Johdanto Accessin käyttöön

Tietokantojen käytön aloittaminen

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Tietokannat ja verkkosovellukset voivat tuoda suuria etuja liiketoiminnassa. Tietokannan rakenne on erittäin tärkeä tavoitteiden saavuttamisen kannalta, haluatpa sitten hallita työntekijätietoja, tuottaa tietoihin perustuvia viikkoraportteja tai seurata asiakastilauksia. Tietokannan rakenteen ymmärtämiseen kulutettu aika auttaa sinua luomaan tietokantoja, jotka toimivat oikein heti alusta alkaen ja mukautuvat muuttuviin tarpeisiin.

Tärkeää: Access-verkkosovellukset poikkeavat työpöytätietokannoista. Tässä artikkelissa ei käsitellä verkkosovellusten rakennetta.

Käsitteet ja termit

Aloitetaan tutustumalla muutamiin perustermeihin ja -käsitteisiin. Hyödyllisen tietokannan rakentaminen aloitetaan luomalla taulukoita, jotka liittyvät yhteen aiheeseen. Sisällytä kaikki aiheesta tarvittavat tiedot taulukoiden kenttiin, joihin pienin mahdollinen tietoyksikkö tallennetaan.

Relaatiotietokannat

Tietokanta, jossa tiedot on jaettu laskentataulukoiden tapaisiin taulukoihin. Jokaisessa taulukossa on vain yksi aihe, kuten asiakkaat (yksi taulukko) tai tuotteet (toinen taulukko).

Tietueet ja kentät

Erillisten tietojen tallennustila taulukossa. Riveihin (eli tietueisiin) tallennetaan jokainen yksilöity arvopiste, kuten asiakkaan nimi. Sarakkeet (eli kentät) eristävät jokaisesta arvopisteestä sisällytettävät tiedot pienimmäksi mahdolliseksi yksiköksi. Esimerkiksi etunimi voi olla yksi sarake ja sukunimi toinen.

Perusavain

Arvo, joka varmistaa, että jokainen tietue on yksilöllinen. Voi esimerkiksi olla, että on olemassa kaksi asiakasta, joiden kummankin nimi on Katri Korhola. Toisessa Katri Korhola -tietueessa on kuitenkin perusavaimena arvo 12 ja toisessa arvo 58.

Pääkohde-alikohde-suhteet

Nämä ovat yleisiä taulukoiden välisiä suhteita. Yhdellä asiakkaalla voi esimerkiksi olla useita tilauksia. Perusavaimet ovat päätaulukoissa. Alitaulukoissa on viiteavaimia, jotka ovat perusavaimen arvoja. Ne osoittavat, miten alitaulukon tietueet on linkitetty päätaulukkoon. Nämä avaimet on linkitetty suhteen avulla.

Mikä on hyvä tietokannan rakenne?

Tietokannan hyvään suunnitteluun kuuluu kaksi perusperiaatetta:

  • Vältä tietojen kaksoiskappaleita (eli päällekkäisiä tietoja). Ne vievät tarpeettomasti tilaa ja lisäävät virheiden todennäköisyyttä.

  • Varmista, että tiedot ovat oikeita ja täydellisiä. Puutteelliset tai virheelliset tiedot kulkeutuvat kyselyihin ja raportteihin ja voivat pahimmillaan johtaa vääriin tietoihin perustuviin päätöksiin.

Voit välttää nämä ongelmat seuraavasti:

  • Jaa tietokannan tiedot suppeisiin aiheperusteisiin taulukoihin. Vältä samojen tietojen toistamista eri taulukoissa. (Esimerkiksi asiakkaiden nimien tulisi olla vain yhdessä taulukossa.)

  • Liitä taulukot yhteen avainten avulla käyttämättä tietojen kaksoiskappaleita.

  • Sisällytä mukaan prosesseja, jotka tukevat tietokannan tietojen tarkkuutta ja eheyttä ja varmistavat sen.

  • Suunnittele tietokanta omien tietojenkäsittely- ja raportointitarpeidesi mukaan.

Voit parantaa tietokantojen pitkäaikaista käyttökelposuutta näiden viiden vaiheen avulla:

Vaihe 1: Määritä tietokannan tarkoitus

Ennen kuin aloitat, määritä tietokannan tavoite.

Voit pitää rakenteen oikein kohdennettuna luomalla yhteenvedon tietokannan tarkoituksesta ja lukemalla yhteenvedon usein. Jos haluat esimerkiksi luoda pienen tietokannan kotonasi toimivaa yritystä varten, voit kirjoittaa jotakin yksinkertaista, kuten "Asiakastietokannassa säilytetään asiakastietojen luetteloa postituksia ja raportteja varten." Suuryrityksen tietokantaan voidaan tarvita useita kappaleita sen kuvailemiseen, milloin ja miten eri rooleissa toimivat henkilöt käyttävät tietokantaa ja sen tietoja. Luo seikkaperäinen tehtäväkuvaus, jonka voit lukea suunnitteluprosessin jokaisen vaiheen aikana.

Vaihe 2: Etsi ja järjestä tarvittavat tiedot

Kerää kaikentyyppiset tiedot, jotka haluat tallentaa, kuten tuotteiden nimet ja tilausnumerot.

Aloita aiemmin luoduista tiedoista ja seurantamenetelmistä. Voi esimerkiksi olla, että tallennat tällä hetkellä ostotilaukset tilikirjaan tai säilytät asiakastietoja paperilomakkeissa. Tee näiden lähteiden avulla luettelo tiedoista, joita tällä hetkellä kirjaat muistiin (esimerkiksi kaikki lomakkeiden ruudut). Jos et tällä hetkellä kirjaa muistiin tärkeitä tietoja jostakin asiasta, mieti, mitä erillisiä tietoja tarvitset. Jokaisesta yksittäisestä tietotyypistä tulee tietokannan kenttä.

Ensimmäisen luettelon ei tarvitse olla täydellinen, vaan voit täsmentää sitä ajan myötä. Ajattele kuitenkin kaikkia henkilöitä, jotka käyttävät näitä tietoja, ja kysy heidän mielipidettään.

Mieti seuraavaksi, mitä haluat tietokannalta ja minkä tyyppisiä raportteja tai postituksia haluat tuottaa. Varmista sitten, että olet tallennat juuri ne tiedot, joita kyseisten tavoitteiden saavuttaminen edellyttää. Jos esimerkiksi haluat luoda raportin, jossa näkyy myynti alueittain, sinun on tallennettava myyntitiedot aluekohtaisesti. Yritä luonnostella raportti todellisilla tiedoilla, jotka haluat nähdä. Tee sitten luettelo tiedostoista, jotka tarvitset raportin luomiseen. Tee samoin postitusten tai muiden tulosteiden kohdalla, jotka haluat saada tietokannasta.

Esimerkki

Oletetaan, että annat asiakkaille mahdollisuuden vastaanottaa (tai olla vastaanottamatta) säännöllisiä sähköpostipäivityksiä ja haluat tulostaa luettelon asiakkaista, jotka ovat ilmoittaneet haluavansa vastaanottaa päivitykset. Tarvitset asiakastaulukkoon Lähetä sähköpostia -sarakkeen, jonka sallitut arvot ovat Kyllä ja Ei.

Niitä asiakkaita varten, jotka haluavat vastaanottaa sähköpostia, tarvitset sähköpostiosoitteen, joka myös vaatii oman kenttänsä. Jos haluat lisätä soveltuvan tervehdyksen (kuten vaikkapa Hei tai Parahin), sisällytä mukaan Tervehdys-kenttä. Jos haluat puhutella asiakkaita sähköpostiviesteissä heidän etunimellään, lisää Etunimi-kenttä.

Vihje: Muista jakaa asiakastaulukon jokainen tieto pienimpiin käyttökelpoisiin osiin, kuten etunimeen ja sukunimeen. Jos haluat lajitella tai etsiä tietoja, suorittaa laskutoimituksen tai luoda raportin tietyn tiedon (esimerkiksi asiakkaan sukunimen) perusteella, sijoita kyseinen tieto omaan kenttäänsä.

Vaihe 3: Jaa tiedot taulukoihin

Jaa tiedot pääkohteisiin tai -aiheisiin, kuten tuotteisiin, asiakkaisiin ja tilauksiin. Jokaisesta aiheesta tulee taulukko.

Kun olet luonut luettelon tarvittavista tiedoista, määritä pääkohteet (eli aiheet), joita tarvitset tietojen järjestämisessä. Vältä tietojen kaksoiskappaleiden käyttöä eri kohteissa. Esimerkiksi tuotemyyntitietokannan alustava luettelo voisi näyttää tältä:

Näyttökuva aiheisiin ryhmitellyistä tietokohteista

Pääkohteet ovat asiakkaat, toimittajat, tuotteet ja tilaukset. Aloita siksi neljästä vastaavasta taulukosta: yksi asiakkaiden tiedoille, toinen toimittajien tiedoille jne. Tämä ei välttämättä ole lopullinen rakenne, mutta hyvä lähtökohta.

Huomautus: Parhaissa tietokannoissa on useita taulukoita. Vältä sijoittamasta kaikkia tietoja yhteen taulukkoon. Siitä seuraa vain tietojen kaksoiskappaleita, suuri tietokannan koko ja runsaasti virheitä. Suunnittele tietokanta niin, että yksi tieto tallennetaan vain kerran. Jos huomaat toistavasi tietoja, kuten toimittajan osoitetta, muuta tietokannan rakennetta niin, että kyseinen tieto sijoitetaan eri taulukkoon.

Seuraava taulukko auttaa ymmärtämään, miksi on hyvä käyttää useita taulukoita:

Näytön katkelma tuote- ja toimittajatiedoista

Jokaisella rivillä on tietoja sekä tuotteesta että toimittajasta. Koska samalta toimittajalta voi olla useita tuotteita, toimittajan nimi- ja osoitetiedot on toistettava monta kertaa. Tämä vie turhaan levytilaa. Tallenna sen sijaan toimittajan tiedot vain kerran erilliseen toimittajataulukkoon ja linkitä kyseinen taulukko sitten tuotetaulukkoon.

Toinen tämän rakenteen ongelma käy ilmeiseksi, kun sinun pitää muokata toimittajan tietoja. Oletetaan, että sinun pitää muuttaa toimittajan osoitetta. Koska se on useissa paikoissa, saatat vahingossa muuttaa osoitteen yhdessä paikassa, mutta saatat unohtaa muuttaa sen muissa paikoissa. Toimittajan osoitteen tallentaminen vain yhteen paikkaan ratkaisee tämän ongelman.

Oletetaan lopuksi, että olemassa on vain yksi Coho Wineryn toimittama tuote ja haluat poistaa tuotteen, mutta säilyttää toimittajan nimi- ja osoitetiedot. Miten tässä rakenteessa voitaisiin poistaa tuotetietue poistamatta samalla toimittajan tietoja? Ei mitenkään. Koska jokainen tietue sisältää tiedon tuotteesta ja myös toimittajasta, toista ei voi poistaa ilman toista. Voit pitää nämä tiedot erillisinä jakamalla tämän taulukon kahdeksi taulukoksi: toinen tuotteen tietoja ja toinen toimittajan tietoja varten. Kun sen jälkeen poistat tuotetietueen, vain tuotteen tiedot poistetaan, ei toimittajan tietoja.

Vaihe 4: Muuta tietokohteet sarakkeiksi

Määritä, mitä tietoja sinun pitää tallentaa mihinkin taulukkoon. Näistä erillisistä tiedoista tulee taulukon kenttiä. Työntekijätaulukossa voi olla esimerkiksi kentät Sukunimi, Etunimi ja Aloittanut.

Kun olet valinnut tietokantataulukon aiheen, kyseisen taulukon sarakkeisiin tulisi tallentaa vain kyseistä aihetta koskevia tietoja. Esimerkiksi tuotetaulukkoon tulisi tallentaa vain tuotteita koskevia tietoja, ei niiden toimittajiin liittyviä tietoja.

Voit päättää aiemmin luomasi luettelon pohjalta, mitä tietoja taulukon avulla seurataan. Asiakastaulukossa voi olla esimerkiksi seuraavat tiedot: Etunimi, Sukunimi, Osoite, Lähetä sähköpostia, Tervehdys ja Sähköpostiosoite. Jokainen taulukon tietue (asiakas) sisältää samat sarakkeet, joten tallennat täsmälleen samat tiedot jokaista asiakasta varten.

Luo ensimmäinen luettelosi ja tarkastele ja muokkaa sitä sen jälkeen. Muista jakaa tiedot pienimpiin mahdollisiin kenttiin. Jos alkuperäisessä luettelossa on Osoite-kenttä, jaa se esimerkiksi Katuosoite-, Postinumero- ja Postitoimipaikka-kentiksi. Jos sinulla on kansainvälisiä asiakkaita, saatat tarvita vielä lisää kenttiä. Näin saat esimerkiksi postitukset oikeaan muotoon tai voit luoda paikkakuntakohtaisen tilausraportin.

Kun olet määrittänyt kunkin taulukon tietosarakkeet, voit valita jokaisen taulukon perusavaimen.

Vaihe 5: Määritä perusavaimet

Valitse jokaisen taulukon perusavain. Perusavain, kuten Tuotetunnus tai Tilaustunnus, yksilöi jokaisen tietueen. Jos sinulla ei ole selvää yksilöivää tunnistetta, voit luoda sen Accessin avulla.

Taulukon jokainen rivi on voitava yksilöidä jollakin tavalla. Muistatko aiemman esimerkin, jossa kahdella asiakkaalla oli sama nimi? Koska heillä on sama nimi, sinun on yksilöitävä heidät jollakin muulla tavalla.

Siksi jokaisessa taulukossa tulisi olla sarake (tai sarakeryhmä), joka yksilöi jokaisen rivin. Tätä kutsutaan perusavaimeksi, ja se on usein yksilöllinen numero, esimerkiksi työntekijän tunnusnumero tai sarjanumero. Access yhdistää usean taulukon tiedot ja tuo yhdistetyt tiedot nopeasti saatavillesi perusavainten avulla.

Joskus perusavain koostuu vähintään kahdesta kentästä. Esimerkiksi tilaustietotaulukossa, johon tallennetaan tilausten rivinimikkeet, perusavain voi käyttää kahta saraketta: Tilaustunnus ja Tuotetunnus. Kun perusavain käyttää vähintään kahta saraketta, sitä kutsutaan myös yhdistelmäavaimeksi.

Näytön katkelma tuotetaulukosta

Jos sinulla on jo ennestään yksilölliset tunnukset taulukon tietoja varten, kuten luettelon jokaisen tuotteen yksilöivät tuotenumerot, käytä niitä, mutta vain, jos arvot vastaavat näitä perusavainten sääntöjä:

  • Tunnus on aina yksilöllinen eri tietueissa. Arvojen kaksoiskappaleita ei sallita perusavaimessa.

  • Kohteelle on aina olemassa arvo. Taulukon jokaisessa tietueessa on oltava perusavain. Jos käytä avaimen luontiin useita sarakkeita (esimerkiksi Osaperhe ja Osanumero), kummankin arvon on oltava aina olemassa.

  • Perusavain on arvo, joka ei muutu. Koska muut taulukot viittaavat avaimiin, taulukon perusavaimeen tehty muutos muuttaa sitä myös jokaisessa viittauksessa. Usein tehdyt muutokset lisäävät virheiden riskiä.

Jos sinulla ei ole yksilöivää tunnusta, käytä sattumanvaraista yksilöivää numeroa perusavaimena. Voit esimerkiksi määrittää jokaiselle tilaukselle yksilöllisen tilausnumeron pelkästään tilauksen tunnistamista varten.

Vihje: Voit luoda yksilöllisen numeron perusavaimeksi lisäämällä sarakkeen, jonka tietotyyppi on Laskuri. Laskuri-tietotyyppi määrittää automaattisesti yksilöllisen numeerisen arvon jokaiselle tietueelle. Tällainen tunnus ei sisällä mitään sen edustamaa riviä kuvaavaa tietoa. Se sopii erinomaisesti perusavaimena käytettäväksi, koska nämä numerot eivät muutu, toisin kuin rivin tietoja sisältävä perusavain, kuten puhelinnumero tai asiakkaan nimi.

Haluatko vielä enemmän?

Kenttien, ohjausobjektien ja objektien nimeämisohjeet

Taulukoiden esittely

Excel-koulutus

Outlook-koulutus

Parhaat tietokannat perustuvat hyvään rakennesuunnitteluun. Tässä videossa kerrotaan, mikä on tietokanta, tarkemmin sanottuna relaatiotietokanta, jonka voit luoda Accessilla. Opit järjestämään tietokannan taulukoita ja luomaan taulukoiden välisiä suhteita AVAIMILLA.

Mikä tietokanta oikeastaan on? Laajasti ottaen tietokanta on mikä tahansa järjestelmällinen kokoelma tietoja. Keittokirjasi ovat kaikki tietokantoja, ja niin on yksinkertainen luettelo nimistä ja puhelinnumeroista Excelissä.

Seuraava kysymys on: "Mikä tekee Access-tietokannasta erilaisen? Miksi sitä kannattaa käyttää? Vastaus on relaatiotaulukkorakenne. Se puolestaan tarkoittaa seuraavaa.

Tiedot on järjestetty taulukoiksi. Nämä taulukot linkitetään yhteen jaetuilla kentillä, joita kutsutaan avaimiksi.

Avaimilla on kaksi tehtävää. Ensinnäkin ne määrittävät jonkinlaisen arvon taulukon jokaiselle riville. Näet, että Lester Baxleylla on arvo "1" määritettynä nimelleen ja Patricia Whitella on arvo "2" määritettynä nimelleen .

Avaimet linkittävät myös taulukot yhteen, kun arvot jaetaan kenttien välillä. Kuten näet, käyttäjän Lester arvo jaetaan kahden puhelinnumeron kesken ja tämä tekee näistä hänen puhelimennumeroitaan. Voit huomata myös, että Naomi Bartonin avaimen arvot jaetaan kolme kertaa ja ne puhelinnumerot kuuluvat hänelle.

Tietokanta sisältää kahdenlaisia avaimia. Avaimen arvot ovat peräisin tästä kentästä ja ne jaetaan tässä kentässä, kohdekentässä. Alkuperäistä kenttää kutsutaan PERUSAVAIMEKSI ja kohdekenttää kutsutaan VIITEAVAIMEKSI. Pelkät kentät eivät kuitenkaan linkitä niitä toisiinsa. Voit tehdä tämän luomalla suhteen taulukoiden välille.

Saatat ajatella, että tuntuupa työläältä. Miksi kannattaa tehdä tämä?" Hyvä kysymys. Ensinnäkin tallennus on tehokkaampaa. Näetkö, miten usein nimet toistuvat?

Relaatiorakenteessa useimmat tiedot syötetään vain kerran. Tämä voi säästää paljon tilaa. Relaatio-rakenteet myös parantavat tarkkuutta, koska kun syötät tiedot useamman kerran, voit tehdä virheitä.

Katso, mitä tapahtuu, jos esimerkiksi kirjoitat Naomi Bartonin nimen väärin. Puhelinnumeron etsimisestä tulee vaikeampaa ja virhettä ei ehkä löydy koskaan. Useimmat tiedot syötetään relaatiorakenteessa vain kerran, silloin pienenee virheen mahdollisuus. Jos teet virheen, se tarvitsee korjata vain yhdessä paikassa.

Relaatiorakenteet on myös hyvä tapa kerätä tapahtumia. Tietokannan luonteesta riippuen, tapahtuma voi osoittaa, mitkä opiskelijat ovat missä luokassa, mitä myyntiä on tapahtunut, tai kelle lainasit kirjan.

Nyt olet tutustunut tietokannan suunnittelun kolmeen ensimmäiseen perusvaiheeseen. Ensimmäisessä vaiheessa kerätään kaikki tallennettavat tiedot. Tässä esimerkissä tarvitaan asiakkaiden nimet ja puhelinnumerot ja tapa, jolla voidaan luokitella nämä numerot.

Toisessa vaiheessa tunnistetaan kaikki todennäköisesti toistettavat tiedot, kuten tässä esimerkissä asiakkaiden nimet.

Lopuksi nämä tiedot järjestetään omaan taulukkoonsa.

Huomaatko toistetut tiedot Tyyppi-kentässä? Hyvä huomio. Näistä tiedoista voitaisiin luoda taulukko. Mutta koska tässä on vain muutamia arvoja, parempi vaihtoehto on luoda hakuarvoluettelo, joka on vain lyhyt poiminta-arvojen luettelo.

Taulukoiden ja avainten käyttäminen relaatiokyselyjen rakenteen luomiseen on keskeinen vaihe hyvässä tietokannan suunnittelussa. Relaatiokyselyillä Access-tietokannassa voit säästää aikaa, säästää tilaa, vähentää virheitä ja tallentaa tapahtumia tärkeistä tiedoistasi, jotta voit työskennellä tehokkaasti.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×