Kirjoittanut Jane Suchan, PMP
Projektinhallinnassa on kyse siitä, mitä haluat saavuttaa, tehtäväluettelon luomisesta, joka on tehtävä, jotta pääset sinne, määrittämällä, kuinka kauan se kestää, ja laskemalla, kuinka paljon se maksaa. Kuulostaa yksinkertaiselta. Mutta vaikeinta on seurata kaikkea. Onko projekti käynnissä ajoissa? Tehdäänkö se aikataulun mukaisesti? Onko se budjetin alapuolella? Jääkö se edelleen budjetin alaiseksi, kun kaikki työ on tehty?
Yksi tapa arvioida projektin kuntoa on seurata alkuperäisen projektisuunnitelman ja sen, mitä todellisuudessa tapahtuu. Tätä eroa kutsutaan paremmin varianssiksi, suunnitellun tai budjetoitun summan ja todellisen käytetyn summan vertailuksi. Varianssianalyysi on käytäntö, jossa projektin todellisia tuloksia verrataan suunniteltuihin tai odotettuihin tuloksiin. Se on tapa määrittää, kuinka hyvin tai kuinka huonosti projekti etenee.
Varianssien suunnittelu: Perusaikataulujen luominen
Projektin varianssien määrittämiseksi sinun on asetettava panos maahan lähtökohtanasi: tämä on perusaikataulusi. Ilman tätä jahtaat ja yrität hallita liikkuvaa kohdetta. Kaksi tärkeää perusaikataulua, jotka on määritettävä ennen varianssin seurannan ja raportoinnin asettamista käyttöön, ovat kustannukset ja aikataulu. Mutta ennen kuin pääset sinne, sinun kannattaa naulata projektin laajuus.
Vaikutusalueen luominen työnjakauman rakenteen avulla
Laajuuden perusaikataulu sisältää kaikki projektin toimitukset; siinä yksilöidään kaikki tehtävä työ. Yksi tapa asiakirjan laajuuteen on luoda työerittelyrakenne (WBS), hierarkkinen näkymä projektin toimituksista. Jokainen hierarkian taso edustaa yhä yksityiskohtaisempaa kuvausta toimituksista. Esimerkiksi uuden talon rakentamiseen tarkoitettu WBS sisältäisi perustamis-, kehystys-, katto- ja sähkö- ja putkijärjestelmät sekä maisemointisuunnitelmat, arkkitehtoniset piirustukset ja tarkastusluvat.
Aikataulun ja kustannusten perusaikataulujen määrittäminen
Aikataulun ja kustannusten perusaikataulut määritetään vasta laajuuden määrittämisen jälkeen. Ilman selkeää kuvaa siitä, mitä projekti tuottaa, et voi määrittää, kuinka kauan se kestää tai kuinka paljon se maksaa.
Aikataulun perusaikataulu on hyväksytty projektin aikataulu, joka on aikataulun suorituskyvyn mittaamisen ja raportoinnin perusta. Kustannusten perusaikataulu on hyväksytty aikajaksotettu budjetti, jonka perusteella kustannussuoritusta mitataan. Se määritetään lisäämällä tietyn projektikauden tai -vaiheen kustannukset, mikä edellyttää kustannusten määrittämistä projektitehtäviin. Kustannusten varaaminen projektin osille voi olla aikaa vievää, mutta sen avulla voit suorittaa yksityiskohtaisempaa ja tarkempaa kustannus-suorituskykyraportointia, josta sidosryhmät ja projektin sponsori ovat erittäin kiinnostuneita.
Aikataulun ja kustannusten perusaikataulujen luominen:
-
Kehitä aikataulua määrittämällä toiminnot ja tehtävät, joiden avulla voidaan tuottaa jokainen WBS:n toimitus.
-
Määritä kunkin tehtävän resurssit. Mieti rajoituksia tai sitä, kuinka paljon aikaa kukin henkilö voi realistisesti käyttää tähän projektiin.
-
Arvioi, kuinka kauan (tunteina tai päivinä) kunkin tehtävän suorittaminen kestää.
-
Arvioi kunkin tehtävän kustannukset käyttämällä kunkin resurssin keskimääräistä tunti- tai päivähintaa sekä tehtävään liittyviä kiinteitä kustannuksia.
-
Määritä, mitkä tehtävät ovat riippuvaisia muista tehtävistä, ja kehitä sitten kriittinen polku.
-
Kehittää kustannusten perusaikataulun; tämä on aikajaksotettu budjetti projektin kustannusten suorituskyvyn mittaamiseksi. Voit tehdä tämän lisäämällä arvioidut kustannukset tehtävän tai ajanjakson mukaan.
Variansseihin vastaaminen: Muuta ohjausobjektia
Kun olet määrittänyt laajuuden, aikataulun ja kustannusten perusaikataulut, luo vaiheet, jotka työryhmä suorittaa näiden suunnitelmien varianssien hallitsemiseksi. Näistä tiedoista tulee projektin muutosten hallintasuunnitelma. Tämä suunnitelma määrittää, milloin projektin muutospyyntö (PCR) on määritettävä, miten varianssit dokumentoidaan ja lähetetään hyväksyttäväksi ja mitä tapahtuu muutospyynnön hyväksymisen jälkeen.
Varianssin laskutoimitusten avulla määritetään, tarvitaanko PCR-funktiota ja muutetaanko projektin aikataulua vai kustannusten perusaikatauluja. Varianssit voivat olla positiivisia tai negatiivisia:
-
Positiivinen varianssi tarkoittaa, että projekti on aikataulua edellä tai alittaa budjetin. Positiivisten skenaarioiden avulla voit kohdistaa rahaa ja resursseja uudelleen negatiivisella alueella oleville.
-
Negatiivinen varianssi on ilmaisin siitä, että projekti on aikataulusta jäljessä tai yli budjetin ja että sinun on ryhdyttävä toimenpiteisiin. Joudut ehkä kasvattamaan budjettiasi tai hyväksymään pienennetyt voittomarginaalit.
Varianssin raja-arvot ovat tärkeä osa projektin muutosten hallintasuunnitelmaa. Ne muodostavat olennaisia muutoksia hankkeeseen, ja siksi ne edellyttävät pcr-asiakirja-aineiston dokumentointia ja hyväksyntää. Kaikki PCR-asetukset eivät johda laajuuden, aikataulun tai budjetin palauttamiseen. Tämä on merkittävä tehtävä, joka voi vaatia paljon aikaa, ja sinun on hankittava hyväksyntä projektiorganisaatiossa.
Kustannusten seuranta ja varianssien ajoittaminen koko projektin elinkaaren ajan auttaa tunnistamaan heikot kohdat – alueet, joilla on toistuvia muutoksia – ja vastaamaan vastaavasti. Jos esimerkiksi huomaat, että testausryhmällä on jatkuvia viiveitä, sinun on ehkä varattava lisäresursseja, jotta pysyt aikataulussa.
Askeleen pidemmälle vieminen: Ansaitun arvon analyysi
Projektin varianssista ei keskustella loppuun mainitsematta ansaittua arvoa, projektinhallintatekniikkaa kustannusten arvioimiseksi ja ajoittamiseksi tiettynä ajankohtana. Ansaitun arvon analyysi vertaa valmistunutta työtä määritettyihin perusaikatauluihin. Sen avulla voit arvioida projektin nykyistä suorituskykyä ja tehdä tarvittaessa kurssikorjauksia.
Ansaitun arvon analyysi edellyttää, että sinulla on WBS, yksityiskohtainen projektin aikataulu ja budjetti (vaiheen tai ajanjakson mukaan) suunniteltua työtä varten.
Ansaitun arvon kysymysten esittäminen
Ansaitun arvon analyysi mittaa projektin kuntoa milloin tahansa esittämällä kolme keskeistä kysymystä:
-
Suunniteltu arvo: Mikä on työhön tarvittava summa?
-
Ansaittu arvo: Mitä oikeastaan suoritit?
-
Todelliset kustannukset: Kuinka paljon työn suorittaminen maksoi?
Suunniteltu arvo (NA) on suunniteltujen tehtävien budjetoitu kustannus. Ansaittu arvo (EV) on valmiiden töiden budjetoitujen kustannusten summa. Todelliset kustannukset (AC) ovat ne, jotka käytettiin tuotettuun työhön.
Ansaitun arvon analyysin oppiminen
Helpoin tapa kuvata ansaittua arvoa on esimerkki. Oletetaan, että hallitset neljän kuukauden projektia 100 000 dollarin budjetilla. Olet kolme kuukautta sen jälkeen, ja huomaat, että tiimi on suorittanut vain puolet työstä, joten EV on 50 000 dollaria. Projektin aikataulun mukaan noin 75 prosenttia työmäärästä tulisi jo tehdä, joten NA on 75 000 euroa. Tiedät myös, että joukkue on käyttänyt tähän mennessä 90 000 dollaria, joten AC on 90 000 dollaria.
Näiden lukujen avulla voit laskea kustannukset ja ajoittaa varianssit. Kustannusten varianssi (CV) mittaa tehdyn työn todellisten kustannusten ja projektin budjetin välistä eroa:
CV = EV – AC
Aikataulun varianssi (SV) mittaa todellista edistymistä projektin aikatauluun nähden:
SV = EV – NA
Yllä olevan esimerkin mukaisesti tämän projektin kustannusvarianssi on 50 000 – 90 000 $ = 40 000 euroa. Aikataulun varianssi on $50,000 – $75,000 = $25,000.
Projektipäällikkö voi nähdä, että projekti on käyttänyt 90 prosenttia budjetistaan ja että se on suorittanut vain 50 prosenttia työstä. Projekti on aikataulusta jäljessä ja ylittää budjetin valmistumishetkeen mennessä, joten muutos on tehtävä. Projektipäällikön on pienennettävä laajuutta, laajennettava aikataulua tai hankittava lisää rahoitusta työn loppuunsaattamiseksi.
Varianssin seurannan käytön aloittaminen
Varianssin seurannan integroiminen projektinhallintaan on melko yksinkertaista, mutta se edellyttää järjestelmällistä lähestymistapaa. Kun olet saanut projektitehtävän, määritä laajuus, budjetti ja aikataulu yhdessä sponsorin kanssa. Luo sitten työryhmän kanssa vankka muutosten hallintasuunnitelma, jossa määritetään varianssin raja-arvot ja kuvataan varianssien käsittely, jos ne ylittävät kynnysarvot. Kun olet kehittänyt WBS:n ja määrittänut yksityiskohtaisen projektin aikataulun, voit määrittää projektin aikataulun ja budjetin. Kun kaikki komponentit on otettu käyttöön, voit aloittaa varianssien seurannan ja toteuttaa muutosten hallintasuunnitelmat käytännössä.
|
Tietoja kirjoittajasta Jane Suchan on ohjelmapäällikkö, jolla on kokemusta yrityksen liiketoiminta-aloitteiden hallinnasta ja projektinhallintamenetelmien kehittämisestä. Jane asuu Seattlessa, Washingtonissa. |
