Organiser des documents et des sites dans Office 365

Le suivi des documents et sites pertinents constitue un des défis les plus fréquents dans le cadre professionnel. Cet article décrit les méthodes que vous pouvez utiliser pour conserver les documents et sites à portée de main.

Stocker des documents dans OneDrive Entreprise ou dans la bibliothèque de votre site d’équipe

OneDrive Entreprise est votre bibliothèque de documents personnels dans Office 365. Les fichiers que vous stockez dans OneDrive Entreprise sont privés par défaut, mais vous pouvez les partager au besoin. Votre site d’équipe est un site partagé par des membres identifiés de votre organisation. Vous ne savez pas quelle bibliothèque choisir ? Voir

Remarque   OneDrive Entreprise est différent de OneDrive, qui est destiné au stockage de vos fichiers personnels, en dehors de votre lieu de travail.

Vous pouvez stocker jusqu’à 1 To de données dans OneDrive Entreprise. Pour plus d’informations sur les limites de stockage, voir SharePoint Online : limites et frontières logicielles.

Pour accéder à OneDrive Entreprise ou à la bibliothèque de votre site d’équipe, connectez-vous à Office 365, puis :

  • Sélectionnez OneDrive dans l’en-tête.

  • Sélectionnez Sites dans l’en-tête, la vignette Site d’équipe, puis Documents dans la barre Action rapide.

Pour démarrer des activités dans OneDrive Entreprise ou la bibliothèque de documents de votre site d’équipe, utilisez les options de la barre Commande rapide :

Barre de commandes rapides dans OneDrive Entreprise

Vous pouvez :

  • créer des documents ;

  • ajouter des documents à partir de votre ordinateur ;

  • synchroniser OneDrive Entreprise sur votre ordinateur pour l’accès local à vos fichiers ;

  • modifier un fichier sélectionné dans son application.

  • gérer des fichiers : affichage ou modification des propriétés, extraction, historique des versions, flux de travail, téléchargement et suppression ;

  • partager des fichiers.

Rechercher des documents

La plupart des entreprises créent un nombre considérable de documents, et il peut être difficile de trouver ceux dont vous avez besoin, y compris ceux que vous avez créés vous-même. Office 365 permet de trouver rapidement les documents dont vous avez besoin de différentes manières.

La façon dont vous recherchez des documents dépend généralement de ce que vous savez sur le document. Par exemple, vous devez consulter des emplacements spécifiques si vous suivez un document, si une personne a partagé un document avec vous, ou si vous savez qu’un document est stocké dans OneDrive Entreprise ou dans la bibliothèque d’un site d’équipe.

Parfois, vous souhaitez simplement rechercher un document à l’aide de son nom ou d’un terme que vous pensez inclus dedans. Vous pouvez dès lors utiliser la zone de requête de OneDrive Entreprise pour rechercher :

  • les documents dans votre espace OneDrive Entreprise ;

  • les documents qu’un utilisateur a partagés avec vous ;

  • les documents stockés sur un site que vous suivez.

La zone de requête se trouve dans le coin supérieur gauche de votre espace OneDrive.

Zone de requête dans OneDrive

Pour consulter un résumé des façons dont vous pouvez trouver des documents dans Office 365, voir Rechercher un fichier dans Office 365.

Suivre des documents pour les retrouver plus facilement par la suite

Lorsque vous suivez un document, il apparaît dans votre liste Documents suivis dans OneDrive Entreprise.

Afficher les documents que vous suivez

Par ailleurs, si vous avez entré des informations personnelles dans votre profil (par exemple, mots clés dans les champs Centres d’intérêts et Me demander), des suggestions sur les documents susceptibles de vous intéresser apparaissent dans votre liste Documents suivis. Sélectionnez Suivre sous n’importe quel document suggéré pour l’ajouter à votre liste Documents suivis.

Documents suggérés que vous pouvez commencer à suivre Pour suivre un document dans OneDrive Entreprise ou la bibliothèque d’un site :

  1. Sélectionnez le menu Plus (...) en regard du document que vous voulez commencer à suivre.

    Sélectionner l’icône de points de suspension Plus pour ouvrir la carte de survol du document
  2. Dans la légende du document, sélectionnez le menu Plus (...), puis Suivre.

    Commande Suivre dans le menu de carte de pointage.

Consulter les documents partagés avec vous par d’autres utilisateurs

Les documents partagés avec vous spécifiquement par d’autres utilisateurs apparaissent dans l’affichage Partagé avec moi de OneDrive Entreprise, contrairement aux documents partagés avec tout le monde par d’autres utilisateurs.

Lien Partagés avec moi dans OneDrive Entreprise
  1. Dans Office 365, sélectionnez OneDrive dans l’en-tête.

  2. Sélectionnez Partagé avec moi dans la barre Action rapide.

Afficher la liste des documents que vous avez récemment ouverts

OneDrive Entreprise répertorie les documents que vous avez ouverts récemment dans Office 365, qu’ils soient stockés dans votre bibliothèque OneDrive Entreprise ou dans la bibliothèque d’un site d’équipe.

Remarque   Vous devez exécuter Office 2013 pour afficher les documents récents.

Définir des alertes sur des documents pour suivre les modifications

Vous pouvez définir une alerte sur un document pour être averti des modifications qui lui sont apportées, y compris si celui-ci est supprimé. Vous pouvez spécifier l’envoi d’alertes par courrier électronique ou message texte et la fréquence à laquelle vous voulez recevoir celles-ci.

Pour définir une alerte :
  1. Sélectionnez le document dans la bibliothèque.

  2. Cliquez sur Fichiers>M’avertir>Définir une alerte sur ce document.

  3. Sélectionnez les options souhaitées dans la boîte de dialogue Nouvelle alerte, puis OK.

Pour plus d’informations sur la définition d’alertes, voir Créer une alerte ou s’abonner à un flux RSS.

Suivre des sites pour les retrouver plus facilement par la suite

Si vous êtes membre de plusieurs sites d’équipe dans votre organisation, vous pouvez les suivre pour simplifier l’accès à ceux-ci. Lorsque vous suivez un site d’équipe, il apparaît sur votre page Sites. Lorsque vous suivez des sites, vous pouvez accéder rapidement aux bibliothèques sur ces sites à partir de OneDrive Entreprise, comme décrit dans la section suivante.

Pour arrêter de suivre un site :
  1. Accédez au site que vous voulez commencer à suivre.

  2. Sélectionnez Suivre dans l’en-tête.

    Suivre un site à répertorier dans votre page Sites

Pour plus d’informations, voir Vidéo : suivre un site SharePoint.

Accéder aux bibliothèques de documents dans les sites d’équipe que vous suivez

Dans OneDrive Entreprise, vous pouvez afficher la liste des sites d’équipe que vous suivez dans Office 365 et accéder aux bibliothèques de documents sur ces sites.

  1. Dans la barre Action rapide, sélectionnez Dossiers de sites. La liste des sites que vous suivez apparaît :

    Sélectionner les dossiers du site dans la barre d’action rapide
  2. Sélectionnez un site dans la liste pour afficher les bibliothèques de documents sur le site.

    Bibliothèque de documents sur un site d’équipe que vous suivez

S’applique à : SharePoint Server 2013 Preview, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Online



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