Découvrir les objets de base de données

Tables

Access organise vos informations au sein de tables (listes de lignes et colonnes rappelant les livres de comptabilité ou une feuille de calcul). Chaque table stocke des informations sur un sujet spécifique, de telle sorte que la plupart des bases de données incluent plusieurs tables.

Chaque ligne de la table est appelée enregistrement, et chaque colonne est appelée champ. Un enregistrement contient toutes les informations spécifiques pour une entité particulière (par exemple, client ou commande). Un champ est une information unique relative à cette entité. Dans la table Produits, par exemple, chaque ligne ou enregistrement contient des informations relatives à un produit. Chaque colonne ou champ contient un certain type d’informations sur ce produit, telles que son nom ou son prix. Si vous ne les connaissez pas déjà, découvrez les concepts de base liés aux bases de données.

Requêtes

Dans une base de données bien conçue, les données que vous voulez présenter via un formulaire ou un état se trouvent généralement dans plusieurs tables. Vous utilisez une requête pour extraire des informations de différentes tables et les assembler pour les afficher dans un formulaire ou un état.

Une requête peut être une demande de résultats de données à partir de votre base de données, ou elle peut être utilisée pour effectuer une action sur les données, ou il peut s’agir des deux. Utilisez des requêtes pour obtenir des réponses à des questions simples, effectuer des calculs à l’aide de données, combiner des données de différentes tables et ajouter, modifier ou supprimer des données d’une base de données.

Il existe différents types de requêtes, mais les deux types principaux sont les suivants :

Formulaires

Les formulaires sont comme les étalages des magasins : ils permettent de présenter les éléments de la base de données ou d’y accéder. À l’instar des formulaires papier, les formulaires Access sont des objets via lesquels vous et les autres utilisateurs pouvez ajouter, modifier ou afficher les données stockées dans votre base de données Access de bureau. Il est important de concevoir votre formulaire en conservant son utilisation à l’esprit. Par exemple, s’il est destiné à plusieurs utilisateurs, un formulaire bien conçu permet d’entrer des données de façon précise, rapide et efficace.

États

Les états offrent un moyen d’afficher, de mettre en forme et de synthétiser les informations de votre base de données Access. Vous pouvez par exemple créer un simple état de numéros de téléphone de tous vos contacts ou un état récapitulatif du total des ventes dans différentes régions à des périodes différentes.

Les états sont pratiques pour présenter les informations de votre base de données :

• Afficher ou distribuer une synthèse des données.

• Archiver des instantanés des données.

• Fournir des détails relatifs à des enregistrements individuels.

• Créer des étiquettes.

Macros

Une macro est un outil qui vous permet d’automatiser les tâches et d’ajouter des fonctionnalités à vos formulaires, états et contrôles. Par exemple, si vous ajoutez un bouton de commande à un formulaire et associez l’événement OnClick du bouton à une macro, une commande est exécutée chaque fois que l’utilisateur clique sur le bouton.

Access fournit un environnement de conception qui vous aide à créer des macros. Grosso modo, vous utilisez un langage de programmation simplifié pour créer une liste d’actions à effectuer. Certaines actions nécessitent des informations supplémentaires (par exemple, champ dans lequel afficher des informations). L’environnement de conception simplifie la création des macros tandis que vous effectuez des sélections dans les listes d’actions et les informations.

Les macros permettent d’automatiser une série d’actions, d’apporter des modifications aux données d’une base de données, etc. En mode Création, les macros fournissent un sous-ensemble des commandes disponibles dans Visual Basic pour Applications (VBA). Pour la plupart des personnes, il est plus facile de créer une macro pour ajouter des fonctionnalités aux formulaires, états et contrôles que d’écrire du code VBA, mais vous pouvez toujours convertir les macros en code VBA à partir du mode Création.

Supposons que vous vouliez ouvrir un état à partir d’un de vos formulaires de saisie de données directement. Vous devez ajouter un bouton à votre formulaire, puis créer une macro qui ouvre l’état. La macro peut être une macro autonome (objet distinct dans la base de données), qui est ensuite liée à l’événement OnClick du bouton, ou elle peut être incorporée directement dans l’événement OnClick du bouton lui-même. Dans les deux cas, lorsque vous cliquez sur le bouton, la macro s’exécute et ouvre l’état.

Modules

Les modules sont du code VBA que vous écrivez pour automatiser les tâches dans votre application et effectuer des fonctions avancées. Les modules sont écrits en langage de programmation VBA. Un module est un ensemble de déclarations, d’instructions et de procédures qui sont stockées ensemble comme une seule entité.