Stocker des informations sur vos comptes dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Un Compte est une société ou une organisation avec laquelle vous effectuez des opérations commerciales. Un compte peut également être un client dans une entreprise de service, par exemple un cabinet de dentiste. Vous pouvez utiliser des enregistrements Compte pour organiser et stocker des informations relatives aux sociétés et organisations avec lesquelles vous entretenez des relations commerciales.

Cet article explique comment compléter et modifier le formulaire Compte.

Que voulez-vous faire ?

Modifier des enregistrements Compte

Créer un compte à partir d’un enregistrement Contact professionnel

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Vous pouvez effectuer les opérations suivantes avec les enregistrements Compte :

  • Les ajouter ou les importer.

  • Les affecter à un employé ou à un collègue.

  • Lier des comptes professionnels et d’autres types d’enregistrements.
    Un enregistrement Compte énumère les éléments de l’historique des communications de chaque contact professionnel qui y est lié, en plus d’énumérer son propre historique des communications.
    Cela vous permet d’avoir toutes les informations relatives à un compte dans un enregistrement. Par exemple, si vous travaillez avec deux contacts professionnels différents travaillant pour la même société, vous pouvez lier les deux contacts professionnels à un enregistrement Compte. L’enregistrement Compte répertorie l’historique des communications de ces deux contacts professionnels.

    Remarque   Les enregistrements Compte et Contact professionnel ne doivent pas être liés à d’autres enregistrements. Toutefois, la plupart des autres types d’enregistrements, à l’exception des activités de marketing et des tâches de projet, doivent être liés à un compte ou un contact professionnel.

  • Liez les éléments de l’historique des communications à des enregistrements Compte pour effectuer le suivi des communications et des éléments associés au compte, tels que vos appels téléphoniques, les messages électroniques, les fichiers et les rendez-vous.

    Conseil   Vous pouvez lier automatiquement des messages électroniques à des enregistrements Compte. Pour plus d’informations, voir Lier et suivre des messages électroniques dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  • Modifiez les informations dans des enregistrements Compte.

  • Personnalisez le formulaire Compte en ajoutant ou en supprimant des champs et des éléments dans les listes de champs.

    Conseil   Vous pouvez également créer des types d’enregistrements personnalisés qui sont basés sur le formulaire Compte.

    Pour plus d’informations sur la personnalisation des formulaires ou la création d’autres formulaires pour stocker vos informations professionnelles, voir Créer et personnaliser les types et les listes d’enregistrements.

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Ouvrir un formulaire Compte

Vous pouvez ajouter manuellement un nouvel enregistrement Compte en tapant des informations dans le formulaire, ou vous pouvez importer l’enregistrement à partir d’un autre programme, tel qu’ACT! ou Microsoft Excel. Pour plus d’informations sur l’importation des comptes et autres enregistrements, voir Importer vos données dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Il ne faut que quelques instants pour ouvrir un formulaire de compte vierge et entrer quelques données clés relatives à un nouveau compte. L’enregistrement du formulaire crée le nouvel enregistrement Compte. Ultérieurement, lorsque vous développez votre relation avec le compte, vous pouvez rouvrir l’enregistrement et ajouter plus de détails.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion des contacts.
    L’onglet Comptes est sélectionné.

  2. Sur le ruban, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau compte.

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Remplir un formulaire Compte

Le formulaire Compte inclut trois pages : Général, Détails et Historique. Chaque page contient une ou plusieurs sections.

Vous pouvez entrer autant ou aussi peu d’informations que vous le souhaitez dans les champs. Le seul champ qui est obligatoire pour vous permettre de sauvegarder l’enregistrement est le champ Nom du compte dans la page Général.

Remarque   Vous pouvez personnaliser le formulaire en déplaçant des sections et des champs, en renommant des champs et des pages, et en ajoutant des éléments aux listes. Pour plus d’informations sur la personnalisation des formulaires, voir Créer et personnaliser les types et les listes d’enregistrements.

Page Général

        Section Compte

  1. Entrez le nom du compte et le nom du bureau où se trouve la personne.
    Cela peut être le numéro du bureau ou il peut s’agir de Paris, car le compte se trouve dans le bureau de Paris, au Texas.

  1. Affectez le compte à un collègue ou un employé.    Cliquez sur le nom dans la liste Affecté à.

    Remarque   Les noms dans la liste Affecté à correspondent aux employés avec lesquels vous avez partagé votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d’informations sur le partage, voir Partager vos données du Gestionnaire de contacts professionnels avec d’autres utilisateurs.

    Sections Internet, Numéros de téléphone et Adresses

  2. Entrez les adresses de messagerie et de page web, les numéros de téléphone et l’adresse professionnelle.
    Une flèche à côté du nom d’un champ (tel que Adresse de messagerie) indique que vous pouvez effectuer plusieurs entrées dans le champ.

    Conseil   Si vous entrez plusieurs adresses pour un compte, activez la case à cocher Il s’agit de l’adresse postale pour établir l’adresse utilisée pendant une opération de fusion et publipostage.

    Section Informations sources

  3. Dans la section Informations sources, entrez des informations dans les champs suivants :

    • Source     Cliquez sur la méthode ou l’action, par exemple Référence externe, grâce à laquelle ce compte a eu connaissance de votre entreprise.

    • Initié par     Cliquez sur ce bouton pour sélectionner l’activité marketing ou la personne (par exemple, un prospect) qui vous a mis en relation avec ce compte.

      Conseil   La saisie du nom d’une activité marketing permet au Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook de suivre le type et le nombre d’enregistrements résultant de l’activité. Cette action lie également l’enregistrement d’activité marketing au compte. Pour plus d’informations sur les activités de marketing, voir Commercialiser vos produits et services dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

      Section Contacts associés

Liez des contacts professionnels à un compte.     Ajoutez les contacts professionnels ou les prospects qui sont associés au compte. L’historique des communications de chaque contact professionnel et prospect figure également dans la page Historique du compte.

  1. Cliquez sur Ajouter.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionnez les contacts professionnels à associer à ce compte, procédez comme suit :

    1. Dans la liste Type d’élément, cliquez sur Tous les types de contacts professionnels (qui inclut à la fois des contacts professionnels et des prospects), sur Contacts professionnels ou sur Prospects.

      Remarque   Le formulaire Prospect est un contact professionnel personnalisé, car il est basé sur le formulaire Contact professionnel.

    2. Cliquez sur les types de contacts professionnels que vous souhaitez associer à l’enregistrement Compte, puis sur OK.

      Comment puis-je sélectionner plusieurs enregistrements ?

      Pour sélectionner des enregistrements qui se suivent, appuyez sur la touche Maj, puis cliquez sur le premier et le dernier enregistrement du groupe que vous souhaitez ajouter. Pour sélectionner des enregistrements qui ne se suivent pas, appuyez sur la touche Ctrl, puis cliquez sur chaque enregistrement individuellement. Pour sélectionner tous les enregistrements, cliquez sur l’un d’entre eux, puis appuyez sur Ctrl+A.

  3. Par défaut, le premier contact professionnel de la liste est désigné en tant que contact professionnel principal, à savoir la personne avec laquelle vous travaillez la plupart du temps. Pour sélectionner un autre contact professionnel principal, cliquez sur Principal.

  4. Supprimer le lien d’un contact professionnel.     Pour supprimer le lien d’un contact professionnel à un compte, dans la section Contacts associés, cliquez sur le contact professionnel, puis sur Supprimer.

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Page Détails

Section Informations sur l’entreprise

  1. Entrez des informations sur la société ou le client, telles que le numéro de compte interne de votre société pour le compte, le montant des revenus et le nombre d’employés.

    Section Classification

    La case à cocher Actif est activée par défaut. Actif indique que la société continue d’entretenir des relations commerciales avec votre entreprise.

    Conseil   Vous pouvez également activer ou désactiver la case à cocher Actif dans la page Général d’un formulaire Compte. Dans le Ruban, dans le groupe Balises, cliquez sur le bouton Inactif. Si le bouton Inactif est sélectionné, la case à cocher Actif est désactivée.

  2. Évaluez la société en cliquant sur l’une des options dans la zone Évaluation du compte. L’évaluation peut être liée au fait que la société paie ses factures en temps et en heure.

  3. Cliquez sur le Statut de paiement du compte.

  4. Cliquez sur un centre d’intérêt.

    Section Communication

  5. Cliquez sur le mode de communication préféré du compte.

    Activez les cases à cocher Ne pas contacter par téléphone, Ne pas envoyer de télécopie, Ne pas envoyer de courrier électronique ou Ne pas envoyer de lettre pour spécifier les modes de communication à utiliser pour ce compte.

    Section Commentaires

  6. Dans la section Commentaires, tapez des notes, collez des commentaires provenant d’autres fichiers, ou joignez des fichiers ou des éléments Outlook.

  7. Il peut s’avérer utile d’indiquer le moment où vous avez saisi un commentaire. Cliquez sur Ajouter horodatage pour enregistrer la date et l’heure de chaque entrée.

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Page Historique

  1. Dans le Ruban, dans le groupe Afficher, cliquez sur Historique pour afficher la page Historique.

  2. Ajoutez ou affichez des éléments d’historique des communications tels que des messages électroniques, des notes professionnelles ou des rendez-vous.

    Comment ajouter un élément d’historique des communications ?

    1. Sous Historique des communications, cliquez sur Nouveau, puis sur le type d’élément que vous souhaitez ajouter.

    2. Tapez les informations dans le formulaire, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

      Pour plus d’informations sur les éléments de l’historique des communications, voir Suivi des communications avec les clients dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  3. Si vous recherchez un élément particulier, vous pouvez effectuer une recherche dans la liste des éléments de l’historique des communications ou filtrer cette dernière.

    1. Comment effectuer des recherches dans la liste des éléments de l’historique des communications ?

      • Dans la zone Recherche, tapez les informations que vous recherchez, puis cliquez sur le bouton Rechercher Icône de recherche.

        Remarque   La recherche porte uniquement sur les champs Objet et Lié à. Pour répertorier tous les éléments d’un certain type, tels que les messages électroniques, utilisez un filtre.

    2. Comment filtrer la liste des éléments de l’historique des communications ?

      • Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Affichage.

      • Dans le groupe Filtre, effectuez l’une des opérations suivantes :

  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Modifier des enregistrements Compte

Vous pouvez ouvrir un enregistrement Compte pour ajouter ou modifier des informations ou pour voir les éléments de l’historique des communications qui sont liés à ou hérités à partir d’autres enregistrements liés au compte.

Remarque   Si un élément de l’historique des communications est répertorié plusieurs fois sur la page Historique, cela signifie que l’élément est lié à plusieurs enregistrements.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion des contacts.

  2. Sous l’onglet Comptes, double-cliquez sur un enregistrement Compte pour l’ouvrir et le modifier.

  3. Ajoutez ou modifiez des informations comme bon vous semble.

    Conseil   Si vous disposez d’une adresse de messagerie pour le compte, vous pouvez vérifier que les messages électroniques en direction et en provenance du compte sont automatiquement inclus dans l’historique des communications de l’enregistrement. Dans le groupe Modifier, cliquez sur Suivi du courrier électronique, puis sur Gérer la liaison et le suivi. Activez la case à cocher correspondant à l’adresse de messagerie du compte, puis cliquez sur OK. Pour plus d’informations sur la liaison automatique des messages électroniques à des enregistrements, voir Lier et suivre des messages électroniques dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Catégoriser les comptes

Une catégorie est une couleur, un mot ou une phrase que vous associez à un enregistrement Compte pour vous aider à parcourir, trier, filtrer ou regrouper les enregistrements associés. Par exemple, vous pouvez assigner la couleur rouge à tous les comptes qui ont effectué des achats pour un total d’au moins 5 000 € au trimestre passé.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion des contacts.

  2. Sous l’onglet Comptes, cliquez sur l’enregistrement que vous souhaitez catégoriser.

    Comment puis-je sélectionner plusieurs enregistrements ?

    Pour sélectionner des enregistrements qui se suivent, appuyez sur la touche Maj, puis cliquez sur le premier et le dernier enregistrement du groupe que vous souhaitez ajouter. Pour sélectionner des enregistrements qui ne se suivent pas, appuyez sur la touche Ctrl, puis cliquez sur chaque enregistrement individuellement. Pour sélectionner tous les enregistrements, cliquez sur l’un d’entre eux, puis appuyez sur Ctrl+A.

  3. Dans le groupe Balises du Ruban, cliquez sur Catégoriser, puis sur la catégorie de votre choix.

    Remarque   Les catégories que vous attribuez à des enregistrements ne sont visibles pour aucun des autres utilisateurs de votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels. Les catégories sont prévues pour une utilisation personnelle.

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Créer un compte à partir d’un enregistrement Contact professionnel

Utilisez la procédure suivante pour créer un compte à partir d’un enregistrement Contact professionnel. Le processus lie également le contact professionnel au nouvel enregistrement Compte ou lie le contact professionnel à un autre enregistrement Compte.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion des contacts.

  2. Cliquez sur l’onglet Contact professionnel, puis double-cliquez sur le contact professionnel que vous souhaitez utiliser pour créer un enregistrement Compte.

  3. Dans le Ruban, dans le groupe Modifier, cliquez sur Compte lié, puis sur Nouveau compte.

  4. Dans l’enregistrement Compte, entrez un nom de compte.

    Les autres champs, tels que le numéro de téléphone professionnel et l’adresse du bureau contiennent des informations provenant de l’enregistrement Contact professionnel.

  5. Si nécessaire, entrez des données supplémentaires dans le formulaire Compte.

  6. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour fermer l’enregistrement Compte.

    Le contact professionnel est automatiquement lié au nouvel enregistrement compte. L’enregistrement Compte n’affichera le nom du contact professionnel qu’une fois que vous ouvrirez à nouveau l’enregistrement Compte.

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S’applique à : Outlook 2013, Outlook 2010



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