Bibliothèques de documents SharePoint II : organiser et configurer une bibliothèque

Vue d’ensemble

Icône de dossier Organisez une bibliothèque de documents SharePoint à l’aide de dossiers et de colonnes. En outre, apprenez à configurer l’historique des versions SharePoint et à accorder aux utilisateurs des autorisations d’accès à un site SharePoint.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • créer des dossiers permettant d’organiser les fichiers d’une bibliothèque de documents SharePoint ;

  • créer des colonnes pour assurer plus facilement le suivi, le tri et le filtrage des fichiers d’une bibliothèque de documents SharePoint ;

  • configurer l’historique des versions SharePoint, consulter les versions antérieures et restaurer d’anciennes versions ;

  • accorder les autorisations nécessaires aux personnes qui doivent accéder à la bibliothèque SharePoint.

Ce cours comprend :

  • Un cours d’autoformation.

  • Un aide-mémoire, que vous pouvez imprimer à la fin du cours.

En principe, vous devez déjà savoir comment afficher, ajouter, modifier et supprimer des fichiers dans une bibliothèque. Pour obtenir un cours relatif aux bases, voir Bibliothèques de documents SharePoint I : introduction.

Version hors connexion (36,9 Mo)

D’autres cours sont disponibles sur Formations Microsoft Office.

Introduction

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Comment utiliser des dossiers

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Comment utiliser des colonnes

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Conseil : utilisation conjointe de dossiers et de colonnes

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Comment utiliser l’historique des versions

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Comment accorder des autorisations

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Commentaires

Aide-mémoire

Voir aussi

Créer des dossiers

Par défaut, la commande Nouveau dossier apparaît dans les bibliothèques. Un propriétaire de bibliothèque ou un utilisateur disposant des autorisations de création pour la bibliothèque peut déterminer si la commande Nouveau dossier apparaît en modifiant les paramètres de liste avancés.

  1. Accédez au site contenant la bibliothèque ou la liste à laquelle vous souhaitez ajouter le dossier.

  2. Cliquez sur le nom de la bibliothèque dans la barre de lancement rapide ou cliquez sur Actions du site, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis, dans la section des bibliothèques appropriée, cliquez sur le nom de la bibliothèque.

  3. Dans le Ruban, dans la section Outils de bibliothèque, cliquez sur l’onglet Documents, puis, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau dossier.

  4. Dans la boîte de dialogue Nouveau dossier, tapez un nom de dossier dans la zone Nom, puis cliquez sur OK.

    Remarque Pour modifier ultérieurement le nom du dossier, sélectionnez-le, puis dans le Ruban, sous la section Outils de bibliothèque, sous l’onglet Documents, dans le groupe Gestion, cliquez sur Modifier les propriétés et modifiez le nom de dossier dans la zone Nom.

Ajouter des colonnes de site à la bibliothèque

  1. Si la liste ou la bibliothèque n’est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans le volet Lancement rapide. Si son nom n’est pas visible, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de la liste ou de la bibliothèque.

  2. Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque. Le nom de l’onglet peut varier en fonction du type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, si votre liste est un calendrier, le nom de l’onglet est Calendrier.

  3. Dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres de la liste ou sur Paramètres de la bibliothèque.

    Paramètres de la liste

  4. Dans la page Paramètres de la liste ou Paramètres de la bibliothèque, dans la section Colonnes, cliquez sur Ajouter à partir de colonnes de site existantes.

  5. Dans la page Ajouter à partir de colonnes de site existantes, dans la section Sélectionner des colonnes, sélectionnez Colonnes de site disponibles, puis cliquez sur Ajouter.

    Lorsque vous sélectionnez une colonne dans Colonnes de site disponibles, le groupe auquel appartient la colonne et une description sont affichés.

    Ajouter une colonne de site

  6. Pour ajouter la colonne à l’affichage par défaut, que les utilisateurs de votre site voient automatiquement lorsqu’ils ouvrent une liste ou une bibliothèque, vérifiez que Ajouter à l’affichage par défaut est sélectionné.

    Selon le type de liste ou de bibliothèque, d’autres paramètres peuvent être disponibles dans la section Options. Sélectionnez les options supplémentaires de votre choix.

  7. Cliquez sur OK.

Configurer l’historique des versions

  1. Accédez à la bibliothèque dans laquelle vous envisagez de travailler. Si le nom de la bibliothèque n’apparaît pas dans le volet Lancement rapide, cliquez sur Tout le contenu du site, puis sélectionnez le nom de votre bibliothèque.

  2. Dans le Ruban, dans le groupe Outils de bibliothèque, cliquez sur l’onglet Bibliothèque.

  3. Cliquez sur Paramètres de la bibliothèque Bouton Paramètres de la bibliothèque du ruban de la bibliothèque SharePoint Foundation.

  4. Dans la page Paramètres de la bibliothèque, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres de contrôle de version. La boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version s’ouvre.

  5. Dans la section Historique des versions du document, sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Créer des versions principales : si vous sélectionnez cette opération, vous pouvez définir une limite pour le nombre de versions principales.

    • Créer des versions principales et secondaires (brouillon) : si vous sélectionnez cette option, vous pouvez définir une limite pour le nombre de versions principales et pour le nombre de versions dont vous souhaitez conserver les brouillons.

  6. Facultatif : limitez le nombre de versions à conserver.

    • Activez la case à cocher Conserver le nombre suivant de versions principales si vous souhaitez limiter le nombre de versions à conserver dans votre bibliothèque. Sinon, ne l’activez pas. Dans la zone située juste au-dessous de la case à cocher, entrez le nombre de versions à conserver.

    • Activez la case à cocher Conserver des brouillons pour le nombre suivant de versions principales si vous souhaitez limiter le nombre de brouillons à conserver. Cette option n’est disponible que lorsque l’option Créer des versions principales et secondaires (brouillon) est sélectionnée. Dans la zone située juste au-dessous de la case à cocher, entrez le nombre de versions dont vous souhaitez conserver les brouillons.

  7. Facultatif : déterminez les utilisateurs devant être autorisés à voir les éléments de brouillon dans la bibliothèque de documents. Dans la section Sécurité des éléments de brouillon, sélectionnez l’une des options suivantes.

    • Tout utilisateur pouvant lire des éléments. Sélectionnez cette option pour autoriser l’accès à toute personne disposant des autorisations de lecture sur le site. Cette option est disponible lorsque l’option Créer des versions principales et secondaires (brouillon) est sélectionnée dans la section Historique des versions du document.

    • Uniquement les utilisateurs pouvant modifier des éléments. Sélectionnez cette option pour restreindre l’affichage des brouillons aux personnes disposant des autorisations de modification. Cette option est disponible lorsque l’option Créer des versions principales et secondaires (brouillon) est sélectionnée dans la section Historique des versions du document.

    • Uniquement les utilisateurs pouvant approuver des éléments (et l’auteur de l’élément). Sélectionnez cette option pour restreindre l’affichage à l’auteur d’origine de l’élément et aux personnes habilitées à approuver des éléments dans la bibliothèque. Cette option est disponible lorsque la section Approbation de contenu est définie sur Oui.

  8. Facultatif : déterminez si vous souhaitez exiger l’extraction dans cette bibliothèque. Par défaut, l’extraction n’est pas exigée. Si vous souhaitez modifier la configuration par défaut, sélectionnez Oui dans la section Exiger l’extraction.

  9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et revenir à la page des paramètres de la bibliothèque de documents.

S’applique à : SharePoint Server 2010



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