Ulkoisen tieto yhteyden päivittäminen Excelissä

Voit yhdistää Excel-työkirjan ulkoiseen tietolähteeseen, kuten SQL Server -tietokantaan, OLAP-kuutioon tai jopa toiseen Excel-työkirjaan. Yhteys voi näkyä työkirjassa taulukkona, Pivot-taulukkoraporttina tai Pivot-kaaviona.

Voit pitää työkirjan tiedot ajan tasalla päivittämällä linkin lähteeseensä. Aina kun päivität yhteyden näet viimeisimmät tiedot, myös uudet ja poistetut tiedot.

Tietoturvahuomautus: Yhteydet ulkoisiin tietoihin saattavat olla tällä hetkellä poissa käytöstä tieto koneessasi. Jos haluat päivittää tiedot, kun avaat työkirjan, sinun on otettava tieto yhteydet käyttöön käyttämällä valvonta keskus-palkkia tai sinun on lisättävä työkirja luotettuun sijaintiin. Lisä tietoja on Ohje aiheissa luotetun sijainnin lisääminen, poistaminen tai muokkaaminen, luotetun julkaisijan lisääminen, poistaminen tai tarkasteleminen sekä omien asetusten ja asetusten tarkasteleminen valvonta keskuksessa.

Useimmissa yhteyksissä napsauta mitä tahansa sen alueella tai taulukossa olevaa solua, joka käyttää yhteyttä, ja tee sitten jompikumpi seuraavista:

  • Vain valittujen tietojen päivittäminen   Paina ALT + F5 tai napsauta tiedot -väli lehden kyselyt & yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki-kohdan alla olevaa nuolta ja valitse sitten Päivitä.

    Valinta nauhan Päivitä-komentoon osoittava hiiri

  • Työkirjan kaikkien tietojen päivittäminen   Paina näppäin yhdistelmää CTRL + ALT + F5 tai valitse tiedot -väli lehden kyselyt & yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki.

    Hiiren osoitin Päivitä kaikki-painikkeen päällä

  • Yhteyden päivitys tavan tai käytön hallinta   Napsauta tiedot -väli lehdessä Päivitä kaikki-kohdan alla olevaa nuolta ja valitse sitten yhteyden ominaisuudet.

    Valinta nauhan yhteys ominaisuudet-komentoon osoittava hiiri

    Valitse avautuvassa valinta ikkunassa haluamasi asetukset käyttö -väli lehden Päivitä ohjaus objekti-kohdassa.

Joissakin päivitys toiminnoissa on oltava enemmän vaiheita, jotka on kuvattu seuraavissa kohdissa. Jos näet tieto lähteen luettelossa, tarkista sitä vastaava osa.

Voit päivittää ulkoisen tietoalueen automaattisesti työkirjan avaamisen yhteydessä. Vaihtoehtoisesti voit tallentaa työkirjan tallentamatta ulkoisia tietoja tiedoston koon pienentämiseksi.

  1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.

  2. Napsauta tiedot -väli lehden kyselyt & yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki-kohdan alla olevaa nuolta ja valitse sitten yhteyden ominaisuudet.

    Valinta nauhan yhteys ominaisuudet-komentoon osoittava hiiri

  3. Valitse yhteyden ominaisuudet-valinta ikkunan käyttö -väli lehden Päivitä ohjaus objekti-kohdassa Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan- valinta ruutu.

  4. Jos haluat tallentaa työkirjan kyselymäärityksen kanssa mutta ilman ulkoisia tietoja, valitse Poista tiedot ulkoisesta tietoalueesta ennen laskentataulukon tallentamista -valintaruutu.

  1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.

  2. Napsauta tiedot -väli lehden kyselyt & yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki-kohdan alla olevaa nuolta ja valitse sitten yhteyden ominaisuudet.

    Valinta nauhan yhteys ominaisuudet-komentoon osoittava hiiri

  3. Valitse Käyttö-välilehti.

  4. Valitse Päivitä joka -valintaruutu ja kirjoita sitten päivitystapahtumien välinen minuuttimäärä.

Jos työkirja on yhdistetty laajaan tietolähteeseen, sen päivittäminen voi viedä hiukan odotettua pidempään. Jos haluat tarkistaa päivityksen tilan tai peruuttaa päivityksen, tee jokin seuraavista:

  • Tarkista kyselyn tila   Excel-tilariville ilmestyy viesti, joka kertoo kyselyn olevan käynnissä. Tarkista kyselyn tila kaksoisnapsauttamalla viestiä.

  • Keskeytä taustalla tapahtuva päivitys   Jos haluat keskeyttää taustalla pyörivän kyselyn, kaksoisnapsauta tilarivillä olevaa kyselyn tilaviestiä, jolloin saat näkyviin Ulkoisten tietojen päivitys -valintaikkunan; valitse sitten Lopeta päivitys.

  • Lopeta kysely   Jos haluat lopettaa kyselyn taustapäivitysten ollessa poissa käytöstä, paina Esc-näppäintä.

Offline-kuutiotiedoston, joka luo tiedoston uudelleen palvelinkuutiosta saatavia uusimpia tietoja käyttäen, päivittäminen voi olla aikaa vievää ja vaatia paljon tilapäistä levytilaa. Käynnistä päivitys silloin, kun et tarvitse muita Excel-tiedostoja, ja varmista, että käytössäsi on riittävästi levytilaa tiedoston tallentamista varten.

  1. Napsauta Pivot-taulukkoa, joka on yhdistetty offline-kuutiotiedostoon.

  2. Napsauta tiedot -väli lehden kyselyt & yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki-kohdan alla olevaa nuolta ja valitse sitten Päivitä.

    Hiiren osoitin Päivitä kaikki-painikkeen päällä

  1. Napsauta työkirjan yhdistettyä solua ja valitse päivitettävät XML-määritykset.

  2. Jos Kehitystyökalut-välilehti ei ole käytettävissä, tuo se näyttöön seuraavasti:

    1. Valitse Tiedosto-välilehdessä Asetukset ja valitse sitten Muokkaa valintanauhaa.

    2. Valitse Päävälilehdet-kohdan Kehitystyökalut-valintaruutu ja valitse sitten OK.

  3. Valitse Kehitystyökalut-välilehden XML-ryhmässä Päivitä tiedot.

    XML-tietojen päivittäminen

Kun käytät Power Pivot-apuohjelmaa aiemmin tuotujen tietojen päivittämiseen, näet, onko päivitys onnistunut, epäonnistunut vai peruutettu.

Valitse Power Pivotaloitus > nouda ulkoiset tiedot > Päivitä tai Päivitä kaikki , jos haluat tuoda nykyisen taulukon tai kaikki tieto mallin taulukot uudelleen.

Päivityksen tila on ilmoitettu kullekin tieto mallissa käytelle yhteydelle. Mahdollisia tuloksia on kolme.

Tietojen päivityksen tilaviestit PowerPivotissa

"Onnistui"-raportit kuhunkin taulukkoon tuotujen rivien määrä.

"Virhe" voi ilmetä, jos tieto kanta on offline-tilassa, sinulla ei ole enää käyttö oikeuksia tai taulukko tai sarake poistetaan tai nimetään uudelleen lähteestä. Varmista, että tieto kanta on käytettävissä, ehkäpä luomalla uusi yhteys toiseen työkirjaan.

"Peruutettu" tarkoittaa, että Excel ei ole tehnyt päivitys pyyntöä, koska yhteyden päivitys on poistettu käytöstä.

Vihje:  Oletko jakamassa tätä työkirjaa niiden henkilöiden kanssa, jotka saattavat haluta päivittää tietoja? Auta työtovereita välttämään tietojen päivitys virheet muistuttamalla heitä pyytämään käyttö oikeuksia tietojen toimittaviin tieto lähteisiin.

Taulukon ominaisuudet Näytä tietojen päivityksessä käytetyt kyselyt

Tietojen päivitys on yksinkertaisesti uudelleenreititä uudelleen sama kysely, jota käytettiin tietojen noudamiseksi ensimmäisessä paikassa. Voit tarkastella kyselyä ja toisinaan muokata sitä tarkastelemalla taulukon ominaisuuksia Power Pivot-ikkunassa.

  1. Jos haluat nähdä tietojen päivityksessä käytetyn kyselyn, avaa Power Pivot-ikkuna valitsemalla Power Pivot > hallinta .

  2. Valitse rakenne > taulukon ominaisuudet.

  3. Siirry kysely Editoriin, jos haluat tarkastella pohjana olevaa kyselyä.

Kyselyt eivät ole näkyvissä kaikissa tieto lähde tyypissä. Esimerkiksi kyselyitä ei näytetä tieto syötteiden tuonnissa.

Yhteyden ominaisuudet, jotka peruuttavat tietojen päivittämisen

Excelissä voit määrluoda yhteyden ominaisuudet, jotka määrittävät tietojen päivityksen tiheyden. Jos päivitys ei ole sallittu tietyssä yhteydessä, saat peruutus ilmoituksen, kun suoritat päivityksen kaikki -tai yrität päivittää tiettyä yhteyttä käyttävää taulukkoa.

  1. Jos haluat tarkastella yhteyden ominaisuuksia, Valitse Excelissä tiedot > kyselyt & yhteydet , jos haluat tarkastella kaikkien työkirjassa käytettävien yhteyksien luetteloa.

  2. Napsauta yhteyttä hiiren kakkos painikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet.

  3. Jos käyttö-kohdan Päivitä-valinta ruutu on poistettu, jos haluat päivittää tämän yhteyden Päivitä kaikki-kohdassa,saat peruutuksen, kun yrität päivittää kaikkiPower Pivot-ikkunassa.

Tietojen päivittäminen SharePoint Server 2013

SharePoint Server 2013: ssä voit ajoittaa automaattisen tietojen päivityksen palvelimeen, mutta se edellyttää, että SharePoint 2013- Power Pivot asennetaan ja määritetään SharePoint-ympäristöön. Tarkista SharePoint-järjestelmänvalvojalta, onko ajoitettu tietojen päivitys saatavilla.

Kun kartassa käyttämäsi tiedot muuttuvat, voit päivittää ne manuaalisesti 3D Maps -kartoissa. Muutokset näkyvät sen jälkeen kartassa. Toimi seuraavasti:

  • Valitse 3D Maps -kartoissa Aloitus > Päivitä tiedot.

Aloitus-välilehden Päivitä tiedot -toiminto

Tietojen lisääminen Power Mapiin

Voit lisätä 3D Maps -karttoihin uusia tietoja seuraavastiPower Map:

  1. Siirry 3D Maps -kartoissa karttaan, johon haluat lisätä tietoja.

  2. Jätä 3D Maps -ikkuna auki, napsauta Excelissä ja valitse lisättävät laskentataulukon tiedot.

  3. Valitse Excelin valintanauhassa Lisää > Kartta-nuoli > Lisää valitut tiedot Power Mapiin.

Valittujen tietojen lisääminen Power Map -komentoon

Lisätyt tiedot päivittyvät 3D Maps -karttoihin automaattisesti.

Excel Services-palveluissa näkyvän Microsoft Office Excel-työkirjan tiedot voivat olla perä isin kahdesta eri sijainnista. Tiedot voidaan tallentaa suoraan työkirjaan tai ne voidaan tallentaa ulkoiseen tieto lähteeseen, kuten tieto kantaan tai OLAP (Online Analytical Processing)-kuutioon.

Jos tiedot ovat perä isin ulkoisesta tieto lähteestä, työkirjan tekijä tai järjestelmänvalvoja on määrittänyt yhteys tiedot, usein Office-tieto yhteys tiedostossa (. odc), jossa kerrotaan, miten voit etsiä, kirja utua sisään, tehdä kyselyitä ja käyttää ulkoista tieto lähdettä.

Kun olet muodostanut yhteyden ulkoiseen tieto lähteeseen Excel Services-palveluissa, voit noutaa päivitetyt tiedot suorittamalla päivitys toiminnon. Aina kun päivität tietoja, saat näkyviin tietojen uusimman version, mukaan lukien tiedot, jotka on tehty tietojen viimeisimmän päivityksen jälkeen.

Tietoja tietojen päivittämisestä

Seuraavassa kuvassa selitetään ulkoiseen tietolähteeseen yhteydessä olevien tietojen päivittämisen perusprosessi.

Ulkoisten tietojen päivittämisen perusprosessi

  1. Päivitys toiminto saa ajantasaista tietoa.

  2. Yhteys tiedostoon, joka on usein tallennettuna, määritetään kaikki tiedot, joita tarvitaan ulkoisen tieto lähteen tietojen käyttämiseen ja hakemiseen.

  3. Käytettävissä on useita tieto lähteitä, kuten OLAP, SQL Server, OLEDB-palveluntarjoajat ja ODBC-ohjaimet.

  4. Nykyiseen työkirjaan on lisätty ajantasaista tietoa.

Lisä tietoja turvallisuusongelmista

Kun olet muodostanut yhteyden ulkoiseen tieto lähteeseen ja yrität päivittää tietoja, on tärkeää tiedostaa mahdolliset tieto turva ongelmat ja tietää, mitä voit tehdä tieto turvaan liittyvissä kysymyksissä.

Tieto yhteys tiedostossa on usein vähintään yksi kysely, jota käytetään ulkoisiin tietoihin päivittämiseen. Korvaamalla tämän tiedoston käyttäjä, jolla on haitallinen tarkoitus, voi suunnitella kyselyn, joka käyttää luottamuksellisia tietoja ja levittää sitä muille käyttäjille tai suorittaa muita haitallisia toimintoja. Siksi on tärkeää varmistaa, että:

  • Yhteys tiedoston on luonut luotettava yksilö.

  • Yhteys tiedosto on suojattu, ja se on perä isin luotetusta tieto yhteys kirjastosta (DCL).

Tietoturvahuomautus: Ulkoisen tieto lähteen käyttäminen edellyttää yleensä tunniste tietoja (kuten käyttäjä nimeä ja Sala sanaa), joita käytetään käyttäjän todentamiseen. Varmista, että nämä tunniste tiedot tarjotaan sinulle turvallisella ja turvallisella tavalla ja että et vahingossa paljasta näitä tunniste tietoja muille.

Tietojen päivitys tavan hallinta

Voit määrittää, miten voit päivittää ulkoisen tieto lähteen tiedot jollakin seuraavista tavoista:

  • Päivitä avattaessa   Microsoft Office Excel 2007 työkirjan tekijä voi luoda työkirjan, joka päivittää ulkoiset tiedot automaattisesti, kun työkirja avataan valitsemalla Päivitä tiedot, kun avaat tiedoston- valinta ruudun yhteyden ominaisuudet -valinta ikkunassa. (Valitse tiedot -väli lehden yhteydet -ryhmästä yhteydet, valitse yhteys, valitse Ominaisuudet, valitse käyttö -väli lehti ja valitse sitten Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan.) Tässä tapa uksessa Excel Services päivittää tiedot aina, ennen kuin se näyttää työkirjan ja luo uuden istunnon. Jos työkirjan tekijä tyhjentää päivitys tiedot, kun avaat tiedoston- valinta ruudun, työkirjan väli muistiin tallennetut tiedot tulevat näkyviin, eli kun käyttäjä päivittää tiedot manuaalisesti, käyttäjä näkee nykyisen istunnon aikana päivitetyt tiedot, mutta tietoja ei tallenneta työkirjaan. Jos haluat varmistaa, että ajan tasalla olevat tiedot tulevat aina näkyviin, kun avaat työkirjan Excel Services-palveluissa, valitse Päivitä tiedot, kun avaat tiedoston- valinta ruutu Office Excelillä.

    Jos käytät Office-tieto yhteys tiedostoa (. odc), varmista, että olet määrittänyt yhteyden ominaisuudet -valinta ikkunan Käytä aina yhteys tiedostoa -valinta ruudun (Valitse tiedot -väli lehden yhteydet -ryhmässä yhteydet, valitse yhteys, valitse Ominaisuudet, valitse määritys -väli lehti ja valitse sitten Käytä aina yhteys tiedostoa).

    Luotetut tiedoston sijainti-sivuston asetukset, lyhyt istunnon aika katkaisu ja ulkoisen tiedon väli muistin käyttöikävoivat vaikuttaa myös päivitys toimintoihin. Lisä tietoja saat järjestelmänvalvojalta tai Microsoft Office SharePoint Serverin keskitetyn hallinnan ohje järjestelmästä.

  • Manuaalinen päivitys   

    Huomautus: Voit päivittää pivot-taulukko raportin manuaalisesti.

    1. Valitse pivot-taulukko raportin solu.

    2. Valitse Excel Web Access-työkalu rivin Päivitä -valikosta Päivitä valittu yhteys.

      Huomautukset: 

      • Mikä tahansa vuorovaikutteinen toiminto, joka aiheuttaa OLAP-tieto lähteen uudelleenkyselyn, käynnistää manuaalisen päivitys toiminnon.

      • Jos tämä päivitys -komento ei ole näkyvissä, verkko-osan tekijä on poistanut Päivitä valittu yhteys-, Päivitä kaikki yhteydet- ominaisuuden. Lisä tietoja on kohdassa Excel Web Access-verkko-osan mukautetut ominaisuudet.

  • Päivitä kaikki yhteydet   Valitse Excel Web Access-työkalu rivin Päivitä -valikosta Päivitä kaikki yhteydet.

  • Kausittainen päivitys   Office Excel 2007 avulla työkirjan tekijä voi määrittää, että tiedot päivittyvät automaattisesti määritetyllä aika välillä työkirjan kunkin yhteyden avaamisen jälkeen. Esimerkiksi varasto tieto kanta voidaan päivittää tunnin välein, joten työkirjan tekijä on määrittänyt työkirjan päivittymään automaattisesti 60 minuutin välein.

    WWW-osan tekijä voi valita tai poistaa käytöstä Salli Excel Web Access-kausi tietojen päivitys -ominaisuuden, jos haluat ottaa tämän kausittaisen päivitys toiminnon käyttöön tai poistaa sen valinnan, jos työkirjan tekijä on määrittänyt ominaisuuden. Kun aika väli kuluu, Excel Web Access-verkko-osan alaosassa näkyy oletusarvoisesti seuraava päivitys-ilmoitus kehote:

    Päivitetäänkö <yhteys luettelon tiedot>? Nyt Aina (Älä kysy uudestaan)

    Excel Web Access-WWW-osan tekijä voi myös määrittää näytön kausittaisen tietojen päivityksen kehote -ominaisuuden, jonka avulla voit hallita sitä sanoman toimintoa, joka tulee näkyviin, kun Excel Services suorittaa kausittaisen tietojen päivityksen istunnon aikana:

    • Aina     tarkoittaa, että viestissä näkyy kehote kullakin aika välillä.

    • Voit myös     tarkoittaa, että käyttäjä voi halutessaan jatkaa säännöllistä päivittämistä näyttämättä viestiä.

    • Koskaan     tarkoittaa, että Excel Web Access suorittaa kausittaisen päivityksen näyttämättä viestiä tai kehotusta.

    Lisä tietoja on kohdassa Excel Web Access-verkko-osan mukautetut ominaisuudet.

  • Päivityksen peruuttaminen   Koska päivitys toiminto voi kestää odotettua kauemmin, voit peruuttaa sen. Kun päivitys toiminto tapahtuu, Excel Services näyttää viestin, jossa on kehote. Keskeytä toiminto valitsemalla Peruuta , jotta voit viimeistellä päivitys toiminnon entistä kätevämmin. Kyselyjen palauttamat tiedot, ennen kuin peruutit päivitys toiminnon, tulevat näkyviin.

Tallennetut salasanat eivät ole salattuja, joten emme suosittele niiden käyttöä. Jos tietolähde tarvitsee salasana siihen yhdistämistä varten, voit pyytää käyttäjiä kirjoittamaan salasanan, ennen kuin he voivat päivittää ulkoisen tietoalueen. Seuraava toiminto ei koske tietoja, jotka ovat peräisin tekstitiedostosta (.txt) tai WWW-kyselystä (.iqy).

Käytä vahvoja salasanoja, jotka sisältävät isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita ja muita merkkejä. Heikoissa salasanoissa ei ole käytetty näitä osia. Esimerkki vahvasta salasanasta: Y6dh!et5. Heikko salasana: Talo27. Salasanassa on hyvä olla vähintään kahdeksan merkkiä. Yli 14-merkkinen salasana on jo hyvä salasana.

Salasanan muistaminen on kuitenkin tärkeää. Jos salasana unohtuu, Microsoft ei voi palauttaa sitä. Tallenna muistiin merkitsemäsi salasana sellaiseen turvalliseen paikkaan, ettei se ole samassa paikassa salasanalla suojattavaa sisältöä koskevien tietojen kanssa.

  1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.

  2. Valitse tiedot -väli lehden kyselyt & yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikkija valitse sitten yhteyden ominaisuudet.

    Yhteyden ominaisuudet

  3. Valitse Määritys-välilehti ja poista sitten Tallenna salasana -valintaruudun valinta.

Huomautus: Excel pyytää salasanaa vain ensimmäisellä kerralla, kun ulkoinen tietoalue päivitetään kunkin Excel-istunnon aikana. Kun käynnistät Excelin seuraavan kerran, sinulta pyydetään salasanaa uudelleen, jos avaat kyselyn sisältävän työkirjan ja yrität päivittää tietoja.

Erityisen laajojen tietokokonaisuuksien kohdalla voit harkita taustalla tapahtuvaa päivittämistä. Kun päivittäminen tapahtuu taustalla, sinun ei tarvitse odottaa päivittämisen loppumista useita minuutteja, vaan voit toimia sen aikana vapaasti.

  1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.

  2. Valitse tiedot -väli lehden kyselyt & yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikkija valitse sitten yhteyden ominaisuudet.

    Valinta nauhan yhteys ominaisuudet-komentoon osoittava hiiri

    Huomautus: OLAP-kyselyä ei voi suorittaa taustalla.

    Huomautus: Et voi suorittaa kyselyä sellaisen tietoyhteyden kohdalla, joka noutaa tietomallin tiedot.

  3. Valitse Käyttö-välilehti.

  4. Valitse Salli päivittäminen taustalla -valintaruutu, kun haluat suorittaa kyselyn taustalla. Poista valintaruudun valinta, kun haluat suorittaa kyselyn odotettaessa.

    Kun tallennat kyselyn sisältävän makron, Excel ei suorita kyselyä taustalla. Jos haluat muuttaa tallennettua makroa siten, että kysely suoritetaan taustalla, muokkaa makroa Visual Basic -editoriissa. Voit muuttaa Kyselytaulukot-objektin päivitystavan tavasta BackgroundQuery :=False tapaan BackgroundQuery := True.

Useimmissa yhteyksissä napsauta mitä tahansa sen alueella tai taulukossa olevaa solua, joka käyttää yhteyttä, ja tee sitten jompikumpi seuraavista:

  • Vain valittujen tietojen päivittäminen   Paina ALT + F5 tai napsauta tiedot -väli lehden yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki-kohdan alla olevaa nuolta ja valitse sitten Päivitä.

    Valinta nauhan Päivitä-komentoon osoittava hiiri

  • Työkirjan kaikkien tietojen päivittäminen   Paina näppäin yhdistelmää CTRL + ALT + F5 tai valitse tiedot -väli lehden yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki.

    Hiiren osoitin Päivitä kaikki-painikkeen päällä

  • Yhteyden päivitys tavan tai käytön hallinta   Napsauta tiedot -väli lehden yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki-kohdan alapuolella olevaa nuolta ja valitse sitten yhteyden ominaisuudet.

    Valinta nauhan yhteys ominaisuudet-komentoon osoittava hiiri

    Valitse avautuvassa valinta ikkunassa haluamasi asetukset käyttö -väli lehden Päivitä ohjaus objekti-kohdassa.

Joissakin päivitys toiminnoissa on oltava enemmän vaiheita, jotka on kuvattu seuraavissa kohdissa. Jos näet tieto lähteen luettelossa, tarkista sitä vastaava osa.

Voit päivittää ulkoisen tietoalueen automaattisesti työkirjan avaamisen yhteydessä. Vaihtoehtoisesti voit tallentaa työkirjan tallentamatta ulkoisia tietoja tiedoston koon pienentämiseksi.

  1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki ja valitse sitten Yhteyden ominaisuudet.

    Yhteyden ominaisuudet

  1. Valitse Käyttö-välilehti.

  2. Valitse Päivitysasetukset-kohdan Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan -valintaruutu.

  3. Jos haluat tallentaa työkirjan kyselymäärityksen kanssa mutta ilman ulkoisia tietoja, valitse Poista tiedot ulkoisesta tietoalueesta ennen laskentataulukon tallentamista -valintaruutu.

  1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki ja valitse sitten Yhteyden ominaisuudet.

    Yhteyden ominaisuudet

  3. Valitse Käyttö-välilehti.

  4. Valitse Päivitä joka -valintaruutu ja kirjoita sitten päivitystapahtumien välinen minuuttimäärä.

Tallennetut salasanat eivät ole salattuja, joten emme suosittele niiden käyttöä. Jos tietolähde tarvitsee salasana siihen yhdistämistä varten, voit pyytää käyttäjiä kirjoittamaan salasanan, ennen kuin he voivat päivittää ulkoisen tietoalueen. Seuraava toiminto ei koske tietoja, jotka ovat peräisin tekstitiedostosta (.txt) tai WWW-kyselystä (.iqy).

Käytä vahvoja salasanoja, jotka sisältävät isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita ja muita merkkejä. Heikoissa salasanoissa ei ole käytetty näitä osia. Esimerkki vahvasta salasanasta: Y6dh!et5. Heikko salasana: Talo27. Salasanassa on hyvä olla vähintään kahdeksan merkkiä. Yli 14-merkkinen salasana on jo hyvä salasana.

Salasanan muistaminen on kuitenkin tärkeää. Jos salasana unohtuu, Microsoft ei voi palauttaa sitä. Tallenna muistiin merkitsemäsi salasana sellaiseen turvalliseen paikkaan, ettei se ole samassa paikassa salasanalla suojattavaa sisältöä koskevien tietojen kanssa.

  1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki ja valitse sitten Yhteyden ominaisuudet.

    Yhteyden ominaisuudet

  3. Valitse Määritys-välilehti ja poista sitten Tallenna salasana -valintaruudun valinta.

Huomautus: Excel pyytää salasanaa vain ensimmäisellä kerralla, kun ulkoinen tietoalue päivitetään kunkin Excel-istunnon aikana. Kun käynnistät Excelin seuraavan kerran, sinulta pyydetään salasanaa uudelleen, jos avaat kyselyn sisältävän työkirjan ja yrität päivittää tietoja.

Erityisen laajojen tietokokonaisuuksien kohdalla voit harkita taustalla tapahtuvaa päivittämistä. Kun päivittäminen tapahtuu taustalla, sinun ei tarvitse odottaa päivittämisen loppumista useita minuutteja, vaan voit toimia sen aikana vapaasti.

  1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki ja valitse sitten Yhteyden ominaisuudet.

    Yhteyden ominaisuudet

    Huomautus: OLAP-kyselyä ei voi suorittaa taustalla.

    Huomautus: Et voi suorittaa kyselyä sellaisen tietoyhteyden kohdalla, joka noutaa tietomallin tiedot.

  3. Valitse Käyttö-välilehti.

  4. Valitse Salli päivittäminen taustalla -valintaruutu, kun haluat suorittaa kyselyn taustalla. Poista valintaruudun valinta, kun haluat suorittaa kyselyn odotettaessa.

    Kun tallennat kyselyn sisältävän makron, Excel ei suorita kyselyä taustalla. Jos haluat muuttaa tallennettua makroa siten, että kysely suoritetaan taustalla, muokkaa makroa Visual Basic -editoriissa. Voit muuttaa Kyselytaulukot-objektin päivitystavan tavasta BackgroundQuery :=False tapaan BackgroundQuery := True.

Jos työkirja on yhdistetty laajaan tietolähteeseen, sen päivittäminen voi viedä hiukan odotettua pidempään. Jos haluat tarkistaa päivityksen tilan tai peruuttaa päivityksen, tee jokin seuraavista:

  • Tarkista kyselyn tila    Excel-tilariville ilmestyy viesti, joka kertoo kyselyn olevan käynnissä. Kaksoisnapsauta Taustapäivitys-kuvaketta ja tarkasta kyselyn tila.

  • Keskeytä taustalla tapahtuva päivitys    Jos haluat keskeyttää taustalla pyörivän kyselyn, kaksoisnapsauta tilarivillä olevaa kyselyn tilaviestiä, jolloin saat näkyviin Ulkoisten tietojen päivitys -valintaikkunan; valitse sitten Lopeta päivitys.

  • Lopeta kysely    Jos haluat lopettaa kyselyn taustapäivitysten ollessa poissa käytöstä, paina Esc-näppäintä.

Jos käytit & muunnos-toimintoa teksti tiedostoon, muita vaiheita ei tarvita. Jos olet tuonut teksti tiedoston, päivitys vaiheet ovat seuraavat:

  1. Napsauta mitä tahansa alueen tai taulukon solua, joka sisältää linkin tuotuun tekstitiedostoon.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmässä Päivitä kaikki.

    Valinta nauhan Päivitä-komentoon osoittava hiiri

    Jos haluat päivittää vain valitut tiedot, valitse Päivitä.

    Voit myös napsauttaa alueen tai taulukon solua hiiren kakkospainikkeella ja valita Päivitä.

  3. Etsi tekstitiedosto Tuo tekstitiedosto -valintaikkunassa ja valitse sitten Tuo.

Offline-kuutiotiedoston, joka luo tiedoston uudelleen palvelinkuutiosta saatavia uusimpia tietoja käyttäen, päivittäminen voi olla aikaa vievää ja vaatia paljon tilapäistä levytilaa. Käynnistä päivitys silloin, kun et tarvitse muita Excel-tiedostoja, ja varmista, että käytössäsi on riittävästi levytilaa tiedoston tallentamista varten.

  1. Napsauta Pivot-taulukkoa, joka on yhdistetty offline-kuutiotiedostoon.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki ja valitse sitten Päivitä.

    Valinta nauhan Päivitä-komentoon osoittava hiiri

  1. Napsauta työkirjan yhdistettyä solua ja valitse päivitettävät XML-määritykset.

  2. Jos Kehitystyökalut-välilehti ei ole käytettävissä, tuo se näyttöön seuraavasti:

    1. Valitse Tiedosto-välilehdessä Asetukset ja valitse sitten Muokkaa valintanauhaa.

    2. Valitse Päävälilehdet-kohdan Kehitystyökalut-valintaruutu ja valitse sitten OK.

  3. Valitse Kehitystyökalut-välilehden XML-ryhmässä Päivitä tiedot.

    XML-tietojen päivittäminen

  • Valitse tiedot -väli lehden yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki.

Jos sinulla on useita yhteyksiä ja haluat päivittää vain tietyn, valitse mikä tahansa tieto alueella oleva solu, napsauta Päivitä kaikki-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse Päivitä.

Valinta nauhan Päivitä-komentoon osoittava hiiri

Yhteyden päivitys tavan tai käytön hallinta

  1. Napsauta mitä tahansa solua, joka sisältää yhdistetyt tiedot.

  2. Napsauta tiedot -väli lehden yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse yhteyden ominaisuudet.

    Yhteyden ominaisuudet

  3. Valitse käyttö -väli lehdessä asetukset, joita haluat muuttaa.

    Erittäin suurten tieto joukkojen kohdalla kannattaa tarkistaa Ota käyttöön taustan päivitys -asetus. Tämä palauttaa Excelin hallinta oikeuden heti, kun päivitys alkaa, eikä odota, että päivitys päättyy.

Päivityksen etenemisen tarkistaminen tai päivityksen peruuttaminen

Jos työkirja on yhdistetty laajaan tietolähteeseen, sen päivittäminen voi viedä hiukan odotettua pidempään. Jos haluat tarkistaa päivityksen tilan tai peruuttaa päivityksen, tee jokin seuraavista:

  • Tarkista kyselyn tila    Excel-tilariville ilmestyy viesti, joka kertoo kyselyn olevan käynnissä. Tarkista kyselyn tila kaksoisnapsauttamalla viestiä.

  • Keskeytä taustalla tapahtuva päivitys    Jos haluat keskeyttää taustalla pyörivän kyselyn, kaksoisnapsauta tilarivillä olevaa kyselyn tilaviestiä, jolloin saat näkyviin Ulkoisten tietojen päivitys -valintaikkunan; valitse sitten Lopeta päivitys.

  • Lopeta kysely    Jos haluat lopettaa kyselyn taustapäivitysten ollessa poissa käytöstä, paina Esc-näppäintä.

Kun käytät Power Pivot-apuohjelmaa aiemmin tuotujen tietojen päivittämiseen, näet, onko päivitys onnistunut, epäonnistunut vai peruutettu.

Valitse Power Pivotaloitus > nouda ulkoiset tiedot > Päivitä tai Päivitä kaikki , jos haluat tuoda nykyisen taulukon tai kaikki tieto mallin taulukot uudelleen.

Päivityksen tila on ilmoitettu kullekin tieto mallissa käytelle yhteydelle. Mahdollisia tuloksia on kolme.

Tietojen päivityksen tilaviestit PowerPivotissa

"Onnistui"-raportit kuhunkin taulukkoon tuotujen rivien määrä.

"Virhe" voi ilmetä, jos tieto kanta on offline-tilassa, sinulla ei ole enää käyttö oikeuksia tai taulukko tai sarake poistetaan tai nimetään uudelleen lähteestä. Varmista, että tieto kanta on käytettävissä, ehkäpä luomalla uusi yhteys toiseen työkirjaan.

"Peruutettu" tarkoittaa, että Excel ei ole tehnyt päivitys pyyntöä, koska yhteyden päivitys on poistettu käytöstä.

Vihje:  Oletko jakamassa tätä työkirjaa niiden henkilöiden kanssa, jotka saattavat haluta päivittää tietoja? Auta työtovereita välttämään tietojen päivitys virheet muistuttamalla heitä pyytämään käyttö oikeuksia tietojen toimittaviin tieto lähteisiin.

Taulukon ominaisuudet Näytä tietojen päivityksessä käytetyt kyselyt

Tietojen päivitys on yksinkertaisesti uudelleenreititä uudelleen sama kysely, jota käytettiin tietojen noudamiseksi ensimmäisessä paikassa. Voit tarkastella kyselyä ja toisinaan muokata sitä tarkastelemalla taulukon ominaisuuksia Power Pivot-ikkunassa.

  1. Jos haluat nähdä tietojen päivityksessä käytetyn kyselyn, avaa Power Pivot-ikkuna valitsemalla Power Pivot > hallinta .

  2. Valitse rakenne > taulukon ominaisuudet.

  3. Siirry kysely Editoriin, jos haluat tarkastella pohjana olevaa kyselyä.

Kyselyt eivät ole näkyvissä kaikissa tieto lähde tyypissä. Esimerkiksi kyselyitä ei näytetä tieto syötteiden tuonnissa.

Yhteyden ominaisuudet, jotka peruuttavat tietojen päivittämisen

Excelissä voit määrluoda yhteyden ominaisuudet, jotka määrittävät tietojen päivityksen tiheyden. Jos päivitys ei ole sallittu tietyssä yhteydessä, saat peruutus ilmoituksen, kun suoritat päivityksen kaikki -tai yrität päivittää tiettyä yhteyttä käyttävää taulukkoa.

  1. Jos haluat tarkastella yhteyden ominaisuuksia, Valitse Excelissä tieto > yhteydet , jotta näet luettelon kaikista työkirjassa käytetyistä yhteyksistä.

  2. Valitse yhteys ja valitse sitten Ominaisuudet.

  3. Jos käyttö-kohdan Päivitä-valinta ruutu on poistettu, jos haluat päivittää tämän yhteyden Päivitä kaikki-kohdassa,saat peruutuksen, kun yrität päivittää kaikkiPower Pivot-ikkunassa.

Tietojen päivittäminen SharePoint Server 2013

SharePoint Server 2013: ssä voit ajoittaa automaattisen tietojen päivityksen palvelimeen, mutta se edellyttää, että SharePoint 2013- Power Pivot asennetaan ja määritetään SharePoint-ympäristöön. Tarkista SharePoint-järjestelmänvalvojalta, onko ajoitettu tietojen päivitys saatavilla.

Huomautus: Power Query Editor on osa Get & Transform-muuntotoimintoa. Lisätietoja on artikkelissa Excel 2016:n haku- ja muuntotoiminnot.

Power Query-editorilla voit päivittää kyselyn ja tuoda uusimmat tiedot taulukkoon tarvitsematta luoda kyselyä uudelleen.

Kyselyn päivittäminen:

  1. Valitse hae & muunna > Näytä kyselyt.

  2. Valitse työkirja kyselyt -ruudussa kysely, jonka haluat päivittää.

  3. Valitse Power Query-editorin valinta nauhassa aloitus > kysely > Päivitä esikatselu.

Kyselyeditori-valintanauha

Kun kartassa käyttämäsi tiedot muuttuvat, voit päivittää ne manuaalisesti 3D Maps -kartoissa. Muutokset näkyvät sen jälkeen kartassa. Toimi seuraavasti:

  • Valitse 3D Maps -kartoissa Aloitus > Päivitä tiedot.

Aloitus-välilehden Päivitä tiedot -toiminto

Tietojen lisääminen Power Mapiin

Voit lisätä 3D Maps -karttoihin uusia tietoja seuraavastiPower Map:

  1. Siirry 3D Maps -kartoissa karttaan, johon haluat lisätä tietoja.

  2. Jätä 3D Maps -ikkuna auki, napsauta Excelissä ja valitse lisättävät laskentataulukon tiedot.

  3. Valitse Excelin valintanauhassa Lisää > Kartta-nuoli > Lisää valitut tiedot Power Mapiin.

Valittujen tietojen lisääminen Power Map -komentoon

Lisätyt tiedot päivittyvät 3D Maps -karttoihin automaattisesti.

Excel Services-palveluissa näkyvän Microsoft Office Excel-työkirjan tiedot voivat olla perä isin kahdesta eri sijainnista. Tiedot voidaan tallentaa suoraan työkirjaan tai ne voidaan tallentaa ulkoiseen tieto lähteeseen, kuten tieto kantaan tai OLAP (Online Analytical Processing)-kuutioon.

Jos tiedot ovat perä isin ulkoisesta tieto lähteestä, työkirjan tekijä tai järjestelmänvalvoja on määrittänyt yhteys tiedot, usein Office-tieto yhteys tiedostossa (. odc), jossa kerrotaan, miten voit etsiä, kirja utua sisään, tehdä kyselyitä ja käyttää ulkoista tieto lähdettä.

Kun olet muodostanut yhteyden ulkoiseen tieto lähteeseen, voit noutaa päivitetyt tiedot suorittamalla päivitys toiminnon. Aina kun päivität tietoja, saat näkyviin tietojen uusimman version, mukaan lukien tiedot, jotka on tehty tietojen viimeisimmän päivityksen jälkeen.

Tietoja tietojen päivittämisestä

Seuraavassa kuvassa selitetään ulkoiseen tietolähteeseen yhteydessä olevien tietojen päivittämisen perusprosessi.

Ulkoisten tietojen päivittämisen perusprosessi

  1. Päivitys toiminto saa ajantasaista tietoa.

  2. Yhteys tiedostoon, joka on usein tallennettuna, määritetään kaikki tiedot, joita tarvitaan ulkoisen tieto lähteen tietojen käyttämiseen ja hakemiseen.

  3. Käytettävissä on useita tieto lähteitä, kuten OLAP, SQL Server, OLEDB-palveluntarjoajat ja ODBC-ohjaimet.

  4. Nykyiseen työkirjaan on lisätty ajantasaista tietoa.

Lisä tietoja turvallisuusongelmista

Kun olet muodostanut yhteyden ulkoiseen tieto lähteeseen ja yrität päivittää tietoja, on tärkeää tiedostaa mahdolliset tieto turva ongelmat ja tietää, mitä voit tehdä tieto turvaan liittyvissä kysymyksissä.

Tieto yhteys tiedostossa on usein vähintään yksi kysely, jota käytetään ulkoisiin tietoihin päivittämiseen. Korvaamalla tämän tiedoston käyttäjä, jolla on haitallinen tarkoitus, voi suunnitella kyselyn, joka käyttää luottamuksellisia tietoja ja levittää sitä muille käyttäjille tai suorittaa muita haitallisia toimintoja. Siksi on tärkeää varmistaa, että:

  • Yhteys tiedoston on luonut luotettava yksilö.

  • Yhteys tiedosto on suojattu, ja se on perä isin luotetusta tieto yhteys kirjastosta (DCL).

Lisä tietoja siitä, miten järjestelmänvalvoja voi muokata yhteys tiedostoja, luoda luotettavia sijainteja ja suojata yhteys tiedostoja, on Microsoft Office Excel 2007-ohjeessa ja Office SharePoint Serverin keskitetyn hallinnan ohjeessa.

Tietoturvahuomautus: Ulkoisen tieto lähteen käyttäminen edellyttää yleensä tunniste tietoja (kuten käyttäjä nimeä ja Sala sanaa), joita käytetään käyttäjän todentamiseen. Varmista, että nämä tunniste tiedot tarjotaan sinulle turvallisella ja turvallisella tavalla ja että et vahingossa paljasta näitä tunniste tietoja muille.

Tietojen päivitys tavan hallinta

Voit määrittää, miten voit päivittää ulkoisen tieto lähteen tiedot jollakin seuraavista tavoista:

  • Päivitä avattaessa   Microsoft Office Excel 2007 työkirjan tekijä voi luoda työkirjan, joka päivittää ulkoiset tiedot automaattisesti, kun työkirja avataan valitsemalla Päivitä tiedot, kun avaat tiedoston- valinta ruudun yhteyden ominaisuudet -valinta ikkunassa. (Valitse tiedot -väli lehden yhteydet -ryhmästä yhteydet, valitse yhteys, valitse Ominaisuudet, valitse käyttö -väli lehti ja valitse sitten Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan.) Tässä tapa uksessa Excel Services päivittää tiedot aina, ennen kuin se näyttää työkirjan ja luo uuden istunnon. Jos työkirjan tekijä tyhjentää päivitys tiedot, kun avaat tiedoston- valinta ruudun, työkirjan väli muistiin tallennetut tiedot tulevat näkyviin, eli kun käyttäjä päivittää tiedot manuaalisesti, käyttäjä näkee nykyisen istunnon aikana päivitetyt tiedot, mutta tietoja ei tallenneta työkirjaan. Jos haluat varmistaa, että ajan tasalla olevat tiedot tulevat aina näkyviin, kun avaat työkirjan Excel Services-palveluissa, valitse Päivitä tiedot, kun avaat tiedoston- valinta ruutu Office Excelillä.

    Jos käytät Office-tieto yhteys tiedostoa (. odc), varmista, että olet määrittänyt yhteyden ominaisuudet -valinta ikkunan Käytä aina yhteys tiedostoa -valinta ruudun (Valitse tiedot -väli lehden yhteydet -ryhmässä yhteydet, valitse yhteys, valitse Ominaisuudet, valitse määritys -väli lehti ja valitse sitten Käytä aina yhteys tiedostoa).

    Luotetut tiedoston sijainti-sivuston asetukset, lyhyt istunnon aika katkaisu ja ulkoisen tiedon väli muistin käyttöikävoivat vaikuttaa myös päivitys toimintoihin. Lisä tietoja saat järjestelmänvalvojalta tai Microsoft Office SharePoint Serverin keskitetyn hallinnan ohje järjestelmästä.

  • Manuaalinen päivitys   

    Huomautus: Voit päivittää pivot-taulukko raportin manuaalisesti.

    1. Valitse pivot-taulukko raportin solu.

    2. Valitse Excel Web Access-työkalu rivin Päivitä -valikosta Päivitä valittu yhteys.

      Huomautukset: 

      • Mikä tahansa vuorovaikutteinen toiminto, joka aiheuttaa OLAP-tieto lähteen uudelleenkyselyn, käynnistää manuaalisen päivitys toiminnon.

      • Jos tämä päivitys -komento ei ole näkyvissä, verkko-osan tekijä on poistanut Päivitä valittu yhteys-, Päivitä kaikki yhteydet- ominaisuuden. Lisä tietoja on kohdassa Excel Web Access-verkko-osan mukautetut ominaisuudet.

  • Päivitä kaikki yhteydet   Valitse Excel Web Access-työkalu rivin Päivitä -valikosta Päivitä kaikki yhteydet.

  • Kausittainen päivitys   Office Excel 2007 avulla työkirjan tekijä voi määrittää, että tiedot päivittyvät automaattisesti määritetyllä aika välillä työkirjan kunkin yhteyden avaamisen jälkeen. Esimerkiksi varasto tieto kanta voidaan päivittää tunnin välein, joten työkirjan tekijä on määrittänyt työkirjan päivittymään automaattisesti 60 minuutin välein.

    WWW-osan tekijä voi valita tai poistaa käytöstä Salli Excel Web Access-kausi tietojen päivitys -ominaisuuden, jos haluat ottaa tämän kausittaisen päivitys toiminnon käyttöön tai poistaa sen valinnan, jos työkirjan tekijä on määrittänyt ominaisuuden. Kun aika väli kuluu, Excel Web Access-verkko-osan alaosassa näkyy oletusarvoisesti seuraava päivitys-ilmoitus kehote:

    Päivitetäänkö <yhteys luettelon tiedot>? Nyt Aina (Älä kysy uudestaan)

    Excel Web Access-WWW-osan tekijä voi myös määrittää näytön kausittaisen tietojen päivityksen kehote -ominaisuuden, jonka avulla voit hallita sitä sanoman toimintoa, joka tulee näkyviin, kun Excel Services suorittaa kausittaisen tietojen päivityksen istunnon aikana:

    • Aina     tarkoittaa, että viestissä näkyy kehote kullakin aika välillä.

    • Voit myös     tarkoittaa, että käyttäjä voi halutessaan jatkaa säännöllistä päivittämistä näyttämättä viestiä.

    • Koskaan     tarkoittaa, että Excel Web Access suorittaa kausittaisen päivityksen näyttämättä viestiä tai kehotusta.

    Lisä tietoja on kohdassa Excel Web Access-verkko-osan mukautetut ominaisuudet.

  • Päivityksen peruuttaminen   Koska päivitys toiminto voi kestää odotettua kauemmin, voit peruuttaa sen. Kun päivitys toiminto tapahtuu, Excel Services näyttää viestin, jossa on kehote. Keskeytä toiminto valitsemalla Peruuta , jotta voit viimeistellä päivitys toiminnon entistä kätevämmin. Kyselyjen palauttamat tiedot, ennen kuin peruutit päivitys toiminnon, tulevat näkyviin.

  1. Napsauta mitä tahansa alueen tai taulukon solua, joka sisältää linkin ulkoisiin tietoihin.

  2. Valitse tiedot -väli lehden yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki.

    Tietoyhteyden päivittäminen

    Jos haluat päivittää vain valitut tiedot, valitse Päivitä.

    Voit myös napsauttaa alueen tai taulukon solua hiiren kakkospainikkeella ja valita Päivitä.

    Huomautus: Jos sinulla on avoinna useampi kuin yksi työkirja, toimenpide on suoritettava jokaisessa työkirjassa erikseen.

  1. Napsauta mitä tahansa alueen tai taulukon solua, joka sisältää linkin tuotuun tekstitiedostoon.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet-ryhmässä Päivitä kaikki.

    Tietoyhteyden päivittäminen

    Jos haluat päivittää vain valitut tiedot, valitse Päivitä.

    Voit myös napsauttaa alueen tai taulukon solua hiiren kakkospainikkeella ja valita Päivitä.

  3. Etsi tekstitiedosto Tuo tekstitiedosto -valintaikkunassa ja valitse sitten Tuo.

Offline-kuutiotiedoston, joka luo tiedoston uudelleen palvelinkuutiosta saatavia uusimpia tietoja käyttäen, päivittäminen voi olla aikaa vievää ja vaatia paljon tilapäistä levytilaa. Käynnistä päivitys silloin, kun et tarvitse muita Excel-tiedostoja, ja varmista, että käytössäsi on riittävästi levytilaa tiedoston tallentamista varten.

  1. Napsauta Pivot-taulukkoa, joka on yhdistetty offline-kuutiotiedostoon.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki ja valitse sitten Päivitä.

    Tietoyhteyden päivittäminen

  1. Napsauta työkirjan yhdistettyä solua ja valitse päivitettävät XML-määritykset.

  2. Jos Kehitystyökalut-välilehti ei ole käytettävissä, tuo se näyttöön seuraavasti:

    1. Valitse Tiedosto-välilehdessä Asetukset ja valitse sitten Muokkaa valintanauhaa.

    2. Valitse Päävälilehdet-kohdan Kehitystyökalut-valintaruutu ja valitse sitten OK.

  3. Valitse Kehitystyökalut-välilehden XML-ryhmässä Päivitä tiedot.

    XML-tietojen päivittäminen

  • Valitse tiedot -väli lehdessä Päivitä kaikki.

Jos sinulla on useita yhteyksiä ja haluat päivittää vain tietyn, valitse mikä tahansa tieto alueella oleva solu, napsauta Päivitä kaikki-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse Päivitä.

Tietoyhteyden päivittäminen

Yhteyden päivitys tavan tai käytön hallinta

  1. Napsauta mitä tahansa solua, joka sisältää yhdistetyt tiedot.

  2. Napsauta tiedot -väli lehdessä Päivitä kaikki-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse yhteyden ominaisuudet.

    Yhteyden ominaisuudet

  3. Valitse käyttö -väli lehdessä asetukset, joita haluat muuttaa.

    Erittäin suurten tieto joukkojen kohdalla kannattaa tarkistaa Ota käyttöön taustan päivitys -asetus. Tämä palauttaa Excelin hallinnan sen sijaan, että odottaisi, että päivitys päättyy.

Päivityksen etenemisen tarkistaminen tai päivityksen peruuttaminen

Jos työkirja on yhdistetty laajaan tietolähteeseen, sen päivittäminen voi viedä hiukan odotettua pidempään. Jos haluat tarkistaa päivityksen tilan tai peruuttaa päivityksen, tee jokin seuraavista:

  • Tarkista kyselyn tila    Excel-tilariville ilmestyy viesti, joka kertoo kyselyn olevan käynnissä. Tarkista kyselyn tila kaksoisnapsauttamalla viestiä.

  • Keskeytä taustalla tapahtuva päivitys    Jos haluat keskeyttää taustalla pyörivän kyselyn, kaksoisnapsauta tilarivillä olevaa kyselyn tilaviestiä, jolloin saat näkyviin Ulkoisten tietojen päivitys -valintaikkunan; valitse sitten Lopeta päivitys.

  • Lopeta kysely    Jos haluat lopettaa kyselyn taustapäivitysten ollessa poissa käytöstä, paina Esc-näppäintä.

Kun käytät Power Pivot-apuohjelmaa aiemmin tuotujen tietojen päivittämiseen, näet, onko päivitys onnistunut, epäonnistunut vai peruutettu.

Valitse Power Pivotaloitus > nouda ulkoiset tiedot > Päivitä tai Päivitä kaikki , jos haluat tuoda nykyisen taulukon tai kaikki tieto mallin taulukot uudelleen.

Päivityksen tila on ilmoitettu kullekin tieto mallissa käytelle yhteydelle. Mahdollisia tuloksia on kolme.

Tietojen päivityksen tilaviestit PowerPivotissa

"Onnistui"-raportit kuhunkin taulukkoon tuotujen rivien määrä.

"Virhe" voi ilmetä, jos tieto kanta on offline-tilassa, sinulla ei ole enää käyttö oikeuksia tai taulukko tai sarake poistetaan tai nimetään uudelleen lähteestä. Varmista, että tieto kanta on käytettävissä, ehkäpä luomalla uusi yhteys toiseen työkirjaan.

"Peruutettu" tarkoittaa, että Excel ei ole tehnyt päivitys pyyntöä, koska yhteyden päivitys on poistettu käytöstä.

Vihje:  Oletko jakamassa tätä työkirjaa niiden henkilöiden kanssa, jotka saattavat haluta päivittää tietoja? Auta työtovereita välttämään tietojen päivitys virheet muistuttamalla heitä pyytämään käyttö oikeuksia tietojen toimittaviin tieto lähteisiin.

Taulukon ominaisuudet Näytä tietojen päivityksessä käytetyt kyselyt

Tietojen päivitys on yksinkertaisesti uudelleenreititä uudelleen sama kysely, jota käytettiin tietojen noudamiseksi ensimmäisessä paikassa. Voit tarkastella kyselyä ja toisinaan muokata sitä tarkastelemalla taulukon ominaisuuksia Power Pivot-ikkunassa.

  1. Jos haluat nähdä tietojen päivityksessä käytetyn kyselyn, avaa Power Pivot-ikkuna valitsemalla Power Pivot > hallinta .

  2. Valitse rakenne > taulukon ominaisuudet.

  3. Siirry kysely Editoriin, jos haluat tarkastella pohjana olevaa kyselyä.

Kyselyt eivät ole näkyvissä kaikissa tieto lähde tyypissä. Esimerkiksi kyselyitä ei näytetä tieto syötteiden tuonnissa.

Yhteyden ominaisuudet, jotka peruuttavat tietojen päivittämisen

Excelissä voit määrluoda yhteyden ominaisuudet, jotka määrittävät tietojen päivityksen tiheyden. Jos päivitys ei ole sallittu tietyssä yhteydessä, saat peruutus ilmoituksen, kun suoritat päivityksen kaikki -tai yrität päivittää tiettyä yhteyttä käyttävää taulukkoa.

  1. Jos haluat tarkastella yhteyden ominaisuuksia, Valitse Excelissä tieto > yhteydet , jotta näet luettelon kaikista työkirjassa käytetyistä yhteyksistä.

  2. Valitse yhteys ja valitse sitten Ominaisuudet.

  3. Jos käyttö-kohdan Päivitä-valinta ruutu on poistettu, jos haluat päivittää tämän yhteyden Päivitä kaikki-kohdassa,saat peruutuksen, kun yrität päivittää kaikkiPower Pivot-ikkunassa.

Tietojen päivittäminen SharePoint Server 2013

SharePoint Server 2013: ssä voit ajoittaa automaattisen tietojen päivityksen palvelimeen, mutta se edellyttää, että SharePoint 2013- Power Pivot asennetaan ja määritetään SharePoint-ympäristöön. Tarkista SharePoint-järjestelmänvalvojalta, onko ajoitettu tietojen päivitys saatavilla.

Power Queryn avulla voit päivittää kyselyn ja tuoda uusimmat tiedot taulukkoon tarvitsematta luoda kyselyä uudelleen.

Tärkeää: 

  • Excel 2010   Power Query ei sisälly Excel 2010-sovellukseen, mutta voit ladata, asentaa ja aktivoida Power Query-apuohjelman.

  • Aktivoi Power Query -apuohjelma valitsemalla tiedosto > Asetukset > Apuohjelmat. Valitse alaosan hallinta -osion avattavasta luettelosta COM-apuohjelmat- vaihto ehto ja valitse sitten Siirry. Valitse Power Query -valinta ruutu ja sitten OK. Power Query-valinta nauhan pitäisi tulla näkyviin automaattisesti, mutta jos se ei onnistu, Sulje Excel ja käynnistä se uudelleen.

Kyselyn päivittäminen:

  1. Valitse kysely editori -valinta nauhassa Päivitä esikatselu.

Kyselyeditori-valintanauha

Huomautus: Kyselyeditori tulee näkyviin, kun lataat kyselyn, muokkaat kyselyä tai luot uuden kyselyn Power Queryn avulla. Seuraavassa videossa näytetään, miten Kyselyeditori-ikkuna tulee näkyviin, kun olet muokannut kyselyä Excel-työkirjassa. Jos haluat näyttää Kyselyeditori-ikkunan lataamatta tai muokkaamatta aiemmin työkirjassa luotua kyselyä, valitse Power Query -valintanauhassa Hae ulkoiset tiedot -osiosta Muista lähteistä > Tyhjä kysely. Seuraavassa videossa näytetään yksi tapa tuoda Kyselyeditori näkyviin.

Kyselyeditorin käyttö Excelissä

Jos Excel-työkirjassa on yhteys Access-tieto kannan taulukkoon tai kyselyyn, voit varmistaa, että se näyttää uusimmat tiedot. Voit tehdä tämän käyttämällä Päivitä -komentoa ( tiedot -väli lehdessä).

  1. Napsauta laskenta taulukossasi mitä tahansa solua, joka sisältää oman käyttösi tiedot.

  2. Napsauta tiedot -väli lehden yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Päivitä.

Tietoyhteyden päivittäminen

Voit määrittää, miten tai miten usein yhteys päivitetään:

  1. Napsauta mitä tahansa solua, joka sisältää käyttösi tiedot.

  2. Napsauta yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse yhteyden ominaisuudet.

Erityisen laajojen tietokokonaisuuksien kohdalla voit harkita taustalla tapahtuvaa päivittämistä. Kun päivittäminen tapahtuu taustalla, sinun ei tarvitse odottaa päivittämisen loppumista useita minuutteja, vaan voit toimia sen aikana vapaasti.

Yhteyden ominaisuudet

  1. Valitse käyttö -väli lehdessä asetukset, joita haluat muuttaa.

Päivityksen tilan tarkistaminen tai päivittämisen peruuttaminen

Jos työkirja on yhdistetty laajaan tietolähteeseen, sen päivittäminen voi viedä hiukan odotettua pidempään. Jos haluat tarkistaa päivityksen tai peruuttaa sen, tee jokin seuraavista toimista:

  • Tarkista kyselyn tila    Excel-tilariville ilmestyy viesti, joka kertoo kyselyn olevan käynnissä. Tarkista kyselyn tila kaksoisnapsauttamalla viestiä.

  • Keskeytä taustalla tapahtuva päivitys    Jos haluat keskeyttää taustalla pyörivän kyselyn, kaksoisnapsauta tilarivillä olevaa kyselyn tilaviestiä, jolloin saat näkyviin Ulkoisten tietojen päivitys -valintaikkunan; valitse sitten Lopeta päivitys.

  • Lopeta kysely    Jos haluat lopettaa kyselyn taustapäivitysten ollessa poissa käytöstä, paina Esc-näppäintä.

Jos Excel-työkirjassa on yhteys SQL Server-tieto kannan taulukkoon tai kyselyyn, voit varmistaa, että se näyttää uusimmat tiedot. Voit tehdä tämän käyttämällä Päivitä -komentoa ( tiedot -väli lehdessä).

  1. Napsauta laskenta taulukossasi mitä tahansa solua, joka sisältää SQL Server-tiedot.

  2. Napsauta tiedot -väli lehden yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Päivitä.

Tietoyhteyden päivittäminen

Voit määrittää, miten tai miten usein yhteys päivitetään:

  1. Napsauta mitä tahansa solua, joka sisältää SQL Server-tiedot.

  2. Napsauta yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse yhteyden ominaisuudet.

Erityisen laajojen tietokokonaisuuksien kohdalla voit harkita taustalla tapahtuvaa päivittämistä. Kun päivittäminen tapahtuu taustalla, sinun ei tarvitse odottaa päivittämisen loppumista useita minuutteja, vaan voit toimia sen aikana vapaasti.

Yhteyden ominaisuudet

  1. Määritä käyttö -väli lehdessä asetukset, joita haluat muuttaa, kuten taustan päivityksen ottaminen käyttöön.

Päivityksen etenemisen tarkistaminen tai päivityksen peruuttaminen

Jos työkirja on yhdistetty laajaan tietolähteeseen, sen päivittäminen voi viedä hiukan odotettua pidempään. Jos haluat tarkistaa päivityksen tilan tai peruuttaa päivityksen, tee jokin seuraavista:

  • Tarkista kyselyn tila    Excel-tilariville ilmestyy viesti, joka kertoo kyselyn olevan käynnissä. Tarkista kyselyn tila kaksoisnapsauttamalla viestiä.

  • Keskeytä taustalla tapahtuva päivitys    Jos haluat keskeyttää taustalla pyörivän kyselyn, kaksoisnapsauta tilarivillä olevaa kyselyn tilaviestiä, jolloin saat näkyviin Ulkoisten tietojen päivitys -valintaikkunan; valitse sitten Lopeta päivitys.

  • Lopeta kysely    Jos haluat lopettaa kyselyn taustapäivitysten ollessa poissa käytöstä, paina Esc-näppäintä.

Jos Excel-työkirjassa on yhteys OLE DB-tieto lähteen taulukkoon tai kyselyyn, voit varmistaa, että se näyttää uusimmat tiedot. Voit tehdä tämän käyttämällä Päivitä -komentoa ( tiedot -väli lehdessä).

  1. Napsauta laskenta taulukossasi mitä tahansa solua, joka sisältää OLE DB-tietosi.

  2. Napsauta tiedot -väli lehden yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Päivitä.

Tietoyhteyden päivittäminen

Voit määrittää, miten tai miten usein yhteys päivitetään:

  1. Napsauta mitä tahansa solua, joka sisältää OLE DB-tietosi.

  2. Napsauta yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse yhteyden ominaisuudet.

Erityisen laajojen tietokokonaisuuksien kohdalla voit harkita taustalla tapahtuvaa päivittämistä. Kun päivittäminen tapahtuu taustalla, sinun ei tarvitse odottaa päivittämisen loppumista useita minuutteja, vaan voit toimia sen aikana vapaasti.

Yhteyden ominaisuudet

  1. Valitse käyttö -väli lehdessä asetukset, joita haluat muuttaa.

Päivityksen tarkistaminen tai peruuttaminen

Jos työkirja on yhdistetty laajaan tietolähteeseen, sen päivittäminen voi viedä hiukan odotettua pidempään. Jos haluat tarkistaa päivityksen tai peruuttaa sen, tee jompikumpi seuraavista:

  • Tarkista kyselyn tila    Excel-tilariville ilmestyy viesti, joka kertoo kyselyn olevan käynnissä. Kaksoisnapsauta Taustapäivitys-kuvaketta ja tarkasta kyselyn tila.

  • Keskeytä taustalla tapahtuva päivitys    Jos haluat keskeyttää taustalla pyörivän kyselyn, kaksoisnapsauta tilarivillä olevaa kyselyn tilaviestiä, jolloin saat näkyviin Ulkoisten tietojen päivitys -valintaikkunan; valitse sitten Lopeta päivitys.

  • Lopeta kysely    Jos haluat lopettaa kyselyn taustapäivitysten ollessa poissa käytöstä, paina Esc-näppäintä.

Kun kartassa käyttämäsi tiedot muuttuvat, voit päivittää ne manuaalisesti 3D Maps -kartoissa. Muutokset näkyvät sen jälkeen kartassa. Toimi seuraavasti:

  • Valitse 3D Maps -kartoissa Aloitus > Päivitä tiedot.

Aloitus-välilehden Päivitä tiedot -toiminto

Tietojen lisääminen Power Mapiin

Voit lisätä 3D Maps -karttoihin uusia tietoja seuraavastiPower Map:

  1. Siirry 3D Maps -kartoissa karttaan, johon haluat lisätä tietoja.

  2. Jätä 3D Maps -ikkuna auki, napsauta Excelissä ja valitse lisättävät laskentataulukon tiedot.

  3. Valitse Excelin valintanauhassa Lisää > Kartta-nuoli > Lisää valitut tiedot Power Mapiin.

Valittujen tietojen lisääminen Power Map -komentoon

Lisätyt tiedot päivittyvät 3D Maps -karttoihin automaattisesti.

Excel Services-palveluissa näkyvän Microsoft Office Excel-työkirjan tiedot voivat olla perä isin kahdesta eri sijainnista. Tiedot voidaan tallentaa suoraan työkirjaan tai ne voidaan tallentaa ulkoiseen tieto lähteeseen, kuten tieto kantaan tai OLAP (Online Analytical Processing)-kuutioon.

Jos tiedot ovat perä isin ulkoisesta tieto lähteestä, työkirjan tekijä tai järjestelmänvalvoja on määrittänyt yhteys tiedot, usein Office-tieto yhteys tiedostossa (. odc), jossa kerrotaan, miten voit etsiä, kirja utua sisään, tehdä kyselyitä ja käyttää ulkoista tieto lähdettä.

Kun olet muodostanut yhteyden ulkoiseen tieto lähteeseen, voit noutaa päivitetyt tiedot suorittamalla päivitys toiminnon. Aina kun päivität tietoja, saat näkyviin tietojen uusimman version, mukaan lukien tiedot, jotka on tehty tietojen viimeisimmän päivityksen jälkeen.

Tietoja tietojen päivittämisestä

Seuraavassa kuvassa selitetään ulkoiseen tietolähteeseen yhteydessä olevien tietojen päivittämisen perusprosessi.

Ulkoisten tietojen päivittämisen perusprosessi

  1. Päivitys toiminto saa ajantasaista tietoa.

  2. Yhteys tiedostoon, joka on usein tallennettuna, määritetään kaikki tiedot, joita tarvitaan ulkoisen tieto lähteen tietojen käyttämiseen ja hakemiseen.

  3. Käytettävissä on useita tieto lähteitä, kuten OLAP, SQL Server, OLEDB-palveluntarjoajat ja ODBC-ohjaimet.

  4. Nykyiseen työkirjaan on lisätty ajantasaista tietoa.

Lisä tietoja turvallisuusongelmista

Kun olet muodostanut yhteyden ulkoiseen tieto lähteeseen ja yrität päivittää tietoja, on tärkeää tiedostaa mahdolliset tieto turva ongelmat ja tietää, mitä voit tehdä tieto turvaan liittyvissä kysymyksissä.

Tieto yhteys tiedostossa on usein vähintään yksi kysely, jota käytetään ulkoisiin tietoihin päivittämiseen. Korvaamalla tämän tiedoston käyttäjä, jolla on haitallinen tarkoitus, voi suunnitella kyselyn, joka käyttää luottamuksellisia tietoja ja levittää sitä muille käyttäjille tai suorittaa muita haitallisia toimintoja. Siksi on tärkeää varmistaa, että:

  • Yhteys tiedoston on luonut luotettava yksilö.

  • Yhteys tiedosto on suojattu, ja se on perä isin luotetusta tieto yhteys kirjastosta (DCL).

Lisä tietoja siitä, miten järjestelmänvalvoja voi muokata yhteys tiedostoja, luoda luotettavia sijainteja ja suojata yhteys tiedostoja, on Microsoft Office Excel 2007-ohjeessa ja Office SharePoint Serverin keskitetyn hallinnan ohjeessa.

Tietoturvahuomautus: Ulkoisen tieto lähteen käyttäminen edellyttää yleensä tunniste tietoja (kuten käyttäjä nimeä ja Sala sanaa), joita käytetään käyttäjän todentamiseen. Varmista, että nämä tunniste tiedot tarjotaan sinulle turvallisella ja turvallisella tavalla ja että et vahingossa paljasta näitä tunniste tietoja muille.

Tietojen päivitys tavan hallinta

Voit määrittää, miten voit päivittää ulkoisen tieto lähteen tiedot jollakin seuraavista tavoista:

  • Päivitä avattaessa   Microsoft Office Excel 2007 työkirjan tekijä voi luoda työkirjan, joka päivittää ulkoiset tiedot automaattisesti, kun työkirja avataan valitsemalla Päivitä tiedot, kun avaat tiedoston- valinta ruudun yhteyden ominaisuudet -valinta ikkunassa. (Valitse tiedot -väli lehden yhteydet -ryhmästä yhteydet, valitse yhteys, valitse Ominaisuudet, valitse käyttö -väli lehti ja valitse sitten Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan.) Tässä tapa uksessa Excel Services päivittää tiedot aina, ennen kuin se näyttää työkirjan ja luo uuden istunnon. Jos työkirjan tekijä tyhjentää päivitys tiedot, kun avaat tiedoston- valinta ruudun, työkirjan väli muistiin tallennetut tiedot tulevat näkyviin, eli kun käyttäjä päivittää tiedot manuaalisesti, käyttäjä näkee nykyisen istunnon aikana päivitetyt tiedot, mutta tietoja ei tallenneta työkirjaan. Jos haluat varmistaa, että ajan tasalla olevat tiedot tulevat aina näkyviin, kun avaat työkirjan Excel Services-palveluissa, valitse Päivitä tiedot, kun avaat tiedoston- valinta ruutu Office Excelillä.

    Jos käytät Office-tieto yhteys tiedostoa (. odc), varmista, että olet määrittänyt yhteyden ominaisuudet -valinta ikkunan Käytä aina yhteys tiedostoa -valinta ruudun (Valitse tiedot -väli lehden yhteydet -ryhmässä yhteydet, valitse yhteys, valitse Ominaisuudet, valitse määritys -väli lehti ja valitse sitten Käytä aina yhteys tiedostoa).

    Luotetut tiedoston sijainti-sivuston asetukset, lyhyt istunnon aika katkaisu ja ulkoisen tiedon väli muistin käyttöikävoivat vaikuttaa myös päivitys toimintoihin. Lisä tietoja saat järjestelmänvalvojalta tai Microsoft Office SharePoint Serverin keskitetyn hallinnan ohje järjestelmästä.

  • Manuaalinen päivitys   

    Huomautus: Voit päivittää pivot-taulukko raportin manuaalisesti.

    1. Valitse pivot-taulukko raportin solu.

    2. Valitse Excel Web Access-työkalu rivin Päivitä -valikosta Päivitä valittu yhteys.

      Huomautukset: 

      • Mikä tahansa vuorovaikutteinen toiminto, joka aiheuttaa OLAP-tieto lähteen uudelleenkyselyn, käynnistää manuaalisen päivitys toiminnon.

      • Jos tämä päivitys -komento ei ole näkyvissä, verkko-osan tekijä on poistanut Päivitä valittu yhteys-, Päivitä kaikki yhteydet- ominaisuuden. Lisä tietoja on kohdassa Excel Web Access-verkko-osan mukautetut ominaisuudet.

  • Päivitä kaikki yhteydet   Valitse Excel Web Access-työkalu rivin Päivitä -valikosta Päivitä kaikki yhteydet.

  • Kausittainen päivitys   Office Excel 2007 avulla työkirjan tekijä voi määrittää, että tiedot päivittyvät automaattisesti määritetyllä aika välillä työkirjan kunkin yhteyden avaamisen jälkeen. Esimerkiksi varasto tieto kanta voidaan päivittää tunnin välein, joten työkirjan tekijä on määrittänyt työkirjan päivittymään automaattisesti 60 minuutin välein.

    WWW-osan tekijä voi valita tai poistaa käytöstä Salli Excel Web Access-kausi tietojen päivitys -ominaisuuden, jos haluat ottaa tämän kausittaisen päivitys toiminnon käyttöön tai poistaa sen valinnan, jos työkirjan tekijä on määrittänyt ominaisuuden. Kun aika väli kuluu, Excel Web Access-verkko-osan alaosassa näkyy oletusarvoisesti seuraava päivitys-ilmoitus kehote:

    Päivitetäänkö <yhteys luettelon tiedot>? Nyt Aina (Älä kysy uudestaan)

    Excel Web Access-WWW-osan tekijä voi myös määrittää näytön kausittaisen tietojen päivityksen kehote -ominaisuuden, jonka avulla voit hallita sitä sanoman toimintoa, joka tulee näkyviin, kun Excel Services suorittaa kausittaisen tietojen päivityksen istunnon aikana:

    • Aina     tarkoittaa, että viestissä näkyy kehote kullakin aika välillä.

    • Voit myös     tarkoittaa, että käyttäjä voi halutessaan jatkaa säännöllistä päivittämistä näyttämättä viestiä.

    • Koskaan     tarkoittaa, että Excel Web Access suorittaa kausittaisen päivityksen näyttämättä viestiä tai kehotusta.

    Lisä tietoja on kohdassa Excel Web Access-verkko-osan mukautetut ominaisuudet.

  • Päivityksen peruuttaminen   Koska päivitys toiminto voi kestää odotettua kauemmin, voit peruuttaa sen. Kun päivitys toiminto tapahtuu, Excel Services näyttää viestin, jossa on kehote. Keskeytä toiminto valitsemalla Peruuta , jotta voit viimeistellä päivitys toiminnon entistä kätevämmin. Kyselyjen palauttamat tiedot, ennen kuin peruutit päivitys toiminnon, tulevat näkyviin.

Voit päivittää ulkoisen tietoalueen automaattisesti työkirjan avaamisen yhteydessä. Vaihtoehtoisesti voit tallentaa työkirjan tallentamatta ulkoisia tietoja tiedoston koon pienentämiseksi.

  1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki ja valitse sitten Yhteyden ominaisuudet.

    Yhteyden ominaisuudet

  1. Valitse Käyttö-välilehti.

  2. Valitse Päivitysasetukset-kohdan Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan -valintaruutu.

  3. Jos haluat tallentaa työkirjan kyselymäärityksen kanssa mutta ilman ulkoisia tietoja, valitse Poista tiedot ulkoisesta tietoalueesta ennen laskentataulukon tallentamista -valintaruutu.

  1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki ja valitse sitten Yhteyden ominaisuudet.

    Yhteyden ominaisuudet

  3. Valitse Käyttö-välilehti.

  4. Valitse Päivitä joka -valintaruutu ja kirjoita sitten päivitystapahtumien välinen minuuttimäärä.

Tallennetut salasanat eivät ole salattuja, joten emme suosittele niiden käyttöä. Jos tietolähde tarvitsee salasana siihen yhdistämistä varten, voit pyytää käyttäjiä kirjoittamaan salasanan, ennen kuin he voivat päivittää ulkoisen tietoalueen. Seuraava toiminto ei koske tietoja, jotka ovat peräisin tekstitiedostosta (.txt) tai WWW-kyselystä (.iqy).

Käytä vahvoja salasanoja, jotka sisältävät isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita ja muita merkkejä. Heikoissa salasanoissa ei ole käytetty näitä osia. Esimerkki vahvasta salasanasta: Y6dh!et5. Heikko salasana: Talo27. Salasanassa on hyvä olla vähintään kahdeksan merkkiä. Yli 14-merkkinen salasana on jo hyvä salasana.

Salasanan muistaminen on kuitenkin tärkeää. Jos salasana unohtuu, Microsoft ei voi palauttaa sitä. Tallenna muistiin merkitsemäsi salasana sellaiseen turvalliseen paikkaan, ettei se ole samassa paikassa salasanalla suojattavaa sisältöä koskevien tietojen kanssa.

  1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki ja valitse sitten Yhteyden ominaisuudet.

    Yhteyden ominaisuudet

  3. Valitse Määritys-välilehti ja poista sitten Tallenna salasana -valintaruudun valinta.

Huomautus: Excel pyytää salasanaa vain ensimmäisellä kerralla, kun ulkoinen tietoalue päivitetään kunkin Excel-istunnon aikana. Kun käynnistät Excelin seuraavan kerran, sinulta pyydetään salasanaa uudelleen, jos avaat kyselyn sisältävän työkirjan ja yrität päivittää tietoja.

Erityisen laajojen tietokokonaisuuksien kohdalla voit harkita taustalla tapahtuvaa päivittämistä. Kun päivittäminen tapahtuu taustalla, sinun ei tarvitse odottaa päivittämisen loppumista useita minuutteja, vaan voit toimia sen aikana vapaasti.

  1. Napsauta jotakin ulkoisen tietoalueen solua.

  2. Valitse Tiedot-välilehden Yhteydet -ryhmässä Päivitä kaikki ja valitse sitten Yhteyden ominaisuudet.

    Yhteyden ominaisuudet

    Huomautus: OLAP-kyselyä ei voi suorittaa taustalla.

    Huomautus: Et voi suorittaa kyselyä sellaisen tietoyhteyden kohdalla, joka noutaa tietomallin tiedot.

  3. Valitse Käyttö-välilehti.

  4. Valitse Salli päivittäminen taustalla -valintaruutu, kun haluat suorittaa kyselyn taustalla. Poista valintaruudun valinta, kun haluat suorittaa kyselyn odotettaessa.

    Kun tallennat kyselyn sisältävän makron, Excel ei suorita kyselyä taustalla. Jos haluat muuttaa tallennettua makroa siten, että kysely suoritetaan taustalla, muokkaa makroa Visual Basic -editoriissa. Voit muuttaa Kyselytaulukot-objektin päivitystavan tavasta BackgroundQuery :=False tapaan BackgroundQuery := True.

Jos työkirja on yhdistetty laajaan tietolähteeseen, sen päivittäminen voi viedä hiukan odotettua pidempään. Jos haluat tarkistaa päivityksen tilan tai peruuttaa päivityksen, tee jokin seuraavista:

  • Tarkista kyselyn tila    Excel-tilariville ilmestyy viesti, joka kertoo kyselyn olevan käynnissä. Kaksoisnapsauta Taustapäivitys-kuvaketta ja tarkasta kyselyn tila.

  • Keskeytä taustalla tapahtuva päivitys    Jos haluat keskeyttää taustalla pyörivän kyselyn, kaksoisnapsauta tilarivillä olevaa kyselyn tilaviestiä, jolloin saat näkyviin Ulkoisten tietojen päivitys -valintaikkunan; valitse sitten Lopeta päivitys.

  • Lopeta kysely    Jos haluat lopettaa kyselyn taustapäivitysten ollessa poissa käytöstä, paina Esc-näppäintä.

Aiheeseen liittyvää sisältöä

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×