Planifier une réunion avec d’autres personnes

Planifier une réunion avec d’autres personnes

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Vous pouvez envoyer une demande de réunion à une ou plusieurs personnes. Outlook effectue le suivi des personnes qui acceptent la demande et réserve des heures sur votre calendrier pour la réunion. Lorsque vous créez une demande de réunion, vous pouvez ajouter des pièces jointes, définir un emplacement et utiliser l'Assistant planification pour choisir le meilleur horaire pour votre réunion.

Planifier une réunion

  1. Créez une demande de réunion de l'une des manières suivantes:

    • Dans la boîte de réception, sélectionnez nouveaux éléments > réunion ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + Maj + Q.

      Pour planifier une réunion, dans l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, sélectionnez Nouveaux éléments, puis Réunion.

    • Dans le calendrier, sélectionnez nouvelle réunion ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + Maj + Q.

      Commande Nouvelle réunion sur le ruban

    • À partir d'un message électronique dans la boîte de réception, sélectionnez le bouton répondre avec une réunion.

      À partir d'un message électronique, sélectionnez répondre avec une réunion.
  2. Ajoutez des participants de l'une des deux manières suivantes:

    • Ajoutez vos participants à la ligne à de la demande de réunion et passez à l'étape 4.

    • Si vous utilisez un compte Office 365 ou Exchange, utilisez l' Assistant Planification pour afficher les calendriers des participants.

  3. Dans l' Assistant Planification, cliquez sur la zone sous votre nom et tapez le nom ou l'adresse de courrier d'un participant ou cliquez sur le bouton Ajouter des participants pour afficher votre carnet d'adresses.

    Cliquez sur l'icône en regard du nom du participant dans l'Assistant planification pour marquer un participant spécifique en tant que participant obligatoire,participant facultatif ou ressource. Lorsque vous commencez à taper le nom d'un participant, Outlook vous propose des suggestions en fonction des personnes avec lesquelles vous avez répondu ou que vous avez envoyé récemment. Sélectionnez un nom dans la liste pour ajouter un participant.

    Vous pouvez marquer les participants comme obligatoires ou facultatifs.
  4. Ajouter un objet de réunion, l'heure de début et l'heure de fin, et l'emplacement.

    Dans Outlook 2016 et Outlook pour Office 365, vous pouvez commencer à taper le nom d'un emplacement, par exemple, Fourth Coffee ou salle de conférence 23, et Outlook recherche les correspondances d'emplacement. Sélectionnez une des suggestions pour choisir cet emplacement, ou continuez à taper pour entrer un autre emplacement.

    Conseil : Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange ou un compte de messagerie Office 365, cliquez sur Assistant Planification, puis cliquez sur recherche de salles pour vérifier la disponibilité et réserver des salles. Pour plus d'informations, voir utiliser l'Assistant Planification et le recherche de salles pour les réunions dans Outlook.

  5. Pour joindre un fichier à une demande de réunion, dans le menu insertion , sélectionnez joindre un fichier, puis choisissez le fichier que vous voulez ajouter.

  6. Si vous ne voulez pas convertir cette réunion en réunion périodique, cliquez sur Envoyer. Dans le cas contraire, voir rendre une réunion périodique.

Empêcher les participants de transférer une réunion

Si vous utilisez Office 365, lorsque vous créez une demande de réunion, vous pouvez empêcher les participants à la réunion de transférer la demande de réunion à d'autres personnes. Cette nouvelle option est disponible pour les clients des canaux mensuels après la mise à niveau vers la version 1808.

  • Avant d'envoyer la demande de réunion, sélectionnez options de réponse > autoriser le transfert pour activer la possibilité pour les participants de transférer une demande de réunion.

Pour plus d'informations, voir empêcher le transfert d'une réunion .

  1. Cliquez sur Réunion > Périodicité.

    Commande Périodicité sur le ruban

    Remarque : Utilisez le raccourci clavier CTRL + G pour planifier la recopie régulière de la réunion.

  2. Choisissez les options de périodicité souhaitées, puis cliquez sur OK.

    Remarque : Lorsque vous ajoutez un critère de périodicité à une demande de réunion, l'onglet réunion se transforme en série de réunions.

  3. Pour envoyer la demande de réunion, cliquez sur Envoyer.

Ajouter une personne à une réunion existante

Vous pouvez ajouter un autre participant à une réunion existante.

Si vous êtes le propriétaire de la réunion:

  1. Double-cliquez sur pour ouvrir la réunion, puis utilisez l'Assistant de ligne à ou l' Assistant Planification pour ajouter une ou plusieurs personnes à la réunion.

  2. Cliquez sur Envoyer , puis sélectionnez l'une des options suivantes:

    • Envoyer les mises à jour uniquement aux participants ajoutés ou supprimés.

    • Envoyer des mises à jour à tous les participants.

Si vous n'êtes pas le propriétaire de la réunion

  1. Ouvrez la demande de réunion. Dans le groupe répondre du ruban, sélectionnez répondre, puis transférer. Ajoutez un ou plusieurs destinataires à la demande de réunion.

  2. Cliquez sur Envoyer. Le propriétaire de la réunion reçoit une notification indiquant que vous avez transféré la demande de réunion à une autre personne. Pour plus d'informations, voir transférer une réunion.

Terminer les réunions plus tôt

Fonctionnalité disponible uniquement pour les participants au programme Office Insider Pour l’instant, cette fonctionnalité est réservée aux participants au programme Office Insider.

Si vous utilisez Outlook pour Office 365, vous pouvez demander à Outlook de mettre fin rapidement à vos réunions. Cela peut vous aider à créer des temps de trajet entre réunions. Vous pouvez choisir une autre durée pour les réunions sous une heure et des réunions sur une heure.

  1. Sélectionnez fichier > options > calendrier > Options du calendrier.

  2. Activez la case à cocher Fermer les rendez-vous et les réunions au plus tôt.

    Boîte de dialogue Options de calendrier avec la case à cocher fermer les rendez-vous et les réunions au plus tôt
  3. Utilisez les listes déroulantes pour sélectionner le nombre de minutes pour les réunions inférieures à une heure et une heure ou plus, puis cliquez sur OK.

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