Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

Vue d’ensemble

Document avec deux lignes de signature

Votre organisation utilise-t-elle un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Avez-vous besoin que vos employés signent des fichiers ? Si tel est le cas, vous devriez apprendre à utiliser le flux de travail Collecte des signatures. Ce flux de travail vous permet de rassembler des signatures pour un fichier, rapidement et facilement.

Vous n’avez pas encore Office 2007 ? Vous pouvez télécharger une version d’évaluation gratuite de 60 jours ou l’acheter maintenant.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • Savoir pourquoi vous devriez utiliser le flux de travail Collecte des signatures.

  • Préparer un fichier pour le flux de travail Collecte des signatures.

  • Savoir ce qu’il se passe pendant l’exécution du flux de travail, et découvrir comment cela apparaît une fois le flux de travail terminé.

Ce cours comprend :

  • Une leçon d’autoformation.

  • un test rapide (non noté) à la fin de chaque leçon ;

  • un aide-mémoire que vous pouvez extraire du cours.

Vous devez connaître la définition des flux de travail et les concepts de base sur lesquels ils reposent. Si ce n’est pas le cas, suivez le cours Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Votre organisation utilise-t-elle un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Avez-vous besoin que vos employés signent des fichiers ? Si tel est le cas, vous devriez apprendre à utiliser le flux de travail Collecte des signatures. Ce flux de travail vous permet de rassembler des signatures pour un fichier, rapidement et facilement.

Pour en savoir plus sur ce cours, voir les rubriques Objectifs et À propos de ce cours, ou consultez la table des matières. Cliquez ensuite sur Suivant pour commencer la première leçon.

Comment collecter des signatures

Personne irritée courant d’un bureau à un autre

Fini la tournée des bureaux pour récolter des signatures !

Avez-vous besoin pour votre activité professionnelle de faire signer des fichiers par vos employés ? Faites-vous régulièrement la tournée des bureaux pour leur demander de signer des documents ? Vous pouvez, par exemple, si vous êtes directeur, demander à vos subordonnés de signer leur formulaire d’évaluation. Ou, vous pouvez leur demander une signature pour marquer leur accord sur leurs frais.

Plutôt que de courir dans les couloirs, pourquoi ne pas utiliser le flux de travail Collecte des signatures ? Ce flux de travail vous permet de collecter des signatures numériques pour un fichier stocké sur un site SharePoint Server 2007.

Qu’est-ce qu’une signature numérique ? Vous le saurez dans la page suivante.

Qu’est-ce qu’une signature numérique ?

Feuille de calcul du budget de la conférence avec trois signatures numériques dans le bas de Karina Leal, David Galvin et Dan Park

Trois signatures numériques.

Une signature numérique est une signature tapée qu’une personne peut ajouter à un fichier. C’est la même chose que lorsque vous signez avec un stylo, à la différence que vous signez le fichier électroniquement en tapant sur le clavier.

Dans cet exemple, Karina Leal, planificatrice d’événements, a créé un budget pour une prochaine conférence. Elle a signé le fichier pour accepter le montant des dépenses prévues. Par ailleurs, elle a obtenu les signatures de David et de Dan, puisqu’ils doivent avaliser toutes ses dépenses.

Mais, me direz-vous, quelle est la valeur exécutoire de ces signatures ? Cela dépend de plusieurs choses. La société de Karina peut avoir établi certaines règles ou conséquences si un document est signé sans être exécuté. Mais ce sont avant tout les juridictions locales qui dictent la valeur exécutoire de ces signatures. Renseignez-vous auprès de votre responsable et de votre service juridique pour en savoir plus.

Conseil    Si vous disposez d’un Tablet PC, vous pouvez signer manuellement. Ou, vous pouvez insérer une image de votre signature manuscrite. Vous trouverez des informations détaillées dans l’Aide-mémoire à la fin de ce cours.

Qu’ont les signatures numériques de si particulier ?

Signature de Karina Leal, avec un certificat numérique sous-jacent sur lequel figurent son nom, le nom de la société et les dates de validité

Derrière chaque signature numérique se cache un certificat numérique.

Une signature numérique n’est pas qu’une simple case dans laquelle est tapé le nom d’une personne. En coulisses, associé à cette signature, se trouve un certificat numérique. Un certificat numérique accompagne toute signature numérique. C’est un moyen de prouver l’identité de la signature. Les certificats sont émis par une autorité de certification et, comme les permis de conduire, ils peuvent expirer ou être révoqués.

Il existe différents moyens de vérifier une signature afin de déterminer sa validité. Pour en savoir plus, consultez l’Aide-mémoire à la fin de ce cours.

Qu’ont les signatures numériques de si particulier (suite) ?

Fichier Excel  portant l’étiquette "Lecture seule" en haut du document

Dès qu’une personne a signé le fichier, celui-ci passe en lecture seule.

Voici un autre élément important à savoir à propos des signatures numériques et des fichiers. Dès qu’une personne signe le fichier, celui-ci passe en lecture seule. Par la suite, d’autres signatures pourront s’ajouter, mais aucune modification ne pourra être effectuée dans le fichier. Ceci permet de garantir que la première personne signe le même document que les autres signataires.

Important    Les signatures numériques Microsoft Office associent la familiarité de l’expérience d’une signature sur papier au confort du format numérique. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de vérifier l’intégrité d’un document, mais sa valeur légale peut varier selon les juridictions. Par conséquent, Microsoft ne peut pas garantir la valeur légale et exécutoire d’une signature numérique.

Où se procurer un certificat numérique ?

Personne se demandant où elle peut se procurer un certificat numérique

Vous ne savez pas où vous procurer un certificat numérique ?

Où se procurer un certificat numérique ? Généralement, votre service informatique vous a fait établir un certificat sur votre ordinateur, de sorte que dans la plupart des cas, vous n’avez rien à faire de plus ; il suffit de signer le fichier et le certificat sera automatiquement associé à ce dernier. En revanche, si vous n’avez pas de certificat, vous devez en obtenir un si vous souhaitez signer un fichier. Nous vous expliquons comment faire, plus loin dans ce cours.

Préparation

Zone Word 2007, zone Excel 2007

Word 2007 et Excel 2007.

Sachez que les signatures décrites dans ce cours fonctionnent uniquement dans Word 2007 et Excel 2007. Vous allez découvrir l’ensemble du processus dans Excel 2007, mais ne vous inquiétez pas puisqu’il est identique dans Word 2007.

Préparer le fichier pour les signatures

Onglet Insertion, bouton Ligne de signature

Exemple animé de la préparation d’un fichier pour des signatures.

Nous arrivons maintenant au cœur du sujet : comment insérer des signatures dans un fichier. Avant de pouvoir collecter les signatures, Karina doit préparer ce fichier. Tout d’abord, elle doit ajouter trois lignes de signature vides au fichier, de sorte à prévoir les emplacements pour les trois signatures : la sienne, celle de David et celle de Dan. Cliquez sur Lire au-dessus de cette illustration pour voir en animation comment elle procède.

Description de l’animation :

Karina insère le curseur dans le fichier. Elle clique sur l’onglet Insertion, puis clique sur Ligne de signature.

Elle tape son nom, sa fonction, son adresse de messagerie.

Elle fait de même pour David Galvin et Dan Park.

Ensuite, elle enregistre le fichier.

Signer un fichier soi-même

Fichier Excel avec l’étiquette Lecture seule en haut du fichier

Exemple animé de Karina qui signe le fichier avant de démarrer le flux de travail.

Il y a autre chose que Karina Leal doit faire avant de démarrer le flux de travail : c’est de signer sa ligne de signature. Ainsi, le fichier sera en Lecture seule pour tous les autres utilisateurs à partir de ce stade. Ceci lui permet de s’assurer que le fichier ne sera pas modifié entre le moment où elle le signe et celui où David et Dan le signent. Cliquez sur Lire au-dessus de l’illustration pour voir comment elle procède.

Description de l’animation :

Karina double-clique sur sa ligne de signature, puis tape son nom à la place de la croix (X).

Elle clique sur OK.

Le fichier est alors étiqueté Lecture seule dans sa barre de titre.

Fonctionnement détaillé

Bouton Démarrer de la Collecte de signatures

Exemple animé du flux de travail de collecte des signatures en cours d’exécution.

Il est temps de démarrer le flux de travail afin de collecter les deux autres signatures. Le démarrage de ce flux de travail est différent du démarrage des deux autres. En effet, vous devez le démarrer dans le programme que vous utilisez. Cliquez sur Lire pour voir comment Karina démarre ce flux de travail et ce qu’il se passe pour les personnes impliquées.

Description de l’animation :

Le curseur clique sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office, puis clique sur Flux de travail.

Le curseur clique sur le bouton Démarrer à côté de Collecte des signatures.

David reçoit un message électronique, clique sur le lien vers le fichier, puis double-clique sur sa ligne de signature.

Ensuite, il tape son nom à la place de la croix (X), puis clique sur OK.

Dan fait de même.

Dans la bibliothèque de documents, la colonne Collecte des signatures indique que la tâche est Achevée.

Certificat

Boîte de dialogue Obtenir une identification numérique

Le message qui s’affiche si vous tentez de signer sans certificat numérique.

Si un signataire ne possède pas de certificat numérique, il peut recevoir ce message lorsqu’il tente de signer le fichier. Le message explique qu’il a besoin d’une identification numérique. Il s’agit, en d’autres termes, d’un certificat numérique.

La meilleure solution pour lui consiste à cliquer sur la première option proposée qui lui permet d’obtenir une identification numérique d’un des partenaires de Microsoft. Lorsqu’il clique sur OK, une page Web s’ouvre dans laquelle il peut choisir parmi un grand nombre de différents fournisseurs.

Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés.

Comment démarrez-vous le flux de travail de collecte des signatures ?

Comme les deux autres flux de travail. En pointant sur le fichier dans la bibliothèque, en cliquant sur la flèche qui apparaît, puis en cliquant sur Flux de travail.

Mauvaise réponse. Le flux de travail de collecte des signatures est différent. Réessayez.

En pointant sur le fichier dans l’Explorateur Windows, puis en cliquant sur Démarrer le flux de travail.

Non, désolé, vous ne pouvez pas démarrer le flux de travail de collecte des signatures de cette manière. Réessayez.

En ouvrant le fichier à partir de la bibliothèque, en cliquant sur Insérer, puis en cliquant sur Ligne de signature.

Mauvaise réponse. Désolé. Cette procédure permet d’insérer une ligne de signature qui peut éventuellement comporter la signature d’une personne. Réessayez.

En ouvrant le fichier à partir de la bibliothèque, en cliquant sur le bouton Microsoft Office, puis en cliquant sur Flux de travail.

Oui, c’est exact. À ce stade, vous sélectionnez le flux de travail de collecte des signatures pour le démarrer.

Qu’est-ce qu’un certificat numérique ?

Votre nom complet tapé dans un fichier.

Mauvaise réponse. C’est peut-être ce à quoi votre signature numérique ressemble lorsque vous signez le fichier, mais ce n’est pas un certificat numérique. Réessayez.

Votre nom complet tapé, ou signé à l’aide d’un Tablet PC.

Mauvaise réponse. C’est peut-être ce à quoi votre signature numérique ressemble lorsque vous signez le fichier, mais ce n’est pas un certificat numérique. Réessayez.

Un certificat numérique est un objet que vous pouvez insérer dans un fichier en cliquant sur Ligne de signature dans l’onglet Insertion.

Mauvaise réponse. Vous faites allusion à la ligne de signature qui est simplement la zone vide dans laquelle une personne peut placer sa signature. Réessayez.

Un certificat numérique est un moyen de prouver son identité sur une signature numérique.

C’est exact. Un certificat numérique accompagne une signature. Les certificats sont émis par une autorité de certification et, comme les permis de conduire, ils peuvent expirer ou être révoqués.

Que se passe-t-il lorsque vous êtes la première personne à signer un fichier ?

Le fichier est verrouillé et personne d’autre ne peut le rouvrir.

Mauvaise réponse. Sachant qu’il peut être nécessaire que d’autres personnes signent également le fichier, il ne sert à rien de le verrouiller. Réessayez.

Le fichier est transformé en lecture seule de sorte que personne d’autre ne puisse le modifier.

C’est exact. Le fichier passe en lecture seule de sorte que les autres signataires ne le modifient pas. Ils peuvent toujours le signer, mais pas le modifier.

Le fichier reste toujours modifiable de sorte que d’autres personnes puissent le signer.

Non, désolé. Après avoir signé le fichier, vous voulez vous assurer qu’il ne change pas. Réessayez.

Le fichier est envoyé par courrier électronique à l’initiateur du flux de travail sous forme de pièce jointe.

Non, désolé, ce n’est pas la bonne réponse. Réessayez.

Vrai ou Faux : après avoir signé un fichier, vous devez également cliquer sur le bouton Modifier cette tâche pour fournir une remarque générale avec vos commentaires.

Vrai.

Mauvaise réponse. La seule opération à faire pour ce flux de travail consiste à signer le fichier, et c’est tout. Vous n’avez aucun commentaire à faire.

Faux.

C’est exact. La seule opération à faire pour ce flux de travail consiste à signer le fichier, et c’est tout. Vous n’avez aucun commentaire à faire.

L’un de vos signataires reçoit un message lorsqu’il tente de signer un fichier. Le message l’informe qu’il a besoin d’une identification numérique. Qu’est-ce que cela signifie ?

Cela signifie qu’il doit taper sa signature sur la ligne prévue à cet effet.

Mauvaise réponse. Cela implique autre chose. Réessayez.

Cela signifie qu’il doit obtenir un certificat numérique.

C’est exact. Ce n’est peut-être pas très fréquent, car de nombreux services informatiques fournissent des certificats numériques. Toutefois, il peut arriver qu’une personne n’en ait pas, et le message explique comment en obtenir un.

Cela signifie qu’il doit taper un numéro d’identification personnelle à quatre chiffres.

Mauvaise réponse. Ce n’est pas ce à quoi l’identification numérique fait référence ici. Réessayez.

Cela signifie que la personne doit taper un numéro d’identification personnelle à quatre chiffres en plus de sa signature tapée.

Non, c’est inexact. Réessayez.

Commentaires

Aide-mémoire

Voir aussi

Comment insérer des lignes de signature et démarrer le flux de travail Collecte de signatures

  1. Téléchargez ou enregistrez un classeur Microsoft® Office Excel® 2007 ou un document Microsoft® Office Word 2007 dans une bibliothèque de documents sur un site Microsoft® Office SharePoint® Server 2007.

  2. Accédez à la bibliothèque de documents à l’aide de votre navigateur Web. Cliquez sur le nom du fichier, puis cliquez sur Modifier.

  3. Dans l’onglet Insertion, cliquez sur Ligne de signature.

  4. Dans la boîte de dialogue Configuration de signature, tapez les informations concernant la personne qui signera sur cette ligne de signature. Cliquez sur OK. Pour ajouter des lignes de signature supplémentaires, recommencez les étapes 3 et 4 pour chaque personne.

  5. Enregistrez le fichier.

  6. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office, puis cliquez sur Flux de travail.

  7. Recherchez le flux de travail Collecte des signatures, puis cliquez sur Démarrer.

  8. Cliquez sur le bouton Vérifier les noms pour chaque signataire.

  9. Cliquez sur Démarrer.

Signer un fichier

  1. Dans le message électronique de la tâche, cliquez sur le lien vers le document qui est affiché sous Pour effectuer cette tâche.

  2. Dans le document, double-cliquez sur la ligne de signature sur laquelle votre signature est demandée. Dans la boîte de dialogue Signer, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Tapez votre nom.

    • Pour sélectionner une image de votre signature écrite, cliquez sur Sélectionner une image. Dans la boîte de dialogue Sélection d’une image, recherchez l’emplacement de votre fichier image de signature, sélectionnez le fichier souhaité, puis cliquez sur Sélectionner.

    • Pour ajouter une signature manuscrite (pour les utilisateurs de Tablet PC uniquement), signez votre nom dans la zone en regard de la croix (X) en utilisant la fonction d’entrée manuscrite.

  3. Cliquez sur Signer.

S’applique à : SharePoint Server 2007, Excel 2007, Word 2007



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