11

Précédent | Suivant

(Revenir au début)

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×