Office
Kirjaudu sisään

Ulkoisten tietojen noutaminen Microsoft Queryn avulla

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Microsoft Queryn avulla voit hakea tietoja ulkoisista lähteistä. Microsoft Queryn avulla voit noutaa tietoja tietokannoista ja tiedostoista, sinun ei tarvitse kirjoittaa uudelleen tietoja, jotka haluat analysoida Excelissä. Voit myös päivittää Excel-raportteja ja yhteenvetoja automaattisesti tietokannasta alkuperäisen tietolähteen aina, kun tietokanta on päivitetty uusilla tiedoilla.

Microsoft Queryn avulla voit muodostaa yhteyden ulkoisiin tietolähteisiin, valita tiedot näistä ulkoisista lähteistä, tuoda tiedot laskentataulukkoon ja tietojen päivittäminen tarvittaessa synkronoida ulkoisista lähteistä tietoja laskentataulukon tiedot pysyvät.

Tyyppisiä tietokantoja, jotka voivat käyttää     Voit hakea tietoja tietokannoista, kuten Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server ja Microsoft SQL Server OLAP Services. Voit myös hakea tietoja Excel-työkirjojen ja tekstitiedostoista.

Microsoft Office antaa ohjaimet, joiden avulla voit noutaa tietoja seuraaviin tietolähteisiin:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-toimittaja)

  • Microsoft Office Accessin

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excelissä

  • Oracle

  • Paradox

  • Tekstin tiedoston tietokannat

Voit käyttää myös ODBC-ohjaimet tai muiden valmistajien tietojen lähteen ohjaimet tietojen hakemiseen tietolähteistä, joita ei ole lueteltu tässä, mukaan lukien muut OLAP-tietokannat. Saat lisätietoja asentamisesta ODBC-ohjain tai tietolähdettä, jota ei ole tässä luettelossa tietokannan ohjeista tai tietokannan toimittajalta.

Tietokannan tietojen valitseminen     Voit noutaa tietoja tietokannasta luomalla kyselyn, joka on muita kysymyksiä, joita heiltä pyydetään ulkoisessa tietokannassa tallennettuja tietoja. Esimerkiksi Jos tietosi on tallennettu Access-tietokannan, haluat ehkä tietää myyntiluvut alueittain tietyn tuotteen. Voit noutaa tiedot osan valitsemalla vain tuote- ja alue, jota haluat analysoida tietoja.

Microsoft Queryn avulla voit valita tiedot ja vain niiden tiedot tuodaan Exceliin sarakkeet.

Yhdellä kertaa taulukon päivittäminen     Kun ulkoiset tiedot ovat Excel-työkirjan, aina, kun tietokannan muutoksia, voit päivitä päivittää myös analyysin tiedot, eikä sinun tarvitse luoda uudelleen yhteenveto raporttien ja kaavioiden. Voit esimerkiksi luoda kuukausittainen myynti yhteenveto ja Päivitä joka kuukausi, kun uusi myyntiluvun annettava.

Miten Microsoft Queryn tietolähteiden     Määritettyäsi tietolähteen tietyn tietokantaan voit käyttää sitä aina, kun haluat luoda kyselyn ja hakea tietoja tietokannan, eikä sinun tarvitse kirjoittaa kaikki yhteystiedot. Microsoft Query käyttää tietolähteen, voit muodostaa yhteyden ulkoisen tietokannan ja näet, mitkä tiedot on käytettävissä. Kun olet luonut kyselyn ja palauttaa tiedot Exceliin, Microsoft Query tarjoaa sekä kyselyn tiedot lähdetiedot sisältävä Excel-työkirja niin, että voit muodostaa yhteyden tietokantaan, kun haluat päivittää tiedot.

Microsoft Queryn avulla voit tuoda tietoja    , joka tuo ulkoisia tietoja Exceliin Microsoft Queryn, toimi näin, joista jokaisella on kuvattu tarkemmin seuraavissa osissa.

Tietolähteen ominaisuudet?     Tietolähde on tallennettu, jonka avulla Excel ja Microsoft Query muodostaa yhteyden ulkoiseen tietokantaan. Kun Microsoft Queryn avulla voit määrittää tietolähteen, Kirjoita tietolähteen nimi ja kirjoita sitten nimi ja sijainti tietokannan tai ODBC-tietokanta ja käyttäjätunnuksen ja salasanan-tietoja. Tietoja myös tietokantalajin tai tietolähdeohjain, joka on ohjelmaan, joka tekee tietynlaisia tietokannan yhteydet.

Tietolähteen määrittäminen Microsoft Queryn avulla:

  1. Valitse tiedot -välilehden Nouda ulkoiset tiedot -ryhmässä muistalähteistä ja valitse sitten Microsoft Query.

  2. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Voit määrittää tietokannan, tekstitiedosto tai Excel-työkirjan tietolähteen, valitse tietokannat -välilehti.

    • Voit määrittää OLAP-kuution tietolähteen, valitse OLAP-kuutioissa -välilehti. Tämä välilehti on käytettävissä vain, jos suoritit Microsoft Queryn Excelistä.

  3. Kaksoisnapsauta < uusi tietolähde >.

    -tai-

    < Uusitietolähde > ja valitse sitten OK.

    Luo uusi tietolähde -valintaikkuna tulee näkyviin.

  4. Kirjoita vaiheessa 1 tietolähteen yksilöivä nimi.

  5. Valitse vaiheessa 2 tietokanta, jota käytät tietolähteenä tyypin ohjain.

    Huomautukset: 

    • Jos ulkoinen tietokanta, jota haluat käyttää ei tue ODBC-ohjaimet, jotka on asennettu Microsoft Query ja valitse Hanki ja asenna Microsoft Office-yhteensopivat ODBC-ohjain kolmannen osapuolen fontteja, kuten valmistajan tietokannan. Asennusohjeet tietokannan toimittajalta.

    • OLAP-tietokannat eivät edellytä ODBC-ohjaimet. Kun asennat Microsoft Queryn, ohjaimet asennetaan tietokannoille, jotka on luotu käyttämällä Microsoft SQL Server Analysis Services. Muodosta yhteys muihin OLAP-tietokantoihin haluat asentaa tietojen tietolähteen ohjain ja asiakas.

  6. Valitse Yhdistäja anna tiedot, jotka tarvitaan yhteyden muodostamisessa tietolähteeseen. Tietokantojen, Excel-työkirjojen ja tekstitiedostoista tietoja annat määräytyy tietolähde, jota olet valinnut tyyppi. Sinulta pyydetään antamaan käyttäjänimi, salasana, tietokanta, jota käytät, tietokannan sijainti tai muut tietokannan tietoja version.

    Tärkeää: 

    • Käytä vahvoja salasanoja, jotka sisältävät isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita ja muita merkkejä. Heikoissa salasanoissa ei ole käytetty näitä tekijöitä. Vahva salasana: Y6dh!et5. Heikko salasana: House27. Salasanan tulee olla vähintään 8 merkin mittainen. Vielä parempi on käyttää vähintään 14 merkin pituista tunnuslausetta.

    • Salasanan muistaminen on kuitenkin tärkeää. Jos salasana unohtuu, Microsoft ei voi palauttaa sitä. Tallenna muistiin merkitsemäsi salasana sellaiseen turvalliseen paikkaan, ettei se ole samassa paikassa salasanalla suojattavaa sisältöä koskevien tietojen kanssa.

  7. Kun olet antanut tarvittavat tiedot, valitse OK tai ValmisLuo uusi tietolähde -valintaikkuna.

  8. Jos haluat tietyn taulukon näkyvän automaattisesti Ohjattu kyselyn luominen tietokannassa on taulukoita, valitse vaiheessa 4-ruutu ja valitse sitten taulukon, jossa haluat.

  9. Jos et halua kirjoittaa käyttäjätunnus ja salasana, kun käytät tietolähteen, valitse Tallenna Käyttäjätunnus ja salasana-tietolähteen määrityksen -valintaruutu. Tallennettua salasanaa ei ole salattu. Jos valintaruutu ei ole käytettävissä, Tarkista tietokannan järjestelmänvalvojalta määrittääksesi, onko tämä asetus otetaan käyttöön.

    Tietoturvahuomautus: Vältä kirjautumistietojen tallentamista, kun luot yhteyden tietolähteisiin. Nämä tiedot voidaan tallentaa pelkkänä tekstinä, ja tunkeilija voi käyttää tietoja ja vaarantaa tietolähteen turvallisuuden.

Kun olet tehnyt nämä vaiheet, tietolähteen nimi näkyy Valitse tietolähde -valintaikkunassa.

Käytä ohjattua kyselyn luomisen     Ohjattu kyselyn luominen on helppo ja yhdistää tietoja eri taulukoista ja tietokannan kentät. Ohjatun kyselyn luomisen käyttäminen, voit valita haluamasi taulukot ja kentät, jotka haluat sisällyttää. Sisäliitos (kyselytoiminto, joka määrittää kahden taulukon rivit yhdistetään perustuu samojen kenttäarvojen) luodaan automaattisesti, kun ohjattu toiminto tunnistaa perusavainkenttä taulukon ja kentän saman niminen toisessa taulukossa.

Voit myös ohjatun toiminnon, voit lajitella tulosjoukko ja yksinkertaisen suodatuksen tekemiseen. Ohjatun toiminnon viimeisessä vaiheessa voit palauttaa tiedot Exceliin tai tarkentaa Microsoft Queryn kysely. Kun olet luonut kyselyn, voit suorittaa sen joko Excelissä tai Microsoft Queryn.

Käynnistä ohjattu kyselyn luominen suorittamalla seuraavat vaiheet.

  1. Valitse tiedot -välilehden Nouda ulkoiset tiedot -ryhmässä muistalähteistä ja valitse sitten Microsoft Query.

  2. Varmista, että Käytä ohjattua kyselyn Luo ja muokkaa kyselyitä -valintaruutu on valittuna Valitse tietolähde -valintaikkunassa.

  3. Kaksoisnapsauta tietolähdettä, jota haluat käyttää.

    -tai-

    Valitse tietolähde, jota haluat käyttää, ja valitse sitten OK.

Työn suoraan Microsoft Queryn muuntyyppisten kyselyt     Jos haluat luoda monimutkaisemman kyselyn kuin kyselyn ohjatun toiminnon avulla voit työskennellä suoraan Microsoft Queryn. Voit käyttää Microsoft Queryn avulla voit tarkastella ja muuttaa kyselyt, että käynnistät ohjatun kyselyn luomisen tai luoda uusia kyselyitä ilman ohjattua. Käytä suoraan Microsoft Queryn, jos haluat luoda kyselyjä, jotka seuraavasti:

  • Valitse kentän tietyt tiedot     Jos tietokanta on suuri haluat ehkä valita soluihin kentän ja jättää pois tiedot, joita et tarvitse. Esimerkiksi jos tarvitset tietoja kaksi tuotteet-kenttä, joka sisältää useita tuotteita tietoja, voit tehdä ehto vain kaksi tuotteet, joita haluat tietojen valitseminen.

  • Hae tiedot eri ehtojen aina, kun suoritat kyselyn perusteella     Jos haluat luoda saman Excel-raportin tai useita kohtia yhteenveto samojen ulkoisten tietojen, kuten kunkin alueen erillisessä myyntiraportti – voit luoda parametrikysely. Kun suoritat parametrikyselyn, sinua kehotetaan arvo, jota käytetään ehtona tietueet tulevat valituiksi. Esimerkiksi parametrikyselyn voi pyytää sinua antamaan tietyn alueen ja tämän kyselyn luomiseen eri alueiden myyntiraporttien voi käyttää uudelleen.

  • Liittyminen tietoja eri tavoilla     Sisäliitokset, ohjattu kyselyn luominen luo ovat yleisimmät Liitostyypin käytetään kyselyjen luomisesta. Joskus, jota haluat käyttää eri Liitostyypin. Jos sinulla on tuotteen myyntitiedot taulukoksi ja taulukon asiakastiedot, sisäliitos (ohjatun kyselyn luomisen luoma tyyppi) estää asiakastietueiden hakemisen asiakkaille, joilla ei ole ostanut tuotteen. Microsoft Queryn avulla voit yhdistää nämä taulukot niin, että kaikki asiakkaan tietueet noudetaan yhdessä myyntitiedot asiakkaille, jotka ovat tehneet ostot.

Jos haluat aloittaa Microsoft Queryn, suorita seuraavat vaiheet.

  1. Valitse tiedot -välilehden Nouda ulkoiset tiedot -ryhmässä muistalähteistä ja valitse sitten Microsoft Query.

  2. Valitse tietolähde -valintaikkunassa Varmista, että Käytä ohjattua kyselyn Luo ja muokkaa kyselyitä -valintaruutu ei ole valittuna.

  3. Kaksoisnapsauta tietolähdettä, jota haluat käyttää.

    -tai-

    Valitse tietolähde, jota haluat käyttää, ja valitse sitten OK.

Kaaviomalleista ja kyselyjen jakaminen     Ohjattu kyselyn luominen ja Microsoft Queryn voit tallentaa kyselysi .dqy-tiedostona, jota voi muokata, käyttää ja jakaa. Excel voi avata .dqy-tiedostot suoraan, jotka sinä tai muut käyttäjät uusien tietoalueiden luominen saman kyselyn avulla.

Voit avata tallennetun kyselyn Excelistä seuraavasti:

  1. Valitse tiedot -välilehden Nouda ulkoiset tiedot -ryhmässä muistalähteistä ja valitse sitten Microsoft Query. Valitse tietolähde -valintaikkuna tulee näkyviin.

  2. Valitse Valitse tietolähde -valintaikkunan Kyselyt -välilehti.

  3. Kaksoisnapsauta tallennettua kyselyä, jonka haluat avata. Kyselyn näkyy Microsoft Queryn.

Jos haluat avata tallennetun kyselyn ja Microsoft Query on jo avoinna, valitse Microsoft Queryn Tiedosto -valikosta ja valitse sitten Avaa.

Jos .dqy aksoisnapsauta Excel avautuu, suorittaa kyselyn ja lisää sitten tulokset uuteen laskentataulukkoon.

Jos haluat jakaa Excel-yhteenvedon tai raportin, joka perustuu ulkoiset tiedot, voit antaa muille käyttäjille ulkoisen tietoalueen sisältävän työkirjan tai voit luoda malli. Mallin avulla voit tallentaa yhteenvedon tai raportin ilman ulkoisia tietoja niin, että tiedosto on pienempi. Ulkoisia tietoja haetaan, kun käyttäjä avaa raporttimallin.

Kun luot kyselyn ohjatun kyselyn luomisen tai Microsoft Queryn, voit palauttaa tiedot Excel-laskentataulukkoon. Tietojen tulee ulkoinen tietoalue tai Pivot-taulukkoraportti , voit muotoilla ja Päivitä.

Muotoilu noutaa tiedot     Excelissä voit käyttää työkaluja, kuten kaavioiden tai automaattisten välisummien esittäminen ja tietojen noutaminen Microsoft Queryn yhteenveto. Voit muotoilla tietoja ja että ne jäävät silti ulkoisten tietojen päivittämisen. Voit käyttää omia sarakeotsikoita sen sijaan, että kenttien nimet ja lisätä rivinumerot automaattisesti.

Excelissä voit muotoilla automaattisesti uuden lopussa kirjoittamasi tiedot vastaamaan edeltävien rivien alueen. Excelin automaattisesti myös kopioida kaavoja, jotka edeltävien rivien toistuva ja laajentaa ne riveille.

Huomautus: Jotta laajennetaan uusien rivien alueen muotoilut ja kaavat täytyy näkyä vähintään kolme viisi edeltäviä rivejä.

Voit ottaa tämän asetuksen (tai käytöstä) milloin tahansa:

  1. Valitse Tiedosto > Asetukset > Lisäasetukset.

    Valitse Excel 2007: Valitse Microsoft Office-painiketta , valitse Excelin asetuksetja valitse sitten Lisäasetukset -luokka.

  2. Valitse Muokkausasetukset -osiossa Jatka tietoalueen muotoilut ja kaavat -valintaruutu. Jos haluat poistaa käytöstä tietoalueen automaattisen muotoilun uudelleen, poista tämän valintaruudun valinta.

Ulkoisten tietojen päivittäminen     Ulkoisten tietojen päivittäminen, kun suoritat kyselyn, joka vastaa määritysten uusia tai muutettuja tietojen hakemiseen. Voit päivittää kyselyn Microsoft Queryn ja Excelissä. Excelissä on useita vaihtoehtoja kyselyjen tietojen päivitys aina, kun työkirja avataan ja päivittäminen automaattisesti säännöllisin väliajoin. Voit jatkaa työskentelyä Excelissä tietojen päivittämisen ja voit myös tarkistaa tilan samalla, kun tiedot päivitetään. Lisätietoja on artikkelissa yhdistettyjen (tuotujen) tietojen päivittäminen.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×