Vue d’ensemble : utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer avec votre équipe

Une boîte aux lettres de site est un compte de partage de documents et de messages centralisé accessible à partir d’un site SharePoint. Votre équipe peut utiliser une boîte aux lettres de site pour regrouper toutes les conversations par messagerie qui concernent l’équipe ou pour collaborer sur la composition de messages importants. Votre équipe peut également trouver utile de partager des documents importants en toute sécurité dans une boîte aux lettres de site.

Une fois la boîte aux lettres de site configurée pour votre site, un nouveau compte de messagerie est créé qui utilise le nom de votre site. Par exemple, votre site d’équipe utilise l’URL suivante : http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite. L’adresse électronique pour la boîte aux lettres de site sera HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com.

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Regrouper les conversations par messagerie de l’équipe

Les équipes ont des conversations via la messagerie relativement souvent. Certaines de ces conversations contiennent des informations qui peuvent être utiles comme références ultérieurement. Plutôt que de perdre ces informations dans sa propre boîte de réception, transférez les messages les plus utiles dans le thread vers la boîte aux lettres de site. Toutes les personnes qui disposent des autorisations Collaborateur sur le site seront en mesure d’ouvrir la boîte aux lettres de site et d’afficher les messages. De cette façon, dans quelques mois quand un autre membre de l’équipe voudra se souvenir des informations liées à une décision spécifique, il sera en mesure d’ouvrir la boîte aux lettres de site, de rechercher dans les messages de ce compte et de voir l’historique sur ce sujet.

Vous pouvez également regrouper les conversations par messagerie de l’équipe en ajoutant l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site en Cc lors de l’envoi d’un message à l’équipe. Vous pouvez même inclure l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site dans un groupe de contacts ou une liste de distribution, afin qu’elle soit automatiquement ajoutée quand vous envoyez un message à l’équipe.

Message électronique avec la boîte aux lettres de site dans le champ Cc.

Vous voulez en savoir plus ?    Consultez Utiliser une boîte aux lettres de site pour coordonner les messages de l’équipe (ou, si vous utilisez Office 365 pour professionnels et petites entreprises, consultez Utiliser une boîte aux lettres de site pour coordonner les messages de l’équipe).

Partager des documents

Chaque équipe utilise des documents qu’elle doit stocker quelque part et qui doivent être partagés. Si vous stockez les documents de votre équipe sur votre site SharePoint, vous pouvez facilement tirer parti de l’application Boîte aux lettres de site pour partager ces documents avec les personnes qui ont accès au site.

Important    Quand les utilisateurs affichent une boîte aux lettres de site dans Outlook, une liste de tous les documents des bibliothèques de documents de ce site s’affiche. Les boîtes aux lettres de site présentent la même liste de documents à tous les utilisateurs, c’est pourquoi les utilisateurs peuvent voir des documents auxquels ils n’ont pas accès.

Si vous utilisez Exchange, vos documents s’affichent également dans un dossier dans Outlook, ce qui facilite le transfert de documents à d’autres personnes.

Transfert d’un document à partir de la boîte aux lettres de site

Vous voulez en savoir plus ?    Consultez Utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer sur des documents (ou, si vous utilisez Office 365 Petite Entreprise, consultez Utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer sur des documents). Vous pouvez également lire l’article Préparer l’utilisation de boîtes aux lettres de site dans Office 365.

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S’applique à : SharePoint Server 2013 Preview, SharePoint Foundation 2013, Office 365 End User, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Online



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