Voit rajoittaa sähköpostiviestien sisällön käyttöoikeuksia Outlook sisältöoikeuksien hallinnan (IRM) avulla aivan kuten voit rajoittaa muiden Microsoft Office -tiedostojen käyttöoikeuksia.
Tärkeää: Jos käytät Officea Surface RT -laitteessa, voit tarkastella IRM-suojattuja sähköpostiviestejä, mutta et voi lähettää viestejä. Haluatko tarkistaa käytössäsi olevan Office-version?
Sisältöoikeuksien hallintatoiminnolla voit määrittää sähköpostiviestien käyttörajoituksia. Sisältöoikeuksien hallinnan avulla voit estää arkaluonteisten tietojen luvattoman lukemisen, tulostaminen, edelleen lähettämisen ja kopioimisen. Sisältöoikeuksien hallinta auttaa myös organisaatioita valvomaan luottamuksellisten ja yksinoikeudella omistettujen tietojen hallintaa ja levittämistä koskevien käytäntöjen noudattamista sekä organisaatiossa että asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden osalta.
Kun sähköpostiviestin käyttöoikeutta on rajoitettu sisältöoikeuksien hallinnan avulla, käyttörajoitukset ovat voimassa riippumatta siitä, mihin viesti siirtyy, koska viestin käyttöoikeustiedot on tallennettu itse viestitiedostoon.
Huomautus: Sisältöoikeuksien hallinta ei voi estää haittaohjelmia tai tietokoneviruksia poistamasta, varastamasta, vioittamasta, kaappaamasta tai lähettämästä sisältöä. Se ei voi myöskään estää suojatun sisällön käsin kopioimista, uudelleen kirjoittamista, digitaalista valokuvausta tai kopiointia ruudunkaappausta käyttäen.
Kun yrität avata suojattua sähköpostiviestiä ensimmäisen kerran, sinun on muodostettava yhteys käyttöoikeuspalvelimeen. Jos käyttöoikeuspalvelin vahvistaa tunnistetietosi, saat käyttöoikeustiedoston, joka määrittää, millaiset käyttöoikeudet sinulla on kyseiseen tiedostoon. Prosessi on suoritettava erikseen jokaiselle suojatulle tiedostolle. Et siis voi avata suojattua sisältöä, ellet ole saanut siihen käyttöoikeutta käyttöoikeuspalvelimesta.
Viestien tarkasteleminen, kun sisältöoikeuksien hallinta ei ole käytettävissä
Jos sinun on luettava tai avoimena sisältöä, jonka käyttöoikeuksia on rajoitettu, Outlook ei ole käytettävissä käyttämässäsi tietokoneessa, voit käyttää selainta. Jos käytät Outlookin verkkoversio tai Outlook Web App (OWA), voit tarkastella rajoitettuja viestejä missä tahansa selaimessa.
Sisältöoikeuksien hallinnan poistaminen lähettämästäsi viestistä
Jos olet viestin alkuperäinen lähettäjä ja haluat poistaa rajoitetut käyttöoikeudet, noudata seuraavia ohjeita.
-
Avaa salattu viesti Lähetetyt-kansiosta kaksoisnapsauttamalla sitä.
-
Valitse Tiedosto > salaa > rajoittamaton käyttö.
-
Valitse Tallenna.
Huomautukset:
-
Lähetetyistä viesteistä poistetut rajoitetut käyttöoikeudet eivät päivitä vastaanottajien postilaatikoiden viestejä. Tämä vaikuttaa vain viestin kopioon Lähetetyt-kansiossa.
-
Et voi poistaa sisältöoikeuksien hallintaa viestistä, jonka joku muu on lähettänyt sinulle.
Sisältöoikeuksien hallinnan suojaamat viestien liitetiedostotyypit
Kun seuraavat tiedostotyypit liitetään sisältöoikeuksien hallitsemaan viestiin Outlook, niiden oikeuksia hallitaan automaattisesti.
Huomautus: Jos suojattuun viestiin liitetään Outlookin viestitiedostoja (.msg) (esimerkiksi useita Outlook-viestejä lähetetään edelleen yhdessä viestissä), liitettyjä viestejä ei suojata.
Word-asiakirjat
|
Tiedostotyyppi |
Tunniste |
|---|---|
|
Asiakirja |
.doc |
|
Asiakirja |
.docx |
|
Makroja käyttävä asiakirja |
.docm |
|
Malli |
.dot |
|
Malli |
.dotx |
|
Makroja käyttävä malli |
.dotm |
Excel-asiakirjat
|
Tiedostotyyppi |
Tunniste |
|---|---|
|
Työkirja |
.xls |
|
Työkirja |
.xlsx |
|
Makroja käyttävä työkirja |
.xlsm |
|
Malli |
.xlt |
|
Malli |
.xltx |
|
Makroja käyttävä malli |
.xltm |
|
Binaarimuotoinen työkirja (ei XML) |
.xlsb |
|
Makroja käyttävä apuohjelma |
.xla |
|
Makroja käyttävä apuohjelma |
.xlam |
PowerPoint-asiakirjat
|
Tiedostotyyppi |
Tunniste |
|---|---|
|
Esitys |
.ppt |
|
Esitys |
.pptx |
|
Makroja käyttävä esitys |
.pptm |
|
Malli |
.pot |
|
Malli |
.potx |
|
Makroja käyttävä malli |
.potm |
|
Näytä |
.pps |
|
Näytä |
.ppsx |
|
Makroja käyttävä diaesitys |
.ppsm |
|
Office-teema |
.thmx |
InfoPath-tiedostot
|
Tiedostotyyppi |
Tunniste |
|---|---|
|
Dynaaminen lomake/malli |
.xsn |
XPS-asiakirjat
|
Tiedostotyyppi |
Tunniste |
|---|---|
|
XML Paper Specification |
.xps |
