Uuden tietokannan luominen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Tässä artikkelissa käsitellään Perusprosessi Access aloittamisesta ja luominen tietokantaa, jossa käytetään työpöydän tietokoneissa ei WWW-sivuston kautta. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit paikallisen tietokannan luominen mallin avulla ja luoda tietokannan alusta alkaen luomalla oman taulukoiden, lomakkeiden, raporttien ja muiden tietokantaobjektien. Artikkelissa kerrotaan myös joitakin menettelytapoja, joiden avulla saat olemassa olevat tiedot uuteen tietokantaan.

Tämän artikkelin sisältö

Yleistä

Tietokannan luominen mallin avulla

Tietokannan luominen ilman mallin avulla

Kopioi tiedot toisesta lähteestä Access-taulukkoon

Tuominen, liittäminen tai linkittäminen tietoihin toisesta lähteestä

Sovelluksen osan lisääminen

Aiemmin luodun Access-tietokannan avaaminen

Access 2007: llä?

Yleiskatsaus

Kun käynnistät Accessin tai suljet tietokannan sulkematta Accessia, näkyviin tulee Microsoft Officen Backstage-näkymä.

Backstage-näkymä on pohjana, joista voit luoda uuden tietokannan, avata aiemmin luodun tietokannan, tarkastella Office.com esitellyt sisältöä, mitään Accessin avulla voit tehdä tietokantatiedoston tai ulkopuolella tietokannan, eikä sisällä tietokannan.

Tietokannan luominen

Kun avaat Access-Backstage-näkymä näyttää Uusi -välilehti. Uusi -välilehdessä on useita tapoja, joilla voit luoda uuden tietokannan:

  • Tyhjä tietokanta    Voit aloittaa tyhjästä halutessasi. Tämä on hyvä vaihtoehto, jos tarkkojen rakenne vaatimukset tai olet aiemmin luotuja tietoja, jotka haluat mahtuu tai lisääminen.

  • Malli, johon on asennettu Accessissa    Kannattaa käyttää mallia, jos mahdollisesti uuden projektin luominen ja haluat aloittaa. Accessin sisältyy oletusarvoisesti asennettu useita malleja.

  • Office.com malliin    Accessin mukana malleja lisäksi saatavilla Office.comuseita malleja. Ei ole jopa Avaa selaimessa, malleja on saatavissa Uusi -välilehti.

Tietokannan lisääminen

Kun käsittelet tietokannan, voit lisätä kenttiä, taulukoita tai sovellusosat.

Ominaisuus, jonka avulla voit käyttää useita liittyvät tietokantaobjekteja yhdessä tavoin yhden sovelluksen osia. Sovellusosana voi esimerkiksi koostua taulukoksi ja taulukon perusteella lomakkeen luominen. Voit lisätä taulukon ja lomakkeen samanaikaisesti käyttämällä sovelluksen osa.

Voit myös luoda kyselyt, lomakkeet, raportit, makrot - kaikki tietokantaobjektit, joita käytetään käsitteleminen.

Tietokannan luominen mallin avulla

Accessin mukana erilaisia malleja, joita voit käyttää-on tai kuin alussa osoittamalla niitä hiirellä. Malli on valmis avulla tietokannan, joka sisältää kaikki taulukot, kyselyt, lomakkeet, makrot ja tiettyjen tehtävien suorittamiseen tarvittavat raportit. Ovat esimerkiksi mallit, joiden avulla voit seurata kohteita, yhteyshenkilöiden hallinta tai tallentaa kulut. Jotkin mallit sisältävät joitakin avulla voidaan osoittaa niiden käyttöä.

Jos jokin malleista tarpeitasi, sen on yleensä nopein tapa aloittaa tietokannan luominen. Jos tiedot ovat toisessa ohjelmassa, jonka haluat tuoda Accessiin, voit päättää kannattaa tietokannan luominen ilman mallin avulla. Mallien on jo määritetty tietorakenne ja se voi edellyttää paljon työtä aiemmin tietojen sovittaminen mallin rakenteeseen.

  1. Jos tietokanta on avoinna, valitse Tiedosto -välilehteä, valitse Sulje. Backstage-näkymä näyttää Uusi -välilehti.

  2. Useita ehtojoukkoja ja mallit ovat käytettävissä Uusi -välilehti, joista osa on suunniteltu Accessiin. Voit ladata lisämalleja Office.com. Katso lisätietoja tämän artikkelin seuraavaan osaan.

  3. Valitse malli, jota haluat käyttää.

  4. Access ehdottaa tiedostonimi Tiedostonimi -ruutuun tietokannan, voit halutessasi muuttaa tiedostonimi. Jos haluat tallentaa tietokannan eri kansion alle Tiedostonimi-ruutuun tulee näkyviin, valitse Painikkeen kuva , Etsi kansio, johon haluat tallentaa sen, ja valitse sitten OK. Vaihtoehtoisesti voit luoda ja tietokannan linkittäminen SharePoint-sivustoon.

    Huomautus: Vaikka molemmat käyttämällä SharePoint-linkitetty SharePoint-sivustoon paikallisessa tietokannassa ei ole sama kuin WWW-tietokanta Access Services-palvelujen avulla. Käyttämään paikallisessa tietokannassa, käytössäsi on oltava asennettuna. WWW-tietokanta voidaan käyttää selaimessa.

  5. Valitse Luo.

    Access luo tietokannan projektissa ja avaa sitten tietokannan mallia. Monta mallit-lomake näkyy missä voit aloittaa tietojen kirjoittamisen. Jos malli sisältää mallitietoja, voit poistaa kunkin tietueen napsauttamalla tietueenvalitsin (Varjostettu ruutu tai palkki tietueen vasemmalla) ja toimimalla sitten seuraavasti:

    Valitse Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmässä Poista. Painikkeen kuva

  6. Voit aloittaa tietojen kirjoittamisen, napsauta ensimmäistä tyhjää solua lomakkeen ja aloita kirjoittaminen. Siirtymisruutu avulla voit selata muita lomakkeita tai raportteja, jota haluat käyttää. Jotkin mallit sisältävät siirtymislomakkeen, jonka avulla voit siirtyä eri tietokantaobjektit.

Lisätietoja mallien käyttämisestä on artikkelissa Access-tietokannan luominen mallin pohjalta.

Sivun alkuun

Tietokannan luominen ilman mallin avulla

Jos et ole kiinnostunut mallin avulla voit luoda tietokannan muodostamalla omat taulukoiden, lomakkeiden, raporttien ja muihin tietokannan objekteihin. Useimmissa tapauksissa tämä tehtävä jompikumpi tai molemmat seuraavista toimista:

  • Kirjoittaminen, liittäminen tai taulukko, joka on luotu, kun luot uuden tietokannan tietoja tuodaan ja toistuva prosessi, jonka uudet taulukot, voit luoda käyttämällä Luo -välilehden taulukko -komentoa.

  • Tietojen tuominen muista lähteistä ja uusien taulukoiden luominen prosessin.

Luo tyhjä tietokanta

  1. Valitse Tiedosto -välilehdessä Uusija valitse sitten Tyhjä tietokanta.

  2. Kirjoita tiedostonimi Tiedostonimi -ruutuun. Jos haluat muuttaa oletusarvo-tiedoston sijainti, valitse Aseta tietokannan sijainti selaamalla Painikkeen kuva (vieressä Tiedostonimi -ruutuun), siirry uuteen sijaintiin ja valitse sitten OK.

  3. Valitse Luo.

    Access luo tyhjän taulukon 1-nimisen tietokannan ja avaa sitten Taulukko1 taulukkonäkymässä. Kohdistin sijoitetaan valitsemalla Lisää -sarakkeen ensimmäiseen tyhjään soluun.

  4. Voit lisätä tietoja aloittamalla tai voit liittää tietoja toisesta lähteestä, Kopioi tiedot Access-taulukon toisesta lähteestäkohdassa kuvatulla tavalla.

Tietojen lisääminen taulukkonäkymässä on suunniteltu hyvin muistuttamaan käyttäminen Excel-laskentataulukon. Taulukkorakenteen luodaan, kun kirjoitat tietoja. Kun lisäät uuden sarakkeen taulukkoon, uusi kenttä on määritetty taulukossa. Access asettaa automaattisesti kunkin kentän tietotyyppi, että syöttämäsi tietojen perusteella.

Jos et halua kirjoittaa tietoja tällä hetkellä table1-taulukon, valitse Sulje Painikkeen kuva . Jos teit muutoksia taulukon, Access kysyy, haluatko tallentaa muutokset. Valitse Kyllä , jos haluat tallentaa tekemäsi muutokset, valitse ei , jos haluat hylätä ne tai jätä taulukko avoimeksi valitsemalla Peruuta .

Vihje:  Access etsii tiedoston nimeltä tyhjä.accdb sijaitsee [Asenna asema]-kansiossa: Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Jos se on olemassa tyhjä.accdb on kaikki uusia tyhjiä tietokantoja, malli lukuun ottamatta verkkotietokannoissa. Kaikki sisältö, se sisältää periytyy uusia tyhjiä tietokantoja. Tämä on hyvä tapa jakaa oletussisältö, kuten osanumeroita tai yrityksen vastuuvapauslausekkeita ja käytännöt. Muista, että tyhjä.accdb ei ole vaikutusta tyhjä uutta verkkotietokantaa luomista.

Tärkeää: Jos suljet Taulukko1 tallentamatta sitä vähintään kerran, Access poistaa koko taulukon, vaikka olet syöttänyt tietoja ei.

Taulukon lisääminen

Voit lisätä uusia taulukoita aiemmin luotuun tietokantaan käyttämällä Luo -välilehden taulukot -ryhmän komentoja.

Accessin valintanauhan kuva

Luo taulukko, aloittaen taulukkonäkymässä    Taulukkonäkymässä voit kirjoittaa heti tietoja ja antaa Accessin muodostaa Taulukkorakenteen taustalla. Kenttänimet määritetään numeerisesti (kenttä1, Kenttä2 ja niin edelleen) ja Access asettaa automaattisesti kunkin kentän tietotyyppi-kirjoittamiesi tietojen perusteella.

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmässä Taulukko. Painikkeen kuva

    Access luo taulukon ja valitsee valitsemalla Lisää -sarakkeen ensimmäinen tyhjä solu.

  2. Valitse kentät -välilehden Lisää ja poista -ryhmä, johon haluat lisätä kentän tyyppi. Jos et näe haluamasi tyyppi, valitse Lisää kenttiä Painikkeen kuva .

  3. Access näyttää usein käytettyjen kenttätyyppien luettelon. Valitse haluamasi kenttätyyppi ja Access lisää uusi kenttä taulukkonäkymässä kohdistimen.

    Voit siirtää kenttää vetämällä sitä. Kun vedät kenttä taulukkonäkymässä, pystysuuntainen kohdistinrivi tulee kentän sisältävään.

  4. Voit lisätä tietoja aloittamalla ensimmäiseen tyhjään soluun tai liittää tietoja toisesta lähteestä, Kopioi tiedot toisesta lähteestä Access-taulukko-kohdassa kuvatulla tavalla.

  5. Jos haluat nimetä sarakkeen (kentän) uudelleen, kaksoisnapsauta sarakkeen otsikkoa ja kirjoita uusi nimi.

    Tulisi ilmoittaa kuhunkin kenttään kuvaava nimi, niin, että se sisältää näet sen Kenttäluettelo -ruudusta näet.

  6. Haluat siirtää sarakkeen otsikkoa, valitse sarake ja vedä sarakkeen haluamaasi paikkaan. Voit myös valita useita vierekkäisiä sarakkeita ja vedä ne kaikki kerralla uuteen paikkaan. Jos haluat valita useita vierekkäisiä sarakkeita, ensimmäinen sarake napsauttamalla sarakkeen otsikkoa ja valitse sitten, pidä VAIHTONÄPPÄINTÄ alhaalla viimeisen sarakkeen sarakeotsikon.

Luo taulukko, aloittaen rakennenäkymässä    Rakennenäkymässä luot taulukon rakennetta. Voit sitten Siirry taulukkonäkymään, voit kirjoittaa tietoa tai kirjoittaa tiedot myös jollakin muulla tavoin, kuten liittämällä tai tuomalla.

  1. Valitse Luo -välilehden taulukot -ryhmästä Taulukon rakennenäkymä. Painikkeen kuva

  2. Taulukon kunkin kentän nimi Kirjoita Kenttänimi -sarakkeeseen ja valitse sitten tietotyyppi Tietotyyppi -luettelosta.

  3. Jos haluat, voit kirjoittaa kunkin kentän kuvauksen kuvaus -sarakkeessa. Kuvaus näkyy tilarivillä jälkeen, kun kohdistin on kyseisessä kentässä taulukkonäkymässä. Kuvaus käytetään myös tilarivin tekstin kuin mille tahansa lomakkeen tai raportin, jonka luot vetämällä kenttä Kenttäluettelo -ruutu ja ohjausobjektien, joka on luotu kentälle käytettäessä ohjattua lomakkeen tai raportin luomisen.

  4. Kun olet lisännyt kaikki kentät, Tallenna taulukko:

    • Valitse Tiedosto-välilehdessä Tallenna.

  5. Voit aloittaa kirjoittamalla tietoja taulukon milloin tahansa taulukkonäkymään ja napsauttamalla ensimmäistä tyhjää solua. Voit myös liittää tietoja toisesta lähteestä, Kopioi tiedot Access-taulukon toisesta lähteestäkohdassa kuvatulla tavalla.

Kentän ominaisuuksien määrittäminen rakennenäkymässä    Riippumatta siitä, miten olet luonut taulukon se on hyvä tutkia ja kenttäominaisuuksien määrittäminen. Vaikka jotkin ominaisuudet ovat käytettävissä taulukkonäkymässä, jotkin ominaisuudet voidaan määrittää vain rakennenäkymässä. Siirry rakennenäkymään, hiiren kakkospainikkeella taulukkoa siirtymisruudussa ja valitse sitten Rakennenäkymä. Kentän ominaisuuksien näkyviin napsauttamalla kenttää, rakenneruudukossa. Ominaisuudet näkyvät jäljempänä rakenneruudukon, valitse Kenttäominaisuudet.

Jos haluat nähdä jokaisen kenttäominaisuuden kuvauksen,-ominaisuus ja lue ominaisuus-luettelossa Kenttäominaisuudet-kohdan vieressä olevaan ruutuun kuvaus. Saat lisätietoja napsauttamalla Ohje-painiketta.

Seuraavassa taulukossa on kuvattu joitakin kentän ominaisuuksia, jotka ovat yleisimmin muutettu.

Ominaisuus

Kuvaus

Kentän koko

Tämä ominaisuus määrittää tekstikenttiä, suurin merkkimäärä, kenttään tallennetun. Enimmäismäärä on 255. Tämä ominaisuus määrittää kenttiä, tyypin numero, joka tallennetaan (pitkä kokonaisluku, Lisää, ja niin edelleen). Tehokkainta tietojen tallentamista varten on suositeltavaa varata vähintään jäävän, joka mielestäsi tarvitset tiedot. Voit muuttaa arvon suuremmaksi myöhemmin, jos se on.

Muoto

Tämä ominaisuus määrittää, miten tiedot näytetään. Se ei vaikuta todellisten tietojen, se on tallennettu kenttään. Voit valita ennalta määritetyn muodon tai määrittää mukautetun muodon.

Syöttörajoite

Tämän ominaisuuden avulla voit määrittää kaikki tiedot, jotka lisätään kentässä malli. Tämän avulla voit varmistaa, että kaikki tiedot on kirjoitettu oikein ja että se sisältää merkkejä tarvittava määrä. Saat lisätietoja syöttörajoitteen luominen napsauttamalla Muodostin-painike ominaisuusruudun oikealla puolella.

Oletusarvo

Tämän ominaisuuden avulla voit määrittää oletusarvo, joka tulee näkyviin tähän kenttään joka kerta, kun uusi tietue lisätään. Esimerkiksi jos pvm. / klo-kenttä, johon haluat tallentaa päivämäärän, joka tietue on lisätty aina, voit kirjoittaa ”Date()” (ilman lainausmerkkejä) oletusarvoksi.

Pakollinen

Tämä ominaisuus määrittää, voivatko arvo pakollinen tähän kenttään. Jos määrität tämän ominaisuuden arvoksi Kyllä, Access ei salli voi lisätä uuden tietueen, jos arvo on määritetty tälle kentälle.

Sivun alkuun

Kopioi tiedot toisesta lähteestä Access-taulukkoon

Jos tiedot on tallennettu toisessa ohjelmassa, kuten Excel, voit kopioida ja liittää sen Access-taulukkoon. Yleensä tämä toimii parhaiten, jos tiedot on jo jaettu sarakkeisiin, kuin Excel-laskentataulukon. Jos tiedot ovat word käsittely-ohjelma, on parasta erottaa tietosarakkeiden välilehtien avulla tai tietojen muuntaminen taulukoksi word käsittely-ohjelmassa, ennen kuin voit kopioida tiedot. Jos tiedoissa on muokkaamisesta ja käytöstä (esimerkiksi kokonimet etunimen ja sukunimen), haluat ehkä luoda, ennen kuin voit kopioida tiedot, erityisesti, jos et ole aiemmin käyttänyt Access.

Kun liität tiedot tyhjän taulukon, Access asettaa mukaan, mitä tietoja se löytää kunkin kentän tietotyyppi. Esimerkiksi, jos liitetty kenttä sisältää vain päivämääräarvoja, Access käyttää Pvm. / klo-tietojen kentässä. Jos liitetty kenttä sisältää vain sanoja ”Kyllä” ja ”ei”, Access käyttää Kyllä/ei-tietotyypin kenttään.

Access nimeää kentät sen mukaan, mitä se löytää ensimmäisen rivin liitetyt tiedot. Jos ensimmäisen rivin liitetyt tiedot on samanlainen tyypin seuraavia rivejä, Access määrittää ensimmäisellä rivillä on osa tiedoista ja antaa kentille yleiset nimet (F1, F2 jne.). Jos ensimmäisen rivin liitetyt tiedot ei ole samanlainen seuraavia rivejä, Access määrittää, että ensimmäinen rivi koostuu kenttien nimet. Access nimeää kentät vastaavasti ja ensimmäinen rivi ei sisällä tietoja.

Jos Access määrittää yleiset kenttien nimet-nimeät olisi mahdollisimman pian voit sekaannusten kentät. Noudattamalla seuraavia vaiheita:

  1. Paina CTRL + S Tallenna taulukko.

  2. Taulukkonäkymässä Kaksoisnapsauta kunkin sarakkeen otsikkoa ja kirjoita kullekin sarakkeelle kuvaava kenttänimi.

  3. Tallenna taulukko uudelleen.

Huomautus: Voit myös nimetä kentät uudelleen siirtymällä rakennenäkymään ja muokkaamalla kenttänimiä siellä. Siirry rakennenäkymään, hiiren kakkospainikkeella taulukkoa siirtymisruudussa ja valitse Rakennenäkymä. Voit siirtyä takaisin taulukkonäkymässä, kaksoisnapsauta taulukkoa siirtymisruudussa.

Sivun alkuun

Tuominen, liittäminen tai linkittäminen tietoihin toisesta lähteestä

Voit joutua tietoihin, jotka on tallennettu jossakin muussa ohjelmassa ja haluat tuoda tiedot uuteen taulukkoon tai liittää aiemmin luotuun taulukkoon Accessissa. Henkilöt, jotka säilyttävät tietonsa muiden ohjelmien kanssa työskentelet ja haluat käsitellä sitä Accessissa. Kummassakin tapauksessa Access on helppo käyttäminen muista lähteistä. Voit tuoda tietoja Excel-laskentataulukossa, taulukosta toiseen Access-tietokannan SharePoint-luettelon tai useista muista lähteistä. Käytät menetelmä poikkeaa hieman, riippuen tietolähteen, mutta seuraavassa pääset alkuun.

  1. Valitse tiedostotyyppi, jota olet tuomassa komento Accessin Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmässä.

    Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmä

    Jos tuot tietoja Excel-laskentataulukossa, valitse Excel. Jos et näe ohjelmatyyppiä, jotka tarvitset, valitse Lisää.

    Huomautus: Jos et löydä oikeaa Tuo ja linkitä -ryhmässä, voit joutua Käynnistä ohjelma, jonka tiedot on alun perin luotu ja voit tallentaa tiedot yleisessä tiedostomuodossa (kuten erotinmerkkejä sisältävä tiedosto) ennen kuin voit Tu kyseisen ohjelman avulla t tietoja Accessiin.

  2. Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunassa valitsemalla Selaa ja etsi tietoja lähdetiedosto tai kirjoita lähde-datatiedoston koko polku Tiedostonimi -ruutuun.

  3. Valitse haluamasi vaihtoehto (kaikki ohjelmat avulla voit tuoda ja jotkin avulla voit lisätä tai linkittää) Määritä, kuinka ja mihin haluat tallentaa avoinna olevan tietokannan tiedot-kohdassa. Voit luoda uuden taulukon, joka käyttää tuotuja tietoja tai (ja ohjelmia) voit liittää tiedot aiemmin luotuun taulukkoon tai Luo linkitetty taulukko, joka ylläpitää linkittäminen tietoihin lähdeohjelmassa.

  4. Jos ohjattu toiminto käynnistyy, noudata ohjeita ohjatun toiminnon seuraavalla muutamia sivuilla. Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.

    Jos tuot objekteja tai linkität taulukoita Access-tietokannasta, Tuo objektit - tai Linkitä taulukoita -valintaikkuna tulee näkyviin. Valitse kohteet, ja valitse sitten OK.

    Tarkka prosessi riippuu siitä, onko haluat tuoda, liittäminen tai linkittää tietoja.

  5. Access kysyy, haluatko tallentaa juuri suorittamasi tuontitoiminnon tiedot. Jos epäilet, että suoritat sama tuontitoiminnon myöhemmin uudelleen, valitse Tallenna tuontivaiheetja kirjoita sitten tiedot. Valitse helposti toista vientitoimet myös vastaisuudessa valitsemalla Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmässä Tallennetut tuonnit Painikkeen kuva . Jos et halua tallentaa toiminnon tiedot, valitse Sulje.

Jos valitsit taulukko, Access tuo tiedot uuteen taulukkoon ja näyttää taulukon, valitse taulukot -ryhmän siirtymisruudussa. Jos valitsit tietojen liittämisen aiemmin luotuun taulukkoon, tiedot lisätään taulukkoon. Jos haluat linkittää, Access luo linkitetty taulukko Valitse taulukot -ryhmän siirtymisruudussa.

Sivun alkuun

Sovelluksen osan lisääminen

Sovelluksen-osan avulla voit lisätä toimintoja aiemmin luotuun tietokantaan. Sovellusosana voivat olla pelkästään yhdestä taulukosta tai se voi olla useita objekteja, kuten taulukon ja sidottu lomake.

Kommentit-sovelluksen osa koostuu esimerkiksi taulukon, jossa on Laskuri-tunnus-kenttä, päivämääräkenttä ja memo-kentän. Voit lisätä minkä tahansa tietokannan ja käyttää sitä-on, tai vähän ja mukauttaminen.

  1. Avaa tietokanta, johon haluat lisätä sovelluksen osa.

  2. Valitse Luo-välilehti.

  3. Valitse Mallit -ryhmästä Sovellusosat. Käytettävissä olevien osien luettelo avautuu.

  4. Valitse sovelluksen osa, jonka haluat lisätä.

Sivun alkuun

Aiemmin luodun Access-tietokannan avaaminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehdessä Avaa.

  2. Selaa Avaa -valintaikkunassa tietokanta, jonka haluat avata.

  3. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Kaksoisnapsauta tietokanta Avaa Accessin asetukset -valintaikkunassa tai tilan, joka on määritetty järjestelmänvalvojan käytännön oletusarvo-tilassa.

    • Avaa valitsemalla Avaa jaettu tietokanta yhteiskäyttö ympäristössä niin, että sinä ja muut käyttäjät voivat lukea ja kirjoittaa tietokantaan.

    • Avaa -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Avaa vain luku , kun haluat avata tietokannan vain luku-tilassa, jotta voit tarkastella mutta et kuitenkaan voi muokata. Muut käyttäjät voivat silti lukeminen ja kirjoittaminen tietokantaan.

    • Avaa -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Avaa yksityisesti tietokannan avaaminen yksityisesti avulla. Tietokannan avaaminen yksityisesti ollessasi kaikki muut yrittää avata tietokannan vastaanottaa ”tiedosto on jo käytössä”-viesti.

    • Valitse Avaa -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Avaa yksityisesti avaa tietokannan vain luku-tilassa. Muut käyttäjät voivat avata tietokantaa, mutta ne ovat vain luku-tilaan.

Huomautus: Voit avata datatiedoston suoraan ulkoisessa tiedostomuodossa, kuten dBASE-, Microsoft Exchange- tai Excel. Voit avata suoraan myös minkä tahansa ODBC-tietolähde, kuten Microsoft SQL Server. Accessin automaattisesti Luo uuden Access-tietokannan datatiedoston samaan kansioon, ja lisää linkit jokaiseen ulkoisen tietokannan taulukkoon.

Vihjeitä

  • Viimeksi avattujen tietokantojen, valitse Tiedosto -välilehdessä Avaa Viimeisimmätja valitse sitten tietokannan tiedostonimi. Access avaa tietokannan käyttämällä asetuksia, jotka olivat viimeksi, josta avasit sen. Jos viimeksi käytettyjen tiedostojen luettelo ei ole näkyvissä, valitse Tiedosto -välilehdestä asetukset. Valitse Accessin asetukset -valintaikkunassa Asiakasasetukset. Kirjoita näkyviin, voit näyttää viimeksi käytetyt tiedostot-luettelosta enintään 50 tiedostojen määrä.

    Voit näyttää viimeksi avattujen tietokantojen siirtyminen-palkki Backstage-näkymässä napsauttamalla kahden käytön: 1)- Tiedosto -välilehti, 2), viimeksi avattu tietokanta, jonka haluat avata. Viimeisimmät -välilehden alaosasta nopeasti viimeksi avattujen tietokantojen määrä -valintaruutu ja säädä tietokantojen näyttämään määrä.

  • Jos avaat tietokannan valitsemalla Tiedosto -välilehdessä Avaa -komento, voit tarkastella luettelo pikanäppäimistä tietokannoissa, jotka olet aiemmin avannut valitsemalla Avaa -valintaikkunan Viimeisimmät tiedostot .

Sivun alkuun

Access 2007: llä?

Kun käynnistät Accessin tai suljet tietokannan sulkematta Accessia, Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu avautuu.

Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu

Tämä sivu on aloituskohdan, josta voit luoda uuden tietokannan, aiemmin luodun tietokannan avaaminen tai esitellyt Microsoft Office Online-sisällön näyttäminen.

Accessissa on useita erilaisia malleja, jotka voit nopeuttaa tietokannan luontiprosessi. Malli on valmis tietokanta, joka sisältää kaikki taulukot, kyselyt, lomakkeet ja raportit tiettyjen tehtävien suorittamiseen tarvittavat. Ovat esimerkiksi mallit, joiden avulla voit seurata kohteita, yhteyshenkilöiden hallinta tai tallentaa kulut. Jotkin mallit sisältävät joitakin avulla voidaan osoittaa niiden käyttöä. Mallin tietokantojen voidaan käyttää, kun ne ovat tai niitä voi mukauttaa sopimaan paremmin tarpeitasi.

Jos jokin malleista tarpeitasi, sen on yleensä nopein tapa aloittaa tietokannan luominen. Jos tiedot ovat toisessa ohjelmassa, jonka haluat tuoda Accessiin, voit päättää kannattaa tietokannan luominen ilman mallin avulla. Mallien on jo määritetty tietorakenne ja se voi edellyttää paljon työtä aiemmin tietojen sovittaminen mallin rakenteeseen.

  1. Jos sinulla on avoinna, napsauta Microsoft Office-painiketta ja valitse sitten Sulje tietokanta Painikkeen kuva näytettävä Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu.

  2. Useita mallit näytetään Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivun keskellä ja lisää tulee näkyviin, kun napsautat Malliluokat -ruudun linkkejä. Voit ladata lisämalleja Office Online-sivustosta. Katso lisätietoja tämän artikkelin seuraavaan osaan.

  3. Valitse malli, jota haluat käyttää.

  4. Access ehdottaa tiedostonimi Tiedostonimi -ruutuun tietokannan, voit halutessasi muuttaa tiedostonimi. Jos haluat tallentaa tietokannan eri kansion alle Tiedostonimi-ruutuun tulee näkyviin, valitse Painikkeen kuva , Etsi kansio, johon haluat tallentaa sen, ja valitse sitten OK. Vaihtoehtoisesti voit luoda ja tietokannan linkittäminen SharePoint-sivustoon.

  5. Valitse Luo (tai Lataa, Office Online-mallin).

    Access luo tai lataa tietokannan ja avaa se. Lomakkeen näkyy, missä voit aloittaa tietojen kirjoittamisen. Jos malli sisältää mallitietoja, voit poistaa kunkin tietueen napsauttamalla tietueenvalitsin (Varjostettu ruutu tai palkki tietueen vasemmalla) ja toimimalla sitten seuraavasti:

    Valitse Aloitus-välilehden Tietueet-ryhmässä Poista. Painikkeen kuva

  6. Voit aloittaa tietojen kirjoittamisen, napsauta ensimmäistä tyhjää solua lomakkeen ja aloita kirjoittaminen. Siirtymisruudun avulla voit selata muita lomakkeita tai raportteja, jota haluat käyttää.

Jos et löydä tarpeitasi Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivulla sisältävän mallin ja olet muodostanut yhteyden Internetiin, voit tutkia Office Online-sivuston suurempaa valikoimaa.

  1. Valitse Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivun kohdassa Lisää Office Online-malleja.

    Office Online-sivuston mallit-Kotisivu näkyy selainikkunassa.

  2. Access-mallin, jotka haluat käyttää ja lataa sovellus ohjeiden etsiminen Office Onlinen siirtymis- ja hakutyökalut avulla. Kun olet ladannut mallin, tietokantatiedosto ladataan tietokoneeseen ja avata uuden esiintymän Access. Useimmissa tapauksissa malli on suunniteltu Avaa tietojen syöttölomakkeen, jotta voit aloittaa tietojen syöttämisen heti.

Lisätietoja mallien käyttämisestä on artikkelissa Access 2007-mallien opas.

Sivun alkuun

Jos et ole kiinnostunut mallin avulla voit luoda tietokannan muodostamalla omat taulukoiden, lomakkeiden, raporttien ja muihin tietokannan objekteihin. Useimmissa tapauksissa sinun on tehtävä jompikumpi tai molemmat seuraavista toimista:

  • Kirjoittaminen, liittäminen tai taulukko, joka on luotu, kun luot uuden tietokannan tietoja tuodaan ja toistuva prosessi, jonka uudet taulukot, voit luoda käyttämällä Luo -välilehden taulukko -komentoa.

  • Tietojen tuominen muista lähteistä ja uusien taulukoiden luominen prosessin.

  1. Valitse Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivulla Uusi tyhjä tietokanta-kohdasta Tyhjä tietokanta.

    Tyhjä tietokanta -painike

  2. Tyhjä tietokanta -ruudussa Kirjoita tiedostonimi Tiedostonimi -ruutuun. Jos et halua antaa tiedostonimen tunniste on, Access lisää se puolestasi. Jos haluat muuttaa oletusarvo-tiedoston sijainti, valitse Aseta tietokannan sijainti selaamalla Painikkeen kuva (vieressä Tiedostonimi -ruutuun), siirry uuteen sijaintiin ja valitse sitten OK.

  3. Valitse Luo.

    Access luo tyhjän taulukon 1-nimisen tietokannan ja avaa sitten Taulukko1 taulukkonäkymässä. Kohdistin sijoitetaan Lisää uusi kenttä -sarakkeen ensimmäiseen tyhjään soluun.

  4. Voit lisätä tietoja aloittamalla tai voit liittää tietoja toisesta lähteestä, Kopioi tiedot Access-taulukon toisesta lähteestäkohdassa kuvatulla tavalla.

Tietojen kirjoittaminen taulukkonäkymässä on suunniteltu on hyvin samankaltaisia kuin Microsoft Office Excel 2007 taulukon käsitteleminen. Taulukkorakenne on luotu samalla, kun kirjoitat tietoja – aina kun lisäät uuden sarakkeen taulukkoon, uusi kenttä on määritetty. Access asettaa automaattisesti kunkin kentän tietotyyppi-kirjoittamiesi tietojen perusteella.

Jos et halua kirjoittaa tietoja Taulukko1 tällä hetkellä, valitse Sulje Painikkeen kuva . Jos teit muutoksia taulukon, Access kysyy, haluatko tallentaa muutokset taulukkoon. Valitse Kyllä , jos haluat tallentaa tekemäsi muutokset, valitse ei , jos haluat hylätä ne tai jätä taulukko avoimeksi valitsemalla Peruuta .

Tärkeää: Jos suljet Taulukko1 tallentamatta sitä vähintään kerran, Access poistaa koko taulukon, vaikka olet syöttänyt tietoja ei.

Voit lisätä uusia taulukoita aiemmin luotuun tietokantaan käyttämällä Luo -välilehden taulukot -ryhmän komentoja.

Accessin valintanauhan kuva

Luo taulukko, aloittaen taulukkonäkymässä    Taulukkonäkymässä voit kirjoittaa heti tietoja ja antaa Accessin muodostaa Taulukkorakenteen taustalla. Kenttänimet määritetään numeerisesti (kenttä1, Kenttä2 ja niin edelleen) ja Access asettaa automaattisesti kunkin kentän tietotyyppi-kirjoittamiesi tietojen perusteella.

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmässä Taulukko. Painikkeen kuva

    Access luo taulukon ja valitsee Lisää uusi kenttä -sarakkeen ensimmäinen tyhjä solu.

    Huomautus: Jos et näe Lisää uusi kenttä -sarake, voit ehkä sen sijaan, että taulukko rakennenäkymässä. Voit siirtyä taulukkonäkymässä, kaksoisnapsauta taulukkoa siirtymisruudussa. Access pyytää tallentamaan uuteen taulukkoon ja siirtyy sitten taulukkonäkymään.

  2. Valitse Taulukkonäkymä-välilehden Kentät ja sarakkeet -ryhmässä Uusi kenttä. Painikkeen kuva

    Access näyttää Kenttämallit -ruutu, jossa on usein käytettyjen kenttätyyppien luettelo. Jos kaksoisnapsauttamalla tai vedä jotakin näistä kentistä taulukkonäkymään, Access lisää kentän nimi ja määrittää sen ominaisuudet kentän tyyppiä haluamasi arvot. Voit halutessasi muuttaa ominaisuudet myöhemmin. Jos vedät kentän, sinun on vedettävä tiedot sisältävän taulukon alueeseen. Pystysuuntainen kohdistinrivi tulee, jossa näkyy kentän sisältävään.

  3. Voit lisätä tietoja aloittamalla ensimmäiseen tyhjään soluun tai liittää tietoja toisesta lähteestä, Kopioi tiedot toisesta lähteestä Access-taulukko-kohdassa kuvatulla tavalla.

  4. Jos haluat nimetä sarakkeen (kentän) uudelleen, kaksoisnapsauta sarakkeen otsikkoa ja kirjoita uusi nimi.

    Se on hyvä Anna kuvaava nimi kussakin kentässä, niin, että se sisältää näet sen Kenttäluettelo -ruudusta näet.

  5. Jos haluat siirtää sarakkeen, napsauttamalla sen otsikkoa, valitse sarake ja vedä sarakkeen haluamaasi paikkaan.

    Voit myös valita useita vierekkäisiä sarakkeita ja vedä ne kaikki kerralla uuteen paikkaan. Jos haluat valita useita vierekkäisiä sarakkeita, ensimmäinen sarake napsauttamalla sarakkeen otsikkoa ja valitse sitten, pidä VAIHTONÄPPÄINTÄ alhaalla viimeisen sarakkeen sarakeotsikon.

Luo taulukko, aloittaen rakennenäkymässä    Rakennenäkymässä luot uuden taulukon rakennetta. Voit sitten Siirry taulukkonäkymään, voit kirjoittaa tietoa tai kirjoittaa tiedot myös jollakin muulla tavoin, kuten liittämällä tai tuomalla.

  1. Valitse Luo -välilehden taulukot -ryhmästä Taulukon rakennenäkymä. Painikkeen kuva

  2. Taulukon kunkin kentän nimi Kirjoita Kenttänimi -sarakkeeseen ja valitse sitten tietotyyppi Tietotyyppi -luettelosta.

    Huomautus: Jos et näe Kenttänimen ja Tietotyypin sarakkeita, voi olla taulukkonäkymässä rakennenäkymän sijaan. Siirry rakennenäkymään hiiren kakkospainikkeella taulukkoa siirtymisruudussa ja valitse sitten Rakennenäkymä Painikkeen kuva . Access pyytää uuden taulukon nimi ja siirtyy sitten rakennenäkymä.

  3. Jos haluat, voit kirjoittaa kunkin kentän kuvauksen kuvaus -sarakkeessa. Kuvaus näkyy tilarivillä jälkeen, kun kohdistin on kyseisessä kentässä taulukkonäkymässä. Kuvaus käytetään myös tilarivin tekstin kuin mille tahansa lomakkeen tai raportin, jonka luot vetämällä kenttä Kenttäluettelo -ruutu ja ohjausobjektien, joka on luotu kentälle käytettäessä ohjattua lomakkeen tai raportin luomisen.

  4. Kun olet lisännyt kaikki kentät, Tallenna taulukko:

    • Microsoft Office-painikettaja valitse Tallennatai painamalla näppäinyhdistelmää CTRL + S- Painikkeen kuva .

  5. Voit aloittaa kirjoittamalla tietoja taulukon milloin tahansa taulukkonäkymään ja napsauttamalla ensimmäistä tyhjää solua. Voit myös liittää tietoja toisesta lähteestä, Kopioi tiedot Access-taulukon toisesta lähteestäkohdassa kuvatulla tavalla.

Taulukon luominen mallin avulla    Accessissa on malleja usein käytettyjä taulukoita. Yhdellä hiiren napsautuksella voit luoda taulukon koko rakenteen ja kentät, jotka on jo määritetty ja valmis käytettäväksi. Tarvittaessa voit lisätä tai poistaa kenttiä, niin, että taulukon tarpeitasi.

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmässä Taulukkomallit ja valitse sitten luettelosta jokin käytettävissä oleva malli.

  2. Voit lisätä tietoja alkaa kirjoittaa ensimmäiseen tyhjään soluun tai liitä tietoja toisesta lähteestä, kopioida tietoja toisesta lähteestä Access-taulukkoonkohdassa kuvatulla tavalla.

    • Jos haluat poistaa sarakkeen    

      1. Napsauta sarakeotsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Poista sarake Painikkeen kuva .

    • Lisää taulukkoon uusi sarake    

      1. Valitse Taulukkonäkymä-välilehden Kentät ja sarakkeet -ryhmässä Uusi kenttä. Painikkeen kuva

      2. Access näyttää Kenttämallit -ruutu, jossa on usein käytettyjen kenttätyyppien luettelo. Jos kaksoisnapsauttamalla tai vedä jotakin näistä kentistä taulukkonäkymään, Access lisää kentän nimi ja määrittää sen ominaisuudet kentän tyyppiä haluamasi arvot. Voit halutessasi muuttaa ominaisuudet myöhemmin. Jos vedät kentän, sinun on vedettävä tiedot sisältävän taulukon alueeseen. Pystysuuntainen kohdistinrivi tulee, jossa näkyy kentän sisältävään.

  3. Tallenna taulukko:

    • Microsoft Office-painikettaja valitse Tallennatai painamalla näppäinyhdistelmää CTRL + S- Painikkeen kuva .

Kentän ominaisuuksien määrittäminen rakennenäkymässä    Riippumatta siitä, miten olet luonut taulukon se on hyvä tutkia ja kenttäominaisuuksien määrittäminen. Tämän voi tehdä vain rakennenäkymässä. Siirry rakennenäkymään, hiiren kakkospainikkeella taulukkoa siirtymisruudussa ja valitse sitten Rakennenäkymä. Kentän ominaisuuksien näkyviin napsauttamalla kenttää, rakenneruudukossa. Ominaisuudet näkyvät jäljempänä rakenneruudukon, valitse Kenttäominaisuudet.

Jos haluat nähdä jokaisen kenttäominaisuuden kuvauksen,-ominaisuus ja lue ominaisuus-luettelossa Kenttäominaisuudet-kohdan vieressä olevaan ruutuun kuvaus. Saat lisätietoja painamalla F1-näppäintä.

Seuraavassa taulukossa on kuvattu joitakin kentän ominaisuuksia, jotka ovat yleisimmin muutettu.

Ominaisuus

Kuvaus

Kentän koko

Tämä ominaisuus määrittää tekstikenttiä, suurin merkkimäärä, kenttään tallennetun. Enimmäismäärä on 255. Tämä ominaisuus määrittää kenttiä, tyypin numero, joka tallennetaan (pitkä kokonaisluku, Lisää, ja niin edelleen). Tehokkainta tietojen tallentamista varten on suositeltavaa varata vähintään jäävän, joka mielestäsi tarvitset tiedot. Voit muuttaa arvon suuremmaksi myöhemmin, jos se on.

Muoto

Tämä ominaisuus määrittää, miten tiedot näytetään. Se ei vaikuta todellisten tietojen, se on tallennettu kenttään. Voit valita ennalta määritetyn muodon tai määrittää mukautetun muodon.

Syöttörajoite

Tämän ominaisuuden avulla voit määrittää kaikki tiedot, jotka lisätään kentässä malli. Tämän avulla voit varmistaa, että kaikki tiedot on kirjoitettu oikein ja että se sisältää merkkejä tarvittava määrä. Saat lisätietoja syöttörajoitteen luominen napsauttamalla Muodostin-painike ominaisuusruudun oikealla puolella.

Oletusarvo

Tämän ominaisuuden avulla voit määrittää oletusarvo, joka tulee näkyviin tähän kenttään joka kerta, kun uusi tietue lisätään. Esimerkiksi jos pvm. / klo-kenttä, johon haluat tallentaa päivämäärän, joka tietue on lisätty aina, voit kirjoittaa ”Date()” (ilman lainausmerkkejä) oletusarvoksi.

Pakollinen

Tämä ominaisuus määrittää, voivatko arvo pakollinen tähän kenttään. Jos määrität tämän ominaisuuden arvoksi Kyllä, Access ei salli voi lisätä uuden tietueen, jos arvo on määritetty tälle kentälle.

Sivun alkuun

Jos tiedot on tallennettu toisesta ohjelmasta, esimerkiksi Office Excel 2007, voit kopioida ja liittää sen Access-taulukkoon. Yleensä tämä toimii parhaiten, jos tiedot on jo jaettu sarakkeisiin, kuin Excel-laskentataulukon. Jos tiedot ovat word käsittely-ohjelma, on parasta erottaa tietosarakkeiden välilehtien avulla tai tietojen muuntaminen taulukoksi word käsittely-ohjelmassa, ennen kuin voit kopioida tiedot. Jos tiedoissa on muokkaamisesta ja käytöstä (esimerkiksi kokonimet etunimen ja sukunimen), haluat ehkä tehdä tämän ennen tietojen kopioimista, erityisesti, jos et ole aiemmin käyttänyt Access.

Kun liität tiedot tyhjän taulukon, Access asettaa mukaan, mitä tietoja se löytää kunkin kentän tietotyyppi. Esimerkiksi, jos liitetty kenttä sisältää vain päivämääräarvoja, Access käyttää Pvm. / klo-tietojen kentässä. Jos liitetty kenttä sisältää vain sanoja ”Kyllä” ja ”ei”, Access käyttää Kyllä/ei-tietotyypin kenttään.

Access nimeää kentät sen mukaan, mitä se löytää ensimmäisen rivin liitetyt tiedot. Jos ensimmäisen rivin liitetyt tiedot on samanlainen tyypin seuraavia rivejä, Access määrittää ensimmäisellä rivillä on osa tiedoista ja antaa kentille yleiset nimet (F1, F2 jne.). Jos ensimmäisen rivin liitetyt tiedot ei ole samanlainen seuraavia rivejä, Access määrittää, että ensimmäinen rivi koostuu kenttien nimet. Access nimeää kentät vastaavasti ja ensimmäinen rivi ei sisällä tietoja.

Jos Access määrittää yleiset kenttien nimet-nimeät olisi mahdollisimman pian voit sekaannusten kentät. Noudattamalla seuraavia vaiheita:

  1. Tallenna taulukko.

    • Microsoft Office-painikettaja valitse Tallennatai painamalla näppäinyhdistelmää CTRL + S- Painikkeen kuva .

  2. Taulukkonäkymässä Kaksoisnapsauta kunkin sarakkeen otsikkoa ja kirjoita kullekin sarakkeelle kelvollinen kenttänimi. Se voi näyttää siltä, että kirjoitat tietojen päälle, mutta sarakkeen otsikkorivi sisältää kenttänimiä ei tietoja.

  3. Tallenna taulukko uudelleen.

Huomautus: Voit myös nimetä kentät uudelleen siirtymällä rakennenäkymään ja muokkaamalla kenttänimiä siellä. Siirry rakennenäkymään, hiiren kakkospainikkeella taulukkoa siirtymisruudussa ja valitse Rakennenäkymä. Voit siirtyä takaisin taulukkonäkymässä, kaksoisnapsauta taulukkoa siirtymisruudussa.

Sivun alkuun

Voi olla tietoja, jotka on tallennettu jossakin muussa ohjelmassa, mutta haluat tuoda tiedot uuteen taulukkoon tai liittää aiemmin luotuun taulukkoon Accessissa. Henkilöt, jotka säilyttävät tietonsa muiden ohjelmien kanssa työskentelet ja haluat käsitellä sitä Accessissa. Kummassakin tapauksessa Access on helppo käyttäminen muista lähteistä. Voit tuoda tietoja Excel-laskentataulukossa, taulukosta toiseen Access-tietokannan SharePoint-luettelon tai useista muista lähteistä. Käytät menetelmä poikkeaa hieman, riippuen tietolähteen, mutta seuraavassa pääset alkuun.

  1. Valitse tiedostotyyppi, jota olet tuomassa komento Accessin Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo -ryhmän.

    Accessin valintanauhan kuva

    Jos tuot tietoja Excel-laskentataulukossa, valitse Excel. Jos et näe ohjelmatyyppiä, jotka tarvitset, valitse Lisää.

    Huomautus: Jos et löydä oikeaa Tuo -ryhmän, voit joutua muuttamaan Käynnistä ohjelma, jonka tiedot on alun perin luotu ja käytä sitten kyseisen ohjelman tietojen tallentamiseen yleisessä tiedostomuodossa (kuten erotinmerkkejä sisältävä tiedosto), ennen kuin voit tuoda tiedot Accessiin.

  2. Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunassa valitsemalla Selaa ja etsi tietoja lähdetiedosto tai kirjoita lähde-datatiedoston koko polku Tiedostonimi -ruutuun.

  3. Valitse haluamasi vaihtoehto (kaikki ohjelmat voidaan tuoda ja jotkin avulla voit lisätä tai linkittää) Määritä, kuinka ja mihin haluat tallentaa avoinna olevan tietokannan tiedot-kohdassa. Voit luoda uuden taulukon, joka käyttää tuotuja tietoja tai (ja ohjelmia) voit liittää tiedot aiemmin luotuun taulukkoon tai Luo linkitetty taulukko, joka ylläpitää linkittäminen tietoihin lähdeohjelmassa.

  4. Jos ohjattu toiminto käynnistyy, noudata ohjeita ohjatun toiminnon seuraavalla muutamia sivuilla. Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.

    Jos tuot objekteja tai linkität taulukoita Access-tietokannasta, Tuo objektit - tai Linkitä taulukoita -valintaikkuna tulee näkyviin. Valitse kohteet, ja valitse OK.

    Tarkka prosessi riippuu siitä, onko haluat tuoda, liittäminen tai linkittää tietoja.

  5. Access kysyy, haluatko tallentaa juuri suorittamasi tuontitoiminnon tiedot. Jos epäilet, että suoritat sama tuontitoiminnon myöhemmin uudelleen, valitse Tallenna tuontivaiheetja kirjoita sitten tiedot. Valitse helposti toista toiminto voi tehdä myöhemmin napsauttamalla Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo -ryhmässä Tallennetut tuonnit Painikkeen kuva . Jos et halua tallentaa toiminnon tiedot, valitse Sulje.

Jos valitsit taulukko, Access tuo tiedot uuteen taulukkoon ja näyttää taulukon, valitse taulukot -ryhmän siirtymisruudussa. Jos valitsit tietojen liittämisen aiemmin luotuun taulukkoon, tiedot lisätään taulukkoon. Jos haluat linkittää, Access luo linkitetty taulukko Valitse taulukot -ryhmän siirtymisruudussa.

Sivun alkuun

  1. Valitse Microsoft Office -painike ja valitse sitten Avaa.

  2. Selaa Avaa -valintaikkunassa tietokanta, jonka haluat avata.

  3. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Kaksoisnapsauta tietokanta Avaa Accessin asetukset -valintaikkunassa tai tilan, joka on määritetty järjestelmänvalvojan käytännön oletusarvo-tilassa.

    • Valitse Avaa avaamaan jaettu tietokanta usean käyttäjän ympäristössä niin, että sinä ja muut käyttäjät voivat lukea ja kirjoittaa tietokantaan.

    • Avaa -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Avaa vain luku , kun haluat avata tietokannan vain luku-tilassa, jotta voit tarkastella mutta et kuitenkaan voi muokata. Muut käyttäjät voivat silti lukeminen ja kirjoittaminen tietokantaan.

    • Valitse Avaa -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Avaa yksityisesti tietokannan avaaminen yksityisesti. Tietokannan avaaminen yksityisesti ollessasi kaikki muut yrittää avata tietokannan vastaanottaa ”tiedosto on jo käytössä”-viesti.

    • Valitse Avaa -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Avaa yksityisesti avaa tietokannan vain luku-tilassa. Muut käyttäjät voivat avata tietokantaa, mutta ne ovat vain luku-tilaan.

Jos et löydä tietokanta, jonka haluat avata    

  1. Avaa -valintaikkunassa Oma tietokone tai Oma tietokone Valitse kohde avattavasta luettelosta.

  2. Asemat luettelossa Napsauta asemaa, jonka arvelet voi tietokanta ja valitse sitten Etsi.

  3. Kirjoita hakuehdot Hakutulokset -valintaikkunassa ja valitse sitten Etsi Etsi tietokanta.

  4. Jos tietokanta löytyy, kaksoisnapsauttamalla sitä.

  5. Valitse Avaa tietokanta Avaa -valintaikkunassa Peruuta . Sulje Etsinnän tulokset -valintaikkuna.

Huomautus: Voit avata datatiedoston suoraan ulkoisessa tiedostomuodossa, kuten dBASE, Paradox, Microsoft Exchange tai Excel. Voit avata minkä tahansa ODBC-tietolähde, kuten Microsoft SQL Server- tai Microsoft FoxPro myös suoraan. Accessin automaattisesti Luo uuden Access-tietokannan datatiedoston samaan kansioon, ja lisää linkit jokaiseen ulkoisen tietokannan taulukkoon.

  • Voit avata äskettäin avattuja tietokantoja, valitse Avaa viimeksi käytetty tietokanta -luettelossa Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivun tietokannan tiedostonimi. Access avaa tietokannan asetuksia, jotka olivat avasit sen edellisen kanssa. Jos viimeksi käytettyjen tiedostojen luettelo ei ole näkyvissä, napsauta Microsoft Office-painiketta ja valitse sitten Accessin asetukset. Valitse Accessin asetukset -valintaikkunassa Lisäasetukset. Kirjoita näkyviin, voit näyttää viimeksi käytetyt tiedostot-luettelosta yhdeksän enintään tiedostojen määrä.

  • Jos avaat tietokannan Microsoft Office-painiketta ja valitsemalla Avaa -komentoa, voit tarkastella luettelo pikanäppäimistä tietokannoissa, jotka olet aiemmin avannut valitsemalla AvaaViimeisimmät tiedostot -valintaikkuna.

Sivun alkuun

Kun luot uuden tyhjän tietokannan, Access avaa uuden taulukon, jossa voit lisätä tietoa, mutta se luo muita objekteja tietokannassa. Jos haluat muiden objektien, kuten lomakkeita, raportteja, makroja tai muut taulukot pitää kaikki luomasi uudet tietokannat, voit luoda mukautetun tyhjän tietokannan, joka sisältää objektit. Sitten seuraavan kerran, voit luoda uuden tietokannan, se jo sisältää objektit-malliin. Nämä objektit malli sisältää tietoja, sekä erityisiä asetuksia, tietokannan ominaisuudet, viittaukset tai tunnus, jolla haluat on kaikkien uusien tietokantojen sitten.

Oletetaan, että sinulla on kokoelma makroja, joita haluat käyttää kaikissa projekteissa. Jos luot kyseisiä makroja sisältävän tyhjästä mallista, Access lisää ne luomasi uudet tietokannat.

Voit luoda tyhjiä malleja Office Access 2007 -tiedostomuodossa, Access 2002 – 2003-tiedostomuodossa tai Access 2000-tiedostomuodossa. Mallin nimen on oltava tyhjä.accdb Office Access 2007 tiedostomuodossa ja tyhjä.mdb aiempiin tiedostomuotoihin varten.

  • Jos oletustiedostomuodon on määritetty Access 2000- tai Access 2002 – 2003: ssa, Access käyttää tyhjä.mdb tiedostonimenä tyhjästä mallista. Uuden tietokannan luodaan samassa tiedostomuodossa kuin tyhjä.mdb. Esimerkiksi vaikka oletustiedostomuodon on Access 2000: ssa, jos malli nimeltä tyhjä.mdb on Access 2002 – 2003-tiedostomuodossa, luomasi uudet tietokannat ovat Access 2002 – 2003-muodossa.

  • Jos oletustiedostomuoto on määritetty Access 2007: ssä, Access käyttää tyhjä.accdb tyhjän mallin nimi.

Miten voin muuttaa oletustiedostomuodoksi muodon?

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta ja valitse sitten Accessin asetukset.

  2. Valitse Accessin asetukset -valintaikkunan Suositut.

  3. Valitse tietokantojen luominenOletustiedostomuoto avattavasta luettelosta haluamasi muoto.

Tyhjä mallin luomisesta on jokin seuraavista toimista:

  • Luo uusi tietokanta (Voit nimeksi tyhjä tai antaa sille väliaikainen nimi)- ja tuoda sitten tai luo objektit, jotka haluat lisätä malliin.

  • Aiemmin luotuun tietokantaan, joka sisältää haluamasi mallin objektien kopioiminen ja poista sitten kaikki kohteet, joita et halua.

Kun olet mallin objektit, se on tallennettava tiettyyn kohtaan.

  1. Napsauta Microsoft Office-painikettaja valitse sitten Tallennanimellä.

  2. Valitse Tallenna tietokanta toisessa muodossa-kohdasta haluamasi mallin tiedostomuoto.

  3. Tallenna nimellä -valintaikkunassa Selaa jokin näistä kahdesta mallikansioista:

    • Järjestelmän mallikansio    Esimerkiksi C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • Käyttäjän mallikansio    Esimerkki:

      • Valitse Windows Vista    c:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • Microsoft Windows Server 2003 tai Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings\user Settings\User Data\Microsoft\Templates

        Huomautus: Tyhjästä mallista-järjestelmän mallit-kansioon ohittaa tyhjät mallit käyttäjän mallin kansioita.

  4. Kirjoita Tiedostonimi -ruutuun tyhjä.accdb (tai tyhjä.mdb, jos olet luomassa aiemman version mallia) ja valitse sitten Tallenna.

Nyt kun uusi malli on määritetty, kun luot uuden tyhjän tietokannan, mallin objektit kuuluvat oletusarvoisesti luomasi uusi tietokanta. Access avaa uusi taulukko taulukkonäkymässä, kuin se tekee, kun luot uuden tyhjän tietokannan ilman mallia.

Voit lopettaa tyhjän mallin, poistaminen tai tiedostolle nimi tyhjä.accdb (tai tyhjä.mdb Accessin aiemmissa versioissa).

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×