Yhteystietoryhmän tai jakeluluettelon luominen Outlook for PC:ssä

Yhteystietoryhmän tai jakeluluettelon luominen Outlook for PC:ssä

Lähetä sähköposti usealle ihmiselle yhteystietoryhmän (tunnettiin aiemmin nimellä jakeluluettelo) avulla. Tämä toiminto on kätevä esimerkiksi projektiryhmän, komitean tai ystäväryhmän kesken, jolloin kaikkia nimiä ei tarvitse kirjoittaa erikseen vastaanottaja-, kopio- ja piilokopioriveille.

Jos haluat lisätietoja Macin yhteystietoryhmistä, katso Yhteystietoryhmän luominen Outlook for Macissa.

  1. Valitse siirtymispalkissa Henkilöt.

    Huomautus: Voit etsiä henkilöä kahdessa eri paikassa siirtymispalkissa.

    Jos käytät tiivistä siirtymispalkkia, napsauta henkilökuvaketta.

    Pääset yhteystietoihin valitsemalla Henkilö-kuvakkeen.

    Jos käytät laajennettua siirtymispalkkia, napsauta Henkilö-sanaa.

    Pääset yhteystietoihin valitsemalla Henkilö-kuvakkeen.
  2. Valitse Omat yhteystiedot -kohdassa kansio, johon haluat tallentaa yhteystietoryhmän. Tavallisesti valitset kansion Yhteystiedot.

  3. Valitse valintanauhassa Uusi yhteystietoryhmä.

  4. Anna yhteystietoryhmälle nimi.

  5. Valitse Lisää jäseniä, ja lisää sitten henkilöitä osoitteistosta tai yhteystietoluettelosta.

    Jäsenten lisääminen uuteen ryhmään

    Huomautus:  Jos haluat lisätä jäsenen, joka ei ole osoitteistossa tai yhteystiedoissa, valitse Uusi sähköpostiyhteystieto.

  6. Valitse Tallenna ja sulje.

    Lisätietoa uuden yhteystietoryhmän käyttämisestä on ohjeaiheessa Sähköpostiviestin lähettäminen yhteystietoryhmälle.

Jos lähetät säännöllisesti sähköpostia tietylle henkilöryhmälle, voit luoda kyseiset henkilöt sisältävän yhteystietoryhmän (aiemmalta nimeltään jakeluluettelon) heille aiemmin lähettämäsi viestin avulla. Kun seuraavan kerran otat kyseisiin henkilöihin yhteyttä tai haluat järjestää kokouksen heidän kanssaan, sinun ei tarvitse lisätä viestin Vastaanottaja-kenttään kunkin henkilön nimeä erikseen. Riittää, että lisäät vain yhteystietoryhmän nimen.

  1. Avaa sähköpostiviesti, joka on lähetetty yhteystietoryhmään lisättäville henkilöille.

  2. Korosta kaikki Vastaanottaja- tai Kopio-kentässä olevat nimet hiirellä.

    Valitse henkilöiden nimet sähköpostiviestistä

  3. Napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Kopioi tai paina näppäinyhdistelmää Ctrl+C.

  4. Napsauta Outlookin pääikkunassa (ei avatussa sähköpostiviestissä) siirtymispalkin Henkilö-kohtaa

    Valitse Henkilöt

  5. Valitse Uusi yhteystietoryhmä.

    Valitse Aloitus-välilehdessä Uusi yhteystietoryhmä

  6. Kirjoita yhteystietoryhmälle nimi, kuten Erikoisprojektit.

  7. Valitse Lisää jäseniä > Outlook-yhteystiedoista.

    Lisää jäseniä Outlook-yhteystiedoista

  8. Napsauta näyttöön avautuvan ikkunan Jäsenet-ruutua hiiren kakkospainikkeella ja valitse Liitä tai paina näppäinyhdistelmää Ctrl+V.

  9. Valitse OK.

    Sähköpostiviestissä olleiden henkilöiden nimet näkyvät nyt yhteystietoryhmän jäseninä.

    Henkilöiden pitäisi nyt näkyä uudessa yhteystietoryhmässä

  10. Valitse Tallenna ja sulje.

Yhteystietoryhmät näkyvät yhteystietoluettelossa yksittäisten henkilöiden kanssa. Voit erottaa ne kuvakkeista, jotka näkyvät nimien vasemmalla puolella luettelonäkymässä. Korttikuvake edustaa yksittäisiä yhteystietoja ja henkilökuvake yhteystietoryhmiä.

Yhteystietoryhmien merkkinä on henkilökuvake ja yksittäisten nimien merkkinä korttikuvake

Yhteystietoryhmää voi muokata jälkikäteen. Voit lisätä henkilöitä tai poistaa henkilöitä vapaasti tarpeen mukaan.

Jos sinulla on paljon omia tai työyhteystietoja Excel-laskentataulukossa, voit tuoda ne suoraan Outlookiin.

Tämän jälkeen voit luoda yhteystietoryhmän (josta käytettiin aiemmin nimitystä ”jakeluluettelo”) tuotujen yhteystietojen avulla.

Valitettavasti et voi tuoda yhteystietoluetteloa Excelistä suoraan jakeluluetteloon, mutta voit tuoda yhteystiedot Yhteystiedot-kansioon ja luoda sitten niistä jakeluluettelon edellä annettujen ohjeiden avulla.

Jos haluat tietoja yhteystietojen tuomisesta Excelistä, katso Yhteystietojen tuominen Outlookiin.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Henkilöiden lisääminen yhteystietoryhmään

Siirtymispalkin sisällön muuttaminen

Yhteystietoryhmän luominen

  • Yhteystietoryhmän luominen uusilla nimillä tai nimien lisääminen osoitteistosta    

    1. Valitse Yhteystiedot-kohdasta Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä Uusi yhteystietoryhmä.

      Valintanauhan Uusi yhteystietoryhmä -komento

    2. Kirjoita Nimi-ruutuun yhteystietoryhmän nimi.

    3. Valitse Yhteystietoryhmä-välilehden Jäsenet-ryhmästä Lisää jäseniä, ja valitse sitten Outlook-yhteystiedoista, Osoitteistosta tai Uusi sähköpostiyhteystieto.

    4. Jos haluat lisätä uuden sähköpostiyhteystiedon, kirjoita henkilön tiedot Lisää uusi jäsen -valintaikkunaan.

      Jos lisäät jäsenen Outlook-yhteystiedoista tai osoitteistosta, toimi seuraavasti:

      1. Valitse avattavasta Osoitteisto-luettelosta se osoitteisto, joka sisältää ne sähköpostiosoitteet, jotka haluat sisällyttää yhteystietoryhmään.

      2. Napsauta haluamiasi nimiä nimiluettelossa ja valitse sitten Jäsenet. Voit lisätä samaan yhteystietoryhmään nimiä eri osoitteistoista.

    5. Tee näin kaikkien niiden henkilöiden kohdalla, jotka haluat lisätä yhteystietoryhmään, ja valitse sitten OK.

      Yhteystietoryhmä tallennetaan Yhteystiedot-kansioon antamallasi nimellä.

  • Yhteystietoryhmän luominen kopioimalla nimet sähköpostiviestistä    

    1. Valitse se viesti, josta haluat kopioida nimet, ja napsauta Vastaanottaja- tai Kopio-ruudussa olevia nimiä.

    2. Napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Kopioi.

    3. Valitse sähköpostissa Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä Uudet kohteet, ja valitse sitten Lisää kohteita ja Yhteystietoryhmä.

    4. Kirjoita Nimi-ruutuun yhteystietoryhmän nimi.

    5. Valitse Yhteystietoryhmä-välilehden Jäsenet-ryhmästä Lisää jäseniä, ja valitse sitten joko Outlook-yhteystiedoista tai Osoitteistosta.

    6. Napsauta hiiren kakkospainikkeella Valitse jäsenet -valintaikkunan alareunassa olevaa Jäsenet-ruutua ja valitse Liitä.

Huomautus:  Jäsenen ei tarvitse olla osoitteistossasi, jotta hänet voidaan lisätä yhteystietoryhmään. Jäsenen nimi ja sähköpostiosoite liitetään, kun kopioit ja liität yhteystiedon alkuperäisestä sähköpostiviestistä.

Kun saat viestin, joka sisältää yhteystietoryhmän, jota haluat käyttää, voit tallentaa sen yhteystietoihin.

  1. Avaa yhteystietoryhmän sisältävä viesti.

  2. Napsauta yhteystietoryhmää hiiren kakkospainikkeella Vastaanottaja- tai Kopio-ruudussa ja valitse sitten Lisää Outlook-yhteystietoihin.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Yhteystietokansion jakaminen muille

Jakeluluettelon luominen

Jakeluluettelot tallennetaan oletusarvoisesti Yhteystiedot-kansioon. Jos käytät Microsoft Exchange -tiliä, yleinen osoiteluettelo voi sisältää yleisiä jakeluluetteloita, jotka ovat kaikkien kyseistä verkkoa käyttävien käytettävissä. Yhteystiedot-kansioon luomasi henkilökohtaiset jakeluluettelot ovat vain sinun käytettävissäsi, mutta voit jakaa niitä lähettämällä niitä muille käyttäjille.

Kuinka monta nimeä jakeluluettelossa voi olla?

Jakeluluetteloon sisällytettävien nimien enimmäismäärä riippuu yhteystietotiedostojen koosta. Ei ole olemassa tarkkoja sääntöjä, mutta jakeluluettelossa voi yleensä olla noin 50–70 nimeä ja sähköpostiosoitetta. Sähköpostiosoitteiden enimmäismäärä on noin 125, kun yhteystietotiedostojen koko on pienin mahdollinen. Tämä voi sisältää myös muita jakeluluetteloita.

Katso lisätietoja jakeluluetteloiden enimmäiskokoa käsittelevästä tietokannan artikkelista.

Tee jompikumpi seuraavista:

  • Jakeluluettelon luominen käyttämällä osoitteiston nimiä    

    1. Valitse Tiedosto-valikossa Uusi, ja valitse sitten Jakeluluettelo.

    2. Kirjoita Nimi-ruutuun jakeluluettelon nimi. (Kirjoita esimerkiksi "Poliittiset ystävät".)

    3. Valitse Jakeluluettelo-välilehdessä Valitse jäsenet.

    4. Valitse avattavasta Osoitteisto-luettelosta se osoitteisto, joka sisältää ne sähköpostiosoitteet, jotka haluat sisällyttää jakeluluetteloon.

      Osoitteistojen luettelo

    5. Kirjoita Haku-ruutuun nimi, jonka haluat sisällyttää. Kun hakemasi nimi näkyy alla olevassa luettelossa, napsauta sitä ja valitse sitten Jäsenet.

    6. Tee näin kaikkien niiden henkilöiden kohdalla, jotka haluat lisätä jakeluluetteloon, ja valitse sitten OK.

      Jos haluat lisätä jakeluluetteloon pidemmän kuvauksen, valitse Jakeluluettelo-välilehdessä Muistiinpanot, ja kirjoita sitten teksti.

      Jakeluluettelo tallennetaan Yhteystiedot-kansioon antamallasi nimellä.

  • Jakeluluettelon luominen kopioimalla nimet sähköpostiviestistä    

    1. Valitse se viesti, josta haluat kopioida nimet, ja valitse Vastaanottaja- tai Kopio-ruudussa olevat nimet.

    2. Napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Kopioi.

    3. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva , ja valitse Luo uusi Outlook-kohde -kohdassa Jakeluluettelo.

    4. Valitse Jakeluluettelo-välilehden Jäsenet-ryhmässä Valitse jäsenet.

    5. Napsauta hiiren kakkospainikkeella Valitse jäsenet -valintaikkunan alareunassa olevaa Jäsenet-ruutua ja valitse pikavalikosta Liitä.

      Huomautus: Jäsenen ei tarvitse olla osoitteistossasi, jotta hänet voidaan lisätä jakeluluetteloon. Jäsenen nimi ja sähköpostiosoite liitetään, kun kopioit ja liität yhteystiedon alkuperäisestä sähköpostiviestistä.

    6. Valitse OK.

    7. Kirjoita jakeluluettelon nimi Nimi-ruutuun.

    8. Valitse Jakeluluettelo-välilehden Toiminnot-ryhmästä Tallenna ja sulje.

Jakeluluettelot tallennetaan oletusarvoisesti Yhteystiedot-kansioon. Kun saat jakeluluettelon toiselta käyttäjältä, voit tallentaa sen yhteystietoihin.

  1. Avaa jakeluluettelon sisältävä viesti.

  2. Napsauta viestin otsikossa hiiren kakkospainikkeella jakeluluetteloa ja valitse sitten pikavalikosta Lisää Outlook-yhteystietoihin.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×