Planifier une réunion avec d’autres personnes

Planifier une réunion avec d’autres personnes

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Vous pouvez envoyer une demande de réunion à une ou plusieurs personnes. Pistes Outlook qui accepte la demande et se réserve de temps dans votre calendrier de la réunion. Lorsque vous créez une demande de réunion, vous pouvez ajouter des pièces jointes, définir un emplacement et utiliser l’Assistant Planification pour choisir le meilleur moment pour votre réunion.

Planifier une réunion

  1. Créer une demande de réunion dans une des façons suivantes :

    • Dans la boîte de réception, sélectionnez Nouveaux éléments > réunion ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + MAJ + Q.

      Pour planifier une réunion, dans l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, sélectionnez Nouveaux éléments, puis Réunion.

    • Dans le calendrier, sélectionnez Nouvelle réunion ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + MAJ + Q.

      Commande Nouvelle réunion sur le ruban

    • À partir d’un message électronique dans la boîte de réception, sélectionnez le bouton répondre avec une réunion.

      À partir d’un message électronique, sélectionnez répondre avec une réunion.
  2. Ajouter des participants dans un des deux façons :

    • Ajoutez les participants à la ligne à la demande de réunion et passez à l’étape 4.

    • Si vous utilisez un Office 365 ou un compte Exchange, utilisez l’Assistant Planification pour afficher les agendas des participants.

  3. Dans l' Assistant Planification, cliquez sur la zone sous votre nom et tapez le nom du participant ou adresse de messagerie ou cliquez sur le bouton Ajouter des participants pour faire apparaître votre carnet d’adresses.

    Cliquez sur l’icône en regard du nom du participant dans l’Assistant Planification pour marquer un participant spécifique comme un Participant obligatoire,Facultatif ou une ressource. Lorsque vous commencez à taper le nom d’un participant, Outlook obtenir des suggestions pour vous basée sur les personnes que vous avez rencontré ou envoyé par courrier électronique récemment. Choisissez un nom dans la liste pour ajouter un participant.

    Vous pouvez marquer des participants comme obligatoire ou facultatif.
  4. Ajoutez un objet de la réunion, heure de début et heure de fin et emplacement.

    Dans Outlook 2016 et Outlook pour Office 365, vous pouvez commencer à taper le nom d’un emplacement, par exemple, quatrième café ou 23 de salle de conférence, et Outlook recherche les correspondances emplacement. Sélectionnez une des suggestions pour choisir cet emplacement, ou continuez à taper pour entrer un autre emplacement.

    Conseil : Si vous utilisez un compte de messagerie compte Microsoft Exchange ou Office 365, cliquez sur Assistant Planification, puis cliquez sur Recherche de salles pour vérifier la disponibilité et réserver salles. Pour plus d’informations, voir utiliser l’Assistant Planification et recherche de salles à des réunions dans Outlook.

  5. Pour joindre un fichier à une demande de réunion, dans le menu Insertion , sélectionnez Joindre un fichier, puis choisissez le fichier que vous voulez ajouter.

  6. Si vous ne voulez pas faire une réunion périodique, cliquez sur Envoyer. Dans le cas contraire, voir rendre une réunion périodique.

Empêcher les participants de transfert d’une réunion

Si vous utilisez Office 365, lorsque vous créez une demande de réunion, vous pouvez empêcher les participants à la réunion de transférer la demande de réunion à d’autres personnes.

  • Avant d’envoyer la demande de réunion, sélectionnez les Options de réponse > Autoriser du transfert à activer ou désactiver la possibilité pour les participants transférer une demande de réunion.

  1. Cliquez sur Réunion > Périodicité.

    Commande Périodicité sur le ruban

    Remarque : Utilisez le raccourci clavier Ctrl + G pour planifier la réunion se répète régulièrement.

  2. Choisissez les options de périodicité souhaitées, puis cliquez sur OK.

    Remarque : Lorsque vous ajoutez une périodicité à une demande de réunion, l’onglet réunion se transforme en Série de réunions.

  3. Pour envoyer la demande de réunion, cliquez sur Envoyer.

Ajouter une personne à une réunion existante.

Vous pouvez ajouter un autre participant à une réunion existante.

Si vous êtes propriétaire de la réunion :

  1. Double-cliquez pour ouvrir la réunion, puis utilisez la ligne à ou l’Assistant Planification pour ajouter une ou plusieurs personnes à la réunion.

  2. Cliquez sur Envoyer , puis sélectionnez une des opérations suivantes :

    • Envoyer les mises à jour uniquement à ajouté ou supprimé des participants.

    • Envoyer des mises à jour à tous les participants.

Si vous n’êtes pas le propriétaire de la réunion

  1. Ouvrez la demande de réunion. Dans le groupe répondre sur le ruban, sélectionnez répondre, puis Transférer. Ajouter un ou plusieurs destinataires à la demande de réunion.

  2. Cliquez sur Envoyer. Propriétaire de la réunion recevront une notification que vous avez transféré la demande de réunion à une autre personne. Pour plus d’informations, voir transférer une réunion.

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