Yhdistämisen käyttäminen kirjeiden mukauttamiseen ryhmälähetyksiä varten

Yhdistämisen käyttäminen kirjeiden mukauttamiseen ryhmälähetyksiä varten

Jos haluat lähettää sähköpostiviestin ryhmälähetyksenä postitusluettelossasi oleville henkilöille, voit luoda erän mukautettuja kirjeitä yhdistämisen avulla. Jokaisessa luotavassa kirjeessä on sama asettelu, muotoilu sekä teksti ja samat kuvat. Vain tietyt osat kirjeestä vaihtelevat ja ovat mukautettuja.

Kirjeiden luomiseen ja tulostamiseen yhdistämisprosessin avulla liittyy kolme tiedostoa:

  • Pääasiakirja
    Tämä asiakirja sisältää tekstiä ja kuvia (esimerkiksi logon tai kuvan), jotka ovat samanlaiset yhdistetyn asiakirjan kussakin versiossa. Kirjeen teksti on esimerkki samasta sisällöstä.

  • Postitusluettelo
    Tämä asiakirja on tietolähde kirjeen tietojen lisäämiseen. Postitusluettelossa on esimerkiksi nimiä, ja pääasiakirja on kirje, joka osoitetaan luettelossa oleville nimille.

  • Yhdistetty asiakirja
    Tämä asiakirja on pääasiakirjan ja postitusluettelon yhdistelmä. Yhdistämisen hakee postitusluettelosta muodostelman ja sijoittaa sen pääasiakirjaan, jonka tuloksena saadaan mukautettu kirje jokaiselle henkilölle.

Lisätietoja kirjeiden yhdistämisestä on seuraavassa videossa, joka on osa erästä harjoituskurssia.

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Vaihe 1: pääasiakirjan valmistelu

Valmistele kirje ennen yhdistämistä. Jos haluat kertoa ihmisille esimerkiksi tulevasta tapahtumasta, lisää tekstiin tapahtuman nimi, päivämäärä ja tapahtumapaikka. Nämä tiedot ovat tärkeitä kaikille kirjeen vastaanottajille.

  1. Valitse Postitukset -välilehdeltä Aloita yhdistäminen -ryhmässä Aloita yhdistäminen > Kirjeet.

    Valitse Wordin Postitukset-välilehdessä Aloita yhdistäminen ja valitse sitten asetus.

  2. Kirjoita Wordissa kirjeen perusrunko (esimerkki seuraavassa), jonka haluat lähettää kaikille.

    Esimerkki Wordissa olevasta kirjeestä, jota on tarkoitus käyttää yhdistämisessä.

Vaihe 2: postitusluettelon määrittäminen

Postitusluettelo toimii tietolähteenäsi. Se voi olla Excel, Outlook-yhteystietojen hakemisto, Access-tietokanta tai Office-osoiteluettelo. Se sisältää tietueet, joista Word hakee tietoja kirjeen muodostamista varten.

Vihjeitä

  • Jos sinulla ei ole postitusluetteloa, voit luoda sellaisen sähköpostien yhdistämisen aikana. Ennen kuin aloitat sähköpostien yhdistämisen, kerää kaikki tietueesi ja lisätä ne tietolähteeseen.

  • Jos käytät Excel-laskentataulukkoa, varmista, että postinumeroiden sarake on muotoiltu tekstiksi, jotta et menetä nollia.

  • Jos haluat käyttää omia Outlook -yhteystietojasi, varmista, että Outlook on oletussähköpostiohjelmasi.

Vaihe 3: Postitusluettelon linkittäminen pääasiakirjaan

Voit nyt avata postitusluettelon tietolähteen ja linkittää sen kirjeeseen.

  1. Valitse Postitukset -välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmässä Valitse vastaanottajat, ja valitse sitten haluamasi vaihtoehto.

    Valitse Wordin yhdistämistoiminnon osana Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmässä Valitse vastaanottajat ja valitse sitten Kirjoita uusi luettelo

  2. Toimi seuraavasti:

    • Jos sinulla ei ole postitusluetteloa, valitse Kirjoita uusi luettelo ja luo sellainen.

      Tai

    • Jos postitusluettelosi on Excel -laskentataulukko, Access-tietokanta tai jokin muu datatiedosto, valitse Käytä aiemmin luotua luetteloa. Selaa luetteloon ja valitse Avaa.

      tai

    • Jos käytät Outlook -yhteystietoja, valitse Valitse Outlookin yhteystiedoista.

  3. Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä.

  4. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostonimi, ja valitse sitten Tallenna.


Vastaanottajaluettelon muokkaaminen

Jos luot ja tulostat kirjeitä jokaiselle luettelossa olevalle henkilölle, siirry kohtaan "Vaihe 4: Mukautetun sisällön lisääminen kirjeeseen". Jos haluat lähettää kirjeitä esimerkiksi henkilöille, jotka asuvat 20 kilometrin etäisyydellä isännöimästäsi tapahtumasta, voit rajata luetteloa käyttämällä suodattimena esimerkiksi postinumeroa.

  1. Valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa.

    Valitse osana Wordin yhdistämistoimintoa Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmässä Muokkaa vastaanottajaluetteloa.

  2. Valitse Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa valintaruutu kaikkien niiden käyttäjien nimen vieressä, joiden haluat saavan sähköpostiviestisi.

    Rivien valitseminen valintaruutu valitsemalla

Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa on toimintoja vastaanottajaluettelon muokkaamiseen. Kaksi useimmin käytettävä toimintoa ovat luettelon lajittelu ja suodatus niin, että nimien ja osoitteiden löytäminen helpottuu.

Valitse Word-yhdistämisasiakirjassa Muokkaa vastaanottajia ja valitse vaihtoehto Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunan Muokkaa vastaanottajaluetteloa -kohdassa.

Lisätietoja on artikkelissa Tietojen lajitteleminen ja suodattaminen yhdistämistä varten.

Vaihe 4: Mukautetun sisällön lisääminen kirjeeseen

Lisää kirjeeseen sisältö, joka on eri jokaisella vastaanottajalla, esimerkiksi nimi ja osoite. Paras tapa näiden tietojen lisäämiseksi on yhdistämiskenttien lisääminen pääasiakirjaan.

  1. Valitse Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Osoitelohko.

    Valitse Wordin yhdistämistoiminnon osana Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Osoitelohko.

  2. Valitse Lisää osoitelohko -valintaikkunassa se muotoilu vastaanottajan nimelle, jollaisena haluat sen näkyvän kirjeessä.

    Osoitelohkon asetukset

  3. Valitse OK.

    Huomautus: Voit tarkastella osoitteen ulkoasua kirjeessä valitsemalla Esikatselu-kohdassa Esikatsele tuloksia. Voit siirtyä tietolähteen tietueesta toiseen valitsemalla Seuraava Seuraava tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun - tai Edellinen Edellinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun ´-tietuepainikkeen.

  4. Valitse Kirjoita ja lisää -ryhmässä Tervehdysrivi.

    Valitse Wordin yhdistämistoiminnon osana Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Tervehdysteksti.

  5. Valitse Lisää tervehdysrivi -valintaikkunassa muoto, jota haluat käyttää.

  6. Lisää yhdistämiskenttä kirjeeseen valitsemalla OK.

  7. Valitse Tiedosto > Tallenna, jos haluat säilyttää yhdistämistä varten luomasi kirjeen (esimerkki seuraavassa).

    Esimerkki Wordissa olevasta yhdistämiskirjeestä, jossa näkyy "Osoitelohko"-kenttä ja "Tervehdysteksti"-kenttä.

Jos haluat lisätä kirjeeseen mukautettuja tietoja postitusluettelostasi, tutustu yhdistämiskenttien lisäämiseen yksi kerrallaan.


Yhdistämisen kenttien nimien tarkistaminen

Varmista, että Word löytää nimet ja osoitteet postitusluettelostasi.

  1. Valitse Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Täsmää kentät.

    Vihje: Yhdistä kentät voidaan myös avata Lisää osoitelohko -valintaikkunassa, jota käytit osoitelohkon lisäämiseksi pääasiakirjaan.

  2. Varmista Täsmää kentät -valintaikkunan ruudussa, että tietueen luettelossa näkyvät kentät vastaavat postituslistatietolähteessä olevien tietueiden sarakeotsikkojen nimiä.

    Kenttien täsmääminen -valintaikkuna

    Huomautus: Valintaikkunassa on kaksi saraketta. Vasemmassa sarakkeessa on esimerkiksi yritystietueessa olevien yleisten nimien luettelo. Oikeassa sarakkeessa on kenttänimi yleiselle nimelle, joka on yhdistetty tietolähdetiedostossa olevaan sarakeotsikkoon.

  3. Toimi seuraavasti:

    • Jos näytöllä näkyvät kenttänimet vastaavat sarakeotsikoita, joita käytit tietolähdetiedostossa olevia tietueita varten, älä tee mitään.

      tai

    • Jos (ei vastaa) näkyy kenttänimessä, jonka oletit vastaavan tietolähteen sarakeotsikkoa, napsauta pudotusvalikon nuolta ja valitse sitten kenttänimi postitusluettelotietolähteestä. Toista tarvittaessa.

  4. Valitse OK.


Yhdistämiskenttien muotoileminen

Jos haluat vaihtaa fontin kokoa tai yhdistetyn sisällön rivinväliä, valitse haluamasi yhdistämiskenttä ja tee muutokset.

  1. Jos haluat siirtyä yhdistetyistä tuloksista takaisin kirjeesi yhdistämiskenttiin, valitse Postitukset-välilehden Esikatsele tuloksia -ryhmästä Esikatsele tuloksia.

    Valitse Wordin Postitukset-välilehdessä Esikatsele tuloksia -ryhmä.

  2. Valitse yhdistämiskentän nimi.

    Valittu osoitelohko -kenttä

  3. Valitse Aloitus-välilehdessä haluamasi fontti ja fonttikoko.

    Valitse Wordin Aloitus-välilehden Fontti-ryhmässä haluamasi fontti ja fonttikoko.

  4. Valitse Sivun asettelu -välilehdellä (Word 2013) tai Asettelu-välilehdellä (Word 2016) haluamasi kappaleväli.

    Määritä rivinväli Wordin Asettelu-välilehden Kappale-ryhmässä.

    Huomautus: Koska Word käsittelee jokaista osoitelohkon riviä kappaleena, riviväliä kannattaa ehkä pienentää.

Vaihe 5. Kirjeiden esikatselu ja tulostaminen

  1. Valitse Esikatsele tuloksia, ja valitse sitten Seuraava Seuraava tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun tai Edellinen Edellinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun tietueen painike, jotta voit varmistaa, että nimet ja osoitteet kirjeen tekstirungossa näyttävät oikeilta.

    Vihje:  Siirry luettelon alkuun, valitse Ensimmäinen Ensimmäinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun tietuepainike ja siirry luettelon loppuun, valitse Viimeinen Viimeinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun tietuepainike.

  2. Valitse Viimeistele ja yhdistä > Tulosta asiakirjoja.

    Valitse Wordin yhdistämistoiminnon osana Postitukset-välilehden Viimeistele-ryhmässä Viimeistele ja yhdistä ja valitse sitten asetus.

Vaihe 6: Mukautetun kirjeen tallentaminen

Kun tallennat yhdistämisasiakirjan, se säilyttää yhteyden postitusluetteloon, joten voit käyttää sitä seuraavassa ryhmälähetyksessä.


Yhdistämisasiakirjan käyttäminen uudelleen

  • Avaa yhdistämisasiakirja ja valitse Kyllä, kun Word kysyy, säilytetäänkö yhteys.


Yhdistämisasiakirjan osoitteiden muuttaminen

  • Avaa yhdistämisasiakirja ja Muokkaa vastaanottajaluetteloa, jolloin voit lajitella, suodattaa ja valita haluamasi osoitteet.

Lisätietoja

Valmistele kirje ennen yhdistämistä. Jos haluat kertoa ihmisille esimerkiksi tulevasta tapahtumasta, lisää tekstiin tapahtuman nimi, päivämäärä ja tapahtumapaikka. Nämä tiedot ovat tärkeitä kaikille kirjeen vastaanottajille.

  1. Valitse Postitukset -välilehdeltä Aloita yhdistäminen -ryhmässä Aloita yhdistäminen > Kirjeet.

    joukkokirjeet

  2. Kirjoita Wordissa kirjeen perusrunko, jonka haluat lähettää kaikille.

Postitusluettelo toimii tietolähteenäsi. Se voi olla Excel, Outlook-yhteystietojen hakemisto, Access-tietokanta tai Office-osoiteluettelo. Se sisältää tietueet, joista Word hakee tietoja kirjeen muodostamista varten.

Vihjeitä

  • Jos sinulla ei ole postitusluetteloa, voit luoda sellaisen sähköpostien yhdistämisen aikana. Ennen kuin aloitat sähköpostien yhdistämisen, kerää kaikki tietueesi ja lisätä ne tietolähteeseen.

  • Jos käytät Excel-laskentataulukkoa, varmista, että postinumeroiden sarake on muotoiltu tekstiksi, jotta et menetä nollia.

  • Jos haluat käyttää omia Outlook-yhteystietojasi, varmista, että Outlook on oletussähköpostiohjelmasi. Kun haluat tehdä tämän, avaa Apple Mail ja valitse Sähköposti-valikossa Asetukset. Valitse Yleiset-välilehden Oletussähköpostiohjelma-kohdan vieressä Microsoft Outlook

  • Voit myös käyttää Apple-osoitteistoa, varmistamalla, että Apple Mail on oletussähköpostiohjelmasi.

  • Käytä FileMaker Pro -tietokantaa yhdistämisen tietolähteenä.

  1. Valitse Postitukset-välilehdessä Valitse vastaanottajat ja valitse sitten haluamasi vaihtoehto.

    Postitukset-välilehdessä näkyy Valitse vastaanottajat -kohta ja vaihtoehtojen luettelo korostettuna

    Valitse

    Toiminto

    Luo uusi luettelo

    Aloita uusi osoiteluettelo samalla kun määrität yhdistämistä

    Käytä nykyistä luetteloa

    Käytä osoiteluettelona Excel-laskentataulukkoa tai muuntyyppistä datatiedostoa

    Valitse Outlookin yhteystiedoista

    Valitse nimet osoiteluetteloon suoraan Outlook-yhteystiedoista

    Apple-osoitteisto

    Valitse nimet osoiteluetteloon suoraan Apple-osoitteistosta

    FileMaker Pro

    Tuo tiedot FileMaker Pro -tietokannasta

  2. Jos valitsit Luo uusi luettelo, toimi seuraavasti:

    1. Word luo automaattisesti Muokkaa luettelon kenttiä -valintaikkunaan kenttiä joillekin perustiedoille, kuten etunimelle, sukunimelle ja osoitteelle. Jos haluat lisätä uuden kentän – kuten viestikentän – lisää se nyt, niin voit täyttää sen kirjoittaessasi merkintöjä. Kirjoita Uuden kentän nimi -kohtaan lisättävä kentän nimi ja valitse sitten +-merkki (plusmerkki).

      Vihje:  Jos haluat muuttaa kenttien järjestystä, valitse siirrettävä kenttä ja siirrä se sitten ylä- tai alanuolella haluamaasi paikkaan luettelossa.

    2. Kun kaikki kentät on määritetty haluamallasi tavalla, luo luettelo valitsemalla Luo.

  3. Jos valitsit Käytä nykyistä luetteloa, toimi seuraavasti:

    1. Selaa käytettävään tiedostoon ja valitse Avaa.

    2. Jos valitsit avattavaksi Excel-laskentataulukon, valitse Avaa työkirja -valintaikkunassa taulukko, jota haluat käyttää, ja jätä Solualue tyhjäksi, jotta voit käyttää koko taulukkoa, tai syötä solualue käytettäville tiedoille ja valitse sitten OK.

  4. Jos valitsit Valitse Outlookin yhteystiedoista tai Apple-osoitteisto, toimi seuraavasti:

    1. Valitse Suodata vastaanottajat, niin voit valita sisällytettävät vastaanottajat.

    2. Valitse Outlookin yhteystietojen Kyselyasetukset-valintaikkunan Yhdistämisen vastaanottajien näyttöperuste -kohdassa Täydellinen tietue. Valitse yhteystietoluettelosta yhteystiedot, joille haluat lähettää joukkosähköpostiviestin, ja valitse sitten OK.

    3. Jos käytät Apple-osoitteistoa, valitse Kyselyasetukset-valintaikkunan Apple-osoitteistoryhmät-kohdassa ryhmä, jolle haluat lähettää joukkosähköpostia, ja valitse sitten OK.

    4. Jos käytät FileMaker Pro-tietokantaa, valitse tietokantatiedosto Valitse tietolähteenä käytettävä FileMaker Pro -tietokanta -valintaikkuna ja valitse Avaa

  1. Valitse Postitukset-välilehdessä Lisää yhdistämiskenttä ja valitse sitten lisättävä kenttä.

    Postitukset-välilehdessä näkyy Lisää yhdistämiskenttä -kohta korostettuna

    Jatka kenttien lisäämistä, kunnes olet lisännyt kaikki haluamasi tiedot kirjeeseen.

  2. Muotoile kirjeen kentät siten kuin haluat muidenkin kirjeiden näyttävän. Lisää esimerkiksi väli etu- ja sukunimien kenttien väliin tai paina Return-näppäintä, kun haluat aloittaa uuden rivin osoitekenttää varten.

    Vihje: Lajittele vastaanottajaluettelo tai poista vastaanottajia valitsemalla Postitukset-välilehdessä Suodata vastaanottajat ja valitsemalla sitten Lajittele tietueet tai Suodata tietueet. Kun olet valmis, valitse OK.

  1. Voit tarkistaa, miltä kirje näyttää, valitsemalla Postitukset-välilehdessä Esikatsele tuloksia. Voit selata kirjeitä käyttämällä Use the left and right arrows on the Postitukset-välilehdessä vasenta ja oikeaa nuolta.

    Postitukset-välilehdessä näkyy Esikatsele tuloksia -kohta korostettuna

  2. Jos haluat tehdä enemmän muotoilumuutoksia, valitse uudelleen Esikatsele tuloksia, niin voit lisätä tai poistaa yhdistämiskenttiä.

  3. Kun kirjeiden ulkoasu on haluamasi, viimeistele yhdistäminen valitsemalla Postitukset-välilehdessä Viimeistele ja yhdistä > Tulosta asiakirjat.

    Postitukset-välilehdessä näkyvät Viimeistele ja yhdistä- ja Tulosta asiakirjat -vaihtoehdot korostettuina

    Vihje: Jos haluat tarkastella jokaista kirjettä erikseen ja päivittää ne erikseen, valitse ennen tulostamista Postitukset-välilehdessä Viimeistele ja yhdistä > Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja. Kun olet valmis, tulosta kirjeet valitsemalla Tiedosto > Tulosta.

Kun tallennat yhdistämisasiakirjan, se säilyttää yhteyden postitusluetteloon, joten voit käyttää sitä seuraavassa ryhmälähetyksessä.

Yhdistämisasiakirjan käyttäminen uudelleen

  • Avaa yhdistämisasiakirja ja valitse Kyllä, kun Word kysyy, säilytetäänkö yhteys.

Yhdistämisasiakirjan osoitteiden muuttaminen

  • Avaa yhdistämisasiakirja ja Muokkaa vastaanottajaluetteloa, jolloin voit lajitella, suodattaa ja valita haluamasi osoitteet.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×