Yhteyshenkilön hallinta Access-tietokannan käyttäminen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Käytä Access 2007: n yhteyshenkilön hallinta tietokantamallin seurantaan nimet, osoitteet, puhelinnumerot ja muut tiedot. Tämä uusi versio Suositut Access-mallin avulla voit luokitella kunkin yhteyshenkilön ja lähettää sähköpostiviestejä osoitteiden karttojen luominen.

Yhteystietojen hallinnan tietokanta

Tietokannan käyttäminen

Tässä artikkelissa kerrotaan, yhteyshenkilön hallinta-tietokantamallin käyttäminen perustoimintoja.

Tietokannan valmisteleminen käyttöä varten

  • Kun avaat tietokannan, Access näyttää aloittaminen-sivu. Jos haluat estää tämän sivun näyttäminen seuraavan kerran avaat tietokannan, poista Näytä aloittaminen, kun tietokanta avataan -valintaruudun valinta.

    Sulje voi aloittaa tietokannan käytön aloittaminen-sivu.

  • Jos haluat varmistaa, että kaikki tietokannan sisältö on otettu käyttöön, toimimalla seuraavasti:

    1. Valitse sanomapalkissa Asetukset.

    2. Valitse Microsoft Officen suojausasetukset -valintaikkunassa Ota tämä sisältö käyttöön ja valitse sitten OK.

      Lisätietoja tietokannan sisällön ottaminen käyttöön on artikkelissa tietokannan luottaminen.

Yhteyshenkilöiden lisääminen Microsoft Office Outlook 2007

Jos käytät Office Outlook 2007, voit lisätä yhteyshenkilöitä kyseisestä ohjelmasta eikä sinun tarvitse kirjoittaa tiedot uudelleen.

  1. Valitse Yhteystietoluettelo -lomake valitsemalla Lisää Outlookista.

  2. Valitse Lisättävien nimien valitseminen -valintaikkunassa nimiä, jotka haluat lisätä tietokantaan.

  3. Napsauta Lisää ja napsauta sitten OK.

Yhteyshenkilön etsiminen

Pikahaku -ruudun avulla voit etsiä nopeasti Yhteystietoluetteloon lomakkeen yhteystieto.

  • Kirjoita tekstiä haluat etsiä ja paina ENTER-näppäintä tai SiirryYhteystietoluettelo -lomake Pikahaku -ruutuun.

    Accessin suodattaa luettelon näyttämään vain tietueeseen, joka sisältää etsittävän tekstin. Palaa täydellisestä luettelosta valitsemalla Näytä kaikki tietueet.

Sarakkeiden näyttäminen ja piilottaminen

Yhteystietoluettelo -lomake kenttiä (sarakkeita) on piilotettu oletusarvoisesti. Jos haluat muuttaa kentät, jotka ovat näkyvissä:

  1. Valitse Näytä tai piilota kentät.

  2. Valitse Näytä sarakkeet -valintaikkuna, jonka haluat näyttää kunkin sarakkeen vieressä oleva valintaruutu. Poista valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa sarakkeen.

Näytä raportit

Yhteyshenkilön hallinnan tietokanta sisältää kaksi raporttia: hakemiston ja puhelinluettelon. Voit näyttää raportin seuraavasti:

  • Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa Raportit, haluat näyttää raportissa.

Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja on artikkelissa yksinkertaisen raportin luominen.

Näytä yhteystiedot

Ota tiedot -lomakkeen avulla voit nähdä ja kirjoita enemmän tietoja kustakin yhteyshenkilöstä. Voit näyttää yhteystiedot-lomakkeen seuraavasti:

  • Yhteystietoluetteloon lomakkeeseen vierestä Avaa yhteystieto, jonka haluat nähdä.

Kuvan lisääminen

Ota tiedot -lomake Voit lisätä yhteyshenkilön kuvan.

  1. Valitse kuva-kohdassa + / – kuvien.

  2. Valitse Liitetiedostot-valintaikkunassa Lisää.

  3. Valitse tiedosto -valintaikkunassa Selaa tiedoston sisältävä kansio.

  4. Valitse tiedosto, johon haluat lisätä, ja valitse sitten Avaa.

  5. Valitse Liitetiedostot-valintaikkunassa OK.

Huomautus: Voit liittää useita tiedostoja kunkin yhteyshenkilön eri tiedostotyyppien, kuten asiakirjat ja laskentataulukoita.

Näyttää yhteystiedon osoitteen kartalla

Valitse Ota tiedot -lomake, jos olet syöttänyt katuosoitteen yhteyshenkilön, voit näyttää kartan kyseiseen sijaintiin:

  • Napsauta kartta.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×