Jokainen malli, joka sisältyy Access, on täydellinen seurantasovellus, joka sisältää valmiita taulukoita, lomakkeita, raportteja, kyselyjä, makroja ja yhteyksiä. Nämä mallit on suunniteltu heti hyödyllisiksi, jotta voit luoda malliin perustuvan uuden tietokannan ja päästä nopeasti alkuun. Joskus voi kuitenkin olla tarpeen muokata uutta tietokantaa, esimerkiksi lisätä tai nimetä kenttä uudelleen tai muuttaa raporttia.
Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit tehdä yleisimmät muokkaukset, joita haluat käyttää mallista luotuun tietokantaan. Artikkelien linkeistä saat tarkempia tietoja tietyistä alueista.
Sisältö
Opi taulukoiden ja kenttien perusteet
Kun luot tietokannan, tallennat tiedot taulukoihin eli aihepohjaisiin rivi- ja sarakeluetteloihin. Voit tallentaa kenttien (eli sarakkeiden) tietokohteita, joita haluat seurata. Yhteystietotaulukossa voit esimerkiksi luoda kenttiä sukunimiä, etunimeä, puhelinnumeroa ja osoitetta varten. Tuotteet-taulukolle voit luoda kenttiä tuotteen nimelle, tuotetunnukselle ja hinnalle.
On tärkeää, että valitset kentät huolellisesti. On esimerkiksi yleensä huono idea luoda kenttä lasketun arvon tallentamista varten. Useimmissa tapauksissa voit Access laskea arvon tarvittaessa. Kun valitset kenttiä, yritä tallentaa tiedot pienimpiin hyödyllisimpiin osiin. Voit esimerkiksi tallentaa etu- ja sukunimet erikseen sen sijaan, että koko nimi olisi samassa kentässä. Yleensä, jos haluat raportoida, lajitella, hakea tai suorittaa laskutoimituksen tietokohteelle, sijoita se kenttään itse.
Lisätietoja tietokannan suunnittelemisesta ja kenttien valitsemisesta on artikkelissa Tietokannan suunnittelun perusteet.
Kentällä on tiettyjä määrittäviä ominaisuuksia. Jokaisella kentällä on esimerkiksi nimi, joka yksilöi taulukon kentän. Kentässä on myös tietotyyppi, joka on valittu vastaamaan tallennettavat tiedot. Tietotyyppi määrittää tallennettavat arvot ja näille arvoille suoritettavat toiminnot sekä tallennustilan määrän kullekin arvolle. Jokaisessa kentässä on myös niihin liittyvä asetusryhmä, jota kutsutaan ominaisuuksiksi, jotka määrittävät kentän ulkoasun tai toiminnan ominaisuudet. Muoto-ominaisuus määrittää esimerkiksi kentän näyttöasettelun eli sen, miltä sen pitäisi näyttää, kun se näytetään.
Uuden kentän lisääminen tai luominen taulukossa
Voit helposti lisätä kentän taulukkoon taulukkonäkymässä. Voit kuitenkin lisätä kentän taulukkoon myös rakennenäkymässä. Taulukkonäkymässä kenttä lisätään kirjoittamalla tietoja Soluun Lisää sarake -otsikon alapuolella olevaan soluun. Voit myös lisätä kentän taulukkoon rakennenäkymässä.
Lisätietoja kentän lisäämisestä taulukkonäkymässä taulukkonäkymään on artikkelissa Taulukon sarakkeen lisääminen tai poistaminen.
Lisätietoja kentän lisäämisestä taulukkoon rakennenäkymässä on artikkelissa Taulukon luominen ja kenttien lisääminen.
Huomautus: Kun lisäät uuden kentän taulukkoon, kenttää ei lisätä automaattisesti olemassa oleviin lomakkeisiin ja raportteihin. Kenttä on lisättävä manuaalisesti näihin lomakkeisiin ja raportteihin, jotta se näkyy niissä.
Kentän poistaminen taulukosta
Jos mahdollista, sinun ei kannata poistaa kenttää tietokannasta, joka on luotu jostakin toimitetusta mallista. On todennäköistä, että kenttää käytetään muissa tietokantaobjekteissa, kuten lomakkeissa ja raporteissa. Näin ollen kentän poistaminen aiheuttaa seurauksia, kun yrität käyttää muita tietokantaobjekteja, jotka käyttävät kenttää – tietokantaobjektit eivät toimi odotetulla tavalla. Sinun on poistettava kaikki viittaukset kenttään kaikista sitä käyttävistä objekteista, jotta muut objektit toimivat oikein.
Kun päätät poistaa kentän mallista luodusta tietokannasta, voit tehdä sen joko taulukkonäkymässä tai rakennenäkymässä. Muista, että jos muut tietokantaobjektit viittaavat poistettuun kenttään, sinun on muokattava näitä muita objekteja viittauksen poistamiseksi. Jos raportti sisältää esimerkiksi ohjausobjektin, joka on sidottu poistettuun kenttään ja suoritat raportin, näkyviin tulee virhesanoma, koska Access ei löydä kentän tietoja.
Kun poistat kentän, kaikki kenttään tallennetut tiedot poistetaan pysyvästi. Tämän vuoksi kenttiä poistettaessa kannattaa olla varovainen ja luoda varmuuskopio tietokannasta ennen kentän poistamista.
Ennen kuin voit poistaa kentän, sinun on varmistettava, että se ei osallistu taulukoiden yhteyksiin. Jos yrität poistaa kentän, jonka yhteydet ovat olemassa, Access varoittaa, että yhteydet on ensin poistettava.
Vaiheittaiset ohjeet taulukon yhteyden poistamiseen ovat artikkelissa Yhteyden luominen, muokkaaminen tai poistaminen.
Vaiheittaiset ohjeet kenttien poistamiseen taulukoista ovat artikkelissa Kentän poistaminen.
Kentän tai taulukon nimeäminen uudelleen
Jos mahdollista, sinun ei kannata nimetä kenttää tai taulukkoa uudelleen tietokannassa, joka on luotu jostakin toimitetusta mallista. On todennäköistä, että kenttää tai taulukkoa käytetään muissa tietokantaobjekteissa, kuten lomakkeissa ja raporteissa. Näin ollen kentän tai taulukon nimeäminen uudelleen voi aiheuttaa seurauksia, kun yrität käyttää muita tietokantaobjekteja, jotka käyttävät kenttää tai taulukkoa. Muut objektit eivät ehkä toimi odotetulla tavalla, jos ne viittaavat edelleen vanhaan nimeen. Jotta muut objektit toimivat oikein, vanha nimi on muutettava uudeksi nimeksi. Jos Suorita nimen automaattinen korjaus -valintaruutu on valittuna Accessin asetukset -valintaikkunan Nykyinen tietokanta -luokassa, suuri osa tästä työstä tehdään puolestasi automaattisesti.
Haluat ehkä muuttaa sarakeotsikossa näkyvää tekstiä taulukkonäkymässä. Voit tehdä sen nimeämättä kenttää uudelleen. Jos haluat muuttaa vain sarakeotsikon tekstiä etkä halua nimetä kenttää uudelleen, katso kohta Sarakeotsikossa näkyvän tekstin muuttaminen.
Voit tarvittaessa nimetä taulukon uudelleen siirtymisruudussa tai nimetä kentän uudelleen joko taulukkonäkymässä tai rakennenäkymässä. Ennen kuin teet niin, harkitse Nimen automaattinen korjaus -asetuksen ottamista käyttöön, jos se ei ole vielä käytössä.
Nimen automaattinen korjaus -asetuksen ottaminen käyttöön
Kun nimeät tietokantaobjektin, kuten kentän, taulukon, lomakkeen tai raportin uudelleen, haluat yleensä nimenmuutoksen välitettävän koko tietokantaan. Muussa tapauksessa objektit, jotka viittaavat vanhaan nimeen, eivät toimi odotetulla tavalla. Access on nimen automaattisen korjauksen ominaisuus, jonka avulla nimen muutokset välittyy. Nimen automaattinen korjaus on oletusarvoisesti käytössä kaikissa Access uusissa tietokannoissa. Jos se on kuitenkin poistettu käytöstä, voit ottaa sen käyttöön seuraavasti.
Nimen automaattinen korjaus -asetuksen ottaminen käyttöön
-
Valitse Tiedosto > Asetukset.
-
Valitse Accessin asetukset -valintaikkunan vasemmassa ruudussa Nykyinen tietokanta.
-
Valitse Nimen automaattisen korjauksen asetukset -kohdassa Seuraa nimen automaattisen korjauksen tietoja -valintaruutu ja valitse sitten Suorita nimen automaattinen korjaus -valintaruutu.
-
Jos haluat säilyttää taulukon, joka kirjaa jokaisen nimen automaattisen korjauksen tekemän muutoksen, valitse Lokin nimen automaattisen korjauksen muutokset -valintaruutu.
-
Valitse OK.
-
Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökalurivilläTallenna.
Huomautus: Nimen automaattinen korjaus -ominaisuus ei ole sama kuin automaattisen korjauksen ominaisuus. Nimen automaattinen korjaustoiminto korjaa objektien väliset viittaukset. Automaattinen korjaustoiminto korjaa usein väärin kirjoitetut sanat tai lauseet.
Kentän nimeäminen uudelleen taulukkonäkymässä
-
Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, jonka kentän haluat nimetä uudelleen.
Taulukko avataan taulukkonäkymässä.
-
Napsauta uudelleennimettävän kentän sarakeotsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Nimeä kenttä uudelleen .
-
Kirjoita kentän uusi nimi ja paina sitten ENTER-näppäintä.
Kentän nimeäminen uudelleen rakennenäkymässä
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jossa haluat nimetä kentän uudelleen, ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä .
Taulukko avataan rakennenäkymässä.
-
Napsauta uudelleennimettävän kentän Kentän nimi - sarakkeen solua.
Vihje: Jos haluat valita koko kentän nimen, osoita nimen ensimmäisen merkin vasemmalla puolella, kunnes osoitin muuttuu nuoleksi, ja napsauta sitten.
-
Muokkaa tekstiä, jos haluat nimetä kentän uudelleen.
-
Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökalurivilläTallenna.
Taulukon nimeäminen uudelleen
Voit nimetä taulukon ja useimmat muut tietokantaobjektit uudelleen suoraan siirtymisruudusta.
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jonka haluat nimetä uudelleen, ja valitse sitten pikavalikosta Nimeä uudelleen .
Huomautus: Kaikki taulukkoon viittaavat avoimet objektit on suljettava, ennen kuin voit nimetä ne uudelleen.
-
Kirjoita uusi nimi ja paina sitten ENTER-näppäintä.
-
Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökalurivilläTallenna.
Sarakeotsikossa näkyvän tekstin muuttaminen
Kuvateksti on otsikko tai otsikko, jonka voit määrittää kentälle määrittämällä kentän Kuvateksti-ominaisuuden . Kuvateksti on riippumaton kentän nimestä – jokaisella kentällä on kentän nimi ja siinä voi olla myös kuvateksti. Haluat ehkä esimerkiksi, että kentän nimi on yksi sana ilman upotettuja välilyöntejä. Kuvateksti-ominaisuuden avulla voit luoda kuvaavamman nimen, joka sisältää välilyönnit. Access näyttää otsikon kentän nimen sijasta taulukkonäkymässä sekä otsikoissa kyselyissä, lomakkeissa ja raporteissa.
Jos et kirjoita Tekstitys-ominaisuuden tekstiä, kentän nimeä käytetään oletusarvoisesti.
Jos haluat muuttaa sarakkeen otsikossa näkyvää nimeä taulukkonäkymässä, voit tehdä sen muuttamatta kentän nimeä määrittämällä kentän Kuvateksti-ominaisuuden . Jos haluat muuttaa kentän Kuvateksti-ominaisuutta , toimi seuraavasti:
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jossa haluat muuttaa kuvatekstiä, ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä .
Taulukko avataan rakennenäkymässä.
-
Napsauta sen kentän Kentän nimi - sarakkeen solua, jonka Kuvateksti-ominaisuuden haluat määrittää.
-
Valitse alaosan Kentän ominaisuudet -kohdan Yleiset-välilehdessä Kuvateksti.
-
Kirjoita kentälle uusi kuvateksti.
-
Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökalurivilläTallenna.
Kun seuraavan kerran avaat taulukon taulukkonäkymässä, kentän nimen sijaan näkyvä otsikko näkyy sarakeotsikossa.
Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin
Kun luot malliin perustuvan tietokannan, tietokanta sisältää useita valmiita lomakkeita ja raportteja, joita voit käsitellä heti. Saatat kuitenkin huomata, että haluat lisätä lomakkeeseen tai raporttiin lisäkentän. Kun lisäät kentän lomakkeeseen tai raporttiin, luot niin sanotun ohjausobjektin.
Ohjausobjektit ovat objekteja, jotka tuovat näkyviin tietoja, suorittavat toimintoja ja sallivat käyttöliittymää tehostavien tietojen, kuten otsikoiden ja kuvien, tarkastelemisen ja käyttämisen. Ohjausobjektit voivat olla sidottuja, sitomattomia ja laskettuja.
Täydellinen luettelo ohjausobjekteista, joita voit käyttää lomakkeissa ja raporteissa, on artikkelissa Johdanto ohjausobjekteihin.
Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin asettelunäkymässä
Kun olet luonut lomakkeen tai raportin, voit helposti hienosäätää sen rakennetta asettelunäkymässä. Käyttämällä todellisia reaaliaikaisia tietoja apunasi voit säätää kentän leveyttä ja järjestää kentät uudelleen. Voit sijoittaa uusia kenttiä lomakkeeseen tai raporttiin ja määrittää lomakkeen tai raportin ja sen ohjausobjektien ominaisuudet.
Siirry asettelunäkymään napsauttamalla siirtymisruudussa lomaketta tai raporttia hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten pikavalikosta Asettelunäkymä . Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Asettelunäkymä-painiketta Accessin tilarivillä tai napsauttaa lomakkeen tai raportin tiedostovälilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten pikavalikosta Asettelunäkymä .
Ominaisuusikkunan avaaminen
-
Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmästä Ominaisuusikkuna.
Pikanäppäin Paina F4-näppäintä.
Kenttäluettelo-ruudun avulla voit lisätä kenttiä pohjana olevasta taulukosta tai kyselystä rakenteeseen. Jos haluat näyttää Kenttäluettelo-ruudun, valitse Muotoile-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässäLisää aiemmin luodut kentät. Voit sitten vetää kentät suoraan Kenttäluettelo-ruudusta rakennenäkymään.
Näytä Kenttäluettelo-ruutu
-
Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät.
Kentän lisääminen Kenttäluettelo-ruudusta
-
Jos haluat lisätä yhden kentän, vedä kenttä Kenttäluettelo-ruudusta osaan, jossa haluat sen näkyvän lomakkeessa tai raportissa.
-
Voit lisätä useita kenttiä kerralla pitämällä CTRL-näppäintä painettuna ja napsauttamalla haluamiasi kenttiä. Vedä valitut kentät lomakkeeseen tai raporttiin.
Kun pudotat kentät osaan, Access luo kullekin kentälle sidotun tekstiruutuohjausobjektin ja sijoittaa automaattisesti otsikkoohjausobjektin kunkin kentän viereen.
Lisätietoja lomakkeista ja raporteista on artikkeleissa Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin, Lomakkeen luominen Accessissa ja Yksinkertaisen raportin luominen.
Asiakirjoja, tiedostoja tai kuvia tallentavan kentän lisääminen
Access avulla voit lisätä Liitteet-tietotyypin sisältävän kentän yhden tai useamman asiakirjan, tiedoston tai kuvan tallentamista varten. Voit käyttää liitekenttää useiden tiedostojen tallentamiseen yhteen kenttään. Voit tallentaa kenttään jopa useita tiedostotyyppejä. Esimerkiksi työnhakijatietokannassa voit liittää yhden tai useamman ansioluettelon valokuvan lisäksi kunkin yhteyshenkilön tietueeseen.
Liitekentän lisääminen taulukkoon
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, johon haluat lisätä kentän, ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä .
Taulukko avataan rakennenäkymässä.
-
Napsauta Kentän nimi - sarakkeessa ensimmäistä tyhjää riviä ja kirjoita uudelle kentälle nimi.
-
Napsauta tietotyyppi-sarakkeen vierekkäistä solua ja valitse sitten luettelosta Liite .
-
Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökalurivilläTallenna.
Access saattaa näyttää viestin, jonka mukaan muutoksia ei voi kumota taulukon tallentamisen jälkeen. Tämä tarkoittaa, että et voi muuntaa kenttää toiseen tietotyyppiin, mutta voit poistaa kentän, jos epäilet tehneeni virheen.
-
Vahvista muutos valitsemalla Kyllä .
Kun olet lisännyt Liite-kentän taulukkoon, voit lisätä tiedostoja, tiedostoja tai kuvia tietueeseen Liitteet-valintaikkunassa .
Liitteen lisääminen kenttään
-
Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, johon haluat lisätä liitteen.
Taulukko avataan taulukkonäkymässä.
-
Kaksoisnapsauta liitekenttää taulukossa.
Näyttöön tulee Liitteet-valintaikkuna.
-
Valitse Lisää.
Näyttöön tulee Valitse tiedosto -valintaikkuna.
-
Etsi Kohde-luettelosta tiedosto tai tiedostot, jotka haluat liittää tietueeseen, valitse tiedosto tai tiedostot ja valitse sitten Avaa.
Huomaa, että voit valita useita minkä tahansa tuetun tietotyypin tiedostoja.
-
Lisää tiedostot taulukkoon valitsemalla Liitteet-valintaikkunassa OK.
Access lisää tiedostot kenttään ja lisää numeroa, joka osoittaa liitteet vastaavasti.
-
Toista nämä vaiheet, kunnes olet lisännyt kaikki haluamasi tiedostot nykyiseen kenttään tai taulukon muihin kenttiin.
Lisätietoja liitekentistä on artikkelissa Tiedostojen ja kuvien liittäminen tietokannan tietueisiin.
Kentän ulkoasun muuttaminen
Voit mukauttaa sitä, miten kenttä näkyy, kun se näytetään. Voit esimerkiksi määrittää koko tietokannassa käytettävät näyttömuodot, kuten lomakkeissa ja raporteissa, tai kun taulukko avataan taulukkonäkymässä. Voit määrittää näyttömuodon määrittämällä kentän Muoto-ominaisuuden . Kentän Muoto-ominaisuus periytyy automaattisesti luomiesi uusien lomakkeiden ja raporttien perusteella.
Näyttömuodon määrittäminen taulukkonäkymässä
-
Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, joka sisältää kentän, jonka muodon haluat määrittää.
Taulukko avataan taulukkonäkymässä. -
Napsauta kenttää, jonka näyttömuodon haluat määrittää.
-
Napsauta Kentät-välilehdenMuotoilu-ryhmässäMuotoile-kohdan vieressä olevassa avattavassa luettelossa olevaa nuolta ja valitse sitten muoto.
Kenttä näkyy uudessa näyttömuodossa.
Näyttömuodon määrittäminen rakennenäkymässä
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, joka sisältää kentän, jonka näyttömuotoa haluat muuttaa, ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä .
Taulukko avataan rakennenäkymässä.
-
Napsauta kenttää, jonka näyttömuodon haluat määrittää.
-
Valitse Kentän ominaisuudet -kohdan Yleiset-välilehdessäMuotoile-ruutu .
-
Napsauta avattavaa luetteloa ja valitse näyttömuoto.
-
Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökalurivilläTallenna.
