Valmiin projektin arkistoiminen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kun olet suorittanut projektin, on todennäköistä, että et enää tarvitse heti käyttämään ja voit halutessasi piilottaa sen projektikeskuksessa ja ryhmän jäsenten oma tehtävänäkymissä näyttämisen. Arkistointi ja piilottaminen projekteja vähentää ”tarpeettomat” Näissä näkymissä ja auttaa estää käyttäjiä tekemästä muutoksia projekteihin, jotka eivät ole enää aktiivinen.

Sisällysluettelossa voi käyttää yhdessä ”vakio” menetelmää arkistoinnin avulla tehokkaasti Microsoft Project Server 2010. Jos tämä menetelmä ei vastaa tarpeitasi, sinun on muutama vaihtoehtoisia menetelmiä, jotka voivat sopia paremmin organisaatiollesi. Tässä artikkelissa käsitellään näistä tavoista sekä parhaita käytäntöjä saat pitkään arkistointia.

Sisältö

Project standard-menetelmällä arkisto

Vaihe 1: Julkaisun kaikki projektitehtävät

Vaihe 2: Projektiyhteenvetotehtävän päivitysten poistaminen käytöstä

Vaihe 3: Määritä käyttöoikeusryhmän käyttäjille, jotka eivät ole Järjestelmänvalvojat

Vaihe 4: Määrittäminen arkisto-suojauksen luokka

Vaihe 5: Arkistoiminen projektin ryhmäsivustossa

Vaihtoehtoinen menetelmä käyttämällä projektin arkisto

Parhaat käytännöt pitkään arkistointi

Project standard-menetelmällä arkisto

Arkistoinnin projektin normaaliin tapaan on monivaiheinen prosessi:

  • Vaihe 1: Julkaisun kaikki projektitehtävät

  • Vaihe 2: Projektiyhteenvetotehtävän päivitysten poistaminen käytöstä

  • Vaihe 3: Määritä käyttöoikeusryhmän käyttäjille, jotka eivät ole Järjestelmänvalvojat

  • Vaihe 4: Määrittäminen arkisto-suojauksen luokka

  • Vaihe 5: Arkistoiminen projektin ryhmäsivustossa

Nämä vaiheet suoritetaan projektipäällikölle ja järjestelmänvalvoja kunkin seuraavissa osissa on kerrottu.

Vaihe 1: Julkaisun kaikki projektitehtävät

Jos haluat poistaa projektin ja sen tehtävien niiden näkymistä nyt projekti on aiemmin julkaistu ryhmän jäsenille, projektipäällikölle on julkaisun kaikkien tehtävien olet tallentamassa. Projektipäällikkö voi alkaa Microsoft Project Web Apptämän prosessin, mutta peruutetaan prosessi on valmis Microsoft Project Professional 2010.

Huomautus: Julkaisun tehtävän ei poista hyväksytyssä ja käytetään työ projektista. Kuitenkin kaikki hyväksynnän päivityshistoria tehtävään liittyvän poistetaan.

Jos haluat peruuttaa sen julkaisun kaikki projektin tehtävät:

  1. Valitse pikakäynnistyspalkin Projektit-kohdasta Projektikeskus.

  2. Valitse olet tallentamassa Projektinimi -sarakkeeseen projektin nimi.

  3. Tehtävä -välilehden Projekti -ryhmästä Muokkaa -painikkeen nuolta ja valitse sitten Project Professional.

  4. Valitse Project Professional 2010Siirry Gantt-kaavio -näkymän taulukko-osan oikeassa sarakkeessa, napsauttamalla Lisää uuden sarakkeen otsikkoa ja valitse sitten Julkaise. Jos Gantt-kaavionäkymän kaavio on jo näkyvissä Julkaise -sarakkeessa, Ohita tämä vaihe.

  5. Julkaise -sarakkeeseen projektin kunkin tehtävän Valitse ei.

    Vihje: Määritetty, voit nopeuttaa projekteissa, eiensimmäinen tehtävä. Napsauta kahvan kohdalle solun oikeassa alakulmassa ja vetämällä se kopioi solun sisällön julkaiseminen -sarakkeessa.

  6. Valitse Tiedosto -välilehdessä Julkaise.

  7. Kun projekti on julkaistu, Sulje ja tarkista projektissa.

Vaihe 2: Projektiyhteenvetotehtävän päivitysten poistaminen käytöstä

Seuraavaksi projektipäällikölle täytyy mahdollisesti projektin yhteenvetotehtävä-päivitysten poistaminen käytöstä, niin, että ei työaikaraportin raportointi on mahdollista.

Projektiyhteenvetotehtävän päivitykset käytöstä seuraavasti:

  1. Valitse pikakäynnistyspalkin Projektit-kohdasta Projektikeskus.

  2. Valitse olet tallentamassa Projektinimi -sarakkeeseen projektin nimi.

  3. Valitse asetukset -välilehden Näytä/Piilota -ryhmästä Projektin yhteenvetotehtävä -valintaruutu.

  4. Valitse asetukset -välilehden tehtävät -ryhmästä valitsemalla Sulje päivitykset.

  5. Valitse tehtävät -kohdassa Valitse projektiyhteenvetotehtävä (tunnus on 0)-valintaruutu ja valitse sitten Julkaise.

Vaihe 3: Määritä käyttöoikeusryhmän käyttäjille, jotka eivät ole Järjestelmänvalvojat

Kun projektipäällikkö on valmisteltu projektin arkistointi-järjestelmänvalvoja luo käyttöoikeusryhmän, joka sisältää kaikki käyttäjät Järjestelmänvalvojat lukuun ottamatta.

Voit luoda käyttäjille, jotka eivät ole järjestelmänvalvojia käyttöoikeusryhmän seuraavasti:

  1. Valitse pikakäynnistyksessä asetukset-kohdassa Palvelimen asetukset.

  2. Valitse Palvelimen asetukset -sivun Valitse Suojaus- Ryhmien hallinta.

  3. Valitse Uusi ryhmä.

  4. Kirjoita Ryhmän tieto -osasta Kaikki muut kuin järjestelmänvalvojilleRyhmänimi -ruutuun.

  5. Valitse käyttäjät -kohdassa Käytettävissä olevat käyttäjät -ruudussa kaikki käyttäjät, jotka eivät ole Järjestelmänvalvojat ja valitse sitten Lisää Siirrä ne Valitut käyttäjät -ruudun nimet.

  6. Napsauta Tallenna.

Vaihe 4: Määrittäminen arkisto-suojauksen luokka

Kun järjestelmänvalvoja on luonut Kaikki muut kuin järjestelmänvalvojille -ryhmä, seuraava vaihe on arkisto suojauksen luokan luominen. Järjestelmänvalvoja valitsee tämän prosessin aikana voit arkistoida sisällyttämällä tähän luokkaan projektit.

Arkisto -suojauksen luokan luominen

  1. Valitse pikakäynnistyksessä asetukset-kohdassa Palvelimen asetukset.

  2. Valitse Palvelimen asetukset -sivun Valitse Suojaus-kohdasta Luokkien hallinta.

  3. Valitse Luokkien hallinta -sivulta Uusi luokka.

  4. Kirjoita nimi ja kuvaus -kohtaan arkistoLuokkanimi -ruutuun.

  5. Käyttäjät ja ryhmät -osassa käytettävissä olevat käyttäjät ja ryhmät-kohdassa Kaikki muut kuin järjestelmänvalvojilleja valitse Lisää ryhmä Siirry käyttäjät ja ryhmät -ruutuun.

  6. Valitse käyttöoikeudet, kaikki muut kuin järjestelmänvalvojille (ryhmä), kaikki käyttöoikeudet Estä -valintaruudun valinta.

    Vihje: Valitse Estä kaikki oikeudet kunkin solmun alla kuvattuja kukin ylimmän tason käyttöoikeudet-solmu (projektien ja resurssien) Estä -valintaruudun valinta.

  7. Projektit -osassa Valitse vain määritetyt projektitja valitse sitten olet tallentamassa Käytettävissä projektit -ruudussa projektin nimeä.

    Huomautus: Varmista, että et voi valita kohdasta valintaruudut yllä projektin käyttöoikeuksia koskevat kaikkia projekteja missä. Tällöin voi luoda käyttöoikeudet ongelmat muiden projektien ja resurssien.

  8. Valitse Lisää Siirrä projektin Valitut projektit -ruutuun.

  9. Napsauta Tallenna.

Vaihe 5: Arkistoiminen projektin ryhmäsivustossa

Useita projekteja liittyvän projektin ryhmäsivuston avulla voit kerätä tietoja, joka täydentää projektiaikataulun. Voit varmistaa, että nämä tiedot myös arkistoida. Microsoft SharePoint Server 2010 mahdollistaa sivustotason varmuuskopion. Lisätietoja siitä, miten järjestelmänvalvoja suorittaa tämä vaihe on artikkelissa Vie sivuston, luettelon, tai (SharePoint Server 2010: n).

Kun sivuston varmuuskopioidaan, järjestelmänvalvoja poistaa sivuston.

Voit poistaa ryhmän Projektisivuston seuraavasti:

  1. Valitse pikakäynnistyksessä asetukset-kohdassa Palvelimen asetukset.

  2. Valitse Palvelimen asetukset -sivun ToimintakäytännötProjektisivustot.

  3. Valitse rivi, joka sisältää projektin ryhmäsivustoon, voit varmuuskopioida ja valitse sitten Poista sivusto.

  4. Vahvista poistaminen valitsemalla OK.

Sivun alkuun

Vaihtoehtoinen menetelmä käyttämällä projektin arkisto

Tavanomaisen menetelmän arkistointi on perusteellisesti ja mahdollistaa palauttamisen, tarvittaessa. Kuitenkin laaja arkistointi ei aina organisaatiossa on. Joskus vain piilottaminen valmis projekteista näkymän tai tallentaminen paikallisesti projektin on tarpeeksi arkistointia vaatimuksia.

Jos vakio maksutavan arkistointi ei vastaa tarpeitasi, seuraavassa on muutamia vaihtoehtoja:

  • Piilota projektin projektikeskuksessa    Jos haluat vain Piilota projekteja projektikeskukseen, voit lisätä arkisto -merkinnän Projektitiedot -sivulle ja sitten Suodata Projektikeskuksen näkymä näyttämään vain projekteihin missä arkisto -merkinnän määrittäminen ei.

  • Projektin luonnos-tietokannan poistaminen    Toinen vaihtoehto on varmistaa, että projektin varmuuskopioidaan arkisto -tietokantaan ja poista sitten Luonnos, julkaistuja raportointitoiminto tietokantojen projektin. Jos tarvitset tietoja arkistoidut Projectista voi tehdä myöhemmin, valitse Asetukset -sivun Hallinnan palautus -asetuksen avulla voit noutaa sen takaisin Luonnos -tietokantaan ja julkaista projektin.

  • Tallenna projektin. MPP-tiedostona    Jos haluat poistaa kokonaan projektin Project Serveristä, toinen vaihtoehto on avata projektin Project Serveristä käyttämällä Project Professional 2010ja Tallenna projekti MPP-tiedostona. Lisätietoja on kohdassa liittyvä, ”projektin paikallisesti, Tallenna” projektin tallentaminen. On suositeltavaa, että tallennat projektin mukautetun kentän kaikki tiedot niin, että MPP-tiedostona eristetään muita mukautettuja kenttiä Project Serverissä tehdyt muutokset. Kun olet tallentanut ja varmuuskopioida project MPP-tiedostona, sitä voi poistaa Project Serveristä. Jos haluat palauttaa projektin myöhemmin, Avaa MPP-tiedostona Project Professional 2010 samalla, kun yhteys Project Serveriin ja Tallenna projekti palvelimeen. Lisätietoja on kohdassa liittyvä, ”paikallisen projektin tallentaminen Project Serveriin” projektin tallentaminen.

Huomautus: Tällä menetelmällä katkaista minkä tahansa toimitus ongelman ja riskien linkkejä projektin ja sen ryhmän Projektisivuston Project Serverin välillä.

Sivun alkuun

Parhaat käytännöt pitkään arkistointi

Toisinaan project MPP-tiedostomuotoon, Project Serverin sisältötietokannan mallit ja SharePoint-sivuston mallit voit muuttaa vastaamaan uusia ominaisuuksia. Tämä voi olla vaikutusta yhteensopivuus aiempien versioiden kanssa, jos MPP-tiedostona, vanha varmuuskopion sisällön Project Server-tietokantaan tai projektin työryhmän sivuston varmuuskopion tallennetaan projektin ei ehkä ole heti käytettävissä.

Paras käytäntö on aina suunnitelman päivityksen suunnittelu arkistoituja sisällön sisällyttäminen. Tämä vähentää palauttamaan vanha projekti, jota voi edellyttää useita päivitysvaiheet muussa aikaa.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×