Ouvrir, modifier et mettre à jour des fichiers à partir d'un site SharePoint

Vous pouvez vous connecter à une bibliothèque sur un site SharePoint en utilisant Microsoft Office Outlook 2007 et parcourir, rechercher, voire rechercher des fichiers. Après avoir connecté votre bibliothèque SharePoint à Outlook, vous pouvez utiliser les fichiers sur votre disque dur, même à distance de votre bureau.

Remarque   Les fonctionnalités décrites dans cet article fonctionnent avec les sites SharePoint qui exécutent Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007. Si vous n'êtes pas certain des versions des Produits et technologies Microsoft SharePoint qui s'exécutent sur le serveur, demandez à l'administrateur du serveur.

Contenu de cet article

Vue d'ensemble

Connecter une bibliothèque SharePoint à Outlook

Télécharger un fichier depuis une bibliothèque SharePoint vers Outlook

Ouvrir une bibliothèque SharePoint avec Outlook

Modifier une bibliothèque SharePoint avec Outlook

Supprimer un fichier SharePoint d'Outlook

Supprimer une bibliothèque SharePoint d'Outlook

Ajouter un fichier à une bibliothèque SharePoint en envoyant un message électronique

Vue d'ensemble

Si vous utilisez fréquemment Outlook pour gérer vos informations, vous pouvez travailler avec les fichiers de votre bibliothèque SharePoint directement dans Office Outlook 2007 plutôt que dans un navigateur Web. Supposons que vous répondez à un courrier électronique et que vous avez besoin de vous référer à des instructions stockées sur votre site SharePoint. Si vous avez connecté votre bibliothèque SharePoint à Outlook, vous pouvez rechercher et consulter le fichier comme vous le feriez avec un message électronique, sans quitter Outlook.

Documents provenant d'une bibliothèque SharePoint dans Outlook

1. Dans Outlook 2007, vous pouvez organiser et trier l'affichage d'une bibliothèque SharePoint de plusieurs façons.

2. La flèche rouge apparaît lorsque vous travaillez sur un fichier hors connexion. Vous pouvez cliquer sur cette flèche pour obtenir plus d'informations sur le statut du fichier (par exemple la date de sa dernière modification).

Autre avantage de la modification de fichiers à partir d'Outlook : vos fichiers sont enregistrés sur votre disque dur pendant que vous travaillez dessus, ce qui est généralement plus rapide que si vous travaillez sur un serveur.

Quand est-il préférable de travailler sur des fichiers dans Outlook ?

Pour parcourir et modifier les fichiers de routine stockés dans votre bibliothèque de documents (documents, feuilles de calcul et présentations), il est plus facile de travailler sur les fichiers provenant de votre site SharePoint dans Outlook. Vous pouvez aussi parcourir les fichiers d'autres types de bibliothèques (les bibliothèques d'images, par exemple). Les opérations plus complexes sur les données, par exemple l'utilisation de listes personnalisées ou la mise à jour d'applications de bases de données, sont plus faciles à gérer directement sur le site SharePoint. Si vous voulez modifier les paramètres ou la structure d'une bibliothèque ou en créer une nouvelle, vous devez travailler directement sur le site SharePoint.

Dans Office Outlook 2007, vous pouvez ouvrir des fichiers créés dans différents types d'applications. Si le fichier est compatible avec Windows SharePoint Services 3.0 ou Office SharePoint Server 2007, vous pouvez aussi le modifier et mettre vos modifications à jour sur le serveur. Les fichiers compatibles sont les feuilles de calcul Microsoft Office Excel 2007, les présentations Microsoft Office PowerPoint 2007 et les documents Microsoft Office Word 2007.

Vous pouvez aussi emporter les fichiers avec vous, pas exemple pour travailler dans un avion. Lorsque vous reviendrez à votre bureau, vous pourrez mettre à jour les versions sur votre site SharePoint.

Lorsque vous modifiez et enregistrez un fichier, vos modifications ne sont pas automatiquement mises à jour sur le serveur. Cela vous permet de travailler plus rapidement avec des fichiers hors connexion, puisque votre ordinateur n'a pas à se connecter au serveur pendant que vous travaillez. Lorsque vous fermez un fichier, vous êtes invité à mettre à jour les modifications sur le serveur. Seules les modifications apportées aux fichiers concernés sont mises à jour, ce qui signifie que Outlook n'a pas à synchroniser la totalité de la bibliothèque avec le serveur.

Si quelqu'un modifie un fichier avant que vous ne le mettiez à jour sur le serveur, le programme vous invite à fusionner les deux jeux de modifications lorsque vous mettez à jour le fichier sur le serveur, ou à indiquer la version du fichier que vous voulez conserver. Pour empêcher que d'autres personnes ne modifient un fichier, vous pouvez l'extraire avant de travailler dessus.

Où les fichiers apparaissent-ils dans Outlook ?

Lorsque vous connectez une bibliothèque SharePoint à Office Outlook 2007, elle apparaît dans un dossier appelé listes SharePoint. À partir de ce dossier, vous pouvez utiliser les fonctions de suivi et de communication que vous utilisez normalement avec Outlook : marquer un fichier pour mieux le suivre, catégoriser le fichier et le transférer à des collaborateurs. Les indicateurs et les catégories proposés dans Outlook ne sont pas disponibles sur un site lorsque vous travaillez avec un navigateur Web, mais elles peuvent vous aider à organiser votre travail dans Outlook.

Lorsque vous travaillez dans Outlook, vous pouvez facilement retrouver les fichiers sur lesquels vous travaillez en utilisant les dossiers de recherche que Outlook propose dans le dossier Listes SharePoint. Les dossiers de recherche ne permettent pas de stocker réellement des éléments ; ce sont des vues qui vous permettent de trouver rapidement les éléments stockés dans d'autres dossiers.

Tout comme vous pouvez consulter les messages dans votre boîte de réception, vous pouvez afficher les titres des documents de votre bibliothèque, les rechercher et les ouvrir. Les éventuelles structures de dossiers apparaissent aussi dans Outlook. Les fichiers n'augmentent pas la taille de votre boîte de réception ; ils sont stockés dans un fichier de dossiers personnels (.pst) sur votre disque dur.

Vous pouvez aussi télécharger un seul dossier ou un seul fichier, si vous n'avez besoin de travailler que sur un élément dans Outlook. Si le ou les fichiers sur lesquels vous travaillez sont dans des dossiers, Outlook télécharge aussi la structure des dossiers. Il est toutefois impossible de télécharger une portion filtrée d'une bibliothèque (par exemple les fichiers créés par un département spécifique).

Prévisualiser des fichiers dans Outlook

Dans le volet de visualisation de Office Outlook 2007, vous pouvez visualiser différents types de fichiers stockés dans une bibliothèque SharePoint. D'autres informations sur le statut du fichier (par exemple la date de sa dernière modification) peuvent apparaître en haut du fichier.

Informations sur un fichier de bibliothèque SharePoint apparaissant dans un volet de visualisation

Remarque   Si votre bibliothèque est volumineuse, un administrateur peut définir si les opérations de téléchargement doivent porter sur les en-têtes (par exemple le titre et certaines propriétés) ou sur la totalité des fichiers. Si, par défaut, seuls les en-têtes sont téléchargés, vous pouvez télécharger les fichiers séparément selon vos besoins.

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Connecter une bibliothèque SharePoint à Outlook

  1. À partir d'un navigateur Web, ouvrez la bibliothèque sur le site SharePoint.

    Si vous ne pouvez pas localiser votre bibliothèque, cliquez sur Afficher : Tout le contenu du site, puis sur le nom de votre bibliothèque.

  2. Dans le menu Actions Image menu, cliquez sur Connexion à Outlook.

    Menu Actions dans Documents partagés

  3. Lorsque vous êtes invité à confirmer que vous voulez connecter la bibliothèque à Outlook, cliquez sur Oui.

    Dans Outlook, la bibliothèque est ajoutée à la liste de dossiers dans un nouveau dossier appelé Listes SharePoint.

    Lorsque vous cliquez sur la bibliothèque récemment ajoutée, les fichiers qu'elle contient apparaissent comme des messages électroniques. Double-cliquez sur un fichier pour l'ouvrir ou cliquez avec le bouton droit pour afficher plus d'options.

    Remarques   

    • Si votre bibliothèque contient des dossiers et que vous voulez connecter tous les dossiers et tous les fichiers à Outlook, affichez la bibliothèque à la racine avant de la connecter à Outlook. Si, au moment de connecter la bibliothèque, vous êtes en train de parcourir le contenu d'un dossier, seul le contenu de ce dossier sera connecté.

    • Pour connecter uniquement le contenu d'un dossier à Outlook, vous avez deux options. Si le dossier contenant vos fichiers n'est pas ouvert, pointez sur le dossier, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sur Connexion à Outlook. Si le dossier que vous voulez connecter est déjà ouvert, suivez la procédure permettant de connecter une bibliothèque : cliquez sur Connexion à Outlook à partir du menu Actions.

Conseil   Après avoir connecté une bibliothèque à Outlook, vous pouvez envoyer un message de partage aux autres membres de votre équipe les invitant à se connecter à la bibliothèque. Cliquez avec le bouton droit sur le nom de la bibliothèque dans Outlook, puis cliquez sur Partager nom de la bibliothèque. Cela crée un message électronique contenant un lien et une commande permettant de se connecter à la bibliothèque.

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Télécharger un fichier depuis une bibliothèque SharePoint vers Outlook

Pour les bibliothèques très volumineuses, Outlook peut ne télécharger qu'une liste des fichiers disponibles, pour que vous ne téléchargiez que ceux dont vous avez besoin. Il est possible aussi qu'il ne télécharge en premier lieu qu'une liste des fichiers, puis l'ensemble des fichiers sur un laps de temps plus long. Cela vous permet de consulter la liste de vos fichiers plus rapidement. Votre administrateur peut aussi faire en sorte que l'intégralité des fichiers ne soit pas téléchargée.

Si vous n'avez pas téléchargé un fichier, il apparaît dans le groupe Disponible pour téléchargement dans la liste de messages. Vous pouvez marquer le fichier pour qu'il soit téléchargé lors de l'envoi/réception suivant ou le télécharger immédiatement si vous disposez d'une connexion au site SharePoint.

  1. Dans la liste de messages (groupe Disponible pour téléchargement), cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous voulez télécharger.

    Conseil   Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers d'un coup en maintenant la touche CTRL enfoncée lorsque vous cliquez sur les en-têtes de fichiers.

  2. Dans le menu contextuel, cliquez sur Marquer pour télécharger le(s) document(s).

Remarque   Dans l'aperçu d'un fichier qui n'a pas encore été téléchargé, vous verrez peut-être un bouton Télécharger ce document, sur lequel vous pouvez cliquer pour télécharger le document si vous disposez d'une connexion au serveur.

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Ouvrir une bibliothèque SharePoint avec Outlook

Pour ouvrir un fichier dans Office Outlook 2007, vous devez tout d'abord connecter la bibliothèque à Outlook. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Connecter une bibliothèque SharePoint à Outlook dans cet article.

Après avoir téléchargé les fichiers dans Outlook, vous pouvez les ouvrir hors ligne. Pour contrôler si les fichiers sont disponibles, basculez dans un affichage qui organise les fichiers selon leur disponibilité. Les fichiers qui ne sont pas téléchargés s'affichent dans le groupe Disponible pour téléchargement. Vous trouverez des liens vers des informations générales sur l'organisation des affichages dans Outlook dans la section Voir aussi.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Courrier, développez le dossier Listes SharePoint et sélectionnez le nom de votre bibliothèque SharePoint.

    Si aucun dossier Listes SharePoint n'apparaît, cliquez sur la flèche à côté de la mention Tous les éléments Courrier et vérifiez que Listes SharePoint est sélectionné.

  2. Double-cliquez sur le nom de votre fichier pour l'ouvrir. Si vous êtes invité à vérifier la source du fichier, cliquez sur Ouvrir si vous pensez que l'ouverture du fichier est sans danger.

  3. Si le fichier a été mis à jour sur le serveur après que vous l'avez téléchargé dans Outlook, vous serez invité à choisir d'ouvrir la version la plus récente du fichier. Cliquez sur Oui ou sur Non, selon que vous voulez ouvrir la version de votre disque dur ou la version du serveur.

  4. Le fichier s'ouvre dans le programme dans lequel il a été créé, si ce programme est installé sur votre ordinateur.

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Modifier une bibliothèque SharePoint avec Outlook

Pour modifier un fichier dans Office Outlook 2007, vous devez tout d'abord connecter la bibliothèque à Outlook. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Connecter une bibliothèque SharePoint à Outlook de cet article.

Conseil   Pour éviter qu'une autre personne ne modifie un fichier pendant que vous travaillez dessus, vous pouvez d'abord l'extraire de la bibliothèque placée sur le site SharePoint. Si vous extrayez le fichier avant de l'ouvrir, le fichier ouvre en mode d'édition et vous pouvez commencer immédiatement à le modifier.

Après avoir téléchargé les fichiers dans Outlook, vous pouvez les ouvrir hors ligne. Pour contrôler si les fichiers sont disponibles, basculez dans un affichage qui organise les fichiers selon leur disponibilité. Les fichiers qui ne sont pas téléchargés s'affichent dans le groupe Disponible pour téléchargement. Vous trouverez des liens vers des informations générales sur l'organisation des affichages dans Outlook dans la section Voir aussi.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Courrier, développez le dossier Listes SharePoint et sélectionnez le nom de votre bibliothèque SharePoint.

    Si aucun dossier Listes SharePoint n'apparaît, cliquez sur la flèche à côté de la mention Tous les éléments Courrier et vérifiez que Listes SharePoint est sélectionné.

  2. Double-cliquez sur le nom de votre fichier pour l'ouvrir. Si vous êtes invité à vérifier la source du fichier, cliquez sur Ouvrir si vous pensez que l'ouverture du fichier est sans danger.

  3. Si le fichier a été mis à jour sur le serveur après que vous l'avez téléchargé dans Outlook, vous serez invité à choisir d'ouvrir la version la plus récente du fichier. Cliquez sur Oui ou sur Non, selon que vous voulez ouvrir la version de votre disque dur ou la version du serveur.

  4. Le fichier s'ouvre dans le programme dans lequel il a été créé, si ce programme est installé sur votre ordinateur.

    Si le fichier a été créé dans un programme compatible avec Windows SharePoint Services 3.0 (Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007), une Barre d'action peut apparaître en haut du fichier. La Barre d'action apparaît sous la barre de titre du fichier et des éventuelles autres barres d'outils apparaissant en haut du fichier. La Barre d'action contient le texte Document de serveur hors connexion et un bouton Modifier hors connexion.

  5. Cliquez sur le bouton Modifier hors connexion.

    Il se peut qu'un message s'affiche pour vous donner des informations sur le travail hors connexion, par exemple des liens vers le dossier Brouillons SharePoint sur votre disque dur et les Options de modification hors connexion de votre programme.

  6. Apportez les modifications souhaitées au fichier et enregistrez-le normalement.

  7. Fermez le fichier.

    Si vous êtes connecté au serveur lorsque vous fermez le fichier, il se peut que la boîte de dialogue Modifier hors connexion apparaisse pour vous permettre de mettre à jour vos modifications sur le serveur. Si vous n'êtes pas connecté au serveur de votre site SharePoint, la boîte de dialogue ne s'affiche pas lorsque vous fermez le fichier, mais peut apparaître lorsque vous vous reconnectez et rouvrez le fichier.

  8. Cliquez sur Mettre à jour si vous êtes prêt à mettre à jour le fichier sur le serveur.

  9. Si le fichier a été extrait, les modifications ne sont pas consultables sur le serveur tant que vous ne l'avez pas archivé. Vous pourrez être invité à l'archiver de nouveau. Si vous êtes prêt à archiver le fichier, cliquez sur Oui.

    Vous pouvez être invité à entrer des informations supplémentaires, par exemple des commentaires sur les modifications apportées ou tout autre détail sur le fichier.

  10. Si vous travaillez sur le fichier en étant déconnecté du serveur, vous ne serez pas invité à le mettre à jour au moment de la fermeture. Lorsque vous êtes prêt à mettre à jour le fichier sur le serveur, rouvrez le fichier, apportez les éventuelles modifications supplémentaires, puis fermez-le. Lorsque la boîte de dialogue Modifier hors connexion s'affiche, cliquez sur Mettre à jour.

Remarque   Si vous n'avez pas extrait le fichier avant de travailler dessus et si quelqu'un l'a mis à jour sur le serveur pendant que vous travailliez dessus, un message indiquant un conflit serveur s'affiche. Suivez les instructions pour harmoniser les modifications.

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Supprimer un fichier SharePoint d'Outlook

Si votre bibliothèque est volumineuse, vous ne souhaitez peut-être pas afficher tous ses fichiers dans Outlook 2007. Vous pouvez supprimer un à un les fichiers ou les dossiers du dossier Listes SharePoint dans Outlook si vous n'avez pas à les utiliser. Cette procédure ne supprime pas les fichiers de la bibliothèque SharePoint.

  1. Sous Courrier (dans le volet de navigation), dans le dossier Listes SharePoint , sélectionnez la bibliothèque de laquelle vous voulez supprimer un ou plusieurs fichiers.

  2. Dans la liste de messages, sélectionnez le fichier que vous voulez supprimer.

    Pour sélectionner plusieurs fichiers, cliquez sur les en-têtes des fichiers en maintenant la touche CTRL enfoncée. Pour sélectionner tous les fichiers, appuyez sur CTRL + A.

  3. Cliquez avec le bouton droit sur votre sélection, puis cliquez sur Supprimer la copie hors connexion.

L'en-tête du fichier supprimé est transféré du groupe Documents téléchargés vers le groupe Disponible pour téléchargement. Lorsque vous cliquez sur l'en-tête du fichier supprimé, aucun aperçu n'apparaît dans le volet de lecture, puisque la copie locale du fichier a été supprimée.

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Supprimer une bibliothèque SharePoint d'Outlook

  1. Sous Courrier (dans le volet de navigation), dans le dossier Listes SharePoint, sélectionnez la bibliothèque que vous voulez supprimer.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier, puis sur Supprimer « nom de la bibliothèque » dans le menu contextuel.

  3. Lorsque vous devez confirmer la suppression, cliquez sur Oui.

    Remarque   Cette procédure ne supprime la bibliothèque dans Outlook mais pas sur le site SharePoint.

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Ajouter un fichier à une bibliothèque SharePoint en envoyant un message électronique

Si votre site SharePoint et votre bibliothèque sont configurés pour recevoir les courriers électroniques, vous pouvez ajouter un fichier à la bibliothèque en l'envoyant sous forme de pièce jointe à un message électronique, comme vous envoyez une pièce jointe à un collègue dans un message électronique. Inutile de connecter votre bibliothèque à Outlook.

Avant de pouvoir envoyer un message électronique à une bibliothèque, vous devez savoir si cette dernière est configurée pour les recevoir et, si c'est le cas, obtenir son adresse.

  1. Pour obtenir l'adresse de messagerie de la bibliothèque, effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

    • Recherchez dans le Carnet d'adresses. Si l'adresse de messagerie n'y figure pas, vous pouvez l'obtenir de la personne qui a configuré la bibliothèque. Vous pouvez ensuite l'ajouter à votre liste Contacts pour la retrouver facilement ultérieurement.

    • Affichez la description de la bibliothèque sur le site SharePoint ; elle apparaît immédiatement sous le titre de la bibliothèque. Il se peut que le propriétaire de votre site ait ajouté l'adresse de messagerie de la bibliothèque dans sa description.

    • Si vous disposez des autorisations nécessaires, affichez les paramètres de messagerie de la bibliothèque :

      1. Sur votre site dans le navigateur, cliquez sur le nom de la bibliothèque pour l'ouvrir.

        Si le nom de votre bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site et cliquez sur le nom de votre bibliothèque.

      2. Dans le menu Paramètres Settings menu, cliquez sur les paramètres du type de bibliothèque que vous ouvrez.

        Par exemple, pour une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

      3. Si la bibliothèque est autorisée à recevoir des messages électroniques, son adresse apparaît sous Informations sur la liste à côté d'Adresse de messagerie.

    • Utilisez l'adresse de messagerie de votre groupe SharePoint pour envoyer le fichier en pièce jointe. Il se peut que votre organisation dispose de sa propre liste d'adresses électroniques, appelée groupe SharePoint, qui permet à ses membres de s'envoyer des courriers les uns aux autres. Une adresse de groupe SharePoint peut contenir des adresses de bibliothèques, de sorte que lorsque vous envoyez des messages aux membres du groupe, les pièces jointes sont automatiquement ajoutées à votre site Windows SharePoint Services 3.0.

  2. Dans Outlook, joignez le fichier (document ou feuille de calcul) au message électronique.

  3. Dans le champ À ou Cc box, indiquez l'adresse de la bibliothèque. Si la bibliothèque est déjà intégrée à votre groupe SharePoint, indiquez plutôt l'adresse électronique du groupe SharePoint.

  4. Cliquez sur Envoyer.

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S’applique à : Outlook 2007



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