Créer et imprimer des étiquettes à l’aide du publipostage électronique

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Le Gestionnaire de publipostage de Word permet de transformer les adresses postales d’une feuille Excel, d’un document Word ou d’un carnet d’adresses Office en étiquettes de publipostage imprimables. Les procédures suivantes décrivent la création d’une source de données pour le publipostage dans Excel, puis l’impression d’étiquettes de publipostage à l’aide du Gestionnaire de publipostage de Word.

Étape 1 : créer une liste de destinataires dans une feuille Excel

Chaque colonne de votre feuille de calcul Excel contient une catégorie d’informations ou un champ de données (par exemple, nom, adresse, ville et code postal). La première ligne, appelée enregistrement d’en-tête, contient les noms de champs de données. Chacune des lignes suivantes contient un enregistrement, tel que le nom et l’adresse d’une personne.

Important   Assurez-vous que les données sont sous forme de liste. Chaque colonne de données doit avoir une étiquette dans la première ligne. La liste ne doit comporter aucune ligne ou colonne vide.

  1. Ouvrez Excel.

  2. Dans la première ligne de la feuille, tapez un fichier d’en-tête pour vos adresses.

    Par exemple, tapez Nom dans la première ligne, Adresse dans la deuxième colonne, Ville dans la troisième colonne, tapez État dans la quatrième colonne et Code postal dans la cinquième colonne, de sorte que votre feuille Excel ressemble à la suivante :

    Feuille Excel contenant des enregistrements d'en-tête

    Remarque   Plus tard, lorsque vous créerez les étiquettes, utilisez les champs dans les en-têtes pour indiquer l’emplacement des données.

  3. Dans la deuxième ligne, tapez le nom et l’adresse d’un destinataire.

    Ajoutez autant de lignes d’adresses que vous le voulez. Votre feuille Excel devrait ressembler à la suivante :

    Feuille Excel contenant des adresses postales

  4. Cliquez sur Enregistrer  Bouton Enregistrer.

  5. Tapez un nom pour le classeur (par exemple, adresses).

    Souvenez-vous de l’emplacement où vous enregistrez la feuille. Il faudra vous en souvenir plus tard.

  6. Fermez le classeur Excel contenant la liste des destinataires.

    Si vous ne fermez pas le classeur Excel contenant votre liste ou si vous l’ouvrez de nouveau avant la fin de la fusion, vous ne pourrez pas terminer la fusion.

Étape 2 : créer un document Word pour vos étiquettes

  1. Dans Word, vérifiez qu’un document vierge est ouvert.

  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire de publipostage.

  3. Sous 1. Sélectionner le type de document, cliquez sur Créer, puis sur Étiquettes.

  4. Sous Imprimante, cliquez sur le type d’imprimante que vous utilisez.

  5. Dans le menu contextuel Tailles internationales, cliquez sur le nom du fabricant.

    Conseil   Pour accéder à davantage de tailles internationales, dans le menu contextuel Tailles internationales, cliquez sur Autres.

  6. Sous Numéro de référence, cliquez sur le type d’étiquette dont vous disposez, puis sur OK.

    Conseil   Pour plus d’informations sur les marges et autres caractéristiques d’une étiquette, cliquez sur Détails.

Étape 3 : localiser la liste des destinataires et modifier les étiquettes

  1. Dans le Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionner la liste des destinataires, cliquez sur Obtenir la liste, puis sur Ouvrir la source de données.

  2. Localisez le classeur Excel contenant les adresses créées au cours de l’étape 1, puis double-cliquez dessus.

    Remarque   Quand un message vous invite à ouvrir le classeur à l’aide d’un convertisseur de texte de classeur, cliquez sur OK.

  3. Cliquez sur la flèche en regard du champ Ouvrir le fichier du classeur, puis sélectionnez la feuille contenant les adresses créée à l’étape 1.

  4. Vérifiez que Feuille de calcul entière s’affiche dans le champ Plage de cellules, puis cliquez sur OK.

  5. Dans le menu contextuel Insérer un champ de fusion, cliquez sur chacun des champs suivants dans cet ordre : Nom, Adresse, Ville, État et Code postal.

  6. Sous Exemple d’étiquette, modifiez les champs de fusion selon vos besoins.

    Par exemple, appuyez sur Retour après le champ Nom, après le champ Adresse et après le champ État, puis insérez un espace entre les champs Ville et État et entre les champs État et Code postal.

  7. Cliquez sur OK.

  8. Dans le document, modifiez les étiquettes à votre guise. Par exemple, vous pouvez mettre les espaces réservés au texte en gras ou en italique.

    Conseils   

    • Pour mettre en forme toutes les étiquettes à l’identique, modifiez la première, puis dans le Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionner la liste des destinataires, cliquez sur Remplissez les éléments pour compléter votre document  Bouton Renseigner les éléments pour compléter le document.

    • Pour ajouter la même image à toutes les étiquettes, insérez l’image sur la première étiquette, puis dans le Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionner la liste des destinataires, cliquez sur Remplissez les éléments pour compléter votre document  Bouton Renseigner les éléments pour compléter le document.

Étape 4 : filtrer et trier les destinataires (facultatifs)

Vous pouvez filtrer et trier les destinataires de la liste. Par exemple, la liste peut comprendre des adresses situées dans des États différents. Si vous ne souhaitez créer des étiquettes de publipostage que pour les destinataires résidant dans l’État de Washington, vous pouvez filtrer la liste pour n’afficher que les personnes souhaitées. Vous pouvez également trier vos étiquettes (par code postal, par exemple).

  1. Dans le Gestionnaire de publipostage, sous 4. Filtrer les destinataires, cliquez sur Options.

  2. Cliquez sur l’onglet Filtrer les enregistrements.

  3. Sous Champ, dans le premier menu contextuel, cliquez sur le champ souhaité (par exemple, État).

  4. Sous Comparaison, dans le premier menu contextuel, cliquez sur l’option souhaitée (par exemple, Égal à).

  5. Sous Comparer à, dans la première zone de texte, tapez la valeur de champ souhaitée (par exemple, WA).

  6. Cliquez sur l’onglet Trier les enregistrements.

    Sous Trier par, dans le menu contextuel, cliquez sur l’option souhaitée (par exemple, Code postal), puis sur Par ordre croissant.

  7. Cliquez sur OK.

Étape 5 : prévisualiser les résultats (facultatif)

Pour vous assurer que les étiquettes de publipostage ont bien l’apparence souhaitée avant de les imprimer, vous pouvez les prévisualiser et, le cas échéant, en modifier la disposition et la mise en forme dans l’aperçu.

  • Dans le Gestionnaire de publipostage, sous 5. Visionner les résultats, cliquez sur Mode publipostage  Bouton Afficher les données fusionnées.

Étape 6 : achever la fusion et l’impression des étiquettes

  1. Dans le Gestionnaire de publipostage, sous 6. Achever la fusion, dans le menu contextuel, cliquez sur Tout.

    Conseil   Pour fusionner et imprimer une plage d’étiquettes spécifique, cliquez sur Personnalisée, puis indiquez la plage souhaitée.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

Pour

Procédez comme suit

Imprimer vos étiquettes

Cliquez sur Fusionner vers imprimante  Bouton Fusionner vers l'imprimante.

Enregistrer les étiquettes fusionnées dans un nouveau document à imprimer ultérieurement

Cliquez sur Fusionner vers un nouveau document  Bouton Terminer la fusion.

Voir aussi

Créer des enveloppes à l’aide du publipostage

Créer des étiquettes à l’aide du publipostage

Excel

Le Gestionnaire de publipostage de Word permet de transformer les adresses postales d’une feuille Excel, d’un document Word ou d’un carnet d’adresses Office en étiquettes de publipostage imprimables. Les procédures suivantes décrivent la création d’une source de données pour le publipostage dans Excel, puis l’impression d’étiquettes de publipostage à l’aide du Gestionnaire de publipostage de Word.

Étape 1 : créer une liste de destinataires dans une feuille Excel

Chaque colonne de votre feuille de calcul Excel contient une catégorie d’informations ou un champ de données (par exemple, nom, adresse, ville et code postal). La première ligne, appelée enregistrement d’en-tête, contient les noms de champs de données. Chacune des lignes suivantes contient un enregistrement, tel que le nom et l’adresse d’une personne.

Important   Assurez-vous que les données sont sous forme de liste. Chaque colonne de données doit avoir une étiquette dans la première ligne. La liste ne doit comporter aucune ligne ou colonne vide.

  1. Assurez-vous d’avoir une feuille Excel vide ouverte.

  2. Dans la première ligne de la feuille, tapez un fichier d’en-tête pour vos adresses.

    Par exemple, tapez Nom dans la première ligne, Adresse dans la deuxième colonne, Ville dans la troisième colonne, tapez État dans la quatrième colonne et Code postal dans la cinquième colonne, de sorte que votre feuille Excel ressemble à la suivante :

    Feuille Excel contenant des enregistrements d'en-tête

    Remarque   Plus tard, lorsque vous créerez les étiquettes, utilisez les champs dans les en-têtes pour indiquer l’emplacement des données.

  3. Dans la deuxième ligne, tapez le nom et l’adresse d’un destinataire.

    Ajoutez autant de lignes d’adresses que vous le voulez. Votre feuille Excel devrait ressembler à la suivante :

    Feuille Excel contenant des adresses postales

  4. Cliquez sur Enregistrer  Bouton Enregistrer.

  5. Tapez un nom pour le classeur (par exemple, adresses).

    Souvenez-vous de l’emplacement où vous enregistrez la feuille. Il faudra vous en souvenir plus tard.

  6. Fermez le classeur Excel contenant la liste des destinataires.

    Si vous ne fermez pas le classeur Excel contenant votre liste ou si vous l’ouvrez de nouveau avant la fin de la fusion, vous ne pourrez pas terminer la fusion.

Étape 2 : créer un document Word pour vos étiquettes

  1. Ouvrez Word.

  2. Ouvrez un nouveau document vierge.

  3. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire de publipostage.

  4. Sous 1. Sélectionner le type de document, cliquez sur Créer, puis sur Étiquettes.

  5. Sous Imprimante, cliquez sur le type d’imprimante que vous utilisez.

  6. Dans le menu contextuel Tailles internationales, cliquez sur le nom du fabricant.

    Conseil   Pour accéder à davantage de tailles internationales, dans le menu contextuel Tailles internationales, cliquez sur Autres.

  7. Sous Numéro de référence, cliquez sur le type d’étiquette dont vous disposez, puis sur OK.

    Conseil   Pour plus d’informations sur les marges et autres caractéristiques d’une étiquette, cliquez sur Détails.

Étape 3 : localiser la liste des destinataires et modifier les étiquettes

  1. Dans le Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionner la liste des destinataires, cliquez sur Obtenir la liste, puis sur Ouvrir la source de données.

  2. Localisez le classeur Excel contenant les adresses créées au cours de l’étape 1, puis double-cliquez dessus.

    Remarque   Quand un message vous invite à ouvrir le classeur à l’aide d’un convertisseur de texte de classeur, cliquez sur OK.

  3. Cliquez sur la flèche en regard du champ Ouvrir le fichier du classeur, puis sélectionnez la feuille contenant les adresses créée à l’étape 1.

  4. Vérifiez que Feuille de calcul entière s’affiche dans le champ Plage de cellules, puis cliquez sur OK.

  5. Dans le menu contextuel Insérer un champ de fusion, cliquez sur chacun des champs suivants dans cet ordre : Nom, Adresse, Ville, État et Code postal.

  6. Sous Exemple d’étiquette, modifiez les champs de fusion selon vos besoins.

    Par exemple, appuyez sur Retour après le champ Nom, après le champ Adresse et après le champ État, puis insérez un espace entre les champs Ville et État et entre les champs État et Code postal.

  7. Cliquez sur OK.

  8. Dans le document, modifiez les étiquettes à votre guise. Par exemple, vous pouvez mettre les espaces réservés au texte en gras ou en italique.

    Conseils   

    • Pour mettre en forme toutes les étiquettes à l’identique, modifiez la première, puis dans le Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionner la liste des destinataires, cliquez sur Remplissez les éléments pour compléter votre document  Bouton Renseigner les éléments pour compléter le document.

    • Pour ajouter la même image à toutes les étiquettes, insérez l’image sur la première étiquette, puis dans le Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionner la liste des destinataires, cliquez sur Remplissez les éléments pour compléter votre document  Bouton Renseigner les éléments pour compléter le document.

Étape 4 : filtrer et trier les destinataires (facultatifs)

Vous pouvez filtrer et trier les destinataires de la liste. Par exemple, la liste peut comprendre des adresses situées dans des États différents. Si vous ne souhaitez créer des étiquettes de publipostage que pour les destinataires résidant dans l’État de Washington, vous pouvez filtrer la liste pour n’afficher que les personnes souhaitées. Vous pouvez également trier vos étiquettes (par code postal, par exemple).

  1. Dans le Gestionnaire de publipostage, sous 4. Filtrer les destinataires, cliquez sur Options.

  2. Cliquez sur l’onglet Filtrer les enregistrements.

  3. Sous Champ, dans le premier menu contextuel, cliquez sur le champ souhaité (par exemple, État).

  4. Sous Comparaison, dans le premier menu contextuel, cliquez sur l’option souhaitée (par exemple, Égal à).

  5. Sous Comparer à, dans la première zone de texte, tapez la valeur de champ souhaitée (par exemple, WA).

  6. Cliquez sur l’onglet Trier les enregistrements.

    Sous Trier par, dans le menu contextuel, cliquez sur l’option souhaitée (par exemple, Code postal), puis sur Par ordre croissant.

  7. Cliquez sur OK.

Étape 5 : prévisualiser les résultats (facultatif)

Pour vous assurer que les étiquettes de publipostage ont bien l’apparence souhaitée avant de les imprimer, vous pouvez les prévisualiser et, le cas échéant, en modifier la disposition et la mise en forme dans l’aperçu.

  • Dans le Gestionnaire de publipostage, sous 5. Visionner les résultats, cliquez sur Mode publipostage  Bouton Afficher les données fusionnées.

Étape 6 : achever la fusion et l’impression des étiquettes

  1. Dans le Gestionnaire de publipostage, sous 6. Achever la fusion, dans le menu contextuel, cliquez sur Tout.

    Conseil   Pour fusionner et imprimer une plage d’étiquettes spécifique, cliquez sur Personnalisée, puis indiquez la plage souhaitée.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

Pour

Procédez comme suit

Imprimer vos étiquettes

Cliquez sur Fusionner vers imprimante  Bouton Fusionner vers l'imprimante.

Enregistrer les étiquettes fusionnées dans un nouveau document à imprimer ultérieurement

Cliquez sur Fusionner vers un nouveau document  Bouton Terminer la fusion.

Voir aussi

Insérer ou supprimer des cellules, des lignes, des colonnes ou des feuilles

Outlook

Le Gestionnaire de publipostage de Word permet de transformer les adresses postales d’une feuille Excel, d’un document Word ou d’un carnet d’adresses Office en étiquettes de publipostage imprimables. Les procédures suivantes décrivent la création d’une source de données pour le publipostage dans Excel, puis l’impression d’étiquettes de publipostage à l’aide du Gestionnaire de publipostage de Word.

Étape 1 : créer une liste de destinataires dans une feuille Excel

Chaque colonne de votre feuille de calcul Excel contient une catégorie d’informations ou un champ de données (par exemple, nom, adresse, ville et code postal). La première ligne, appelée enregistrement d’en-tête, contient les noms de champs de données. Chacune des lignes suivantes contient un enregistrement, tel que le nom et l’adresse d’une personne.

Important   Assurez-vous que les données sont sous forme de liste. Chaque colonne de données doit avoir une étiquette dans la première ligne. La liste ne doit comporter aucune ligne ou colonne vide.

  1. Ouvrez Excel.

  2. Dans la première ligne de la feuille, tapez un fichier d’en-tête pour vos adresses.

    Par exemple, tapez Nom dans la première ligne, Adresse dans la deuxième colonne, Ville dans la troisième colonne, tapez État dans la quatrième colonne et Code postal dans la cinquième colonne, de sorte que votre feuille Excel ressemble à la suivante :

    Feuille Excel contenant des enregistrements d'en-tête

    Remarque   Plus tard, lorsque vous créerez les étiquettes, utilisez les champs dans les en-têtes pour indiquer l’emplacement des données.

  3. Dans la deuxième ligne, tapez le nom et l’adresse d’un destinataire.

    Ajoutez autant de lignes d’adresses que vous le voulez. Votre feuille Excel devrait ressembler à la suivante :

    Feuille Excel contenant des adresses postales

  4. Cliquez sur Enregistrer  Bouton Enregistrer.

  5. Tapez un nom pour le classeur (par exemple, adresses).

    Souvenez-vous de l’emplacement où vous enregistrez la feuille. Il faudra vous en souvenir plus tard.

  6. Fermez le classeur Excel contenant la liste des destinataires.

    Si vous ne fermez pas le classeur Excel contenant votre liste ou si vous l’ouvrez de nouveau avant la fin de la fusion, vous ne pourrez pas terminer la fusion.

Remarque   Pour créer une feuille Excel à partir de votre carnet d’adresses Outlook, exportez les contacts vers un fichier délimité par des tabulations, puis ouvrez le fichier texte dans Excel. Pour plus d’informations, voir Exporter ou archiver manuellement des éléments Outlook

Étape 2 : créer un document Word pour vos étiquettes

  1. Ouvrez Word.

  2. Ouvrez un nouveau document vierge.

  3. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire de publipostage.

  4. Sous 1. Sélectionner le type de document, cliquez sur Créer, puis sur Étiquettes.

  5. Sous Imprimante, cliquez sur le type d’imprimante que vous utilisez.

  6. Dans le menu contextuel Tailles internationales, cliquez sur le nom du fabricant.

    Conseil   Pour accéder à davantage de tailles internationales, dans le menu contextuel Tailles internationales, cliquez sur Autres.

  7. Sous Numéro de référence, cliquez sur le type d’étiquette dont vous disposez, puis sur OK.

    Conseil   Pour plus d’informations sur les marges et autres caractéristiques d’une étiquette, cliquez sur Détails.

Étape 3 : localiser la liste des destinataires et modifier les étiquettes

  1. Dans le Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionner la liste des destinataires, cliquez sur Obtenir la liste, puis sur Ouvrir la source de données.

  2. Localisez le classeur Excel contenant les adresses créées au cours de l’étape 1, puis double-cliquez dessus.

    Remarque   Quand un message vous invite à ouvrir le classeur à l’aide d’un convertisseur de texte de classeur, cliquez sur OK.

  3. Cliquez sur la flèche en regard du champ Ouvrir le fichier du classeur, puis sélectionnez la feuille contenant les adresses créée à l’étape 1.

  4. Vérifiez que Feuille de calcul entière s’affiche dans le champ Plage de cellules, puis cliquez sur OK.

  5. Dans le menu contextuel Insérer un champ de fusion, cliquez sur chacun des champs suivants dans cet ordre : Nom, Adresse, Ville, État et Code postal.

  6. Sous Exemple d’étiquette, modifiez les champs de fusion selon vos besoins.

    Par exemple, appuyez sur Retour après le champ Nom, après le champ Adresse et après le champ État, puis insérez un espace entre les champs Ville et État et entre les champs État et Code postal.

  7. Cliquez sur OK.

  8. Dans le document, modifiez les étiquettes à votre guise. Par exemple, vous pouvez mettre les espaces réservés au texte en gras ou en italique.

    Conseils   

    • Pour mettre en forme toutes les étiquettes à l’identique, modifiez la première, puis dans le Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionner la liste des destinataires, cliquez sur Remplissez les éléments pour compléter votre document  Bouton Renseigner les éléments pour compléter le document.

    • Pour ajouter la même image à toutes les étiquettes, insérez l’image sur la première étiquette, puis dans le Gestionnaire de publipostage, sous 2. Sélectionner la liste des destinataires, cliquez sur Remplissez les éléments pour compléter votre document  Bouton Renseigner les éléments pour compléter le document.

Étape 4 : filtrer et trier les destinataires (facultatifs)

Vous pouvez filtrer et trier les destinataires de la liste. Par exemple, la liste peut comprendre des adresses situées dans des États différents. Si vous ne souhaitez créer des étiquettes de publipostage que pour les destinataires résidant dans l’État de Washington, vous pouvez filtrer la liste pour n’afficher que les personnes souhaitées. Vous pouvez également trier vos étiquettes (par code postal, par exemple).

  1. Dans le Gestionnaire de publipostage, sous 4. Filtrer les destinataires, cliquez sur Options.

  2. Cliquez sur l’onglet Filtrer les enregistrements.

  3. Sous Champ, dans le premier menu contextuel, cliquez sur le champ souhaité (par exemple, État).

  4. Sous Comparaison, dans le premier menu contextuel, cliquez sur l’option souhaitée (par exemple, Égal à).

  5. Sous Comparer à, dans la première zone de texte, tapez la valeur de champ souhaitée (par exemple, WA).

  6. Cliquez sur l’onglet Trier les enregistrements.

    Sous Trier par, dans le menu contextuel, cliquez sur l’option souhaitée (par exemple, Code postal), puis sur Par ordre croissant.

  7. Cliquez sur OK.

Étape 5 : prévisualiser les résultats (facultatif)

Pour vous assurer que les étiquettes de publipostage ont bien l’apparence souhaitée avant de les imprimer, vous pouvez les prévisualiser et, le cas échéant, en modifier la disposition et la mise en forme dans l’aperçu.

  • Dans le Gestionnaire de publipostage, sous 5. Visionner les résultats, cliquez sur Mode publipostage  Bouton Afficher les données fusionnées.

Étape 6 : achever la fusion et l’impression des étiquettes

  1. Dans le Gestionnaire de publipostage, sous 6. Achever la fusion, dans le menu contextuel, cliquez sur Tout.

    Conseil   Pour fusionner et imprimer une plage d’étiquettes spécifique, cliquez sur Personnalisée, puis indiquez la plage souhaitée.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

Pour

Procédez comme suit

Imprimer vos étiquettes

Cliquez sur Fusionner vers imprimante  Bouton Fusionner vers l'imprimante.

Enregistrer les étiquettes fusionnées dans un nouveau document à imprimer ultérieurement

Cliquez sur Fusionner vers un nouveau document  Bouton Terminer la fusion.

Voir aussi

S’applique à : Word for Mac 2011



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