Organisaatiosi on ehkä säilytettävä tiedostoja tietyn ajanjakson ajan noudattaakseen velvoitteita tai lainsäädäntöä tai muiden liiketoimintaan liittyvien vaatimusten vuoksi. Jos organisaatiosi kuitenkin säilyttää tiedostoja vaadittua kauemmin, tuloksena on tarpeettomia oikeudellisia riskejä. Tiedostojen poistokäytännön avulla voit aktiivisesti vähentää näitä riskejä poistamalla tiedostot automaattisesti paikan päällä tietyn ajanjakson kuluttua — voit esimerkiksi poistaa käyttäjien OneDrive for Business -sivustojen tiedostot, kun niiden luonnista on kulunut viisi vuotta.
Tiedostojen poistokäytännöt ovat sekä tehokkaita että joustavia. Voit toimia esimerkiksi seuraavasti:
-
Anna sivuston omistajien valita käytännöistä, joita luot ja hallitset keskitetysti. Voit myös antaa sivuston omistajien olla ottamatta käytäntöä käyttöön, jos käytäntö ei heidän mielestään sovellu heidän sisältöönsä.
-
Ota käyttöön yksi pakollinen käytäntö kaikissa sivustokokoelman sivustoissa, kuten kaikissa OneDrive for Business -sivustoissa, tai jopa pakota käytäntö kaikkiin sivustokokoelmiin, jotka on luotu tietyn sivustokokoelman mallin (kuten Ryhmäsivusto-mallin) pohjalta.
-
Anna oletuskäytäntö ja oletussääntö, joita käytetään automaattisesti ilman sivuston omistajien toimintaa.
-
Luo käytäntö, joka sisältää useita poistosääntöjä, joista sivuston omistaja voi valita haluamansa.
Voit luoda ja hallita tiedostojen poistokäytäntöjä yhteensopivuuskäytäntökeskuksessa.
Tiedostojen poistokäytäntöjen käyttötilanteet
Tiedostojen poistokäytäntöjen lisäksi SharePoint Server 2016 tarjoaa nämä säilytyskäytännöt sivuston sisältöä varten:
Kukin käytäntötyyppi toimii parhaiten tietyntyyppisen sivuston tai tietyntyyppisten tietojen yhteydessä. Organisaatiollasi voi esimerkiksi olla erittäin jäsennetty sisältötyyppejä käyttävä sivusto, kuten finanssisivusto sopimuksia varten tai tietokanta artikkeleja varten. Tässä tapauksessa voit hyödyntää sisältötyyppikäytäntöjä. Tai ehkä organisaatiosi on säilytettävä juridisia asiakirjoja, jolloin voit toteuttaa tiedostosuunnitelman käyttämällä sisältötyyppejä ja tietuekeskusta.
Tiedostojen poistokäytännöt eivät korvaa tietueiden hallinta- tai tiedonhallintakäytäntöjä, jotka toimivat parhaiten jäsenneltyjen tietojen ja sisältötyyppien kanssa. Sen sijaan tiedostojen poistokäytäntöjä kannattaa käyttää, jos on tarvetta hallita laajalti jäsentelemättömien tietojen automaattista poistoa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi OneDrive for Business -sivustot ja ryhmäsivustot.
Jos käytät tiedostojen poistokäytäntöä sivustoon, jossa on jo käytössä tiedonhallintakäytäntöjä, kyseiset käytännöt ohitetaan, kun tiedostojen poistokäytäntö on voimassa. Suunnittele siis sivusto käyttämään vain käytäntöjä, jotka on tarkoitettu joko jäsennetylle tai jäsentämättömälle sisällölle, ei molemmille. Lisätietoja siitä, miten asiakirjan tiedostojen poistokäytännöt ohittavat muita käytäntöjä, on artikkelissa Tiedostojen poistokäytännön ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä sivustolla.
Toisin kuin muut käytännöt, tiedostojen poistokäytännöt vaikuttavat vain tiedostokirjastoihin, eivät luetteloihin.
Poistokäytännöt ja -säännöt
Tiedostojen poistokäytäntö sisältää yhden tai useamman poistosäännön, ja poistosäännöissä määritetään seuraavat:
-
Ajanjakso ennen poistoa.
-
Lasketaanko poistopäivämäärä sen perusteella, milloin tiedosto luotiin vai milloin tiedostoa viimeksi muokattiin.
-
Poistetaanko tiedosto pysyvästi vai siirretäänkö se roskakoriin.
Jos käytäntöön sisältyy useita sääntöjä, sivuston omistajat voivat valita säännön, joka soveltuu sisältöön parhaiten.
Käytännöt ja määritykset
Kun olet luonut tiedostojen poistokäytännön, voit määrittää sen sivustokokoelman malliin – voit esimerkiksi määrittää käytännön OneDrive for Business -malliin niin, että se sisältää jokaisen käyttäjän OneDrive for Businessin. Jos määrität käytännön sivustokokoelman malliin, se vaikuttaa kaikkiin mallin pohjalta jo luotuihin sivustokokoelmiin sekä kaikkiin myöhemmin mallin pohjalta luotaviin sivustokokoelmiin.
Voit myös määrittää käytännön tiettyyn sivustokokoelmaan – tällöin kaikki kyseisen sivustokokoelman malliin määritetyt käytännöt korvataan. Voit esimerkiksi määrittää käytäntöjä Ryhmäsivusto-malliin ja ohittaa ne sitten käyttämällä toista käytäntöjoukkoa tiettyyn mallin pohjalta luotuun sivustokokoelmaan.
Yksi pakollinen käytäntö vai useita käytäntöjä, joista valita
Kun määrität käytäntöä, voit halutessasi määrittää sen pakolliseksi, jolloin vain kyseinen käytäntö voidaan määrittää ja jolloin kyseinen käytäntö määrittyy sivustokokoelman kaikkiin sivustoihin. Sivustojen omistajat eivät voi jättäytyä pakollisen käytännön ulkopuolelle, eli poistokäytäntö vaikuttaa sivuston tiedostoihin kaikissa tapauksissa.
Sen sijaan, että määrittäisit yhdestä käytännöstä pakollisen, voit myös määrittää sivustokokoelmalle useita käytäntöjä. Tällöin kukin sivuston omistaja voi valita, mikä käytäntö hänen sivustollensa määritetään, tai jopa jättäytyä kokonaan käytäntöjen ulkopuolelle. Voit esimerkiksi luoda yhden käytännön yleisille liiketoiminnan asiakirjoille ja toisen käytännön talousasiakirjoille, joilla on erilainen säilytysaikataulu. Sivuston omistaja tietää usein parhaiten, millaista sisältöä hänen sivustonsa sisältää ja mitä tiedostojen poistokäytäntöä siis kannattaa käyttää. Kuhunkin sivustoon voidaan määrittää vain yksi käytäntö.
Yksi sääntö vai useita sääntöjä, joista valita
Kukin käytäntö voi puolestaan sisältää useita sääntöjä – esimerkiksi yleisten liiketoimintatiedostojen poistokäytännössä saattaa olla kaksi sääntöä:
-
Jos tiedostot eivät vaadi juridisista syistä tai jatkuvista liiketoiminnan tarpeista johtuen pitkäaikaista säilytystä, tiedostoja tulee säilyttää vain vuoden ajan luonnin jälkeen.
-
Jos tiedostoja tarvitaan aktiiviseen ja jatkuvaan liiketoimintakäyttöön yli yhden vuoden ajan, niitä ei pidä säilyttää yli kolmea vuotta niiden luonnin jälkeen.
Sivuston omistaja voi päättää, että hänen sivustonsa sisältää yleisiä liiketoiminnan tiedostoja, valita tämän poistokäytännön ja valita sitten sopivan säännön käytännöstä. Säännön voi valita vain siitä käytännöstä, jota parhaillaan käytetään sivustoon (ei siis mistä tahansa käytännöstä), ja sääntö vaikuttaa kaikkiin sivuston tiedostokirjastoihin.
Sivustokokoelmien, käytäntöjen ja sääntöjen suhde
Perussuhde on seuraavanlainen:
Sivustokokoelmaan tai sivustokokoelman malliin voidaan määrittää useita käytäntöjä, ja kussakin käytännössä voi olla useita sääntöjä. Kullakin sivustolla voi kuitenkin olla vain yksi aktiivinen käytäntö, ja kullakin sivuston kirjastolla voi aina olla vain yksi aktiivinen poistosääntö.
Tiedostojen poistokäytännöt periytyvät
Käyttöoikeuksien, siirtymisen ja monien muiden sivuston ominaisuuksien tapaan myös tiedostojen poistokäytännöt periytyvät. Sivuston omistaja voi valita sivustoaan varten tiedostojen poistokäytännön, ja kaikki alisivustot perivät pääsivuston käytännön. Alisivuston omistaja voi katkaista periytymisen valitsemalla toisen käytännön ja säännön yhdistelmän, ja kyseinen käytäntö koskee sitten kaikkia alisivustoja, kunnes periytyminen katkeaa uudelleen.
Tiedostojen poistokäytäntöjen määrittäminen ensimmäistä kertaa
On tärkeää ymmärtää, että tiedostojen poistokäytännössä määritetty ajanjakso tarkoittaa aikaa siitä, kun tiedosto luotiin tai tiedostoa on muokattu, ei käytännön määrittämisen jälkeen kulunutta aikaa. Voit esimerkiksi luoda tiedostojen poistokäytännön, joka poistaa asiakirjat kaksi vuotta niiden luonnin jälkeen, ja määrittää sitten kyseisen käytännön sellaiseen sivustokokoelmamalliin, jonka perusteella on luotu useita sivustokokoelmia neljä tai viisi vuotta sitten. Tällöin on todennäköistä, että kyseiset sivustokokoelmat sisältävät useita tiedostoja, jotka ovat jo vanhempia kuin poistokäytännössä määritetyt kaksi vuotta – jolloin paljon sisältöä poistetaan pian sen jälkeen, kun tiedostojen poistokäytäntö määritetään ensimmäisen kerran.
Kun määrität käytännön ensimmäistä kertaa, kaikki sivuston tiedostot arvioidaan. Jos ne täyttävät ehdot, ne poistetaan. Tämä koskee kaikkia tiedostoja, siis muitakin kuin käytännön määrittämisen jälkeen luotuja uusia tiedostoja. Muista myös, että ajanjakso määritetään kunkin tiedoston iän perusteella, ei sen mukaan, milloin käytäntö ensimmäistä kertaa määritettiin.
Ota siis huomioon, ennen kuin määrität käytäntöä sivustolle ensimmäistä kertaa, milloin sivuston sisältö on luotu ja kuinka käytäntö saattaa vaikuttaa kyseiseen sisältöön. Uudesta käytännöstä kannattaa ehkä myös ilmoittaa sivuston omistajille ennen käytännön määrittämistä, jotta sivuston omistajat voivat arvioida mahdollisen vaikutuksen.
Käytäntöjen välittämisen viive
Kun olet määrittänyt käytäntöjä sivustokokoelmaan, sivustojen omistajat voivat tarkastella sivustoon käytettävissä olevia käytäntöjä ja ottaa niitä käyttöön Sivuston asetukset -sivun Tiedostojen poistokäytännöt -linkin avulla.
Tiedostojen poistokäytännöt -linkki on näkyvissä vain, jos sivustokokoelmalle on määritetty käytäntöjä. Linkki ei tule näkyviin heti, kun käytäntöjä on määritetty sivustolle – tiedostojen määrittämisestä siihen, että Tiedostojen poistokäytännöt -linkki tulee näkyviin, saattaa ilmetä jopa 24 tunnin viive.
Tiedostojen poistokäytäntöjen toiminta pitokäytäntöjen kanssa
Pitotoiminto varmistaa, että kaikki sisältö säilyy tietyn ajanjakson ajan, kun taas tiedostojen poistokäytäntö varmistaa, että kaikki sisältö poistetaan tietyn ajan kuluttua.
Jos haluat säilyttää tiedostoja tietyn ajanjakson ajan, voit käyttää poistokäytännön yhteydessä myös pitokäytäntöä. Voit esimerkiksi pitää tiedostoja kolme vuotta niiden muokkauksen jälkeen ja määrittää sitten poistokäytännön, joka poistaa kyseiset tiedostot kolme vuotta viime muokkaamisen jälkeen.
Huomaa, että poistokäytäntö ei voi ohittaa pitokäytäntöä. Jos sivusto on pidossa ja tiedostojen poistokäytäntö poistaa jonkin tiedoston, kyseinen tiedosto säilyy palautuskirjastossa samalla tavalla kuin jos asiakirja olisi poistettu manuaalisesti. Lisätietoja on artikkelissa Yleiskatsaus SharePoint Server 2016:n pitotoiminnosta.
Käyttöoikeudet
Yhteensopivuuskäytäntökeskusta käyttävien yhteensopivuustyöryhmän jäsenten on saatava käyttöoikeus sekä käytäntökeskukseen että sivustokokoelmiin, joihin käytännöt määritetään. Suosittelemme, että toimit seuraavasti:
-
Luo käyttöoikeusryhmä, joka sisältää kaikki yhteensopivuuskäytäntökeskuksen käyttäjät – todennäköisesti yhteensopivuustyöryhmäsi.
-
Lisää kyseinen käyttöoikeusryhmä yhteensopivuuskäytäntökeskuksessa sivustokokoelman Omistajat-ryhmään.
-
Lisää kussakin sivustokokoelmassa, johon haluat määrittää tiedostojen poistokäytäntöjä, käyttöoikeusryhmä sivustokokoelman Omistajat-ryhmään.
