Ulkoisen luettelon yhdistäminen Outlookiin

Ulkoisen luettelon yhdistäminen Outlookiin

Huomautus:  Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .

Voit yhdistää Microsoft Outlook 2013:n ja asiakkaita, tehtäviä, tapaamisia tai viestejä sisältävän ulkoisen luettelon. Kun yhdistäminen on tehty, voit tarkastella, muokata ja tulostaa tietoja käyttämällä Outlookin tuttua käyttöliittymää aivan kuin käsittelisit alkuperäisiä Outlookin tietoja. Jos tiedot ovat yhteystietoja, kuten asiakkaita, voit jopa soittaa heille tai lähettää sähköpostia ja tapaamispyyntöjä. Tietojen synkronointi on kaksisuuntaista. Outlook 2013:ssa tehdyt muutokset synkronoidaan automaattisesti ulkoisen tietolähteen kanssa. Ulkoiseen tietolähteeseen tehdyt muutokset synkronoidaan Outlook 2013:n kohteiden kanssa, joskin tiedot pitää ehkä päivittää.Outlook 2013

Lisätietoja on artikkelissa Ulkoisia tietoja koskevan sisällön etsiminen.

Sisältö

Ennen aloittamista

Tavanomaiset valmistelevat toimenpiteet

Outlookin valmistelevat toimenpiteet

Ulkoisen luettelon yhdistäminen Outlook 2013: een

Alkuvalmistelut

Ulkoisten tietojen käyttöä varten on tehtävä useita valmistelevia toimenpiteitä, jotta tietoihin saadaan muodostettua suojattu yhteys. Näiden ohjeiden avulla voit suunnitella seuraavia vaiheita. Jos ulkoisten tietojen käytössä ilmenee ongelmia, ohjeista voi olla apua ongelmien ratkaisussa. Ulkoisten tietojen käyttämistä varten joko sinun tai järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet:

Tavanomaiset valmistelevat toimenpiteet

Ulkoisen tietolähteen valmisteleminen    Järjestelmänvalvojan on ehkä luotava tili ja määritettävä tietolähteen käyttöoikeudet, jotta tarvittavilla henkilöillä on pääsy tietoihin ja jotta tiedot eivät joudu vääriin käsiin. Ulkoisessa tietokannassa järjestelmänvalvoja voi halutessaan esimerkiksi myös rajoittaa tulokset vain tarvittaviin ja parantaa suorituskykyä luomalla tietyt taulukot, näkymät ja kyselyt.

Määrittää SharePoint-palveluiden ja -tilien    Järjestelmänvalvojan on aktivoitava yritystietojen Yhdistämispalvelut ja suojattu Säiliöpalvelu.

Suojatun säilöpalvelun määrittäminen    Järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet: ulkoisen tietolähteen parhaan käyttötilan määrittäminen, kohdesovelluksen luominen ja kohdesovelluksen tunnistetietojen määrittäminen.

Yritystietopalvelujen määrittäminen   Järjestelmänvalvojan on varmistettava, että ulkoisen sisältötyypin luovalla käyttäjällä on Yritystietojen yhdistämispalvelun (BDC) metatietosäilön käyttöoikeudet ja että valituilla käyttäjillä on ulkoisen luettelon pohjana käytettävän ulkoisen sisältötyypin käyttöoikeudet.

Ulkoisen sisältötyypin luominen    Käyttäjän on määritettävä ulkoinen sisältötyyppi, jossa on tietoja yhteyksistä, käytöstä, toimintatavoista, sarakkeista, suodattimista ja muista metatiedoista, joita käytetään tietojen noutamisessa ulkoisesta tietolähteestä.

Ulkoisen luettelon luominen    Käyttäjän on luotava ulkoiseen sisältötyyppiin perustuva ulkoinen luettelo ja tarpeen mukaan vähintään yksi ulkoisen luettelon näkymä.

Varmista, että Office-tuotteet ovat käyttövalmiina    Synkronoi ulkoisia tietoja Office-tuotteiden kanssa, edellyttää Windows 7 tai uudempi versio ja seuraavista maksuttomista ohjelmistotuotteista, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 ja WCF Data Services 5.0 OData V3: lle asiakastietokoneessa (jos se on tarpeen, on automaattisesti sinua pyydetään lataamaan ohjelmiston). Varmista myös, että Office-asennusvaihtovaihtoehdolla, Yritystietopalveluiden on käytössä (tämä on oletusarvo). Tämä vaihtoehto asentaa Business Connectivity Services Client Runtimen joka toimii seuraavasti: välimuistiin ja ulkoisten tietojen synkronointi, liittää Yritystiedot ulkoiset sisältötyypit, näyttää ulkoisten kohteiden valitsimella Office-tuotteiden ja suorittaa mukautetun Office-tuotteiden sisällä ratkaisuja.

Outlookissa tehtävät valmistelevat toimenpiteet

Aktivoi ominaisuus ulkoisten luetteloiden Offline-synkronointi    Klusterin ja sivuston ominaisuus, Offline-synkronointi ulkoisten luetteloidenon oltava aktiivinen. Tämä ominaisuus on aktiivinen oletusarvoisesti palvelinklusterin tasolla, mutta ei ole käytössä oletusarvoisesti sivustotasolla.

Outlookin tukeman ulkoisen sisältötyypin luominen     Kun luot ulkoisen sisältötyypin, käyttäjän on otettava käyttöön Offline-synkronoinnin tuki -vaihtoehto ja Aseta Office-kohdetyyppi -kenttään jokin seuraavista: yhteystieto, Tapaaminen, tehtäväntai viestin.

Vastaavien kenttien yhdistäminen    Käyttäjän on yhdistettävä yksi tai useampi ulkoisen sisältötyypin sisältötyyppikentistä vastaaviin Outlook-kenttiin.

Kun yhdistät ulkoisen sisältötyypin, kuten Asiakas, Outlook-kohteen tyyppiin, kuten Yhteyshenkilö, sinun pitää määrittää ulkoisen sisältötyypin, kuten Asiakkaan etunimi, Asiakkaan sukunimi, Asiakkaan osoite ja Asiakkaan puhelin, yksittäisten kenttien yhdistäminen vastaaviin Outlook-kohteen tyypin kenttiin, kuten yhteyshenkilön Etunimi, Sukunimi, Yrityksen osoite ja Työpuhelin.

Kaikkien vastaavien kenttien yhdistämistä ei tarvitse määrittää, mutta seuraavat kentät pitää yhdistää.

Outlook-kohteen tyyppi

Outlook-kohteen kenttä

Yhteystieto

Sukunimi

Tehtävä

Aihe

Tapaaminen

Alku, Loppu ja Aihe

Lähetys

Aihe

Yhdistämättömät kentät, lukumäärästä riippuen, näytetään laajennettuina ominaisuuksina seuraavasti:

  • Viereinen    Liitetty muotoalueeseen Outlook-lomakkeen oletussivun alareunassa (2–5 kenttää).

  • Erillinen    Lisätty uutena sivuna Outlook-lomakkeeseen (6 kenttää tai enemmän).

Jos ulkoista sisältötyyppiä ei yhdistetä suoraan mihinkään Outlookin kohdetyyppiin, voit yhdistää kentät Outlookin Posti-kohdetyyppiin, joka on yleisin kohdetyyppi.

Sivun alkuun

Ulkoisen luettelon yhdistäminen Outlook 2013:een

  1. Siirry SharePoint-sivustoon, joka sisältää ulkoisen luettelon.

  2. Valitse Luettelo > Yhdistä Outlookiin.

  3. Outlook 2013 avautuu ja luo uuden Outlook-datatiedoston (BCSStorage.pst), joka on siirtymisruudussa nimellä Outlook 2013 SharePointin ulkoiset luettelot, ja luo sitten kansion, jonka nimi on <Sivusto> - <Ulkoinen luettelo>.

Vihje:  Tiedot päivittyvät oletusarvoisesti kuuden tunnin välein, mutta päivitysväliä voi muuttaa. Voit varmistaa, että saat käyttöösi ulkoisen tietolähteen ajantasaiset tiedot napsauttamalla kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Synkronoi nyt.

Huomautus: Outlook 2013 näyttää oletusarvoisesti vain kentät, jotka ulkoisen sisältötyypin tekijä on yhdistänyt vastaaviin Outlookin kenttiin. Voit myös tehdä seuraavaa, jos haluat tarkastella kaikkia, sekä yhdistettyjä että yhdistämättömiä, ulkoisen luettelon kenttiä:

  • Avaa yksi kohde lomakkeessa (Valitse Yhteyshenkilö-välilehden Näytä-ryhmässä <nimi> Tiedot.)

  • Luo mukautettu näkymä Outlookissa ja sisällytä siihen kaikki ulkoisen luettelon kentät.

Lisätietoja kenttien näyttämisestä ja mukautettujen näkymien luomisesta on Outlookin Ohje-järjestelmässä.

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×