Viestikansioiden käyttäminen Outlookin verkkoversiossa

Oletusarvoisesti tilissä on nämä kansiot:

• Saapuneet Sinulle lähetetyt viestit menevät Saapuneet-kansioon, ellet ole luonut Saapuneet-kansiolle sääntöä, joka ohjaa nämä viestit johonkin toiseen kansioon, tai ellei niitä määritetä roskapostiksi.

• Roskaposti Viestit, jotka vaikuttavat roskapostilta, mutta joita roskapostin suodatus ei ole estänyt päätymästä sähköpostilaatikkoosi, siirtyvät Roskaposti-kansioon. Lisä tietoja roska postin ja roska postin suodattamisesta Outlookin verkkoversiossa.

• Luonnokset Jos luot viestin tai vastaat viestiin, mutta et voi kirjoittaa viestiä loppuun saman tien, se tallentuu automaattisesti Luonnokset-kansioon. Voit jatkaa viestin kirjoittamista myöhemmin ja sitten lähettää sen.

• Lähetetyt Jokaisesta lähettämästäsi viestistä tallentuu oletusarvoisesti kopio Lähetetyt-kansioon.

• Poistetut Viestit, jotka poistat, siirtyvät Poistetut-kansioon.

Useimmat kansiolle suoritettavat toimet ovat sisältövalikossa, joka tulee näkyviin, kun valitset kansion ja napsautat sitä hiiren kakkospainikkeella.

• Luo uusi alakansio Tällä toiminnolla voit luoda uuden alakansion kansioon, jota napsautit hiiren kakkospainikkeella.

• Poista Poista-toiminto siirtää kansion ja koko sen sisällön Poistetut-kansioon.

• Poista kaikki Siirtää kaikki valitun kansion kohteet Poistetut-kansioon.

• Merkitse kaikki luetuiksi Merkitsee kaikki valitun kansion kohteet luetuiksi.

• Nimeä uudelleen Anna kansiolle eri nimi. Oletuskansioita, kuten Saapuneet-kansiota, ei voi nimetä uudelleen.

Luo uusia kansioita, jotta voit lajitella viestisi haluamallasi tavalla. Voit esimerkiksi luoda tietyn projektin kansion, tietyn henkilön kaikki viestit tai kaikki ne viestit, jotka on lähetetty jaettuun jakeluun.

Uuden kansion luominen

1. Valitse kansio luettelon alareunasta Uusi kansio.

2. Kirjoita uuden kansion ruutuun kansion nimi ja paina sitten Enter-näppäintä.

Uuden alikansion luominen

1. Napsauta vasemmassa ruudussa hiiren kakkospainikkeella kansiota, johon haluat lisätä alikansion.

2. Valitse Luo uusi alikansio.

3. Kirjoita uuden kansion ruutuun kansion nimi ja paina Enter-näppäintä.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella vasemmassa ruudussa kansiota, jonka haluat uudelleennimetä.

2. Valitse Nimeä uudelleen.

3. Kirjoita kansiolle nimi ja paina Enter-näppäintä.

1. Napsauta poistettavaa kansiota tai alikansiota hiiren kakkospainikkeella.

2. Valitse Poista kansio.

3. Vahvista valinta valitsemalla OK.

Outlookin verkkoversiossa Suosikit-kansio sisältää automaattisesti nämä kansiot: Saapuneet, Lähetetyt ja Poistetut. Voit lisätä kansioita suosikkeihin, jotta sinun on helpompi seurata itsellesi tärkeimpiä kansioita. Kansion lisääminen suosikkeihin ei siirrä kansiota, vaan luo siihen linkin. Suosikkeihin lisätyt kansiot säilyvät edelleen omassa kansiossasi.

• Voit lisätä kansion suosikkeihin napsauttamalla kansiota omassa kansiossasi hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Lisää suosikkeihin.

• Voit uudelleenjärjestää kansioita Suosikeissa valitsemalla kansion ja vetämällä sen uuteen paikkaan kansiohierarkiassa. Tai napsauta kansiota hiiren kakkos painikkeella ja valitse sitten Siirrä ylös luettelossa tai Siirrä alas luettelossa.

• Jos haluat poistaa kansion, napsauta hiiren kakkos painikkeella kansiota, jonka haluat poistaa suosikeista, ja valitse Poista suosikeista. Tämä toiminto poistaa vain kansion linkin. kansio on edelleen omassa kansiossasi.

Organisaation käytännöistä riippuen voit ehkä lisätä yleisen kansion suosikkeihin. Lisätietoja yleisen kansion luomisesta Outlookin verkkoversio -sovelluksessa ja lisäämisestä suosikkeihin on artikkelissa Yleisen kansion luominen ja jakaminen.

Arkisto- ja säilytyskäytäntöjen avulla viestejä voidaan siirtää tai poistaa postilaatikosta tietyn ajan kuluttua. Lisä tietoja näistä käytännöistä ja niiden määrittämisestä on artikkelissa säilytys-ja arkistointi käytäntöjen määrittäminen Outlookin verkkoversiossa.

Viesti tai kansio, jonka poistat, siirtyy poistetut -kansioon. Voit joko poistaa viestit manuaalisesti kansiosta tai määrittää Outlookin verkkoversioin tyhjentämään Poistetut-kansion automaattisesti aina, kun kirjaudut ulos.

Poistetut-kansion tyhjentäminen uloskirjauduttaessa

1. Valitse näytön yläreunassa Asetukset .

2. Valitse Posti > Viestin käsittely.

3. Valitse viestiasetukset-valintaruudussa tyhjennä poistetut -kansio.

4. Valitse Tallenna.

Lisätietoja poistettujen viestien palauttamisesta on artikkelissa Poistettujen sähköpostiviestien palauttaminen Outlookin verkkoversiossa.

Käytä Outlookin verkkoversioin valikkorivin komentoja tai määritä säännöt, jotta Outlookin verkkoversio siirtää vastaanottamasi viestit automaattisesti kansioihin.

Komentojen käyttäminen viestien automaattiseen käsittelemiseen

Komennoilla, kuten Puhdista ja Siirrä kohteeseen, voit poistaa tai siirtää tietyn lähettäjän viestit automaattisesti. Komennot näkyvät Outlookin verkkoversioin valikkorivillä, kun valitset viestin Saapuneet-kansiossa.

• Puhdista-toiminnolla voit nopeasti poistaa turhat sähköpostiviestit Saapuneet-kansiosta. Kun valitset viestin, voit automaattisesti poistaa kaikki kyseiseltä lähettäjältä saapuvat sähköpostit, säilyttää ainoastaan viimeaikaiset sähköpostit tai poistaa kaikki yli 10 päivää vanhat sähköpostit.

• Siirrä kohteeseen -toiminnolla voit siirtää tietyn viestin toiseen kansioon.

Sääntöjen määrittäminen viestien automaattiseen käsittelemiseen

Sääntöjen avulla voit siirtää vastaanottamasi viestit automaattisesti kansioihin.

1. Saapuneet-kansiossa valitse viesti, johon haluat määrittää säännön ja valitse komentopalkista.

2. Valitse Luo sääntö. Luo sääntö -valintaikkuna avautuu.

3. Valitse kansio, johon haluat siirtää tämän lähettäjän viestit.

4. Voit valita muita ehtoja ja toimintoja valitsemalla Lisää asetuksia.

   Oletuksena Lopeta lisä-sääntöjen käsittelyt valintaruutu on valittu. Kun tämä on valittuna, toissijaiset säännöt jätetään huomioimatta, vaikka ne täyttyisivät viestissä.

5. Valitse OK tallentaaksesi säännön.

Oletusarvoisesti tilissä on nämä kansiot:

• Saapuneet Sinulle lähetetyt viestit menevät Saapuneet-kansioon, ellet ole luonut Saapuneet-kansiolle sääntöä, joka ohjaa nämä viestit johonkin toiseen kansioon, tai ellei niitä määritetä roskapostiksi.

• Tarpeettomat Tämän avulla voit suodattaa sähköpostit sen mukaan, miten käsittelit saapuvia viestejä aikaisemmin. Kun tämä on käytössä, sähköpostipalvelin seuraa, luetko viestit vai jätätkö ne lukematta. Viestit, joita et lue, siirretään Tarpeettomat-kansioon.

• Lähetetyt Jokaisesta lähettämästäsi viestistä tallentuu oletusarvoisesti kopio Lähetetyt-kansioon.

• Poistetut Viestit, jotka poistat, siirtyvät Poistetut-kansioon.

Jos valitset Outlookin verkkoversioLisää kohdasta kansiot, löydät ne oletus kansiot, jotka on järjestetty Suosikit-kohdassa. Samat oletus kansiot on lueteltu myös oma kansio-kohdassa, ja ne tulevat osaksi pidempää kansio luetteloa, jonka monet järjestelmänvalvojasi ovat mahdollisesti luoneet. Järjestelmänvalvoja on voinut lisätä esimerkiksi seuraavat kansiot:

• Luonnokset Jos luot viestin tai vastaat viestiin, mutta et voi kirjoittaa viestiä loppuun saman tien, se tallentuu automaattisesti Luonnokset-kansioon. Voit jatkaa viestin kirjoittamista myöhemmin ja sitten lähettää sen.

• Roskaposti Viestit, jotka vaikuttavat roskapostilta, mutta joita roskapostin suodatus ei ole estänyt päätymästä sähköpostilaatikkoosi, siirtyvät Roskaposti-kansioon. Roskaposti-kansiosta on tarkempia tietoja artikkelissa Tietoja roskapostista ja tietojen kalastelusta.

• Huomautukset Tämä on vain luku -kansio. Sen sisältöä voi luoda ja muokata vain käyttämällä Outlook -sovellusta.

• Keskusteluhistoria Skype for Business on oletusarvoisesti kopio jokaisesta keskustelusta, jonka olet tehnyt keskustelu historia-kansioon.

Useimmat kansiolle suoritettavat toimet ovat pikavalikossa, joka tulee näkyviin, kun valitset kansion ja napsautat hiiren kakkospainikkeella. Mikä pikakuvake tulee näkyviin, riippuu siitä, oletko valinnut kansion Suosikit-kohdassa vai oman kansiosi alapuolella.

Suosikit-kansio

Suosikit-kansio näyttää tärkeimmät postikansiot. Pikavalikko sisältää vaihtoehdot, joita käytetään tai tarvitaan useimmin näitä kansioita käytettäessä.

• Siirrä ylös luettelossa tai Siirrä alas luettelossa Käytä jotakin näistä asetuksista, jos haluat sijoittaa kansion hierarkiassa ylemmäksi tai alemmaksi.

• Poista suosikeista Poista kansio suosikeista. Kansion poistaminen suosikeista ei poista sitä omasta kansiostasi.

• Tyhjennä kansio Poista kansiosta kaikki sisältö, mahdolliset alikansiot mukaan lukien.

• Merkitse kaikki luetuiksi Merkitse kaikki kansion viestit luetuiksi.

• Määritä käytäntö Määritä arkistointi- tai säilytyskäytäntö kansion viesteille. Tämä vaihtoehto ei välttämättä ole käytettävissä, jos järjestelmänvalvoja ei ole ottanut sitä käyttöön.

• Oikeudet Anna muille käyttäjille postilaatikkosi kansioiden käyttöoikeuksia.

Oma kansio

Oma kansiosi on kokoelma kaikkia käytettävissä olevia Sähkö posti kansioita. Omiin kansioihin liittyvä pikavalikko tarjoaa enemmän vaihtoehtoja kuin Suosikit-kansion pikavalikko. Kaikki vaihtoehdot eivät kuitenkaan ole käytettävissä kaikissa kansioissa, ja jotkin vaihtoehdot eivät välttämättä ole käytettävissä, koska ne liittyvät järjestelmänvalvojan oikeuksiin.

Oman kansion pikavalikossa on neljä vaihtoehtoa, joita ei ole Suosikit-kansion pikavalikossa:

• Luo uusi kansio Tällä toiminnolla voit luoda uuden alikansion kansioon, jota napsautat hiiren kakkospainikkeella.

• Nimeä uudelleen Anna kansiolle eri nimi. Oletuskansioita, kuten Saapuneet-kansiota, ei voi nimetä uudelleen.

• Lisää suosikkeihin Lisää (linkitä) valittu kansio Suosikkeihisi.

• Siirrä Avaa ikkuna, jotta voit siirtää valitun kansion uuteen paikkaan kansiohierarkiassa. Voit myös valita kansion ja vetää sen uuteen paikkaan.

  Huomautus: Kun seuraavan kerran kirjaudut sisään, luomasi kansiot järjestetään aakkosjärjestykseen.

Luo uusia kansioita, jotta voit lajitella viestisi haluamallasi tavalla. Voit esimerkiksi luoda tietyn projektin kansion, tietyn henkilön kaikki viestit tai kaikki ne viestit, jotka on lähetetty jaettuun jakeluun.

Uuden kansion luominen

1. Valitse Kansiot-kohdan alapuolella Lisää.

   

2. Toimi seuraavasti:

   • Valitse Suosikit -kohdan vieressä olevan oman kansion nimi-kohdan Luo uusi kansio -painike. .

   • Napsauta omaa kansiotasi hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Luo uusi kansio.

3. Kirjoita uuden kansion ruutuun kansion nimi ja paina sitten Enter-näppäintä.

Uuden alikansion luominen

1. Valitse Kansiot-kohdan alapuolella Lisää.

   

2. Napsauta omassa kansiossasi hiiren kakkospainikkeella kansiota, johon haluat lisätä alikansion, ja valitse Luo uusi alikansio.

3. Kirjoita uuden kansion ruutuun alikansion nimi ja paina Enter-näppäintä.

1. Valitse Kansiot-kohdan alapuolella Lisää.

   

2. Napsauta omassa kansiossasi hiiren kakkospainikkeella kansiota, jonka haluat nimetä uudelleen, ja valitse Nimeä uudelleen.

3. Kirjoita kansiolle nimi ja paina Enter-näppäintä.

Voit vetää kansion uuteen kohtaan kansiohierarkiassa tai voit käyttää pikavalikon Siirrä-vaihtoehtoa.

1. Valitse Kansiot-kohdan alapuolella Lisää.

   

2. Napsauta omassa kansiossasi hiiren kakkospainikkeella kansiota, jonka haluat siirtää, ja valitse Siirrä.

3. Valitse avautuvassa Siirrä kansio -ikkunassa uusi kansio, johon siirrät kansion, ja valitse Siirrä.

Voit myös luoda uuden kansion, johon siirrät kansion, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi pääkansiota ja valitsemalla Luo uusi kansio. Saapuneet-kansion sääntöjen avulla voit siirtää saapuvia viestejä automaattisesti tiettyihin kansioihin määrittämiesi ehtojen perusteella.

1. Valitse Kansiot-kohdan alapuolella Lisää.

   

2. Napsauta poistettavaa kansiota tai alikansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista.

3. Vahvista valinta valitsemalla OK.

Outlookin verkkoversiossa Suosikit-kansio sisältää automaattisesti nämä kansiot: Saapuneet, Tarpeettomat, Lähetetyt ja Poistetut. Voit lisätä kansioita suosikkeihin, jotta sinun on helpompi seurata itsellesi tärkeimpiä kansioita. Kansion lisääminen suosikkeihin ei siirrä kansiota, vaan luo siihen linkin. Suosikkeihin lisätyt kansiot säilyvät edelleen omassa kansiossasi.

• Voit lisätä kansion suosikkeihin napsauttamalla kansiota omassa kansiossasi hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Lisää suosikkeihin.

• Voit järjestää kansiot uudelleen valitsemalla kansion ja vetämällä sen uuteen paikkaan kansiohierarkiassa. Tai napsauta kansiota hiiren kakkos painikkeella ja valitse sitten Siirrä ylös luettelossa tai Siirrä alas luettelossa.

• Jos haluat poistaa kansion, napsauta hiiren kakkos painikkeella kansiota, jonka haluat poistaa suosikeista, ja valitse Poista suosikeista. Tämä toiminto poistaa vain kansion linkin. kansio on edelleen omassa kansiossasi.

Organisaation käytännöistä riippuen voit ehkä lisätä yleisen kansion suosikkeihin. Lisätietoja yleisen kansion luomisesta Outlookin verkkoversio -sovelluksessa ja lisäämisestä suosikkeihin on artikkelissa Yleisen kansion luominen ja jakaminen.

Arkisto- ja säilytyskäytäntöjen avulla viestejä voidaan siirtää tai poistaa postilaatikosta tietyn ajan kuluttua. Lisä tietoja näistä käytännöistä ja niiden määrittämisestä on artikkelissa säilytys-ja arkistointi käytäntöjen määrittäminen Outlookin verkkoversiossa.

Viestit, jotka poistat, siirtyvät Poistetut-kansioon. Voit joko poistaa viestit manuaalisesti kansiosta tai määrittää Outlookin verkkoversioin tyhjentämään Poistetut-kansion automaattisesti aina, kun kirjaudut ulos. Järjestelmänvalvoja on saattanut määrittää käytännön, jonka mukaan Poistetut-kansiossa olevat kohteet tyhjennetään aina tietyn ajan kuluttua.

Poistetut-kansion tyhjentäminen uloskirjauduttaessa

1. Valitse näytön yläreunassa Asetukset .

2. Valitse Omien sovellusten asetukset -kohdasta Sähköposti.

3. Valitse Automaattinen käsittely > Viestiasetukset > Tyhjennä Poistetut-kansio, kun kirjaudun ulos.

4. Valitse Tallenna .

Lisätietoja poistettujen viestien palauttamisesta on artikkelissa Poistettujen sähköpostiviestien palauttaminen Outlookin verkkoversiossa.

Käytä komentojaOutlookin verkkoversio valikkoriviltä tai määritä säännöt, joillaOutlookin verkkoversio siirtää vastaanottamasi viestit automaattisesti kansioihin.

Komentojen käyttäminen viestien automaattiseen käsittelemiseen

Komennoilla, kuten Puhdista ja Siirrä kohteeseen, voit poistaa tai siirtää tietyn lähettäjän viestit automaattisesti. Komennot näkyvät Outlookin verkkoversio-valikkorivillä, kun valitset viestin Saapuneet-kansiossa.

• Puhdista-toiminnolla voit nopeasti poistaa turhat sähköpostiviestit Saapuneet-kansiosta. Kun valitset viestin, voit automaattisesti poistaa kaikki kyseiseltä lähettäjältä saapuvat sähköpostit, säilyttää ainoastaan viimeaikaiset sähköpostit tai poistaa kaikki yli 10 päivää vanhat sähköpostit.

• Siirrä kohteeseen -toiminnolla voit siirtää tietyn viestin tai siirtää automaattisesti kaikki kyseisen lähettäjän viestit toiseen kansioon.

Sääntöjen määrittäminen viestien automaattiseen käsittelemiseen

Sääntöjen avulla voit siirtää vastaanottamasi viestit automaattisesti kansioihin.

1. Valitse Saapuneet-kansiossa viesti, johon haluat määrittää säännön, ja valitse sitten Outlookin verkkoversio-valikko riviltä.

   

2. Valitse Luo sääntö. Uusi Saapuneet-kansion sääntö -valintaikkuna (lomake) tulee näkyviin.

   • Nimi Tässä on lähettäjän nimi

   • Kun kaikki nämä ehdot täyttävä uusi viesti saapuu Vastaanotettavalle viestille on määritetty oletusarvoisesti kolme ehtoa. Voit valita muita ehtoja nuolten avulla. Jos tarvitset enemmän ehtoja, valitse Lisää ehto.

   • Tee kaikki seuraavat Yksi kolmesta esimääritetystä toiminnosta on valittu oletusarvoisesti. Voit valita muita toimintoja nuolen avulla. Jos haluat lisätä toiminnon, valitse Lisää toiminto.

   • Paitsi jos se vastaa jotakin näistä ehdoista Poikkeuksia ei ole määritetty oletusarvoisesti. Voit määrittää poikkeuksen edellä määritettyihin ehtoihin nuolen avulla. Valitse Lisää poikkeus, jos useita poikkeuksia tarvitaan.

   • Lopeta sääntöjen käsittely Valintaruutu on valittuna oletusarvoisesti. Kun tämä on valittu, seuraavat säännöt ohitetaan, vaikka ne koskisivat viestiä.

3. Tallenna sääntö valitsemalla OK. Tilisi rakenteesta riippuen saatat saada varoituksen sääntöjen muokkaamisesta. Ota tarvittaessa yhteyttä järjestelmänvalvojaan.