Video: tietojen siirtäminen Excelistä Accessiin

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Onko sinulla Excelissä esimerkiksi yhteystietoluettelo tai inventaarioluettelo, jonka hallinta on vaikeaa? Ehkä se kannattaisi jo siirtää Accessiin, joka tarjoaa paremmat työkalut suurien tietomäärien hallintaan. Tästä videosta näet, miten voit suorittaa yksinkertaisia tuontitoimintoja Accessissa.

Huomautus:  Tämä video ei käsittele tietojen tuomista WWW-tietokantoihin. Lisätietoja WWW-tietokannoista on artikkelissa Internetin kautta jaettavan tietokannan luominen.

Videon sisältö

Tietojen valmistelu Excelissä

Tärkeää:  Jos seuraavat ohjeet edellyttävät sinua tekemään muutoksia laskentataulukkoon, ota työkirjasta tai laskentataulukosta varmuuskopio ennen jatkamista.

  • Jos Excel-laskentataulukon tiedoissa on välissä tyhjiä rivejä tai sarakkeita, yhdistä tiedot mahdollisimman yhtenäiseksi luetteloksi. Tyhjistä soluista ei ole haittaa, mutta yritä välttää täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita siirrettävissä tiedoissa.

  • Järjestä tiedot mahdollisimman hyvin siten, että kukin sarake sisältää samankaltaisia tietoja – esimerkiksi siten, että yhdessä sarakkeessa on numeerisia tietoja ja toisessa tekstimuotoisia tietoja. Jos sarakkeessa on erityyppisiä tietoja, yritä sisällyttää kustakin tietotyypistä ainakin yksi esiintymä ensimmäiselle kahdeksalle riville. Tämä auttaa Accessia määrittämään parhaan tietotyypin kyseiselle sarakkeelle, mikä auttaa tuontiongelmien välttämisessä.

  • Access käyttää taulukon nimenä laskentataulukon välilehden nimeä. Jos esimerkiksi laskentataulukon välilehden nimi on Taul1, myös Accessiin tuotavan taulukon nimi on Taul1. Jos haluat määrittää taulukolle kuvaavamman nimen, nimeä laskentataulukon välilehti uudelleen ennen tietojen tuomista. Voit tehdä sen seuraavasti:

    • Kaksoisnapsauta laskentataulukon välilehden nimeä (laskentataulukon alareunassa), kirjoita haluamasi nimi ja paina sitten ENTERIÄ.

Tietojen siirtäminen Accessiin

  1. Valitse Excelissä tiedot, jotka haluat siirtää Accessiin (mukaan lukien sarakeotsikot, jos haluat niitä siirtää).

  2. Napsauta valittuja tietoja hiiren kakkospainikkeella ja valitse Kopioi.

  3. Avaa Accessissa aiemmin luotu tietokanta tai luo uusi.

    Jos luot uuden tietokannan, Access näyttää tyhjän taulukon. Sulje tämä taulukko tallentamatta sitä.

  4. Jos siirtymisruutua ei näy, tuo se näkyviin painamalla F11-näppäintä.

  5. Napsauta hiiren kakkospainikkeella missä tahansa siirtymisruudussa ja valitse sitten Liitä.

    Access näyttää valintaikkunan, jossa kysytään, sisältävätkö tiedot sarakeotsikoita.

  6. Jos kopioidut tiedot sisältävät sarakeotsikoita, valitse Kyllä. Jos eivät, valitse ei.

    Jos kaikki sujuu hyvin, Access ilmoittaa, että objektin tuominen onnistui.

  7. Jatka valitsemalla OK.

Access näyttää uuden taulukon siirtymisruudussa. Tarkista tietojen tuomisen onnistuminen kaksoisnapsauttamalla uutta taulukkoa.

Tuontivirheiden korjaaminen

Jos tuonnin aikana ilmeni virheitä, Access luo ImportErrors-taulukon, joka sisältää virheiden kuvaukset. Jos haluat tarkastella virheitä, kaksoisnapsauta ImportErrors-taulukkoa. Jos virheitä on paljon, voit halutessasi poistaa tuodun taulukon, korjata ongelmat Excel-laskentataulukossa sekä kopioida ja liittää tiedot uudelleen. Jos ongelmia on vain muutama, voit korjata ne manuaalisesti Accessissa. Kun olet korjannut ongelmat, voit poistaa ImportErrors-taulukon.

Tietotyyppien määrittäminen

Jos et pysty määrittämään Access-taulukossa haluamaasi tietotyyppiä, sinun on ehkä vaihdettava kentän tietotyyppiä.

Jos haluat määrittää kentän tietotyypin, valitse kentästä jokin arvo ja tarkista sitten, mitä Kentät-välilehden Muotoilu-ryhmän Tietotyyppi-ruudussa lukee. Jos tietotyyppi on esimerkiksi Numero, Access estää sinua antamasta kenttään kirjaimia, joten et voi antaa arvoksi esimerkiksi 166A.

Kentän tietotyypin vaihtaminen

Varoitus:  Joissain tapauksissa kentän tietotyypin vaihtaminen saattaa aiheuttaa tietojen katoamista. Ota .accdb-tiedostosta (tai itse taulukosta) varmuuskopio, ennen kuin vaihdat kentän tietotyyppiä.

  1. Napsauta muokattavaa solua.

  2. Valitse Kentät-välilehden Muotoilu-ryhmän Tietotyyppi-luettelosta uusi tietotyyppi.

    Access näyttää varoituksen.

  3. Jos sinulla on tiedoistasi varmuuskopio ja haluat varmasti jatkaa, valitse Kyllä.

  4. Tallenna taulukko.

Perusavaimen lisääminen

Päällekkäisten tietueiden välttämiseksi sekä taulukon välisten suhteiden luomisen helpottamiseksi suosittelemme, että lisäät uuteen taulukkoon perusavainkentän. Voit tehdä sen seuraavasti:

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa ja valitse Rakennenäkymä.

  2. Kirjoita Kentän nimi -sarakkeen ensimmäiseen tyhjään soluun ID.

  3. Valitse Tietotyyppi-sarakkeesta Laskuri.

  1. Kun uusi tunnusrivi on valittuna Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmästä Perusavain.

  2. Tallenna taulukko ja sulje se.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×