Yritystietojen tuominen ja vieminen Business Contact Manager 2007:ssä

Ohjatun yritystietojen tuonnin ja viennin avulla voit tuominen tietoja Business Contact Manager for Outlook 2007 -ohjelmaan ja vieminen tietoja ohjelmasta.

Vihje: Voit tuoda yrityksen tietoja mistä tahansa kelvollisesta tallennuslaitteesta tai irrotettavasta tietovälineestä, kuten toisesta tietokoneesta, USB-muistitikulta, CD-levyltä, levykkeeltä, Zip-asemasta tai yrityksen verkosta tai viedä tietoja niihin.

Valitse haluamasi toimet

Tietojen tuominen

Tietojen vieminen

Tietokannan päivittäminen toisen tietokannan tiedoilla ohjatun toiminnon avulla

Sivun alkuun

Tietojen tuominen

Voit tuoda seuraavantyyppisiä datatiedostoja muista sovelluksista ja ohjelmista tuotteeseen Business Contact Manager for Outlook:

Business Contact Manager -tiedot (.bcm)

Sisältää Tili, Business Contact, Mahdollisuus, Projekti ja niiden viestintähistorian tietoja Business Contact Manager for Outlook -ohjelman aiemmista versioista.

Huomautus: Kun tuot tilejä tai työyhteyshenkilöitä, voit halutessasi tuoda kaikki tietue, myös työyhteyshenkilöihin liittyvät viestinnän historiatapahtumat, tai voit tuoda vain haluamasi tietueet. Kun tuot valittuja tili- tai työyhteyshenkilötietueita, niihin linkitettyjä työyhteyshenkilöitä tai tilejä ei tuoda.

Business Contact Manager -mukautukset (.bcmx)

Sisältää käyttäjän määrittämät kentät arvojen mukautettuja tietoja. Vain tietokannan omistaja ja tietokantatietokoneen järjestelmänvalvoja voivat tuoda käyttäjän määrittämiä kenttiä.

Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager E-mail Marketing Service contacts (.bcm)

To import your Business Contacts into the Sähköpostimarkkinointipalvelu, you need to sign in to the E-Mail Marketing Service service. Follow the instructions on the final page of the Business Data Import and Export wizard, and then import your file into the E-Mail Marketing Service.

Huomautus: If you previously imported Business Contacts from List Builder 1.0 (the former name for the E-Mail Marketing Service), you must first export these to a .bcm file format, and then import them into Business Contact Manager for Outlook.

CSV-tiedosto (.csv)

Sisältää tietoja CSV-tiedosto. Tiedot on eroteltu pilkuilla riippumatta siitä, mikä luetteloerotin on valittu Windows-käyttöjärjestelmässä. Luetteloerotin on OhjauspaneelinAluekohtaiset- ja kieliasetukset -valintaikkunan Aluekohtaiset asetukset -välilehdessä. Kun tiedot muotoillaan .csv-tiedostomuotoon, ne voidaan tuoda Business Contact Manager for Outlook -ohjelmaan muista ohjelmista, kuten Outlook Expressistä.

Jos haluat tuoda tuotteita tai palveluja, käytä tuotteet ja palvelut luettelon ohjattua tuontia. Voit myös tallentaa luettelon .csv-tiedostona ja tuoda sen.

Vihje: Varmista, että tuodun luettelon luokat vastaavat tuotteessa Business Contact Manager for Outlook olevia luokkia valitsemalla Business Contact Manager -valikosta Tuotteiden ja palvelujen luettelo ja varmistamalla, mitkä luokat ovat käytössä.

Access-tietokanta (.mdb, .accdb)

Sisältää tietoja Microsoft Office Access -tiedostomuodossa.

Excel*-työkirja (.xls, .xlsx)

Sisältää tietoja Microsoft Office Excel -tiedostomuodoissa (Office 2003 tai uudempi).

Vihje: Jos haluat avata Office 2003:lla tiedostoja, jotka on luotu 2007 Office -järjestelmän tiedostomuodoilla, kuten .xslx, lataa Microsoft Officen yhteensopivuuspakkaus Word-, Excel- ja PowerPoint 2007 -tiedostomuodoille Microsoftin WWW-sivustosta.

Seuraavissa tiedoissa on ehdotuksia Excelissä* käytettävistä sarakeotsikoista. Voit pyytää apua myös muilta käyttäjiltä vierailemalla Business Contact Manager for Outlook -keskusteluryhmässä (microsoft.public.outlook.bcm).

Huomautukset: 

  • Ainakin yhdessä Excel*-taulukon sarakkeessa tulee olla sarakeotsikko, kuten Postitoimipaikka.

  • Sarakeotsikkorivin on oltava taulukon ensimmäinen rivi. Joidenkin sarakeotsikoiden arvo voi olla tyhjä. Esimerkiksi Nimi; <tyhjä>; Katuosoite; Postitoimipaikka.

  • Älä pane mitään tietoja sarakeotsikkorivin yläpuolelle.

  • Laadi sarakeotsikot vastaamaan Business Contact Manager -tietueiden otsikoita. Lisätietoja kenttien yhdistämisestä on ohjeaiheessa Business Contact Managerin kenttien määrittäminen.

*Tuotteen Business Contact Manager for Outlook 2007 itsenäistä versiota voi käyttää Excel 2007:n tai Excel 2003:n kanssa.

Outlook-yhteystiedot (.pst)

Sisältää yhteystietoja Microsoft Office Outlook -tiedostomuodossa (.pst)

Lisätietoja yksittäisten yhteystietojen kopioimisesta tai siirtämisestä tuotteeseen Business Contact Manager for Outlook on ohjeaiheessa Yksittäisten Outlook-yhteystietojen kopioiminen tai siirtäminen Business Contact Manageriin.

Huomautus: Outlook-yhteystiedot eivät ole yhteydessä työyhteyshenkilöihin. Outlook-yhteystiedon tuominen, kopioiminen tai siirtäminen tuotteeseen Business Contact Manager for Outlook luo erillisen tietueen tuotteessa Business Contact Manager for Outlook, eikä sitä synkronoida Outlook-yhteystietotietueen kanssa. Outlook-yhteystiedosta luotuun yritysyhteyshenkilötietueeseen tehdyt muutokset eivät näy Outlook-yhteystietotietueessa ja toisin päin.

Microsoft Sales Leads (.bcm)

Sisältää Microsoft Sales Leads -tiedoston Business Contact Manager for Outlook -ohjelman aiemmasta versiosta.

ACT! (.dbf, .pad)

The ACT! application must be already installed on your computer before you can start importing data from an ACT! file format. The Business Data Import and Export wizard uses its conversion tool to convert this file type into Business Contact Manager file format, before importing the data.

Huomautus: Download and install Service Pack 1 for Office 2007 which includes support for importing business data from ACT! 2007/9 and improved support for ACT! 2006/8. The stand-alone edition of Business Contact Manager for Outlook 2007 includes this support.

QuickBooks (.iif)

A file in the .iff format from any version of QuickBooks can be imported. The Business Data Import and Export wizard uses its conversion tool to convert this file type into Business Contact Manager file format, before importing the data.

Muut tiedostotyypit

Työyhteyshenkilöitä voidaan tuoda muista ohjelmista, kuten Outlook Expressistä, tuotteeseen Business Contact Manager for Outlook, jos tiedot voidaan muuntaa CSV-tiedosto (.csv) -tiedostoksi. Tutustu sen ohjelman ohjeeseen, josta haluat tuoda tietoja.

Tiedoston tai kansion tuominen ohjatulla yritystietojen tuonnilla ja viennillä

  1. Valitse Business Contact Manager -valikosta Tietokantatyökalut ja valitse Tuominen ja vieminen.

  2. Valitse Tuo tiedosto ja valitse sitten Seuraava.

  3. Valitse tuotava tiedostotyyppi ja valitse sitten Seuraava.

    If you select ACT! (.dbf. .pad) or QuickBooks (.iif) formats:

    Huomautus: Download and install Service Pack 1 for Office 2007 which includes support for importing business data from ACT! 2007/9 and improved support for ACT! 2006/8. The stand-alone edition of Business Contact Manager for Outlook 2007 includes this support.
    Importing business data from all versions of QuickBooks is supported.

    1. Click Convert Data to convert your data into Business Contact Manager file format. This tool functions like a wizard to help you import these types of files.

    2. In the Data Conversion Tool, click Next.

    3. Select the program that created the data that you want to convert, and click Next.

    4. Browse to the file that you want to convert, and click Next.

    5. Follow the instructions in the Data Conversion Tool.

      For assistance with a page in the wizard, click Help on that page.

    6. When the data conversion is completed, click Close to exit the Data Conversion Tool and return to the Business Data Import and Export wizard.

  4. Noudata ohjatun yritystietojen vienti- ja tuontitoiminnon ohjeita.

    Saat lisätietoja ohjatun toiminnon sivusta napsauttamalla kyseisen sivun Ohje-painiketta.

Tietojen vieminen

Voit viedä Business Contact Manager for Outlook -tietoja muissa sovelluksissa tai ohjelmissa käytettäväksi muuntamalla ne seuraaviin tiedostomuotoihin:

Business Contact Manager -tiedot (.bcm)

Tämä voi sisältää asiakkaita, työyhteyshenkilöitä, mahdollisuuksia, projekteja ja niiden viestintähistorian tietoja Business Contact Manager for Outlook -ohjelman aiemmista versioista.

Business Contact Manager -mukautukset (.bcmx)

Tämä tiedostotyyppi sisältää käyttäjän määrittämiä kenttiä ja tietoja.

CSV-tiedosto (.csv)

Tämä tiedostotyyppi sisältää tietoja, jotka on tuotu Business Contact Manager for Outlook -ohjelmasta .csv-tiedostomuotoon. Tiedot on erotettu pilkuilla riippumatta siitä, mikä luetteloerotin on valittu Windows-käyttöjärjestelmässä. Luetteloerotin on OhjauspaneelinAluekohtaiset- ja kieliasetukset -valintaikkunan Aluekohtaiset asetukset -välilehdessä.

Tuotteiden ja palveluiden tiedot voidaan viedä CSV-tiedosto (.csv) -muodossa.

Vihje: Vie Exceliin Jos haluat viedä tilejä tai työyhteyshenkilöitä Exceliin, vie yritystiedot seuraavasti. Valitse ohjatussa yritystietojen tuonnissa ja viennissä CSV-tiedosto (.csv). Voit avata viedyn .csv-tiedoston Excelillä.

Yritystietojen vieminen

  1. Valitse Business Contact Manager -valikosta Tietokantatyökalut ja valitse Tuominen ja vieminen.

  2. Valitse Vie tiedosto ja valitse sitten Seuraava.

  3. Valitse viennin kohteena olevan tiedoston tyyppi ja valitse sitten Seuraava.

    Huomautus: Voit myös sisällyttää viestintätapahtumat vietyyn tiedostoon. Viestintätapahtumissa on linkitetyt asiakkaat, työyhteyshenkilöt ja sähköpostiviestit. Voit myös määrittää vietävän tiedon sijainnin ja nimen.

  4. Noudata ohjatun yritystietojen vienti- ja tuontitoiminnon ohjeita.

    Saat lisätietoja ohjatun toiminnon sivun täyttämisestä napsauttamalla kyseisen sivun Ohje-painiketta.

    Lisätietoja yksittäisen asiakas- tai työyhteyshenkilötietueen viemisestä on ohjeaiheessa Business Contact Managerin yritystietojen tuonnin ja viennin vianmääritys.

Sivun alkuun

Tietokannan päivittäminen toisen tietokannan tiedoilla ohjatun toiminnon avulla

Voit päivittää tietokannan toisen Business Contact Manager -tietokannan tiedoilla käyttämällä ohjattua yritystietojen tuonti- ja vientitoimintoa. Toimi seuraavasti:

  1. Varmuuskopioi tietokanta. Toisen tietokannan eli lähdetietokannan tietoja lisätään nykyiseen tietokantaan, kun teet nämä toimet.

    Toimintaohje

    1. Valitse Business Contact Manager -valikosta Tietokantatyökalut ja valitse sitten Tietokannan hallinta.

    2. Valitse Varmuuskopioi tai palauta varmuuskopio -välilehdestä Varmuuskopioi tietokanta.

      Huomautus: Lisätietoja tietokannan varmuuskopioimisesta on ohjeaiheessa Business Contact Managerin tietojen varmuuskopioiminen. Windows XP:ssä tietokannan varmuuskopio tallennetaan oletusarvoisesti kansioon C:\Documents and Settings\<käyttäjätunnus>\Omat tiedostot\My Business\Backups. Windows Vistassa tietokannan varmuuskopio tallennetaan kansioon C:\Users\<käyttäjätunnus>\Documents\My Business\Backups.

  2. Valitse lähdetietokanta. Lähdetietokannassa on yritystiedot, jotka haluat tuoda nykyiseen tietokantaan.

    Toimintaohje

    1. Valitse Business Contact Manager -valikosta Tietokantatyökalut.

    2. Valitse Luo tai valitse tietokanta.

      Valitse olemassa oleva tietokanta -vaihtoehto on oletusarvoisesti valittuna.

    3. Kirjoita lähdetietokannan sijainti (tai tietokonenimi) ja valitse Yhdistä.

      Huomautus: Jos lähdetietokanta on toisessa tietokoneessa, tietokannan on oltava jaettu, jotta voit muodostaa siihen yhteyden.

    4. Valitse lähdetietokannan nimi ja valitse Seuraava.

  3. Vie lähdetietokanta.

    Toimintaohje

    1. Valitse Business Contact Manager -valikosta Tietokantatyökalut ja valitse Tuominen ja vieminen.

    2. Valitse Vie tiedosto ja valitse sitten Seuraava.

    3. Valitse Business Contact Manager -tiedot (.bcm) ja valitse Seuraava.

    4. Valitse Vie kaikki tai valitse vietävät tiedot ja valitse Seuraava.

    5. Kirjoita viedyn tiedoston sijainti ja valitse haluamasi asetukset kohdista Vie historia ja Vie tuotteet.

    6. Noudata näyttöön tulevia ohjeita.

  4. Kun vienti on valmis, palauta alkuperäinen tietokanta.

    Toimintaohje

    1. Valitse Business Contact Manager -valikosta Tietokantatyökalut ja valitse sitten Tietokannan hallinta.

    2. Valitse Varmuuskopioi tai palauta varmuuskopio -välilehdestä Palauta tietokanta ja noudata näyttöön tulevia ohjeita.

  5. Tuo lähdetietokanta ilman kaksoiskappaleita.

    Toimintaohje

    1. Valitse Business Contact Manager -valikosta Tietokantatyökalut ja valitse Tuominen ja vieminen.

    2. Valitse Tuo tiedosto ja valitse sitten Seuraava.

    3. Valitse Business Contact Manager -tiedot (.bcm).

    4. Selaa aiemmin luomaasi lähdetiedostoon, valitse Päivitä kaksoiskappaleet ja valitse, haluatko sisällyttää viestintäkohteet tai mukautetut kohteet.

    Huomautukset: 

    • Yritystietojen vieminen maailman eri alueille tai tietojen tuominen eri alueilta ei ole suositeltavaa, sillä tietojen kaikkia rakenteita ja lajeja ei voida muuntaa.

    • Ennen kuin aloitat tietojen tuomisen, varmuuskopioi Business Contact Manager for Outlook -tiedot. Tuontiprosessia ei voi kumota muutoin kuin poistamalla tuodut tiedot manuaalisesti.

    • Jos haluat tuoda tuotteita ja palveluja, käytä Tuotteiden ja palvelujen luettelonTuo-työkalua.

    • Ennen kuin aloitat tietojen viemisen, varmuuskopioi vietävä tiedosto. Vientiprosessia ei voi kumota muutoin kuin poistamalla viedyt tiedot manuaalisesti.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×