Office
Kirjaudu sisään

Viestikansioiden käyttäminen Outlookin verkkoversiossa

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Jos haluat järjestää viestit ovat Outlookin verkkoversio, voit luoda uusia kansioita tai nimetä uudelleen, siirtää tai poistaa olemassa olevia kansioita. Voit myös määrittää niille sääntöjä niin, että Outlookin verkkoversio siirtää viestit automaattisesti kansioihin mukaan määritettyjä ehtoja.

Artikkelin sisältö

Oletuskansiot

Pikavalikot kansiot

Kansion luominen

Kansion nimeäminen uudelleen

Kansion siirtäminen

Kansion poistaminen

Suosikit

Säilytys- ja arkistointikäytäntöjen määrittäminen

Poistetut-kansio

Määritä säännöt käsittelemään viestejä automaattisesti

Oletuskansiot

Oletusarvoisesti tilissä on nämä kansiot:

Suosikit-kohdan oletuspostikansiot
  • Saapuneet Sinulle lähetetyt viestit menevät Saapuneet-kansioon, ellet ole luonut Saapuneet-kansiolle sääntöä, joka ohjaa nämä viestit johonkin toiseen kansioon, tai ellei niitä määritetä roskapostiksi.

  • Tarpeettomat Tämän avulla voit suodattaa sähköpostit sen mukaan, miten käsittelit saapuvia viestejä aikaisemmin. Kun tämä on käytössä, sähköpostipalvelin seuraa, luetko viestit vai jätätkö ne lukematta. Viestit, joita et lue, siirretään Tarpeettomat-kansioon.

  • Lähetetyt Jokaisesta lähettämästäsi viestistä tallentuu oletusarvoisesti kopio Lähetetyt-kansioon.

  • Poistetut Viestit, jotka poistat, siirtyvät Poistetut-kansioon.

Jos valitset Outlookin verkkoversion Kansiot-kohdan alapuolella Lisää, näet, että oletuskansiot on järjestetty Suosikit-kohtaan. Samat oletuskansiot luetellaan myös oman kansiosi alla, ja niistä tulee osa pidempää kansioluetteloa, jonka kansioista monet voivat olla järjestelmänvalvojan luomia. Järjestelmänvalvoja on voinut lisätä esimerkiksi seuraavat kansiot:

  • Luonnokset Jos luot viestin tai vastaat viestiin, mutta et voi kirjoittaa viestiä loppuun saman tien, se tallentuu automaattisesti Luonnokset-kansioon. Voit jatkaa viestin kirjoittamista myöhemmin ja sitten lähettää sen.

  • Roskaposti Viestit, jotka vaikuttavat roskapostilta, mutta joita roskapostin suodatus ei ole estänyt päätymästä sähköpostilaatikkoosi, siirtyvät Roskaposti-kansioon. Roskaposti-kansiosta on tarkempia tietoja artikkelissa Tietoja roskapostista ja tietojen kalastelusta.

  • Huomautukset Tämä on vain luku -kansio. Sen sisältöä voi luoda ja muokata vain käyttämällä Outlook -sovellusta.

  • Keskusteluhistoria Kopion keskusteluista on Skype for Business sijoitetaan Keskusteluhistoria-kansioon.

Kansioiden pikavalikko

Useimmat kansiolle suoritettavat toimet ovat pikavalikossa, joka tulee näkyviin, kun valitset kansion ja napsautat hiiren kakkospainikkeella. Se, mikä pikavalinta tulee näkyviin, riippuu siitä, oletko valinnut kansion Suosikit-kohdassa vai omassa kansiossasi.

Suosikit-kansio

Suosikit-kansio näyttää tärkeimmät postikansiot. Pikavalikko sisältää vaihtoehdot, joita käytetään tai tarvitaan useimmin näitä kansioita käytettäessä.

Konteksti tai pikanäppäin sekä valikko, joka tulee näkyviin, kun napsautetaan Saapuneet-kansiota hiiren kakkospainikkeella

  • Siirrä ylös luettelossa tai Siirrä alas luettelossa Siirrä kansiota ylemmäs tai alemmas kansiohierarkiassa näiden vaihtoehtojen avulla.

  • Poista suosikeista Poista kansio suosikeista. Kansion poistaminen suosikeista ei poista sitä omasta kansiostasi.

  • Tyhjennä kansio Poista kansiosta kaikki sisältö, mahdolliset alikansiot mukaan lukien.

  • Merkitse kaikki luetuiksi Merkitse kaikki kansion viestit luetuiksi.

  • Määritä käytäntö Määritä arkistointi- tai säilytyskäytäntö kansion viesteille. Tämä vaihtoehto ei välttämättä ole käytettävissä, jos järjestelmänvalvoja ei ole ottanut sitä käyttöön.

  • Oikeudet Anna muille käyttäjille postilaatikkosi kansioiden käyttöoikeuksia.

Oma kansio

Oma kansio on kaikkien saatavillasi olevien postikansioiden kokoelma. Omiin kansioihin liittyvä pikavalikko tarjoaa enemmän vaihtoehtoja kuin Suosikit-kansion pikavalikko. Kaikki vaihtoehdot eivät kuitenkaan ole käytettävissä kaikissa kansioissa, ja jotkin vaihtoehdot eivät välttämättä ole käytettävissä, koska ne liittyvät järjestelmänvalvojan oikeuksiin.

Konteksti tai pikanäppäin sekä valikko, joka tulee näkyviin, kun napsautetaan henkilökohtaista kansiota hiiren kakkospainikkeella

Oman kansion pikavalikossa on neljä vaihtoehtoa, joita ei ole Suosikit-kansion pikavalikossa:

  • Luo uusi kansio Avulla voit luoda uuden alikansion kansioon, jota napsautat hiiren kakkospainikkeella.

  • Nimeäminen uudelleen Anna kansion toinen nimi. Oletuskansioita, kuten Saapuneet-kansiossa ei voi nimetä uudelleen.

  • Lisää suosikkeihin Lisää (linkkien) nykyisen kansion suosikkeihin.

  • Siirrä Avaa ikkunan, joten voit siirtää valitun kansion kansiohierarkiassa uuteen paikkaan. Voit myös valita ja kansion vetäminen uuteen paikkaan.

    Huomautus: Kun seuraavan kerran, kun kirjaudut sisään, kansiot, jotka olet luonut järjestetään aakkosjärjestykseen.

Sivun alkuun

Kansion luominen

Luo uusia kansioita ja järjestä viestisi aivan kuten haluat. Voit esimerkiksi luoda oman kansion tiettyä projektia koskevia viestejä tai tietyltä henkilöltä tulleita viestejä varten. Voit myös luoda kansion, johon järjestät kaikki tietylle jakeluryhmälle lähetetyt viestit.

Kansion luominen 

  1. Valitse Kansiot-kohdan alapuolella Lisää.

    Näyttökuva kohdistimesta Lisää-painikkeen kohdalla Outlookin verkkoversion siirtymisruudussa.

  2. Toimi seuraavasti:

    • Napsauta Suosikit-kohdan tai oman kansiosi nimen vieressä olevaa Luo uusi kansio -painiketta Luo uusi kansio -painike .

    • Napsauta omaa kansiotasi hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Luo uusi kansio.

  3. Kirjoita uuden kansion ruutuun kansion nimi ja paina sitten Enter-näppäintä.

Vihjeitä: 

  • Uusi kansio tulee automaattisesti näkyviin oletuskansioiden alapuolelle.

  • Suosikit-kansioon luotu uusi kansio lisätään automaattisesti omaan kansioosi, mutta sen voi poistaa vain omasta kansiosta.

  • Omaan kansioosi luotu uusi kansio näkyy Suosikit-kansiossa kuitenkin vain, jos napsautat sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitset Lisää suosikkeihin.

Uuden alikansion luominen

  1. Valitse Kansiot-kohdan alapuolella Lisää.

    Näyttökuva kohdistimesta Lisää-painikkeen kohdalla Outlookin verkkoversion siirtymisruudussa.

  2. Napsauta omassa kansiossasi hiiren kakkospainikkeella kansiota, johon haluat lisätä alikansion, ja valitse Luo uusi alikansio.

  3. Kirjoita uuden kansion ruutuun alikansion nimi ja paina Enter-näppäintä.

Sivun alkuun

Kansion nimen muuttaminen

Huomautus: Et voi nimetä uudelleen oletuskansioita, kuten Saapuneet-, Luonnokset- ja Poistetut-kansioita.

  1. Valitse Kansiot-kohdan alapuolella Lisää.

    Näyttökuva kohdistimesta Lisää-painikkeen kohdalla Outlookin verkkoversion siirtymisruudussa.

  2. Napsauta omassa kansiossasi hiiren kakkospainikkeella kansiota, jonka haluat nimetä uudelleen, ja valitse Nimeä uudelleen.

  3. Kirjoita kansiolle nimi ja paina Enter-näppäintä.

Kansion siirtäminen

Voit vetää kansion toiseen kohtaan kansiohierarkiassa tai voit käyttää Siirrä -asetus pikavalikosta.

Huomautus: Kun seuraavan kerran, kun kirjaudut sisään, kansiot, jotka olet luonut järjestetään aakkosjärjestykseen.

  1. Valitse Kansiot-kohdan alapuolella Lisää.

    Näyttökuva kohdistimesta Lisää-painikkeen kohdalla Outlookin verkkoversion siirtymisruudussa.

  2. Napsauta omassa kansiossasi hiiren kakkospainikkeella kansiota, jonka haluat siirtää, ja valitse Siirrä.

  3. Valitse avautuvassa Siirrä kansio -ikkunassa uusi kansio, johon siirrät kansion, ja valitse Siirrä.

Voit myös luoda uuden kansion, johon siirrät kansion, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi pääkansiota ja valitsemalla Luo uusi kansio. Saapuneet-kansion sääntöjen avulla voit siirtää saapuvia viestejä automaattisesti tiettyihin kansioihin määrittämiesi ehtojen perusteella.

Kansion poistaminen

Huomautus: Et voi poistaa oletuskansioita, kuten Saapuneet- ja Lähetetyt-kansioita.

  1. Valitse Kansiot-kohdan alapuolella Lisää.

    Näyttökuva kohdistimesta Lisää-painikkeen kohdalla Outlookin verkkoversion siirtymisruudussa.

  2. Napsauta poistettavaa kansiota tai alikansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista.

  3. Vahvista valinta valitsemalla OK.

Suosikit

Outlookin verkkoversiossa Suosikit-kansio sisältää automaattisesti nämä kansiot: Saapuneet, Tarpeettomat, Lähetetyt ja Poistetut. Voit lisätä kansioita suosikkeihin, jotta sinun on helpompi seurata itsellesi tärkeimpiä kansioita. Kansion lisääminen suosikkeihin ei siirrä kansiota, vaan luo siihen linkin. Suosikkeihin lisätyt kansiot säilyvät edelleen omassa kansiossasi.

  • Voit lisätä kansion suosikkeihin napsauttamalla kansiota omassa kansiossasi hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Lisää suosikkeihin.

  • Voit järjestää kansiot uudelleen valitsemalla kansion ja vetämällä sen uuteen paikkaan kansiohierarkiassa. Voit myös napsauttaa kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Siirrä ylös luettelossa tai Siirrä alas luettelossa.

  • Voit poistaa kansion napsauttamalla suosikeista poistettavaa kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Poista suosikeista. Tämä toiminto poistaa ainoastaan linkin kansioon. Kansio on edelleen omassa kansiossasi.

Organisaation käytäntöjen mukaan voit ehkä lisätä yleisen kansion suosikkeihin. Saat tietoja siitä, miten voit luoda julkisen kansion Outlookin verkkoversio ja lisää se suosikkeihin, luominen ja jakaminen yleisen kansion.

Säilytys- ja arkistointikäytäntöjen määrittäminen

Huomautus: Organisaation järjestelmänvalvoja määrittää käytäntöjen asetukset. Käytännöt eivät ehkä ole käytettävissä tilissäsi.

Arkistoa ja säilytyskäytäntöjä käytäntöjen avulla voit automaattisesti siirtää tai poistaa viestit, kun ne on ollut postilaatikossa tietyn ajanjakson aikana. Lisätietoja käytännöt ja miten voit määrittää ne on artikkelissa määrittää säilytys otsikot ja arkisto käytännöt Outlookin verkkoversiossa.

Poistetut-kansio

Kun poistat viestin, se siirretään Poistetut-kansioon. Voit manuaalisesti poistaa viestejä kansiosta tai voit määrittää Outlookin verkkoversio voit automaattisesti tyhjentää Poistetut-kansion, kun kirjaudut ulos. Järjestelmänvalvoja voi myös määrittänyt käytännön tyhjiä kohteita Poistetut-kansiosta sen jälkeen, kun ne olet ollut valmiiksi määritetyn ajanjakson aikana.

Poistetut-kansion tyhjentäminen uloskirjauduttaessa

  1. Valitse näytön yläreunassa Asetukset Asetukset-kuvake .

  2. Valitse Omien sovellusten asetukset -kohdasta Sähköposti.

  3. Valitse Automaattinen käsittely > Viestiasetukset > Tyhjennä Poistetut-kansio, kun kirjaudun ulos.

  4. Valitse Tallenna Luo ryhmä -painike .

Lisätietoja siitä, miten voit palauttaa poistetut viestit on artikkelissa poistettujen sähköpostiviestien Outlookin verkkoversiossa palauttaminen.

Viestien käsitteleminen

Komennoilla Outlookin verkkoversio valikkorivillä tai määrittää niille sääntöjä on Outlookin verkkoversio siirtää viestit automaattisesti kansioihin vastaanottamasi.

Komentojen käyttäminen viestien automaattiseen käsittelemiseen

Komentoja, kuten Puhdista- ja Siirrä avulla voit automaattisesti Poista tai Siirrä tietyn lähettäjän viestit. Komennot näkyvät Outlookin verkkoversio valikkorivillä, kun valitset viestin Saapuneet.

Näyttökuva valikkorivistä.

  • Puhdista- voit poistaa nopeasti ei-toivottuja sähköpostiviestejä Saapuneet-kansioon. Kun valitset viestin, voit automaattisesti poistaa kaikki saapuvat sähköpostit lähettäjältä, että, Säilytä vain uusimmat sähköpostiviestit, tai poista sähköposteja 10 päivää vanhemmat.

  • Siirry avulla voit siirtää viestin tietty viesti tai viestit siirtyvät automaattisesti kaikki estettävältä lähettäjältä toiseen kansioon.

Sääntöjen määrittäminen viestien automaattiseen käsittelemiseen

Sääntöjen avulla voit siirtää vastaanottamasi viestit automaattisesti kansioihin.

  1. Saapuneet-kansiossa Valitse viesti, johon haluat liittää sääntö ja valitse sitten Lisää komentoja -kuvake. Outlookin verkkoversio valikkorivillä.

    Näyttökuva Lisää komentoja -painikkeesta Outlookin valikkorivillä.

  2. Valitse Luo sääntö. Näkyviin tulee Uusi Saapuneet-kansion sääntö -valintaikkuna (lomake).

    • Nimi Näyttää lähettäjän nimi.

    • Kun viesti saapuu, ja se vastaa kaikki nämä ehdot Oletusarvoisesti kolme ehtoa määritetään vastaanotetun viestin. Jos haluat valita muita ehtoja nuolilla. Jos haluat käyttää useita ehtoja, valitse Lisää ehto.

    • Tee kaikista seuraavista Oletusarvon mukaan jokin kolmesta ennalta määritetyt toiminnot on määritetty. Valitse nuolta ja valitse muut toiminnot. Jos haluat lisätä toisen toiminnon, valitse Lisää-toiminnon.

    • Lukuun ottamatta vastaako jokin seuraavista ehdoista täyttyy Oletusarvon mukaan mitään poikkeuksia on määritetty. Valitse nuolta, jos haluat määrittää poikkeuksen edellä mainitut ehdot. Valitse Lisää poikkeus tarvittaessa enemmän kuin yksi.

    • Lopeta sääntöjen käsittely Oletusarvon mukaan valintaruutu on valittuna. Kun tämä vaihtoehto valitaan, säännöksi ohitetaan, vaikka ne sovelletaan viestiin.

  3. Valitse Tallenna sääntö OK . Mukaan tilisi rakenteen näyttöön voi tulla varoituksen sääntöjen muokkaaminen. Tarvittaessa, ota yhteys järjestelmänvalvojaan.

Huomautus: Jos haluat siirtää viestit postilaatikon pois, mutta haluat tallentaa ne, voit tallentaa viestit .pst-tiedostoon Outlook . Viestit ovat käytettävissä vain, kun käytät Outlook ja käyttää .pst-tiedostoon. Lisätietoja on artikkelissa Johdanto Outlookin datatiedostoihin (.pst ja .ost)ja luominen Outlookin datatiedosto (.pst) tietojen tallentamista varten.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×