Déplacer ou supprimer des éléments plus anciens avec l’archivage automatique

Votre boîte aux lettres Microsoft Outlook croît à mesure que vous créez et recevez des élément. Pour gérer l’espace dans votre boîte aux lettres ou sur le serveur de messagerie, vous pouvez déplacer les anciens éléments qui sont importants mais rarement utilisés vers un lieu d’archivage. Ce processus de stockage se produit automatiquement avec l’archivage automatique, mais vous pouvez personnaliser la plupart des paramètres par défaut.

Remarque    La commande et la fonctionnalité Archiver et la fonction Archiver automatiquement n’apparaissent pas pour n’importe quel compte dans votre profil Outlook si vous incluez un compte Exchange Server et que votre organisation utilise l’archive en ligne Microsoft Exchange Server. Votre administrateur réseau peut également désactiver cette fonctionnalité.

Remarque    Les éléments qui se trouvent dans votre boîte aux lettres peuvent être soumis aux stratégies de rétention ou de gestion des enregistrements de messagerie de votre organisation. Lorsqu’elles sont appliquées à un compte Microsoft Exchange, ces stratégies sont prioritaires sur les paramètres d’archivage automatique. La fonctionnalité d’archivage automatique est supprimée de tout profil Outlook qui contient un compte Microsoft Exchange avec des stratégies de rétention.

Examiner ou modifier les paramètres d’archivage automatique par défaut

L’archivage automatique déplace les éléments depuis leur emplacement d’origine dans Outlook vers un dossier de fichiers d’archivage lorsqu’ils expirent, c’est-à-dire lorsque leur durée maximale est dépassée. Vous pouvez également définir des options permettant de supprimer les éléments ayant expiré.

Les éléments sont stockés dans leurs emplacements d’origine, sauf si vous modifiez un ou plusieurs des paramètres d’archivage automatique ou si vous choisissez de supprimer les éléments automatiquement lorsqu’ils expirent. Si vous sélectionnez l’option Supprimer les éléments arrivés à terme, ces éléments ne sont pas archivés mais sont supprimés définitivement. Les éléments peuvent être supprimés automatiquement uniquement avant d’être déplacés vers leur emplacement d’archivage. Une fois archivés, ils ne peuvent être supprimés que manuellement.

En savoir plus sur le moment où des éléments Outlook spécifiques expirent

Les différents types d’éléments Outlook, tels que les messages, les rendez-vous et les tâches, n’ont pas la même durée maximale. Ces durées maximales par défaut ne changent que si vous modifiez les paramètres correspondants manuellement. Les durées maximales par défaut pour les éléments Outlook sont les suivantes :

Dossier

Durée maximale

Boîte de réception et Brouillons

6 mois

Éléments envoyés et Éléments supprimés

2 mois

Boîte d’envoi

3 mois

Calendrier

6 mois

Tâches

6 mois

Notes

6 mois

Journal

6 mois

Contacts

N’expirent pas

Remarque    Les dossiers que vous créez et qui contiennent le même type d’éléments que les dossiers Boîte de réception, Calendrier, Tâches, Notes ou Journal possèdent la même durée maximale par défaut (6 mois).

L’ancienneté d’un élément dépend de son type :

Type d’élément

Moment auquel commence l’ancienneté

Message électronique

Date/heure de réception ou moment auquel vous avez modifié et enregistré le message pour la dernière fois, suivant l’action la plus ancienne.

Réunion, événement ou rendez-vous

Date à laquelle vous avez modifié et enregistré l’élément pour la dernière fois, suivant celle qui est la plus ancienne. L’archivage automatique ne porte pas sur les éléments périodiques.

Tâche

Date de fin ou moment auquel vous avez modifié et enregistré la tâche pour la dernière fois. L’archivage automatique ne porte pas sur les tâches qui ne sont pas marquées comme achevées. Les tâches attribuées à d’autres personnes ne sont archivées que si elles sont marquées comme terminées.

Note

Moment auquel vous avez modifié et enregistré la note pour la dernière fois.

Entrée de journal

Date de création de l’entrée de journal ou moment auquel vous avez modifié et enregistré l’entrée pour la dernière fois.

Contact

Les contacts ne sont pas archivés par défaut. Toutefois, vous pouvez les archiver manuellement.

La première fois que vous exécutez Outlook, l’archivage automatique est activé par défaut et s’exécute tous les 14 jours. Vous pouvez modifier la fréquence d’exécution de l’archivage automatique, spécifier le fichier de données Outlook (.pst) utilisé pour le stockage des éléments archivés et indiquer quand les éléments de vos dossiers Outlook sont soumis à l’archivage.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Options.

  3. Cliquez sur Options avancées.

  4. Sous Archivage automatique, cliquez sur Paramètres d’archivage automatique.

  5. Activez la case à cocher Exécuter l’archivage automatique tous les n jours, puis indiquez une fréquence d’exécution pour l’archivage automatique.

  6. Sélectionnez toutes les autres options souhaitées. Vous pouvez choisir de supprimer automatiquement les éléments anciens lors de l’archivage automatique.

    Remarques   

    • Si vous modifiez le fichier d’archives répertorié sous Déplacer les anciens éléments vers, le nouveau fichier obtenu sera utilisé à chaque exécution de l’archivage automatique.

    • Définissez d’abord les options de dossiers par défaut, puis personnalisez ensuite les paramètres de dossiers spécifiques. Si vous ne procédez pas ainsi, vous risquez de modifier par inadvertance les paramètres par défaut.

    • Pour plus d’informations sur les paramètres d’archivage automatique, voir Explication des paramètres d’archivage automatique.

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Modifier les paramètres d’archivage automatique d’un dossier individuel

  1. Dans la liste des dossiers recensés dans le Volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier à modifier, puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.

  2. Sous l’onglet Archivage automatique, sélectionnez les options souhaitées.

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S’applique à : Outlook 2010



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