Office
Kirjaudu sisään

Uuden tietokannan muokkaaminen

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Jokainen Microsoft Office Access 2007 -ohjelmaan sisältyvä malli on täydellinen seurantasovellus, joka sisältää ennalta määritettyjä taulukoita, lomakkeita, raportteja, kyselyjä, makroja ja yhteyksiä. Mallit on suunniteltu siten, että ne ovat heti valmiita käytettäviksi, joten voit luoda malliin perustuvan uuden tietokannan ja voit ryhtyä käyttämään sitä nopeasti. Joskus saatat kuitenkin haluta muokata uutta tietokantaa – haluat esimerkiksi lisätä kentän tai nimetä sen uudelleen tai haluat muuttaa raporttia.

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka yleisimmät sellaiset muutokset tehdään, joita saatat haluta käyttää mallipohjasta luodussa tietokannassa. Jos tarvitset tarkempia tietoja tietyistä aiheista, katso linkeissä olevia artikkeleita.

Valitse haluamasi toimet

Taulukoiden ja kenttien perusteet

Kentän lisääminen taulukkoon

Kentän poistaminen taulukosta

Kentän tai taulukon nimeäminen uudelleen

Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin

Asiakirjoja, tiedostoja tai kuvia tallentavan kentän lisääminen

Kentän ulkoasun muuttaminen

Taulukoiden ja kenttien perusteet

Kun tietokanta luodaan, tiedot tallennetaan taulukoihin – rivien ja sarakkeiden aiheisiin perustuviin luetteloihin. Yksittäiset tiedot, joita halutaan seurata, tallennetaan kenttiin (joita kutsutaan myös sarakkeiksi). Esimerkiksi Yhteystiedot-taulukkoon saatetaan luoda kentät sukunimeä, etunimeä, puhelinnumeroa ja osoitetta varten. Tuotteet-taulukkoa varten saatetaan luoda kentät tuotteen nimeä, tuotetunnusta ja hintaa varten.

On tärkeää valita kentät huolellisesti. Yleensä ei kannata luoda kenttää esimerkiksi lasketun arvon tallennusta varten. Useimmissa tapauksissa Office Access 2007 voi laskea arvon, kun sitä tarvitaan. Kun valitset kenttiä, yritä tallentaa tiedot pienimmissä hyödyllisissä osissa. Sen sijaan, että tallentaisit koko nimen yhteen kenttään, voit tallentaa etu- ja sukunimen erikseen. Yleensä jos tietoa on raportoitava, lajiteltava, etsittävä tai käytettävä laskutoimituksessa, sijoita se omaan kenttäänsä.

Lisätietoja tietokannan suunnittelemisesta ja kenttien valitsemisesta on artikkelissa Tietokannan suunnittelun perusteet.

Kentällä on tiettyjä määrittäviä ominaisuuksia. Jokaisella kentällä on esimerkiksi nimi, joka määrittää kentän yksilöllisesti taulukossa. Kentällä on myös tietotyyppi, joka valitaan vastaamaan siihen tallennettavia tietoja. Tietotyyppi määrittää arvot, jotka voidaan tallentaa, ja toiminnot, jotka voidaan suorittaa näillä arvoilla, sekä sen, kuinka paljon tallennustilaa kullekin arvolle annetaan. Jokaisella kentällä on myös siihen liittyvä ryhmä ominaisuuksiksi kutsuttuja asetuksia, jotka määrittävät kentän ulkoasun ja toiminnan. Esimerkiksi Muoto-ominaisuus määrittää kentän näyttöasettelun eli sen, miltä kentän pitää näyttää näytössä.

Sivun alkuun

Kentän lisääminen taulukkoon

Kenttä voidaan lisätä taulukkoon helposti taulukkonäkymässä. Kenttä voidaan kuitenkin lisätä myös rakennenäkymässä. Taulukkonäkymässä kenttä lisätään kirjoittamalla Lisää uusi kenttä -sarakeotsikon alapuolella olevaan soluun tietoja.

Accessin laskentataulukko, jossa on Lisää uusi kenttä -sarake

1. Uusi, tyhjä kenttä.

Kentän lisääminen taulukkonäkymässä

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa , johon haluat lisätä uuden kentän.

    Taulukko avautuu taulukkonäkymään.

  4. Kirjoita tiedot Lisää uusi kenttä -sarakeotsikon alapuolella olevaan soluun.

    Jos taulukossa on jo useita kenttiä, sinun täytyy ehkä vierittää näyttöä oikealle, jotta Lisää uusi kenttä -sarake tulisi näkyviin.

Kun kirjoitat tietoja uuteen sarakkeeseen, Office Access 2007 tunnistaa kentän tietotyypin kirjoittamiesi tietojen perusteella. Jos kirjoitat sarakkeeseen esimerkiksi päivämäärän, kuten 1.1.2007, Office Access 2007 tunnistaa kirjoittamasi tiedot päivämääräksi ja määrittää kentän tietotyypiksi Pvm./klo. Jos Access ei pysty määrittämään tietotyyppiä kirjoittamiesi tietojen perusteella, tietotyypiksi tulee Teksti.

Jos haluat määrittää kentän tietotyypin ja muodon, jotka korvaavat Office Access 2007 -ohjelman tekemän valinnan, voit valita komennot Taulukkonäkymä-välilehden Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmästä.

Tietotyypin määrittäminen

  • Taulukkonäkymä -välilehden Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmän avattavasta luettelosta Tietotyyppi-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten tietotyyppi. Accessin valintanauhan kuva Tietotyyppi- ja Muotoilu-ryhmistä

  • Napsauta haluamaasi tietotyyppiä.

Muodon määrittäminen

  1. Taulukkonäkymä -välilehden Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmässä avattavasta muoto-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten muoto. Accessin valintanauhan kuva Tietotyyppi- ja Muotoilu-ryhmistä

  2. Napsauta haluamaasi muotoa.

Kun lisäät kentän kirjoittamalla tiedot Lisää uusi kenttä -otsikon alapuolella olevaan soluun, Office Access 2007 määrittää kentälle nimen automaattisesti. Ensimmäisen kentän nimen alussa on Kenttä1, toisen kentän nimen alussa on Kenttä2 ja niin edelleen. On käytännöllisempää käyttää kuvaavampia kenttien nimiä. Voit nimetä kentän uudelleen napsauttamalla sen otsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten pikavalikosta Nimeä sarake uudelleen.

Taulukkonäkymän lisäksi kenttä voidaan lisätä myös rakennenäkymässä. Taulukkonäkymässä voidaan määrittää vain kentän yleisimmät ominaisuudet, joten saatat huomata, että tarvitset rakennenäkymää, kun haluat määrittää ominaisuuden, joka ei ole käytettävissä taulukkonäkymässä.

Kentän lisääminen rakennenäkymässä

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, johon haluat lisätä uuden kentän, ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

    Taulukko avautuu rakennenäkymään.

  4. Napsauta Kentän nimi -sarakkeen ensimmäistä tyhjää riviä ja kirjoita uuden kentän nimi.

  5. Napsauta vieressä olevaa solua Tietotyyppi-sarakkeessa ja valitse sitten luettelosta tietotyyppi.

  6. Tallenna tekemäsi muutokset napsauttamalla pikatyökalurivin Tallenna-painiketta.

Lisätietoja uuden kentän lisäämisestä on artikkelissa Lisää, lisätä, tai Luo uusi taulukon kenttä.

Huomautus: Kun taulukkoon lisätään uusi kenttä, ohjelma ei lisää kenttää automaattisesti aiemmin luotuihin lomakkeisiin ja raportteihin. Kenttä on lisättävä näihin lomakkeisiin ja raportteihin manuaalisesti, jotta se näkyisi niissä.

Sivun alkuun

Kentän poistaminen taulukosta

Jos mahdollista, älä poista kenttää tietokannasta, joka on luotu jollakin ohjelman mukana toimitetulla mallilla, sillä kenttää käytetään todennäköisesti muissa tietokantaobjekteissa, kuten lomakkeissa ja raporteissa. Siten kentän poistamisella on seurauksia, kun yrität käyttää muita kenttää käyttäviä tietokantaobjekteja – tietokantaobjektit eivät toimi odottamallasi tavalla. Viittaukset kenttään on poistettava kaikista kenttää käyttävistä objekteista, jotta kyseiset objektit toimisivat oikein.

Kun päätät, että kenttä on poistettava tietokannasta, joka on luotu mallista, voit poistaa kentän joko taulukkonäkymässä tai rakennenäkymässä. Muista, että jos muut tietokantaobjektit viittaavat poistettuun kenttään, viittaus on poistettava kyseisistä objekteista. Jos esimerkiksi raportti sisältää ohjausobjektin, joka on sidottu poistettuun kenttään, ja suoritat raportin, näyttöön tulee virhesanoma, koska Access ei löydä kentälle tietoja.

Kun kenttä poistetaan, kaikki kenttään tallennetut tiedot poistuvat pysyvästi. Ole sen takia varovainen, kun poistat kenttiä, ja luo tietokannasta varmuuskopio, ennen kuin poistat kentän.

Ennen kuin voit poistaa kentän, sinun on varmistettava, että se ei osallistu kaikki taulukkoyhteydet. Jos yrität poistaa kentän, joka on yhteyksiä, Access ilmoittaa, että sinun on ensin poistettava yhteydet. Vaiheittaiset ohjeet siitä, miten voit poistaa taulukon yhteyden on kohdassa taulukon yhteyden poistaminen.

Kentän poistaminen taulukkonäkymässä

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa , josta haluat poistaa kentän.

    Taulukko avautuu taulukkonäkymään.

  4. Valitse kenttä (sarake), jonka haluat poistaa.

    Vihje: Valitse kenttä (sarake) napsauttamalla kentänvalitsinta (sarakeotsikkoa).

  5. Paina DEL-näppäintä.

    TAI

    Valitse Taulukkonäkymä -välilehden kentät ja sarakkeet -ryhmässä Poista.

Huomautus: Kenttää, joka on osa taulukon perusavainta, ei voi poistaa taulukkonäkymässä. Jos haluat poistaa perusavainkentän, käytä rakennenäkymää.

Lisätietoja perusavaimista on artikkelissa lisääminen, määrittäminen, muuttaminen ja poistaminen perusavain.

Kentän poistaminen rakennenäkymässä

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, josta haluat poistaa kentän, ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

    Taulukko avautuu rakennenäkymään.

  4. Valitse kenttä (rivi), jonka haluat poistaa.

    Vihje: Valitse rivi napsauttamalla rivinvalitsinta.

  5. Paina DEL-näppäintä.

    TAI

    Valitse rakenne -välilehden Työkalut -ryhmästä Poista rivit.

  6. Tallenna tekemäsi muutokset napsauttamalla pikatyökalurivin Tallenna-painiketta.

Varmista ennen kentän poistamista, että se ei osallistu mihinkään taulukon yhteyksiin. Jos yrität poistaa kentän, jolla on yhteyksiä, Access varoittaa, että yhteydet on poistettava ensin. Voit poistaa taulukon yhteyden tekemällä seuraavat toimet.

Taulukon yhteyden poistaminen

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Jos taulukon yhteyksiin kuuluvia taulukoita on avoinna, sulje ne. Avointen taulukoiden välistä yhteyttä ei voi poistaa.

  4. Valitse Tietokantatyökalut -välilehden Näytä tai piilota -ryhmässä Yhteydet.

  5. Jos taulukon yhteyteen osallistuvia taulukoita ei ole näkyvissä, tee seuraavat toimet:

    1. Valitse Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Taulukoiden nimet.

    2. Valitse lisättävät taulukot Näytä taulukko -valintaikkunassa, valitse Lisää ja valitse sitten Sulje.

  6. Napsauta sen taulukon yhteyden viivaa, jonka haluat poistaa (viiva näkyy lihavoituna, kun se on valittu), ja paina sitten DEL-näppäintä.

Sivun alkuun

Kentän tai taulukon nimeäminen uudelleen

Jos mahdollista, älä nimeä uudelleen sellaisen tietokannan kenttää tai taulukkoa, joka on luotu ohjelman mukana toimitetun mallin avulla, sillä kenttää tai taulukkoa käytetään todennäköisesti muissa tietokantaobjekteissa, kuten lomakkeissa ja raporteissa. Siten kentän tai taulukon uudelleennimeämisellä saattaa olla seurauksia, kun yrität käyttää kenttää tai taulukkoa käyttäviä muita tietokantaobjekteja. Muut objektit eivät ehkä toimi odottamallasi tavalla, jos ne viittaavat yhä vanhaan nimeen. Vanha nimi on vaihdettava uudeksi nimeksi, jotta muut objektit toimisivat oikein. Jos Suorita nimen automaattinen korjaaminen -valintaruutu on valittuna Access-asetukset-valintaikkunan Nykyinen tietokanta -luokassa, ohjelma tekee suuren osan muutoksista automaattisesti.

Haluat ehkä muuttaa tekstiä, joka tulee näkyviin taulukkonäkymässä sarakeotsikkoa. Voit tehdä eikä sinun tarvitse nimeä kenttä uudelleen. Jos haluat muuttaa vain sarakeotsikon tekstiä, joita et halua kentän nimen muuttaa tekstiä, joka tulee sarakeotsikkoakohdassa.

Tarvittaessa voit nimetä uudelleen taulukon siirtymisruudussa tai voit nimetä kentän uudelleen joko taulukkonäkymässä tai rakennenäkymässä. Harkitse ennen sitä Nimen automaattinen korjaus -asetuksen ottamista käyttöön, jos sitä ei ole vielä otettu käyttöön.

Nimen automaattinen korjaus-asetuksen ottaminen käyttöön

Kun nimeät uudelleen tietokantaobjektin, kuten kentän, taulukon, lomakkeen tai raportin, haluat yleensä nimen muuttuvan kaikkialla tietokannassa. Muussa tapauksessa vanhaan nimeen viittaavat objektit eivät toimi odottamallasi tavalla. Office Access 2007 -ohjelmassa on Nimen automaattinen korjaus -toiminto, joka auttaa välittämään nimen muutokset kaikkialle, Oletusarvon mukaan Nimen automaattinen korjaus on käytössä Office Access 2007 -ohjelmassa kaikkia uusia tietokantoja varten. Jos se kuitenkin poistetaan käytöstä, voit ottaa sen käyttöön tekemällä seuraavat toimet.

Nimen automaattinen korjaus-asetuksen ottaminen käyttöön

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Accessin asetukset.

  2. Valitse Accessin asetukset-valintaikkunan vasemmassa ruudussa Avoinna oleva tietokanta.

  3. Valitse Nimen automaattisen korjauksen asetukset -kohdan Seuraa nimen automaattisen korjauksen tietoja -valintaruutu ja valitse sitten Suorita nimen automaattinen korjaaminen -valintaruutu.

  4. Jos haluat säilyttää taulukon, johon on kirjattu jokainen nimen automaattisen korjauksen tekemä muutos, valitse Kirjaa nimen automaattisen korjauksen muutokset -valintaruutu.

  5. Valitse OK.

  6. Tallenna tekemäsi muutokset napsauttamalla pikatyökalurivin Tallenna-painiketta.

Huomautus: Nimen automaattinen korjaus -toiminto ei ole sama kuin Automaattinen korjaus -toiminto. Nimen automaattinen korjaus -toiminto korjaa objektien väliset viittaukset. Automaattinen korjaus -toiminto korjaa usein väärin kirjoitettuja sanoja tai lausekkeita.

Kentän nimeäminen uudelleen taulukkonäkymässä

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa , jonka kentän haluat nimetä uudelleen.

    Taulukko avautuu taulukkonäkymään.

  4. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sen kentän sarakeotsikkoa, jonka haluat nimetä uudelleen, ja valitse sitten pikavalikosta Nimeä sarake uudelleen.

  5. Kirjoita kentän uusi nimi ja paina sitten ENTER-näppäintä.

Kentän nimeäminen uudelleen rakennenäkymässä

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jonka kentän haluat nimetä uudelleen, ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

    Taulukko avautuu rakennenäkymään.

  4. Napsauta Kentän nimi -sarakkeessa sen kentän solua, jonka haluat nimetä uudelleen.

    Vihje: Jos haluat valita koko kentän nimen, pidä osoitinta nimen ensimmäisen merkin vasemmalla puolella, kunnes osoitin muuttuu nuoleksi, ja napsauta sitten.

  5. Nimeä kenttä uudelleen muokkaamalla tekstiä.

  6. Tallenna tekemäsi muutokset napsauttamalla pikatyökalurivin Tallenna-painiketta.

Taulukon nimeäminen uudelleen

Taulukko ja useimmat muut tietokantaobjektit voidaan nimetä uudelleen suoraan siirtymisruudusta.

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jonka haluat nimetä uudelleen, ja valitse sitten pikavalikosta Nimeä uudelleen.

    Huomautus: Kaikki taulukkoon viittaavat avoinna olevat objektit on suljettava ennen taulukon uudelleen nimeämistä.

  4. Kirjoita uusi nimi ja paina sitten ENTER-näppäintä.

  5. Tallenna tekemäsi muutokset napsauttamalla pikatyökalurivin Tallenna-painiketta.

Sarakeotsikossa näkyvän tekstin muuttaminen

Kentälle voidaan määrittää otsikko määrittämällä kentän Otsikko-ominaisuus. Otsikko on erillään kentän nimestä – jokaisella kentällä on kentän nimi, ja jokaisella kentällä voi olla myös otsikko. Saatat esimerkiksi haluta kentän nimen olevan yksi sana ilman välilyöntejä. Sen jälkeen voit luoda Otsikko-ominaisuuden avulla kuvaavamman nimen, joka sisältää välilyöntejä. Access näyttää otsikon kentän nimen sijasta taulukkonäkymässä sekä selitteet ja otsikot kyselyissä, lomakkeissa ja raporteissa.

Jos et anna tekstiä Otsikko-ominaisuutta varten, oletusarvon mukaan käytetään kentän nimeä.

Jos haluat muuttaa sarakkeen otsikkona näkyvän nimen taulukkonäkymässä, voit tehdä sen muuttamatta kentän nimeä Otsikko-ominaisuuden avulla. Voit muuttaa kentän Otsikko-ominaisuutta tekemällä seuraavat toimet:

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jonka otsikkoa haluat muuttaa, ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

    Taulukko avautuu rakennenäkymään.

  4. Napsauta Kentän nimi -sarakkeessa sen kentän solua, jonka Otsikko-ominaisuutta haluat muuttaa.

  5. Valitse alaosassa Yleiset-välilehden Kentän ominaisuudet -kohdassa Otsikko.

  6. Kirjoita kentän uusi otsikko.

  7. Tallenna tekemäsi muutokset napsauttamalla pikatyökalurivin Tallenna-painiketta.

Kun seuraavan kerran avaat taulukon taulukkonäkymään, otsikko näkyy kentän nimen sijasta sarakeotsikossa.

Sivun alkuun

Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin

Kun luot malliin perustuvan tietokannan, tietokanta sisältää joukon valmiita, ennalta määritettyjä lomakkeita ja raportteja, joita voit alkaa käyttää heti. Saatat kuitenkin haluta lisätä lomakkeeseen tai raporttiin kentän. Kun lomakkeeseen tai raporttiin lisätään kenttä, luodaan ohjausobjekti.

Ohjausobjektien esittely

Ohjausobjektit ovat objekteja, jotka näyttävät tietoja, suorittavat toimintoja ja sallivat käyttöliittymää tehostavien tietojen, esimerkiksi selitteiden ja kuvien, tarkastelemisen ja käyttämisen. Ohjausobjektit voivat olla sidottuja, ei-sidottuja ja laskettuja.

  • Sidottu ohjausobjekti    Tämä on ohjausobjekti, jonka tietojen lähde on taulukon tai kyselyn kenttä. Sidottuja ohjausobjekteja käytetään tietokannan kenttien arvojen näyttämiseen. Arvot voivat olla tekstiä, päivämääriä, numeroita, Kyllä/Ei-arvoja, kuvia tai kaavioita. Muokkausruutu on yleisin sidotun ohjausobjektin laji. Esimerkiksi lomakkeessa oleva työntekijän sukunimen näyttävä muokkausruutu saattaa saada tämän tiedon Työntekijät-taulukon Sukunimi-kentästä.

  • Ei-sidottu ohjausobjekti    Tällaisella ohjausobjektilla ei ole tietojen lähdettä (kenttää tai lauseketta). Voit käyttää ei-sidottuja ohjausobjekteja tietojen, viivojen, suorakulmioiden ja kuvien näyttämiseen. Esimerkiksi lomakkeen otsikon näyttävä selite on ei-sidottu ohjausobjekti.

  • Laskettu ohjausobjekti    Tämä on ohjausobjekti, jonka tietojen lähde on lauseke eikä kenttä. Määritä ohjausobjektiin haluamasi arvo määrittämällä ohjausobjektin tietojen lähteeksi lauseke. Lauseke on operaattorien (esimerkiksi = ja +), ohjausobjektien nimien, yhden arvon palauttavien funktioiden ja vakioarvojen yhdistelmä. Esimerkiksi seuraava lauseke laskee nimikkeen hinnan 25 prosentin alennuksen kanssa kertomalla Yksikköhinta-kentässä olevan arvon vakioarvolla (0,75).

= [Yksikköhinta] * 0,75

Lauseke voi käyttää lomakkeen pohjana olevan taulukon tai kyselyn kentästä tai lomakkeen ohjausobjektista saatavia tietoja. Lisätietoja lausekkeista on tämän artikkelin Katso myös -kohdan linkeissä.

Muokkausruutu voi olla sidottu ohjausobjekti, ei-sidottu ohjausobjekti tai laskettu ohjausobjekti. Kun luot sidottuja, ei-sidottuja ja laskettuja ohjausobjekteja käyttävän lomakkeen, tehokkain tapa on todennäköisesti lisätä ja järjestää kaikki sidotut ohjausobjektit ensin etenkin, jos ne muodostavat suurimman osan lomakkeen ohjausobjekteista. Sen jälkeen voit lisätä rakenteen täydentävät ei-sidotut ja lasketut ohjausobjektit käyttämällä Rakenne-välilehden Ohjausobjektit-ryhmän työkaluja rakennenäkymässä.

Muokkausruutuohjausobjekti sidotaan kenttään ilmoittamalla kenttä, josta ohjausobjekti saa tietonsa. Voit luoda valittuun kenttään sidotun ohjausobjektin vetämällä kentän Kenttäluettelo-ruudusta lomakkeeseen. Kenttäluettelo-ruudussa näkyvät lomakkeen pohjana olevan taulukon tai kyselyn kentät. Jos haluat tuoda näyttöön Kenttäluettelo-ruudun, valitse Rakenne-välilehden Työkalut -ryhmästä Lisää aiemmin luotu kenttä. Oletusarvon mukaan Access lisää muokkausruudun, kun kenttä vedetään Kenttäluettelo-ruudusta lomakkeen rakenneruudukkoon.

Vaihtoehtoisesti voit sitoa kentän ohjausobjektiin kirjoittamalla kentän nimen itse ohjausobjektiin tai ohjausobjektin ominaisuusikkunan Ohjausobjektin lähde -arvon ruutuun. Ominaisuusikkuna määrittää ohjausobjektin ominaisuudet, kuten sen nimen, tietojen lähteen ja muodon.

Kenttäluettelo-ruudun käyttäminen on paras tapa luoda sidottu muokkausruutu seuraavista kahdesta syystä:

  • Sidotussa muokkausruudussa on siihen liittyvä otsikko, joka saa oletusarvon mukaisesti kuvatekstikseen kentän nimen (tai tälle kentälle pohjana olevassa taulukossa tai kyselyssä määritetyn kuvatekstin), joten sinun ei tarvitse kirjoittaa kuvatekstiä itse.

  • Sidottu muokkausruutu käyttää monia samoja kentän asetuksia kuin pohjana oleva taulukko tai kysely (esimerkiksi Lukumuoto-, Desimaalipaikat- ja Syöttörajoite-ominaisuudet). Voit siis olla varma, että kentän nämä ominaisuudet pysyvät samoina aina, kun luot muokkausruudun, joka on sidottu kyseiseen kenttään.

Jos olet jo luonut ei-sidottu ohjausobjekti ja haluat sitoa sen kentän, ohjausobjektin ControlSource -ominaisuuden arvoksi kentän nimi.

Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin asettelunäkymässä

Kun olet luonut lomakkeen tai raportin, voit viimeistellä sen rakenteen helposti asettelunäkymässä. Käyttämällä apuna todellisia tietoja voit muuttaa kenttien leveyksiä ja järjestää kentät uudelleen. Voit sijoittaa lomakkeeseen tai raporttiin uusia kenttiä ja voit määrittää lomakkeen tai raportin ja sen ohjausobjektien ominaisuudet.

Siirry asettelunäkymään napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella lomaketta tai raporttia siirtymisruudussa ja valitsemalla pikavalikosta Asettelunäkymä. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Accessin tilarivin Asettelunäkymä-painiketta tai voit napsauttaa lomakkeen tai raportin tiedostovälilehteä ja valita pikavalikosta Asettelunäkymä.

Siirtyminen asettelunäkymään

  • Napsauta siirtymisruudussa lomaketta tai raporttia hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Asettelunäkymä.

    TAI

    Napsauta Accessin tilarivin Asettelunäkymä-painiketta.

    TAI

    Napsauta lomakkeen tai raportin tiedostovälilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Asettelunäkymä.

Lomake tai raportti näkyy asettelunäkymässä.

Ominaisuusikkunan avaaminen

  • Valitse Järjestä-välilehden Työkalut-ryhmästä Ominaisuusikkuna.

    Pikanäppäin paina F4-näppäintä.

Kenttäluettelo -ruudun avulla voit lisätä kenttiä pohjana olevan taulukon tai kyselyn rakenteeseen. Näytä Kenttäluettelo -ruudussa Muotoile -välilehden ohjausobjektit -ryhmästä valitsemalla Lisää aiemmin luodut kentät. Voit vetää kenttiä suoraan Kenttäluettelo -ruudun Valitse suunnittelemasi sivulle.

Kenttäluettelo-ruudun tuominen näyttöön

  • Valitse Muotoile-välilehden Ohjausobjektit-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät.

Kentän lisääminen Kenttäluettelo-ruudusta

  • Voit lisätä yhden kentän vetämällä kentän Kenttäluettelo-ruudusta osaan, jossa haluat sen näkyvän lomakkeessa tai raportissa.

  • Voit lisätä useita kenttiä samanaikaisesti pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla ja napsauttamalla haluamiasi kenttiä. Vedä valitut kentät lomakkeeseen tai raporttiin.

Kun pudotat kentät osaan, Access luo sidotun muokkausruutuohjausobjektin kullekin kentälle ja sijoittaa automaattisesti seliteohjausobjektin kunkin kentän viereen.

Jos haluat lisätietoja lomakkeiden ja raporttien, lue artikkelit lomakkeen luominen lomake-työkalun avulla ja yksinkertaisen raportin luominen.

Sivun alkuun

Asiakirjoja, tiedostoja tai kuvia tallentavan kentän lisääminen

Voit lisätä Office Access 2007 -ohjelman avulla kentän, jonka tietotyyppinä on Liite ja johon voidaan tallentaa yksi tai useita asiakirjoja, tiedostoja tai kuvia. Voit käyttää liitekenttää, kun haluat tallentaa useita tiedostoja yhteen kenttään. Voit tallentaa kenttään jopa useampaa kuin yhtä tyyppiä olevia tiedostoja. Voit esimerkiksi liittää hakijatietokantaan valokuvan lisäksi yhden tai useita ansioluetteloita jokaista henkilöä kohti.

Liitekentän lisääminen taulukkoon

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, johon haluat lisätä kentän, ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

    Taulukko avautuu rakennenäkymään.

  4. Napsauta Kentän nimi -sarakkeen ensimmäistä tyhjää riviä ja kirjoita uuden kentän nimi.

  5. Napsauta viereistä solua Tietotyyppi-sarakkeessa ja valitse sitten luettelosta Liite.

  6. Tallenna tekemäsi muutokset napsauttamalla pikatyökalurivin Tallenna-painiketta.

    Näyttöön saattaa tulla sanoma, jonka mukaan muutoksia ei voi kumota sen jälkeen, kun taulukko on tallennettu. Tämä tarkoittaa sitä, että et voi muuntaa kenttää muuksi tietotyypiksi, mutta voit poistaa kentän, jos arvelet tehneesi virheen.

  7. Vahvista muutos valitsemalla Kyllä.

Kun olet lisännyt liitekentän taulukkoon, voit lisätä tietueeseen asiakirjoja, tiedostoja tai kuvia käyttämällä Liitteet-valintaikkunaa.

Liitteen lisääminen kenttään

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa , johon haluat lisätä liitteen..

    Taulukko avautuu taulukkonäkymään.

  4. Kaksoisnapsauta taulukossa liitekenttää.

    Näyttöön tulee Liitteet-valintaikkuna.

  5. Valitse Lisää.

    Näyttöön tulee Valitse tiedosto -valintaikkuna.

  6. Käyttämällä Kohde-luetteloa voit selata tiedostoja, jotka haluat liittää tietueeseen. Valitse tiedosto tai tiedostot ja valitse sitten Avaa.

    Huoma, että voit valita useita tiedostoja, joiden tietotyyppi voi olla mikä tahansa tuetuista tyypeistä.

  7. Lisää tiedostot taulukkoon valitsemalla Liitteet-valintaikkunassa OK.

    Access lisää tiedostot kenttään ja kasvattaa liitteiden määrää vastaavaa numeroa.

  8. Toista nämä vaiheet, kunnes olet lisännyt kaikki haluamasi tiedostot nykyiseen kenttään tai taulukon muihin kenttiin.

Lisätietoja liitekenttiä on artikkelissa tiedostojen liittäminen ja kuvien tietokannan tietueisiin.

Sivun alkuun

Kentän ulkoasun muuttaminen

Voit mukauttaa kentän ulkoasua. Voit esimerkiksi määrittää näyttömuodot, joita käytetään kaikkialla tietokannassa, kuten lomakkeissa ja raporteissa, tai kun taulukko avataan taulukkonäkymään. Näyttömuoto määritetään määrittämällä kentän Muoto-ominaisuus. Luomasi uudet lomakkeet ja raportit perivät sen jälkeen kentän Muoto-ominaisuuden automaattisesti.

Näyttömuodon määrittäminen taulukkonäkymässä

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa , joka sisältää kentän, jonka muodon haluat määrittää.
    Taulukko avautuu taulukkonäkymään.

  4. Napsauta kenttää, jonka näyttömuodon haluat määrittää.

  5. Taulukkonäkymä -välilehden Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmässä avattavasta muoto-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten muoto. Accessin valintanauhan kuva Tietotyyppi- ja Muotoilu-ryhmistä

    Kenttä näytetään käyttämällä uutta näyttömuotoa.

Näyttömuodon määrittäminen rakennenäkymässä

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, joka sisältää kentän, jonka näyttömuotoa haluat muuttaa, ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

    Taulukko avautuu rakennenäkymään.

  4. Napsauta kenttää, jonka näyttömuodon haluat määrittää.

  5. Napsauta Yleiset-välilehden Kentän ominaisuudet -kohdan Muoto-ruutua.

  6. Napsauta avattavaa luetteloruutua ja valitse näyttömuoto.

  7. Tallenna tekemäsi muutokset napsauttamalla pikatyökalurivin Tallenna-painiketta.

Lisätietoja kentän ulkoasun muuttamisesta on artikkelissa tietojen muotoileminen rivejä ja sarakkeita.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×