Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : configuration personnalisée d'Outlook

Cet article fait partie d’une série intitulée Meilleures pratiques pour Outlook pour Mac 2011. Pour en savoir plus sur les différentes parties de la série, consultez les liens de la rubrique Voir aussi située en bas de la page.

Configurer Outlook pour Mac 2011 : la mise en page

La première étape de ces meilleures pratiques consiste à configurer un système pour optimiser votre utilisation d’Outlook pour Mac 2011. Il est recommandé d’avoir :

Pour plus d’informations sur la configuration de la mise en page recommandée, consultez la section FAQ située à la fin de cet article.

Dossiers

Il est recommandé d’avoir :

  • Une boîte de réception pour les messages que vous devez traiter. Votre boîte de réception est destinée aux messages qui vous sont envoyés directement ou potentiellement importants. Si vous recevez souvent des messages échangés de nombreuses fois par différentes personnes, activez l’affichage par conversation. Dans le cas contraire, utilisez la disposition par date (disposition par défaut).

  • Un dossier de référence unique, sous la boîte de réception, pour tous les documents de référence que vous pourriez avoir à consulter plus tard. Aucun élément n’est classé automatiquement (par exemple, selon une règle) dans ce dossier. Nommez ce dossier 1-Référence. (le 1- permet de le placer en tête de liste des dossiers de la boîte de réception.) Ce dossier est créé sous la boîte de réception, de sorte que vous pouvez réduire celle-ci et la supprimer de l’affichage.

    Remarque   Si ce dossier devient trop volumineux (10 000 éléments ou plus), Outlook pour Mac 2011 peut être ralenti lorsque vous y accédez.

  • Un dossier pour les messages professionnels, privés et personnels. En plaçant vos messages personnels et professionnels dans des dossiers séparés, vous n’avez pas à vous soucier de ce que pourrait voir une personne tierce à côté de vous. Nommez ce dossier 2-Personnel.

    Les responsables peuvent également créer un dossier consacré aux retours de leurs équipes nommé 3-Gestion.

  • Un ensemble de dossiers pour les messages de groupe de contacts. Tous les messages envoyés à des groupes de contacts (également appelés serveurs de liste, listes de diffusion ou listes de distribution) ne doivent pas toujours impérativement être lus. Cet ensemble de dossiers constitue un référentiel pour tous les messages de groupe de contacts qui ne sont pas automatiquement envoyés à votre boîte de réception. Créez un dossier unique de niveau supérieur sous votre boîte de réception appelé Groupes de contacts, puis créez un sous-dossier pour chaque thème. Un dossier par groupe de contacts est généralement suffisant. Toutefois, si vous appartenez à plusieurs groupes de contacts liés, il est préférable que tous les messages arrivent dans un même dossier. Réduisez le dossier de groupe de contacts de niveau supérieur de manière à ne pas être distrait par les messages non lus susceptibles d’arriver dans les dossiers situés en dessous.

    Remarque    Si vous devez impérativement lire tous les messages d’un groupe de contacts, ne créez pas de dossier spécial. Ces messages doivent arriver directement dans votre boîte de réception.

Dossiers virtuels   

Les dossiers virtuels, également appelés dossiers de recherche, permettent de recueillir des informations à partir de différents dossiers de messagerie. Ils sont particulièrement utiles lorsque vous devez rassembler des informations enregistrées dans différents dossiers (par exemple, lorsque vous préparez une réunion trimestrielle).

Dossiers virtuels

Si vous recevez un grand nombre de messages (plus de 200 messages par jour), les dossiers de recherche peuvent vous aider à analyser les messages provenant d’expéditeurs différents.

Pour plus d’informations sur la configuration des dossiers virtuels, consultez la section FAQ située à la fin de cet article.

Règles

L’organisation de votre messagerie Outlook a pour but de réduire la quantité d’éléments indésirables dans votre boîte de réception et de faire ressortir les éléments importants. Dans cette optique, les règles vous permettent notamment de déplacer les messages dans des dossiers en fonction de critères que vous définissez. Les règles filtrent les messages entrants pour n’afficher que les éléments importants.

Il est recommandé de configurer les règles suivantes (pour connaître la procédure, voir la section FAQ à la fin de cet article) :

  • À : Moi    : tout message envoyé directement à vous ou sur lequel vous apparaissez en copie arrive dans la boîte de réception et n’est pas traité par d’autres règles, même s’il est également envoyé à un groupe de contacts.

  • Groupes de contacts    : tout message envoyé à un groupe de contacts est envoyé à un dossier de groupe de contacts, sauf si ses mots clés indiquent qu’il est important pour vous, auquel cas il est envoyé à votre boîte de réception. Les groupes de contacts similaires doivent utiliser les mêmes règles et être classés dans le même dossier. Si vous êtes membre d’un groupe de contacts dont vous devez impérativement lire tous les messages, ne créez pas de règle spéciale. Tous les messages que vous devez lire doivent arriver directement dans votre boîte de réception.

Notifications

Si vous recevez un grand nombre de messages ou si vous êtes facilement distrait par la notification sonore des messages entrants, nous vous recommandons de désactiver les options suivantes :

  • les alertes de message entrant

  • l’icône Outlook pour Mac rebondissante du Dock

    Icône Outlook 2011 du Dock

  • le son qui accompagne tous les paramètres ci-dessus

Pour modifier ces paramètres, dans le menu Outlook, cliquez sur Préférences, puis sur Notifications et sons. Sous Réception des messages, décochez toutes les cases.

Réception des messages

Catégories

Les catégories dans Outlook pour Mac 2011 vous permettent de gérer les différents éléments de différentes manières. Nous vous recommandons de créer trois types de catégories principaux :

  • Projet (peut inclure des personnes)

  • Sujet

  • Lieu ou activité

Les catégories ne sont pas obligatoires pour ce système, mais elles vous simplifient grandement la tâche si vous vous obligez à les utiliser. Elles peuvent par exemple vous permettre d’identifier plus aisément ce que vous pouvez faire, et de regrouper les tâches similaires de manière à toutes les exécuter à la fois.

Pour créer des catégories, procédez comme suit :

  • Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Classer, puis sur Ajouter.

Nous vous recommandons de créer une catégorie pour :

  • Chacun de vos collaborateurs directs et votre responsable pour les éléments à revoir lors de votre prochaine rencontre (par exemple, une catégorie 1:1 Responsable).

  • Chaque lieu ou type d’activité principal, de manière à pouvoir effectuer des actions en bloc (fonctionnalité très utile dans la gestion de vos tâches), par exemple :

    @Trajet     pour les tâches que vous pouvez effectuer en revenant du travail.

    @Messagerie     pour les tâches impliquant des messages électroniques, réunions ou tout autre aspect d’Outlook pour Mac 2011.

    @Maison     pour les tâches que vous pouvez effectuer uniquement à la maison.

    @Réunion     pour les éléments dont vous avez besoin pour préparer une réunion.

    @Hors connexion     pour les tâches que vous n’effectuez pas devant votre ordinateur, comme les photocopies.

    @En ligne     pour les tâches que vous ne pouvez effectuer qu’en ligne ou via un navigateur web.

    @Téléphone     pour les appels à émettre ou recevoir.

    @Lecture     pour les tâches qui impliquent la lecture uniquement (pas de réponse). Cette catégorie est utile pour les longs messages ou les pièces jointes que vous devez lire, mais auxquels vous ne pouvez pas accéder immédiatement.

    @En attente     pour les messages ou les tâches pour lesquels vous attendez une réponse, mais qui n’exigent aucune autre action particulière de votre part.

    Catégories Outlook

    Remarque   Le symbole @ vous permet de faire ressortir les catégories dans la liste. Le fait de placer le signe @ devant certaines catégories permet de les faire figurer en haut de la liste, et vous rappelle où vous devez être lorsque vous effectuez la tâche en question (par exemple, @Téléphone, « au téléphone »).

  • Chaque sujet ou projet important, pour pouvoir retrouver facilement les messages relatifs à un sujet donné, notamment si aucun mot dans l’objet ou le corps du message ne permet de le faire apparaître dans une recherche.

  • Les éléments importants qui doivent être exécutés le jour même et qui ne peuvent pas être repoussés.

    Remarque   Vous pouvez appliquer différentes catégories à un seul élément (contrairement au classement, car les éléments classés ne peuvent figurer que dans un seul dossier). Par exemple, un message important dont vous voulez discuter avec votre responsable avant de répondre pourrait figurer à la fois dans la catégorie @Messagerie et la catégorie 1:1 Responsable.

Vous constaterez que les catégories permettent d’effectuer des recherches plus efficaces et de préparer vos réunions.

Remarque   Prenez garde aux catégories auxquelles vous affectez vos messages sortants, car elles peuvent apparaître à vos destinataires . Si vos destinataires n’utilisent pas Outlook pour Mac 2011 ou Exchange Server 2010, ils pourront voir les catégories que vous avez définies.

Voir aussi

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : gestion optimale du temps

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : 4 options pour dompter votre boîte de réception

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : gestion du temps et révision journalière

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : travaillez à l’aide de la vue Tâches

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : recherche d’un message spécifique

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : la rédaction d’un message réussi

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : calendriers et réunions

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : forum aux questions

S’applique à : Outlook for Mac 2011



Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Oui Non

Comment pouvons-nous nous améliorer ?

255 caractères restants

Afin de protéger votre vie privée, n’indiquez aucune information de contact dans vos commentaires. Lisez notre déclaration de confidentialité.

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Ressources de support

Changer la langue