Gérer le partage avec les utilisateurs externes dans Office 365 Petite Entreprise

Si vous exercez une activité qui implique de partager des documents ou de collaborer directement avec des fournisseurs ou des clients, il peut s’avérer souhaitable de partager du contenu sur votre site d’équipe ou OneDrive Entreprise avec des personnes extérieures à votre organisation qui ne possèdent pas de licences pour votre abonnement Office 365 Petite Entreprise.

Il existe trois manières de procéder :

  • Vous pouvez partager un site entier en invitant des utilisateurs externes à s’y connecter à l’aide d’un compte Microsoft ou d’un compte professionnel ou scolaire.

  • De même, vous pouvez partager des documents individuels en invitant des utilisateurs externes à se connecter à votre site à l’aide d’un compte Microsoft ou d’un identifiant utilisateur Microsoft Office 365.

  • Vous pouvez envoyer aux utilisateurs un lien invité qu’ils peuvent utiliser pour afficher des documents individuels sur votre site de manière anonyme.

Si vous recherchez des informations de procédure liées au partage d’un site ou document, voir Partager du contenu avec des personnes extérieures à votre organisation. Si vous vous demandez quels types d’utilisateur sont des utilisateurs externes et les droits dont ils disposent, voir Qu’est-ce qu’un utilisateur externe ?

Remarque   Ces étapes s’appliquent à Office 365 Petite Entreprise, qui n’est plus disponible à l’achat. Si vous utilisez un autre plan Office 365, voir Gérer le partage externe pour votre environnement SharePoint Online.

Contenu de cet article

Comment partager en évitant le partage à outrance

Activer ou désactiver le partage externe

Supprimer des utilisateurs externes spécifiques

Désactiver un lien invité anonyme

Annuler des invitations

Comment partager en évitant le partage à outrance

Meilleures pratiques pour le partage de sites

Si vous avez partagé un site entier avec un utilisateur, celui-ci peut se connecter à ce site et agir comme un membre à part entière du site. Il est en mesure de parcourir, rechercher et modifier son contenu (selon le groupe d’autorisations auquel vous l’avez affecté). Il peut voir les noms des autres utilisateurs du site dans le sélecteur de personnes ou afficher les métadonnées d’un document. Les utilisateurs externes apparaissent également dans le sélecteur de personnes en tant qu’utilisateurs du site. Cela signifie que les autres personnes qui utilisent votre site peuvent octroyer à ces utilisateurs des autorisations différentes de celles que vous leur avez octroyées à l’origine lorsque vous avez partagé le site avec eux. Assurez-vous de connaître l’identité des utilisateurs externes avant de les inviter à accéder à votre site.

Si vous invitez des utilisateurs externes à rejoindre votre site d’équipe, ils sont en mesure d’afficher le contenu du site d’équipe et de tous ses sous-sites. Si vous voulez éviter de permettre à des utilisateurs externes d’accéder à du contenu important ou confidentiel de votre site d’équipe, vous devez créer un sous-site de votre site d’équipe doté d’autorisations uniques, puis partager uniquement ce sous-site avec ces utilisateurs externes. Pour en savoir plus sur l’héritage des autorisations, voir Qu’est-ce que l’héritage des autorisations ?

De même, si vous voulez partager un sous-site que vous avez créé sur votre site OneDrive Entreprise, il est conseillé de vérifier qu’il possède des autorisations uniques afin de ne pas octroyer par mégarde aux utilisateurs des autorisations d’accès à d’autres sites ou contenus de votre site OneDrive Entreprise.

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Meilleures pratiques pour le partage de documents

Si vous partagez des documents à l’aide de liens invités anonymes, les destinataires de ces invitations peuvent partager ces liens invités avec d’autres personnes, qui pourraient les utiliser pour consulter du contenu. N’utilisez pas de liens invités pour partager des documents confidentiels. Pour réduire le risque lié au partage d’un lien anonyme par un utilisateur, partagez plutôt les documents en exigeant une connexion.

Décider du mode de partage

Quand vous déterminez si ou comment vous voulez partager du contenu de manière externe, posez-vous les questions suivantes :

  • À quelles personnes souhaitez-vous octroyer l’accès au contenu de votre site d’équipe et de tous ses sous-sites, et que voulez-vous qu’elles puissent faire ?

  • À quelles personnes de votre organisation voulez-vous octroyer l’autorisation de partager du contenu avec l’extérieur ?

  • Existe-t-il du contenu que vous voulez être sûr de ne jamais mettre à la disposition des personnes extérieures à votre organisation ?

Les réponses à ces questions vous aideront à planifier votre stratégie de partage de contenu.

Essayez ceci :

Si votre besoin est le suivant :

Partager un site

Si vous voulez partager un site, mais également restreindre l’accès des utilisateurs externes à certains contenus internes de votre organisation, créez un sous-site doté d’autorisations uniques que vous utiliserez exclusivement à des fins de partage externe.

Fournir à une personne extérieure à votre organisation un accès continu aux informations et au contenu d’un site. Elle a besoin de pouvoir agir en tant qu’utilisateur à part entière du site, ainsi que de créer, modifier et afficher du contenu.

Partager un document et exiger une connexion.

Fournir à une ou plusieurs personnes extérieures à votre organisation un accès sécurisé à un document spécifique à des fins de révision ou de collaboration, mais ces personnes n’ont pas besoin d’un accès continu aux autres contenus de votre site interne.

Partager un document, mais ne pas exiger de connexion.

Partager un lien vers un document qui n’est pas sensible ni confidentiel avec des personnes extérieures à votre organisation afin qu’elles puissent soit l’afficher, soit le mettre à jour en y ajoutant leurs commentaires. Ces personnes n’ont pas besoin d’un accès continu au contenu de votre site interne.

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Activer ou désactiver le partage externe

La possibilité d’inviter des utilisateurs externes sur le site d’équipe est activée par défaut, de sorte que les propriétaires de site et les administrateurs de collection de sites peuvent partager le site d’équipe ou n’importe lequel de ses sous-sites avec des utilisateurs externes à tout moment. Toutefois, si vous êtes administrateur d’Office 365, vous pouvez choisir de désactiver la fonctionnalité pour tous les sites de sorte qu’aucune autre invitation ne soit envoyée. Lorsque cette fonctionnalité est désactivée, tout utilisateur externe actuellement invité à accéder à des sites ne sera plus en mesure d’accéder à ces derniers.

L’activation du partage externe diffère de l’activation de l’accès anonyme. Lorsque le partage externe est activé, les utilisateurs doivent être authentifiés (en se connectant) pour pouvoir accéder aux ressources internes.

  1. Accédez à Admin > Paramètres des services > Partage de sites et de documents.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Activer le partage externe

    • Désactiver le partage externe

Image montrant la commande d’activation/désactivation pour autoriser les utilisateurs externes à accéder à votre site d’équipe et aux documents.

Sécurité   

  • Lorsque vous désactivez le partage externe, tout utilisateur externe disposant d’un accès au site au moment où la fonctionnalité a été désactivée se voit refuser l’accès au site et aucune autre invitation ne peut être envoyée. Si la fonctionnalité est réactivée avec le nom des utilisateurs externes dans les groupes d’autorisations SharePoint, ces utilisateurs sont automatiquement en mesure d’accéder à nouveau au site. Pour empêcher définitivement un utilisateur d’accéder au site SharePoint, vous pouvez le supprimer de la liste des utilisateurs externes.

  • Si le partage externe est désactivé de manière globale, tous les liens invités partagés cessent également de fonctionner. Si la fonctionnalité est réactivée par la suite, ces liens se remettent à fonctionner. Il est également possible de désactiver des liens spécifiques qui ont été partagés si vous voulez révoquer l’accès à un document particulier de manière permanente.

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Supprimer des utilisateurs externes spécifiques

Si vous avez besoin de supprimer des utilisateurs externes afin qu’ils ne puissent plus avoir accès aux sites qui ont été partagés avec eux, vous pouvez le faire en les supprimant de la liste d’utilisateurs externes dans les paramètres des services Office 365.

  1. Accédez à Administration > Paramètres des services > Partage de sites et de documents.

  2. Cliquez sur Supprimer des utilisateurs externes individuels.

  3. Sélectionnez les utilisateurs externes à supprimer, puis cliquez sur Supprimer (icône de Corbeille).

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Désactiver un lien invité anonyme

Lorsqu’un document a été partagé via un lien invité, cette information apparaît dans le menu des propriétés du document. Pour plus d’informations sur la manière dont les documents peuvent être partagés par le biais de liens invités, voir Partager des sites ou documents avec des personnes extérieures à votre organisation.

Boîte de dialogue Propriétés indiquant qu’un document a été partagé à l’aide d’un lien invité.

Vous pouvez révoquer l’accès à un document qui a été partagé via un lien invité en désactivant le lien.

  1. Accédez à la bibliothèque qui contient le document pour lequel vous voulez supprimer un lien invité.

  2. Pointez sur le document, puis cliquez sur Menu Ouvrir.

  3. Cliquez sur une liaison invité dans la phrase Ouvert à toute personne disposant d’une liaison invité.

  4. En regard de l’URL du lien invité, cliquez sur le bouton Supprimer.

  5. Lorsque vous devez indiquer si vous souhaitez que le lien soit désactivé, cliquez sur Désactiver le lien.
    Boîte de dialogue vous demandant si vous voulez désactiver un lien invité pour un document qui a été partagé afin qu’il ne fonctionne plus.

Lorsque des personnes extérieures à votre organisation essaient d’accéder au contenu à l’aide du lien invité, un message leur indique qu’elles ne peuvent pas y accéder.

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Annuler des invitations

Pour annuler une invitation que vous avez envoyée à un utilisateur externe, vous pouvez la révoquer avant qu’elle ne soit acceptée.

Accédez au site sur lequel vous voulez annuler une invitation.

  1. Accédez à Paramètres Bouton Paramètres > Paramètres du site.

  2. Sous Utilisateurs et autorisations, cliquez sur Demandes d’accès et invitations.

  3. Sous Invitations d’utilisateurs externes, recherchez la personne que vous ne voulez plus inviter à accéder au site, puis cliquez sur Menu Ouvrir.

  4. Dans la fenêtre des propriétés, cliquez sur Retirer.

Si l’utilisateur externe a déjà accepté une invitation et que vous voulez supprimer son accès, vous pouvez le faire en le supprimant d’abord du groupe d’autorisations SharePoint auquel vous l’avez affecté.

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S’applique à : Office 365 Small Business Admin, Office 365 End User



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