Viestin tallentaminen tiedostona

Outlook ei sisällytä PDF-tiedostoa yhdeksi oletusarvoisista tallennusmuodoista. Microsoftin Tulosta PDF-tiedostoon -apuohjelma, joka sisältyy Windows 10:een, sallii minkä tahansa sähköpostiviestin tulostamisen suoraan PDF-tiedostoon. Jos sinulla ei ole Windows 10 -käyttöjärjestelmää, voit tallentaa sähköpostiviestin HTML-muodossa, avata tiedoston Wordissa ja tallentaa sitten viestin PDF-tiedostona käyttämällä Tallenna nimellä -toimintoa.

PDF-tiedoston tallentaminen nimellä (tai PDF-tiedostoon tulostaminen) Windows 10:ssä

1. Avaa viesti, jonka haluat tallentaa, ja valitse Tiedosto-välilehdeltä Tulosta.

   

2. Valitse avattavasta Tulostin-luettelosta Microsoftin Tulosta PDF-tiedostoon.

   

3. Valitse Tulosta.

4. Valitse Tallenna tuloste nimellä ‑ruutu, valitse kansio PDF-tiedostolle ja kirjoita tiedostonimi. Valitse sitten Tallenna.

Tallentaminen PDF-muodossa Windowsin muissa versioissa

1. Avaa viesti, jonka haluat tallentaa, ja valitse Tiedosto-välilehdeltä Tallenna nimellä.

   

2. Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunan Kansio-ruudussakansio ja sitten sijainti valitussa kansiossa, johon haluat tallentaa tiedoston.

3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedoston nimi.

4. Valitse Tallenna muodossa -luettelosta HTML ja valitse sitten Tallenna.

5. Avaa Word ja valitse Tiedosto > Avaa.

6. Valitse HTML-tiedosto, jonka tallensit vaiheessa 4.

7. Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä ja valitse sitten avattavasta tiedostomuotoluettelosta PDF (*.pdf) ennen kuin valitset Tallenna.

Jos haluat tallentaa viestin toiseen Outlook-kansioon, helpoin tapa on siirtää tai kopioida viesti kohdekansioon. Katso Kohteen siirtäminen tai kopioiminen toiseen kansioon.

Outlook ei voi tallentaa viestiä suoraan Word-asiakirjatiedostona. Voit kuitenkin tallentaa viestin HTML-tiedostona ja sitten avata tiedoston Wordissa. Sähköpostiviestin tallentaminen HTML-tiedostona säilyttää kaiken muotoilun, kuvat ja linkit sekä otsikkotiedot, joihin sisältyvät Lähettäjä-, Vastaanottaja-, Kopio-, ja Aihe-tiedot.

1. Avaa viesti, jonka haluat tallentaa, ja valitse Tiedosto-välilehdeltä Tallenna nimellä.

2. Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunan Kansio-ruudussakansio ja sitten sijainti valitussa kansiossa, johon haluat tallentaa tiedoston.

3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedoston nimi.

4. Valitse Tallenna muodossa -luettelosta HTML ja valitse sitten Tallenna.

5. Avaa Word ja valitse Tiedosto > Avaa.

6. Valitse HTML-tiedosto, jonka tallensit vaiheessa 4.

7. Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä ja valitse sitten avattavasta tiedostomuotoluettelosta Word-asiakirja (*docx) ennen kuin valitset Tallenna.

Käytä sähköpostimalleja, kun lähetät viestejä, joiden sisältö ei muutu. Voit luoda viestin, tallentaa sen malliksi ja käyttää sitten kyseistä mallia. Lisää tarvittavat uudet tiedot, ennen kuin lähetät mallin mukaisen viestin.

1. Valitse Aloitus-välilehdessä Uusi sähköposti.

2. Lisää haluamasi sisältö viestin tekstiosaan.

3. Napsauta viesti-ikkunassa Tiedosto-välilehteä ja valitse sitten Tallenna nimellä.

4. Valitse Tallenna nimellä ‑ruudun Tallennusmuoto-luettelosta Outlook-malli.

5. Kirjoita Tiedoston nimi ‑ruutuun mallin nimi ja valitse sitten Tallenna.

Outlook tukee Unicode-merkistöä, joka sisältää suurimman osan maailman kirjoitettujen kielten merkeistä. Jos työskentelet monikielisessä organisaatiossa tai jaat viestejä ja muita kohteita sellaisten henkilöiden kanssa, jotka käyttävät Outlookia toisenkielisissä tietokoneissa, voit hyödyntää Outlookin Unicode-tukea.

Viestien tallentaminen oletuksena Unicode-koodauksella

1. Valitse Tiedosto-välilehdessä valitse Asetukset > Sähköposti.

2. Valitse Tallenna viestit -kohdassa Käytä Unicode-muotoa -valintaruutu.

Luomasi lähettämättömät sähköpostit tallentuvat automaattisesti Luonnokset-kansioon. Voit palata Outlookiin myöhemmin ja etsiä lähettämättömän viestin.

Viestin luonnoksen tallentaminen manuaalisesti

• Tee jompikumpi seuraavista:

  • Valitse pikatyökaluriviltäTallenna.

  • Valitse Tiedosto-välilehdessä Tallenna.

Viestin tallennetun luonnoksen palauttaminen

• Valitse Sähköposti-näkymän Kansio-ruudussa Luonnokset ja kaksoisnapsauta viestiä.

Oletusarvon mukaan keskeneräiset viestit tallennetaan Luonnokset-kansioon kolmen minuutin välein. Halutessasi voit muuttaa tätä aikaväliä tai sijaintia.

1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Asetukset > Sähköposti.

2. Tee Tallenna viestit ‑kohdassa jompikumpi seuraavista toimista:

   • Jos haluat muuttaa luonnosten tallennuspaikan, valitse Tallenna tähän kansioon -luettelosta Luonnokset, Saapuneet, Lähetetyt tai Lähtevät.  

   • Voit muuttaa luonnosten tallennustiheyttä kirjoittamalla Tallenna automaattisesti kohteet, joita ei ole lähetetty näin monen minuutin kuluttua -ruutuun luku väliltä 1–99.