Office
Kirjaudu sisään

Ulkoisen jakamisen yleiskatsaus

Jos organisaatiossasi tehtävään työhön liittyy tiedostojen jakamista tai tiivistä yhteistyötä toimittajien tai asiakkaiden kanssa, voit jakaa sisältöä organisaatiosi ulkopuolisten henkilöiden kanssa käyttämällä SharePoint Onlinen ulkoisen jakamisen ominaisuuksia. Muussa tapauksessa voit rajoittaa ulkoisen jakamisen käyttämistä organisaatiossasi. Tässä artikkelissa tarkastelemme SharePoint Onlinen jakamisen asetuksia ja niiden käytön suunnittelua.

(Jos haluat siirtyä suoraan jakamisen määrittämiseen, tutustu artikkeliin Ulkoisen jakamisen ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä SharePoint Onlinessa. Jos yrität jakaa tiedoston tai kansion, lue artikkeli OneDrive-tiedostojen ja -kansioiden jakaminen tai SharePoint-tiedostojen tai -kansioiden jakaminen Office 365:ssä.)

Ulkoisen jakamisen suunnittelun pitää olla osa SharePoint Onlinen yleistä käyttöoikeuksien suunnittelua.

Huomaa, että ulkoinen jakaminen on oletuksena käytössä koko SharePoint Online -ympäristössä ja sen sivustokokoelmissa. Voit poistaa sen käytöstä kokonaan, ennen kuin ihmiset alkavat käyttää sivustoja, tai kunnes olet päättänyt, miten haluat käyttää ominaisuutta.

Mitä ulkoisen jakamisen ominaisuuksia on SharePoint Onlinessa?

SharePoint Onlinen ulkoisen jakamisen voi määrittää yleiseksi (vuokraajan laajuiseksi) tai vain sivustokokoelmia varten. Vuokraajatason asetukset ohittavat sivustokokoelmatason asetukset ja vaikuttavat myös OneDriveen.

Voit käyttää SharePoint Online:n vuokraajassa sekä kussakin sivustokokoelmassa seuraavia perusasetuksia:

  • Ei ulkoista jakamista – sivustoja ja tiedostoja voi jakaa vain sisäisten käyttäjien kanssa Office 365 -tilauksen piirissä.

  • Jakaminen vain ulkoisten käyttäjien kanssa hakemistossa – sivustoja, kansioita ja tiedostoja voi jakaa vain sellaisten ulkoisten käyttäjien kanssa, jotka ovat jo Office 365:n käyttäjähakemistossa. Esimerkiksi käyttäjät, jotka ovat hyväksyneet aiemmin jakamiskutsun, tai käyttäjät, jotka olet tuonut toisesta Office 365:n tai Azure Active Directoryn vuokraajasta.

  • Jakaminen todennettujen ulkoisten käyttäjien kanssa – sivustoja voi jakaa sellaisten ulkoisten käyttäjien kanssa, joilla on Microsoft-tili tai toiseen Office 365- tai Azure Active Directory -tilaukseen kuuluva työpaikan tai oppilaitoksen tili. Kun kansioita tai tiedostoja jaetaan käyttäjälle, hänen ei tarvitse kirjautua Microsoft-tilillä tai työpaikan tai oppilaitoksen tilillä. Hänelle lähetetään kertakäyttöinen koodi, jolla hän voi vahvistaa henkilöllisyytensä.

  • Jakaminen anonyymien käyttäjien kanssa – tiedostoja ja kansioita (mutta ei sivustoja) voi jakaa anonyymin linkin kautta. Kaikki, joilla on linkki, voivat tarkastella tai muokata tiedostoa tai ladata kansioon.

Edellä oleva luettelo on järjestetty siten, että eniten rajoittava asetus on ensimmäisenä. Valitsemastasi asetuksesta riippumatta voit aina ottaa käyttöön rajoittavamman toiminnon. Esimerkiksi jos sallit jakamisen anonyymien käyttäjien kanssa, voit silti jakaa todennettujen ulkoisten käyttäjien ja hakemistossasi jo olevien käyttäjien kanssa, mukaan lukien sisäiset käyttäjät.

Jakaminen ja tietoturva   

Jos sinulla on luottamuksellisia tietoja, joita ei voi jakaa ulkoisten käyttäjien kanssa, voit säilyttää luottamuksellisia tietoja yhdessä tai useammassa sivustokokoelmassa, jossa ulkoinen jakaminen on poistettu käytöstä. Luo uusia sivustokokoelmia tarvittaessa ulkoista jakamista varten. Näin voit hallita tietoturvariskiä estämällä luottamuksellisten tietojen ulkoisen käytön.

Mikä on ulkoinen käyttäjä?

Ulkoinen käyttäjä on Office 365:n tilauksesi ulkopuolinen käyttäjä, jolle olet myöntänyt käyttöoikeuden yhteen tai useampaan sivustoon, tiedostoon tai kansioon. Ulkoisia käyttäjiä on kahdenlaisia:

Todennetut käyttäjät   

Todennetut käyttäjät ovat käyttäjiä, joilla on Microsoft-tili tai toiseen Office 365:n tilaukseen kuuluva työpaikan tai oppilaitoksen tili. Voit jakaa sivustoja ja tiedostoja näiden käyttäjien kanssa pitkälti samaan tapaan kuin sisäisten käyttäjien kanssa. Käyttöoikeudet ja ryhmät toimivat samalla tavalla todennettujen ulkoisten käyttäjien kuin sisäisten käyttäjien kanssa.

Koska ulkoisilla käyttäjillä ei ole käyttöoikeutta Office 365 -tilaukseesi, heidän toimintansa on rajoitettu perustason yhteistyötehtäviin:

  • Todennettu ulkoinen käyttäjä voi suorittaa sivustossa käyttöoikeustasonsa mukaisia tehtäviä. Jos esimerkiksi lisäät ulkoisen käyttäjän Jäsenet-ryhmään, käyttäjä saa muokkausoikeudet ja voi lisätä, muokata ja poistaa luetteloita sekä tarkastella, lisätä, päivittää ja poistaa luettelokohteita ja tiedostoja.

  • Todennetut ulkoiset käyttäjät voivat käyttää Office Onlinea tiedostojen tarkasteluun ja muokkaukseen. Jos palvelupakettiin sisältyy Office Professional Plus, he eivät voi asentaa Office -työpöytäversiota koneellensa, ellet määritä heille käyttöoikeutta.

  • Todennetut ulkoiset käyttäjät voivat myös tarkastella sivustojen muuta sisältöä heille antamiesi käyttöoikeuksien mukaisesti. He voivat esimerkiksi siirtyä sellaisen sivustokokoelman eri alisivustoihin, joihin heidät on kutsuttu, sekä tarkastella sivuston syötteitä.

Jos todennetut ulkoiset käyttäjäsi tarvitsevat laajempia toimintavaihtoehtoja, heille pitää määrittää sopiva Office 365 -käyttöoikeus. Tämä tehdään samalla tavalla kuin käyttöoikeuden määrittäminen sisäiselle käyttäjälle.

Anonyymit käyttäjät   

Anonyymit käyttäjät ovat käyttäjiä, joilla on jaettava linkki kansioon tai tiedostoon ja jotka voivat tarkastella tai muokata tiedostoa tai ladata kansioon (linkkityypin mukaan) kirjautumatta sisään käyttäjänimellä tai salasanalla. Käyttäjät voivat jakaa anonyymejä linkkejä vapaasti keskenään. Ne ovat voimassa, kunnes poistat ne käytöstä tai kunnes ne vanhenevat (jos olet määrittänyt vanhentumispäivän).

Anonyymit käyttäjät eivät voi käyttää sivustoja, etkä voi myöntää heille käyttöoikeuksia. He voivat vain tarkastella tai muokata tiettyä tiedostoa tai kansiota, johon heillä on anonyymi linkki.

Mitä tapahtuu, kun jaan sivuston tai tiedoston?

Kun jaat sivuston, kansion tai tiedoston, taustatoiminnot määräytyvät sen mukaan, jaatko kohteen todennettujen ulkoisten käyttäjien tai anonyymien käyttäjien kanssa.

Sivustojen jakaminen todennettujen ulkoisten käyttäjien kanssa   

Kun jaat sivuston todennetun ulkoisen käyttäjän kanssa, hänelle lähetetään sähköpostikutsu, joka sisältää linkin sivustoon tai tiedostoon. Kun käyttäjä napsauttaa linkkiä, häntä pyydetään kirjautumaan sisään käyttämällä Microsoft-tilin tai työpaikan tai oppilaitoksen tilin käyttäjänimeä ja salasanaa. Kun käyttäjä kirjautuu sisään, hänet lisätään Office 365 -tilauksesi käyttäjäluetteloon (nimen edessä näkyy #EXT#) ja hän saa sivuston tai tiedoston käyttöoikeuden.

Kun käyttäjä on Office 365:n tilauksesi käyttäjäluettelossa, voit myöntää hänelle käyttöoikeuden muihin sivustoihin ja tiedostoihin lähettämättä hänelle uusia kutsuja. (Joudut ehkä lähettämään hänelle linkin sivustoon tai tiedostoon, jotta hän löytää sen.) Voit myös määrittää käyttäjälle Office 365:n käyttöoikeuden.

Voit lopettaa jakamisen todennetun ulkoisen käyttäjän kanssa poistamalla häneltä sivuston käyttöoikeuden tai poistamalla hänet Office 365 -käyttäjäluettelosta.

Tiedostojen ja kansioiden jakaminen todennettujen ulkoisten käyttäjien kanssa   

Kun jaat tiedoston tai kansion todennetun ulkoisen käyttäjän kanssa, hänelle lähetetään sähköpostiviesti, joka sisältää linkin sivustoon tai tiedostoon. Aina, kun käyttäjä avaa tiedoston tai kansion linkin avulla, hänelle lähetetään sähköpostitse aikarajallinen koodi, jolla hän voi vahvistaa henkilöllisyytensä. Hänen on annettava koodi tiedoston tai kansion avaamisen yhteydessä.

Voit lopettaa jakamisen todennetun ulkoisen käyttäjän kanssa poistamalla hänelle lähetetyn jakamislinkin.

Jakaminen anonyymien käyttäjien kanssa   

Kun jaat anonyymien käyttäjien kanssa, voit myöntää heille oikeuden muokata tai tarkastella tiedostoa tai ladata kansioon. Tarkastelu- ja muokkauslinkit luodaan erikseen, ja niille voi määrittää vanhentumisajan. Kun olet luonut linkit, niitä voi käyttää uudelleen ja jakaa vapaasti. Kaikki, joilla on linkki, voivat käyttää tiedostoa.

Anonyymejä käyttäjiä ei lisätä Office 365:n käyttäjäluetteloon. Voit lopettaa jakamisen linkin kautta siirtymällä jaettuun tiedostoon tai kansioon ja poistamalla anonyymin linkin.

Yhteistyö ulkoisten liikekumppaneiden kanssa

Jos sinulla on liikekumppaneita tai toimittajia, joiden kanssa haluat tehdä yhteistyötä ja jakaa tiedostoja, voit luoda SharePoint Onlinen extranet-sivuston. Extranet-sivusto on sivustokokoelma, jota käytetään yritysten väliseen vuorovaikutukseen tietyn kumppanin tai toimittajan kanssa. Voit lukita tämän sivuston niin, että vain sivuston omistajat voivat kutsua ulkoisia käyttäjiä ja että vain tiettyjen toimialueiden ulkoisia käyttäjiä voidaan kutsua.

SharePoint Onlinen ekstranet-sivustoja on helppo määrittää ja niitä on paljon helpompaa ja edullisempaa ylläpitää kuin paikallisia ekstranet-sivustoja. Lisätietoja on artikkelissa Office 365:n SharePoint Onlinen käyttäminen yritysten välisenä (B2B) ekstranet-ratkaisuna.

Katso myös

Vieraskäyttäjien neuvominen ulkoisen jakamiskokemuksen kautta

Käyttöoikeuspyyntöjen määrittäminen ja hallinta

Ulkoisille käyttäjille jaetun sivustosisällön haku

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×