Ajouter plusieurs utilisateurs simultanément à Office 365 - Aide de l’administrateur

Les membres de votre équipe ont besoin d’un compte d’utilisateur pour pouvoir se connecter et accéder aux services Office 365, tels que la messagerie et Office. Si votre équipe compte de nombreux membres, vous pouvez ajouter tous leurs comptes simultanément à partir d’une feuille de calcul Excel ou d’un autre fichier enregistré au format CSV. Qu’est-ce que le format CSV ?

Symbole de caméra vidéo Regardez une courte vidéo qui explique comment ajouter des utilisateurs. Vidéo : ajouter des utilisateurs.

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Pour ajouter plusieurs utilisateurs à Office 365

  1. Téléchargez cet exemple de feuille de calcul et ouvrez-la dans Excel.

    Votre feuille de calcul doit inclure les mêmes en-têtes de colonne que celles de l’exemple. Votre feuille de calcul doit également inclure des valeurs pour le nom d’utilisateur (telles que bob@contoso.com) et un nom complet (tel que Bob Kelly) pour chaque utilisateur. Pour laisser les autres champs vides, entrez un espace plus une virgule dans le champ comme illustré dans la figure suivante.

    Exemple de fichier CSV comportant des lignes vides

    Si des membres de votre organisation travaillent dans différents pays, vous devez créer une feuille de calcul pour les utilisateurs de chaque pays. Par exemple, une feuille de calcul peut répertorier toutes les personnes travaillant aux États-Unis, tandis que l’autre répertorie celles travaillant au Japon. En effet, la disponibilité des services Office 365 varie selon la région.

    Conseil :    avant d’ajouter un grand nombre d’utilisateurs à Office 365, vous voudrez peut-être vous exercer avec l’exemple de feuille de calcul. Par exemple, modifiez l’exemple de feuille de calcul avec les données de quelques utilisateurs (5 ou 10 utilisateurs) et enregistrez le fichier avec un nouveau nom. Parcourez les étapes décrites dans cette procédure, consultez les résultats, supprimez les nouveaux comptes et recommencez. Vous pouvez ainsi vous entraîner à recevoir l’ensemble des données adaptées à votre situation. Consultez également la section Conseils pour la mise en forme de votre feuille de calcul.

  2. Connectez-vous à Office 365 à l’aide de votre compte professionnel ou scolaire.

  3. Accédez au Centre d’administration Office 365.

  4. Pour que les personnes puissent utiliser les services Office 365, une licence doit leur être attribuée. Avant de continuer, vous voudrez peut-être vérifier que vous avez suffisamment de licences pour les personnes mentionnées dans votre feuille de calcul. Sélectionnez Facturation > Abonnements pour déterminer si vous en avez assez. Si vous avez besoin d’acheter d’autres licences, sélectionnez Modifier le nombre de licences. Vous pouvez également exécuter l’Assistant et attribuer les licences que vous avez, puis acheter d’autres licences plus tard et réexécuter l’Assistant.

  5. Accédez ensuite à l’Assistant Ajouter des utilisateurs en bloc : sélectionnez Utilisateurs > Utilisateurs actifs. Sélectionnez Icône pour l’ajout de plusieurs utilisateurs à Office 365 comme illustré dans la figure suivante.

    Image de la section Utilisateurs du Centre d’administration Office 365

    L’Assistant Ajouter des utilisateurs en bloc apparaît et vous guide dans l’ajout d’un groupe d’utilisateurs à Office 365.

  6. Dans l’étape 1 (Sélectionner un fichier CSV), spécifiez votre propre feuille de calcul comme illustré dans la figure suivante.

    Étape 1 de l’Assistant Ajouter des utilisateurs en bloc - Sélectionner un fichier CSV

  7. Dans l’étape 2 (Vérification), l’Assistant vous indique si le contenu de la feuille de calcul est correctement mis en forme.

    Étape 2 de l’Assistant Ajouter des utilisateurs en bloc - Vérification

  8. Dans l’étape 3 (Paramètres), sélectionnez Autorisé de telle sorte que les personnes qui apparaissent dans votre feuille de calcul puissent utiliser Office 365. Sélectionnez également le pays dans lequel ces personnes utiliseront Office 365. Rappelez-vous que si certains membres de votre organisation utiliseront Office 365 dans un autre pays, créez une feuille de calcul distincte avec leurs noms et exécutez l’Assistant Ajouter des utilisateurs en bloc pour les ajouter.

    Étape 3 de l’Assistant Ajouter des utilisateurs en bloc - Paramètres

  9. La page Attribuer des licences indique le nombre de licences disponibles.

    Étape 4 de l’Assistant Ajouter des utilisateurs en bloc - Licences

    Vous pouvez sélectionner Acheter de nouvelles licences, mais vous quitterez alors l’Assistant Ajouter des utilisateurs en bloc et accéderez à la facturation dans le portail d’administration Office 365. Après avoir acheté d’autres licences, vous devez patienter quelques minutes que la commande soit traitée, puis exécuter l’Assistant Ajouter des utilisateurs en bloc depuis le début.

    Si vous n’achetez pas d’autres licences, les comptes ne seront pas créés pour toutes les personnes figurant dans votre feuille de calcul.

    Dans cet exemple, nous n’achetons pas d’autres licences et continuons avec l’Assistant Ajouter des utilisateurs en bloc.

  10. Dans l’étape 5 (Envoyer les résultats), tapez les adresses de messagerie dont vous voulez recevoir un message répertoriant tous les noms d’utilisateur Office 365 et mots de passe temporaires pour les personnes figurant dans la feuille de calcul.

    Étape 5 de l’Assistant Ajouter des utilisateurs en bloc - Envoyer les résultats

    Le message suivant est envoyé à toutes les adresses de messagerie que vous avez spécifiées à l’étape 5 (Envoyer les résultats). Ce message indique les comptes qui ont été créés. Notez qu’aucun compte n’a été créé pour certaines personnes, car les licences n’étaient pas suffisantes.

    Courrier électronique d’exemple avec les informations d’identification d’un utilisateur

    Vous pouvez acheter d’autres licences ultérieurement et réexécuter l’Assistant Ajouter des utilisateurs en bloc avec la même feuille de calcul. L’Assistant ignore les utilisateurs qui ont déjà des comptes. Le rapport de résultats inclura la mention « Nom d’utilisateur dupliqué ». Celle-ci indique qu’une personne dotée de ces informations possède déjà un compte.

  11. La page finale de l’Assistant Ajouter des utilisateurs en bloc répertorie les noms d’utilisateur et mots de passe temporaires, comme illustré dans la figure suivante.

    Étape 6 de l’Assistant Ajouter des utilisateurs en bloc - Envoyer les résultats

  12. Une fois que vous avez ajouté des utilisateurs à Office 365, vous devez leur communiquer leurs informations de compte Office 365. Utilisez le processus normal pour communiquer les nouveaux mots de passe, et incluez les références à l’espace Formations Office 365. L’espace Formations propose de courts guides pour aider les utilisateurs à devenir opérationnels.

Étapes suivantes

  1. (Facultatif) Attribuer des rôles d’administrateur. Une fois que vous avez créé les comptes pour vos utilisateurs, selon la taille de votre organisation, il est possible que vous vouliez attribuer à plusieurs personnes les rôles d’administrateur afin qu’elles puissent effectuer les tâches associées (par exemple, réinitialiser les mots de passe d’utilisateur et attribuer des licences).

  2. (Facultatif) Migrer le courrier électronique vers Office 365. Vous pouvez copier ou importer les messages électroniques, les contacts et les informations de calendrier dans le compte Office 365 pour les entreprises de vos utilisateurs à partir d’autres comptes. Il s’agit d’une opération difficile.

Plus d’informations sur l’ajout de plusieurs utilisateurs à Office 365

Qu’est-ce que le format CSV ?

Un fichier CSV inclut des valeurs séparées par des virgules. Vous pouvez créer ou modifier un fichier comme celui-ci avec un éditeur de texte ou un tableur comme Excel.

Vous pouvez télécharger cet exemple de feuille de calcul pour commencer. Rappelez-vous qu’Office 365 nécessite des en-têtes de colonne dans la première ligne, aussi ne les remplacez pas par d’autres informations.

Enregistrez le fichier avec un nouveau nom et spécifiez le format CSV.

Image expliquant comment enregistrer un fichier au format CSV dans Excel

Une fois le fichier enregistré, il est probable qu’un message indiquant que certaines fonctionnalités de votre classeur seront perdues si vous enregistrez le fichier au format CSV s’affiche. Ceci est normal. Cliquez sur Oui pour continuer.

Image de l’invite rencontrée dans Excel vous demandant si vous voulez vraiment enregistrer le fichier au format CSV

Conseils pour la mise en forme de votre feuille de calcul afin d’ajouter plusieurs utilisateurs à Office 365

  • Ai-je besoin des mêmes en-têtes de colonne que dans l’exemple de feuille de calcul ? Oui. La première ligne de l’exemple de feuille de calcul inclut les en-têtes de colonne. Ces en-têtes sont obligatoires. Pour chaque utilisateur que vous voulez ajouter à Office 365, créez une ligne sous l’en-tête. Si vous ajoutez, modifiez ou supprimez l’un des en-têtes de colonne, il est possible qu’Office 365 ne puisse pas créer des utilisateurs à partir des informations du fichier.

  • Que faire si je n’ai pas toutes les informations requises pour chaque utilisateur ? Le nom de l’utilisateur et le nom d’affichage sont obligatoires. Vous ne pouvez pas ajouter un nouvel utilisateur sans ces informations. S’il vous manque d’autres informations, par exemple le numéro de télécopie, vous pouvez insérer un espace suivi d’une virgule pour indiquer que le champ est vide.

  • Quelle peut être la taille minimale ou maximale d’une feuille de calcul ? La feuille de calcul doit comporter au moins deux lignes. La première contient les en-têtes des colonnes (étiquette de colonne des données utilisateur) et la seconde contient les données de l’utilisateur. Vous ne pouvez pas avoir plus de 251 lignes. Si vous devez importer plus de 250 utilisateurs, vous pouvez créer plusieurs feuilles de calcul.

  • Quelles langues puis-je utiliser ? Lorsque vous créez une feuille de calcul, vous pouvez saisir les étiquettes de colonne des données utilisateur dans n’importe quelle langue ou n’importe quel jeu de caractères, mais vous ne pouvez pas modifier l’ordre des étiquettes tel qu’il est indiqué dans l’exemple. Vous pouvez ensuite renseigner les champs à l’aide de n’importe quelle langue ou n’importe quel jeu de caractères, puis enregistrer votre fichier au format Unicode ou UTF-8.

  • Que dois-je faire si j’ajoute des utilisateurs de régions ou de pays différents ? Créez une feuille de calcul distincte pour chaque zone. Vous devez exécuter l’Assistant Ajouter des utilisateurs en bloc avec chaque feuille de calcul, et donner ainsi un seul emplacement à tous les utilisateurs inclus dans le fichier que vous utilisez.

  • Le nombre de caractères que je peux utiliser est-il limité ? Le tableau suivant indique les étiquettes de colonne des données utilisateur et le nombre maximal de caractères autorisés pour chacune d’elles dans l’exemple de feuille de calcul.

Étiquette de colonne des données utilisateur

Longueur de caractères maximale

Nom d’utilisateur (requis)

79 avec le symbole arobase (@), au format nom@domaine.<extension>. L’alias de l’utilisateur ne peut pas dépasser 30 caractères, et le nom de domaine 48 caractères.

Prénom

64

Nom

64

Nom d’affichage (requis)

256

Fonction

64

Service

64

Numéro du bureau

128

Téléphone (bureau)

64

Téléphone mobile

64

Télécopie

64

Adresse

1 023

Ville

128

Département ou région

128

Code postal

40

Pays ou région

128

Résolution des problèmes rencontrés lors de l’ajout d’utilisateurs à Office 365

  • Vérifiez que la feuille de calcul est correctement mise en forme. Examinez les en-têtes des colonnes pour vous assurer qu’ils correspondent à ceux de l’exemple de fichier. Veillez à respecter le nombre de caractères autorisés et assurez-vous que chaque champ est séparé par une virgule.

  • Si les nouveaux utilisateurs n’apparaissent pas tout de suite dans Office 365, patientez quelques minutes. La répercussion des modifications dans tous les services d’Office 365 peut prendre du temps.

S’applique à : Office 365 End User, Office 365 Small Business Admin, Office 365 operated by 21Vianet - Admin, Office 365 Admin



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